Những điểm nổi bật của báo cáo
Những gì chúng tôi tìm thấy
Huyện đã thực hiện hầu hết các khuyến nghị của Kiểm toán viên từ báo cáo kiểm toán đầu tiên về phản ứng của huyện đối với đại dịch COVID-19.
Văn phòng Cảnh sát trưởng Quận Multnomah đã không thực hiện khuyến nghị của chúng tôi về việc mở rộng sử dụng các cuộc gọi điện thoại miễn phí hoặc điều chỉnh hoạt động thăm viếng qua video tại sảnh để đảm bảo an toàn.
Đối với các địa điểm thư viện, quận đã không thực hiện khuyến nghị của chúng tôi về việc bổ sung các yêu cầu làm sạch và khử trùng đặc hiệu COVID-19 vào hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ vệ sinh trước khi tăng đáng kể số lượng người tham dự trực tiếp.
Ý nghĩa của các trạng thái
- Đã thực hiện – Đối tượng được kiểm toán đã thực hiện đầy đủ hoặc đã giải quyết vấn đề để đáp ứng mục đích của khuyến nghị.
- Đang tiến hành – Đơn vị được kiểm toán đã bắt đầu thực hiện.
- Chưa thực hiện – Đối tượng được kiểm toán chưa thực hiện, hoặc không có ý định thực hiện.
Lý do chúng tôi thực hiện đánh giá này
Văn phòng Kiểm toán theo dõi việc thực hiện các khuyến nghị kiểm toán để hỗ trợ trách nhiệm giải trình của chính quyền quận. Đánh giá này tập trung vào các khuyến nghị có thời hạn như sau:
- Ngay sau khi báo cáo được công bố, tức là ngày 9 tháng 2 năm 2021.
- Ngày 1 tháng 7 năm 2021 hoặc sớm hơn
- Trước khi tăng cường khả năng tham gia trực tiếp tại các địa điểm của quận,
Chúng tôi đã đưa ra một số khuyến nghị mang tính chất đang tiếp diễn hoặc dự kiến hoàn thành vào năm 2022, và chúng tôi sẽ đánh giá tình trạng của chúng vào thời điểm đó.
Tình trạng thực hiện các khuyến nghị
Đã triển khai
Khuyến nghị 1
Các quan chức y tế công cộng của quận nên sửa đổi hướng dẫn trên trang web dành cho công chúng của các nhà cung cấp nơi trú ẩn phi lợi nhuận trong phạm vi quận để cải thiện tính rõ ràng, phù hợp với các yêu cầu của tiểu bang.
Ghi chú của kiểm toán viên: Quận đã cập nhật trang web, hướng dẫn người đọc tham khảo các hướng dẫn của tiểu bang.
Khuyến nghị 2
Ban quản lý Văn phòng chung về Dịch vụ cho người vô gia cư nên đưa các điều khoản tuân thủ hướng dẫn của Bộ Y tế vào các hợp đồng mới với các nhà cung cấp nơi trú ẩn và vào các bản sửa đổi hợp đồng mới với các nhà cung cấp nơi trú ẩn.
Ghi chú của kiểm toán viên: Các hợp đồng mới của quận và các sửa đổi mới với các nhà cung cấp nơi trú ẩn bao gồm một điều khoản tuân thủ các hướng dẫn của Sở Y tế công cộng.
Khuyến nghị 3:
Để phù hợp với hướng dẫn của CDC, Văn phòng Cảnh sát trưởng Quận Multnomah nên bắt đầu thay khẩu trang vải cho người lớn đang bị giam giữ hàng ngày nếu chúng được sử dụng kể từ khi báo cáo này được ban hành.
Ghi chú của kiểm toán viên: Vào ngày 12 tháng 2 năm 2021, MCSO đã ban hành lệnh cập nhật quy định về việc đeo khẩu trang tại các nhà tù ở Inverness và trung tâm thành phố. Lệnh cập nhật này quy định việc thay đổi khẩu trang vải hàng ngày cho người lớn đang bị giam giữ. Bộ phận Y tế Nhà tù báo cáo rằng MCSO đã thực hiện chính sách thay đổi khẩu trang này.
