Việc đảm bảo quyền truy cập vào các tòa nhà của Quận Multnomah giúp bảo vệ nhân viên và công chúng, đồng thời bảo vệ tài sản và thông tin mật của Quận. Tuy nhiên, việc cấp quyền truy cập không phù hợp và kiểm soát kém đối với thẻ ra vào tòa nhà hiện đang gây ra rủi ro an ninh không thể chấp nhận được đối với các cơ sở của Quận.
Đây là những phát hiện từ một cuộc kiểm toán gần đây được trình bày trước Hội đồng Ủy viên Quận tại một cuộc họp giao ban vào thứ Ba, ngày 22 tháng 1 năm 2019. Trong số 1.920 thẻ ra vào được cấp cho nhân viên và khách mới, các nhà điều tra không thể tìm thấy một nửa số thẻ đó. Báo cáo cũng phát hiện gần 500 thẻ ra vào không được vô hiệu hóa sau khi nhân viên rời khỏi Quận.
Theo các lãnh đạo quận, điều đó gây ra rủi ro an ninh cho 130 tòa nhà của quận, 6.000 nhân viên và cộng đồng mà quận phục vụ.
“Vì mọi người ra vào các tòa nhà của chúng ta, chúng tôi muốn họ cảm thấy an toàn,” bà Jennifer McGuirk, Kiểm toán viên Quận, cho biết. “Một hệ thống hoạt động tốt, tối thiểu, phải giảm thiểu việc xâm nhập trái phép vào các tòa nhà của chúng ta. Các hệ thống này cũng phải giảm thiểu việc truy cập trái phép vào thông tin mật mà chúng ta lưu giữ về các thành viên cộng đồng mà chúng ta sử dụng để phục vụ họ.”
Cuộc rà soát bắt đầu vào tháng 10 2018 after nhân viên kiểm toán phát hiện ra các biện pháp kiểm soát truy cập không đầy đủ tại một phòng ban của Quận trong quá trình thực hiện một dự án không liên quan. Nghi ngờ có những vấn đề tương tự ở các phòng ban khác, Văn phòng Kiểm toán đã tiến hành kiểm toán toàn diện tất cả các thẻ ra vào do Quận cấp.
Sau khi phát hiện hàng trăm thẻ ra vào bị thất lạc, nhân viên kiểm toán đã nhanh chóng thông báo cho Phòng Cơ sở vật chất của Quận. Các thẻ bị mất sau đó đã bị vô hiệu hóa để ngăn chặn việc truy cập trái phép vào các cơ sở của Quận.
Các phòng ban chịu trách nhiệm giám sát thẻ ra vào của mình, nhưng nhân viên kiểm toán đã ghi nhận các vấn đề bao gồm giám sát không đúng cách, chuyên môn an ninh hạn chế và giao tiếp kém. Trong một số trường hợp, báo cáo cho thấy một số phòng ban chưa xác định được nhân viên chịu trách nhiệm theo dõi thẻ ra vào.
“Chúng tôi đã có 150 năm lịch sử — khởi đầu từ quy mô nhỏ,” Giám đốc điều hành Marissa Madrigal cho biết. “Hiện tại chúng tôi lớn mạnh hơn nhiều và nhu cầu về an ninh cũng khác đi.”
Để giảm thiểu rủi ro, cuộc kiểm toán đã khuyến khích các nhà quản lý cấp quận xác định mục tiêu an ninh và tăng cường các chính sách và quy trình an ninh. Nhân viên kiểm toán cũng kêu gọi các phòng ban đào tạo nhân viên tốt hơn về an ninh tòa nhà, theo dõi và giám sát thẻ ra vào của chính họ tốt hơn, và chỉ cho phép mức độ truy cập tối thiểu cần thiết để nhân viên thực hiện công việc của họ.
Văn phòng Kiểm toán dự kiến sẽ xem xét tiến độ tăng cường an ninh của Quận trong vòng một năm. Vào thời điểm đó, văn phòng sẽ báo cáo về việc các phòng ban của Quận đã thực hiện các khuyến nghị của họ tốt đến mức nào và đánh giá xem có cần thực hiện thêm bất kỳ bước nào nữa để cải thiện an ninh của Quận hay không.
“Chúng ta đã may mắn khi chưa xảy ra sự cố nghiêm trọng nào,” Chủ tịch Kafoury nói. “Chúng ta cần cân nhắc giữa mức độ an ninh hiện có và khả năng tiếp cận các tòa nhà này của người dân.”
