Văn phòng chung về dịch vụ cho người vô gia cư: Các nhà cung cấp dịch vụ thất vọng về việc quản lý hợp đồng và liên lạc.

Ghi nhớ những tổn hại trong quá khứ, di sản và tác động của chúng.

Thư từ Kiểm toán viên Quận Multnomah

Các kiểm toán viên chính phủ quan tâm đến bối cảnh - các sự kiện và hoàn cảnh đã xảy ra trước và xung quanh vấn đề mà chúng tôi đang đánh giá. Bối cảnh rất quan trọng vì nó cho biết chính phủ đã hoạt động và được cấu trúc như thế nào, cũng như tiếp tục hoạt động ra sao. Để tuân thủ các chuẩn mực kiểm toán chính phủ được chấp nhận rộng rãi, nhóm của tôi và tôi tham gia các khóa đào tạo chuyên nghiệp thường xuyên hàng năm về các chủ đề liên quan trực tiếp đến bối cảnh hoạt động của chính quyền quận.

Một phần trong bối cảnh phức tạp của chính phủ ở quốc gia và quận của chúng ta bao gồm vai trò của chính phủ trong việc di dời và diệt chủng các cộng đồng bản địa cũng như việc nô dịch hóa người da đen để phục vụ lợi ích và tài chính của những người định cư Tây Âu. Một trong những tác động tai hại nhất của quá trình thuộc địa hóa này là sự mất mát ký ức tập thể của nhiều bộ lạc và cộng đồng từng sinh sống ở Quận Multnomah.

Lịch sử của chúng ta cũng bao gồm việc Oregon được thành lập như một tiểu bang chỉ dành cho người da trắng; hiến pháp tiểu bang năm 1857 cấm người da đen nhập cảnh vào tiểu bang, và ngăn cản người da đen đã sống ở Oregon sở hữu tài sản hoặc ký kết hợp đồng. Mãi đến năm 1925, cử tri mới bãi bỏ những điều khoản loại trừ này. Năm 2002, khoảng 30% cử tri Oregon đã bỏ phiếu để giữ lại ngôn ngữ phân biệt chủng tộc trong hiến pháp tiểu bang.

Việc ngôn từ phân biệt chủng tộc này vẫn còn tồn tại trong hiến pháp tiểu bang của chúng ta vào năm 2002 cho thấy tư tưởng thượng tôn da trắng, vốn đã tạo điều kiện cho những hành vi vi phạm nhân quyền, vẫn còn ăn sâu vào hệ thống chính phủ và các văn kiện quy định cách thức hoạt động của chính phủ. Chúng tôi luôn ghi nhớ bối cảnh này trong quá trình thực hiện công việc; và chúng tôi chịu trách nhiệm không chỉ xem xét liệu hệ thống chính phủ có hoạt động đúng như dự định hay không, mà còn đặt câu hỏi về những hệ quả của chính hệ thống đó.

Việc thừa nhận những tổn hại trong quá khứ và hiện tại là bước đầu tiên và cần thiết để hướng tới sự thay đổi. Là một kiểm toán viên chính phủ, tôi tin rằng việc không thừa nhận lịch sử này sẽ làm suy yếu trách nhiệm phục vụ lợi ích công cộng của tôi, điều mà các chuẩn mực kiểm toán định nghĩa là phúc lợi của cộng đồng người dân mà kiểm toán viên phục vụ. Việc các kiểm toán viên chính phủ không làm sáng tỏ những bất bình đẳng hiện tại - hoặc việc các quan chức chính phủ không giảm bớt những bất bình đẳng - sẽ trở thành nỗi đau dai dẳng đối với các cộng đồng đã thừa hưởng những tổn thương lịch sử, làm gia tăng sự mất lòng tin vào chính phủ.

Vì lẽ đó, chúng tôi thừa nhận rằng Quận Multnomah nằm trên các địa điểm làng truyền thống của các bộ lạc Multnomah, Kathlamet, Clackamas, các nhóm Chinook, Tualatin Kalapuya, Molalla và nhiều bộ lạc khác đã sinh sống dọc theo sông Columbia, và hiện vẫn đang sinh sống trên những vùng đất tổ tiên này. Chúng tôi cũng thừa nhận rằng khu vực đô thị Portland là điểm đến của Đạo luật Di dời người da đỏ năm 1956, khiến Quận Multnomah ngày nay trở thành nơi sinh sống của cộng đồng người bản địa đô thị lớn thứ chín tại Hoa Kỳ. Tên của quận chúng tôi, Multnomah, bắt nguồn từ người Chinookan, và chúng tôi tiến hành các hoạt động hàng ngày trên vùng đất bản địa chưa được nhượng lại. Chúng tôi cũng thừa nhận rằng sự bóc lột và lao động của cư dân da đen và người gốc Phi đã góp phần xây dựng Quận Multnomah thành như ngày nay.

Ngày nay, Quận Multnomah là một trong nhiều quận đang phải vật lộn với vấn đề đau lòng về tình trạng vô gia cư. Theo Liên minh Quốc gia Chấm dứt Tình trạng Vô gia cư, người da đen, người bản địa và những người thuộc các nhóm sắc tộc thiểu số khác có tỷ lệ vô gia cư cao hơn người da trắng. Và Báo cáo Đánh giá Tình trạng Vô gia cư Thường niên năm 2022 của Bộ Nhà ở và Phát triển Đô thị Hoa Kỳ cho biết người da đen chỉ chiếm 12% dân số Hoa Kỳ nhưng lại chiếm 37% số người vô gia cư và 50% số gia đình có con nhỏ vô gia cư. Sự chênh lệch về đối tượng vô gia cư phần lớn là do chủ nghĩa phân biệt chủng tộc mang tính lịch sử và cấu trúc, và chúng tôi đã lưu tâm đến bối cảnh này khi tiến hành kiểm toán và xây dựng báo cáo kiểm toán này.

