Đây là báo cáo năm 2021 của Văn phòng Kiểm toán Quận về hoạt động của Đường dây nóng Chính phủ Minh bạch. Văn phòng Kiểm toán Quận đã thành lập Đường dây nóng Chính phủ Minh bạch vào năm 2007 để cung cấp cho các nhân viên quận và thành viên cộng đồng một phương thức an toàn, bảo mật để báo cáo các trường hợp nghi ngờ gian lận, lãng phí hoặc lạm dụng chức vụ trong Chính quyền Quận Multnomah.
Tóm tắt
Chúng tôi phân tích hoạt động của đường dây nóng để nâng cao hiệu quả hoạt động của đường dây nóng.
Chúng tôi đánh giá hiệu quả của đường dây nóng bằng nhiều cách, bao gồm xem xét các chỉ số hiệu suất mà chúng tôi theo dõi theo thời gian. Chúng tôi cũng nhận ra rằng các chỉ số hiệu suất không phản ánh đầy đủ toàn bộ bức tranh, và chắc chắn không giúp ích gì cho những người báo cáo cá nhân, những người có thể cảm thấy vấn đề họ báo cáo chưa được giải quyết. Chúng tôi đánh giá cao mọi báo cáo thiện chí được gửi đến đường dây nóng.
Sau bốn năm liên tiếp tăng trưởng, tổng số báo cáo đã giảm nhẹ vào năm 2021.
Năm 2021, Đường dây nóng về Chính phủ Tốt đã nhận được 62 báo cáo riêng biệt liên quan đến quận, giảm 23% so với năm trước. Đối với các báo cáo không liên quan đến quận, chúng tôi đã giới thiệu người báo cáo đến cơ quan hoặc tổ chức khác nếu có thể. Chúng tôi đã giới thiệu người báo cáo đến Quản lý Tòa án Quận Multnomah, Văn phòng Thanh tra Lao động Oregon của Tiểu bang Oregon, Sở Cảnh sát Gresham, Văn phòng Thanh tra của Kiểm toán Thành phố Portland, Cục Lao động và Công nghiệp Oregon, Sở Dịch vụ Nhân sinh Oregon và Cục Dịch vụ Phát triển của Thành phố Portland, cùng nhiều cơ quan khác.
Bắt đầu từ năm 2016, Văn phòng Kiểm toán đã tích cực hơn trong việc quảng bá đường dây nóng thông qua việc tiếp cận với nhân viên. Từ năm 2015 đến năm 2019, số lượng báo cáo liên quan đến đường dây nóng của quận đã tăng gần gấp ba lần. Xu hướng này bắt đầu đảo ngược vào năm 2020, và chúng tôi cho rằng sự đảo ngược này chủ yếu là do nhiều nhân viên của quận làm việc tại nhà trong thời gian đại dịch COVID-19, và cách mà đại dịch COVID-19 đã ảnh hưởng đến khả năng giao tiếp của chúng tôi với nhân viên về đường dây nóng. Nhiều nỗ lực tiếp cận đường dây nóng của chúng tôi trước đại dịch được thực hiện trực tiếp, và việc tiếp cận đó khó thực hiện hơn trong môi trường ảo.
Năm 2021, số lượng báo cáo thuộc phạm vi thẩm quyền điều tra của Kiểm toán viên đã giảm.
Dựa trên phản hồi của nhân viên và để phù hợp với các thông lệ tốt nhất, trong nửa cuối năm 2019, chúng tôi đã thay đổi quy trình của mình để giữ các cuộc điều tra qua đường dây nóng trong phạm vi Văn phòng Kiểm toán càng nhiều càng tốt. Trước khi thay đổi đó, chúng tôi chuyển hầu hết các báo cáo về nhân sự cho ban quản lý. Chúng tôi được một số nhân viên cho biết họ lo sợ bị trả thù nếu báo cáo được chuyển cho ban quản lý; những người khác nói với chúng tôi rằng họ cho rằng tất cả các báo cáo qua đường dây nóng đều được Kiểm toán viên điều tra, độc lập với ban quản lý. Để tôn trọng kỳ vọng của nhân viên và cộng đồng, chúng tôi quyết định rằng Văn phòng Kiểm toán sẽ điều tra độc lập bất cứ khi nào có thể và chúng tôi khuyến khích mọi người báo cáo các vấn đề về nhân sự thông qua các chính sách và thủ tục Nhân sự và Quan hệ Lao động đã được thiết lập. Chúng tôi vẫn có thể chuyển các báo cáo liên quan đến nhân sự hoặc các vấn đề an toàn nghiêm trọng cho ban quản lý, nhưng sẽ luôn tìm cách liên hệ với người báo cáo trước khi làm như vậy. Sau khi chuyển 33 báo cáo cho ban quản lý vào năm 2019, chúng tôi chỉ chuyển 18 báo cáo vào năm 2020 và 15 báo cáo vào năm 2021.
