Những điểm nổi bật của báo cáo
Những gì chúng tôi tìm thấy
Quận đã thực hiện hai khuyến nghị từ cuộc kiểm tra việc truy vết tiếp xúc , đang trong quá trình thực hiện thêm bốn khuyến nghị khác và không thực hiện một khuyến nghị.
-
Source: Auditor's Office
Ý nghĩa của các trạng thái
- Đã thực hiện - Đối tượng được kiểm toán đã thực hiện đầy đủ khuyến nghị, hoặc đã giải quyết vấn đề để đáp ứng mục đích của khuyến nghị.
- Đang thực hiện - Đơn vị được kiểm toán đã bắt đầu triển khai các khuyến nghị.
- Chưa thực hiện - Đơn vị được kiểm toán chưa thực hiện, hoặc không có ý định thực hiện, khuyến nghị.
Lý do chúng tôi thực hiện đánh giá này
Văn phòng Kiểm toán theo dõi việc thực hiện các khuyến nghị kiểm toán để hỗ trợ trách nhiệm giải trình của chính quyền quận. Đánh giá này tập trung vào các khuyến nghị có thời hạn như sau:
- Ngày 1 tháng 10 năm 2022
- Ngày 1 tháng 1 năm 2023
- Ngày 1 tháng 7 năm 2023
Bối cảnh bổ sung
Văn phòng Kiểm toán đang theo dõi các chương trình đã hoạt động trong suốt đại dịch COVID-19 toàn cầu. Các chương trình truy vết 19 contact hiện không còn tồn tại. Khi theo dõi, chúng tôi đã xem xét những gì đã xảy ra khi các chương trình vẫn đang hoạt động. Chúng tôi cũng xem xét các hành động đã được thực hiện sau khi các chương trình kết thúc nhưng có thể cải thiện việc giám sát hợp đồng và khả năng sẵn sàng ứng phó với tình huống khẩn cấp trong tương lai.
Tình trạng thực hiện các khuyến nghị
Đã triển khai
Khuyến nghị số 3: Chúng tôi khuyến nghị Sở Y tế phối hợp với Sở Dịch vụ Nhân sinh Quận để xây dựng kế hoạch đánh giá hiệu quả và tính kịp thời của các dịch vụ hỗ trợ toàn diện, đồng thời đánh giá hệ thống thu thập dữ liệu và chia sẻ thông tin hiện tại theo tiêu chí đó trước ngày 1 tháng 1 năm 2023.
Ghi chú của kiểm toán viên: Đơn vị Thiết kế và Đánh giá Chương trình, một đơn vị liên ngành phục vụ Sở Y tế Quận Multnomah và Cơ quan Y tế Oregon, đã tiến hành đánh giá các dịch vụ hỗ trợ toàn diện. Sở Y tế đã cung cấp cho chúng tôi bản sao báo cáo đánh giá.
Khuyến nghị số 7: Chúng tôi khuyến nghị Giám đốc Điều hành làm việc với lãnh đạo các phòng ban, bao gồm Giám đốc Sở Y tế, Phòng Nhân sự, Phòng Quản lý Rủi ro và Phòng Quản lý Khẩn cấp để đánh giá, sửa đổi hoặc bổ sung các chương trình đào tạo chung của quận nhằm đảm bảo chúng thiết lập các kỳ vọng về cách thức làm việc trong tình huống khẩn cấp và có thể được cung cấp theo yêu cầu trước ngày 1 tháng 7 năm 2023.
Ghi chú của kiểm toán viên: Một nhóm của quận đã xây dựng hướng dẫn đào tạo cho nhân viên quận làm việc tại các trung tâm ứng phó thảm họa, với các khóa đào tạo có sẵn theo yêu cầu. Tuy nhiên, đó chỉ là một trong những cách mà nhân viên quận có thể làm việc ngoài nhiệm vụ thường ngày trong trường hợp khẩn cấp. Lãnh đạo quận cũng đã bổ sung thông tin về làm việc trong trường hợp khẩn cấp vào chương trình định hướng cho nhân viên mới, mà tất cả nhân viên mới đều bắt buộc phải tham gia.
Đang xử lý
Khuyến nghị số 1: Chúng tôi khuyến nghị Sở Y tế phối hợp với Sở Dịch vụ Nhân sinh Quận để cung cấp giáo dục và hỗ trợ kỹ thuật cho các tổ chức đối tác về các hợp đồng của quận, các yêu cầu báo cáo và kỳ vọng của quận liên quan đến việc thu thập dữ liệu, giám sát và cung cấp dịch vụ trước ngày 1 tháng 10 năm 2022.
