Đánh giá tình trạng thực hiện khuyến nghị: Thư viện đã thực hiện hầu hết các khuyến nghị kiểm toán, nhưng những lo ngại của nhân viên vẫn còn tồn tại.

_{Báo cáo được ban hành tháng 6 năm 2025}

Những điểm nổi bật của báo cáo

Những gì chúng tôi tìm thấy

Văn phòng Kiểm toán theo dõi việc thực hiện các khuyến nghị kiểm toán để hỗ trợ trách nhiệm giải trình của chính quyền quận.

Chúng tôi đánh giá Thư viện đã thực hiện bảy trong số các khuyến nghị từ cuộc kiểm toán Thư viện năm 2023 của chúng tôi , bốn khuyến nghị đang trong quá trình thực hiện và một khuyến nghị còn lại chưa được thực hiện.

Tuy nhiên, thông qua một cuộc khảo sát toàn thể nhân viên thư viện, người lao động vẫn bày tỏ sự không hài lòng về tiến độ thực hiện các khuyến nghị. Ví dụ, mười phần trăm số nhân viên trả lời khảo sát đã đưa ra phản hồi không được yêu cầu, thể hiện cảm giác không được lãnh đạo coi trọng. Dựa trên phản hồi này và các ý kiến ​​khác, dường như có sự khác biệt đáng kể giữa hành động của ban quản lý và những gì nhân viên đã nói với chúng tôi về trải nghiệm của họ. Tỷ lệ phản hồi tích cực thấp đối với nhiều câu hỏi trong khảo sát cho thấy vẫn còn nhiều điều cần cải thiện.

Ý nghĩa của các trạng thái

• Đã thực hiện – Đối tượng được kiểm toán đã thực hiện đầy đủ hoặc đã giải quyết vấn đề để đáp ứng mục đích của khuyến nghị.
• Đang tiến hành – Đơn vị được kiểm toán đã bắt đầu thực hiện.
• Chưa thực hiện – Đối tượng được kiểm toán chưa thực hiện, hoặc không có ý định thực hiện.

Về cuộc khảo sát

Trong quá trình đánh giá tình trạng thực hiện các khuyến nghị, chúng tôi đã khảo sát tất cả nhân viên Thư viện để tìm hiểu quan điểm của họ về việc Thư viện triển khai một số khuyến nghị này. Văn phòng Kiểm toán đã nhận được 306 phản hồi, chiếm khoảng 52% tổng số nhân viên Thư viện. Chúng tôi đã tạo nhiều cơ hội cho những người tham gia khảo sát gửi ý kiến ​​bằng văn bản. Chúng tôi đã đọc và phân tích tất cả 572 ý kiến ​​do nhân viên cung cấp.

Các khuyến nghị đã được thực hiện

Sự giới thiệu	Kết luận của kiểm toán viên
1A. Thực hiện các biện pháp và quy trình khắc phục để đảm bảo các ủy ban an toàn đáp ứng các tiêu chuẩn của OSHA.	Đã triển khai
2. Phối hợp với Chương trình An ninh Quận để hoàn thành Đánh giá Nguy cơ Bạo lực Nơi làm việc và Kế hoạch Phòng ngừa Bạo lực Nơi làm việc, đồng thời thông báo kết quả cho tất cả nhân viên.	Đã triển khai (đã được báo cáo)
4. Sửa đổi các quy trình sau sự cố để cung cấp thêm chi tiết, đặc biệt là về việc hỗ trợ nhân viên và đánh giá sau sự cố, đưa ra hướng dẫn về các sự cố nghiêm trọng nhưng không "nguy kịch", cũng như cho phép thư viện khu phố đưa ra nhiều quyết định hơn.	Đã triển khai
6. Truyền đạt tầm nhìn về hoạt động tiếp cận và gắn kết cộng đồng đến toàn thể nhân viên, bao gồm cả những kỳ vọng về hoạt động tiếp cận cộng đồng đối với nhân viên làm việc tại các thư viện khu phố.	Đã triển khai
7. Xác định và ghi lại những thay đổi sắp tới sẽ ảnh hưởng đến nhân viên, những thay đổi này có thể được hưởng lợi từ việc truyền thông nội bộ tập trung. Đối với mỗi thay đổi được xác định, hãy triển khai chiến lược truyền thông bao gồm nhiều phương thức truyền đạt, có sự tham gia đóng góp ý kiến ​​của nhân viên và giải thích lý do đằng sau những thay đổi đó.	Đã triển khai
9. Xây dựng kế hoạch nhân sự khi toàn bộ công trình hoàn thành. Phù hợp với các phát hiện trong cuộc kiểm toán này, kế hoạch nhân sự cần thu thập ý kiến ​​đóng góp của người lao động trong quá trình xây dựng và cần giải quyết các vấn đề sau: Công tác an ninh, kiểm tra biên chế nhân sự cho lực lượng an ninh và nhân viên công tác xã hội, bao gồm cả việc bố trí nhân lực vào buổi tối và cuối tuần. Điều chỉnh mô hình người phụ trách để phù hợp với thỏa thuận công đoàn. Đảm bảo đủ nhân viên cho các thư viện khu phố để chúng tiếp tục hoạt động. Tăng cường sự tham gia của cộng đồng thông qua các chương trình, hoạt động tiếp cận cộng đồng, sự kiện và các hoạt động tương tác, đồng thời giải quyết những lo ngại của nhân viên về khối lượng công việc và cơ hội. Phân bổ kỹ năng văn hóa và ngôn ngữ theo vị trí và địa điểm. Cần có đủ thời gian để tuyển dụng cho những vị trí khó tìm người phù hợp.	Đã triển khai
10A. Thông báo kế hoạch bố trí nhân sự cho nhân viên thư viện và trình bày kế hoạch này trước Hội đồng Ủy viên Quận trước khi tất cả các tòa nhà mở cửa hoàn toàn trở lại. Yêu cầu điều chỉnh ngân sách khi cần thiết để hỗ trợ kế hoạch bố trí nhân sự.	Đã triển khai

Khuyến nghị #1a: Thực hiện các biện pháp và quy trình khắc phục để đảm bảo các ủy ban an toàn đáp ứng các tiêu chuẩn của OSHA.