Cuộc kiểm toán này chủ yếu tập trung vào cách Văn phòng Liên hợp quản lý các hợp đồng và hỗ trợ các nhà cung cấp, cũng như những khó khăn mà các nhà cung cấp gặp phải liên quan đến việc liên lạc và hỗ trợ từ Văn phòng Liên hợp. Nhóm của tôi và tôi hy vọng rằng các khuyến nghị trong cuộc kiểm toán này cuối cùng sẽ giúp tạo ra sự ổn định hơn, cải thiện hiệu quả và năng lực hoạt động của Văn phòng Liên hợp và các nhà cung cấp theo hợp đồng, để họ có khả năng giải quyết sự bất bình đẳng về chủng tộc và giảm tình trạng vô gia cư nói chung.

Trân trọng,

Jennifer McGuirk, Thạc sĩ Quản lý công, CIA
Kiểm toán viên Quận Multnomah

Vị trí gần đúng của các địa điểm truyền thống của một số cộng đồng thổ dân trong khu vực Quận Multnomah.

Lời tựa

Ghi chú về bối cảnh mà các nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư và nhân viên Văn phòng Liên hợp thực hiện công việc của họ.

Tình trạng vô gia cư là một cuộc khủng hoảng đang diễn ra trên khắp nước Mỹ và là một vấn đề mang tính chính trị cao và gây nhiều tranh cãi. Nhân viên của Văn phòng Liên hợp về Dịch vụ cho Người vô gia cư (Văn phòng Liên hợp) làm việc trong bối cảnh căng thẳng này. Một nhân viên của Văn phòng Liên hợp mà chúng tôi đã nói chuyện cho biết họ không tiết lộ nơi làm việc hoặc nghề nghiệp của mình cho người vô gia cư vì lo ngại bị dư luận chỉ trích.

Trong quá trình kiểm toán, chúng tôi đã liên hệ với nhân viên Văn phòng Liên hợp thông qua các cuộc phỏng vấn và một cuộc khảo sát do chúng tôi thiết kế. Nhiều nhân viên Văn phòng Liên hợp đã chia sẻ phản hồi về những thách thức khi phải đối mặt với sự chỉ trích của công chúng trong bối cảnh làm việc trong một cuộc khủng hoảng kéo dài, bao gồm cả áp lực phải giải quyết tận gốc nguyên nhân của tình trạng vô gia cư. Như một nhân viên Văn phòng Liên hợp đã trả lời khảo sát của chúng tôi cho biết:

"Nhân viên và các nhà cung cấp dịch vụ của JOHS [Văn phòng Liên hợp] là những người tận tâm và chăm chỉ nhất trên thế giới. Thảm họa kinh tế và xã hội do con người gây ra – tình trạng vô gia cư – là vấn đề nan giải suốt ngày đêm đối với họ. Đại dịch càng làm cho mọi thứ trở nên khó khăn hơn. Các dịch vụ dành cho người vô gia cư là nơi tập trung những thất bại của tất cả các hệ thống khác (giáo dục, chăm sóc sức khỏe, tư pháp, dịch vụ xã hội, việc làm, phúc lợi, nhà ở, v.v.) và là hậu quả trực tiếp của phân biệt chủng tộc, kỳ thị người khuyết tật, kỳ thị người đồng tính, kỳ thị người chuyển giới, kỳ thị người cao tuổi, v.v. Tuy nhiên, các sở dịch vụ dành cho người vô gia cư thường bị đổ lỗi vì không giải quyết được vấn đề này. Việc chấm dứt các thế lực chủng tộc và kinh tế tạo ra tình trạng nghèo đói ở Quận Multnomah không phải là trách nhiệm duy nhất của JOHS, nhưng JOHS vẫn thường bị đổ lỗi vì điều đó. Việc ứng phó thỏa đáng với cuộc khủng hoảng nhà ở của chúng ta sẽ đòi hỏi những thay đổi lớn trong tất cả các hệ thống được liệt kê ở trên để chủ động giải quyết các tác động của phân biệt chủng tộc và áp bức. Đây là trách nhiệm chung của chúng ta."

Chúng tôi nhận thức được khó khăn trong việc cung cấp dịch vụ trong bối cảnh này. Mục đích của chúng tôi là cung cấp phản hồi mang tính xây dựng trong báo cáo kiểm toán này, nhằm hỗ trợ tối đa cho nhân viên Văn phòng Liên hợp và các nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng trong công việc của họ.

Những điểm nổi bật của báo cáo

Văn phòng Liên hợp Dịch vụ Người vô gia cư là sự hợp tác giữa Quận Multnomah và Thành phố Portland để cung cấp nhà ở và nơi trú ẩn cho những người đang trải qua tình trạng vô gia cư. Các nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư cho biết Văn phòng Liên hợp là một tổ chức khó hiểu và hỗn loạn. Chúng tôi đã trao đổi với các nhà cung cấp vào mùa xuân năm 2022 trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, khảo sát họ vào mùa thu năm 2022 và phỏng vấn các nhà cung cấp đại diện trong mỗi hệ thống vào năm 2023. Nhất quán trong suốt các thời điểm này, các nhà cung cấp đều báo cáo rằng việc quản lý hợp đồng và giao tiếp cần được cải thiện. Số lượng nhân viên của Văn phòng Liên hợp đã tăng lên đáng kể trong vài năm qua và những khó khăn do sự mở rộng này gây ra đã ảnh hưởng đến cả nhà cung cấp và nhân viên.

