Vào thứ Ba, ngày 23 tháng 4 năm 2024, Hội đồng Ủy viên Quận Multnomah đã nhận được báo cáo tóm tắt từ văn phòng Kiểm toán Quận về báo cáo gần đây của họ cho thấy dữ liệu về việc bố trí nhà ở của Văn phòng Liên hợp Dịch vụ Người vô gia cư chính xác đến 96%.
Báo cáo cũng nêu ra một số rào cản và thiếu sót của Hệ thống Thông tin Quản lý Người vô gia cư hiện tại, đồng thời xác nhận công việc đang được Văn phòng Liên hợp thực hiện nhằm cập nhật hệ thống này. Trọng tâm của báo cáo này khác với báo cáo năm 2023 của Văn phòng Kiểm toán tập trung vào quản lý hợp đồng của Văn phòng Liên hợp.
Trong báo cáo của mình, văn phòng Kiểm toán viên Jennifer McGuirk tập trung vào việc đánh giá tính chính xác của dữ liệu về việc bố trí nhà ở của Văn phòng Liên hợp. Dữ liệu này theo dõi số lượng người mỗi năm chuyển từ tình trạng vô gia cư sang có nhà ở nhờ nguồn tài trợ của Văn phòng Liên hợp, cũng như loại chương trình nhà ở mà họ tham gia. Để đánh giá, văn phòng Kiểm toán viên đã so sánh dữ liệu từ một mẫu gồm 11 nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư với dữ liệu của Văn phòng Liên hợp, phân tích xem dữ liệu có nhất quán hay không.
“Những gì chúng tôi tìm thấy trong mẫu khảo sát là trong 96% trường hợp, dữ liệu của Văn phòng Liên hợp phản ánh chính xác dữ liệu của nhà cung cấp. Đó là những kết quả xuất sắc,” Nicole Dewees, Giám đốc Kiểm toán, cho biết.
Các kiểm toán viên cũng xác nhận rằng Văn phòng Liên hợp hiện đang theo dõi dữ liệu về việc bố trí nhà ở bằng ngày chuyển đến, chứ không phải ngày bắt đầu chương trình. Trước đây, Văn phòng Liên hợp sử dụng ngày bắt đầu dự án làm ngày thay thế cho ngày chuyển đến do những hạn chế trong hệ thống HMIS. Sau khi nhân viên Văn phòng Liên hợp nhận ra rằng điều này không đủ và dẫn đến sự không chính xác trong dữ liệu bố trí nhà ở, và sau khi chính phủ liên bang cập nhật hướng dẫn cho các cộng đồng trên toàn quốc, bộ phận này bắt đầu phát triển một phương pháp để theo dõi ngày chuyển đến như một cách để đo lường việc bố trí nhà ở. Nhu cầu cấp thiết phải cải thiện dữ liệu bố trí nhà ở đã được nhấn mạnh trong một báo cáo.
phù hợp với các kế hoạch đã được thiết lập trước đó.
“Chúng tôi rất vui mừng khi thấy Văn phòng Liên hợp hiện đang sử dụng ngày chuyển đến nhà ở để báo cáo về việc bố trí nhà ở,” ông Dewees nói. “Chúng tôi đã xem xét năm tài chính 2023 và thấy rằng họ đã sử dụng trường thông tin này một cách chính xác.”
Văn phòng kiểm toán đã xác định một số rào cản hiện hữu đối với việc sử dụng dữ liệu, cụ thể là những thách thức liên quan đến Hệ thống Thông tin Quản lý Người vô gia cư (HMIS) hiện tại — hệ thống dữ liệu bắt buộc theo quy định của liên bang, thu thập dữ liệu về khách hàng và chương trình từ các nhà cung cấp dịch vụ nhà ở và hỗ trợ người vô gia cư tại địa phương. Các kiểm toán viên xác nhận rằng hệ thống này khó sử dụng và nhiều nhà cung cấp phải nhập dữ liệu vào một hệ thống dữ liệu thứ hai ngoài HMIS.
“Chúng tôi nhận thấy rằng các hệ thống dữ liệu trùng lặp làm tăng nguy cơ dữ liệu không chính xác và hoạt động kém hiệu quả”, Mandi Hood, Kiểm toán viên quản lý, cho biết.
Báo cáo khuyến nghị triển khai một cơ sở dữ liệu tương thích với giao diện lập trình ứng dụng (API), một phần mềm cho phép hai ứng dụng "giao tiếp" với nhau. Một hệ thống HMIS có khả năng đó sẽ cho phép các nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư tải dữ liệu trực tiếp vào HMIS từ các hệ thống nội bộ của họ, thay vì phải nhập dữ liệu nhiều lần vào các chương trình khác nhau.
Các đại diện từ Văn phòng Liên hợp cho biết những cải tiến như vậy giờ đây đã khả thi nhờ vào việc chuyển giao hệ thống HMIS gần đây từ Cục Nhà ở Portland sang Văn phòng Liên hợp.
“Mặc dù việc chuyển giao hệ thống HMIS cho Quận Multnomah không kéo theo những thay đổi đáng kể nào đối với phần mềm, nhưng nó đặt nền tảng cho các dự án và sáng kiến quan trọng được tiến hành,” Chủ tịch Jessica Vega Pederson cho biết. “Giờ đây, khi đã có hệ thống HMIS nội bộ, chúng tôi kiểm soát được dữ liệu và có khả năng thực hiện những thay đổi cần thiết để đáp ứng kịp thời các yêu cầu tại hiện trường, đạt được mục tiêu và phục vụ cộng đồng.”
Văn phòng Liên hợp và Bộ phận Công nghệ Thông tin của Quận đang trong giai đoạn đầu của việc tìm kiếm nhà cung cấp hệ thống quản lý thông tin y tế (HMIS) mới để phục vụ toàn bộ khu vực ba quận. Quá trình này sẽ mất vài năm do quy mô và độ phức tạp của hệ thống cũng như số lượng các khu vực pháp lý và đối tác liên quan, bao gồm cả các quận Washington và Clackamas. Trong thời gian đó, Văn phòng Liên hợp sẽ có thể thực hiện những cải tiến cho hệ thống mà trước đây không thể thực hiện được — bao gồm cải thiện khả năng báo cáo và bảng điều khiển cũng như khả năng phân tích dữ liệu nhanh hơn.
Văn phòng Liên hợp đã và đang thực hiện kế hoạch hiện đại hóa và cải thiện dữ liệu, sử dụng các phương pháp tốt nhất đã được chứng minh là thành công trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe và y tế công cộng. Điều đó bao gồm việc tăng cường năng lực nhân viên dữ liệu, xây dựng danh sách cụ thể những người vô gia cư mãn tính với sự hợp tác chặt chẽ với sáng kiến Built for Zero , và tiến hành công tác đảm bảo chất lượng dữ liệu thường xuyên.
“Chúng tôi có những giải pháp tạm thời,” Anna Plumb, phó giám đốc Văn phòng Liên hợp, cho biết. “Việc chúng tôi kiểm soát được hệ thống HMIS đồng nghĩa với việc chúng tôi có thể thiết kế và xây dựng một kho dữ liệu, một lớp dữ liệu có thể được tích hợp lên hệ thống HMIS hiện tại để cho phép chúng tôi trích xuất dữ liệu một cách hiệu quả và hợp lý.”
