Ngày 25 tháng 4, Sở Dịch vụ Cộng đồng đã trình bày kết quả giai đoạn đầu tiên của cuộc rà soát toàn diện Dịch vụ Động vật Quận Multnomah trước Hội đồng Ủy viên - một cột mốc quan trọng trong nỗ lực giải quyết những thách thức tồn tại lâu dài tại cơ quan này trong bối cảnh nhu cầu chưa từng có.
Cuộc rà soát về nơi trú ẩn, do Chủ tịch Jessica Vega Pederson chỉ đạo , được khởi động vào thời điểm khủng hoảng, trầm trọng hơn do đại dịch COVID-19, và diễn ra sau khi các vấn đề được nêu ra trong các cuộc rà soát trước đó vẫn chưa được giải quyết.
Vào tháng 1 năm 2023, trung tâm cứu hộ đã tạm ngừng tiếp nhận vật nuôi đi lạc khỏe mạnh trong một tuần sau khi số lượng vật nuôi được tiếp nhận tăng đột biến gây quá tải cho trung tâm cứu hộ thiếu nhân lực của Quận ở Troutdale. Tình trạng khẩn cấp này đã khiến Chủ tịch phải chỉ đạo những thay đổi quyết liệt và ngay lập tức để cho phép hoạt động trở lại bình thường, đồng thời khởi xướng một cuộc đánh giá nhiều giai đoạn về các vấn đề sâu xa và mang tính hệ thống đã dẫn đến khủng hoảng, bao gồm tình trạng quá tải, lỗ hổng trong chính sách và quy trình, và những thách thức về nhân sự.
Giai đoạn một của cuộc rà soát đã xem xét mọi khuyến nghị mà Sở Dịch vụ Động vật nhận được từ các kiểm toán viên, chuyên gia và cố vấn kể từ năm 2016, và đã đưa ra những kết luận sau:
- Nhiều khuyến nghị được đưa ra cho cơ quan này kể từ năm 2016 vẫn chưa được hoàn thiện toàn bộ hoặc một phần.
- Vẫn còn những thiếu sót về nhân sự, trang thiết bị, quy trình, tài liệu, đào tạo và thủ tục.
- Đại dịch COVID-19 đã làm gián đoạn những tiến triển ban đầu trong việc áp dụng các khuyến nghị, và trong một số trường hợp, thậm chí còn đảo ngược chúng.
“Tình trạng này ở Cơ quan Dịch vụ Động vật đã kéo dài quá lâu rồi,” Chủ tịch Vega Pederson nói. “Giống như công chúng, tôi rất tức giận, phẫn nộ, thất vọng và muốn có hành động cụ thể.”
Lee Girard, quyền giám đốc Dịch vụ Cộng đồng, và Erin Grahek, giám đốc Dịch vụ Động vật, đã trình bày kết quả Giai đoạn Một. Bên cạnh việc phân tích các đánh giá trước đây, Giai đoạn Một cũng đưa ra các khuyến nghị về nhân sự cho ngân sách năm tài chính 2024, khảo sát môi trường của trung tâm cứu hộ, cơ hội xem xét lại hoạt động và chính sách, và các bước tiếp theo trong quá trình xem xét đang diễn ra của Chủ tịch.
Girard thừa nhận những vấn đề tồn tại lâu dài, bao gồm cả việc thay đổi lãnh đạo thường xuyên. Girard cho biết Grahek là giám đốc Dịch vụ Động vật thứ tư trong ba năm, và khi bà bắt đầu đảm nhiệm vị trí này vào tháng 7 năm 2022, vị trí này đã bị bỏ trống trong nhiều tháng. Tương tự, vị trí Quản lý Điều hành Trại tạm trú, hiện do Marian Cannell đảm nhiệm, người nhậm chức vào tháng 10 năm 2022, cũng đã bị bỏ trống kể từ tháng 3 năm 2022.
Ông Girard cho biết: “Bộ phận này cũng có tỷ lệ vị trí trống lên tới 17% và đang trải qua tình trạng luân chuyển nhân viên cao. Điều này đã đẩy Sở Dịch vụ Động vật vào một trong những thời điểm khó khăn nhất trong lịch sử gần đây.”