Đây là khuyến nghị đầu tiên trong hai khuyến nghị được đánh giá và báo cáo trong báo cáo đánh giá tình trạng khuyến nghị đầu tiên của chúng tôi được ban hành vào tháng 5 năm 2024 và được ghi nhận là đang trong quá trình xử lý trong báo cáo đó.  Xem kết quả tại đây: Đánh giá trạng thái khuyến nghị: Thư viện đã thực hiện một khuyến nghị và đang trong quá trình thực hiện một khuyến nghị khác . Trong báo cáo đó, chúng tôi lưu ý rằng chúng tôi sẽ đánh giá lại khuyến nghị này khi đánh giá các khuyến nghị còn lại để xem quy trình đang hoạt động như thế nào.

Chúng tôi đã tiến hành rà soát lại tài liệu và các chương trình đào tạo của ủy ban an toàn và ghi nhận những cải tiến đáng kể so với lần rà soát trước.

Chúng tôi đã xem xét tài liệu cho giai đoạn từ tháng 1 năm 2024 đến tháng 12 năm 2024 và ghi nhận những điều sau:

• Việc lập hồ sơ cuộc họp đã được cải thiện. Mỗi ủy ban an toàn đều có biên bản ghi chép cuộc họp hàng tháng, bao gồm chi tiết về ngày tháng, người tham dự và nội dung thảo luận.
• Tần suất họp đã được cải thiện. Các cuộc họp định kỳ hàng tháng và hàng quý đều được tổ chức đều đặn, chỉ có một vài ngoại lệ và các ngoại lệ này đều được ghi chép lại.
• Số lượng thành viên ủy ban đã được cải thiện và bắt đầu ổn định. Tất cả các ủy ban đều yêu cầu thành viên phải tham dự và có mặt tại các cuộc họp. Mọi sự vắng mặt đều được ghi lại trong biên bản.
• Việc lập hồ sơ kiểm tra đã được cải thiện đáng kể, không ghi nhận trường hợp kiểm tra nào bị thiếu. Có một số vấn đề về hồ sơ liên quan đến người thực hiện, thời gian và địa điểm kiểm tra ở một vài địa điểm/khu vực, nhưng chúng tôi đã xác định được dựa trên các thông tin nhận dạng khác. Có hai thư viện khu phố mà tất cả các cuộc kiểm tra trong giai đoạn được xem xét (tổng cộng 8 cuộc) đều được thực hiện bởi những người không được đào tạo về nhận diện mối nguy hiểm tại thời điểm kiểm tra.  Tuy nhiên, các thành viên ủy ban đó đã hoàn thành khóa đào tạo vào tháng 2 năm 2025.
• Việc quản lý tài liệu được tập trung, theo dõi và giám sát hàng tháng để đảm bảo biên bản cuộc họp, báo cáo đánh giá, v.v. được tải lên thư mục dùng chung.
• Tỷ lệ hoàn thành đánh giá toàn diện hàng năm đã được cải thiện. Tất cả các đánh giá tại các địa điểm khu vực và trung tâm năm 2024 đã được hoàn thành.
• Chúng tôi đã xem xét việc tuân thủ chương trình đào tạo tính đến ngày 10 tháng 2 năm 2025 và ghi nhận những điểm sau:
  • 96% thành viên ủy ban đã hoàn thành cả ba khóa đào tạo (con số này là 64% trong phân tích trước đó).
  • Nhìn chung, 99% các khóa đào tạo bắt buộc đã được hoàn thành (con số này là 77% trong phân tích trước đó).
  • Chỉ có hai thành viên ủy ban chưa hoàn thành tất cả các khóa đào tạo. Họ đã hoàn thành hai trong ba khóa đào tạo bắt buộc mà chúng tôi đang kiểm tra.

Khuyến nghị số 2: Phối hợp với Chương trình An ninh Quận để hoàn thành Đánh giá Nguy cơ Bạo lực Nơi làm việc và Kế hoạch Phòng ngừa Bạo lực Nơi làm việc, đồng thời thông báo kết quả cho tất cả nhân viên.

Đây là khuyến nghị thứ hai trong số hai khuyến nghị đã được đánh giá và báo cáo trong báo cáo đánh giá tình trạng khuyến nghị đầu tiên của chúng tôi được ban hành vào tháng 5 năm 2024 và được ghi nhận là đã thực hiện. 

Không có đánh giá bổ sung nào được thực hiện trong báo cáo này.

Xem kết quả tại đây: Đánh giá trạng thái khuyến nghị: Thư viện đã thực hiện một khuyến nghị và đang trong quá trình thực hiện một khuyến nghị khác .

