Báo cáo thường niên năm 2024 của Đường dây nóng Chính phủ Tốt
Đường dây nóng của Văn phòng Kiểm toán Quận Multnomah cung cấp một kênh để các nhân viên quận và thành viên cộng đồng báo cáo những lo ngại về gian lận, lãng phí, thiếu hiệu quả và lạm dụng chức vụ.
Sau khi tăng gần 50% vào năm 2023, số lượng báo cáo qua đường dây nóng liên quan đến quận đã giảm khoảng 7% vào năm 2024.
Số lượng báo cáo liên quan đến quận giảm nhẹ trong năm 2024.
Năm 2024, chúng tôi nhận được 32 báo cáo về gian lận, lãng phí, thiếu hiệu quả hoặc lạm dụng chức vụ, tăng hơn 88%. Chúng tôi cho rằng sự gia tăng này là do việc tiếp cận nhân viên thường xuyên và rộng rãi hơn trong năm 2024. Năm 2025, chúng tôi dự định mở rộng phạm vi tiếp cận thông qua video đào tạo theo yêu cầu dành cho tất cả nhân viên của quận.
Các báo cáo về gian lận, lãng phí và lạm dụng chức vụ tăng 88%, trong khi các báo cáo về hành vi sai trái của nhân viên giảm 50%.
Trong năm 2024, chúng tôi đã điều tra, hoặc đưa vào kiểm toán hoặc kiểm toán tiềm năng, 22 báo cáo, tăng 29% so với năm 2023.
Số lượng báo cáo từ công chúng, bao gồm các thành viên cộng đồng và nhà thầu của quận, đã giảm 22% từ năm 2023 đến năm 2024. Sự giảm sút này là một xu hướng tiêu cực mà chúng tôi dự định sẽ đảo ngược thông qua việc tăng cường sự tham gia của cộng đồng vào năm 2025. Các thành viên cộng đồng, bao gồm các nhà thầu và nhà cung cấp của quận, là nguồn thông tin quan trọng về các báo cáo gian lận, lãng phí và lạm dụng.
Số lượng báo cáo từ nhân viên tăng nhẹ trong năm 2024, trong khi số lượng báo cáo từ công chúng giảm 22%.
Tỷ lệ báo cáo ẩn danh giảm nhẹ xuống còn 76% vào năm 2024. Vì các báo cáo ẩn danh thường khó xác minh hơn, chúng tôi muốn tỷ lệ này càng thấp càng tốt. Khả năng báo cáo ẩn danh là một biện pháp tốt nhất cho một đường dây nóng hiệu quả. Tuy nhiên, khi người báo cáo để lại thông tin liên hệ, chúng tôi có nhiều khả năng đặt câu hỏi bổ sung và thu thập thêm thông tin, điều này có thể giúp xác minh báo cáo. Ngoài ra, tỷ lệ báo cáo ẩn danh cao có thể cho thấy người báo cáo sợ bị trả thù.
Tỷ lệ báo cáo ẩn danh năm 2024 một lần nữa cao hơn nhiều so với mức chuẩn.
Chúng tôi phân loại mỗi báo cáo liên quan đến đường dây nóng mà chúng tôi nhận được dựa trên bộ phận mà cáo buộc được cho là đã xảy ra. Đường dây nóng đã nhận được 32 báo cáo liên quan đến Sở Y tế. Tiếp theo là Sở Dịch vụ Nhân sinh Quận với 18 báo cáo, sau đó là Sở Tư pháp Cộng đồng với 11 báo cáo. Sở Y tế có số lượng nhân viên lớn nhất trong số các bộ phận của quận và có ngân sách lớn nhất. Tuy nhiên, điều đáng lo ngại là khoảng một phần ba số báo cáo liên quan đến quận nhận được qua đường dây nóng là về Sở Y tế.
Năm thứ hai liên tiếp, khoảng một phần ba số báo cáo qua đường dây nóng năm 2024 có liên quan đến Sở Y tế.
Kết quả điều tra gian lận, lãng phí, thiếu hiệu quả hoặc lạm dụng chức vụ năm 2024
Đường dây nóng đã điều tra 17 báo cáo trong năm 2024 và đưa thêm 5 báo cáo khác vào cuộc kiểm toán hiện tại hoặc tiềm năng. Trong số 17 báo cáo mà đường dây nóng đã điều tra, chúng tôi xác định 1 báo cáo được xác minh một phần, 12 báo cáo không được xác minh và 4 cuộc điều tra vẫn đang tiếp diễn. Trong năm 2024, chúng tôi đã công bố một báo cáo theo dõi từ đường dây nóng và hai bản ghi nhớ gửi cho ban quản lý.
