Các lĩnh vực trọng tâm bao gồm nơi tạm trú, nhà tù, viện dưỡng lão và làm việc từ xa.
Kiểm toán viên Jennifer McGuirk đã trình bày
Văn phòng Kiểm toán đã khảo sát hơn 3.300 nhân viên, tiến hành 70 cuộc phỏng vấn với các lãnh đạo và quản lý của Quận, thực hiện các chuyến thăm thực địa và nghiên cứu hướng dẫn của Quận, tiểu bang và liên bang. Các lĩnh vực trọng tâm bao gồm phản ứng của Quận trong các tình huống tập trung đông người và việc thực hiện hướng dẫn trên toàn Quận. Thời gian khảo sát kéo dài từ ngày 1 tháng 6 năm 2020 đến ngày 18 tháng 12 năm 2020.
“Cụ thể, chúng tôi đã xem xét điều kiện tại các nhà tạm trú, nhà tù, trại giam dành cho trẻ vị thành niên và các viện dưỡng lão,” McGuirk nói. “Những người ở những nơi này cũng thường đại diện cho các cộng đồng dễ bị tổn thương trong quận của chúng ta, bao gồm người cao tuổi, người khuyết tật, người vô gia cư và những người đang bị giam giữ hoặc bị tạm giam.”
Báo cáo cho thấy Quận đã hành động nhanh chóng để ứng phó với những thách thức đáng kể do đại dịch gây ra, tuân thủ theo hướng dẫn về sức khỏe cộng đồng. Cuộc kiểm toán cũng cho thấy Quận phải đảm bảo các tòa nhà an toàn và sẵn sàng cho nhân viên, đồng thời giảm thiểu rủi ro liên quan đến số lượng lớn người làm việc từ xa.
"Báo cáo này mang đến cho chúng ta cơ hội để nhìn lại những thành tựu đã đạt được và tiếp thu những hiểu biết sẽ giúp chúng ta cải thiện những nỗ lực hiện tại nhằm giải quyết thách thức lớn nhất đối với hoạt động của quận trong lịch sử," Chủ tịch Deborah Kafoury cho biết.
Hầu hết nhân viên đều tuân thủ chính sách đeo khẩu trang.
Theo báo cáo của kiểm toán viên, gần 80% nhân viên được khảo sát đồng ý rằng Quận đã thực hiện các biện pháp thích hợp để giảm số lượng nhân viên tại chỗ và lắp đặt đủ biển báo hướng dẫn về sức khỏe cộng đồng.
Khảo sát cho thấy nhìn chung người dân tuân thủ tốt chính sách đeo khẩu trang của Quận, với 64% người được hỏi cho biết họ luôn đeo khẩu trang và 33% cho biết họ thỉnh thoảng đeo. Gần 80% đồng ý rằng Quận đã có những biện pháp thích hợp để giảm số lượng nhân viên tại chỗ và lắp đặt đủ biển báo hướng dẫn về sức khỏe cộng đồng.
Tỷ lệ tuân thủ chính sách đeo khẩu trang thấp hơn ở các nhân viên Văn phòng Cảnh sát trưởng, với 42% số người được khảo sát cho biết họ luôn đeo khẩu trang. Tại Trại giam vị thành niên Donald E. Long, con số này là 50%.
“Vì nhân viên Văn phòng Cảnh sát trưởng làm việc trong các cơ sở giam giữ nơi mọi người sống chung trong không gian chật hẹp, chúng tôi muốn thấy tỷ lệ đeo khẩu trang cao hơn,” Nicole Dewees, một kiểm toán viên chính, cho biết. “Chúng tôi nhận thấy cần phải tăng cường việc đeo khẩu trang tại các cơ sở giam giữ đối với cả người bị giam giữ và nhân viên, đặc biệt là trong bối cảnh các đợt bùng phát dịch gần đây.”
Cảnh sát trưởng Mike Reese và Erika Preuitt, người đứng đầu Sở Tư pháp Cộng đồng, đã tham dự cuộc họp hôm thứ Năm. Trả lời các câu hỏi tiếp theo từ các Ủy viên Lori Stegmann và Jessica Vega Pederson, họ khẳng định rằng tất cả nhân viên, cùng với người lớn và thanh thiếu niên đang bị giam giữ, đều phải đeo khẩu trang. Họ cho biết, việc không tuân thủ các hướng dẫn sẽ bị điều tra và xử lý kỷ luật.