Khuyến nghị số 4: Sửa đổi các quy trình sau sự cố để cung cấp thêm chi tiết, đặc biệt là về việc hỗ trợ nhân viên và đánh giá sau sự cố, cung cấp hướng dẫn về các sự cố nghiêm trọng nhưng không "nguy kịch", cũng như cho phép đưa ra nhiều quyết định hơn ở cấp thư viện khu phố.

Chúng tôi ghi nhận rằng các quy trình quan trọng đã được cập nhật và thông báo cho nhân viên Thư viện qua email vào ngày 5 tháng 6 năm 2024. Ngoài ra, các nguồn lực hỗ trợ sau sự cố đã được chia sẻ với toàn thể nhân viên qua email vào ngày 22 tháng 7 năm 2024, bao gồm cả liên kết đến các nguồn lực hỗ trợ và các hướng dẫn khi xảy ra các sự cố nghiêm trọng nhưng không "nghiêm trọng". Do đó, chúng tôi xem xét việc thực hiện khuyến nghị này.

Tuy nhiên, chúng tôi nhận thấy tỷ lệ phản hồi tích cực từ nhân viên về việc các sửa đổi và hướng dẫn đã đủ hay chưa là khá thấp. Là một phần của quá trình đánh giá tình trạng thực hiện một số khuyến nghị, chúng tôi đã tiến hành một cuộc khảo sát để thu thập quan điểm của nhân viên về việc triển khai các khuyến nghị đó.

Nhân viên thư viện cảm thấy cần phải làm nhiều hơn nữa để hỗ trợ và hướng dẫn về các quy trình sau sự cố.

Câu hỏi khảo sát: Bạn có cảm thấy những sửa đổi đối với các quy trình sau sự cố liên quan đến việc hỗ trợ nhân viên và đánh giá sau sự cố là đủ hay không?

Một số người tham gia khảo sát đã chia sẻ thêm thông tin chi tiết cho thấy họ không hề biết về bất kỳ thay đổi nào, cảm thấy không có thay đổi nào được thực hiện, hoặc không cảm thấy nhận được sự hỗ trợ nào. Một số nhân viên cũng đã chỉ ra sự cần thiết phải cải thiện trong các ý kiến ​​đóng góp của họ.

Nhân viên thư viện cho rằng cần phải làm nhiều hơn nữa để hướng dẫn về quy trình xử lý sau sự cố, làm rõ sự khác biệt giữa các sự cố nghiêm trọng nhưng không "nguy kịch".

Câu hỏi khảo sát: Bạn có cảm thấy đã có đủ hướng dẫn về sự khác biệt giữa các sự cố nghiêm trọng nhưng không "nguy kịch" hay chưa?

Một số người được hỏi cũng cho rằng sự phân biệt đó không hữu ích hoặc nó phụ thuộc vào quan điểm cá nhân.

Nhân viên thư viện cho rằng cần có nhiều cấp độ ra quyết định hơn tại các thư viện về quy trình xử lý sau sự cố.

Câu hỏi khảo sát: Bạn có cảm thấy có những cơ hội ra quyết định phù hợp ở cấp thư viện khu phố liên quan đến các quy trình sau sự cố không?

Đối với những người cung cấp thêm phản hồi, một số người tham gia khảo sát cho rằng nên cho phép nhân viên tham gia nhiều hơn vào quá trình đóng góp ý kiến, và một vài nhân viên cho biết họ cảm thấy không được coi trọng.

Nhân viên đã cung cấp 112 phản hồi kèm theo ví dụ và ý kiến ​​đóng góp cho các câu hỏi khảo sát liên quan đến khuyến nghị này. Mặc dù chúng tôi đã đánh dấu khuyến nghị này là đã được thực hiện dựa trên việc cập nhật các nguồn lực và quy trình, điều quan trọng là ban lãnh đạo Thư viện cần nỗ lực hơn nữa để hiểu rõ hơn nhu cầu và mối quan ngại của nhân viên Thư viện bị ảnh hưởng bởi các sự cố nghiêm trọng và khẩn cấp tại các địa điểm thư viện. Tỷ lệ phản hồi tích cực thấp cho thấy vẫn cần có những cải tiến và còn nhiều điều cần phải làm.

Khuyến nghị số 6: Truyền đạt tầm nhìn về hoạt động tiếp cận và gắn kết cộng đồng đến toàn thể nhân viên, bao gồm cả kỳ vọng về hoạt động tiếp cận cộng đồng đối với nhân viên làm việc tại các thư viện khu phố.

Tầm nhìn về hoạt động tiếp cận cộng đồng của Thư viện đã được ghi lại trên mạng nội bộ của Thư viện, có thể truy cập được bởi tất cả nhân viên Thư viện.  Điều này bao gồm các tài liệu và nguồn lực về hoạt động gắn kết cộng đồng của Thư viện, chẳng hạn như các biểu mẫu, định nghĩa, mô tả các loại hình tiếp cận cộng đồng và hướng dẫn. Các nguồn lực trên mạng nội bộ đã được thông báo cho nhân viên thông qua email toàn thể, một lần vào ngày 8 tháng 7 năm 2024 và một lần nữa vào ngày 14 tháng 10 năm 2024.

Gần đây hơn, các dịch vụ cộng đồng và hoạt động gắn kết cộng đồng đã được nêu rõ trong Kế hoạch bố trí nhân sự thư viện Quận Multnomah được công bố vào tháng 2 năm 2025.

