Báo cáo được ban hành tháng 5 năm 2025
Tóm tắt
Theo kết quả của một báo cáo gửi đến Đường dây nóng về Quản trị tốt, chúng tôi đã xem xét các đợt tuyển dụng nhân sự cấp cao diễn ra từ ngày 1 tháng 7 năm 2020 đến ngày 17 tháng 10 năm 2024.
Chúng tôi đã xác nhận tình trạng lãng phí. Quận đã trả thừa cho các dịch vụ hơn 78.000 đô la. Việc trả thừa này xảy ra vì hai lý do chính:
- Quận đã cho phép nhà thầu tính phí cao hơn mức giá quy định trong hợp đồng.
- Quận đã không đối chiếu chính xác các hóa đơn đã nộp với các điều khoản hợp đồng.
Chính quyền quận có trách nhiệm sử dụng tiền thuế của người dân một cách hiệu quả. Việc cắt giảm ngân sách chung hiện tại của quận càng làm cho điều này trở nên quan trọng hơn. Để ngăn chặn những trường hợp lãng phí tương tự trong tương lai, chúng tôi khuyến nghị chính quyền quận tăng cường các yêu cầu về hợp đồng và phê duyệt hóa đơn để đảm bảo rằng các hóa đơn đến phù hợp với các điều khoản tài chính áp dụng trong hợp đồng.
Chúng tôi nhận thấy rằng nhiều hợp đồng dựa trên mức giá của quận thiếu các điều khoản tài chính, điều này có thể gây nhầm lẫn về thỏa thuận thanh toán dự định. Trong trường hợp của một nhà thầu, các điều khoản lẽ ra sẽ giúp giảm chi phí cho quận đã bị bỏ sót trong hợp đồng.
Ngoài ra, chúng tôi phát hiện ra rằng quận đã đạt được thỏa thuận với một nhà thầu nằm ngoài quy trình đấu thầu thông thường của quận.
Cuộc điều tra
Cáo buộc
Cuộc điều tra của chúng tôi bắt nguồn từ một thông tin tố giác gửi đến Đường dây nóng về Quản trị Tốt. Cáo buộc cho rằng quận đã trao hợp đồng một cách không đúng quy định, vì nhà thầu được đề cập không phải là nhà cung cấp đủ điều kiện theo yêu cầu của luật pháp Oregon và chính sách của Quận Multnomah. Chúng tôi không chứng thực được cáo buộc này. Tuy nhiên, trong quá trình điều tra, chúng tôi đã xem xét các hóa đơn cho thấy các nhà thầu tuyển dụng nhân sự cấp cao có thể đã tính phí quá cao cho quận.
Phạm vi
Chúng tôi đã phân tích 40 đợt tuyển dụng nhân sự hoặc quản lý cấp quận diễn ra từ ngày 1 tháng 7 năm 2020 đến ngày 17 tháng 10 năm 2024. Trong quá trình phân tích đó, chúng tôi đã xem xét 24 hợp đồng cấp quận liên quan đến dịch vụ tuyển dụng nhân sự hoặc quản lý cấp quận. Tổng chi phí cho 40 đợt tuyển dụng này là khoảng 1,6 triệu đô la.
Lý lịch
Đôi khi, quận sử dụng các công ty tuyển dụng bên ngoài để tuyển dụng các vị trí cấp cao. Ban quản lý quận cho biết các công ty tuyển dụng điều hành có lợi thế chiến lược là có thể tận dụng mạng lưới rộng lớn các chuyên gia điều hành, và thường có phạm vi hoạt động địa lý rộng hơn so với các nhà tuyển dụng của quận.
Phân tích
Quận đã trả thừa hơn 78.000 đô la cho các dịch vụ:
- Quận đã trả thừa hơn 44.000 đô la cho các dịch vụ vì đã thông báo cho nhà thầu rằng họ có thể tính phí cao hơn mức đã thỏa thuận trong hợp đồng. Một khi hợp đồng được lập ra từ quy trình đấu thầu, các điều khoản của hợp đồng phải được tuân thủ trừ khi có sửa đổi. Điều này giúp đảm bảo sự cạnh tranh công bằng và minh bạch trong đấu thầu công, và hiệu quả.
- Huyện đã không phát hiện ra sai sót trong việc lập hóa đơn trị giá gần 34.000 đô la do không đối chiếu hóa đơn với các điều khoản hợp đồng.
Gần một nửa số hợp đồng mà chúng tôi xem xét đã bỏ sót các điều khoản tài chính đầy đủ, và hợp đồng với một nhà thầu đã bỏ sót các đề xuất chi phí lẽ ra có thể giúp quận tiết kiệm tiền.