Tóm tắt các báo cáo chúng tôi đã phát hành trong năm 2024
Bản ghi nhớ gửi Hội đồng Ủy viên Quận: Những thay đổi giữa chừng trong quy trình phân bổ hợp đồng đã đặt ra câu hỏi về tính khách quan và minh bạch của quy trình này*
Vào tháng Giêng, Kiểm toán viên McGuirk đã ban hành bản ghi nhớ này, sau khi Đường dây nóng về Quản trị Tốt nhận được một báo cáo vào mùa xuân năm 2023 liên quan đến quy trình phân bổ hợp đồng diễn ra tại Văn phòng Liên hợp về Dịch vụ cho Người vô gia cư. Cáo buộc cho rằng một quan chức được bầu đã lợi dụng chức vụ của mình để tạo lợi thế cho một nhà cung cấp cụ thể trong quy trình phân bổ hợp đồng.
Bản ghi nhớ đã cung cấp sự minh bạch về những gì chúng tôi tìm thấy khi điều tra báo cáo này. Cuộc điều tra của chúng tôi khiến chúng tôi lo ngại rằng quy trình phân bổ hợp đồng của quận không được bảo vệ đủ khỏi ảnh hưởng bên ngoài để đảm bảo cạnh tranh công bằng và minh bạch, và rằng ảnh hưởng bên ngoài đã gây áp lực không đáng có lên các nhân viên Văn phòng Liên hợp.
*Chúng tôi cũng đã đề cập đến bản ghi nhớ này trong báo cáo thường niên năm ngoái, vì báo cáo này được lập vào năm 2023.
Theo dõi báo cáo từ đường dây nóng: Dịch vụ chăm sóc động vật nên sử dụng quỹ quyên góp cho mục đích đã định.
Chúng tôi đã ban hành báo cáo này vào tháng 8 năm 2024 để tiếp nối báo cáo tháng 6 năm 2023 về việc Dịch vụ Động vật sử dụng các tài khoản quyên góp có hạn chế. Chúng tôi nhận thấy rằng Dịch vụ Động vật đã tăng đáng kể chi tiêu từ các tài khoản quyên góp có hạn chế trong khoảng thời gian từ ngày 1 tháng 7 năm 2023 đến ngày 1 tháng 5 năm 2024, nhưng việc tăng chi tiêu chủ yếu là do chuyển các khoản chi phí hiện có – vốn trong những năm trước đây được thanh toán bằng tiền từ Quỹ Chung – sang các tài khoản quyên góp.
Ví dụ, Quỹ Triệt sản/Thiến được cho là để hỗ trợ chi phí phẫu thuật triệt sản/thiến cho những chủ nuôi thú cưng gặp khó khăn về tài chính, như đã được nêu trong nghị quyết của Hội đồng Ủy viên Quận và trang web của Dịch vụ Động vật. Nhưng từ ngày 1 tháng 7 năm 2023 đến ngày 1 tháng 5 năm 2024, Dịch vụ Động vật chủ yếu chi tiền từ quỹ này cho việc triệt sản và thiến động vật được nhận nuôi. Mục đích của các tài khoản quyên góp là để mở rộng, nâng cao và bổ sung các dịch vụ cho động vật và cộng đồng thông qua các chương trình thí điểm đổi mới, chứ không phải để thay thế nguồn hỗ trợ từ Quỹ Chung.
Bản ghi nhớ gửi Hội đồng Ủy viên Quận: Quận đã sử dụng hợp đồng của tiểu bang để ký kết thỏa thuận với nhà cung cấp, nhưng chưa tuân thủ các điều khoản tài chính của hợp đồng tiểu bang.
Vào tháng 11, Kiểm toán viên McGuirk đã ban hành bản ghi nhớ này sau khi một cá nhân khiếu nại qua đường dây nóng rằng một hợp đồng bị đội giá và lãng phí nguồn lực của quận. Chúng tôi không xác nhận cáo buộc này đáp ứng định nghĩa về sự lãng phí, nhưng lo ngại rằng quận, khi ký kết hợp đồng hợp tác dựa trên hợp đồng của tiểu bang, đã không tuân thủ các điều khoản tài chính của hợp đồng ban đầu – như yêu cầu phải làm. Chúng tôi cũng lo ngại rằng quy trình đấu thầu có thể đã dẫn đến một dự án tốn kém hơn mức cần thiết.
