Giám sát hợp đồng: Cần có phương pháp tiếp cận nhất quán trên toàn quận.

Những điểm nổi bật của báo cáo

Cần có một phương pháp tiếp cận nhất quán trên toàn quận để giám sát hợp đồng.

• Những gì chúng tôi phát hiện: Chính sách giám sát hợp đồng lỗi thời dẫn đến thiếu các tiêu chuẩn chung trên toàn quận, gây ra sự khác biệt trong thực tiễn giữa các phòng ban.
• Lý do tại sao điều này quan trọng: Việc đánh giá các chương trình do quận ký hợp đồng một cách nhất quán và công bằng giúp đảm bảo các nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng thực hiện các dịch vụ cộng đồng một cách hiệu quả.
• Những gì chúng tôi phát hiện: Quận không thể đánh giá đầy đủ và thỏa đáng liệu họ có đang thanh toán đúng hạn cho các nhà cung cấp hay không.
• Vì sao điều này quan trọng: Các nhà cung cấp dịch vụ phụ thuộc vào việc thanh toán đúng hạn. Quận có trách nhiệm đảm bảo đáp ứng đầy đủ các nghĩa vụ của mình đối với các nhà cung cấp dịch vụ.
• Những gì chúng tôi tìm thấy: Có những cơ hội để cải thiện sự phối hợp giữa các văn phòng cấp quận.
• Vì sao điều này quan trọng: Việc nâng cao hiệu quả và năng suất của các quy trình sẽ giảm nguy cơ trùng lặp công sức và lãng phí nguồn lực.

Lý lịch

Giám sát hợp đồng đảm bảo rằng các thành viên cộng đồng được tiếp cận với các dịch vụ y tế và xã hội thiết yếu.

Quận Multnomah có ngân sách hơn 1,2 tỷ đô la cho các dịch vụ theo hợp đồng trong năm tài chính 2023 (từ ngày 1 tháng 7 năm 2022 đến ngày 30 tháng 6 năm 2023). Một phần lớn các hợp đồng đó là các hợp đồng về y tế và dịch vụ xã hội giữa quận và các nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng (nhà cung cấp) nhằm mục đích cung cấp các dịch vụ thiết yếu cho người dân trong cộng đồng, như chăm sóc sức khỏe tâm thần và hỗ trợ nhà ở. Đại dịch COVID-19 đã thách thức khả năng của quận trong việc cung cấp các dịch vụ thiết yếu này cho cộng đồng và nhấn mạnh tầm quan trọng của mối quan hệ đối tác giữa quận và các nhà cung cấp.

Quy trình quản lý hợp đồng tổng thể bao gồm hai chức năng: soạn thảo hợp đồng và quản lý hợp đồng. Soạn thảo hợp đồng diễn ra trước khi hợp đồng được ký kết giữa quận và nhà cung cấp. Nó bao gồm các hoạt động như xây dựng yêu cầu chào giá, xác định phạm vi công việc và đàm phán các điều khoản và điều kiện của hợp đồng. Quản lý hợp đồng diễn ra sau khi hợp đồng được ký kết giữa quận và nhà cung cấp. Nó bao gồm các hoạt động như lưu giữ hồ sơ, giải quyết tranh chấp, giám sát hợp đồng và kết thúc hợp đồng khi hết hạn.

Cuộc kiểm toán này tập trung vào các hoạt động giám sát hợp đồng.

Trong báo cáo kiểm toán này, giám sát hợp đồng đề cập đến các quy trình và thủ tục mà Quận Multnomah sử dụng để xác minh xem quận và các nhà cung cấp có đáp ứng các điều khoản hợp đồng và các chỉ tiêu hiệu suất hay không. Giám sát hợp đồng nên bao gồm các cơ chế để quận theo dõi các dịch vụ mà các nhà cung cấp cung cấp và hiệu suất của họ, đo lường hiệu quả chương trình và giải quyết các vấn đề có thể phát sinh. Các nhiệm vụ giám sát hợp đồng điển hình bao gồm xem xét và phê duyệt hóa đơn trước khi thanh toán, theo dõi hiệu suất của các nhà cung cấp và đánh giá kết quả hoạt động.

Các khuyến nghị giám sát hợp đồng từ văn phòng chúng tôi trải dài trong 24 năm.

Các cuộc kiểm toán trước đây đã đề cập đến việc giám sát hợp đồng, nhưng quận chỉ thực hiện một số khuyến nghị.

Văn phòng Kiểm toán đã nhấn mạnh sự cần thiết của việc giám sát hợp đồng trong các cuộc kiểm toán của chúng tôi trong suốt 24 năm qua. Chúng tôi đã viết về các vấn đề giám sát hợp đồng trong...

Cuộc kiểm toán năm 2000 cho thấy một số bộ phận có thể tăng cường giám sát tài chính và chương trình bằng cách áp dụng các thực tiễn tốt nhất.

Tám năm sau, văn phòng chúng tôi lại xem xét lại vấn đề này một lần nữa trong...

Báo cáo kiểm toán năm 2008 cho thấy nhiều khách hàng dễ bị tổn thương được phục vụ thông qua các hợp đồng phức tạp, khó quản lý, và nhìn chung, quận thiếu một phương pháp tiếp cận chiến lược, dựa trên rủi ro, toàn tổ chức đối với việc giám sát hợp đồng.

Sau tám năm nữa,

Năm 2022, một báo cáo đã chỉ ra sự lãng phí nguồn lực của quận lên tới hơn 525.000 đô la do việc giám sát hợp đồng không hiệu quả, điều này đã làm nổi bật tầm quan trọng của việc giám sát hợp đồng và khiến Văn phòng Kiểm toán xem xét lại vấn đề này trong cuộc kiểm toán này.

Quá trình thiết kế lại và tiêu chuẩn hóa quản lý hợp đồng trên toàn quận đã bắt đầu.

Sở Quản lý Quận đang dẫn đầu nỗ lực tiêu chuẩn hóa quản lý hợp đồng trên toàn quận, bao gồm cả việc giám sát hợp đồng. Trong năm tài chính 2023, sở đã thuê một nhà tư vấn bên thứ ba để xác định các cơ hội cải tiến trong hệ thống mua sắm và ký kết hợp đồng của Quận Multnomah. Kết quả của cuộc đánh giá đó đã chỉ ra rằng quản lý hợp đồng là một lĩnh vực cần được phát triển hơn nữa và cần phù hợp với các thông lệ tốt nhất trên toàn quận.

Trong năm tài chính 2024, phòng ban đã thành lập một đơn vị kinh doanh mới gồm hai vị trí trong bộ phận Mua sắm Trung ương để cập nhật mô hình tổ chức mua sắm và ký kết hợp đồng. Đơn vị này chịu trách nhiệm thúc đẩy việc thực hiện các khuyến nghị từ báo cáo của đơn vị tư vấn bên thứ ba trong một kế hoạch nhiều năm. Ngoài ra, vào tháng 2 năm 2024, nhóm mua sắm của Sở Quản lý Quận đã hoàn thành một Đánh giá Quản trị Hợp đồng Chiến lược, tập trung vào chỉ một phòng ban của quận, để xác định những khía cạnh nào của quản trị hợp đồng đã được thực hiện. Cuộc kiểm toán của chúng tôi đã xác định mức độ hoạt động giám sát hợp đồng đang diễn ra và liệu các yếu tố công bằng có được xem xét trong các hoạt động đó ở cấp phòng ban, bộ phận và chương trình hay không.

Các khuyến nghị có thể giúp cải thiện công tác giám sát trên toàn quận.

Chúng tôi đã phân tích các nguồn tài liệu về thực tiễn tốt nhất trong giám sát hợp đồng từ Viện Mua sắm Chính phủ Quốc gia và Hiệp hội Quan chức Mua sắm Nhà nước Quốc gia, từ đó hình thành các tiêu chí để đánh giá quy trình và thủ tục của quận trong cuộc kiểm toán này.

Chúng tôi đã xem xét các thực tiễn tốt nhất sau đây trong việc giám sát hợp đồng:

• Chính sách và quy trình giám sát hợp đồng được lập thành văn bản.
• Theo dõi việc thực hiện hợp đồng.
  • Đảm bảo các nhà cung cấp đạt được các mốc quan trọng và đáp ứng đúng thời hạn.
  • Theo dõi kết quả.
  • Xem xét và phê duyệt hóa đơn trước khi thanh toán.
  • Đối chiếu hóa đơn với dịch vụ đã cung cấp.
  • Tiến hành khảo sát, kiểm tra và thử nghiệm tại hiện trường.
  • Tổ chức các cuộc họp thường xuyên giữa quận và các nhà cung cấp dịch vụ.
  • Đánh giá hiệu suất của các nhà cung cấp và theo dõi việc thực hiện các mục hành động.
  • Báo cáo về tình trạng, hoạt động và các kết quả tuân thủ.
• Quản lý việc tuân thủ hợp đồng.
  • Giải quyết các trường hợp không thực hiện, không tuân thủ và vi phạm hợp đồng.