Chúng tôi không thể điều tra một số báo cáo do phóng viên cung cấp thiếu thông tin chi tiết hoặc báo cáo đó không có căn cứ. Trong những trường hợp không nhận được đủ thông tin ban đầu để điều tra, chúng tôi sẽ cố gắng liên hệ với phóng viên để thu thập thêm thông tin.
Trái ngược với năm 2020, khi chúng tôi nhận được nhiều khiếu nại về dịch vụ hoặc hoạt động, năm 2021 chúng tôi nhận được tương đối ít khiếu nại.
Chúng tôi chỉ nhận được 11 khiếu nại về dịch vụ hoặc hoạt động trong năm 2021, giảm 67% so với năm 2020, khi chúng tôi nhận được 33 khiếu nại. Sự giảm này một phần là do số lượng báo cáo về các vấn đề liên quan đến COVID 19 workplace giảm.
Theo truyền thống, chúng tôi nhận được nhiều báo cáo liên quan đến các vấn đề nhân sự hơn là các báo cáo liên quan đến gian lận, lãng phí hoặc lạm dụng chức vụ. Nhiều nhân viên tìm đến đường dây nóng khi gặp các vấn đề liên quan đến nhân sự, và chúng tôi khuyến khích nhân viên và thành viên cộng đồng báo cáo một cách thiện chí đến đường dây nóng. Tuy nhiên, chúng tôi cũng muốn làm rõ rằng chúng tôi không tiến hành điều tra các vấn đề nhân sự, trừ khi liên quan đến gian lận, lãng phí hoặc lạm dụng chức vụ.
Bắt đầu từ giữa năm 2019, các báo cáo liên quan đến nhân sự đã giảm khi chúng tôi đưa ra thông điệp rằng những báo cáo này nói chung nên được chuyển đến ban quản lý quận. Trong năm 2020 và 2021, do đại dịch COVID-19, chúng tôi không có nhiều cơ hội như những năm gần đây để quảng bá đường dây nóng và các loại báo cáo mà chúng tôi điều tra, và chúng tôi nhận thấy rằng các báo cáo liên quan đến nhân sự đã tăng 6% trong năm 2021.
Tỷ lệ báo cáo ẩn danh vẫn ở mức tương đối cao.
Tỷ lệ báo cáo ẩn danh tổng thể gửi đến đường dây nóng đã tăng nhẹ trong năm 2021, từ 70% lên 73%. Chúng tôi cung cấp tùy chọn báo cáo ẩn danh vì điều này giúp giảm bớt nỗi sợ bị trả thù. Chúng tôi luôn muốn nhân viên và thành viên cộng đồng cảm thấy thoải mái khi báo cáo một cách thiện chí. Khả năng báo cáo ẩn danh là cần thiết cho một đường dây nóng hiệu quả. Tuy nhiên, tỷ lệ báo cáo ẩn danh cao có thể là dấu hiệu của sự thiếu tin tưởng giữa người báo cáo và ban quản lý. Các báo cáo ẩn danh cũng thường khó xác minh hơn. Dựa trên dữ liệu do đơn vị quản trị đường dây nóng bên thứ ba cung cấp, tỷ lệ báo cáo ẩn danh trung bình của khách hàng đường dây nóng của họ trong năm 2020 là 58%.
Tất cả các báo cáo qua đường dây nóng, "ẩn danh hay không", đều phải tuân theo các biện pháp bảo vệ quyền riêng tư của luật đường dây nóng địa phương Oregon. Theo ORS 297.765, danh tính người báo cáo không được tiết lộ, ngoài quá trình điều tra, nếu không có sự cho phép rõ ràng của người báo cáo. Quy định về nhân sự của quận và luật pháp Oregon cũng nêu rõ rằng người báo cáo qua đường dây nóng phải được bảo vệ khỏi sự trả thù.