Việc truyền đạt tầm nhìn về hoạt động tiếp cận cộng đồng của Thư viện đã được đưa vào Kế hoạch Nhân sự. Mặc dù chúng tôi đã hỏi ý kiến ​​nhân viên về việc thực hiện khuyến nghị này trước khi công bố Kế hoạch Nhân sự – nhưng chúng tôi vẫn kỳ vọng nhân viên sẽ nhận thức được điều đó nếu ban lãnh đạo đã đưa nhân viên vào quá trình xây dựng Kế hoạch Nhân sự.  Tuy nhiên, chúng tôi nhận thấy hầu hết nhân viên đều cảm thấy thông tin chưa được truyền đạt đầy đủ.

Đa số nhân viên cảm thấy Tầm nhìn về hoạt động tiếp cận cộng đồng chưa được truyền đạt đầy đủ.

Câu hỏi khảo sát: Tầm nhìn về hoạt động tiếp cận cộng đồng đã được truyền đạt đến bạn chưa (trực tiếp và/hoặc thông qua email toàn thể nhân viên)?

Chúng tôi xem xét việc thực hiện khuyến nghị này do Kế hoạch Nhân sự được công bố vào tháng 2 năm 2025, sau cuộc khảo sát của chúng tôi, vì nó bao gồm các chi tiết cụ thể về dịch vụ tiếp cận cộng đồng và sự tham gia của cộng đồng. Tuy nhiên, ban lãnh đạo Thư viện cần đảm bảo phần này của Kế hoạch Nhân sự đến được với những người bị ảnh hưởng trực tiếp. Xem khuyến nghị số 9 và số 10 bên dưới để biết thêm thông tin về việc truyền đạt và công bố Kế hoạch Nhân sự này.

Khuyến nghị số 7: Xác định và ghi lại những thay đổi sắp tới sẽ ảnh hưởng đến nhân viên, và việc truyền đạt thông tin nội bộ một cách tập trung sẽ mang lại hiệu quả tốt hơn.

Đối với mỗi thay đổi được xác định, hãy triển khai chiến lược truyền thông bao gồm nhiều phương thức truyền đạt, có sự tham gia đóng góp ý kiến ​​của nhân viên và giải thích lý do đằng sau những thay đổi đó.

Chúng tôi đã xem xét một số thông báo từ ban lãnh đạo Thư viện gửi đến toàn thể nhân viên trong năm 2024. Điều này bao gồm email, các cuộc họp video và các tài nguyên trực tuyến về các thay đổi khác nhau đang diễn ra. Một vài thông báo quan trọng bao gồm Kế hoạch Nhân sự mới (xem khuyến nghị số 9 và số 10 bên dưới để biết thêm thông tin về việc truyền đạt và công bố Kế hoạch Nhân sự này) và thông tin liên quan đến việc mở và đóng cửa các địa điểm thư viện liên quan đến các dự án xây dựng cơ sở vật chất của Thư viện.

Mặc dù không phải là một hệ thống mới, Thư viện vẫn duy trì một ma trận giao tiếp phác thảo các kênh khác nhau để chia sẻ, thu thập và thảo luận thông tin với nhân viên Thư viện. Ban lãnh đạo thư viện đã chia sẻ một ví dụ về kế hoạch truyền thông gần đây được sử dụng cho Sáng kiến ​​Tuyển dụng Nhân sự Tương lai, trong đó nêu chi tiết kế hoạch truyền thông với mốc thời gian, đối tượng, trạng thái và người chịu trách nhiệm. Ngoài ra, thư viện cũng liên lạc hàng tuần với toàn thể nhân viên để truyền đạt thông tin, các mục hành động và các sự kiện.

Trong khuôn khổ cuộc khảo sát, chúng tôi cũng thu thập ý kiến ​​của nhân viên về việc thực hiện khuyến nghị này.

Ban lãnh đạo thư viện có thể làm nhiều hơn nữa để thông báo cho nhân viên về những thay đổi ảnh hưởng đến họ.

Câu hỏi khảo sát: Theo quan điểm của bạn, ban lãnh đạo Thư viện đã cung cấp cho bạn thông tin đầy đủ về những thay đổi ảnh hưởng đến nhân viên (trực tiếp, qua email toàn thể nhân viên và/hoặc qua trang Library Commons) chưa?

Chỉ có 15% người tham gia khảo sát cảm thấy rằng ban lãnh đạo thư viện đã tham khảo ý kiến ​​nhân viên một cách phù hợp về những thay đổi ảnh hưởng đến họ.

Câu hỏi khảo sát: Bạn có cảm thấy ban lãnh đạo thư viện đã tham khảo ý kiến ​​nhân viên một cách phù hợp về những thay đổi ảnh hưởng đến nhân viên không?

Mặc dù chúng tôi coi khuyến nghị này đã được thực hiện nhờ vào lượng thông tin liên lạc đang diễn ra, nhưng vẫn còn rất nhiều điều cần cải thiện. Quan điểm của nhân viên vẫn là một vấn đề đáng lo ngại. Các phản hồi trong khảo sát của chúng tôi cho thấy nhân viên bày tỏ rằng họ không cảm thấy mình được tham gia vào những thay đổi ảnh hưởng đến họ.  Một số nhân viên cho biết nếu được hỏi ý kiến ​​thì họ không cảm thấy điều đó có tác động đến sự thay đổi và nhiều người thấy thông tin được cung cấp mơ hồ và/hoặc không rõ ràng. Một số nhân viên bày tỏ cảm giác không được ban quản lý thư viện coi trọng. Ban lãnh đạo thư viện cần tiếp tục tìm cách để kết hợp ý kiến ​​đóng góp của nhân viên vào những thay đổi ảnh hưởng đến nhân viên thư viện.