Phạm vi của cuộc kiểm toán này tập trung vào việc giám sát hợp đồng dịch vụ y tế và xã hội trong suốt thời hạn hợp đồng. Chúng tôi đã chọn Văn phòng Liên hợp Dịch vụ Người vô gia cư, Sở Dịch vụ Nhân sinh Quận, Sở Y tế và Sở Tư pháp Cộng đồng để kiểm tra mẫu, vì đây là bốn sở ban ngành ký kết nhiều hợp đồng dịch vụ y tế và xã hội nhất. Chúng tôi đã kiểm tra việc thanh toán hóa đơn cho một số nhà cung cấp được chọn mẫu, tìm kiếm bằng chứng về việc giám sát do nhân viên quận thực hiện và khảo sát các nhà cung cấp có hợp đồng được chọn để kiểm tra. Chúng tôi không bao gồm các hoạt động mua sắm, hoạt động hình thành hợp đồng hoặc các hoạt động quản lý hợp đồng khác trong phạm vi kiểm toán của mình.

Điều quan trọng cần lưu ý là Quận Multnomah sử dụng nhiều loại hợp đồng khác nhau, chẳng hạn như hợp đồng liên chính phủ, hợp đồng dự án vốn (xây dựng) và hợp đồng công nghệ thông tin (CNTT), v.v. Việc các hoạt động và nguồn lực giám sát hợp đồng có thể khác nhau trên toàn quận là điều dễ hiểu do nhu cầu và hạn chế khác nhau không chỉ trong từng loại hợp đồng mà còn giữa các phòng ban, bộ phận, chương trình và nhà cung cấp tham gia vào các hợp đồng này. Tuy nhiên, việc tiêu chuẩn hóa và phối hợp trên toàn quận có thể cải thiện hiệu quả và tính hiệu quả của việc giám sát hợp đồng bằng cách đưa ra các kỳ vọng rõ ràng và các thủ tục nhất quán. Mặc dù cuộc kiểm toán này liên quan cụ thể đến việc giám sát hợp đồng dịch vụ y tế và xã hội tại bốn phòng ban của quận, nhưng các khuyến nghị của cuộc kiểm toán này có thể hỗ trợ cải thiện việc giám sát hợp đồng đối với các loại hợp đồng khác trên toàn quận.

Lời cảm ơn

Chúng tôi trân trọng cảm ơn tất cả nhân viên và lãnh đạo các phòng ban đã tham gia vào cuộc kiểm toán này. Chúng tôi cũng biết ơn các nhà cung cấp dịch vụ đã phản hồi khảo sát của chúng tôi. Chúng tôi nhận thấy rằng cả quận và các nhà cung cấp đều có chung mục tiêu hỗ trợ cộng đồng Quận Multnomah một cách tốt nhất có thể. Chúng tôi đánh giá cao những đóng góp và thời gian mà họ đã dành cho chúng tôi.

Đúng như dự đoán, các nhà cung cấp, phòng ban và bộ phận đã bị ảnh hưởng sâu sắc bởi đại dịch COVID-19. Một vài nhân viên của quận đã chia sẻ thêm với chúng tôi về tác động của COVID-19 đối với họ, điều này rất đáng kể, gây tổn thương và vẫn đang tiếp diễn. Ngoài ra, chi tiêu hợp đồng đã tăng đáng kể trong năm tài chính 2023. Các nhà cung cấp trả lời khảo sát của chúng tôi cũng ghi nhận các vấn đề về luân chuyển nhân viên và thiếu hụt nhân lực của quận, điều này đã ảnh hưởng đến việc kinh doanh với quận. Việc kiểm tra của chúng tôi, tập trung vào năm tài chính 2023 và đầu năm tài chính 2024, đã cho thấy sự không nhất quán trong việc giám sát hợp đồng. Ví dụ, một bộ phận vẫn đang xây dựng lại hệ thống giám sát hợp đồng sau khi nguồn lực bị quá tải đáng kể, và một bộ phận khác đang thiết kế lại các công cụ và quy trình giám sát hợp đồng để phù hợp, hiệu quả và thiết thực hơn.

Chính sách giám sát hợp đồng của quận đã lỗi thời và không được sử dụng.

Quận này không áp dụng các quy trình giám sát hợp đồng một cách nhất quán hoặc công bằng giữa các nhà cung cấp.

Các chính sách và quy trình là nền tảng cho hoạt động của một tổ chức vì chúng giúp đảm bảo tuân thủ luật pháp và quy định, đồng thời cung cấp thông tin quan trọng hỗ trợ việc ra quyết định. Một khuôn khổ tiêu chuẩn toàn quận phản ánh nhu cầu hiện tại của quận có thể giúp quận đánh giá các chương trình một cách nhất quán, đối xử công bằng với các nhà cung cấp dịch vụ và đảm bảo các nhà cung cấp đang thực hiện các dịch vụ theo hợp đồng.

Quận Multnomah có một chính sách gọi là Quản lý Hợp đồng Dịch vụ Nhân sinh Quận Multnomah - Giám sát Hợp đồng. Chính sách này nhằm áp dụng trên toàn quận đối với các hợp đồng dịch vụ nhân sinh, trừ khi một bộ phận nào đó có chính sách nghiêm ngặt hơn. Chính sách nêu rõ rằng "Giám sát hợp đồng đảm bảo tất cả các nhà thầu đều tuân thủ và cung cấp các dịch vụ đã được mua." Chính sách này bao gồm các yêu cầu chi tiết về đánh giá hàng năm, giám sát hóa đơn, giám sát chương trình, báo cáo về việc giám sát, kế hoạch hành động tiếp theo và cung cấp kết quả báo cáo cho các nhà cung cấp.

Chính sách này chưa được cập nhật kể từ năm 2011. Trong các cuộc phỏng vấn, chúng tôi nhận thấy rằng lãnh đạo một số phòng ban biết về chính sách toàn quận, nhưng một số nhân viên chương trình chịu trách nhiệm giám sát hợp đồng lại không biết. Đây có thể là lý do chúng tôi phát hiện ra sự không nhất quán trong thực tiễn giám sát giữa các phòng ban và thậm chí giữa các bộ phận trong cùng một phòng ban. Trong một số trường hợp, từng nhân viên chương trình tự quyết định cách tốt nhất để giám sát chương trình. Chúng tôi cũng phát hiện ra rằng một vài phòng ban và một bộ phận có chính sách giám sát hợp đồng cấp phòng ban/bộ phận riêng được ghi chép lại, nhưng ngay cả một trong những chính sách đó cũng đã lỗi thời và không còn hiệu lực.

Các bộ phận và phòng ban có quy trình giám sát không nhất quán, tạo ra nguy cơ các dịch vụ theo hợp đồng không được cung cấp.

Các chương trình dịch vụ y tế và xã hội mà quận ký hợp đồng thường rất khác nhau giữa các phòng ban và thậm chí giữa các chương trình. Tuy nhiên, việc thiếu nhất quán trong giám sát thực hiện hợp đồng tạo ra rủi ro là các dịch vụ đã ký hợp đồng không được cung cấp cho cộng đồng. Ví dụ, nếu không thực hiện giám sát tại chỗ, quận có thể không phản ứng kịp thời đối với các tình huống nhà cung cấp không tuân thủ hoặc không thực hiện dịch vụ.

Các phòng ban có nhiều chương trình và nhu cầu chương trình khác nhau, vì vậy việc không phải tất cả các hợp đồng đều được giám sát theo cùng một cách là điều dễ hiểu. Tuy nhiên, sự không nhất quán trong việc áp dụng chính sách giám sát hợp đồng trên toàn quận có thể dẫn đến những lỗ hổng trong việc giám sát, đặc biệt là khi có sự thay đổi nhân sự. Việc thiếu một chính sách được áp dụng nhất quán có thể gây ra sự thất vọng cho phía nhà cung cấp vì nhiều nhà cung cấp có nhiều hợp đồng với nhiều phòng ban, bộ phận và chương trình khác nhau trong các bộ phận của quận.

