Vào ngày 24 tháng 8 năm 2012, một nhân viên Sở Y tế bắt đầu tự động chuyển tiếp tất cả các email nhận được trong tài khoản email của quận đến một tài khoản email cá nhân trên Google không do quận quản lý. Một số email trong số này chứa thông tin sức khỏe được bảo mật (PHI) thuộc phạm vi điều chỉnh của Đạo luật Bảo hiểm Y tế và Trách nhiệm Giải trình (HIPAA).
Nhân viên của Quận Multnomah phát hiện ra vụ việc vào ngày 22 tháng 11 năm 2016 trong một cuộc kiểm toán ngẫu nhiên. Quận đã bắt đầu điều tra và thu thập thêm thông tin về những gì đã xảy ra. Trong quá trình điều tra, quận không tìm thấy bằng chứng nào cho thấy các tin nhắn trong tài khoản email cá nhân đã bị mở hoặc đọc. Sau khi hoàn tất điều tra, nhân viên quận đã xác minh rằng tài khoản email cá nhân đã bị xóa và nhân viên đó không còn truy cập được nữa.
Vì nhân viên này là thành viên của một nhóm thuộc Sở Y tế, nên một số email có tệp đính kèm chứa thông tin sức khỏe được bảo mật. Thông tin bị tiết lộ có thể bao gồm họ và tên, số hồ sơ y tế, tên thuốc, số đơn thuốc, chẩn đoán, ngày khám bệnh và/hoặc tuổi của bạn.
Huyện không tìm thấy bất kỳ dấu hiệu nào cho thấy số An sinh xã hội, địa chỉ nhà hoặc số điện thoại nào đã bị tiết lộ. Vì không có tin nhắn nào trong tài khoản email cá nhân của nhân viên bị truy cập, chúng tôi tin rằng nguy cơ thông tin của bạn bị tiết lộ thêm là rất thấp. Tuy nhiên, tài khoản email cá nhân này do Google quản lý chứ không phải do huyện. Chúng tôi không biết về bất kỳ trường hợp sử dụng hoặc tiết lộ thông tin cá nhân nào khác không phù hợp.
Quận Multnomah và Sở Y tế Quận cam kết bảo mật thông tin cá nhân của quý vị và chúng tôi thực hiện nhiều biện pháp để bảo vệ thông tin đó. Chúng tôi có các chính sách và quy trình xử lý thông tin cá nhân, đã được xem xét với nhân viên liên quan đến sự việc này. Chúng tôi cũng đang xem xét lại các biện pháp kiểm soát, thực tiễn kinh doanh và chính sách để tăng cường bảo vệ thông tin cá nhân nhằm ứng phó với sự cố này. Chúng tôi thành thật lấy làm tiếc về bất kỳ sự bất tiện hoặc lo lắng nào mà sự cố này gây ra cho quý vị.
Nếu bạn có thắc mắc hoặc lo ngại về bức thư này, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số 1-877-422-7676 và nêu mã số vụ việc # 1322 after tiếng bíp.