Chúng ta cần tiếp cận nhiều thành viên cộng đồng hơn nữa với thông tin về cách báo cáo cho đường dây nóng.
Số lượng báo cáo từ người dân giảm năm thứ hai liên tiếp. Chúng ta cần tăng cường nhận thức về đường dây nóng trong cộng đồng. Người dân, bao gồm cả các nhà thầu và nhà cung cấp của quận, là nguồn thông tin quan trọng về các trường hợp gian lận, lãng phí và lạm dụng chức quyền. Năm 2021, chúng tôi đã liên hệ với tất cả các nhà thầu của quận để cung cấp thông tin chi tiết về việc báo cáo qua đường dây nóng. Chúng tôi sẽ tập trung thêm nỗ lực để truyền đạt thông tin về đường dây nóng đến người dân trong cộng đồng trong năm tới.
Tổng quan về các báo cáo mà kiểm toán viên đã điều tra
Trong số 10 báo cáo mà Kiểm toán viên đã điều tra, bốn báo cáo không có căn cứ, một báo cáo không có căn cứ kèm theo khuyến nghị, và năm báo cáo đang trong quá trình xử lý.
Các báo cáo qua đường dây nóng có thể khó xác minh. Tỷ lệ xác minh phụ thuộc phần nào vào chất lượng báo cáo, với thông tin chi tiết như ngày tháng, thời gian, tên, sự kiện.
Trong các ví dụ dưới đây, chúng tôi đã nhận được các báo cáo chất lượng cao và có thể tương tác với người báo cáo trong một số trường hợp. Tuy nhiên, chúng tôi nhận thấy rằng các hành động được báo cáo không dẫn đến vi phạm đạo đức hoặc quy tắc, hoặc thiếu chi tiết để xác nhận rằng đã xảy ra vi phạm:
Nội dung báo cáo: Nhân viên sử dụng xe của quận cho mục đích cá nhân.
Danh mục báo cáo: Lạm dụng chức vụ
Nội dung báo cáo: Việc thiếu kế hoạch ứng phó thời tiết phù hợp đã dẫn đến tình trạng thiếu nhân lực tại một công trường của quận.
Danh mục báo cáo: Khiếu nại về dịch vụ hoặc hoạt động
Bản chất báo cáo: Quận đã khởi xướng một dự án triển khai phần mềm máy tính mới nhưng dự án này dư thừa và lãng phí.
Danh mục báo cáo: Chất thải
Bản chất báo cáo: Nhà thầu của quận đang sử dụng ngân sách của quận một cách không phù hợp.
Danh mục báo cáo: Gian lận
Chúng tôi đã nhận được một số báo cáo về một vấn đề mà chúng tôi đã điều tra và thấy là không có căn cứ. Chúng tôi đã đưa ra các khuyến nghị cho ban quản lý quận vì nhận thấy cần phải thay đổi quy tắc/quy trình:
Bản chất của báo cáo: Một nhân viên làm việc cho một công ty tư vấn bên ngoài cũng có quan hệ kinh doanh với quận, điều này tạo ra xung đột lợi ích và có thể mang lại lợi thế nội bộ cho nhà thầu trong các dự án của quận.
Loại báo cáo: Lạm dụng chức vụ.
Sự quyết tâm:
Nhân viên đó đã khai báo công việc làm thêm của mình và do đó không vi phạm quy định của quận.
Tuy nhiên, chúng tôi kết luận rằng mẫu Tuyên bố về Quy tắc Đạo đức của Quận không giải quyết thỏa đáng các xung đột lợi ích tiềm ẩn, vì các câu hỏi được đặt ra không đủ cụ thể. Đặc biệt, mẫu đơn không hỏi liệu người sử dụng lao động bên ngoài của nhân viên có giao dịch kinh doanh với quận hay không.
Về vấn đề các nhà thầu của quận cạnh tranh để giành được các hợp đồng của quận, chúng tôi kết luận rằng việc thuê người cũng đang làm việc cho quận có thể được coi là một lợi thế nội bộ.
Khuyến nghị:
Kiểm toán viên đã đưa ra các khuyến nghị sau đây cho ban quản lý.