Ghi chú của kiểm toán viên: Sở Y tế đã thực hiện một số bước để cung cấp giáo dục và hỗ trợ kỹ thuật cho các đối tác. Phòng Y tế Công cộng đã cung cấp cho chúng tôi biên bản các cuộc họp với các tổ chức đối tác, đôi khi bao gồm các chủ đề liên quan đến hợp đồng và tài trợ. Một cuộc họp, vào tháng 11 năm 2023, tập trung cụ thể vào dữ liệu. Ngoài ra, Sở Y tế, phối hợp với Phòng Tài chính Trung ương, đã tổ chức một hội thảo vào tháng 5 năm 2023 cho các tổ chức đối tác tiềm năng về chủ đề mua sắm của quận.
Tuy nhiên, những hành động này có vẻ mang tính tùy tiện. Thêm vào đó, các hành động có thể được nhắm mục tiêu tốt hơn vào các vấn đề đã được xác định trong cuộc kiểm toán, chẳng hạn như việc thu thập và giám sát dữ liệu không rõ ràng và thiếu sự phối hợp. Do đó, chúng tôi đang xem xét khuyến nghị này trong quá trình thực hiện và khuyến khích Bộ Y tế tiếp tục phát triển các quy trình để chủ động và thường xuyên cung cấp hỗ trợ có mục tiêu cho các tổ chức đối tác trong thời gian tới.
Khuyến nghị số 4: Chúng tôi khuyến nghị Sở Y tế phối hợp với Sở Dịch vụ Nhân sinh Quận để ghi lại những bài học kinh nghiệm và đưa vào các tài liệu kế hoạch, bao gồm cả những bài học kinh nghiệm được xác định trong báo cáo này, trước ngày 1 tháng 1 năm 2023.
Ghi chú của kiểm toán viên: Sở Y tế đã tham gia vào việc xây dựng Báo cáo Sau Hành động do Ban Quản lý Khẩn cấp chủ trì. Báo cáo này vẫn chưa được công bố. Do đó, chúng tôi đang xem xét khuyến nghị này trong quá trình thực hiện.
Khuyến nghị số 5: Chúng tôi khuyến nghị Sở Y tế, bao gồm cả Quan hệ đối tác cộng đồng và Xây dựng năng lực trong Y tế công cộng, phối hợp với Tổ chức Học tập của quận để tạo ra một cơ chế, chẳng hạn như cộng đồng thực hành, cho các nhân viên trên toàn quận làm việc với các đối tác cộng đồng và các tổ chức dựa vào cộng đồng để kết nối, hợp tác và phát triển chuyên môn trước ngày 1 tháng 7 năm 2023.
Ghi chú của kiểm toán viên: Một cộng đồng thực hành mới đang trong giai đoạn phát triển ban đầu, với cuộc họp khởi động được tổ chức vào tháng 9 năm 2023.
Khuyến nghị số 6: Chúng tôi khuyến nghị Giám đốc Điều hành làm việc với lãnh đạo các phòng ban, bao gồm Giám đốc Sở Y tế, Phòng Nhân sự, Phòng Quản lý Rủi ro và Phòng Quản lý Khẩn cấp để xác định các rào cản và thiết lập quy trình điều động lại các chuyên gia của quận đến các chương trình cần thiết trong trường hợp khẩn cấp trước ngày 1 tháng 7 năm 2023.
Điều này có thể bao gồm việc xem xét thay đổi ngôn ngữ trong hợp đồng lao động hoặc chính sách của quận về việc tất cả nhân viên đều phải là người ứng phó với thiên tai, và xác định một loạt các bên tham gia chiến lược từ nhiều phía trong quận, như Sở Y tế và Sở Nhân sự, để tham gia vào các hoạt động chuẩn bị ứng phó khẩn cấp.
Ghi chú của kiểm toán viên: Quận đã thực hiện một số bước để cải thiện khả năng sẵn sàng điều động nhân viên quận trong trường hợp thiên tai. Phòng Nhân sự đã bổ sung điều khoản vào mô tả công việc nêu rõ rằng nhân viên có thể được điều động trong trường hợp khẩn cấp. Nhân viên quận đã bổ sung thông tin vào trang intranet của quận về việc làm việc tại trung tâm hỗ trợ thiên tai (ví dụ: làm việc tại nơi trú ẩn trong thời tiết khắc nghiệt).
