Được xuất bản vào tháng 1 năm 2026
Những điểm nổi bật của báo cáo
Những gì chúng tôi tìm thấy
Văn phòng Kiểm toán theo dõi việc thực hiện các khuyến nghị kiểm toán để hỗ trợ trách nhiệm giải trình của chính quyền quận.
Chúng tôi nhận thấy quận đã thực hiện được bốn trong năm khuyến nghị từ cuộc kiểm toán giám sát 2024 Contract của chúng tôi: Cần có cách tiếp cận nhất quán trên toàn quận , và một khuyến nghị vẫn đang trong quá trình thực hiện.
Ý nghĩa của các trạng thái
- Đã thực hiện – Đối tượng được kiểm toán đã thực hiện đầy đủ hoặc đã giải quyết vấn đề để đáp ứng mục đích của khuyến nghị.
- Đang tiến hành – Đơn vị được kiểm toán đã bắt đầu thực hiện.
- Chưa thực hiện – Đối tượng được kiểm toán chưa thực hiện, hoặc không có ý định thực hiện.
Tình trạng thực hiện các khuyến nghị kiểm toán
Các khuyến nghị đã được thực hiện
Khuyến nghị #1: Giám đốc điều hành (COO) nên phối hợp với các phòng ban để xây dựng chính sách giám sát hợp đồng tiêu chuẩn hiện hành, có thể được sử dụng làm khuôn khổ trên toàn quận.
Quận đã thành lập một đơn vị Quản lý Hợp đồng trung ương trực thuộc Sở Quản lý Quận để thực hiện và duy trì các chính sách, quy trình, tiêu chuẩn và chương trình đào tạo về quản lý hợp đồng trên toàn quận.
Bộ phận Quản lý Hợp đồng đã thực hiện các bước sau để xây dựng các tiêu chuẩn giám sát hợp đồng mới trên toàn quận:
- Đã liên hệ với các phòng ban để thu thập ý kiến đóng góp của họ cho việc xây dựng các tiêu chuẩn mới.
- Thường xuyên cập nhật tình trạng công việc cho những nhân viên được xác định là bị ảnh hưởng bởi các tiêu chuẩn mới.
- Đã triển khai một chương trình thí điểm với ba bộ phận: Sở Y tế, Sở Dịch vụ Người vô gia cư (trước đây là Văn phòng Liên hợp Dịch vụ Người vô gia cư) và Sở Dịch vụ Nhân sinh Quận để hỗ trợ việc xây dựng các tiêu chuẩn mới.
- Dựa trên ý kiến đóng góp từ toàn quận và chương trình thí điểm, đã xây dựng quy trình quản lý hợp đồng và cẩm nang tiêu chuẩn quản lý hợp đồng, đồng thời công bố các tài liệu này trên trang web của đơn vị Quản lý Hợp đồng thuộc quận.
- Đã xây dựng chương trình đào tạo về các tiêu chuẩn mới và triển khai chương trình này trên toàn hạt.
Hội đồng Ủy viên Quận đã thông qua chính sách quản lý hợp đồng, bao gồm cả cẩm nang quản lý hợp đồng và chương trình đào tạo, như một phần của Chính sách Tài chính và Ngân sách năm tài chính 2026, vào ngày 12 tháng 6 năm 2025.
Ngoài ra, Chủ tịch Hội đồng Quận đã ký một quy trình quản lý hợp đồng (CON-3) có hiệu lực từ ngày 15 tháng 8 năm 2025. Quy trình này nêu rõ trách nhiệm và quyền hạn của chức năng quản lý hợp đồng, được tập trung hóa tại đơn vị Quản lý Hợp đồng. Quy trình này cũng nêu rõ trách nhiệm của các phòng ban.
