Báo cáo thường niên năm 2023 của Đường dây nóng về Chính phủ Tốt
Đường dây nóng của Văn phòng Kiểm toán Quận Multnomah cung cấp một kênh để các nhân viên quận và thành viên cộng đồng báo cáo những lo ngại về gian lận, lãng phí, thiếu hiệu quả và lạm dụng chức vụ. Các báo cáo có thể được thực hiện ẩn danh. Quyền riêng tư của người báo cáo được bảo vệ bởi luật pháp Oregon.
Sau khi giảm 33% từ năm 2019 đến năm 2022, số lượng báo cáo qua đường dây nóng liên quan đến quận đã tăng gần 50% vào năm 2023. Sự gia tăng đáng kể này dường như là do sự gia tăng mạnh mẽ các báo cáo về hành vi sai trái của nhân viên.
Số lượng báo cáo liên quan đến quận đã đạt mức cao nhất trong 4 năm.
Năm 2023, chúng tôi nhận được 17 báo cáo về gian lận, lãng phí, thiếu hiệu quả hoặc lạm dụng chức vụ. Tuy nhiên, đường dây nóng nhận được báo cáo về nhiều vấn đề khác nhau, và năm 2023, chúng tôi ghi nhận mức tăng 117% số báo cáo về hành vi sai trái của nhân viên, nhưng chúng tôi không tiến hành điều tra những vấn đề này.
Số lượng báo cáo về hành vi sai trái của nhân viên đã tăng 117%, cho thấy cần phải tuyên truyền rộng rãi hơn về các loại khiếu nại mà đường dây nóng có thể điều tra.
Văn phòng Kiểm toán xem xét mọi báo cáo nhận được qua đường dây nóng và xác định cách xử lý báo cáo tốt nhất. Trong một số trường hợp, không có đủ thông tin chi tiết để điều tra. Trong các trường hợp khác, vấn đề mà người báo cáo nêu ra không liên quan đến gian lận, lãng phí, thiếu hiệu quả hoặc lạm dụng chức vụ, mà là vấn đề về hành vi sai trái của nhân viên. Ví dụ về hành vi sai trái của nhân viên bao gồm hiệu suất công việc kém, không đến đúng giờ hoặc hành vi thô lỗ. Chúng tôi thường yêu cầu người báo cáo trực tiếp trình bày những vấn đề này với ban quản lý, nhưng trong một số trường hợp, chúng tôi chuyển trực tiếp các báo cáo này cho bộ phận nhân sự hoặc ban quản lý.
Trong năm 2023, chúng tôi đã điều tra, hoặc đưa vào kiểm toán hoặc kiểm toán tiềm năng, 17 báo cáo.
Số lượng báo cáo từ cộng đồng tăng 16% từ năm 2022 đến năm 2023, đây là một xu hướng tích cực đối với đường dây nóng. Cộng đồng, bao gồm các nhà thầu và nhà cung cấp của quận, là nguồn thông tin quan trọng về các báo cáo gian lận, lãng phí và lạm dụng. Sự gia tăng 83% số lượng báo cáo từ nhân viên có thể là điều đáng lo ngại, vì số lượng báo cáo qua đường dây nóng có thể phản ánh cảm nhận của nhân viên về văn hóa đạo đức trong công ty.
Số lượng báo cáo từ nhân viên tăng 83% trong năm 2023, trong khi số lượng báo cáo từ thành viên cộng đồng đạt mức cao nhất mọi thời đại.
Tỷ lệ báo cáo ẩn danh đã tăng lên 75% vào năm 2023. Vì các báo cáo ẩn danh thường khó xác minh hơn, chúng tôi muốn tỷ lệ này càng thấp càng tốt. Khả năng báo cáo ẩn danh là một biện pháp tốt nhất cho một đường dây nóng hiệu quả. Tuy nhiên, tỷ lệ báo cáo ẩn danh cao có thể cho thấy người báo cáo sợ bị trả thù. Các báo cáo ẩn danh cũng thường khó xác minh hơn. Khi người báo cáo để lại thông tin liên hệ, chúng tôi có nhiều khả năng đặt câu hỏi bổ sung và thu thập thêm thông tin, điều này có thể giúp xác minh các báo cáo.
Tỷ lệ báo cáo ẩn danh năm 2023 cao hơn nhiều so với mức chuẩn.
Chúng tôi phân loại mỗi báo cáo liên quan đến đường dây nóng mà chúng tôi nhận được dựa trên bộ phận mà cáo buộc được cho là đã xảy ra. Đường dây nóng đã nhận được 31 báo cáo liên quan đến Sở Y tế. Tiếp theo là Sở Dịch vụ Nhân sinh Quận với 17 báo cáo, sau đó là Sở Dịch vụ Cộng đồng với 8 báo cáo. Sở Y tế có số lượng nhân viên lớn nhất trong số các bộ phận của quận và có ngân sách lớn nhất. Tuy nhiên, điều đáng lo ngại là khoảng một phần ba số báo cáo liên quan đến quận nhận được qua đường dây nóng là về Sở Y tế.
