Tóm tắt
Thông qua Đường dây nóng về Quản trị Tốt, Văn phòng Kiểm toán Quận đã nhận được báo cáo liên quan đến All Good Northwest (AGNW), một nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng với Văn phòng Liên hợp về Dịch vụ Người vô gia cư (Văn phòng Liên hợp) để cung cấp nơi trú ẩn khẩn cấp cho các thành viên cộng đồng. Qua cuộc điều tra, chúng tôi đã xác định được sự lãng phí nguồn lực của chính phủ do sự giám sát không đầy đủ của Văn phòng Liên hợp. Ví dụ, Văn phòng Liên hợp đã phê duyệt hơn 525.000 đô la chi phí không được phép do quản lý hợp đồng không hiệu quả. Cuộc điều tra của chúng tôi đã phát hiện ra những chi phí không được phép này và chúng tôi đã thông báo cho ban quản lý, những người sau đó đã làm việc với AGNW để khắc phục. Cuối cùng, quận đã thu hồi được các chi phí này.
AGNW cung cấp chỗ ở thay thế cho những người vô gia cư. Tại thời điểm báo cáo này, toàn bộ kinh phí của AGNW đều đến từ quận, điều này cho thấy Văn phòng Liên hợp lẽ ra phải giám sát chặt chẽ hơn việc lập hóa đơn của AGNW ngay từ đầu. Chúng tôi nhận thấy rằng Văn phòng Liên hợp biết AGNW là một tổ chức mới và hoàn toàn phụ thuộc vào nguồn tài trợ của quận, nhưng đã không thực hiện mức độ giám sát/kiểm tra tài chính cần thiết trong hoàn cảnh này.
Cuộc điều tra của chúng tôi, dựa trên thông tin báo cáo qua đường dây nóng, đã xác định được hơn 525.000 đô la chi phí không được phép mà Văn phòng Liên hợp đã phê duyệt. Việc ký hợp đồng cung cấp dịch vụ với các nhà cung cấp là một phần quan trọng trong hoạt động của Văn phòng Liên hợp. Trong năm tài chính 2023, ngân sách dành cho các dịch vụ được ký hợp đồng của Văn phòng Liên hợp là 182 triệu đô la, chiếm gần 70% tổng chi tiêu của Văn phòng Liên hợp trong năm đó. Văn phòng Liên hợp cần cải thiện công tác giám sát tài chính và theo dõi hợp đồng để ngăn chặn sự lãng phí nguồn lực hạn chế của chính phủ trong tương lai.
^ Dựa trên ngân sách đã được thông qua của Quận cho năm tài chính 2023.
Kết quả điều tra
Qua quá trình điều tra, chúng tôi đã xác định được sự lãng phí nguồn lực của quận do công tác giám sát không đầy đủ. Cụ thể, chúng tôi phát hiện việc giám sát hợp đồng không hiệu quả, dẫn đến việc Văn phòng Liên hợp phê duyệt các khoản chi phí không được phép.
Loại chi phí không được phép và số tiền
Tính phí vượt mức*: 331.553 đô la
Chi phí gián tiếp không được phép khấu trừ**: 193.675 đô la
Tổng cộng: 525.228 đô la
* Dựa trên việc xem xét hóa đơn đã được phê duyệt ngày 28 tháng 2 năm 2022 của AGNW so với chi tiết sổ cái chung của AGNW.
** Phương thức thanh toán gián tiếp lần đầu tiên được AGNW yêu cầu trong hóa đơn ngày 31 tháng 3 năm 2022 của họ.
Những thiếu sót trong kiểm soát nội bộ đã dẫn đến việc Văn phòng Liên doanh phê duyệt các khoản chi phí không được phép.
Tính phí quá cao
AGNW đã tính phí quá cao cho quận hơn 330.000 đô la, chủ yếu là chi phí nhân sự, bằng cách tính trùng lặp chi phí tiền lương cho cùng một kỳ trả lương trên các hóa đơn riêng biệt. Ban quản lý Văn phòng Liên hợp đã phê duyệt các hóa đơn và thanh toán cho AGNW, dẫn đến việc AGNW nhận được khoản thanh toán vượt mức.
Sau khi chúng tôi thông báo cho AGNW và ban quản lý Văn phòng Liên hợp, AGNW đã điều chỉnh thông qua các hóa đơn trong tương lai, để quận có thể thu hồi khoản tiền đã trả thừa.
