Tiến thêm một bước nữa hướng tới giải quyết vấn nạn vô gia cư một cách toàn diện trong khu vực, các quận Multnomah, Washington và Clackamas đã lựa chọn một nhà cung cấp để triển khai một hệ thống hiện đại, minh bạch và ưu tiên dịch vụ nhằm theo dõi và báo cáo dữ liệu về tình trạng vô gia cư.
Bitfocus , một công ty công nghệ có kinh nghiệm trên toàn quốc trong việc cung cấp các hệ thống công nghệ ứng phó với tình trạng vô gia cư, sẽ hợp tác với ba quận và hàng chục nhà cung cấp dịch vụ cộng đồng để thay thế Hệ thống Thông tin Quản lý Người vô gia cư (HMIS) lỗi thời của khu vực.
Dữ liệu tốt hơn dẫn đến các quyết định sáng suốt hơn. Đầu tư vào công nghệ mới sẽ giúp đảm bảo dữ liệu chính xác và kịp thời, tăng cường trách nhiệm giải trình, đồng thời hỗ trợ các nhân viên tuyến đầu, người ra quyết định và toàn cộng đồng trong việc giải quyết khủng hoảng vô gia cư.
Hệ thống Thông tin Quản lý Người vô gia cư là một cơ sở dữ liệu bắt buộc theo quy định của liên bang, thu thập và quản lý dữ liệu về tình trạng vô gia cư và các dịch vụ dành cho người vô gia cư. Đối với khu vực ba quận, hệ thống này đóng vai trò là trung tâm nơi các tổ chức cộng đồng, cơ quan chính phủ và nhà cung cấp dịch vụ có thể chia sẻ thông tin theo thời gian thực về những người đang trải qua tình trạng vô gia cư.
Công nghệ do Bitfocus cung cấp sẽ phục vụ cộng đồng tốt hơn và tăng tính minh bạch xung quanh công việc — đồng thời dễ sử dụng hơn. Các tính năng mới sẽ bao gồm:
- Một hệ thống tốt hơn để theo dõi số lượng giường tạm trú còn trống , đơn giản hóa quy trình cho cả người tìm kiếm chỗ ở cũng như các nhà cung cấp dịch vụ.
- Việc nhập dữ liệu trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn cho nhân viên tiếp cận cộng đồng — đảm bảo các dịch vụ tiếp cận cộng đồng được tổ chức tốt hơn và nhắm đúng mục tiêu hơn.
- Một cổng thông tin cho phép những người đang nhận dịch vụ dành cho người vô gia cư tự truy cập và xem thông tin của họ, điều mà hiện nay chưa có.
- Nhiều cơ hội hơn để tích hợp trực tiếp dữ liệu về các dịch vụ dành cho người vô gia cư với các hệ thống chăm sóc khác (như chăm sóc sức khỏe).
- Việc báo cáo và phân tích tốt hơn sẽ giúp các nhà cung cấp dịch vụ và các quan chức được bầu dễ dàng hơn trong việc đưa ra các quyết định về chính sách và chương trình dựa trên dữ liệu.
Hệ thống đã 19 năm tuổi không còn đáp ứng được nhu cầu của cộng đồng.
Hệ thống hiện tại, được tạo ra vào năm 2006, ra đời trước khi nguồn tài trợ địa phương cho các dịch vụ dành cho người vô gia cư được mở rộng đáng kể bắt đầu từ năm 2015 và thậm chí còn lớn hơn khi cử tri thông qua Biện pháp Hỗ trợ Nhà ở của Metro vào năm 2020. Thay vào đó, hệ thống này chủ yếu tập trung vào báo cáo tuân thủ đối với các chương trình dịch vụ được tài trợ bởi liên bang.
Và khi các dịch vụ phát triển ở cấp địa phương, các hệ thống dữ liệu cần thiết để hỗ trợ chúng cũng phải trở nên phức tạp hơn.
Ngày nay, Hệ thống Thông tin Quản lý Người vô gia cư không chỉ đơn thuần là một công cụ tuân thủ quy định; nó còn là nền tảng cho phần lớn dữ liệu về tình trạng vô gia cư tại địa phương. Gần như mọi nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư nhận được tài trợ từ quận tại khu vực Portland đều nhập dữ liệu vào hệ thống, kết quả của những nỗ lực có chủ đích nhằm cải thiện việc nhập dữ liệu từ tất cả các nhà cung cấp.
Hệ thống này, ban đầu do Cục Nhà ở Portland quản lý, đã được chuyển giao cho Quận Multnomah vào năm 2024. Việc chuyển giao đó, cùng với một loạt các cải tiến dữ liệu khác do Sở Dịch vụ Người vô gia cư dẫn đầu , đã cho phép Quận Multnomah tạo ra một danh sách cụ thể những người đang trải qua tình trạng vô gia cư. Danh sách này cung cấp dữ liệu cho bảng điều khiển hàng tháng mới được công bố gần đây về số lượng người vô gia cư và các dịch vụ mà họ nhận được.
Cả ba quận đều đang sử dụng hệ thống dữ liệu theo những cách phức tạp hơn nhiều so với thiết kế ban đầu, và rõ ràng là hệ thống hiện tại không còn đáp ứng được nhu cầu của cộng đồng nữa.