Khoảng một phần ba số báo cáo qua đường dây nóng năm 2023 có liên quan đến Sở Y tế.
Kết quả điều tra gian lận, lãng phí, thiếu hiệu quả hoặc lạm dụng chức vụ năm 2023
Đường dây nóng đã điều tra 12 báo cáo trong năm 2023 và đưa thêm 5 báo cáo khác vào cuộc kiểm toán hiện tại hoặc tiềm năng. Trong số 12 báo cáo mà đường dây nóng đã điều tra, chúng tôi xác định rằng 9 báo cáo không có căn cứ và 3 cuộc điều tra vẫn đang được tiến hành.
Vào mùa xuân năm 2023, Đường dây nóng về Quản trị Tốt nhận được một báo cáo liên quan đến quy trình phân bổ hợp đồng đang diễn ra tại Văn phòng Liên hợp về Dịch vụ cho Người vô gia cư. Cáo buộc cho rằng một quan chức được bầu đã lợi dụng chức vụ của mình để tạo lợi thế cho một nhà cung cấp cụ thể trong quá trình phân bổ hợp đồng. Kiểm toán viên Quận đã ban hành một bản ghi nhớ cho ban quản lý về cuộc điều tra đường dây nóng này, bởi vì mặc dù cáo buộc không được chứng minh là gian lận, lãng phí, thiếu hiệu quả hoặc lạm dụng chức vụ, vấn đề này vẫn cần sự quan tâm của Hội đồng.
Bản ghi nhớ đã cung cấp sự minh bạch về những gì chúng tôi tìm thấy khi điều tra báo cáo này. Cuộc điều tra của chúng tôi khiến chúng tôi lo ngại rằng quy trình phân bổ hợp đồng của quận không được bảo vệ đủ khỏi ảnh hưởng bên ngoài để đảm bảo cạnh tranh công bằng và minh bạch, và rằng ảnh hưởng bên ngoài đã gây áp lực không đáng có lên các nhân viên Văn phòng Liên hợp.
Tóm lược lịch sử của Đường dây nóng
Năm 2007, Kiểm toán viên Quận đã thành lập Đường dây nóng Quản trị Tốt nhằm cung cấp cho nhân viên quận và thành viên cộng đồng một phương thức an toàn và bảo mật để báo cáo các trường hợp nghi ngờ gian lận, lãng phí hoặc lạm dụng chức vụ.
Đường dây nóng là cơ chế báo cáo hiệu quả và là một phần không thể thiếu của hệ thống kiểm soát chống gian lận. Các tổ chức có đường dây nóng chịu tổn thất do gian lận ít hơn đáng kể so với các tổ chức không có đường dây nóng. Và thông tin tố giác là phương pháp hiệu quả nhất để phát hiện gian lận.
Với sự hỗ trợ của Kiểm toán viên Quận, đường dây nóng đã được đưa vào nghị định của quận vào năm 2023.
Cách chúng tôi xử lý và điều tra các báo cáo
Sau khi nhận được báo cáo qua đường dây nóng, điều tra viên của Đường dây nóng về Quản trị Tốt sẽ tiến hành xem xét sơ bộ báo cáo về mức độ liên quan đến hoạt động của quận, chất lượng thông tin được cung cấp và bản chất của báo cáo, cùng với các yếu tố khác. Một số báo cáo thiếu chi tiết để điều tra, và một số thực chất chỉ là các vấn đề về dịch vụ khách hàng có thể được giải quyết tương đối dễ dàng mà không cần điều tra.
Đối với mỗi báo cáo liên quan đến quận, điều tra viên sẽ tiến hành xem xét sơ bộ. Tùy thuộc vào loại báo cáo, việc xem xét sơ bộ có thể bao gồm xem xét tài liệu và/hoặc dữ liệu, hoặc nói chuyện với nhân viên. Trong giai đoạn xem xét sơ bộ đó, chúng tôi sử dụng thông tin thu thập được để xác định xem báo cáo có cần được điều tra thêm hay không, và ai sẽ tiến hành điều tra. Điều tra viên đường dây nóng điều tra tất cả các báo cáo liên quan đến gian lận, lãng phí và lạm dụng chức vụ. Chúng tôi chỉ thu thập thông tin và không có thẩm quyền kỷ luật đối với nhân viên của quận.
Mặc dù phóng viên có thể đưa tin ẩn danh nếu muốn, nhưng cần lưu ý rằng ngay cả khi họ không làm vậy, chúng tôi vẫn bảo vệ quyền riêng tư của phóng viên ở mức tối đa theo pháp luật. Theo Điều 297.765 của Bộ luật sửa đổi Oregon, danh tính của phóng viên không thể được tiết lộ nếu không có sự cho phép rõ ràng của phóng viên. Khi chuyển các báo cáo ẩn danh cho ban quản lý, chúng tôi tóm tắt chi tiết báo cáo và loại bỏ bất kỳ thông tin nào có thể xác định danh tính của phóng viên.