Khuyến nghị số 3: Giám đốc Tài chính (CFO) nên đánh giá các thông tin đầu vào trong Workday dùng để xác định “Ngày đến hạn” của hóa đơn, nhằm đảm bảo ngày này có thể được sử dụng để đánh giá việc quận/huyện tuân thủ các điều khoản thanh toán cho nhà cung cấp.
Bộ phận Kế toán phải trả (AP) trung tâm đã phối hợp với nhóm Tài chính ERP của Quận để yêu cầu ghi rõ "Ngày nhận hóa đơn" khi nhập hóa đơn vào hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Workday của quận để xử lý.
Phòng Kế toán Trung ương (Central AP) đã thông báo định nghĩa về “Ngày Nhận Hóa Đơn” cho tất cả các quản lý tài chính thuộc các phòng ban. Đó là ngày mà bất kỳ nhân viên hoặc văn phòng kinh doanh nào của Quận Multnomah nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp một cách đầy đủ và chính xác (ví dụ: có thể được xử lý để thanh toán). Định nghĩa này cũng được chia sẻ trên trang web nội bộ của Central AP.
Ngày nhận hóa đơn và cách tính thời gian xử lý hiện đã được bao gồm trong báo cáo tiêu chuẩn của Workday, có sẵn cho tất cả nhân viên tài chính.
Mục “Ngày nhận hóa đơn” vẫn được nhập thủ công và do đó có thể bị nhập sai. Chúng tôi đã chạy báo cáo trên một vài hóa đơn và phát hiện ra rằng “Ngày nhận hóa đơn” được nhập sai trong một số trường hợp. Trong những trường hợp đó, ngày được nhập là ngày mà bộ phận Kế toán phải trả (AP) nhận được, muộn hơn ngày mà quận nhận được hóa đơn đầy đủ và chính xác đầu tiên từ nhà cung cấp. Vì vấn đề này không thể được khắc phục bằng hệ thống tự động, việc sửa chữa sẽ đòi hỏi sự trao đổi liên tục với nhân viên AP để hiểu rõ hơn và nhập “Ngày nhận hóa đơn” một cách chính xác.
Tuy nhiên, bộ phận Kế toán phải trả trung tâm (Central AP) đã có thể triển khai các biện pháp kiểm soát tự động khác. Điều này bao gồm việc yêu cầu nhập ngày vào trường “Ngày nhận hóa đơn” và ngày đó phải hợp lý. Ví dụ, hệ thống sẽ ngăn chặn việc gửi hóa đơn nếu không nhập ngày hoặc nếu nhập ngày không hợp lệ. Một thông báo lỗi bật lên sẽ xuất hiện và lỗi này phải được khắc phục trước khi hóa đơn có thể được gửi đi. Ví dụ về ngày không hợp lệ là ngày cách ngày hiện tại hơn hai năm.
Phòng Kế toán Trung ương đang tiếp tục trao đổi với các phòng ban và sẽ cung cấp thêm các khóa đào tạo tại cuộc họp nhân viên tài chính vào tháng 1 năm 2026.
Chúng tôi coi khuyến nghị này đã được thực hiện vì họ đã phản hồi đầy đủ. Tuy nhiên, cần tiếp tục đào tạo để giúp đảm bảo sự hiểu biết chung về định nghĩa "Ngày nhận hóa đơn" giữa những người nhập hóa đơn.
Khuyến nghị số 4: Giám đốc tài chính (CFO) nên xây dựng một cơ chế để đánh giá việc tuân thủ các điều khoản thanh toán cho nhà cung cấp của các bộ phận.
Bộ phận Kế toán phải trả (AP) trung ương, trực thuộc Giám đốc tài chính (CFO), đã phát triển các công cụ theo dõi hóa đơn, bao gồm:
- Báo cáo Workday, dành cho tất cả các phòng ban, đã được mở rộng để bao gồm thêm các trường dữ liệu nhằm giúp theo dõi việc tuân thủ thanh toán hóa đơn.