Khuyến nghị 5
Sau khi báo cáo này được ban hành, chúng tôi khuyến nghị các nhà quản lý trại giam vị thành niên nên nhất quán thực thi chính sách đeo khẩu trang đối với nhân viên của mình.
Ghi chú của kiểm toán viên: Về việc thực thi chính sách đeo khẩu trang, ban quản lý đã gửi thư nêu rõ kỳ vọng cho nhân viên, email nhắc nhở và chỉ định một quản lý để đảm bảo tuân thủ các quy trình an toàn.
Khuyến nghị 6
Chương trình Nhà Chăm sóc Người lớn (Adult Care Home Program) cần rà soát lại tất cả các thông tin liên lạc gần đây với từng nhà chăm sóc người lớn và đảm bảo rằng mỗi nhà chăm sóc đã nhận được đầy đủ thông tin và nắm rõ các yêu cầu và hướng dẫn liên quan đến đại dịch. Cần đặc biệt chú trọng đến các vấn đề về nguy cơ lây nhiễm, kiểm soát dịch bệnh, giãn cách xã hội và báo cáo. Việc rà soát cần được thực hiện càng sớm càng tốt và không muộn hơn 30 ngày kể từ ngày ban hành báo cáo này. Nếu cần liên hệ, việc liên hệ phải được thực hiện trong vòng ít nhất 90 ngày kể từ ngày ban hành báo cáo này.
(Thời hạn thực hiện khuyến nghị này được nêu trong báo cáo ban hành ngày 9 tháng 2 năm 2021.)
Ghi chú của kiểm toán viên: Chương trình ACH đã thực hiện một số chiến lược truyền thông. Chúng tôi đã xem xét sự hỗ trợ cho nhiều chiến lược của họ và hài lòng rằng họ đã nỗ lực đầy đủ để kết nối với các nhà cung cấp dịch vụ ACH nhằm đảm bảo họ nắm rõ các yêu cầu và hướng dẫn liên quan đến đại dịch.
Khuyến nghị 7
Ủy ban thực thi quy định tạm thời về COVID-19 của Cơ quan An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp Oregon (OSHA) cần hoàn tất tất cả các yêu cầu mới của OSHA càng sớm càng tốt: Đánh giá rủi ro, kế hoạch kiểm soát lây nhiễm, quy trình xử lý trường hợp phơi nhiễm tiềm ẩn và đào tạo nhân viên.
Ghi chú của kiểm toán viên: Quận đã cung cấp chương trình đào tạo cho tất cả nhân viên và thông báo cho nhân viên về các khóa đào tạo bắt buộc. Quận đã ban hành các quy trình xử lý trường hợp phơi nhiễm tiềm ẩn, bao gồm việc thông báo cho các nhân viên có khả năng bị phơi nhiễm và bị ảnh hưởng trong vòng 24 giờ, theo yêu cầu của quy định tạm thời của OSHA. Các phòng ban và bộ phận đã hoàn thành việc đánh giá rủi ro và lập kế hoạch kiểm soát nhiễm trùng phù hợp với các yêu cầu của quy định tạm thời của OSHA. Cơ hội để nhân viên phản hồi đã được cung cấp.
Mặc dù ủy ban đã thực hiện các yêu cầu của OSHA, nhưng việc đảm bảo các kế hoạch và quy trình được tuân thủ cũng như việc hoàn thành đào tạo vẫn thuộc trách nhiệm của lãnh đạo bộ phận, Giám đốc điều hành và Chủ tịch.
Nhiều kế hoạch được lập ra dựa trên giả định rằng phần lớn nhân viên sẽ làm việc từ xa. Khi ngày càng nhiều nhân viên của quận quay trở lại nơi làm việc, chúng tôi khuyên các nhà quản lý nên đánh giá lại rủi ro và kế hoạch. Ban quản lý quận cũng nên xem xét việc cung cấp các quy trình xử lý nguy cơ phơi nhiễm dễ dàng hơn cho nhân viên.