Chúng tôi đã kiểm tra một mẫu hợp đồng cho bốn sở: Văn phòng Liên hợp Dịch vụ Người vô gia cư, Sở Dịch vụ Nhân sinh Quận, Sở Y tế và Sở Tư pháp Cộng đồng, tập trung vào các bộ phận trong các sở này có các hợp đồng quan trọng về y tế và dịch vụ nhân sinh. Đối với Văn phòng Liên hợp Dịch vụ Người vô gia cư, tất cả các bộ phận đều được kiểm tra. Đối với Sở Dịch vụ Nhân sinh Quận, chúng tôi đã kiểm tra một mẫu hợp đồng thuộc ba bộ phận: Mẫu giáo & Giáo dục sớm; Dịch vụ Thanh thiếu niên & Gia đình; và Dịch vụ Người cao tuổi, Người khuyết tật & Cựu chiến binh. Đối với Sở Y tế, chúng tôi đã kiểm tra một mẫu hợp đồng thuộc hai bộ phận: Sức khỏe Tâm thần và Y tế Công cộng. Đối với Sở Tư pháp Cộng đồng, chúng tôi đã kiểm tra một mẫu hợp đồng thuộc hai bộ phận: Dịch vụ Người lớn và Dịch vụ Vị thành niên.

Các sở và phòng ban cấp quận mà chúng tôi đã chọn làm mẫu để thử nghiệm.

^{Lưu ý: Một số nhà cung cấp được đưa vào thử nghiệm của chúng tôi có hợp đồng với nhiều hơn một bộ phận.}

^{*Chúng tôi đã lấy mẫu thêm hóa đơn từ Sở Dịch vụ Nhân sinh Quận, vì một số nhà cung cấp Dịch vụ Gia đình và Thanh thiếu niên lập nhiều hóa đơn mỗi tháng cho các chương trình khác nhau của họ.}

Nhìn chung, kết quả thử nghiệm của chúng tôi cho thấy mỗi phòng ban hoặc bộ phận đều thực hiện một mức độ giám sát hợp đồng nhất định. Đối với mỗi phòng ban, chúng tôi đã kiểm tra một mẫu hóa đơn để phê duyệt. Chúng tôi nhận thấy rằng tất cả 232 hóa đơn mà chúng tôi đã kiểm tra đều được phê duyệt và người có thẩm quyền đã phê duyệt hóa đơn đó. Tuy nhiên, việc giám sát hiệu quả thực hiện hợp đồng không nhất quán giữa các phòng ban và bộ phận mà chúng tôi đã thử nghiệm.

Chúng tôi nhận thấy các phòng ban và bộ phận đang giám sát các hợp đồng, nhưng không phải tất cả các hoạt động giám sát đều giống nhau.

Chúng tôi xem xét các hoạt động giám sát khác nhau do các bộ phận thực hiện là chính thức hoặc không chính thức. Giám sát chính thức giúp tăng khả năng áp dụng nhất quán các công cụ giữa các nhà cung cấp, từ đó giúp đảm bảo các nhà cung cấp đang thực hiện các dịch vụ theo hợp đồng. Chúng tôi coi giám sát chính thức là các nhiệm vụ như đánh giá rủi ro, đánh giá hiệu suất và giám sát tại chỗ được ghi chép bằng văn bản hoặc biên bản (cả nội bộ và gửi cho nhà cung cấp). Chúng tôi cũng coi việc sử dụng các công cụ theo dõi nội bộ ghi lại các thông tin cụ thể như chi tiết hóa đơn, tình trạng hợp đồng và liên lạc với nhà cung cấp là một công cụ giám sát chính thức. Chúng tôi coi giám sát không chính thức là các nhiệm vụ như thư từ với nhà cung cấp được ghi chép bằng email hoặc lịch hẹn cho thấy sự tham dự các cuộc họp hoặc quan sát tại chỗ mà không được ghi chép chính thức bằng thư từ hoặc biên bản.

Văn phòng chung về dịch vụ cho người vô gia cư và Phòng Dịch vụ Thanh thiếu niên và Gia đình thuộc Sở Dịch vụ Nhân sinh Quận có nhiều bằng chứng nhất về việc giám sát chính thức đối với mẫu hợp đồng mà chúng tôi đã thử nghiệm.

• Phòng ban: Văn phòng chung về dịch vụ cho người vô gia cư
• Phân khu: Tất cả
• Việc giám sát đang diễn ra? Có

• Loại hình giám sát: Chính thức và không chính thức

• Phòng ban: Phòng Dịch vụ Nhân sinh Quận
• Bộ phận: Giáo dục Mầm non & Giáo dục sớm
• Việc giám sát đang diễn ra? Có

• Loại hình giám sát: Chủ yếu là không chính thức

• Phòng ban: Phòng Dịch vụ Nhân sinh Quận
• Phòng ban: Dịch vụ Thanh thiếu niên và Gia đình
• Việc giám sát đang diễn ra? Có

• Loại hình giám sát: Chính thức và không chính thức

• Phòng ban: Phòng Dịch vụ Nhân sinh Quận
• Phòng ban: Dịch vụ dành cho người cao tuổi, người khuyết tật và cựu chiến binh
• Việc giám sát đang diễn ra? Có

• Loại hình giám sát: Chủ yếu là không chính thức

• Bộ phận: Bộ Y tế
• Bộ phận: Sức khỏe Tâm thần
• Việc giám sát đang diễn ra? Có

• Loại hình giám sát: Chủ yếu là không chính thức

• Bộ phận: Bộ Y tế
• Phòng ban: Y tế công cộng
• Việc giám sát đang diễn ra? Có

• Loại hình giám sát: Chủ yếu là không chính thức

• Phòng ban: Phòng Tư pháp Cộng đồng
• Phòng ban: Dịch vụ dành cho người lớn
• Việc giám sát đang diễn ra? Có giới hạn

• Loại hình giám sát: Không chính thức

• Phòng ban: Phòng Tư pháp Cộng đồng
• Phòng ban: Dịch vụ dành cho thanh thiếu niên
• Việc giám sát đang diễn ra? Có giới hạn
• Loại hình giám sát: Không chính thức

^{Nguồn: Văn phòng Kiểm toán}

Các nhân viên của Văn phòng Liên hợp về Dịch vụ cho Người vô gia cư đã tiến hành các hoạt động giám sát chính thức, ghi chép lại và áp dụng chúng một cách nhất quán.

Văn phòng chung về dịch vụ cho người vô gia cư có các chính sách giám sát việc thực hiện hợp đồng ở cấp phòng ban.

Đối với mỗi hợp đồng của Văn phòng Liên hợp về Dịch vụ cho Người vô gia cư mà chúng tôi đã thử nghiệm, chúng tôi ghi nhận những điều sau:

Việc giám sát hiệu quả thực hiện hợp đồng của Sở Dịch vụ Nhân sinh Quận là riêng biệt đối với từng bộ phận.

Quận đã thành lập Phòng Giáo dục Mầm non và Học tập Sớm để đáp ứng biện pháp "Giáo dục Mầm non cho Tất cả" được cử tri thông qua vào tháng 11 năm 2020. Phòng bắt đầu ký hợp đồng với các nhà cung cấp vào năm ngân sách tiếp theo (năm tài chính 2022). Đây vẫn là một chương trình tương đối mới trong giai đoạn chúng tôi thử nghiệm vào năm tài chính 2023 và đầu năm tài chính 2024. Phòng vẫn đang hoàn thiện các quy trình và công cụ giám sát chính thức và dự kiến ​​sẽ triển khai các công cụ này cho các nhà cung cấp bắt đầu từ đầu năm 2024, vượt quá giai đoạn chúng tôi thử nghiệm cụ thể. Trong khi phòng vẫn đang hoàn thiện các quy trình và công cụ chính thức này, chúng tôi đã tìm thấy bằng chứng về việc giám sát đang diễn ra một cách không chính thức hơn.

Đối với mỗi hợp đồng thuộc Bộ phận Giáo dục Mầm non và Học tập Sớm mà chúng tôi đã thử nghiệm, chúng tôi ghi nhận những điều sau:

y-uuid="aa95eacb-fb22-415a-96f6-ce8d804f61fa" data-align="center" data-caption="Nguồn: Văn phòng Kiểm toán">

Phòng Dịch vụ Thanh thiếu niên và Gia đình có các quy trình giám sát chính thức, bao gồm cả các quy trình giám sát hiệu quả hợp đồng ở cấp phòng.

Đối với mỗi bộ phận Dịch vụ Gia đình và Thanh thiếu niên mà chúng tôi đã tiến hành thử nghiệm, chúng tôi ghi nhận những điều sau:

Việc giám sát tại chỗ đối với hai trong số tám hợp đồng nhà cung cấp được thử nghiệm đã không có chuyến thăm khảo sát nào kể từ năm 2018. Nhân viên bộ phận cho biết một phần nguyên nhân là do sự gián đoạn từ đại dịch cũng như việc chuyên gia quản lý chương trình nghỉ phép trong năm tài chính 2023.

