Những gì chúng tôi tìm thấy
Văn phòng Kiểm toán theo dõi việc thực hiện các khuyến nghị kiểm toán để hỗ trợ trách nhiệm giải trình của chính quyền quận.
Chúng tôi nhận thấy rằng quận đang trong quá trình thực hiện ba khuyến nghị và chưa thực hiện một khuyến nghị nào từ cuộc kiểm toán quy trình ngân sách năm 2023.
Ý nghĩa của các trạng thái
- Đã thực hiện – Đối tượng được kiểm toán đã thực hiện đầy đủ hoặc đã giải quyết vấn đề để đáp ứng mục đích của khuyến nghị.
- Đang tiến hành – Đơn vị được kiểm toán đã bắt đầu thực hiện.
- Chưa thực hiện – Đối tượng được kiểm toán chưa thực hiện, hoặc không có ý định thực hiện.
Các đề xuất đang trong quá trình xử lý
Khuyến nghị #1: Để cải thiện tính minh bạch, Văn phòng Ngân sách và Giám đốc Tài chính nên xây dựng một quy trình hành chính yêu cầu tất cả các phòng ban của quận báo cáo cho Hội đồng Ủy viên Quận ít nhất một lần mỗi năm tài chính về ngân sách đã điều chỉnh so với chi tiêu thực tế ở đơn vị cơ sở của ngân sách quận, hiện đang là cấp độ chương trình cung cấp.
Ghi chú của Kiểm toán viên: Dựa trên thông tin từ Văn phòng Ngân sách, họ đang phối hợp với Giám đốc Tài chính để xây dựng một chính sách mới sẽ được đưa vào quy trình ngân sách năm tài chính (FY) 2026. Theo Văn phòng Ngân sách, chính sách mới này sẽ nêu rõ các yêu cầu về việc báo cáo ngân sách so với chi tiêu thực tế ở cấp độ chương trình. Các chính sách và hướng dẫn mới này sẽ được đưa vào Chính sách Tài chính và Ngân sách năm tài chính 2026 mà Hội đồng Ủy viên Quận thông qua như một phần của quy trình ngân sách hàng năm.
Văn phòng Ngân sách đã triển khai bảng điều khiển giám sát ngân sách hàng tháng, báo cáo chi tiêu thực tế ở cấp độ chương trình và so sánh với chi tiêu dự kiến. Các bảng điều khiển này được công khai trên trang web của Văn phòng Ngân sách.
Chúng tôi đang xem xét khuyến nghị này trong quá trình thực hiện, vì chính sách mới vẫn chưa được ban hành.
Khuyến nghị số 3: Chủ tịch nên chỉ đạo Văn phòng Ngân sách và các sở ban ngành tham gia sớm hơn vào quá trình lập ngân sách với các ủy ban tư vấn ngân sách cộng đồng và cung cấp thông tin cho họ sớm hơn, để ý kiến đóng góp của họ có nhiều thời gian hơn để được xem xét trước khi dự thảo ngân sách do Chủ tịch đề xuất được công bố.
Ghi chú của Kiểm toán viên: Theo chỉ đạo của Chủ tịch và Ghi chú Ngân sách năm tài chính 2025 của Ủy viên, Văn phòng Tham gia Cộng đồng đã tổ chức một số buổi lắng nghe ý kiến với các thành viên của Ủy ban Tư vấn Ngân sách Cộng đồng (CBAC) và các điều phối viên CBAC để đánh giá nhu cầu và thách thức mà các CBAC gặp phải trong quá trình lập ngân sách.
Từ quá trình làm việc với các CBAC, Văn phòng Tham gia Cộng đồng đã soạn thảo Kế hoạch Cải thiện CBAC và đề xuất các thay đổi trong quy định của quận. Các bản dự thảo này đã được chia sẻ với Hội đồng Ủy viên tại cuộc họp 2024 board Văn phòng Tham gia Cộng đồng cũng đã soạn thảo một lịch trình hoạt động của CBAC. Dựa trên nghiên cứu của chúng tôi, lịch trình này nhằm mục đích hỗ trợ nhân viên và tình nguyện viên của CBAC bằng cách cung cấp cho họ các mốc thời gian và hành động quan trọng trong công việc, đồng thời phác thảo phạm vi công việc và mối liên hệ của nó với quy trình ngân sách tổng thể.
Chúng tôi đang xem xét khuyến nghị này trong quá trình thực hiện, bởi vì hầu hết các nỗ lực được mô tả ở trên hiện đang ở dạng dự thảo và dự kiến sẽ được triển khai như một phần của quy trình ngân sách năm tài chính 2026.
Khuyến nghị số 4: Hội đồng Ủy viên Quận nên nghiên cứu xem quận nên lập ngân sách theo quy trình hàng năm hay hai năm một lần và báo cáo kết quả nghiên cứu này. Các lĩnh vực cần nghiên cứu có thể bao gồm tác động tiềm tàng đến sự tham gia của cộng đồng vào quy trình lập ngân sách, các yếu tố đầu vào và kết quả ngân sách, và việc giám sát ngân sách đã được thông qua so với chi tiêu thực tế.