Khuyến nghị 8
Bộ phận Nhân sự Trung ương nên xây dựng phương pháp để nhân viên có thể cung cấp phản hồi liên quan đến COVID-19 một cách ẩn danh.
Ghi chú của kiểm toán viên: Một biểu mẫu Google để cung cấp phản hồi ẩn danh hiện đã có trên mạng nội bộ của quận. Quận đã thông báo cho nhân viên về biểu mẫu phản hồi này qua email gửi đến tất cả nhân viên.
Khuyến nghị 9
Chủ tịch hoặc người được ủy quyền nên cung cấp cho nhân viên thông tin liên lạc để phối hợp các biện pháp an toàn phòng chống COVID-19.
Ghi chú của kiểm toán viên: Quản lý Dịch vụ Rủi ro của quận là người được chỉ định làm đầu mối liên hệ để điều phối các biện pháp an toàn phòng chống COVID-19. Việc chỉ định này đã được ghi rõ trên mẫu phản hồi ẩn danh và trong email gửi cho toàn thể nhân viên.
Khuyến nghị 11
Trước khi tăng cường khả năng tham gia trực tiếp tại các địa điểm của quận, chúng tôi khuyến nghị Bộ phận Quản lý Cơ sở vật chất và Tài sản đảm bảo rằng các sửa đổi cần thiết cho tòa nhà, bao gồm việc lắp đặt vách ngăn và nâng cấp hệ thống lọc trong hệ thống HVAC, đã được hoàn tất.
Ghi chú của kiểm toán viên: Thay vì sử dụng FPM, các nhà quản lý chương trình đã xác minh rằng không gian của họ đáp ứng các yêu cầu của quận để mở cửa trở lại, bao gồm việc sửa đổi hệ thống HVAC và lắp đặt các rào chắn vật lý, chẳng hạn như vách ngăn. Quận yêu cầu các nhà quản lý chương trình sử dụng một biểu mẫu gọi là danh sách kiểm tra không gian an toàn để ghi lại việc không gian của họ đáp ứng các yêu cầu của quận để mở cửa trở lại.
FPM đã lắp đặt hệ thống lọc không khí cao cấp tại 9 tòa nhà thuộc quản lý của quận; 7 tòa nhà khác đã có sẵn hệ thống lọc này. Đối với tất cả 70 cơ sở do quận quản lý có hệ thống HVAC, FPM đã duy trì lưu lượng không khí ngoài trời tối đa có thể trong khi vẫn giữ nhiệt độ ổn định cho tòa nhà. FPM đã triển khai khoảng 90 máy lọc không khí tại 42 tòa nhà. Máy lọc không khí loại bỏ các chất gây ô nhiễm trong nhà – bao gồm cả virus – khỏi bề mặt và không khí. FPM đã lắp đặt vách ngăn tại 119 không gian, thuộc 44 tòa nhà của quận.
Khuyến nghị 12
Trước khi tăng cường khả năng phục vụ trực tiếp tại các địa điểm trong quận, chúng tôi khuyến nghị FPM nên làm việc với các nhà thầu vệ sinh của mình để đảm bảo mỗi địa điểm đều có đủ nhân lực để thực hiện việc vệ sinh tăng cường theo khuyến nghị của CDC.
Ghi chú của kiểm toán viên: FPM đang thông báo trước cho các đối tác dịch vụ vệ sinh về kế hoạch quay trở lại làm việc của các bộ phận để họ có thể đảm bảo đủ nhân lực khi số lượng người sử dụng tòa nhà tăng lên.
Khuyến nghị 13a: Các địa điểm không phải thư viện
Chúng tôi được biết rằng quận hiện đang trong quá trình bổ sung các yêu cầu vệ sinh và khử trùng đặc thù liên quan đến COVID-19 vào hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ vệ sinh. Chúng tôi khuyến nghị Ban Quản lý Cơ sở vật chất và Tài sản hoàn tất các yêu cầu hợp đồng này trước khi các chương trình tăng đáng kể số lượng người tham gia trực tiếp tại các địa điểm của quận.