Đối với Bộ phận Dịch vụ Người cao tuổi, Người khuyết tật và Cựu chiến binh , chúng tôi nhận thấy một số hoạt động giám sát đang được thực hiện, nhưng việc giám sát này mang tính không chính thức và phụ thuộc vào sự tùy ý của nhân viên quản lý chương trình theo hợp đồng.

Đối với mỗi hợp đồng thuộc Bộ phận Dịch vụ Người cao tuổi, Người khuyết tật và Cựu chiến binh mà chúng tôi đã thử nghiệm, chúng tôi ghi nhận những điều sau:

Việc giám sát của Sở Y tế được thực hiện riêng biệt cho từng khu vực mà chúng tôi đã tiến hành thử nghiệm.

Việc giám sát hiệu quả hợp đồng của Sở Y tế là riêng biệt đối với mỗi bộ phận và thậm chí còn khác nhau giữa các chương trình trong cùng một bộ phận. Chúng tôi nhận thấy rằng một số hoạt động giám sát đã được thực hiện nhưng không chính thức, ngoài việc thu thập dữ liệu trên các công cụ theo dõi nội bộ.

Đối với các hợp đồng thuộc Bộ phận Sức khỏe Tâm thần mà chúng tôi đã kiểm tra, chúng tôi ghi nhận những điều sau:

Đối với các hợp đồng của Sở Y tế Công cộng mà chúng tôi đã kiểm tra, chúng tôi ghi nhận những điều sau:

Bộ Tư pháp Cộng đồng đã tiến hành giám sát hạn chế.

Sở Tư pháp Cộng đồng có hoạt động giám sát hạn chế và không tiến hành giám sát hiệu quả hoạt động của các nhà cung cấp dịch vụ trong giai đoạn chúng tôi thử nghiệm. Cần lưu ý rằng một số dịch vụ của Sở Tư pháp Cộng đồng được thực hiện tại chỗ trong các tòa nhà của quận, vì vậy quận biết về sự hiện diện của các nhà cung cấp dịch vụ nhưng không có hoạt động giám sát chính thức nào đối với các dịch vụ đang được cung cấp. Mặc dù họ có chính sách giám sát hợp đồng cấp sở, nhưng chính sách này chưa được cập nhật kể từ năm 2009. Thêm vào đó, nhân viên cho biết chính sách này không được sử dụng.

Đối với các hợp đồng của Sở Tư pháp Cộng đồng được kiểm tra, chúng tôi ghi nhận những điều sau:

Tuy nhiên, trong quá trình kiểm toán, Sở Tư pháp Cộng đồng cho biết họ đang xây dựng quy trình xem xét hợp đồng mới. Chúng tôi đã xác nhận được rằng sở này có một nhóm làm việc đang phát triển quy trình xem xét hợp đồng mới và, tính đến thời điểm viết báo cáo này, ban quản lý sở cho biết họ đang nỗ lực triển khai quy trình mới cho nhân viên chương trình. Chúng tôi nhận thấy việc giám sát các hợp đồng mà chúng tôi đã kiểm tra trong năm tài chính 2023 của sở chỉ giới hạn ở việc xem xét hóa đơn và giám sát không chính thức, điều này khác nhau giữa các nhân viên chương trình. Do không có chính sách cập nhật và được thực thi, nhân viên đang thực hiện các nhiệm vụ giám sát theo ý riêng của họ. Điều này có thể dẫn đến việc giám sát nhà cung cấp không nhất quán và nguy cơ nhà cung cấp không thực hiện các dịch vụ theo hợp đồng.

Quận không thể đánh giá đầy đủ và thỏa đáng việc liệu họ có thanh toán đúng hạn cho các nhà cung cấp hay không.

Ngày đến hạn thanh toán hóa đơn có thể không chính xác trong hệ thống thanh toán của quận.

Hầu hết các hợp đồng của quận với các nhà cung cấp đều mô tả cách thức và thời điểm quận sẽ thanh toán cho nhà cung cấp đối với các dịch vụ đã cung cấp. Một số hợp đồng cũ hơn không nêu rõ các điều khoản thanh toán. Đối với các hợp đồng không nêu rõ điều khoản thanh toán cụ thể, quận sẽ áp dụng thời hạn mặc định là 30 ngày.

Đối với các hợp đồng mà chúng tôi đã thử nghiệm, hợp đồng của Sở Dịch vụ Nhân sinh Quận và Văn phòng Liên hợp Dịch vụ Người vô gia cư quy định rằng các khoản thanh toán sẽ được xử lý trong vòng 10 ngày làm việc (không tính cuối tuần và ngày lễ) kể từ khi nhận được hóa đơn đầy đủ và chính xác. Sở Y tế và Sở Tư pháp Cộng đồng có thời hạn 30 ngày cho các hợp đồng của họ, tính theo tổng số ngày. Khi một hóa đơn cần được xử lý, ngày đó được gọi là "Ngày đến hạn" của hóa đơn.

Các điều khoản thanh toán trong hợp đồng được sử dụng để thiết lập các điều khoản trong Workday, hệ thống tài chính của quận giúp thực hiện thanh toán cho các nhà cung cấp. Các điều khoản thanh toán được ghi nhận trong mẫu của chúng tôi đều chính xác trong Workday trong tất cả các trường hợp, ngoại trừ một nhà cung cấp, trong đó điều khoản của họ là 10 ngày trong Workday nhưng lại là 30 ngày trong hợp đồng.

Tuy nhiên, Workday tính toán "Ngày đến hạn" của hóa đơn dựa trên "Ngày lập hóa đơn" được nhập thủ công. "Ngày lập hóa đơn" này được lấy từ hóa đơn do nhà cung cấp gửi. Ngoài ra, ngày đến hạn của hóa đơn được tính bằng tổng số ngày cho cả hai điều khoản thanh toán 10 ngày làm việc và 30 ngày. Điều này không nhất quán với các điều khoản thanh toán được nêu trong chính sách của quận hoặc hầu hết các hợp đồng với nhà cung cấp mà chúng tôi đã thử nghiệm, trong đó quy định rằng thanh toán đến hạn dựa trên thời điểm nhận được hóa đơn đầy đủ và chính xác.

Quận không sử dụng Workday một cách nhất quán với các điều khoản hợp đồng của nhà cung cấp.

Hiện nay, ngày đến hạn thanh toán là tổng của ngày ghi trên hóa đơn và các điều khoản thanh toán trong hợp đồng.

Cách tính ngày đến hạn hiện tại có một vài vấn đề:

• Ngày lập hóa đơn không nhất thiết phản ánh thời điểm quận nhận được hóa đơn chính xác và đầy đủ. Mẫu nghiên cứu của chúng tôi cho thấy quận nhận được 84% hóa đơn sau "Ngày lập hóa đơn" được ghi trong Workday. Điều này khiến phép tính không chính xác đối với bất kỳ hóa đơn nào có "Ngày lập hóa đơn" khác với ngày quận nhận được hóa đơn đầy đủ và chính xác.
• Ngày đến hạn được tính dựa trên tổng số ngày và không tính đến cuối tuần hoặc ngày lễ. Điều này khiến việc tính toán không chính xác đối với bất kỳ hợp đồng nào có điều khoản thanh toán là 10 ngày làm việc.

Ngày đến hạn thanh toán phải là tổng thời gian giữa ngày quận nhận được hóa đơn và thời hạn thanh toán theo hợp đồng.

Hệ thống Workday được thiết lập để ghi lại "Ngày nhận" của hóa đơn, đây phải là ngày mà quận nhận được hóa đơn đầy đủ và chính xác. Tuy nhiên, "Ngày nhận" hiện không được sử dụng để tính toán ngày đến hạn thanh toán hóa đơn. Thêm vào đó, "Ngày nhận" được nhập vào Workday thường là ngày mà bộ phận Kế toán phải trả của phòng ban nhận được hóa đơn. Ngày này không nhất thiết phải trùng với ngày mà quận nhận được hóa đơn đầy đủ và chính xác từ nhà cung cấp.

Trong mẫu nghiên cứu của chúng tôi, quận nhận được 73% hóa đơn vào một ngày khác với ngày được ghi trong Workday là "Ngày nhận". Điều này là do hóa đơn thường được nhân viên phòng ban tiếp nhận trước tiên, những người có hiểu biết trực tiếp về công việc đã thực hiện. Họ xem xét và phê duyệt hóa đơn trước khi gửi đến bộ phận Kế toán phải trả của phòng ban để xem xét, phê duyệt và thanh toán cuối cùng.