- Báo cáo Workday hiện đã bao gồm các tính toán về thời gian xử lý hóa đơn.
- Báo cáo dành riêng cho từng phòng ban, sử dụng báo cáo Workday đã đề cập ở trên, để phân tích dữ liệu hóa đơn. Báo cáo này hiển thị tỷ lệ phần trăm hóa đơn được thanh toán quá hạn. Bộ phận Kế toán phải trả trung tâm cung cấp báo cáo này cho các phòng ban hàng quý.
- Báo cáo tóm tắt được cung cấp cho Giám đốc Tài chính của Quận theo quý và hàng năm, kèm theo phân tích toàn quận để giúp theo dõi tiến độ và sự tuân thủ.
Ban quản lý bộ phận Kế toán phải trả trung ương cho biết họ làm việc với từng phòng ban để thảo luận về kết quả báo cáo và liên tục cải tiến quy trình. Ngoài ra, họ tiếp tục hợp tác với nhóm Tài chính ERP để cải tiến hệ thống Workday nhằm giúp nhập dữ liệu chính xác hơn và tăng tính hữu ích của báo cáo Workday.
Chúng tôi coi khuyến nghị này đã được thực hiện vì Central AP đã phát triển và triển khai một quy trình giám sát giúp đánh giá việc tuân thủ các điều khoản thanh toán cho nhà cung cấp của bộ phận.
Khuyến nghị số 5: Giám đốc Tài chính (CFO) nên phát triển các công cụ đào tạo và thông tin cho cả nhân viên và quản lý chương trình cấp quận cũng như các nhà cung cấp dịch vụ để đảm bảo tính nhất quán trong việc chia sẻ thông tin. Điều quan trọng là thông tin và đào tạo phải được cung cấp một cách nhất quán và cho những người thực hiện nhiệm vụ giám sát hợp đồng. Chúng tôi khuyến nghị việc này nên được thực hiện dưới hình thức hội thảo thường niên (hoặc tương tự) và bao gồm việc chia sẻ thông tin về:
- Các nhiệm vụ và chuyên môn mà Văn phòng Giám đốc Tài chính hỗ trợ.
- những hạn chế của việc hỗ trợ Văn phòng Giám đốc Tài chính
- cập nhật các chính sách, tiêu chuẩn và quy định ảnh hưởng đến việc giám sát hợp đồng
- các vấn đề mới hoặc đang nổi lên
Bộ phận Tuân thủ Tài chính của Quận, trực thuộc Giám đốc Tài chính (CFO), đã tổ chức hai buổi đào tạo cho nhân viên quận. Buổi đào tạo đầu tiên được tổ chức vào tháng 1 năm 2025 dành cho các chuyên viên hợp đồng. Buổi thứ hai được tổ chức vào tháng 2 năm 2025 dành cho nhân viên chương trình. Các buổi đào tạo bao gồm giải thích về hoạt động của bộ phận Tuân thủ Tài chính, thông tin chung về một số yêu cầu hợp đồng và cập nhật hướng dẫn của liên bang ảnh hưởng đến hợp đồng.
Bộ phận Tuân thủ Tài chính dự định tiếp tục cung cấp các khóa đào tạo cho nhân viên quận hàng năm, tập trung vào đội ngũ nhân viên chương trình (thay vì các chuyên gia hợp đồng). Qua thảo luận với ban quản lý Bộ phận Tuân thủ Tài chính, lý do họ tập trung vào đội ngũ nhân viên chương trình là vì nhóm này làm việc trực tiếp với các nhà cung cấp dịch vụ.
Mặc dù bộ phận Tuân thủ Tài chính không có kế hoạch cung cấp đào tạo trực tiếp cho các nhà cung cấp dịch vụ, nhưng ban quản lý cảm thấy các khóa đào tạo nêu trên sẽ cung cấp cho nhân viên chương trình những công cụ cần thiết để hỗ trợ các nhà cung cấp dịch vụ khi cần.