“Tôi nghĩ ban đầu chúng ta đã gặp khó khăn trong việc đảm bảo mọi người tuân thủ chính sách đeo khẩu trang, điều mà tôi rất coi trọng,” Cảnh sát trưởng Reese nói. “Tôi chắc chắn rằng chúng ta đã cải thiện đáng kể trong việc tuân thủ các hướng dẫn và sẽ tiếp tục thực thi kỳ vọng của tôi rằng mọi người đều đeo khẩu trang khi cần thiết và theo đúng quy định.”
“Chúng tôi kỳ vọng các chuyên viên dịch vụ giám hộ trẻ vị thành niên của mình phải đeo khẩu trang,” Preuitt nói. “Cũng giống như Văn phòng Cảnh sát trưởng, chúng tôi sẽ áp dụng các biện pháp kỷ luật tăng dần nếu mọi người không đeo khẩu trang hoặc không che mặt, cũng như nếu họ không theo dõi sát sao những trẻ vị thành niên không đeo khẩu trang.”
Quận đã thúc đẩy việc đảm bảo an toàn trong các môi trường tập trung đông người, nhưng vẫn còn một số điểm cần cải thiện.
Cuộc kiểm toán cũng xem xét phản ứng của Quận tại các cơ sở tập trung khác, bao gồm các nhà tạm trú và nhà dưỡng lão.
Theo đánh giá của các nhà kiểm toán, Văn phòng Liên hợp về Dịch vụ cho Người vô gia cư đã thành công trong việc tăng thêm sức chứa nơi trú ẩn để hỗ trợ việc giãn cách xã hội, cùng với hướng dẫn an toàn rõ ràng cho các nhà cung cấp dịch vụ. Họ cho biết, trong thời gian tới, cần phải lường trước những thách thức về nhân lực và nguồn cung nơi trú ẩn khi đại dịch gây ra sự gia tăng tình trạng vô gia cư.
Với khoảng 600 viện dưỡng lão dành cho người lớn tuổi ở Quận Multnomah, báo cáo cho thấy Chương trình Viện dưỡng lão dành cho người lớn tuổi của Quận đã nhanh chóng thích ứng với đại dịch. Tuy nhiên, các kiểm toán viên cũng nhận thấy chương trình có thể cải thiện việc liên lạc với các viện dưỡng lão để đảm bảo tuân thủ các yêu cầu về sức khỏe của liên bang, tiểu bang và địa phương nhằm đảm bảo an toàn cho nhân viên và người cư trú.
“Chính quyền tiểu bang đã cho phép chúng tôi thực hiện các cuộc thăm viếng ngoài trời, vì vậy chúng tôi khuyến khích người dân đến thăm ngoài trời để gia đình họ có thể đến thăm họ,” bà Irma Jimenez, Giám đốc Bộ phận Dịch vụ Người cao tuổi, Người khuyết tật và Cựu chiến binh, cho biết. “Và gần đây nhất, có một chút linh hoạt đối với các cuộc thăm viếng trong nhà, vì vậy một điều khác mà chúng tôi đang làm là cung cấp thông tin đó cho các nhà cung cấp dịch vụ khi các hạn chế được dỡ bỏ hoặc áp dụng trở lại, chúng tôi đảm bảo các nhà cung cấp đều biết điều đó.”
Chuyển sang môi trường làm việc từ xa
Để ứng phó với đại dịch, Quận đã phải nhanh chóng chuyển sang hình thức làm việc từ xa cho phần lớn nhân viên nhằm giảm thiểu sự lây lan virus tại nơi làm việc. Cuộc kiểm toán cũng đã xem xét cách Quận có thể tăng cường, làm rõ và cải thiện hình thức làm việc từ xa trong tương lai.
Các quy định về làm việc từ xa của Quận ban đầu được thiết kế như một thỏa thuận chung khi nhân viên muốn làm việc từ xa trong một số trường hợp nhất định. Đại dịch COVID-19 đã cho thấy Quận có thể tiếp tục phục vụ người dân theo những cách hiệu quả và sáng tạo như thế nào. Nó cũng bộc lộ những vấn đề về việc tiếp cận thiết bị làm việc, khó khăn kỹ thuật và việc tiếp cận các chính sách nhân sự.