Nhân viên tài chính của Văn phòng Liên hợp đã không phát hiện ra rằng AGNW đã lập hóa đơn cho cùng một khoản chi phí, bao gồm cả chi phí nhân sự, trên nhiều hóa đơn khác nhau. Đây là kết quả của việc giám sát không đầy đủ trong quy trình kiểm soát nội bộ của họ. Văn phòng Liên hợp lẽ ra phải yêu cầu tài liệu chứng minh chi tiết cho các hóa đơn và xem xét tài liệu trước khi quyết định phê duyệt hóa đơn. Tần suất xem xét tài liệu chi tiết của quận nên dựa trên mức độ rủi ro liên quan đến nhà cung cấp. Vì AGNW là nhà cung cấp mới được thành lập vào năm 2021 và hoàn toàn phụ thuộc vào nguồn tài trợ của quận, nên việc quận coi AGNW là nhà cung cấp có rủi ro cao hơn là điều hợp lý.
Chi phí gián tiếp không được phép
Văn phòng Liên hợp ban đầu đã phê duyệt 675 of indirect . Văn phòng Liên hợp đã thông báo sai cho AGNW rằng họ có thể lập hóa đơn cho quận về các chi phí gián tiếp. Tuy nhiên, vì 100% chi phí của AGNW, bao gồm cả chi phí hành chính, đều được lập hóa đơn và thanh toán trực tiếp bởi quận, nên không còn chi phí gián tiếp nào khác. Do đó, việc lập hóa đơn cho chi phí gián tiếp là không được phép. Một quy trình xem xét hóa đơn chi tiết hơn sẽ xác định được rằng AGNW đã lập hóa đơn cho quận về 100% chi phí của mình, và chi phí gián tiếp không được áp dụng. Sau khi chúng tôi thông báo cho ban quản lý Văn phòng Liên hợp rằng họ đã phê duyệt sai việc thanh toán chi phí gián tiếp, Văn phòng Liên hợp đã ngừng thanh toán và làm việc với AGNW để xử lý hóa đơn đã được sửa đổi.
Quận đã sử dụng Quỹ Phát triển Năng lực để hỗ trợ thành lập AGNW.
Về cơ bản, AGNW là một tổ chức khởi nghiệp được tài trợ bởi chính quyền quận. Nó không tồn tại như một tổ chức hoạt động cho đến khi Văn phòng Liên hợp ký hợp đồng với nó để điều hành các chương trình nhà ở thay thế. Vì lý do này, nó không có bất kỳ nguồn tài trợ hoặc dòng tiền ổn định nào để hỗ trợ hoạt động. Có vẻ như các lỗi tính phí quá cao của AGNW bắt nguồn, ít nhất một phần, từ các vấn đề về dòng tiền trong tổ chức do sự phụ thuộc hoàn toàn vào nguồn tài trợ của quận.
Thông thường, quận sẽ thanh toán cho các nhà cung cấp dựa trên cơ sở hoàn trả chi phí. Là một tổ chức mới, AGNW không có nguồn vốn cố định (ví dụ: tiền mặt) để chi trả.
các khoản chi phí sẽ được thanh toán khi đến hạn, trước khi được quận hoàn trả. Để giúp giảm bớt những hạn chế về dòng tiền, quận đã cung cấp cho AGNW.
Nguồn kinh phí này dựa trên chi tiêu dự kiến ban đầu trong một tháng. Mục đích của nguồn kinh phí này là để AGNW có đủ tiền mặt cần thiết để trang trải các chi phí phát sinh.
Các khoản chi phí được thanh toán khi đến hạn. Số tiền mặt này cuối cùng đóng vai trò là vốn hoạt động cho AGNW và là tiền mặt do AGNW nắm giữ mà không có bất kỳ ràng buộc hoặc điều khoản hoàn trả cụ thể nào. Ngoài việc cung cấp kinh phí, Văn phòng Liên hợp cũng đã thanh toán cho AGNW trên cơ sở hoàn trả chi phí, theo hợp đồng với quận, cho 100% chi phí hoạt động của AGNW.
Theo nhân viên quận và một bản ghi nhớ của Văn phòng Liên hợp tháng 9 năm 2021 nêu rõ chương trình xây dựng năng lực, Văn phòng Liên hợp đã đồng ý chi trả 377.456 đô la tiền quỹ xây dựng năng lực để giúp AGNW đáp ứng nhu cầu dòng tiền. Văn phòng Liên hợp đã cung cấp khoản tiền này vào tháng 11 năm 2021, khoảng hai tháng sau khi AGNW bắt đầu hoạt động. Số tiền 377.456 đô la rõ ràng là không đủ để trang trải chi phí hoạt động của AGNW (chủ yếu là chi phí nhân sự) trong khi chờ lập hóa đơn và được quận hoàn trả các chi phí đó.