Tóm lược lịch sử của Đường dây nóng
Năm 2007, Kiểm toán viên Quận đã thành lập Đường dây nóng Quản trị Tốt nhằm cung cấp cho nhân viên quận và thành viên cộng đồng một phương thức an toàn và bảo mật để báo cáo các trường hợp nghi ngờ gian lận, lãng phí hoặc lạm dụng chức vụ.
Đường dây nóng là cơ chế báo cáo hiệu quả và là một phần không thể thiếu của hệ thống kiểm soát chống gian lận. Các tổ chức có đường dây nóng chịu tổn thất do gian lận ít hơn đáng kể so với các tổ chức không có đường dây nóng. Và thông tin tố giác là phương pháp hiệu quả nhất để phát hiện gian lận.
Đường dây nóng này đã được đưa vào quy định của quận năm 2023 và thuộc thẩm quyền của Văn phòng Kiểm toán.
Cách chúng tôi xử lý và điều tra các báo cáo
Chúng tôi luôn xem xét nghiêm túc mọi báo cáo gửi đến Đường dây nóng về Chính quyền Tốt. Nếu bạn nghi ngờ có gian lận, lãng phí, thiếu hiệu quả hoặc lạm dụng chức quyền trong chính quyền quận, chúng tôi muốn bạn biết rằng bạn có thể báo cáo một cách bí mật đến đường dây nóng. Chúng tôi biết cần sự can đảm để báo cáo đến đường dây nóng, và điều đó rất quan trọng đối với chúng tôi.
Tất cả các cuộc điều tra qua đường dây nóng của chúng tôi đều bắt nguồn từ thông tin do người dân cung cấp. Mặc dù không phải mọi cáo buộc gửi đến đường dây nóng đều được công khai, nhưng đường dây nóng sẽ điều tra tất cả các khiếu nại về nghi ngờ gian lận, thiếu hiệu quả, lãng phí hoặc lạm dụng chức vụ trong chính quyền quận. Công việc điều tra này đòi hỏi kỹ năng cao để các báo cáo quan trọng được điều tra đầy đủ với chuỗi bằng chứng vững chắc. Đây là công việc thiết yếu giúp duy trì tính liêm chính của chính quyền.
Sau khi nhận được báo cáo qua đường dây nóng, điều tra viên của Đường dây nóng về Quản trị Tốt sẽ tiến hành xem xét sơ bộ báo cáo về mức độ liên quan đến hoạt động của quận, chất lượng thông tin được cung cấp và bản chất của báo cáo, cùng với các yếu tố khác. Một số báo cáo thiếu chi tiết để điều tra, và một số thực chất chỉ là các vấn đề về dịch vụ khách hàng có thể được giải quyết tương đối dễ dàng mà không cần điều tra.
Đối với mỗi báo cáo liên quan đến quận, điều tra viên sẽ tiến hành xem xét sơ bộ. Tùy thuộc vào loại báo cáo, việc xem xét sơ bộ có thể bao gồm xem xét tài liệu và/hoặc dữ liệu, hoặc nói chuyện với nhân viên. Trong giai đoạn xem xét sơ bộ đó, việc thu thập thông tin của chúng tôi được sử dụng để xác định xem báo cáo có cần được điều tra thêm hay không, và ai sẽ là người điều tra.
Nếu sau khi xem xét sơ bộ, chúng tôi quyết định rằng một báo cáo cần được điều tra thêm, chúng tôi sẽ tiến hành một cuộc điều tra chính. Trong quá trình điều tra, chúng tôi thu thập thông tin và phân tích các sự kiện theo các tiêu chuẩn, quy tắc và luật pháp. Nếu báo cáo được chứng minh là có căn cứ, chúng tôi sẽ lập một báo cáo công khai và chia sẻ với Hội đồng Ủy viên Quận. Chúng tôi thường đưa ra các khuyến nghị khi ban hành báo cáo. Chúng tôi không có thẩm quyền kỷ luật đối với nhân viên của quận. Tuy nhiên, quận có thể chọn sử dụng kết quả điều tra của chúng tôi làm cơ sở cho hành động kỷ luật.
Mặc dù phóng viên có thể đưa tin ẩn danh nếu muốn, nhưng cần lưu ý rằng ngay cả khi họ không làm vậy, chúng tôi vẫn bảo vệ quyền riêng tư của phóng viên ở mức tối đa theo pháp luật. Theo Điều 297.765 của Bộ luật sửa đổi Oregon, danh tính của phóng viên không thể được tiết lộ nếu không có sự cho phép rõ ràng của phóng viên. Khi chuyển các báo cáo ẩn danh cho ban quản lý, chúng tôi tóm tắt chi tiết báo cáo và loại bỏ bất kỳ thông tin nào có thể xác định danh tính của phóng viên.