Những gì chúng tôi tìm thấy

• Mỗi hệ thống hỗ trợ người vô gia cư (người lớn, thanh thiếu niên, gia đình, nạn nhân bạo lực gia đình/tình dục và cựu chiến binh) hoạt động riêng lẻ, hầu như không có sự liên lạc nào với các hệ thống khác.
• Chúng tôi nhận thấy Văn phòng Liên hợp không thanh toán cho các nhà cung cấp đúng hạn một cách nhất quán. Chúng tôi đánh giá cao việc nhân viên đã cải thiện quy trình xem xét hóa đơn.
• Các nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư bày tỏ sự thất vọng về việc thiếu các hợp đồng kịp thời và đầy đủ. Ngoài ra, Văn phòng Liên hợp còn phải dựa vào sự hỗ trợ của một bộ phận khác.
• Các chuyên viên chương trình/chuyên viên chương trình cấp cao có xung đột lợi ích; họ vừa là người ủng hộ chính cho các nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư, vừa là người chịu trách nhiệm giám sát việc đáp ứng các chỉ tiêu hiệu quả hoạt động của họ.
• Các chỉ số đánh giá hiệu quả là một cách quan trọng để đảm bảo các dịch vụ dành cho người vô gia cư hoạt động hiệu quả và công bằng. Nhân viên có nhiều quyền tự do để điều chỉnh các chỉ số đánh giá hiệu quả khi các nhà cung cấp dịch vụ không đáp ứng được chúng.
• Không phải tất cả các nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư và nhân viên Văn phòng Liên hợp đều nắm rõ tầm nhìn chiến lược của Văn phòng Liên hợp.
• Chỉ chưa đến một nửa số nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư được khảo sát cảm thấy Văn phòng Liên hợp đang làm tốt công việc truyền đạt các chính sách và mục tiêu của hệ thống.
• Các nhà cung cấp dịch vụ đã đệ trình các kế hoạch về bình đẳng, nhưng nhân viên Văn phòng Liên hợp đã không xem xét chúng, điều này đã bỏ lỡ một cơ hội để cải thiện sự bình đẳng giữa các nhà cung cấp dịch vụ.

Những gì chúng tôi khuyên dùng

• Ban quản lý Văn phòng chung nên lên lịch liên lạc thường xuyên giữa các hệ thống dịch vụ dành cho người vô gia cư.
• Để cải thiện việc thanh toán kịp thời cho nhà cung cấp, nhân viên nên điều chỉnh quy trình của họ sao cho họ xem xét các khoản thanh toán có vấn đề, nhưng không làm gián đoạn quá trình xử lý phần còn lại của hóa đơn.
• Ban quản lý văn phòng liên doanh nên thuê một chuyên gia quản lý hợp đồng để giám sát quy trình.
• Ban quản lý Văn phòng Liên hợp nên điều chỉnh vai trò của Chuyên viên Chương trình để loại bỏ xung đột lợi ích này.
• Để đảm bảo sự công bằng giữa các nhà cung cấp, ban quản lý Văn phòng Liên doanh nên thiết lập các tiêu chí cần đáp ứng để thay đổi các thước đo hiệu quả hoạt động.
• Ban quản lý điều hành Văn phòng Liên doanh cần truyền đạt tầm nhìn chiến lược của họ.
• Ban quản lý Văn phòng chung cần đảm bảo gửi thông báo thường xuyên cho các nhà cung cấp dịch vụ để giải quyết các chính sách và mục tiêu.
• Ban quản lý Văn phòng Liên doanh cần đảm bảo rằng nhân viên Văn phòng Liên doanh được đào tạo về cách xem xét các kế hoạch bình đẳng và cần xem xét các kế hoạch bình đẳng do các nhà cung cấp đệ trình.

Lý do chúng tôi thực hiện cuộc kiểm toán này

Chúng tôi bắt đầu cuộc kiểm toán này do lo ngại về việc Văn phòng Liên hợp báo cáo sai số lượng người được bố trí nhà ở. Chúng tôi đã phỏng vấn các nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư về những lo ngại của họ liên quan đến việc báo cáo sai dữ liệu này. Trong quá trình phỏng vấn, những lo ngại đáng kể về sự phân mảnh, giao tiếp, quản lý hợp đồng và lập kế hoạch chiến lược đã được nêu ra. Chúng tôi quyết định mở rộng cuộc kiểm toán để bao gồm cả những vấn đề này.

Chúng tôi cũng gặp phải các vấn đề về giao tiếp trong quá trình kiểm toán này, ảnh hưởng đến khả năng đánh giá độ tin cậy của dữ liệu từ Văn phòng Liên hợp. Ban đầu, chúng tôi yêu cầu Văn phòng Liên hợp cung cấp danh sách tất cả những người được đưa vào báo cáo "Mới được bố trí nhà ở". Chúng tôi muốn tiến hành kiểm tra chất lượng dữ liệu. Nhóm dữ liệu của Văn phòng Liên hợp cho biết họ không có quyền truy cập vào dữ liệu này và chúng tôi nên liên hệ với Quản trị viên Hệ thống thông tin quản lý người vô gia cư (HMIS) tại Thành phố Portland, người chịu trách nhiệm chạy các báo cáo cho họ. Khi chúng tôi liên hệ với Quản trị viên Hệ thống HMIS, họ cho biết họ không có dữ liệu vì họ chạy một truy vấn (ngôn ngữ lập trình dữ liệu để lấy thông tin) do nhân viên dữ liệu của Văn phòng Liên hợp cung cấp. Truy vấn này chỉ tạo ra một con số, chứ không phải một danh sách người.

Sau đó, chúng tôi yêu cầu nhóm dữ liệu của Văn phòng Liên hợp cung cấp cho chúng tôi truy vấn mà họ đã sử dụng để lấy dữ liệu, để chúng tôi có thể thử tái tạo lại quy trình đó. Chúng tôi đã nỗ lực tái tạo lại quy trình của họ với dữ liệu mà chúng tôi có sẵn. Chúng tôi đã gặp gỡ nhóm dữ liệu của Văn phòng Liên hợp để đánh giá phân tích của chúng tôi. Nhóm dữ liệu đã xem xét công việc của chúng tôi và phản hồi bằng cách cung cấp cho chúng tôi danh sách tất cả những người được đưa vào báo cáo "Những người mới được bố trí nhà ở". Đây chính là dữ liệu mà chúng tôi đã yêu cầu ban đầu và họ nói rằng họ không có.