“Đại dịch này đã cho chúng ta cơ hội ở nhiều nơi để thấy rằng thực tế chúng ta có thể tiếp tục hoạt động như một chính phủ và ở nhiều nơi, chúng ta thậm chí còn có thể làm việc hiệu quả hơn,” Travis Graves, quyền giám đốc Sở Tài sản Quận và Giám đốc Nhân sự, cho biết. “Vì vậy, tôi quan tâm đến việc nhìn về tương lai sau đại dịch. Tổ chức của chúng ta sẽ như thế nào và điều đó có những tác động gì?”
Các ủy viên đã cảm ơn Kiểm toán viên vì đã đề xuất các phương án cải thiện phản ứng của Quận đối với các địa điểm và cơ sở tập trung đông người, đồng thời vinh danh các nhân viên đã làm việc trực tiếp trong suốt đại dịch.
“Cuộc khảo sát này dành cho những nhân viên đi làm mỗi ngày, những người không có lựa chọn làm việc tại nhà như nhiều người trong chúng ta,” Ủy viên Vega Pederson nói, “và họ vẫn làm công việc của mình, đeo khẩu trang để đảm bảo an toàn cho mọi người, đó là một yêu cầu lớn mà chúng ta đặt ra cho nhân viên. Vì vậy, tôi thực sự biết ơn tất cả những công việc mà họ đã làm.”
Các khuyến nghị dành cho nơi trú ẩn
Sau khi ban hành báo cáo, các quan chức Y tế công cộng của quận nên sửa đổi hướng dẫn trên trang web công khai dành cho các nhà cung cấp nơi trú ẩn phi lợi nhuận trong phạm vi quận để cải thiện tính rõ ràng, phù hợp với các yêu cầu của tiểu bang.
Ban quản lý Văn phòng chung về Dịch vụ cho người vô gia cư nên đưa các điều khoản tuân thủ hướng dẫn của Bộ Y tế vào các hợp đồng mới với các nhà cung cấp nơi trú ẩn và vào các bản sửa đổi hợp đồng mới với các nhà cung cấp nơi trú ẩn.
Các khuyến nghị gửi đến Văn phòng Cảnh sát trưởng
Để phù hợp với hướng dẫn của CDC, MCSO nên bắt đầu thay khẩu trang vải cho người lớn đang bị giam giữ hàng ngày nếu chúng được sử dụng kể từ khi báo cáo này được ban hành.
Do các lựa chọn thăm viếng miễn phí thông thường bị tạm dừng vì các biện pháp phòng ngừa COVID-19, MCSO nên mở rộng việc sử dụng các cuộc gọi điện thoại miễn phí hoặc điều chỉnh hoạt động thăm viếng qua video tại sảnh để cho phép sử dụng an toàn càng sớm càng tốt và không muộn hơn 90 ngày kể từ ngày ban hành báo cáo này.
Kiến nghị gửi Bộ Tư pháp Cộng đồng
Ngay sau khi báo cáo này được ban hành, chúng tôi khuyến nghị các nhà quản lý nên nhất quán thực thi chính sách đeo khẩu trang đối với nhân viên của mình.
Đề xuất cho Chương trình Nhà dưỡng lão dành cho người lớn
Chương trình ACH cần rà soát lại tất cả các thông tin liên lạc gần đây với từng ACH và đảm bảo rằng mỗi ACH đã nhận được đầy đủ thông tin và nắm rõ các yêu cầu và hướng dẫn liên quan đến đại dịch. Cần đặc biệt chú trọng đến các lĩnh vực phơi nhiễm, kiểm soát lây nhiễm, giãn cách vật lý và báo cáo. Việc rà soát cần được thực hiện càng sớm càng tốt và không muộn hơn 30 ngày kể từ ngày ban hành báo cáo này. Nếu cần liên hệ, việc liên hệ cần được thực hiện trong vòng ít nhất 90 ngày kể từ ngày ban hành báo cáo này.
Phần Khuyến nghị về Hướng dẫn
Ủy ban thực thi quy định tạm thời về COVID-19 của OR OSHA cần hoàn tất tất cả các yêu cầu mới của OSHA càng sớm càng tốt:
Đánh giá rủi ro, kế hoạch kiểm soát lây nhiễm, quy trình xử lý trường hợp phơi nhiễm tiềm ẩn và đào tạo nhân viên.