Ghi chú của kiểm toán viên: Quận đã bổ sung các yêu cầu vệ sinh đặc thù liên quan đến COVID-19 vào hợp đồng với Relay Resources thông qua bản sửa đổi.
Khuyến nghị 14
Các giám đốc phòng ban nên cung cấp máy tính do quận sở hữu cho những nhân viên thường xuyên làm việc từ xa và nên khuyến khích sử dụng máy tính do quận sở hữu cho những nhân viên thỉnh thoảng làm việc từ xa. Quận cũng nên cung cấp cho nhân viên bất kỳ thiết bị nào khác thường được một người sử dụng để làm việc từ xa hiệu quả, chẳng hạn như chuột máy tính, màn hình máy tính và tai nghe. Những ví dụ này chỉ mang tính mô tả, không phải là đầy đủ.
Ghi chú của kiểm toán viên: Các giám đốc phòng ban báo cáo rằng họ đang tuân theo hướng dẫn từ lãnh đạo quận và hỗ trợ việc cung cấp máy tính thuộc sở hữu của quận cho các nhân viên làm việc từ xa. Bộ phận Công nghệ Thông tin (IT) của quận cung cấp thiết bị, quản lý kho và khắc phục sự cố CNTT cho nhân viên quận. Vào đầu đại dịch, IT đã phối hợp với các phòng ban để xác định nhu cầu làm việc từ xa. Ban đầu, có sự thiếu hụt nguồn cung trên toàn quốc, điều này có nghĩa là một số nhân viên phải chờ máy tính thuộc sở hữu của quận. IT báo cáo rằng khi thiết bị có sẵn, IT đã cung cấp cho nhân viên quận các bộ dụng cụ làm việc từ xa, bao gồm máy tính xách tay, bàn phím, chuột và bộ nguồn cùng với màn hình và đế cắm nếu cần.
Đang xử lý
Khuyến nghị 10
Dựa trên phản hồi từ cuộc khảo sát nhân viên của văn phòng chúng tôi, có vẻ như việc thực thi các chính sách vẫn là một thách thức thường trực. Sau khi báo cáo được ban hành và định kỳ sau đó, Chủ tịch hoặc người được ủy quyền nên nhắc lại với các quản lý và nhân viên về kỳ vọng tuân thủ các chính sách và khuyến nghị về an toàn, bao gồm cả yêu cầu nhân viên làm việc từ xa càng nhiều càng tốt.
Ghi chú của kiểm toán viên: Vào tháng 2 năm 2021, Chủ tịch, Cảnh sát trưởng và Công tố viên đã gửi một email chung tới tất cả nhân viên kêu gọi tuân thủ. Chủ tịch đã gửi thêm email cho tất cả nhân viên, và bản tin điện tử dành cho nhân viên thường xuyên cập nhật thông tin, nhắc lại các kỳ vọng liên quan đến COVID-19. Vì tình hình này vẫn đang tiếp diễn, chúng tôi sẽ tiếp tục theo dõi các thông tin liên lạc.
Chưa được triển khai
Khuyến nghị 4
Do các lựa chọn thăm viếng miễn phí thông thường bị tạm dừng vì các biện pháp phòng ngừa COVID-19, Văn phòng Cảnh sát trưởng Quận Multnomah nên mở rộng việc sử dụng các cuộc gọi điện thoại miễn phí hoặc điều chỉnh hoạt động thăm viếng qua video tại sảnh để cho phép sử dụng an toàn càng sớm càng tốt và không muộn hơn 90 ngày kể từ ngày ban hành báo cáo này.
(Thời hạn cho khuyến nghị này đề cập đến báo cáo được ban hành ngày 9 tháng 2 năm 2021.)