Ghi chú của Kiểm toán viên: Văn phòng Ngân sách đã tiếp nhận một Nghiên cứu sinh thường trú Hatfield từ Đại học Bang Portland để nghiên cứu những ưu điểm và nhược điểm của quy trình ngân sách hai năm một lần và đã viết một báo cáo. Báo cáo này không đưa ra khuyến nghị mà chỉ nêu bối cảnh để Quận xem xét thêm. Vào tháng 11 năm 2024, Giám đốc Ngân sách đã cung cấp một bản sao báo cáo cho Hội đồng Ủy viên để xem xét.
Chúng tôi đang xem xét khuyến nghị này trong quá trình thực hiện vì khuyến nghị này hướng đến Hội đồng Ủy viên Quận để nghiên cứu phương án thực hiện quy trình hai năm một lần. Mặc dù Hội đồng đã nhận được bản sao báo cáo, nhưng họ mới nhận được gần đây. Thêm vào đó, đa số thành viên Hội đồng Ủy viên sẽ thay đổi nhiệm kỳ vào tháng 1 năm 2025. Các ủy viên mới nên được tạo cơ hội để nghiên cứu các kết quả này, vì thời gian quá ngắn để các ủy viên hiện tại có thể xem xét đầy đủ các kết quả và cân nhắc tác động của chúng trước khi thay đổi nhiệm kỳ.
Các khuyến nghị không được thực hiện
Khuyến nghị số 2: Để cải thiện tính minh bạch, Hội đồng Ủy viên Quận nên xây dựng một chính sách yêu cầu các phòng ban báo cáo cho họ khi họ dự định chi tiêu theo cách mà Hội đồng xác định là khác biệt đáng kể so với cách họ đề xuất chi tiêu kinh phí trong các chương trình đã đề ra.
Ghi chú của kiểm toán viên: Chúng tôi xem xét rằng khuyến nghị này chưa được thực hiện tính đến ngày lập báo cáo này.
Như đã nêu trong phản hồi đối với Khuyến nghị số 1, Văn phòng Ngân sách đã triển khai các bảng điều khiển để báo cáo về chi tiêu thực tế so với ngân sách. Ngoài ra, chính sách Tài chính và Ngân sách mới, được đề cập trong Khuyến nghị số 1, dự kiến sẽ bao gồm các hướng dẫn báo cáo cho các phòng ban để báo cáo với Hội đồng Ủy viên Quận về những khác biệt đáng kể giữa ngân sách và chi tiêu thực tế. Văn phòng Ngân sách hiện đang tạm hoãn khuyến nghị này cho đến khi họ có cơ hội nghiên cứu tác động của chính sách và báo cáo mới để Hội đồng có thể được thông tin tốt hơn khi xây dựng chính sách định nghĩa “khác biệt đáng kể”.
Mục tiêu, phạm vi và phương pháp luận
Mục tiêu của cuộc đánh giá này là để xác định tình trạng thực hiện các khuyến nghị từ cuộc Kiểm toán Quy trình Ngân sách Quận Multnomah năm 2023: Quận cần báo cáo chi tiêu tốt hơn và cần thêm thời gian cho sự tham gia của cộng đồng, với thời hạn chót là ngày 30 tháng 9 năm 2024.
Các kiểm toán viên đã đánh giá tình trạng thực hiện các khuyến nghị dựa trên các cuộc phỏng vấn, tài liệu và các bằng chứng khác hiện có.
Cập nhật trạng thái của một khuyến nghị
Trong mỗi cuộc kiểm toán mà văn phòng chúng tôi thực hiện, chúng tôi đều đưa ra các khuyến nghị nhằm cải thiện hoạt động của chính phủ, đặc biệt là về hiệu quả, tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và công bằng. Mục tiêu của chúng tôi trong việc đánh giá tình trạng thực hiện các khuyến nghị là để giúp đảm bảo ban quản lý thực hiện các khuyến nghị cải tiến này.
Chúng tôi nhận thấy rằng sau khi công bố đánh giá về tình trạng thực hiện các khuyến nghị, ban quản lý có thể thực hiện đầy đủ một khuyến nghị mà chúng tôi đã báo cáo là đang trong quá trình thực hiện hoặc chưa được thực hiện. Khi đó, ban quản lý có thể cung cấp bằng chứng cho Kiểm toán viên chứng minh lý do tại sao tình trạng của khuyến nghị cần được thay đổi trong báo cáo kiểm toán trong tương lai. Quyết định cuối cùng về việc thay đổi tình trạng của bất kỳ khuyến nghị nào thuộc về Kiểm toán viên.
Nhân viên
Annamarie McNiel, CPA, Giám đốc Điều hành & Kiểm toán