Sau nhiều tháng cố gắng làm rõ các câu hỏi về dữ liệu với Văn phòng Liên hợp, chúng tôi quyết định sẽ phục vụ lợi ích công cộng tốt nhất bằng cách không chờ đợi thêm nữa các yêu cầu dữ liệu và ban hành hai báo cáo - báo cáo này tập trung vào quan điểm của các nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư và nhân viên Văn phòng Liên hợp, bao gồm giai đoạn từ mùa xuân năm 2022 đến mùa đông năm ngoái - và báo cáo thứ hai tập trung vào độ tin cậy của dữ liệu, mà chúng tôi sẽ công bố ngay khi hoàn thành công việc đó.

Lịch sử các dịch vụ dành cho người vô gia cư tại Quận Multnomah giai đoạn 1983-2022

Quận Multnomah đã vật lộn với việc làm thế nào để giảm thiểu tình trạng vô gia cư trong nhiều thập kỷ. Các khu vực pháp lý trên khắp Hoa Kỳ cũng đang ở trong tình thế tương tự và phải đối mặt với áp lực rất lớn từ công chúng để đạt được kết quả. Việc thành lập Văn phòng Liên hợp về Dịch vụ cho Người vô gia cư là nỗ lực gần đây nhất tại Quận Multnomah nhằm cung cấp các dịch vụ một cách hiệu quả và thiết thực cho những người đang trải nghiệm tình trạng vô gia cư. Dưới đây là một vài sự kiện quan trọng trong lịch sử các dịch vụ dành cho người vô gia cư tại Quận Multnomah. Lịch sử này không nhằm mục đích bao quát toàn diện mà chỉ để cung cấp bối cảnh chung cho hiện tại.

1983-1984
Để sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn và tránh trùng lặp nỗ lực, Thành phố Portland và Quận Multnomah đã đạt được thỏa thuận phân chia trách nhiệm đối với các nguồn lực công cộng. Liên quan đến các dịch vụ dành cho người vô gia cư, Thành phố Portland đồng ý quản lý việc phát triển các cơ sở vật chất, nhà ở và các dự án an ninh công cộng. Quận đồng ý quản lý các dịch vụ nhân đạo. Trong sự phân chia này, các dịch vụ dành cho nạn nhân bạo lực gia đình được giao cho Thành phố. Các dịch vụ dành cho các gia đình, người lớn và thanh thiếu niên vô gia cư được giao cho Quận.

1993
Sự phân chia trách nhiệm này kéo dài 10 năm cho đến năm 1993 khi thành phố và quận sửa đổi thỏa thuận. Quận chịu trách nhiệm về các dịch vụ dành cho nạn nhân bạo lực gia đình và tấn công tình dục, còn thành phố chịu trách nhiệm về các dịch vụ dành cho người lớn vô gia cư.

2005
Từ năm 2004 đến năm 2005, Hội đồng Thành phố và Hội đồng Ủy viên Quận đã khởi xướng chương trình "Trở về nhà: Kế hoạch 10 năm nhằm chấm dứt tình trạng vô gia cư ở Portland và Quận Multnomah" . Kế hoạch này đưa ra ba chiến lược và chín bước hành động để giúp người dân có nhà ở.

3 chiến lược

1. Hãy tập trung vào những nhóm người vô gia cư mãn tính nhất.
2. Đơn giản hóa việc tiếp cận các dịch vụ hiện có để ngăn ngừa và giảm thiểu các trường hợp vô gia cư khác.
3. Hãy tập trung nguồn lực vào các chương trình mang lại kết quả có thể đo lường được.

9 bước hành động

1. Ưu tiên đưa người dân vào nhà ở trước tiên.
2. Hãy ngừng đẩy người dân vào cảnh vô gia cư sau khi bị sa thải.
3. Tăng cường tiếp cận với những người vô gia cư.
4. Hãy tập trung vào các giải pháp lâu dài.
5. Tăng nguồn cung nhà ở hỗ trợ lâu dài.
6. Tạo ra những mối quan hệ đối tác mới mang tính đột phá để chấm dứt tình trạng vô gia cư.
7. Nâng cao hiệu quả của hệ thống hỗ trợ tiền thuê nhà.
8. Tăng cường cơ hội kinh tế cho những người vô gia cư.
9. Triển khai công nghệ thu thập dữ liệu mới trên toàn bộ hệ thống hỗ trợ người vô gia cư.

2009

Chính phủ liên bang đã thông qua Đạo luật về Lò sưởi, trong đó quy định:

• Sự thay đổi trong định nghĩa về tình trạng vô gia cư và vô gia cư mãn tính của Bộ Nhà ở và Phát triển Đô thị (HUD).
• Yêu cầu đối sánh đơn giản hóa cho các dịch vụ
• Tăng cường nguồn lực phòng ngừa
• Tăng cường chú trọng vào hiệu suất

2013
Thành phố Portland, quận và các đối tác cộng đồng khác đã công bố kế hoạch 10 năm được cập nhật nhằm phù hợp hơn với các quy định tài trợ mới của liên bang và giải quyết những thách thức mới, chẳng hạn như nền kinh tế trì trệ sau cuộc khủng hoảng nhà ở năm 2008. Kế hoạch này hướng đến sự hợp tác tốt hơn giữa các cơ quan có thẩm quyền khác nhau như quận, thành phố Portland, Home Forward (cơ quan quản lý nhà ở của Portland) và các đối tác khác.

Kế hoạch này có tên là "Một mái nhà cho mọi người: Kế hoạch cộng đồng thống nhất nhằm chấm dứt tình trạng vô gia cư ở Portland và Quận Multnomah" . Kế hoạch này nhằm mục đích cập nhật kế hoạch trước đó, "Trở về nhà: Kế hoạch 10 năm nhằm chấm dứt tình trạng vô gia cư ở Portland và Quận Multnomah" , để phù hợp hơn với các cơ hội và quy định tài trợ của liên bang. Kế hoạch bao gồm các nguyên tắc sau:

• Ưu tiên các nhóm dân cư dễ bị tổn thương.
• Thúc đẩy công bằng chủng tộc và sắc tộc.
• Sử dụng phương pháp đánh giá và trách nhiệm giải trình dựa trên dữ liệu.
• Thu hút và tạo sự tham gia của cộng đồng.
• Tăng cường năng lực hệ thống và mở rộng các cơ hội tận dụng nguồn lực.