Đánh giá các khuyến nghị của Dịch vụ Động vật từ năm 2016 đến nay.
Bản đánh giá các khuyến nghị trước đây bao gồm tất cả các khuyến nghị, báo cáo và kiểm toán của Dịch vụ Động vật từ năm 2016 đến nay, cập nhật tình trạng cho từng khuyến nghị và thông tin về các lựa chọn được đưa ra để đáp ứng và thực hiện các khuyến nghị trước đó.
Bản phân tích này đưa ra các khuyến nghị từ Báo cáo Kiểm toán Dịch vụ Động vật năm 2016, một cuộc kiểm toán tiếp theo vào năm 2018, cuộc tham vấn chuyên môn của tổ chức Dogs Playing for Life, Nhóm Cải tiến Hợp tác MCAS và cuộc tham vấn chuyên môn liên tục từ Đại học Wisconsin.
Phân tích cho thấy phần lớn các khuyến nghị vẫn chưa được thực hiện đầy đủ hoặc một phần chưa hoàn thiện, và lưu ý rằng không có người cụ thể nào được giao trách nhiệm thực hiện các cuộc kiểm toán. Việc thiếu tiến độ “có thể một phần là do những thay đổi trong vị trí Giám đốc MCAS và việc thiếu Giám sát viên Điều hành Trại tạm trú trong phần lớn thời gian sau khi cuộc kiểm toán được tiến hành”.
Tóm tắt các khuyến nghị về ngân sách và nhân sự
Đã phân tích mức độ biên chế nhân sự tại Dịch vụ Động vật. Grahek, giám đốc mới, đã dẫn dắt công việc đó với sự tư vấn của Tiến sĩ Sandra Newbury thuộc Đại học Wisconsin, cùng với Hiệp hội Nhân đạo Oregon và Hướng dẫn về Tiêu chuẩn Chăm sóc trong Trại cứu hộ Động vật của Hiệp hội Bác sĩ thú y Trại cứu hộ.
Để tính toán các khuyến nghị cập nhật về biên chế nhân sự, Dịch vụ Chăm sóc Động vật đã sử dụng các khuyến nghị từ các chuyên gia quốc gia và địa phương, có tính đến số lượng động vật được chăm sóc trung bình mỗi ngày và lượng vật dụng làm phong phú môi trường sống cần thiết khác nhau cho các loài động vật khác nhau.
Hiện tại, bộ phận Dịch vụ Động vật có số lượng nhân viên chăm sóc động vật tương đương tám người làm việc toàn thời gian. Trong ngân sách năm tài chính 2023-2024 của Quận, bộ phận Dịch vụ Động vật đã yêu cầu bổ sung sáu nhân viên chăm sóc động vật để đáp ứng số lượng nhân viên tối thiểu, và ngân sách do Chủ tịch Vega Pederson đề xuất bao gồm bảy nhân viên chăm sóc động vật bổ sung, tương ứng với mức tăng 31% về số lượng nhân viên chăm sóc động vật.
Bộ phận Dịch vụ Động vật cũng yêu cầu thêm hai nhân viên dịch vụ khách hàng để hỗ trợ chăm sóc khách hàng, và thêm một điều phối viên cho đội hiện trường để hỗ trợ các cuộc gọi, các nhân viên dịch vụ hiện trường và cộng đồng nói chung.
Quét môi trường hoạt động của nơi trú ẩn
Grahek cho biết phần thứ ba của Giai đoạn Một là khảo sát môi trường về hoạt động và chính sách của các trung tâm tạm trú, công việc này do Cannell giao.
Báo cáo cho thấy trung tâm tạm trú này đang hoạt động “trong tình trạng chuyển đổi” ngay cả trước khi có bất kỳ thay đổi nào về hoạt động do đại dịch COVID-19 gây ra. Báo cáo lưu ý rằng các chính sách, triết lý và kỳ vọng không nhất quán, không đầy đủ hoặc trái ngược với nguồn lực và khả năng của trung tâm.
"Trong số những vấn đề này, vấn đề nghiêm trọng nhất đối với tổ chức dường như là sự thiếu tin tưởng và hiểu biết kém về sứ mệnh của [Dịch vụ Động vật], cũng như vai trò của tổ chức trong cộng đồng," báo cáo cho biết.