- Phòng Nhân sự Trung ương nên bổ sung thêm các câu hỏi vào mẫu Tuyên bố về Quy tắc Đạo đức, nhằm giúp xác định một cách đáng tin cậy hơn liệu nhân viên có xung đột lợi ích do công việc bên ngoài hay không. Cụ thể, mẫu đơn nên được sửa đổi để hỏi xem nhân viên có thực hiện bất kỳ hoạt động kinh doanh nào bên ngoài với quận hay không, và nếu có, thì cụ thể là công việc đó là gì.
- Trong quá trình đấu thầu, dù là hợp đồng với quận hay hợp đồng dịch vụ chung do một phòng ban/bộ phận thuê nhà thầu, ban quản lý quận nên hỏi nhà thầu xem họ có tuyển dụng bất kỳ ai mà họ biết là nhân viên của quận hay không.
Hành động đã thực hiện*:
Theo như chúng tôi được biết, ban quản lý không có bất kỳ hành động nào.
*Kiểm toán viên không có thẩm quyền kỷ luật.
Cập nhật báo cáo năm 2020
Năm 2021, chúng tôi đã hoàn tất việc điều tra hai báo cáo nhận được vào năm 2020. Cả hai đều không có căn cứ.
Tổng quan về Đường dây nóng Chính phủ Tốt
Tại sao chúng ta lại cần đường dây nóng?
Văn phòng Kiểm toán Quận đã thành lập Đường dây nóng Quản trị Tốt vào năm 2007 để cung cấp cho các nhân viên quận và thành viên cộng đồng một phương thức an toàn, bảo mật để báo cáo các trường hợp nghi ngờ gian lận, lãng phí hoặc lạm dụng chức quyền. Đường dây nóng này ra đời một phần từ một tình huống xảy ra vào năm 2007, khi một nhân viên quận biển thủ khoảng 30.000 đô la. Gần đây hơn, vào năm 2015 và 2018, các nhân viên của Quận Multnomah đã bị kết tội trộm cắp vì sử dụng thẻ tín dụng do quận cấp cho các khoản mua sắm cá nhân. Văn phòng Kiểm toán đã cung cấp các dịch vụ kế toán pháp y và điều tra trong cả hai trường hợp này.
Đường dây nóng đã chứng minh là cơ chế báo cáo rất hiệu quả và là yếu tố không thể thiếu để ngăn ngừa gian lận. Các tổ chức có đường dây nóng chịu tổn thất do gian lận thấp hơn đáng kể so với các tổ chức không có đường dây nóng. Và, thông tin tố giác là phương pháp hiệu quả nhất để phát hiện gian lận. Đối với các chính phủ có đường dây nóng, 66% các vụ gian lận được phát hiện nhờ thông tin tố giác.
Những cải tiến gần đây về cách chúng tôi quản lý đường dây nóng
Vào tháng 7 năm 2019, chúng tôi đã thay đổi cách quản lý Đường dây nóng về Quản trị Tốt để phù hợp với các thông lệ tốt nhất dành cho đường dây nóng về gian lận, lãng phí và lạm dụng. Kiểm toán viên đã chỉ định một nhân viên làm việc toàn thời gian cho đường dây nóng bắt đầu từ ngày 1 tháng 7 năm 2019. Trước đó, hai kiểm toán viên đã quản lý các khiếu nại qua đường dây nóng ngoài việc thực hiện kiểm toán. Điều này có nghĩa là việc xử lý các báo cáo qua đường dây nóng có thể gây gián đoạn công việc kiểm toán và có khả năng ảnh hưởng đến khả năng chúng tôi xem xét các báo cáo.
Chúng tôi cũng đã tăng cường liên lạc với nhân viên và công chúng về mục đích cốt lõi mà đường dây nóng luôn hướng tới - đó là nơi để báo cáo các trường hợp nghi ngờ gian lận, lãng phí và lạm dụng chức vụ trong chính quyền quận hoặc bởi các nhà thầu của chính quyền quận. Những người báo cáo qua đường dây nóng tin rằng Kiểm toán viên đang điều tra. Chúng tôi sẽ tôn trọng kỳ vọng đó.