Năm 2023, Quận Multnomah đã thuê Gartner Consulting để phân tích hệ thống hiện tại. Phân tích này đã chỉ ra những hạn chế rõ ràng của công cụ Hệ thống Thông tin Quản lý Người vô gia cư hiện có, vốn đã lỗi thời, và giúp hình thành tầm nhìn về những gì một hệ thống mới và cải tiến có thể mang lại. Một báo cáo năm 2024 từ Kiểm toán viên Quận Multnomah cũng đưa ra kết luận tương tự, cho thấy mặc dù dữ liệu tái định cư của Sở Dịch vụ Người vô gia cư chính xác đến 96% , nhưng vẫn cần một hệ thống dữ liệu tốt hơn nói chung.
“Cải thiện hệ thống dữ liệu phức tạp của chúng tôi là một dự án dài hạn. Dự án này đã được lên kế hoạch trong nhiều năm và chúng tôi vẫn còn một chặng đường dài phía trước trước khi hoàn thành,” Anna Plumb, quyền giám đốc Sở Dịch vụ Người vô gia cư Quận Multnomah, cho biết. “Chúng tôi sẵn sàng hợp tác với Bitfocus để tạo ra một hệ thống đáp ứng nhu cầu của cộng đồng và cung cấp cho chúng tôi nhiều công cụ hơn để hiểu và chấm dứt tình trạng vô gia cư.”
“Vấn đề vô gia cư là một thách thức khu vực ảnh hưởng đến tất cả chúng ta,” bà Molly Rogers, giám đốc điều hành Sở Dịch vụ Nhà ở của Quận Washington, cho biết. “Hệ thống mới này sẽ cho phép chúng ta thấy rõ hơn cách thức vấn đề vô gia cư vượt qua ranh giới các quận và tiếp tục hợp tác để tìm ra các giải pháp nhà ở khu vực.”
“Hệ thống Thông tin Quản lý Người vô gia cư của chúng tôi là một khoản đầu tư quan trọng, mang tính hệ thống,” Shannon Callahan, Giám đốc Bộ phận Phát triển Cộng đồng và Nhà ở của Quận Clackamas cho biết . “Chúng tôi mong muốn hợp tác với các đối tác trong khu vực để tăng cường các hệ thống thông tin mà tất cả chúng ta đều dựa vào để phục vụ những cư dân dễ bị tổn thương nhất.”
Những nỗ lực nhằm cải thiện số liệu về tình trạng vô gia cư trong khu vực đã được thực hiện nhờ vào Biện pháp Dịch vụ Nhà ở Hỗ trợ Khu vực đô thị , được cử tri thông qua vào năm 2020.
“Bằng cách xây dựng một hệ thống dữ liệu thông minh hơn và kết nối tốt hơn, chúng tôi không chỉ cải thiện hiệu quả mà còn giúp các đội ngũ tiếp cận cộng đồng và các nhân viên tuyến đầu khác dễ dàng hơn trong việc cung cấp sự trợ giúp phù hợp vào đúng thời điểm cho những người sống trên đường phố,” Giám đốc Nhà ở tạm thời của Metro, Liam Frost, cho biết.
Quy trình mua sắm có sự tham gia của hàng chục tổ chức đối tác.
Quá trình đấu thầu khu vực để tìm nhà cung cấp mới do Quận Multnomah dẫn đầu, với sự hỗ trợ từ các quận Washington và Clackamas, và bao gồm sự tham gia của 82 nhân viên đại diện cho hơn 40 tổ chức, bao gồm các nhà cung cấp cộng đồng và các cơ quan chính phủ khác nhau.
Bitfocus, công ty cung cấp hệ thống dữ liệu tại Los Angeles và Quận King, cùng nhiều cộng đồng khác, đã liên tục gây ấn tượng với ban giám khảo và các chuyên gia nhờ giao diện người dùng mạnh mẽ nhưng đơn giản, sự phù hợp với nhu cầu tương lai, triết lý hợp tác với khách hàng và cam kết chấm dứt tình trạng vô gia cư.
Bitfocus đã chứng minh rằng họ có thể tạo ra phần mềm dễ sử dụng, cung cấp các báo cáo và bảng điều khiển tốt hơn và mạnh mẽ hơn, tích hợp liền mạch với các hệ thống phần mềm khác và có nhiều tính năng khác mà phần mềm hiện tại không thể có.
Các bước tiếp theo
Do tính phức tạp của dự án và số lượng đối tác tham gia, công việc xây dựng, hoàn thiện và triển khai hệ thống mới sẽ mất thêm vài năm nữa để đạt được hiệu quả đầy đủ. Ban đầu, các quận Multnomah, Washington và Clackamas sẽ tập trung vào việc chuyển đổi các dịch vụ và nhà cung cấp hiện có sang nền tảng mới. Sau đó, các quận sẽ nỗ lực mở rộng nền tảng để thu thập dữ liệu tốt hơn trong các chương trình tiếp cận cộng đồng và hỗ trợ người vô gia cư.
Việc triển khai một hệ thống mới cho hàng chục nhà cung cấp dịch vụ đa dạng trong khu vực sẽ đòi hỏi đào tạo bài bản, cùng với công tác đảm bảo dữ liệu chính xác liên tục. Bằng cách đầu tư vào quá trình chuyển đổi có chủ đích này, các quận có thể đảm bảo kết quả cuối cùng đạt được mục tiêu của cộng đồng: một hệ thống tốt hơn, cho phép các nhà cung cấp, quản trị viên và các nhà lãnh đạo được bầu sử dụng dữ liệu theo những cách thức mới và sáng tạo.