Hãy đọc phần tóm tắt trên trang này và tải xuống bản PDF để xem toàn bộ báo cáo.
Những gì chúng tôi tìm thấy
Sứ mệnh của Phòng Dịch vụ dành cho Người Khuyết tật Trí tuệ và Phát triển của Quận Multnomah (Phòng) là nâng cao chất lượng cuộc sống của mọi người bằng cách giúp họ tiếp cận đầy đủ cộng đồng thông qua quản lý trường hợp phối hợp. Phòng cung cấp dịch vụ quản lý trường hợp cho khoảng 1.800 người lớn và 2.100 trẻ em với khoảng 90 người quản lý trường hợp và nhận được khoảng 85% kinh phí cho các dịch vụ này từ tiểu bang Oregon.
Chúng tôi nhận thấy khả năng cung cấp dịch vụ chăm sóc chất lượng của bộ phận đang bị đe dọa do số lượng và tốc độ của những thay đổi đáng kể do tiểu bang yêu cầu. Tiểu bang chưa cấp đủ kinh phí cho tất cả những thay đổi này và đã thiết lập một hệ thống tài trợ phức tạp. Tác động gây mất ổn định của những thay đổi này và áp lực về kinh phí ở cấp quận đã dẫn đến tình trạng quá tải và tỷ lệ thôi việc cao, căng thẳng và kiệt sức ở các quản lý hồ sơ, các vấn đề về tinh thần làm việc và khiếu nại từ khách hàng và gia đình của họ.
Thay đổi tổ chức vốn đã khó khăn ngay cả trong những điều kiện thuận lợi nhất. Khi quy mô thay đổi mang tính chuyển đổi và hệ thống của tổ chức vốn đã phức tạp, việc thay đổi cần được quản lý khéo léo và được cấp đủ kinh phí để ngăn ngừa hoặc ít nhất là giảm thiểu các vấn đề phát sinh. Mặc dù nhà nước yêu cầu thực hiện các thay đổi, nhưng bộ phận này vẫn có trách nhiệm duy trì chất lượng dịch vụ cho khách hàng cũng như sự ổn định của chương trình.
Phòng ban tiếp tục điều chỉnh hoạt động để thích ứng với những thay đổi của tiểu bang. Ví dụ, Phòng ban đang đánh giá các dịch vụ mà mình không bắt buộc phải cung cấp, phân tích cấu trúc tổ chức, giảm thời gian cần thiết để các quản lý hồ sơ hoàn thành các tài liệu cần thiết và cung cấp các mẫu và công cụ giúp các quản lý hồ sơ thực hiện công việc của họ. Phòng ban đang đàm phán mức tài trợ và tỷ lệ thanh toán với tiểu bang và nỗ lực cải thiện việc giữ chân nhân viên và tinh thần làm việc chung. Các quản lý hồ sơ trong Phòng ban vẫn đang phải vật lộn để đáp ứng những thay đổi do tiểu bang quy định. Một số vấn đề chúng tôi phát hiện sẽ cần thời gian để giải quyết.
Lý do chúng tôi thực hiện cuộc kiểm toán này
Cuộc kiểm toán này đã được đưa vào lịch trình kiểm toán năm 2018 do Kiểm toán viên tiền nhiệm ban hành. Kiểm toán viên McGuirk tiếp tục cuộc kiểm toán vì bộ phận này phục vụ một nhóm dân cư dễ bị tổn thương trong quận của chúng ta.
Những gì chúng tôi khuyên dùng
Bộ phận này nên:
- Tiếp tục nỗ lực đáp ứng hiệu quả các thay đổi do nhà nước ban hành.
- Tiếp tục chứng minh cho nhà nước thấy rủi ro đối với khách hàng và tác động tiêu cực của những thay đổi nhanh chóng, mang tính chuyển đổi đối với sự ổn định của hệ thống và đội ngũ quản lý hồ sơ của bộ phận.
- Hoàn tất thủ tục giấy tờ đúng hạn.
- Tăng cường việc giám sát hồ sơ bệnh án.