Khuyến nghị số 9: Xây dựng kế hoạch nhân sự khi toàn bộ công trình hoàn thành. Phù hợp với các phát hiện trong cuộc kiểm toán này, kế hoạch nhân sự nên thu thập ý kiến ​​đóng góp của người lao động trong quá trình xây dựng và cần giải quyết các vấn đề sau:

• Công tác an ninh, kiểm tra biên chế nhân sự cho lực lượng an ninh và nhân viên công tác xã hội, bao gồm cả việc bố trí nhân lực vào buổi tối và cuối tuần.
• Điều chỉnh mô hình người phụ trách để phù hợp với thỏa thuận công đoàn.
• Đảm bảo đủ nhân viên cho các thư viện khu phố để chúng tiếp tục hoạt động.
• Tăng cường sự tham gia của cộng đồng thông qua các chương trình, hoạt động tiếp cận cộng đồng, sự kiện và các hoạt động tương tác, đồng thời giải quyết những lo ngại của nhân viên về khối lượng công việc và cơ hội.
• Phân bổ kỹ năng văn hóa và ngôn ngữ theo vị trí và địa điểm.
• Cần có đủ thời gian để tuyển dụng cho những vị trí khó tìm người phù hợp.

Kế hoạch bố trí nhân sự đã được xây dựng và chia sẻ với toàn thể nhân viên vào ngày 10 tháng 2 năm 2025. Ban lãnh đạo thư viện đã tham vấn toàn thể nhân viên trước khi công bố phiên bản cuối cùng của Kế hoạch bố trí nhân sự thông qua các cuộc họp trực tuyến, thu thập ý kiến ​​đóng góp của nhân viên trước các cuộc họp thông qua các biểu mẫu và một nhà tư vấn bên thứ ba, cũng như cung cấp các bản cập nhật qua email trong suốt năm 2024 và sang năm 2025.

Chúng tôi đã thu thập quan điểm của nhân viên thư viện về khuyến nghị này thông qua khảo sát toàn thể nhân viên thư viện để tìm hiểu mức độ đóng góp của nhân viên vào Kế hoạch Nhân sự.

Đa số nhân viên cảm thấy kế hoạch Sáng kiến ​​Tương lai về Tuyển dụng đang được truyền đạt đến họ, nhưng nhiều người vẫn gặp khó khăn trong việc hiểu mục đích của nó.

Câu hỏi khảo sát: Bạn có cảm thấy Sáng kiến ​​về Tương lai của Tuyển dụng đã được truyền đạt đầy đủ đến bạn không?

data-view-mode="cke_full_width" data-caption="Nguồn: Khảo sát của Văn phòng Kiểm toán Quận Multnomah. Kết quả từ 278 người trả lời khảo sát cho câu hỏi này.">

Nhân viên cảm thấy ý kiến ​​đóng góp của họ chưa được xem xét đầy đủ trong kế hoạch Sáng kiến ​​về Tương lai của Nhân lực.

Câu hỏi khảo sát: Theo quan điểm của bạn, ban lãnh đạo Thư viện đã thu thập đầy đủ ý kiến ​​đóng góp của nhân viên vào kế hoạch Sáng kiến ​​về Tương lai của Nhân sự chưa?

Các nhân viên đã cung cấp 100 phản hồi kèm theo ví dụ và ý kiến ​​đóng góp cho các câu hỏi khảo sát liên quan đến khuyến nghị này. Một lần nữa, một số nhân viên bày tỏ cảm giác không được ban quản lý thư viện coi trọng. Thêm vào đó, các nhân viên cho biết từ góc nhìn của họ, thiếu sự tham gia đóng góp ý kiến ​​từ phía nhân viên.

Chúng tôi coi khuyến nghị này đã được thực hiện vì kế hoạch nhân sự đã được xây dựng và có bao gồm ý kiến ​​đóng góp của nhân viên thông qua công việc của tư vấn viên bên thứ ba.  Mặc dù chúng tôi chưa đánh giá tính đầy đủ của ý kiến ​​đóng góp từ nhân viên, nhưng chúng tôi muốn lưu ý ban lãnh đạo Thư viện về phản hồi của nhân viên trong khảo sát, những người bày tỏ sự lo ngại về vấn đề này. Một lần nữa, ban lãnh đạo Thư viện nên tiếp tục tìm cách để kết hợp ý kiến ​​đóng góp của nhân viên vào những thay đổi ảnh hưởng đến nhân viên Thư viện.

Khuyến nghị #10a: Thông báo kế hoạch nhân sự cho nhân viên thư viện và trình bày kế hoạch này trước Hội đồng Ủy viên Quận trước khi tất cả các tòa nhà mở cửa hoàn toàn. Yêu cầu điều chỉnh ngân sách khi cần thiết để hỗ trợ kế hoạch nhân sự.

Các cập nhật về Kế hoạch Sáng kiến ​​Tuyển dụng Nhân sự Tương lai đã được thông báo cho toàn thể nhân viên Thư viện nhiều lần trong năm 2024 và kéo dài đến năm 2025, cũng như trước khi được trình lên Hội đồng Ủy viên Quận. Nhiều thông báo đã được gửi đến toàn thể nhân viên thông qua email, các nguồn tài nguyên trên mạng nội bộ và các cuộc họp trực tuyến. Kế hoạch Sáng kiến ​​Tuyển dụng Nhân sự Tương lai đã được trình lên Hội đồng Ủy viên Quận vào ngày 17 tháng 12 năm 2024. Thay đổi ngân sách là một phần của quy trình lập ngân sách trong suốt cả năm, với ít nhất một điều chỉnh ngân sách gần đây đã diễn ra vào ngày 16 tháng 1 năm 2025 và được Hội đồng Ủy viên Quận phê duyệt.