- Như đã nêu ở trên, AGNW đã tính phí quá cao cho quận hơn 330.000 đô la. AGNW cho biết việc tính phí hai lần là do lập hóa đơn cho quận dựa trên ước tính chi phí nhân sự phát sinh để đưa chi phí đó vào hóa đơn và gửi hóa đơn càng sớm càng tốt nhằm đảm bảo AGNW có đủ dòng tiền để trả lương cho nhân viên. Trên hóa đơn tiếp theo, với số tiền lương đã được ghi nhận, AGNW đã không loại bỏ khoản ước tính đã được đưa vào hóa đơn trước đó.
- Hai giám đốc của AGNW đã cho AGNW vay tiền cá nhân. Mặc dù không có quy định nào cấm giám đốc cho vay, nhưng điều này đáng lẽ phải gây lo ngại cho Văn phòng Liên hợp về khả năng tài chính của tổ chức, và rộng hơn là khả năng tiếp tục cung cấp dịch vụ thay mặt cho quận và cộng đồng.
- Là một tổ chức mới, không có nguồn tài trợ nào ngoài nguồn của quận, AGNW cần sự giám sát và hỗ trợ thêm từ Văn phòng Liên hợp. Sự giám sát và hỗ trợ bổ sung đó có lẽ đã giúp AGNW giải quyết vấn đề dòng tiền tốt hơn.
Kể từ khi kết thúc cuộc điều tra, chúng tôi được biết Văn phòng Liên hợp đã phê duyệt thêm 1,1 triệu đô la kinh phí xây dựng năng lực cho AGNW, nâng tổng kinh phí xây dựng năng lực lên gần 1,5 triệu đô la.
Theo nội dung của bản ghi nhớ tháng 9 năm 2021, AGNW đủ điều kiện nhận "một khoản tiền tương đương với một tháng ngân sách hợp đồng hàng năm ban đầu cho các khoản đầu tư mới". Trong bản cập nhật cho bản ghi nhớ đó được gửi cho Giám đốc Tài chính của quận vào ngày 18 tháng 4 năm 2022, chỉ vài ngày sau khi chúng tôi thông báo cho ban quản lý Văn phòng Liên hợp về các chi phí không được phép, ban quản lý Văn phòng Liên hợp đã viết rằng họ đang thay đổi chính sách để cho phép thanh toán tối đa hai tháng chi phí hợp đồng hàng năm cho các nhà cung cấp. Bản ghi nhớ cũng bao gồm đoạn văn: "Số tiền phân bổ cho mỗi khoản sẽ được xác định dựa trên nhu cầu riêng của từng nhà cung cấp."
Văn phòng Liên hợp đã cung cấp kinh phí xây dựng năng lực cho một số nhà cung cấp khác, nhưng không cung cấp kinh phí xây dựng năng lực nào để giúp thiết lập hoạt động của một tổ chức mới. Không rõ liệu Văn phòng Liên hợp có thông báo cho bất kỳ ai khác về cơ hội này hay không.
Nguồn kinh phí liên bang đã được sử dụng, nhưng không có đánh giá rủi ro bắt buộc nào được thực hiện, và AGNW không được thông báo về các yêu cầu về kinh phí liên bang trong hợp đồng của họ với Quận.
Chính sách hợp đồng của quận yêu cầu phải có đánh giá tuân thủ tài chính nếu sử dụng nguồn vốn liên bang để tài trợ cho một hợp đồng. Trách nhiệm của một phòng ban (trong trường hợp này là Văn phòng Liên hợp) là thông báo cho đơn vị Mua sắm Trung ương của quận nếu có liên quan đến nguồn vốn liên bang. Văn phòng Liên hợp đã sử dụng nguồn vốn liên bang để chi trả một số khoản chi tiêu chương trình của AGNW, như chúng tôi đã xác định trong quá trình xem xét các hóa đơn. Tuy nhiên, việc đánh giá tuân thủ tài chính đã không được thực hiện. Quá trình này không diễn ra vì Văn phòng Liên hợp đã không thông báo cho đơn vị Mua sắm Trung ương của quận rằng nguồn vốn liên bang sẽ được sử dụng để thanh toán cho AGNW. Điều quan trọng là một phòng ban phải xác định khả năng sử dụng nguồn vốn liên bang để có thể thực hiện đánh giá tuân thủ tài chính.