- Mặc dù các hợp đồng thường trải qua nhiều vòng xem xét, chúng tôi nhận thấy rằng trong số 24 hợp đồng tuyển dụng quản lý cấp cao hoặc tuyển dụng nhân viên mà chúng tôi đã xem xét, có 11 hợp đồng không bao gồm các điều khoản tài chính. Thiếu các điều khoản tài chính, không thể xác định được quận nên dự kiến trả cho nhà thầu bao nhiêu cho hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Với một nhà thầu, quận đã không đưa vào điều khoản có thể giúp giảm chi phí tuyển dụng trong một số trường hợp. Trong quá trình đấu thầu, nhà thầu đề xuất mức phí tối đa là 49.500 đô la cho việc tuyển dụng nhân sự cấp cao. Mức tối đa này không được đưa vào bất kỳ hợp đồng cuối cùng nào với nhà thầu. Sau khi chúng tôi thảo luận với ban quản lý về việc mức phí tối đa bị bỏ sót trong các hợp đồng, hợp đồng hiện tại với nhà thầu đã được sửa đổi để bao gồm mức trần này, có hiệu lực từ ngày 1 tháng 1 năm 2025.
Huyện đã đạt được thỏa thuận với một nhà thầu, ngoài quy trình đấu thầu thông thường của huyện.
- Trong một đợt tuyển dụng nhân sự cấp quản lý, một sở của quận đã đạt được thỏa thuận với một nhà thầu về việc trả phí bằng 30% mức lương khởi điểm của người được tuyển dụng.
- Quận đã có hợp đồng hiện tại với nhà thầu, nhưng phạm vi công việc khác – tuyển dụng nhân viên CNTT chứ không phải tuyển dụng quản lý cấp cao. Và các điều khoản của hợp đồng hiện tại quy định mức phí 18%, chứ không phải 30%.
- Do sự khác biệt về phạm vi công việc và mức giá, hợp đồng hiện tại của quận không phù hợp với thỏa thuận mà sở của quận đã đạt được riêng. Sở lẽ ra nên xin phép cơ quan đấu thầu thích hợp hoặc sử dụng một hợp đồng khác. Các nhà thầu khác có thể đã bị loại khỏi cơ hội này do các quy định đấu thầu bị lách luật.
Phần kết luận
Chúng tôi đã xác minh được cáo buộc về sự lãng phí. Quận đã trả thừa hơn 78.000 đô la do vi phạm các điều khoản hợp đồng và không phát hiện ra việc thanh toán vượt mức. Chúng tôi cũng đã xác định được các điều khoản hợp đồng bị thiếu hoặc không đầy đủ, và việc không tuân thủ các quy trình mua sắm do quận quy định.
Các khuyến nghị
- Chính quyền quận cần tăng cường các chính sách và quy tắc về hợp đồng và phê duyệt hóa đơn, bao gồm cả việc phân công nhiệm vụ rõ ràng. Trước khi thanh toán, nhân viên có trách nhiệm phê duyệt cần đảm bảo rằng các hóa đơn đến phù hợp với các điều khoản tài chính trong các hợp đồng và đơn đặt hàng hiện hành.
- Chính quyền quận cần đảm bảo rằng quy trình phê duyệt hợp đồng bao gồm việc xác minh tất cả các điều khoản tài chính áp dụng đều được bao gồm, và các điều khoản đó bao gồm bất kỳ đề xuất nào của nhà thầu nhằm giảm thiểu chi phí cho quận.
- Chính quyền quận cần tăng cường các chính sách và quy định về đấu thầu. Hợp đồng phải dựa trên thẩm quyền đấu thầu hợp lệ và phù hợp với các điều khoản đã thỏa thuận.
Giới thiệu về Đường dây nóng Điều tra
Đường dây nóng Báo cáo Chính phủ Minh bạch là một dịch vụ của Văn phòng Kiểm toán Quận Multnomah. Bạn có thể báo cáo các trường hợp nghi ngờ gian lận, lãng phí, sử dụng sai mục đích nguồn lực của quận hoặc lạm dụng chức vụ trong chính quyền quận qua số điện thoại 1-888-289-6839 hoặc trực tuyến .
Điều tra đường dây nóng không phải là kiểm toán. Chúng tôi tuân theo các quy trình chi tiết trong việc điều tra các thông tin báo cáo qua đường dây nóng, bao gồm xem xét sơ bộ thông tin và tiến hành điều tra khi việc xem xét sơ bộ cho thấy cần thiết.
Chúng tôi tuân thủ tất cả các yêu cầu của Điều khoản 297.765 của Bộ luật sửa đổi Oregon, Chính sách và Thủ tục dành cho Đường dây nóng về chất thải của Chính quyền địa phương. Việc tuân thủ ORS 297.765 yêu cầu chúng tôi phải xác định bằng văn bản xem có hoạt động nào đang diễn ra cấu thành sự lãng phí, thiếu hiệu quả hoặc lạm dụng hay không. Điều khoản này cho phép chúng tôi đưa thêm các thông tin liên quan khác vào quyết định của mình. Khi chúng tôi xác định rằng đã xảy ra sự lãng phí, thiếu hiệu quả hoặc lạm dụng, chúng tôi phải gửi kết quả điều tra của mình cho Hội đồng Ủy viên Quận.