Các đề xuất đang được xem xét

Sự giới thiệu	Kết luận của kiểm toán viên
3. Xây dựng kế hoạch đánh giá liên tục chương trình an toàn và an ninh, bao gồm: Đánh giá các chương trình đào tạo liên quan đến an ninh, dựa trên phản hồi của nhân viên. Xây dựng quy trình để đảm bảo tất cả nhân viên tiếp xúc trực tiếp với công chúng đều đã tham gia các khóa đào tạo và được cập nhật kiến ​​thức thường xuyên. Triển khai quy trình báo cáo sự cố bao gồm phân tích dữ liệu về xu hướng, xác định và ghi lại các hành động khắc phục.	Đang xử lý
5. Thông báo cho toàn thể nhân viên sau các sự cố nghiêm trọng và tóm tắt các sự cố cũng như xu hướng diễn biến.	Đang xử lý
8. Xây dựng và truyền đạt kế hoạch để đội ngũ lãnh đạo thường xuyên dành thời gian đến thăm các thư viện khu phố.	Đang xử lý
10B. Thông báo kế hoạch nhân sự cho nhân viên thư viện và trình bày kế hoạch đó cho Hội đồng Ủy viên Quận sau khi mở cửa trở lại. Yêu cầu điều chỉnh ngân sách khi cần thiết để hỗ trợ kế hoạch nhân sự.	Đang xử lý (Hạn chót ngày 1 tháng 10 năm 2026)

Khuyến nghị số 3: Xây dựng kế hoạch đánh giá liên tục chương trình an toàn và an ninh, bao gồm:

• Đánh giá các chương trình đào tạo liên quan đến an ninh, dựa trên phản hồi của nhân viên.

• Xây dựng quy trình để đảm bảo tất cả nhân viên tiếp xúc trực tiếp với công chúng đều đã tham gia các khóa đào tạo và được cập nhật kiến ​​thức thường xuyên.

• Triển khai quy trình báo cáo sự cố bao gồm phân tích dữ liệu về xu hướng, xác định và ghi lại các hành động khắc phục.

Thư viện đang đánh giá các chương trình đào tạo liên quan đến an ninh, dựa trên phản hồi từ nhân viên.

Khóa đào tạo của Viện Phòng ngừa Khủng hoảng (CPI) được chỉ định cho tất cả nhân viên thuộc quyền quản lý của Giám đốc Dịch vụ Địa điểm. Dựa trên phản hồi từ ban lãnh đạo, khóa huấn luyện ứng phó với các mối đe dọa chủ động được cung cấp cho mỗi địa điểm hàng năm và khóa huấn luyện nhận thức an toàn cơ bản được chỉ định cho nhân viên mới, cùng với khóa học ôn tập cho nhân viên hiện tại.

Tính đến tháng 3 năm 2025, Thư viện đang trong quá trình triển khai phần mềm báo cáo sự cố mới. Theo thông tin từ ban lãnh đạo Thư viện, khi phần mềm mới được đưa vào sử dụng, họ sẽ có thể báo cáo và phân tích dữ liệu, đồng thời sẽ xây dựng kế hoạch truyền thông phù hợp. Tình trạng triển khai phần mềm này đã được thông báo cho toàn thể nhân viên vào ngày 26 tháng 2 năm 2025. Chúng tôi đang xem xét khuyến nghị này trong quá trình thực hiện cho đến khi công cụ phần mềm báo cáo được đưa vào sử dụng và giải quyết được yếu tố này trong khuyến nghị.

Khuyến nghị số 5: Thông báo cho toàn thể nhân viên sau các sự cố nghiêm trọng và cung cấp tóm tắt về các sự cố và xu hướng diễn biến.

Các quy trình quan trọng đã được cập nhật và thông báo cho toàn thể nhân viên vào ngày 5 tháng 6 năm 2024. Các nguồn lực hỗ trợ sau sự cố đã được chia sẻ với toàn thể nhân viên vào ngày 22 tháng 7 năm 2024, bao gồm cả liên kết đến các nguồn lực hỗ trợ và các hướng dẫn khi xảy ra các sự cố nghiêm trọng nhưng không "nghiêm trọng". Các sự cố nghiêm trọng được báo cáo cho toàn thể nhân viên trong suốt năm khi chúng xảy ra. Bản cập nhật an ninh hàng quý gần đây nhất đã được thông báo cho toàn thể nhân viên vào ngày 5 tháng 6 năm 2024. Tính đến tháng 3 năm 2025, không có thêm bản cập nhật nào được cung cấp. Ban lãnh đạo thư viện cho biết lý do là vì vị trí quản lý an ninh hiện đang trống.

Đề xuất này đang được xem xét vì Thư viện đã tạm ngừng cập nhật thường xuyên do vị trí quản lý an ninh đang bị bỏ trống.

Trong khuôn khổ cuộc khảo sát toàn thể nhân viên, chúng tôi đã hỏi ý kiến ​​của nhân viên về đề xuất này.