Việc ghi nhận ngày nhận hóa đơn đầy đủ và chính xác rất khó khăn vì nó phụ thuộc vào việc nhân viên cấp quận nhập thủ công một ngày mà quận chưa định nghĩa rõ ràng. Nếu hóa đơn được nhận nhưng cần phải liên hệ thêm với nhà cung cấp (thắc mắc, chỉnh sửa hoặc yêu cầu hỗ trợ bổ sung), việc xác định ngày chính xác có thể trở nên khó khăn. Ví dụ, một nhân viên cấp chương trình có thể làm việc với nhà cung cấp để có được hóa đơn đầy đủ và chính xác trước khi chuyển tiếp đến bộ phận Kế toán phải trả của phòng ban để thanh toán. Thường thì chính nhân viên Kế toán phải trả của các phòng ban mới là người tương tác với Workday, chứ không phải lúc nào cũng là nhân viên cấp chương trình. Việc ghi nhận ngày nhận chính xác và nhập nó vào Workday sẽ đòi hỏi phải thay đổi các quy trình hiện tại.

Các nhà cung cấp cũng có thể có quan niệm khác nhau về ý nghĩa của ngày nhận được (ngày nhận được đầu tiên bởi quận hoặc sau khi có các câu hỏi bổ sung) và thời điểm bắt đầu tính thời hạn thanh toán hóa đơn. Chúng tôi đã khảo sát các nhà cung cấp có hợp đồng và hóa đơn mà chúng tôi đã kiểm tra, và một nhà cung cấp đã yêu cầu gặp chúng tôi để chia sẻ thêm thông tin về các câu hỏi khảo sát. Nhà cung cấp này muốn làm rõ liệu việc thanh toán nên được thực hiện 10 days after quận nhận được hóa đơn hay 10 days after nhân viên quận xem xét. Việc đảm bảo các nhà cung cấp hiểu rõ sự khác biệt này có thể giúp họ có những kỳ vọng rõ ràng về thời điểm thanh toán đến hạn.

Nếu không sử dụng ngày nhận được hóa đơn chính xác và đầy đủ để tính "Ngày đến hạn", thì kết quả có thể không chính xác. Do đó, quận không thể đánh giá một cách thỏa đáng liệu họ có đang thanh toán đúng hạn cho các nhà cung cấp hay không.

Tốc độ thanh toán có sự khác biệt giữa các phòng ban và thậm chí giữa các bộ phận trong cùng một phòng ban.

Các nhà cung cấp dịch vụ phụ thuộc vào việc thanh toán đúng hạn. Hầu hết các hợp đồng chúng tôi đã kiểm tra đều là hợp đồng hoàn trả chi phí, nghĩa là nhà cung cấp đã phát sinh các chi phí mà họ đang yêu cầu được hoàn trả. Việc đáp ứng các nghĩa vụ tài chính như trả lương có thể gặp khó khăn nếu thanh toán bị chậm trễ. Khi thanh toán cho các nhà cung cấp theo hợp đồng bị chậm, quận có nguy cơ làm gián đoạn các dịch vụ cho cộng đồng, cuối cùng dẫn đến nguy cơ gián đoạn các dịch vụ mà quận phụ thuộc vào các nhà cung cấp để cung cấp.

Như đã nêu ở trên, hợp đồng với nhà cung cấp mô tả các điều khoản thanh toán. Đối với các hợp đồng mà chúng tôi đã thử nghiệm, các điều khoản này thường là 10 ngày làm việc, 30 ngày, hoặc điều khoản mặc định 30 ngày của quận/huyện nếu không được nêu rõ cụ thể.

Chúng tôi đã kiểm tra tính kịp thời của việc thanh toán trên một mẫu gồm 232 hóa đơn. Chúng tôi đã nhận được sự hỗ trợ từ các phòng ban để xác định ngày nhận được từng hóa đơn, chẳng hạn như ngày nhà cung cấp gửi hóa đơn cuối cùng qua email cho quận. Nếu một hóa đơn cần sửa đổi, chúng tôi đã sử dụng ngày nhận được hóa đơn đã sửa đổi cuối cùng. Sau đó, chúng tôi tính toán số ngày cần thiết để thanh toán hóa đơn và so sánh kết quả đó với các điều khoản thanh toán theo hợp đồng đã được xác định.

Dựa trên mẫu hóa đơn mà chúng tôi đã kiểm tra, chúng tôi nhận thấy rằng tính kịp thời của việc thanh toán rất khác nhau giữa các phòng ban và thậm chí giữa các bộ phận trong cùng một phòng ban đối với các hóa đơn được kiểm tra.

Điều thú vị là, các phòng ban có điều khoản thanh toán nghiêm ngặt hơn lại thanh toán đúng hạn hơn đối với các hóa đơn mà chúng tôi đã kiểm tra. Văn phòng Liên hợp Dịch vụ Người vô gia cư và Sở Dịch vụ Nhân sinh Quận đều có điều khoản thanh toán là 10 ngày làm việc (thường là khoảng 14 ngày tổng cộng) cho các hợp đồng được kiểm tra. Chúng tôi nhận thấy rằng khoảng hai phần ba số hóa đơn được kiểm tra của Văn phòng Liên hợp Dịch vụ Người vô gia cư và Sở Dịch vụ Nhân sinh Quận đã được thanh toán đúng hạn và trong thời hạn thanh toán của hợp đồng. Sở Y tế và Sở Tư pháp Cộng đồng đều có điều khoản thanh toán là 30 ngày cho các hợp đồng mà chúng tôi đã kiểm tra. Chúng tôi nhận thấy rằng chỉ có 50% số hóa đơn mà chúng tôi đã kiểm tra của Sở Y tế và Sở Tư pháp Cộng đồng được thanh toán đúng hạn và trong thời hạn thanh toán của hợp đồng. Như chúng tôi đã lưu ý trước đó trong báo cáo, chúng tôi đã kiểm tra 57 hóa đơn của Văn phòng Liên hợp Dịch vụ Người vô gia cư, 93 hóa đơn của Sở Dịch vụ Nhân sinh Quận, 66 hóa đơn của Sở Y tế và 16 hóa đơn của Sở Tư pháp Cộng đồng.

Văn phòng chung về dịch vụ cho người vô gia cư và Sở Dịch vụ Nhân sinh Quận đã thực hiện việc thanh toán hóa đơn đúng hạn theo hợp đồng tốt hơn.

Các phòng ban có đội ngũ nhân viên tài chính tập trung. Tuy nhiên, tính kịp thời của việc thanh toán có thể phụ thuộc vào quy trình của nhân viên chương trình thuộc từng bộ phận, vì việc xem xét cũng được thực hiện ở cấp bộ phận. Mặc dù chúng tôi nhận thấy 66% số hóa đơn mà chúng tôi đã kiểm tra của Sở Dịch vụ Nhân sinh Quận được thanh toán đúng hạn, nhưng tỷ lệ này lại khác nhau khi đánh giá ở cấp bộ phận. Chúng tôi đã kiểm tra hóa đơn của ba bộ phận thuộc Sở Dịch vụ Nhân sinh Quận: Mẫu giáo & Giáo dục sớm, Dịch vụ Thanh thiếu niên & Gia đình, và Dịch vụ Người cao tuổi, Người khuyết tật & Cựu chiến binh. Trong khi tất cả các hóa đơn của Mẫu giáo & Giáo dục sớm đều được ghi nhận là đã thanh toán trong thời hạn hợp đồng, chúng tôi nhận thấy tỷ lệ thanh toán đúng hạn của các hóa đơn được kiểm tra thuộc Dịch vụ Thanh thiếu niên & Gia đình (60%) và Dịch vụ Người cao tuổi, Người khuyết tật & Cựu chiến binh (50%) thấp hơn. Chúng tôi đã kiểm tra 14 hóa đơn cho Mẫu giáo & Giáo dục sớm, 73 hóa đơn cho Dịch vụ Thanh thiếu niên & Gia đình và 6 hóa đơn cho Dịch vụ Người cao tuổi, Người khuyết tật & Cựu chiến binh.

Trong Sở Dịch vụ Nhân sinh Quận, Phòng Giáo dục Mầm non và Học tập Sớm thực hiện việc thanh toán hóa đơn đúng hạn theo hợp đồng tốt hơn.

Đối với Sở Y tế, việc lập hóa đơn ở cấp phòng ban cũng khác nhau giữa các phòng ban. Chúng tôi đã kiểm tra hóa đơn của hai phòng ban trong Sở Y tế: Y tế Công cộng và Sức khỏe Tâm thần. Chúng tôi nhận thấy rằng Y tế Công cộng có phần lớn (70%) hóa đơn được thanh toán đúng hạn, trong khi chỉ có 41% hóa đơn của Sức khỏe Tâm thần được thanh toán đúng hạn. Chúng tôi đã kiểm tra 20 hóa đơn của Y tế Công cộng và 46 hóa đơn của Sức khỏe Tâm thần.