Chúng tôi coi khuyến nghị này đã được thực hiện vì đơn vị Tuân thủ Tài chính đã cung cấp đào tạo và thông tin cho nhân viên quận và dự định sẽ tiếp tục chương trình đào tạo hàng năm cho nhân viên chương trình.
Đề xuất đang trong quá trình xử lý
Khuyến nghị số 2: Giám đốc điều hành (COO) nên xây dựng một cơ chế để đánh giá việc tuân thủ chính sách giám sát hợp đồng toàn quận của các phòng ban.
Dựa trên thông tin được ban quản lý chia sẻ, bộ phận Quản lý Hợp đồng đang phát triển một công cụ báo cáo để thu thập dữ liệu về các hạng mục bàn giao hợp đồng từ các hệ thống theo dõi của các phòng ban. Công cụ báo cáo này dự kiến sẽ thể hiện hiệu quả thực hiện từng hợp đồng riêng lẻ trong việc đạt được các hạng mục bàn giao. Do các phòng ban sử dụng các hệ thống khác nhau để theo dõi các hạng mục bàn giao, phần mềm tổng hợp thông tin về các hạng mục bàn giao đang được nghiên cứu. Dự kiến công cụ báo cáo này sẽ được thử nghiệm vào ngày 28 tháng 2 năm 2026.
Chính sách của quận (CON-3) giao trách nhiệm và quyền hạn giám sát chức năng quản lý hợp đồng cho đơn vị Quản lý Hợp đồng, thuộc Sở Quản lý Quận. Chính sách này cũng bao gồm trách nhiệm giám sát quy trình do Trưởng phòng Quản lý Hợp đồng của Sở Quản lý Quận thực hiện. Hơn nữa, chính sách yêu cầu các phòng ban theo dõi các sản phẩm bàn giao theo hợp đồng và cung cấp thông tin đó cho đơn vị Quản lý Hợp đồng.
Chúng tôi coi khuyến nghị này đang trong quá trình xem xét vì những nỗ lực này vẫn đang được tiến hành.
Mục tiêu, phạm vi và phương pháp luận
Mục tiêu của cuộc đánh giá này là để xác định tình trạng thực hiện các khuyến nghị từ cuộc kiểm toán giám sát hợp đồng: Cần có một phương pháp tiếp cận nhất quán trên toàn quận , với thời hạn hoàn thành là ngày 30 tháng 6 năm 2025.
Các kiểm toán viên đã đánh giá tình trạng thực hiện các khuyến nghị dựa trên các cuộc phỏng vấn, tài liệu và các bằng chứng khác hiện có.
Cập nhật trạng thái của một khuyến nghị
Trong mỗi cuộc kiểm toán mà văn phòng chúng tôi thực hiện, chúng tôi đều đưa ra các khuyến nghị nhằm cải thiện hoạt động của chính phủ, đặc biệt là về hiệu quả, tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và công bằng. Mục tiêu của chúng tôi trong việc đánh giá tình trạng thực hiện các khuyến nghị là để giúp đảm bảo ban quản lý thực hiện các khuyến nghị cải tiến này.
Chúng tôi nhận thấy rằng sau khi công bố đánh giá về tình trạng thực hiện các khuyến nghị, ban quản lý có thể thực hiện đầy đủ một khuyến nghị mà chúng tôi đã báo cáo là đang trong quá trình thực hiện hoặc chưa được thực hiện. Khi đó, ban quản lý có thể cung cấp bằng chứng cho Kiểm toán viên chứng minh lý do tại sao tình trạng của khuyến nghị cần được thay đổi trong báo cáo kiểm toán trong tương lai. Quyết định cuối cùng về việc thay đổi tình trạng của bất kỳ khuyến nghị nào thuộc về Kiểm toán viên.
Nhân viên
Annamarie McNiel, CPA, Giám đốc Điều hành & Kiểm toán