Đa số nhân viên cảm thấy họ được thông báo đầy đủ về các sự cố nghiêm trọng.

Câu hỏi khảo sát: Bạn có cảm thấy mình được thông báo đầy đủ về các sự cố nghiêm trọng không?

Tỷ lệ phản hồi tích cực giảm khi được hỏi liệu họ có được thông báo đầy đủ sau một sự cố nghiêm trọng hay không.

Câu hỏi khảo sát: Bạn có cảm thấy mình được giải trình đầy đủ sau các sự cố nghiêm trọng không?

Khuyến nghị số 8: Xây dựng và truyền đạt kế hoạch để đội ngũ lãnh đạo thường xuyên dành thời gian đến thăm các thư viện khu phố.

Dựa trên thông tin do ban lãnh đạo Thư viện cung cấp, dự kiến ​​ban lãnh đạo sẽ dành thời gian trực tiếp tại các địa điểm thư viện ít nhất hai lần một tháng. Dự kiến ​​này được thông báo cho các thành viên mới của nhóm quản lý điều hành (EMT) trong quá trình hội nhập/định hướng và được truyền đạt trực tiếp tại các cuộc họp của nhóm EMT. Ban lãnh đạo cho biết họ đã và đang thực hiện việc này nhưng đã triển khai một hệ thống theo dõi để chính thức ghi lại thời gian các thành viên EMT dành cho các thư viện khu phố. 

Chúng tôi đã có được bản sao của bảng theo dõi hoạt động cho năm dương lịch 2024 và đầu năm 2025, trong đó ghi nhận rằng các thành viên EMT đang theo dõi các hoạt động tại chỗ của họ hàng tháng. Dựa trên phân tích bảng theo dõi này, chúng tôi nhận thấy rằng các chuyến thăm tại chỗ không diễn ra ở mức độ mong đợi và không được phối hợp tốt. Mặc dù các thành viên EMT đã ghi nhận các chuyến thăm đến các địa điểm thư viện, nhưng chỉ có bốn trong số chín thành viên EMT hiện tại ghi nhận hai hoặc nhiều chuyến thăm đến thư viện mỗi tháng trong 60% hoặc hơn số tháng mà chúng tôi đã xem xét (tháng 1 năm 2024 đến tháng 3 năm 2025). Ngoài ra, một số địa điểm thư viện có nhiều tháng không có chuyến thăm nào được ghi nhận. Ví dụ, trong số 15 tháng (27%) mà chúng tôi đã xem xét, Thư viện Sellwood chỉ có bốn tháng (được ghi nhận là có thành viên đội cấp cứu đến thăm ít nhất một ngày trong tháng). Điều này không phải là bất thường; đa số các chi nhánh thư viện trong giai đoạn này có số tháng mở cửa được ghi nhận đến thăm ít hơn một nửa.

Nhóm quản lý điều hành chỉ thực hiện chuyến thăm định kỳ hàng tháng có ghi chép lại trong chưa đến một nửa số tháng thư viện mở cửa, đối với hầu hết các chi nhánh thư viện.

Chúng tôi cũng tìm hiểu nhận thức của nhân viên về thời gian các thành viên EMT dành cho các thư viện khu phố như một phần của cuộc khảo sát toàn thể nhân viên thư viện.

Nhân viên cảm thấy ban lãnh đạo thư viện không thường xuyên dành thời gian có mặt tại các thư viện.

Câu hỏi khảo sát: Bạn có cảm thấy ban lãnh đạo thư viện thường xuyên dành thời gian trực tiếp đến các thư viện khu phố không?

Chúng tôi đã nhận được hơn 60 bình luận liên quan đến đề xuất này.  Một số nhân viên cho biết ban lãnh đạo có đến công ty nhưng chỉ vào những sự kiện đặc biệt như lễ khai trương lại hoặc sau các sự cố nghiêm trọng, chứ không phải các hoạt động thường nhật.  Một số người tham gia khảo sát cho biết họ muốn thấy ban lãnh đạo can thiệp để giúp duy trì hoạt động của các thư viện khi xảy ra tình trạng thiếu nhân viên dẫn đến việc phải đóng cửa. Một lần nữa, nhân viên bày tỏ phản hồi cho thấy họ cảm thấy không được ban lãnh đạo thư viện coi trọng.

Mặc dù ban lãnh đạo đã xây dựng một bảng theo dõi và truyền đạt kỳ vọng cho các thành viên EMT mới, chúng tôi vẫn đang xem xét khuyến nghị này trong quá trình thực hiện. Lý do là vì các chuyến thăm không diễn ra ở mức độ như kỳ vọng, theo định nghĩa của ban lãnh đạo Thư viện, đối với tất cả các thành viên EMT và dường như cũng có sự không nhất quán giữa những gì ban quản lý nói họ đang làm và những gì nhân viên đã nói với chúng tôi về trải nghiệm của họ. Phân tích các chuyến thăm được ghi nhận cho thấy một lĩnh vực mà ban lãnh đạo có cơ hội để chủ động và phối hợp tốt hơn các chuyến thăm tại chỗ nhằm cung cấp phạm vi bao phủ tốt hơn các chuyến thăm tại chỗ ở các thư viện.

Ban lãnh đạo thư viện cần xây dựng thêm một kế hoạch phù hợp với nhu cầu và vai trò của các thành viên EMT (Nhân viên cấp cứu) tại thư viện, đồng thời đảm bảo kế hoạch này được truyền đạt đến toàn thể nhân viên để mọi người đều hiểu rõ những kỳ vọng đối với các thành viên EMT khi làm việc tại thư viện.