Theo kế hoạch, các quan chức được bầu của Thành phố Portland và Quận Multnomah sẽ triệu tập một cơ quan quản lý mới trước ngày 1 tháng 7 năm 2013, đại diện cho các khu vực pháp lý và các nhóm заинтересованных bên, bao gồm chính phủ, các quỹ tư nhân, doanh nghiệp, người tiêu dùng, các tổ chức tôn giáo và cộng đồng. Trách nhiệm của cơ quan quản lý này sẽ bao gồm: a) đưa ra các khuyến nghị chính sách cho chính quyền địa phương và các nhà tài trợ; b) xem xét và phát triển các chiến lược để điều chỉnh và tối đa hóa hiệu quả của các nguồn lực; c) giám sát sự phối hợp các nỗ lực của địa phương với các chính sách của tiểu bang và liên bang; và d) đảm bảo tính toàn diện, trách nhiệm giải trình và minh bạch với cộng đồng. Các nhà tài trợ có thể tìm kiếm sự hướng dẫn từ, hoặc ủy quyền cho, cơ quan này để đưa ra các quyết định phối hợp về việc đầu tư tiền của chính quyền địa phương, tiền tư nhân và quỹ liên bang.

Giống như chính kế hoạch đó, cơ quan quản lý này được gọi là "Một mái nhà cho tất cả mọi người".

2015
Thành phố Portland đã tuyên bố tình trạng khẩn cấp về nhà ở kéo dài một năm, tạm thời miễn trừ một số yêu cầu về xây dựng, quy hoạch và phân vùng đối với các nơi trú ẩn. Thành phố và quận cam kết chi tổng cộng 30 triệu đô la trong năm tài chính tiếp theo để tăng không gian trú ẩn, xây dựng nhà ở giá rẻ và tăng cường bảo vệ người thuê nhà.

Kể từ đó, tuyên bố này đã được gia hạn và hiện tại dự kiến ​​sẽ không hết hạn cho đến năm 2025.

2016
Thành phố Portland và quận đã thành lập Văn phòng chung về Dịch vụ cho người vô gia cư nhằm tập trung hóa các nỗ lực về tài trợ, chính sách và kế hoạch của thành phố và quận đối với các dịch vụ dành cho người vô gia cư.

Các nhiệm vụ của văn phòng bao gồm:

• Quản lý và giám sát các hợp đồng dịch vụ
• Tiến hành thống kê số người vô gia cư trên đường phố và số người ở trong các nơi tạm trú qua đêm.
• quản lý hệ thống chăm sóc
• Giám sát việc báo cáo và đánh giá hệ thống dữ liệu.
  • Quận quản lý dữ liệu về bạo lực gia đình và tình dục, hệ thống chăm sóc thanh thiếu niên và gia đình.
  • Thành phố giám sát dữ liệu cho hệ thống chăm sóc người lớn.
• Cung cấp đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật.

Các dịch vụ được tài trợ bao gồm:

• thông tin, giới thiệu và tiếp cận phối hợp
• nơi trú ẩn
• hỗ trợ tiền thuê nhà
• nhà ở hỗ trợ ngắn hạn và dài hạn
• tiếp cận cộng đồng

2020
Vào tháng 5 2020 Metro district đã thông qua Biện pháp Dịch vụ Nhà ở Hỗ trợ (SHSM), thiết lập một loại thuế thu nhập cá nhân và thuế thu nhập doanh nghiệp mới để tài trợ cho các dịch vụ nhà ở hỗ trợ nhằm ngăn ngừa và giảm thiểu tình trạng vô gia cư. Metro thu tiền thuế và Quận Multnomah là một trong những khu vực được phân bổ nguồn quỹ này.

2022 - nay
Tháng 3 năm 2022, giám đốc đầu tiên của Văn phòng Liên hợp, Marc Jolin, đã từ chức. Cơ quan quản lý, A Home for Everyone, đã giải thể vào tháng 4 năm 2022. Từ năm 2022 đến năm 2023, Văn phòng Liên hợp có hai giám đốc lâm thời liên tiếp: Shannon Singleton và Joshua Bates. Tháng 4 năm 2023, Văn phòng Liên hợp thông báo rằng quận đã thuê Dan Field. với tư cách là giám đốc mới.

Việc thay đổi đột ngột cơ quan giám sát đã làm tổn hại lòng tin của một số thành viên tham gia vào các cơ quan tư vấn của Văn phòng Liên hợp.

Vào tháng 4 năm 2022, tổ chức A Home for Everyone đã giải thể. Từ đó trở đi, Văn phòng Liên hợp sẽ được điều hành bởi các nhóm làm việc nội bộ.

Một số nhà cung cấp dịch vụ mà chúng tôi phỏng vấn cho biết chương trình A Home for Everyone kết thúc khá đột ngột. Thêm vào đó, một số nhà cung cấp cho biết họ cảm thấy ban điều hành thường đưa ra quyết định mà không tham khảo ý kiến ​​của họ. Một trong những nhà cung cấp này bày tỏ sự thất vọng về việc các cuộc họp tiểu ban thường xuyên bị hủy bỏ. Một nhà cung cấp khác lưu ý rằng đôi khi trang web của A Home for Everyone có các liên kết đến các cuộc họp đã lỗi thời. Xuất phát từ những trải nghiệm với A Home for Everyone, họ bày tỏ sự hoài nghi về các cơ quan tư vấn cộng đồng mới và tác động mà chúng có thể gây ra.