Quận cũng đã thí điểm một chương trình trả thêm 20% lương để khuyến khích người lao động tình nguyện làm việc tại các nơi trú ẩn trong thời tiết khắc nghiệt. Một quản lý nhân sự đã dẫn đầu việc đánh giá chương trình đó. Báo cáo đánh giá đã chỉ ra những rào cản trong việc bố trí nhân sự tại các nơi trú ẩn trong thời tiết khắc nghiệt. Giám đốc điều hành cho biết các khuyến nghị từ báo cáo đánh giá đó sẽ được đưa vào các hợp đồng lao động trong tương lai.
Tuy nhiên, mục đích của khuyến nghị tập trung nhiều hơn vào việc điều chuyển các chuyên gia hành chính của quận - chẳng hạn như nhân sự, hợp đồng và chuyên gia tài chính - hơn là vào việc bố trí nhân sự chung cho các nơi trú ẩn trong thời tiết khắc nghiệt. Trong cuộc kiểm toán của chúng tôi, chúng tôi nhận thấy rằng nhân viên nhân sự của Sở Y tế đã bị quá tải công việc trong suốt đại dịch và quận thiếu các quy trình để điều chuyển các chuyên gia của quận giữa các phòng ban. Giám đốc điều hành đã chia sẻ thông tin với chúng tôi về những thay đổi quy trình để các chuyên gia có thể tự nguyện đảm nhận các ca làm việc khẩn cấp. Tuy nhiên, chúng tôi lo ngại về việc điều này sẽ được áp dụng như thế nào trong một tình huống khẩn cấp kéo dài.
Chúng tôi ghi nhận những nỗ lực đáng kể đã được thực hiện để cải thiện công tác ứng phó thảm họa. Tuy nhiên, một số bước, chẳng hạn như đàm phán các thỏa thuận lao động mới, vẫn đang trong quá trình thực hiện và có thể cần thêm công việc để giải quyết các vấn đề trong báo cáo kiểm toán. Do đó, chúng tôi quyết định rằng khuyến nghị này vẫn đang trong quá trình xử lý.
Chưa được triển khai
Khuyến nghị số 2: Chúng tôi khuyến nghị Sở Y tế phối hợp với Sở Dịch vụ Nhân sinh Quận để giám sát xem các đối tác hợp đồng có tuân thủ các yêu cầu báo cáo hàng tháng hay không và lập kế hoạch hành động nếu họ không tuân thủ trước ngày 1 tháng 10 năm 2022.
Ghi chú của kiểm toán viên: Sở Y tế công cộng đã phát triển một bảng tính để giúp theo dõi việc báo cáo hợp đồng trong thời gian tới. Tuy nhiên, chúng tôi chưa nhận được bằng chứng cho thấy việc giám sát bổ sung hoặc lập kế hoạch hành động đã được thực hiện với các đối tác ký hợp đồng cung cấp dịch vụ COVID-19 hoặc đã bắt đầu với các hợp đồng mới.
Mục tiêu, phạm vi và phương pháp luận
Mục tiêu của cuộc đánh giá này là xác định tình trạng thực hiện các khuyến nghị từ Báo cáo Kiểm toán Ứng phó Đại dịch: Truy vết tiếp xúc có thời hạn như sau:
- Ngày 1 tháng 10 năm 2022
- Ngày 1 tháng 1 năm 2023
- Ngày 1 tháng 7 năm 2023
Các kiểm toán viên đã đánh giá tình trạng thực hiện các khuyến nghị dựa trên các cuộc phỏng vấn, tài liệu và các bằng chứng khác hiện có.
Cập nhật trạng thái của khuyến nghị
Trong mỗi cuộc kiểm toán mà văn phòng chúng tôi thực hiện, chúng tôi đều đưa ra các khuyến nghị nhằm cải thiện hoạt động của chính phủ, đặc biệt là về hiệu quả, tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và công bằng. Mục tiêu của chúng tôi trong việc đánh giá tình trạng thực hiện các khuyến nghị là để giúp đảm bảo ban quản lý thực hiện các khuyến nghị cải tiến này.
Chúng tôi nhận thấy rằng sau khi công bố đánh giá về tình trạng thực hiện các khuyến nghị, ban quản lý có thể thực hiện đầy đủ một khuyến nghị mà chúng tôi đã báo cáo là đang trong quá trình thực hiện hoặc chưa được thực hiện. Khi đó, ban quản lý có thể cung cấp bằng chứng cho Kiểm toán viên chứng minh lý do tại sao tình trạng của khuyến nghị cần được thay đổi trong báo cáo kiểm toán trong tương lai. Quyết định cuối cùng về việc thay đổi tình trạng của bất kỳ khuyến nghị nào thuộc về Kiểm toán viên.
Nhân viên
Caroline Zavitkovski, CIA, MPA, Giám đốc Kiểm toán