Trong Bộ Y tế, Phòng Y tế Công cộng thực hiện việc thanh toán hóa đơn đúng hạn theo hợp đồng tốt hơn.

Chúng tôi đã kiểm tra các hóa đơn tại hai bộ phận của Sở Tư pháp Cộng đồng (Dịch vụ Người lớn & Dịch vụ Trẻ vị thành niên). Tuy nhiên, do giá trị hợp đồng thấp, chúng tôi chỉ kiểm tra một hợp đồng của Dịch vụ Trẻ vị thành niên, và hợp đồng đó được thanh toán theo phương thức phân bổ (số tiền cố định hàng tháng theo hợp đồng). Do đó, kết quả chỉ phản ánh ở cấp độ phòng ban và, như đã nêu ở trên, chúng tôi nhận thấy chỉ có 50% hóa đơn được thanh toán đúng hạn.

Nguyên nhân chậm thanh toán có thể do nhiều yếu tố. Trong đánh giá về tính kịp thời của thanh toán, chúng tôi tập trung vào các hóa đơn có "thanh toán rất chậm". Những hóa đơn này được đánh dấu bằng vòng tròn màu đỏ trong biểu đồ bên dưới.

Đối với các hợp đồng có thời hạn 10 ngày làm việc, chúng tôi đã xem xét kỹ hơn nguyên nhân chậm trễ đối với bất kỳ hóa đơn nào được thanh toán sau 20 ngày làm việc. Chúng tôi phát hiện ra rằng 7% trường hợp bị chậm trễ hơn 20 ngày làm việc đối với Văn phòng Liên hợp Dịch vụ Người vô gia cư và 10% đối với Sở Dịch vụ Nhân sinh Quận. Khi xem xét ở cấp phòng ban đối với Sở Dịch vụ Nhân sinh Quận, chúng tôi nhận thấy 0% trường hợp đối với Dịch vụ Mầm non & Giáo dục sớm, 11% đối với Dịch vụ Thanh thiếu niên & Gia đình và 17% đối với Dịch vụ Người cao tuổi, Người khuyết tật & Cựu chiến binh được thanh toán sau 20 ngày làm việc.

Đối với các hợp đồng có thời hạn thanh toán 30 ngày, chúng tôi đã xem xét kỹ hơn nguyên nhân chậm thanh toán đối với bất kỳ hóa đơn nào được thanh toán quá 60 ngày. Chúng tôi phát hiện ra rằng 20% ​​hóa đơn bị chậm thanh toán quá 60 ngày đối với Sở Y tế và 31% đối với Sở Tư pháp Cộng đồng. Khi xem xét ở cấp bộ phận đối với Sở Y tế, chúng tôi nhận thấy 10% hóa đơn của Sở Y tế Công cộng và 24% hóa đơn của Sở Sức khỏe Tâm thần bị chậm thanh toán quá 60 ngày.

Gần một phần ba số hóa đơn của Sở Tư pháp Cộng đồng được kiểm tra đã được thanh toán sau hơn 60 days after nhận được hóa đơn.

60 days after nhận hóa đơn." data-entity-type="media" data-entity-uuid="d221e785-4ab1-40c7-a58c-ed 7985161295 " data-align="center" data-caption="Nguồn: Phân tích của Văn phòng Kiểm toán đối với 232 hóa đơn được chọn mẫu">

Trong số 31 khoản thanh toán trong mẫu của chúng tôi được ghi nhận là "thanh toán rất chậm" (vòng tròn màu đỏ trong biểu đồ trên), chúng tôi nhận thấy rằng khoảng một phần tư (26%) có vấn đề từ phía nhà cung cấp, chẳng hạn như việc xin phê duyệt thư tỷ lệ liên bang cho phép họ tính phí chi phí gián tiếp trong hợp đồng. Chi phí gián tiếp là chi phí phát sinh cho mục đích chung hoặc phối hợp mang lại lợi ích cho nhiều chương trình hoặc đối tượng chi phí (ví dụ: quản lý, kế toán hoặc nhân sự) và không dễ dàng phân bổ cho một đối tượng chi phí cụ thể. Nhà cung cấp sẽ xin tỷ lệ chi phí gián tiếp được liên bang phê duyệt, hoặc sử dụng tỷ lệ mặc định được phép, để áp dụng cho các chi phí trực tiếp được phép nhằm giúp bù đắp các chi phí gián tiếp này.

Chúng tôi phát hiện ra rằng 74% số khoản "thanh toán rất chậm" còn lại là do các vấn đề nằm trong tầm kiểm soát của quận:

• 35% bị chậm trễ do thiếu hợp đồng đã ký hoặc ngân sách hàng năm, hoặc do phải cập nhật giá/phụ cấp sinh hoạt trước khi có thể xử lý hóa đơn thanh toán.
• 26% liên quan đến sự chậm trễ trong quá trình xử lý hóa đơn của quận. Ví dụ, chậm trễ trong việc phê duyệt hoặc hóa đơn bị lưu trữ sai vị trí.
• 13% liên quan đến việc không đủ kinh phí được phê duyệt trong hợp đồng và cần điều chỉnh hoặc xin phép ngoại lệ để thanh toán.

Nguyên nhân thanh toán hóa đơn rất chậm

unds 13%; Community Justice bị chậm trễ trong việc ký hợp đồng 19%. data-entity-type="media" data-entity-uuid="d5a09486-67b9-4969-bba1-e9a5b53a2b53" data-align="center" data-caption="Nguồn: Phân tích của Văn phòng Kiểm toán về 31 hóa đơn được xác định là "thanh toán rất chậm" ">

Quan điểm của các nhà cung cấp dịch vụ về việc thanh toán đúng hạn không mấy tích cực đối với Sở Y tế và Sở Tư pháp Cộng đồng.

Ngoài việc kiểm tra hóa đơn để xác định xem hóa đơn có được thanh toán trong thời hạn thanh toán của hợp đồng hay không, chúng tôi đã khảo sát các nhà cung cấp của các hợp đồng mà chúng tôi đã kiểm tra để thu thập quan điểm của họ về mức độ thanh toán hóa đơn một cách nhất quán. Mặc dù các bài kiểm tra và câu hỏi có đôi chút khác biệt, nhưng chúng tôi nhận thấy kết quả kiểm tra của mình phản ánh khá chính xác kết quả khảo sát đối với các nhà cung cấp đã trả lời câu hỏi (tỷ lệ phản hồi là 76%). Văn phòng Liên hợp Dịch vụ Người vô gia cư được ghi nhận có tỷ lệ phản hồi tích cực từ các nhà cung cấp, trong khi tất cả các phản hồi từ các nhà cung cấp thuộc Sở Dịch vụ Nhân sinh Quận đều cho thấy hóa đơn của họ được thanh toán một cách nhất quán hoặc phần lớn thời gian (56% nhất quán và 44% phần lớn thời gian). Sở Y tế và Sở Tư pháp Cộng đồng nhận được quan điểm ít tích cực hơn từ các nhà cung cấp mà chúng tôi đã khảo sát.

Đánh giá của các nhà cung cấp về tính kịp thời của việc thanh toán khá nhất quán với kết quả kiểm tra của chúng tôi.

^{Lưu ý: Thường xuyên = hơn 90% thời gian. Phần lớn thời gian = từ 50-90% thời gian. Chỉ thỉnh thoảng = từ 25-50% thời gian. Đối với những người chọn "Khác", câu trả lời cho thấy vấn đề về tính kịp thời.}

Những lỗi nhỏ đang làm chậm trễ việc thanh toán cho các nhà cung cấp.

Việc bỏ ra công sức và nguồn lực để thực hiện một thao tác làm tròn nhỏ hoặc sửa lỗi không đáng kể là không hiệu quả và lãng phí nguồn lực quý báu của nhân viên cấp quận và nhà cung cấp dịch vụ.

Chính sách của quận và hầu hết các điều khoản hợp đồng đều quy định rõ ràng rằng hóa đơn phải chính xác và đầy đủ để được thanh toán đúng hạn. Tuy nhiên, nếu có sai sót nhỏ, việc xử lý thanh toán với sai sót nhỏ đó có thể hiệu quả hơn là tốn nguồn lực của quận và nhà cung cấp để sửa chữa lỗi đó.