Khuyến nghị #10b: Thông báo kế hoạch nhân sự cho nhân viên thư viện và trình bày kế hoạch này trước Hội đồng Ủy viên Quận sau khi mở cửa trở lại. Yêu cầu điều chỉnh ngân sách khi cần thiết để hỗ trợ kế hoạch nhân sự. Việc liên lạc tiếp theo cần được thực hiện trước ngày 1 tháng 10 năm 2026.

Đề xuất này đang trong quá trình xem xét vì chưa phải tất cả các tòa nhà đều đã hoàn thành. Các dự án cuối cùng hiện tại dự kiến ​​sẽ khai trương vào năm 2026. Văn phòng chúng tôi dự định sẽ theo dõi sau ngày 1 tháng 10 năm 2026 để xác định tình trạng của đề xuất này.

Các khuyến nghị không được thực hiện và không có ý định thực hiện.

Khuyến nghị #1b: Hãy ủng hộ các ủy ban an toàn như một nơi để giải quyết các vấn đề an ninh.

Ban lãnh đạo thư viện cho biết họ không có ý định thực hiện phần khuyến nghị này. Ban lãnh đạo thư viện, sau khi tham khảo ý kiến ​​của Giám đốc An ninh Nơi làm việc của Quận, không coi các ủy ban an toàn là nơi để giải quyết các vấn đề an ninh. Các nỗ lực khác nhằm tăng cường sự hợp tác giữa các đội an ninh và an toàn bao gồm việc thành lập một nhóm điều phối ủy ban an toàn. Ủy ban này được thành lập để quản lý tốt hơn các vấn đề an toàn nói chung và là nơi để các trưởng nhóm ủy ban an toàn gặp gỡ cùng với người quản lý an ninh (hiện là vị trí còn trống).  Ủy ban này họp khoảng mỗi quý một lần. Ngoài ra, còn có một nhóm an ninh toàn quận cũng họp khoảng mỗi quý một lần. Đây là một nhóm liên ngành, nơi các vấn đề an toàn được giải quyết. Thư viện có một đại diện tham gia nhóm này. 

Mục tiêu, phạm vi và phương pháp luận

Mục tiêu của đợt đánh giá này là xác định tình trạng thực hiện các khuyến nghị từ cuộc kiểm toán thư viện có thời hạn như sau:

• Hạn chót ngày 1 tháng 1 năm 2024 đối với khuyến nghị 1 và 2.
• Hạn chót là ngày 1 tháng 6 năm 2024 đối với các khuyến nghị từ 3 đến 8.
• Hạn chót ngày 1 tháng 10 năm 2024 đối với các khuyến nghị 9 và 10a.
• Hạn chót ngày 1 tháng 10 năm 2026 đối với khuyến nghị 10b

Nhân viên kiểm toán đã đánh giá tình trạng thực hiện các khuyến nghị dựa trên việc xem xét tài liệu và các bằng chứng khác hiện có, các cuộc phỏng vấn và kết quả khảo sát gửi đến nhân viên thư viện.

Là một phần của quá trình đánh giá tình trạng thực hiện các khuyến nghị, chúng tôi đã khảo sát nhân viên thư viện để hiểu quan điểm của họ về tình trạng thực hiện một số khuyến nghị và xem những thay đổi nào đã diễn ra kể từ lần kiểm tra ban đầu. Cuộc khảo sát được thực hiện từ ngày 20 tháng 12 năm 2024 đến ngày 15 tháng 1 năm 2025.

Chúng tôi đã gửi đường dẫn khảo sát đến toàn thể nhân viên thư viện thông qua một nhóm email chung cho tất cả nhân viên. Đối với khảo sát đánh giá này, chúng tôi đã nhận được 306 phản hồi.

Để tránh gây hiểu nhầm về xung đột lợi ích, Kiểm toán viên Jennifer McGuirk không trực tiếp giám sát việc đánh giá này vì chồng bà là nhân viên làm việc theo ca tại Thư viện. Thay vào đó, người giám sát là Giám đốc Kiểm toán Nicole Dewees.

Cập nhật trạng thái của khuyến nghị

Trong mỗi cuộc kiểm toán mà văn phòng chúng tôi thực hiện, chúng tôi đều đưa ra các khuyến nghị nhằm cải thiện hoạt động của chính phủ, đặc biệt là về hiệu quả, tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và công bằng. Mục tiêu của chúng tôi trong việc đánh giá tình trạng thực hiện các khuyến nghị là để giúp đảm bảo ban quản lý thực hiện các khuyến nghị cải tiến này.

Chúng tôi nhận thấy rằng sau khi công bố đánh giá về tình trạng thực hiện các khuyến nghị, ban quản lý có thể thực hiện đầy đủ một khuyến nghị mà chúng tôi đã báo cáo là đang trong quá trình thực hiện hoặc chưa được thực hiện. Khi đó, ban quản lý có thể cung cấp bằng chứng cho Kiểm toán viên chứng minh lý do tại sao tình trạng của khuyến nghị cần được thay đổi trong báo cáo kiểm toán trong tương lai. Quyết định cuối cùng về việc thay đổi tình trạng của bất kỳ khuyến nghị nào thuộc về Kiểm toán viên.

Nhân viên

Annamarie McNiel, CPA, Giám đốc Điều hành & Kiểm toán

Bản báo cáo (dạng PDF), kèm theo phản hồi của ban quản lý.