Các cơ quan tư vấn cộng đồng mới cung cấp ý kiến ​​đóng góp cho ban lãnh đạo Văn phòng Liên hợp, Hội đồng Thành phố Portland và Hội đồng Ủy viên Quận. Chúng cũng tạo điều kiện cho các thành viên cộng đồng tìm hiểu về Văn phòng Liên hợp và đưa ra các đề xuất về chương trình, dịch vụ và chính sách. Điều quan trọng cần lưu ý là, trừ khi có quy định khác, các ủy ban tư vấn có thể cung cấp ý kiến ​​đóng góp, nhưng không có quyền giám sát.

Trang web của Văn phòng Liên hợp về các Cơ quan Tư vấn Cộng đồng mô tả các ủy ban tư vấn khác nhau và cung cấp lịch các cuộc họp sắp tới, mở cửa cho công chúng tham dự:

• Ủy ban Tư vấn về Bình đẳng: Cung cấp hướng dẫn và khuyến nghị để giúp giải quyết sự bất bình đẳng về chủng tộc trong công việc của Văn phòng Liên hợp về chấm dứt tình trạng vô gia cư.
• Ủy ban Cố vấn Kinh nghiệm Thực tế: Nâng cao tiếng nói của những người đang hoặc đã từng vô gia cư để đảm bảo rằng công việc của Văn phòng Liên hợp tập trung vào kinh nghiệm của họ.
• Ban Điều hành Chương trình Chăm sóc Liên tục: Tư vấn và giám sát việc thực hiện các ưu tiên và chính sách liên quan đến Chương trình Chăm sóc Liên tục của Quận Multnomah.
• Ủy ban Tư vấn Dịch vụ Nhà ở Hỗ trợ : Tư vấn cho Quận Multnomah về việc tuân thủ Biện pháp Dịch vụ Nhà ở Hỗ trợ Khu vực đô thị và Kế hoạch Thực hiện Địa phương của Quận cũng như các kế hoạch khu vực trong tương lai.
• Ủy ban tư vấn ngân sách cộng đồng: Xem xét và đưa ra các khuyến nghị về ngân sách và hoạt động của các phòng ban cấp quận.

Văn phòng liên hợp đã thành lập các ủy ban này trong quá trình kiểm toán của chúng tôi. Tuy nhiên, các ủy ban này chưa hoàn thành đủ công việc để chúng tôi có thể kiểm toán hiệu quả hoạt động của chúng.

Văn phòng chung đã ghi nhận sự tăng trưởng đáng kể về số lượng nhân viên kể từ năm 2020.

Sự phát triển của Văn phòng Liên hợp đã tăng cường khả năng đáp ứng nhu cầu cộng đồng. Nhưng điều này cũng gây ra một số khó khăn, chẳng hạn như thời gian phản hồi chậm đối với các câu hỏi từ nhà cung cấp, do nhân viên bận rộn tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới. Năm 2019, Văn phòng Liên hợp có 21 nhân viên toàn thời gian (FTE). Chỉ ba năm sau, số lượng nhân viên đã tăng lên 106. Phần lớn sự tăng trưởng này là do đại dịch COVID-19 và nguồn kinh phí từ trái phiếu hỗ trợ nhà ở của thành phố. Gần đây, số lượng nhân viên đã giảm nhẹ do các chương trình hỗ trợ COVID-19 kết thúc.

Số lượng nhân viên toàn thời gian (FTE) của Văn phòng Liên hợp đã tăng lên trong những năm gần đây.

Biểu đồ phía trên không thể hiện đầy đủ mức độ thay đổi to lớn tại Văn phòng Liên hợp. Biểu đồ bên dưới cho thấy sự biến động nhân sự kể từ khi Văn phòng Liên hợp tuyển dụng hơn 300 người và chấm dứt hợp đồng (từ chức, bị sa thải, kết thúc vị trí có thời hạn, v.v.) với hơn 250 nhân viên.

Văn phòng chung đã trải qua giai đoạn luân chuyển nhân sự cao trong những năm gần đây.

Sự phân mảnh lịch sử vẫn tồn tại giữa các hệ thống chăm sóc người vô gia cư.

Mặc dù Quận Multnomah và Thành phố Portland đã thành lập Văn phòng Liên hợp để tập trung hóa nguồn tài trợ, chính sách và kế hoạch cho các dịch vụ dành cho người vô gia cư, nhưng mạng lưới này vẫn rất rời rạc. Chúng tôi nhận thấy rằng các phương pháp và chương trình riêng biệt tại Thành phố Portland và quận không được kết hợp tốt khi hai bên thành lập Văn phòng Liên hợp. Vẫn còn những sự chia rẽ trong các hệ thống phục vụ người vô gia cư. Chúng tôi nhận thấy việc giao tiếp kém hiệu quả của Văn phòng Liên hợp là một vấn đề phổ biến, một phần do sự chia rẽ cố hữu từ lâu.

Mọi người thường phải tương tác với nhiều hệ thống khác nhau.

Những người có nguy cơ vô gia cư, hoặc đang trải qua tình trạng vô gia cư, có thể tiếp cận các dịch vụ thông qua nhiều hệ thống khác nhau:

1. Hệ thống dành cho người lớn
2. Hệ thống thanh thiếu niên không có người đi kèm
3. Hệ thống gia đình
4. Hệ thống hỗ trợ nạn nhân bạo lực gia đình/tấn công tình dục
5. Hệ thống cựu chiến binh

Người dân có thể đủ điều kiện nhận dịch vụ từ nhiều hệ thống khác nhau, vì vậy họ có thể truy cập nhiều hệ thống cùng một lúc. Các hệ thống này có nguồn gốc từ các khu vực pháp lý khác nhau và có quy trình báo cáo khác nhau. Một số nhà cung cấp cho biết họ không nghĩ rằng Văn phòng Liên hợp đã làm tốt công việc phối hợp giữa các hệ thống.

Nhiều nhà cung cấp dịch vụ bày tỏ sự thất vọng về việc hệ thống tiếp cận phối hợp hoạt động không hiệu quả. Mỗi hệ thống có quy trình đăng ký và đánh giá riêng. Vì khách hàng truy cập nhiều hệ thống khác nhau, họ có thể phải trải qua nhiều quy trình đăng ký và phải kể lại câu chuyện của mình nhiều lần.