Trong quá trình kiểm tra hóa đơn, chúng tôi đã xem xét các hóa đơn mà quận đã xử lý để thanh toán. Trong một số trường hợp, hóa đơn cần được chỉnh sửa trước khi có thể được xử lý để thanh toán. Chúng tôi đã xem xét thư từ liên quan đến một số trường hợp chỉnh sửa này. Nhìn chung, các hóa đơn được chỉnh sửa là kết quả của quá trình xem xét yêu cầu cập nhật hóa đơn do các vấn đề như số tiền được báo cáo không chính xác (thiếu hoặc thừa tiền) hoặc thiếu hoặc không khớp tài liệu hỗ trợ. Tuy nhiên, một số trường hợp chỉnh sửa này là do những sai sót rất nhỏ. Dưới đây là một vài ví dụ:

• Một hóa đơn đã bị trả lại cho nhà cung cấp vì chênh lệch năm xu (0,05 đô la) trên chứng từ hỗ trợ. Tổng giá trị hóa đơn này lên tới hơn 396.726 đô la. Tổng thời gian xử lý hóa đơn này, từ khi nhận được ban đầu, xem xét của quận, nhận xét từ nhà cung cấp và lập hóa đơn cuối cùng, chỉ mất ba ngày. Tuy nhiên, nỗ lực và nguồn lực mà cả quận và nhà cung cấp bỏ ra để điều chỉnh sai số 5 xu là không hiệu quả và không mang lại giá trị gì.
• Hóa đơn đầu tiên được nhận vào ngày 10/11/2022. Quận đã ghi nhận các vấn đề và yêu cầu nhà cung cấp phải sửa chữa. Nhân viên quận đã gửi email cho nhà cung cấp vào ngày 21/10/2022, 10 days after nhận được hóa đơn ban đầu. Nhà cung cấp đã gửi hóa đơn cập nhật vào ngày 04/11/2022. Một vấn đề thứ hai đã được ghi nhận và quận yêu cầu hỗ trợ cho khoản phí tiện ích 4,33 đô la vào ngày 15/11/2022, 11 days after nhận được hóa đơn đã sửa chữa. Hóa đơn cuối cùng và chính xác đã được nhận vào ngày 15/11/2022. Hóa đơn trị giá 54.607 đô la này đã được thanh toán vào ngày 25/11/2022. Dựa trên điều khoản thanh toán là 10 ngày làm việc, khoản thanh toán được coi là đúng hạn vì hóa đơn cuối cùng và chính xác đã được nhận và thanh toán trong vòng 10 ngày làm việc. Tuy nhiên, thời gian cần thiết để xử lý, xem xét và nhận được hóa đơn chính xác đã mất hơn một tháng, trong khi khoản sửa chữa cuối cùng chỉ là một số tiền không đáng kể (dưới 5 đô la).

Dựa trên thực tế là nhân viên chương trình và tài chính đã trả lại hóa đơn vì những lỗi nhỏ, có vẻ như họ không biết liệu mình có thẩm quyền để bỏ qua những lỗi không đáng kể đó hay không. Việc đào tạo nhất quán trên toàn quận để giúp đảm bảo nhân viên có thông tin chính xác về thời điểm việc bỏ qua lỗi là hợp lý và được cho phép sẽ mang lại lợi ích cho quận và các nhà cung cấp dịch vụ.

Có những cơ hội để cải thiện sự phối hợp giữa các văn phòng cấp quận.

Khi tất cả các bên tham gia vào một quy trình đều nhận thức rõ vai trò và trách nhiệm của từng bên liên quan, điều đó có thể dẫn đến ít sự nhầm lẫn hơn và các hoạt động hiệu quả hơn. Giao tiếp và chia sẻ thông tin là những yếu tố quan trọng giúp đảm bảo quy trình đó thành công.

Các quy định của liên bang và chính sách hợp đồng của quận yêu cầu phải có đánh giá tuân thủ tài chính nếu nguồn vốn liên bang được sử dụng để tài trợ cho một hợp đồng. Để đáp ứng yêu cầu này, bộ phận Tuân thủ Tài chính sẽ hoàn thành các đánh giá rủi ro cần thiết.

Đánh giá rủi ro là một công cụ giúp hiểu rõ hơn về điều kiện của nhà cung cấp, từ đó cho phép quận/huyện biết cách hỗ trợ nhà cung cấp tốt nhất. Ví dụ, nếu nhà cung cấp là một tổ chức nhỏ hơn, họ có thể cần hỗ trợ nhiều hơn về các nhiệm vụ hành chính như lập hóa đơn và hiểu rõ những gì được phép và không được phép theo các điều khoản trong hợp đồng, hoặc cách đạt được các mục tiêu hiệu suất.

Việc đánh giá và xem xét rủi ro của bộ phận Tuân thủ Tài chính chủ yếu tập trung vào việc đánh giá tài chính của các nhà cung cấp, bao gồm các yếu tố rủi ro tài chính, tuân thủ các quy tắc và quy định hiện hành của liên bang và tiểu bang, cũng như đánh giá hệ thống tài chính và kiểm soát nội bộ, cùng với các thực tiễn kế toán của nhà cung cấp. Việc đánh giá rủi ro và xem xét tuân thủ do bộ phận Tuân thủ Tài chính thực hiện không tập trung vào hiệu quả hoạt động chương trình của nhà cung cấp.

Việc đánh giá rủi ro và xem xét tuân thủ của đơn vị Tuân thủ Tài chính có chức năng rất cụ thể và không nên được sử dụng để thay thế nhu cầu của bộ phận trong việc đánh giá và giám sát toàn diện nhà cung cấp.

Một số nhân viên trong các phòng ban cho biết họ dựa vào đánh giá rủi ro của bộ phận Tuân thủ Tài chính đối với nhà cung cấp, trong đó một nhân viên chương trình cho biết bộ phận Tuân thủ Tài chính thực hiện các chuyến thăm địa điểm. Các nhân viên khác cũng cho biết họ không thấy các đánh giá hoặc kết quả xem xét này và muốn được thấy, trong khi một bộ phận được ghi nhận là tự thực hiện đánh giá rủi ro của riêng họ.

Mặc dù các phòng ban có thể hưởng lợi từ việc đánh giá rủi ro và xem xét tài chính của đơn vị Tuân thủ Tài chính, điều quan trọng là họ không nên quá phụ thuộc vào công việc của đơn vị này vì điều đó có thể dẫn đến việc bỏ sót các lĩnh vực rủi ro khác. Các lĩnh vực rủi ro rất quan trọng khi xác định mức độ giám sát cần thiết và liệu nhà cung cấp có đáp ứng được các yêu cầu về phạm vi công việc và mục tiêu hiệu suất như đã nêu trong hợp đồng hay không.

Văn phòng Liên hợp về Dịch vụ cho Người vô gia cư thực hiện đánh giá rủi ro hàng năm và đánh giá hiệu quả hoạt động hàng năm riêng biệt đối với từng nhà cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc vào đánh giá rủi ro của đơn vị Tuân thủ Tài chính. Mặc dù đánh giá rủi ro và đánh giá hàng năm của Văn phòng Liên hợp về Dịch vụ cho Người vô gia cư bao gồm các yếu tố đánh giá tài chính, nhưng chúng cũng đánh giá các dịch vụ, đầu ra và kết quả của chương trình. Bộ phận Dịch vụ Thanh thiếu niên và Gia đình thuộc Sở Dịch vụ Nhân sinh Quận cũng thực hiện giám sát tại chỗ chính thức để giúp xác định xem nhà cung cấp có đáp ứng các tiêu chuẩn của chương trình hay không và để hiểu rõ hơn về công việc đang được thực hiện. Các đánh giá của Văn phòng Liên hợp về Dịch vụ cho Người vô gia cư và Bộ phận Dịch vụ Thanh thiếu niên và Gia đình thuộc Sở Dịch vụ Nhân sinh Quận được thực hiện bởi nhân viên chương trình, những người có kiến ​​thức trực tiếp về các yêu cầu, nhu cầu và thách thức của chương trình.

Mặc dù việc các phòng ban thay thế trách nhiệm đánh giá và giám sát của mình bằng công việc do bộ phận Tuân thủ Tài chính thực hiện là không phù hợp, nhưng vẫn có cơ hội để cải thiện sự phối hợp giữa các phòng ban và bộ phận Tuân thủ Tài chính. Nếu các phòng ban hiểu rõ hơn về những gì bộ phận Tuân thủ Tài chính làm và không làm, họ sẽ được thông tin tốt hơn về những yêu cầu đối với mình. Thêm vào đó, điều quan trọng là nhân viên chương trình thực hiện công việc cần có thông tin này, chứ không chỉ các nhà quản lý, để nhân viên chương trình được trang bị tốt nhất để thực hiện công tác giám sát cần thiết.