Cách chúng tôi xử lý và điều tra các báo cáo
Sau khi nhận được báo cáo qua đường dây nóng, điều tra viên của Đường dây nóng về Quản trị Tốt sẽ tiến hành xem xét sơ bộ báo cáo về mức độ liên quan đến hoạt động của Quận, chất lượng thông tin được cung cấp và bản chất của báo cáo, cùng với các yếu tố khác. Một số báo cáo thiếu chi tiết để điều tra, và một số thực chất chỉ là các vấn đề về dịch vụ khách hàng có thể được giải quyết tương đối dễ dàng mà không cần điều tra.
Đối với mỗi báo cáo liên quan đến Quận, điều tra viên sẽ tiến hành xem xét sơ bộ. Tùy thuộc vào loại báo cáo, việc xem xét sơ bộ có thể bao gồm xem xét tài liệu và/hoặc dữ liệu, hoặc nói chuyện với nhân viên. Trong giai đoạn xem xét sơ bộ đó, chúng tôi sử dụng thông tin thu thập được để xác định xem báo cáo có cần được điều tra thêm hay không, và ai sẽ tiến hành điều tra. Điều tra viên đường dây nóng điều tra tất cả các báo cáo liên quan đến gian lận, lãng phí và lạm dụng chức vụ. Chúng tôi chỉ thu thập thông tin và không có thẩm quyền kỷ luật đối với nhân viên của Quận.
Mặc dù phóng viên có thể báo cáo ẩn danh nếu muốn, nhưng cần lưu ý rằng ngay cả khi họ không làm vậy, chúng tôi vẫn bảo vệ quyền riêng tư của phóng viên ở mức tối đa theo pháp luật. Theo ORS 297.765, danh tính của phóng viên không thể được tiết lộ, ngoài quá trình điều tra, nếu không có sự cho phép rõ ràng của phóng viên. Khi chuyển các báo cáo ẩn danh cho ban quản lý, chúng tôi tóm tắt chi tiết báo cáo và cố gắng loại bỏ bất kỳ thông tin nào có thể xác định danh tính của phóng viên.
Chúng ta xử lý các khiếu nại về nhân sự như thế nào?
Theo truyền thống, chúng tôi nhận được nhiều báo cáo liên quan đến các vấn đề nhân sự hơn là các báo cáo về sự thiếu hiệu quả, gian lận, lãng phí hoặc lạm dụng chức vụ. Mặc dù đường dây nóng được thiết kế để tiếp nhận các báo cáo về gian lận, lãng phí và lạm dụng chức vụ, nhưng một số nhân viên tìm đến đường dây nóng sau khi đã cố gắng hết sức để giải quyết vấn đề của họ theo những cách truyền thống hơn, chẳng hạn như thông qua phòng nhân sự hoặc ban quản lý. Chúng tôi chấp nhận những loại báo cáo đó, nhưng khả năng can thiệp của chúng tôi bị hạn chế khi liên quan đến các vấn đề thuần túy về nhân sự.
Khi nhận được các báo cáo liên quan đến vấn đề nhân sự, chúng tôi sẽ thông báo cho người báo cáo về các kênh chuyển tiếp truyền thống đến bộ phận nhân sự và quản lý, đồng thời khuyến khích họ báo cáo theo những cách đó. Chúng tôi có thể chuyển các báo cáo liên quan đến nhân sự cho ban quản lý, nhưng luôn tìm cách liên hệ với người báo cáo trước khi làm như vậy. Chúng tôi thường chuyển các báo cáo về phân biệt đối xử, quấy rối hoặc trả thù đến Đơn vị Điều tra Khiếu nại thuộc Nhóm Được Bảo vệ. Khi đường dây nóng chuyển tiếp các báo cáo về nhân sự, chúng tôi yêu cầu cơ quan nhận khiếu nại báo cáo lại cho chúng tôi về cách họ đã điều tra báo cáo, bất kỳ kết luận nào và bất kỳ hành động khắc phục nào, chẳng hạn như kỷ luật. Chúng tôi chuyển các báo cáo liên quan đến vi phạm pháp luật hoặc các vấn đề về sức khỏe và an toàn cho cơ quan hoặc tổ chức thích hợp.
Nhân viên đường dây nóng
Fran Davison, Kiểm toán viên trưởng
Marc Rose, CFE, Trưởng nhóm điều tra đường dây nóng, Kiểm toán viên chính