Ghi chú của kiểm toán viên: MCSO vẫn chưa mở lại dịch vụ thăm gặp qua video miễn phí tại sảnh nhà tù. Mặc dù MCSO không mở rộng chương trình như khuyến nghị, nhưng họ đã đảm bảo đủ kinh phí, thông qua sự kết hợp giữa ngân sách liên bang và ngân sách chung của quận, để tiếp tục chi trả cho hai cuộc gọi điện thoại 10 phút mỗi tuần cho người lớn đang bị giam giữ.
Phản hồi của cảnh sát trưởng:
Khuyến nghị 13b Vị trí thư viện
Chúng tôi được biết rằng quận hiện đang trong quá trình bổ sung các yêu cầu vệ sinh và khử trùng đặc thù liên quan đến COVID-19 vào hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ vệ sinh. Chúng tôi khuyến nghị Ban Quản lý Cơ sở vật chất và Tài sản hoàn tất các yêu cầu hợp đồng này trước khi các chương trình tăng đáng kể số lượng người tham gia trực tiếp tại các địa điểm của quận.
Ghi chú của kiểm toán viên: Hợp đồng liên quan đến các thư viện được ký với ABM thông qua Quận Washington, và theo FPM, Quận Multnomah không có quyền kiểm soát ngôn ngữ hợp đồng. FPM không liên hệ với Quận Washington để bổ sung ngôn ngữ cụ thể vì ngôn ngữ hợp đồng hiện tại đã bao gồm "nhà thầu phải tuân thủ tất cả các luật, quy định, điều lệ và sắc lệnh của liên bang, tiểu bang và địa phương áp dụng cho công việc trong hợp đồng này."
Mục tiêu, phạm vi và phương pháp luận
Mục tiêu của cuộc đánh giá này là xác định tình trạng thực hiện các khuyến nghị từ báo cáo kiểm toán đầu tiên về phản ứng của quận đối với đại dịch COVID-19, với các thời hạn hoàn thành như sau:
- Ngay sau khi báo cáo được công bố, tức là ngày 9 tháng 2 năm 2021.
- Ngày 1 tháng 7 năm 2021 hoặc sớm hơn
- Trước khi tăng cường khả năng tham gia trực tiếp tại các địa điểm của quận,
Các kiểm toán viên đã đánh giá tình trạng thực hiện các khuyến nghị dựa trên các cuộc phỏng vấn, tài liệu và các bằng chứng khác hiện có.
Cập nhật trạng thái của khuyến nghị
Trong mỗi cuộc kiểm toán mà văn phòng chúng tôi thực hiện, chúng tôi đều đưa ra các khuyến nghị nhằm cải thiện hoạt động của chính phủ, đặc biệt là về hiệu quả, tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và công bằng. Mục tiêu của chúng tôi trong việc đánh giá tình trạng thực hiện các khuyến nghị là để giúp đảm bảo ban quản lý thực hiện các khuyến nghị cải tiến này.
Chúng tôi nhận thấy rằng sau khi công bố đánh giá về tình trạng thực hiện các khuyến nghị, ban quản lý có thể thực hiện đầy đủ một khuyến nghị mà chúng tôi đã báo cáo là đang trong quá trình thực hiện hoặc chưa được thực hiện. Khi đó, ban quản lý có thể cung cấp bằng chứng cho Kiểm toán viên chứng minh lý do tại sao tình trạng của khuyến nghị cần được thay đổi trong báo cáo kiểm toán trong tương lai. Quyết định cuối cùng về việc thay đổi tình trạng của bất kỳ khuyến nghị nào thuộc về Kiểm toán viên.
Nhân viên
Fran Davison, Kiểm toán viên quản lý chính
Nicole Dewees, CIA, Chuyên viên Kiểm toán Quản lý cấp cao
Annamarie McNiel, CPA, Kiểm toán viên quản lý chính
Marc Rose, CFE, Kiểm toán viên quản lý chính
Mark Ulanowicz, CIA, Chuyên viên Kiểm toán Quản lý cấp cao
Caroline Zavitkovski, CIA, Kiểm toán viên quản lý chính