Sự phân mảnh hệ thống giữa các văn phòng chung đã gây ra sự nhầm lẫn.

Một yếu tố khác góp phần tạo nên tình trạng phân mảnh thông tin là sự thiếu nhất quán trong giao tiếp giữa các hệ thống.
Trong các cuộc phỏng vấn mùa xuân năm 2022, cuộc khảo sát mùa thu năm 2022 và các cuộc phỏng vấn tiếp theo vào mùa đông năm 2023, các nhà cung cấp dịch vụ cho cả hệ thống người lớn và hệ thống gia đình đều mô tả sự không nhất quán trong thông tin liên lạc từ Văn phòng Liên hợp dựa trên hệ thống mà họ đang làm việc. Ví dụ, trong đại dịch COVID-19, một nhà cung cấp dịch vụ trong hệ thống gia đình đã nhận được thông tin về việc tăng lương từ tiền cứu trợ COVID-19 trước nhiều tuần so với các nhà cung cấp dịch vụ trong các hệ thống khác. Một số nhà cung cấp dịch vụ mô tả việc nhận được hướng dẫn từ chuyên gia chương trình của họ cho một trong các hệ thống, nhưng họ lại không nhận được hướng dẫn này từ hệ thống kia. Tuy nhiên, hướng dẫn đó lại liên quan đến một vấn đề mà cả hai hệ thống đều tham gia, chẳng hạn như phiếu hỗ trợ nhà ở khẩn cấp.

Nhiều nhà cung cấp dịch vụ cho biết Văn phòng Liên hợp dường như không được phối hợp tốt, và không có sự nhất quán giữa các hệ thống này hoặc trong nội bộ các hệ thống. Thêm vào đó, một giám đốc điều hành cho biết vì các hệ thống này hoạt động riêng lẻ, Văn phòng Liên hợp ngày càng xa rời các chiến lược toàn quận nhằm chấm dứt tình trạng vô gia cư. Một số nhà cung cấp dịch vụ cung cấp dịch vụ trong nhiều hệ thống và ghi nhận những khó khăn khi làm việc trong nhiều hệ thống hoạt động riêng biệt. Cuộc khảo sát của chúng tôi vào mùa thu năm 2022 đối với các nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư cũng phản ánh quan điểm này, chỉ hơn một phần ba số nhà cung cấp cho rằng Văn phòng Liên hợp đã làm tốt hoặc rất tốt trong việc phối hợp giữa các nhà cung cấp dịch vụ.

Khoảng 1/3 số người được khảo sát tin rằng Văn phòng Liên hợp đã làm tốt công việc điều phối các nhà cung cấp dịch vụ.
Câu hỏi khảo sát dành cho các nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư: Văn phòng phối hợp hoạt động hiệu quả đến mức nào trong việc điều phối giữa các nhà cung cấp dịch vụ?

Mỗi hệ thống hỗ trợ người vô gia cư có những yêu cầu khác nhau để thu thập dữ liệu.

Văn phòng liên hợp có những kỳ vọng khác nhau về người chịu trách nhiệm thu thập dữ liệu, tùy thuộc vào hệ thống. Ví dụ về dữ liệu được thu thập bao gồm: tình trạng cư trú trước đây, ngày chuyển đến nhà ở và địa điểm cư trú.

Khi Văn phòng Liên hợp được thành lập, Thành phố Portland chịu trách nhiệm giám sát dữ liệu cho hệ thống dành cho người lớn và yêu cầu các nhà cung cấp dịch vụ tự lập báo cáo trong hệ thống thông tin quản lý người vô gia cư (HMIS). Quận chịu trách nhiệm về các hệ thống dành cho thanh thiếu niên, gia đình, và bạo lực gia đình và tình dục, và có nhân viên quận thu thập dữ liệu cho các hệ thống đó.

Trách nhiệm về việc nhân viên Văn phòng Liên hợp hay các nhà cung cấp dịch vụ thu thập dữ liệu là sự kế thừa từ cách thức thực hiện trước khi Văn phòng Liên hợp được thành lập: Nhân viên Văn phòng Liên hợp thông báo với chúng tôi rằng các nhà cung cấp dịch vụ vẫn tiếp tục thu thập dữ liệu cho hệ thống người lớn, nhân viên Văn phòng Liên hợp thu thập dữ liệu cho hệ thống thanh thiếu niên và gia đình, và cả nhân viên Văn phòng Liên hợp lẫn các nhà cung cấp dịch vụ đều thu thập dữ liệu cho hệ thống bạo lực gia đình và bạo lực tình dục. Phương pháp báo cáo này có nghĩa là các nhà cung cấp dịch vụ làm việc trong nhiều hệ thống phải quản lý nhiều quy trình báo cáo khác nhau.

Văn phòng chung cần cải thiện việc liên lạc với các nhà cung cấp dịch vụ.

Một số nhà cung cấp dịch vụ mà chúng tôi đã khảo sát và phỏng vấn vào mùa xuân năm 2022 and winter năm 2023 đều lưu ý rằng tỷ lệ luân chuyển nhân viên cao tại Văn phòng Liên hợp là một yếu tố góp phần gây ra tình trạng giao tiếp kém hiệu quả từ Văn phòng Liên hợp. Điều này làm trầm trọng thêm các vấn đề giao tiếp phát sinh từ việc mỗi hệ thống hỗ trợ người vô gia cư hoạt động riêng lẻ.

Các nhà cung cấp dịch vụ cảm thấy thất vọng vì sự thiếu giao tiếp từ Văn phòng Liên hợp.

Trong cuộc khảo sát các nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư, chưa đến một nửa cảm thấy Văn phòng Liên hợp đang làm tốt việc truyền đạt các chính sách và mục tiêu hệ thống. Chưa đến một nửa cảm thấy Văn phòng Liên hợp đã làm tốt việc cung cấp người liên hệ để trả lời câu hỏi nhanh chóng.