Lưu ý: Ban quản lý báo cáo rằng phần lớn công việc hướng tới khuyến nghị này đã được hoàn thành. Công việc này đã diễn ra trong khoảng thời gian từ khi báo cáo được viết đến khi được ban hành. Chúng tôi xác nhận rằng công việc đã được thực hiện, nhưng chúng tôi không kiểm toán công việc đó. Chúng tôi vẫn giữ khuyến nghị này trong báo cáo để có thể theo dõi và thực hiện khuyến nghị một cách kỹ lưỡng hơn.
Đến tháng 3 năm 2021, Phòng Nhân sự Trung ương cần xây dựng phương pháp để nhân viên có thể cung cấp phản hồi liên quan đến COVID-19 một cách ẩn danh.
Đến tháng 3 năm 2021, Chủ tịch hoặc người được ủy quyền cần cung cấp cho nhân viên thông tin liên lạc để phối hợp các biện pháp an toàn phòng chống COVID-19.
Dựa trên phản hồi từ cuộc khảo sát nhân viên của văn phòng chúng tôi, có vẻ như việc thực thi các chính sách vẫn là một thách thức thường trực. Sau khi báo cáo được ban hành và định kỳ sau đó, Chủ tịch hoặc người được ủy quyền nên nhắc lại với các quản lý và nhân viên về kỳ vọng tuân thủ các chính sách và khuyến nghị về an toàn, bao gồm cả yêu cầu nhân viên làm việc từ xa càng nhiều càng tốt.
Các khuyến nghị về cơ sở vật chất
Trước khi tăng cường khả năng tham gia trực tiếp tại các địa điểm trong quận, chúng tôi khuyến nghị FPM đảm bảo rằng các sửa đổi cần thiết cho tòa nhà, bao gồm việc lắp đặt vách ngăn và nâng cấp hệ thống lọc trong hệ thống HVAC, đã được hoàn tất.
Trước khi tăng cường khả năng phục vụ trực tiếp tại các địa điểm trong quận, chúng tôi khuyến nghị FPM nên làm việc với các nhà thầu vệ sinh của mình để đảm bảo mỗi địa điểm đều có đủ nhân lực để thực hiện việc vệ sinh tăng cường theo khuyến nghị của CDC.
Chúng tôi được biết rằng quận hiện đang trong quá trình bổ sung các yêu cầu vệ sinh và khử trùng đặc thù liên quan đến COVID-19 vào hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ vệ sinh. Chúng tôi khuyến nghị FPM hoàn tất các yêu cầu hợp đồng này trước khi các chương trình tăng đáng kể số lượng người tham gia trực tiếp tại các địa điểm của quận.
Các khuyến nghị về làm việc từ xa
Đến tháng 7 năm 2021, các giám đốc phòng ban nên cung cấp máy tính thuộc sở hữu của quận cho những nhân viên thường xuyên làm việc từ xa và nên nhấn mạnh việc sử dụng máy tính thuộc sở hữu của quận cho những nhân viên thỉnh thoảng làm việc từ xa. Quận cũng nên cung cấp cho nhân viên bất kỳ thiết bị nào khác thường được một người sử dụng để làm việc từ xa hiệu quả, chẳng hạn như chuột máy tính, màn hình máy tính và tai nghe. Những ví dụ này chỉ mang tính mô tả, không phải là đầy đủ.
Đến tháng 2 năm 2022, Phòng Nhân sự Trung ương cần đảm bảo việc lưu trữ thông tin làm việc từ xa bằng phương thức điện tử, tốt nhất là trên hệ thống Workday để cho phép:
Khả năng tiếp cận thông tin về các thỏa thuận làm việc từ xa đã được phê duyệt hoặc từ chối ở cấp độ nhân viên, người giám sát, phòng ban và trung ương.
Phê duyệt và cập nhật điện tử giúp nâng cao hiệu quả.
Giám sát hiệu quả và sự công bằng trong làm việc từ xa.
Ghi chép chi tiết cụ thể, chẳng hạn như số ID máy tính, của tất cả thiết bị của quận được sử dụng để làm việc từ xa.
Để đảm bảo sự công bằng giữa các nhân viên, trước tháng 2 năm 2022, Phòng Nhân sự Trung ương cần nêu rõ điều kiện làm việc từ xa trong mô tả công việc của từng quận.