Khi một phòng ban xác định được tiềm năng nhận tài trợ liên bang, đơn vị Tuân thủ Tài chính của quận sẽ hoàn thành một đánh giá rủi ro bắt buộc. Đánh giá rủi ro này có thể đã xác định được rủi ro cao về các vấn đề dòng tiền liên quan đến AGNW, do đây là một tổ chức hoàn toàn mới và phụ thuộc 100% vào nguồn tài trợ từ quận. Mức độ rủi ro này sẽ dẫn đến việc bổ sung thêm các điều khoản trong hợp đồng để giúp giải quyết rủi ro cao hơn, chẳng hạn như tăng cường giám sát.
Khi xác định được nguồn tài trợ liên bang, hợp đồng sẽ bao gồm các điều khoản phù hợp cần thiết cho các hợp đồng có nguồn tài trợ liên bang. Điều này rất quan trọng, đặc biệt đối với các nhà cung cấp mới, vì nguồn tài trợ liên bang có thể dẫn đến các quy định tuân thủ cụ thể liên quan đến nguồn tài trợ liên bang. Quận nên thông báo cho các nhà cung cấp càng sớm càng tốt về các yêu cầu bổ sung tiềm năng này.
Các khuyến nghị
Văn phòng Kiểm toán khuyến nghị các biện pháp sau đây cho quận và Văn phòng Liên hợp nhằm cải thiện chất lượng và độ chính xác trong việc xử lý hóa đơn, và đảm bảo trách nhiệm giải trình liên quan đến quản lý hợp đồng:
- Quận không nên tài trợ 100% cho một tổ chức, trừ khi tổ chức đó trải qua quá trình đánh giá rủi ro, bất kể nguồn tài trợ là gì. Đối với các tổ chức mà Văn phòng Liên hợp có thể tài trợ, Văn phòng Liên hợp nên tiến hành đánh giá rủi ro và xây dựng kế hoạch để xác định mức độ hỗ trợ, tài trợ và giám sát phù hợp. Việc đánh giá rủi ro và lập kế hoạch nên được thực hiện với sự hợp tác của đơn vị Tuân thủ Tài chính thuộc Văn phòng Giám đốc Tài chính.
- Dựa trên kết quả đánh giá rủi ro, Văn phòng Liên doanh cần đảm bảo bổ sung các điều khoản trong hợp đồng để đảm bảo việc giám sát được thực hiện một cách phù hợp. Văn phòng Liên doanh nên thực hiện việc này phối hợp với đơn vị Mua sắm Trung ương của Giám đốc Tài chính.
- Việc giám sát và xem xét chi tiết các hóa đơn cần được thực hiện thường xuyên bởi nhân viên tài chính của Văn phòng Liên hợp. Tần suất giám sát và xem xét cần được tăng cường đối với tất cả các tổ chức được xác định là có rủi ro cao (bao gồm cả các tổ chức mới/khởi nghiệp) và không được ít hơn một lần mỗi sáu tháng. Việc xem xét chi tiết của Văn phòng Liên hợp cần bao gồm việc xem xét các tài liệu chứng minh cho các khoản tiền được báo cáo trên các hóa đơn đã nộp. Ví dụ, có thể yêu cầu chi tiết sổ cái và so sánh với số tiền được báo cáo trên hóa đơn, đồng thời thực hiện theo dõi các chi tiết cụ thể khi cần thiết.
- Để giúp giải quyết bất kỳ xung đột vai trò tiềm tàng nào, nhân viên tài chính của Văn phòng Liên hợp chịu trách nhiệm xem xét và giám sát hóa đơn nên được tách biệt và độc lập với nhân viên chương trình của Văn phòng Liên hợp chịu trách nhiệm vận động và hỗ trợ các nhà cung cấp.
Giới thiệu về Đường dây nóng Điều tra
Điều tra đường dây nóng không phải là kiểm toán. Chúng tôi tuân thủ các quy trình chi tiết của mình trong việc điều tra các thông tin báo cáo qua đường dây nóng, bao gồm xem xét sơ bộ thông tin và tiến hành điều tra khi việc xem xét sơ bộ cho thấy cần thiết.
Chúng tôi tuân thủ tất cả các yêu cầu của Điều khoản 297.765 của Bộ luật sửa đổi Oregon, Chính sách và Thủ tục dành cho Đường dây nóng về chất thải của Chính quyền địa phương. Việc tuân thủ ORS 297.765 yêu cầu chúng tôi phải xác định bằng văn bản xem có hoạt động nào đang diễn ra cấu thành sự lãng phí, thiếu hiệu quả hoặc lạm dụng hay không. Điều khoản này cho phép chúng tôi đưa thêm các thông tin liên quan khác vào quyết định của mình. Khi chúng tôi xác định rằng đã xảy ra sự lãng phí, thiếu hiệu quả hoặc lạm dụng, chúng tôi phải gửi kết quả điều tra của mình cho Hội đồng Ủy viên Quận.