Quá trình xây dựng, xem xét và sửa đổi các chính sách và thủ tục cho Dịch vụ Động vật sẽ tiếp tục được thực hiện. Ông Cannell đã đóng vai trò quan trọng trong việc xem xét và cập nhật các chính sách và thủ tục, đồng thời đã khởi động một trang web nội bộ để nhân viên có thể xem xét các chính sách, biểu mẫu và thông tin chung tại một địa điểm tập trung và duy trì tính nhất quán.
Giai đoạn 2
Giai đoạn hai sẽ bao gồm hoạt động tham gia cộng đồng, sử dụng các nhóm nhỏ và khảo sát để tương tác với các cơ quan đối tác, nhân viên, tình nguyện viên và thành viên cộng đồng. Hoạt động tham gia này sẽ được hỗ trợ bởi một bên thứ ba chuyên nghiệp.
Bà Grahek cho biết bà đang nỗ lực để chào bán hợp đồng cho bên thứ ba nhằm bắt đầu giai đoạn này.
Báo cáo này cũng sẽ đề cập đến các chủ đề chung và phản hồi từ cộng đồng, bao gồm cả phản hồi mà Dịch vụ Động vật đã nhận được.
Giai đoạn 3
Giai đoạn cuối cùng của quá trình xem xét sẽ bao gồm các hành động được đề xuất để Hội đồng xem xét, cùng với kế hoạch thực hiện các hành động đó.
Dự kiến công trình sẽ hoàn thành vào mùa hè này.
Nhận xét của hội đồng quản trị
“Tôi cảm thấy thất vọng và tức giận khi nhận được báo cáo và muốn có hành động cụ thể,” Ủy viên Sharon Meieran cho biết , đồng thời bày tỏ lo ngại về khoảng thời gian bốn tháng giữa lúc yêu cầu xem xét lại và báo cáo ban đầu hôm thứ Ba về các khuyến nghị trước đó.
Bà ấy ghi nhận một số cải thiện sau khi các bài báo được đăng tải và hỏi liệu đã có bất kỳ cải thiện chủ động nào trong thời gian đó hay chưa, xét đến nhiều khuyến nghị mà Dịch vụ Động vật đã nhận được trước đợt đánh giá gần đây nhất.
Grahek đã đưa ra một danh sách các thay đổi chủ động, bên cạnh việc phản hồi các vấn đề được nêu ra trong các bài báo. Trung tâm cứu trợ đã thay đổi phạm vi giám sát đối với nhân viên chăm sóc động vật, cho phép họ cung cấp nhiều khóa đào tạo thực hành hơn cho nhân viên hỗ trợ việc nhận nuôi, trong khi nhóm còn lại dành nhiều thời gian hơn cho việc đào tạo nhân viên về vệ sinh và cho ăn vật nuôi.
Ủy viên Susheela Jayapal và Ủy viên Lori Stegmann đều yêu cầu được nghe báo cáo định kỳ từ Sở Dịch vụ Động vật để nắm rõ chi tiết về tiến độ thực hiện các khuyến nghị.
Ủy viên Diane Rosenbaum đã suy ngẫm về một số phát hiện của cuộc đánh giá và hỏi rằng Sở Dịch vụ Động vật sẽ giải quyết như thế nào đối với bất kỳ khuyến nghị nào nêu rõ rằng không có các chỉ số đo lường nhất quán hoặc đôi khi không rõ ràng.
Grahek cho biết cần phải tuyển dụng một quản lý dự án để hỗ trợ việc cải tiến và thực hiện kế hoạch nhằm đạt được các khuyến nghị.
Chủ tịch Vega Pederson cho biết bà dự định sẽ cập nhật thông tin cho từng giai đoạn khi quá trình xem xét tiến triển.
“Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến các tình nguyện viên và nhân viên của chúng tôi vì những công việc họ đã làm,” bà nói. “Và cũng cảm ơn vì cách họ đã nêu bật và đưa những vấn đề này ra ánh sáng.”
"Còn rất nhiều việc phải làm phía trước, nhưng chúng tôi sẽ tiếp tục thúc đẩy tiến trình này với sự khẩn trương, minh bạch và cam kết hoàn thành đến cùng," bà nói.