Mặc dù cần có cả việc tuân thủ tài chính và đánh giá, giám sát rủi ro ở cấp chương trình, điều quan trọng là các vai trò này phải rõ ràng và được truyền đạt tốt. Cần có sự rõ ràng và phân biệt giữa các vai trò, cách thức thực hiện và mục đích mà chúng phục vụ. Điều này rất quan trọng không chỉ đối với nhân viên cấp quận mà còn đối với các nhà cung cấp dịch vụ. Mặc dù vai trò và mục đích của việc tuân thủ tài chính đã được xác định rõ ràng, chúng tôi nhận thấy rằng nhân viên và nhà cung cấp không phải lúc nào cũng hiểu rõ sự khác biệt giữa những gì được và không được bao gồm trong phạm vi tuân thủ tài chính. Chúng tôi nhận thấy rằng nhân viên chương trình dựa vào các đánh giá và xem xét rủi ro về tuân thủ tài chính một cách không phù hợp, dẫn đến những lỗ hổng và sự không nhất quán trong việc giám sát và sự nhầm lẫn ở phía nhà cung cấp.

Các khuyến nghị

Chúng tôi khuyến nghị Giám đốc điều hành, chậm nhất là ngày 30 tháng 6 năm 2025:

1. Phối hợp với các phòng ban để xây dựng chính sách giám sát hợp đồng tiêu chuẩn hiện hành, có thể được sử dụng làm khuôn khổ trên toàn quận.
2. Xây dựng cơ chế để đánh giá việc tuân thủ chính sách giám sát hợp đồng toàn quận của các phòng ban.

Chúng tôi khuyến nghị Giám đốc Tài chính (CFO) nên thực hiện các bước sau đây trước ngày 30 tháng 6 năm 2025:

3. Đánh giá các thông tin đầu vào trong Workday ảnh hưởng đến "Ngày đến hạn" của hóa đơn để đảm bảo ngày này có thể được sử dụng để đánh giá việc quận/huyện tuân thủ các điều khoản thanh toán cho nhà cung cấp.
4. Xây dựng cơ chế để đánh giá việc tuân thủ các điều khoản thanh toán của nhà cung cấp từ phía các phòng ban.
5. Phát triển các công cụ đào tạo và thông tin cho cả nhân viên và quản lý chương trình cấp quận cũng như các nhà cung cấp dịch vụ để đảm bảo tính nhất quán trong việc chia sẻ thông tin. Điều quan trọng là thông tin và đào tạo phải được cung cấp một cách nhất quán và cho những người thực hiện nhiệm vụ giám sát hợp đồng. Chúng tôi khuyến nghị việc này nên được thực hiện dưới hình thức hội thảo thường niên (hoặc tương tự) và bao gồm việc chia sẻ thông tin về:
   1. Các nhiệm vụ và chuyên môn mà Văn phòng Giám đốc Tài chính hỗ trợ.
   2. những hạn chế của việc hỗ trợ Văn phòng Giám đốc Tài chính
   3. cập nhật các chính sách, tiêu chuẩn và quy định ảnh hưởng đến việc giám sát hợp đồng
   4. các vấn đề mới hoặc đang nổi lên

Phạm vi, Mục tiêu & Phương pháp luận

Các hợp đồng dịch vụ y tế và xã hội là một trong những lĩnh vực chính trong hoạt động ký kết hợp đồng tại Quận Multnomah. Phân tích các tài khoản sổ cái chung của quận cho năm tài chính 2022 cho thấy bốn phòng ban của quận ký kết nhiều hợp đồng dịch vụ y tế và xã hội nhất là Văn phòng Liên hợp Dịch vụ Người vô gia cư, Sở Dịch vụ Xã hội Quận, Sở Y tế và Sở Tư pháp Cộng đồng. Từ đó, chúng tôi đã xem xét các tài khoản sổ cái chung của quận cho năm tài chính 2023 và chọn một mẫu gồm 21 nhà cung cấp, 53 hợp đồng và 232 hóa đơn để thử nghiệm. Chúng tôi tập trung thử nghiệm vào các nhà cung cấp có tổng chi tiêu trên 500.000 đô la, theo từng phòng ban.

Trong quá trình xem xét, chúng tôi nhận thấy rằng các nhà cung cấp ký hợp đồng dịch vụ y tế và xã hội với quận có thể có hợp đồng với nhiều hơn một phòng ban của quận. Để tính đến điều đó, chúng tôi đã đưa vào mẫu nghiên cứu 13 nhà cung cấp ký hợp đồng với một phòng ban của quận, bốn nhà cung cấp ký hợp đồng với hai phòng ban của quận, ba nhà cung cấp ký hợp đồng với ba phòng ban của quận và một nhà cung cấp ký hợp đồng với cả bốn phòng ban.

Chúng tôi đã đánh giá mức độ giám sát của quận đối với các hợp đồng dịch vụ y tế và xã hội ở cấp phòng ban bằng cách đặt ra các câu hỏi sau:

• Các phòng ban cấp quận có quy trình và biện pháp kiểm soát nào để giám sát hợp đồng một cách hiệu quả nhằm đảm bảo các chỉ số hiệu suất hợp đồng được đáp ứng hay không?
• Các phòng ban cấp quận có giám sát các hợp đồng một cách nhất quán và công bằng giữa các nhà cung cấp hay không?
• Liệu các sở ban ngành cấp quận có đánh giá rủi ro để đảm bảo hỗ trợ được áp dụng khi và ở nơi cần thiết hay không?
• Các phòng ban cấp quận có quy trình và biện pháp kiểm soát nào để xem xét và phê duyệt hóa đơn của nhà cung cấp một cách đầy đủ nhằm đảm bảo việc thanh toán được thực hiện đúng cách hay không?

Để hoàn thành bốn mục tiêu của cuộc kiểm toán này, chúng tôi:

• Tôi đã sử dụng Workday để phân tích chi phí.
• Đã xem xét các thực tiễn tốt nhất về giám sát hợp đồng từ các hiệp hội ngành.
• Đã phỏng vấn lãnh đạo cấp quận, lãnh đạo các phòng ban và bộ phận, nhân viên và giám sát viên về các nguồn lực và quy trình giám sát hợp đồng.
• Đã xem xét các sản phẩm bàn giao và ghi chú liên quan đến sáng kiến ​​cải thiện hệ thống và quy trình đấu thầu trên toàn quận.
• Đã xác minh các biện pháp kiểm soát nội bộ và xem xét các chính sách, quy trình và hướng dẫn trên toàn quận, cấp phòng ban, cấp bộ phận và/hoặc cấp chương trình liên quan đến việc giám sát hợp đồng.
• Đã xem xét 53 hợp đồng và 232 hóa đơn của 21 nhà cung cấp, đồng thời kiểm tra tài liệu giám sát cho từng hợp đồng và hóa đơn.
• Đánh giá dữ liệu từ các nhà cung cấp dịch vụ về thời gian thanh toán, hỗ trợ của quận, giám sát hợp đồng, đánh giá rủi ro và tính nhất quán trong các hoạt động giám sát giữa và trong các phòng ban, bộ phận và chương trình.
• Đã khảo sát các nhà cung cấp nằm trong phạm vi kiểm toán này về các hoạt động giám sát hợp đồng của quận và kinh nghiệm của họ khi làm việc với quận.

Nhóm nhà cung cấp này và các hóa đơn của họ được chọn mẫu bằng phương pháp lấy mẫu phi thống kê, sử dụng dữ liệu từ Workday. Chúng tôi cũng đã xem xét các bản sao hợp đồng từ hệ thống quản lý hợp đồng của quận, Jaggaer.

Chúng tôi đã đánh giá độ tin cậy của dữ liệu bằng cách (1) thực hiện kiểm tra điện tử để phát hiện các lỗi rõ ràng về độ chính xác và tính đầy đủ, (2) phỏng vấn các quan chức quận có kiến ​​thức về dữ liệu, (3) xem xét các tài liệu liên quan và (4) phối hợp chặt chẽ với các quan chức quận để xác định bất kỳ vấn đề nào về dữ liệu. Chúng tôi xác định rằng dữ liệu đủ tin cậy cho mục đích của báo cáo này.

Chúng tôi đã tiến hành cuộc kiểm toán hiệu quả này theo các chuẩn mực kiểm toán chính phủ được chấp nhận rộng rãi. Các chuẩn mực đó yêu cầu chúng tôi lập kế hoạch và thực hiện cuộc kiểm toán để thu thập đủ bằng chứng thích hợp nhằm cung cấp cơ sở hợp lý cho các phát hiện và kết luận của chúng tôi dựa trên mục tiêu kiểm toán. Chúng tôi tin rằng bằng chứng thu được cung cấp cơ sở hợp lý cho các phát hiện và kết luận của chúng tôi dựa trên mục tiêu kiểm toán.

Nhân viên kiểm toán

Michelle Greene, Kiểm toán viên quản lý

Annamarie McNiel, Giám đốc Điều hành & Kiểm toán

Tài liệu liên quan