Nhiều nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư được khảo sát cho rằng các chính sách của Văn phòng Liên hợp không dễ hiểu.

Câu hỏi khảo sát dành cho các nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư: Văn phòng chung làm tốt đến mức nào trong việc cung cấp các chính sách dễ hiểu?

Nhiều nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư được khảo sát cảm thấy họ không có mục tiêu hệ thống rõ ràng từ Văn phòng Liên hợp.

Câu hỏi khảo sát dành cho các nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư: Văn phòng liên hợp hoạt động hiệu quả đến mức nào trong việc đưa ra các mục tiêu hệ thống rõ ràng?

Khoảng một nửa số nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư được khảo sát cảm thấy họ có người liên hệ tốt tại Văn phòng Liên hợp để giải đáp thắc mắc nhanh chóng.

Câu hỏi khảo sát dành cho các nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư: Văn phòng chung làm tốt đến mức nào trong việc cung cấp người liên hệ tại văn phòng để trả lời các câu hỏi một cách nhanh chóng?

Các nhà cung cấp dịch vụ đã mô tả một số cách mà việc giao tiếp gây khó khăn cho họ. Ví dụ, một cơ quan mà chúng tôi đã phỏng vấn vào cả mùa xuân năm 2022 and winter năm 2023 lưu ý rằng các chuyên gia chương trình khác nhau đã cung cấp cho cơ quan của họ những câu trả lời khác nhau cho cùng một câu hỏi. Thêm vào đó, họ cho biết họ tham gia cuộc gọi hàng tuần với các giám đốc điều hành khác để thảo luận về những gì họ nhận được từ Văn phòng Liên hợp, và họ cho rằng những thông tin này thường không nhất quán.

Chúng tôi cũng nghe thấy những lo ngại liên quan đến việc phối hợp giữa các nhà cung cấp dịch vụ. Ví dụ, một nhà cung cấp trong hệ thống gia đình bày tỏ sự thất vọng về việc thiếu sự phối hợp trong giao tiếp và điều này khiến các cơ quan khó học hỏi và hợp tác với nhau. Văn phòng Liên hợp đã tổ chức cuộc họp hàng tháng cho các nhà cung cấp trong hệ thống gia đình, nhưng một nhà cung cấp báo cáo với chúng tôi rằng các cuộc họp này thường bị hủy vào phút cuối. Một nhà cung cấp khác cho biết trong cuộc khảo sát mùa thu năm 2022:

"Sự phối hợp giữa các nhà cung cấp dịch vụ quá kém đến mức gần như có thể nói là 'họ không cung cấp dịch vụ này'. Sự phối hợp chỉ tồn tại khi liên quan đến việc thực thi (các cuộc truy quét, dọn dẹp, bắt giữ là những chủ đề chính của 'Cuộc gọi phối hợp dịch vụ' hàng tuần), trong khi JOHS [Văn phòng chung về dịch vụ cho người vô gia cư] không làm gì để khuyến khích sự phối hợp giữa các nhóm nhằm cải thiện tình trạng của người vô gia cư."

Các nhà cung cấp dịch vụ đã khen ngợi nhân viên, nhưng tình trạng luân chuyển nhân viên và sự thiếu nhất quán trong giao tiếp từ Văn phòng Liên hợp dường như đã làm suy yếu nỗ lực của nhân viên.

Ngoài những bức xúc mà các nhà cung cấp đã bày tỏ với chúng tôi, cuộc khảo sát các nhà cung cấp vào mùa thu năm 2022 của chúng tôi cho thấy sự tương tác tích cực với nhân viên Văn phòng Liên kết, nhưng việc giao tiếp chưa được thông suốt. Trong quá trình kiểm toán, một số nhân viên Văn phòng Liên kết cho biết lãnh đạo Văn phòng Liên kết truyền đạt thông tin quan trọng cho các nhà cung cấp dịch vụ cùng lúc với việc nhân viên nhận được thông tin đó. Việc thiếu thông tin trước đó đã gây khó khăn cho nhân viên, khiến họ không thể trả lời các câu hỏi của nhà cung cấp.

Trích dẫn từ cuộc khảo sát các nhà cung cấp dịch vụ vào mùa thu năm 2022 của chúng tôi bao gồm:
"Những người chúng tôi làm việc cùng tại JOHS [Văn phòng Liên hợp về Dịch vụ cho Người vô gia cư] đều rất tận tâm và thực sự quan tâm đến chúng tôi với tư cách là nhà cung cấp và đơn vị thực hiện. Nhưng chúng tôi đã trải qua nhiều sự thay đổi về quản lý và liên hệ tài chính, nhận được thông tin đôi khi một cách lộn xộn và thường khó biết cách thức và địa điểm để đóng góp ý kiến ​​vào việc lập kế hoạch hệ thống và phản hồi về các vấn đề kinh doanh. Các kênh liên lạc tốt hơn và rõ ràng hơn sẽ giúp ích rất nhiều."

"Việc liên lạc với Văn phòng Liên hợp đã và đang gặp rất nhiều khó khăn. Điều này chủ yếu là do có nhiều sự thay đổi về vai trò tại JOHS, khiến chúng tôi không rõ nên liên hệ với ai về vấn đề gì. Ví dụ, tuần trước chúng tôi mới được thông báo rằng người quản lý hợp đồng của chúng tôi sẽ thay đổi lần thứ hai trong vòng 3 tháng qua."

"Cần có sự giao tiếp tốt hơn và nhất quán hơn giữa cả Hệ thống dành cho người lớn và Hệ thống dành cho gia đình. Đôi khi điều đó phụ thuộc vào từng nhân viên, một số người phản hồi rất nhanh và giao tiếp rõ ràng, còn những người khác thì khó nhận được phản hồi kịp thời hoặc do quy trình chậm trễ. Khi có những thay đổi về quy trình, chúng tôi không được thông báo rõ ràng... Ngoài ra, có rất nhiều sự thay đổi nhân sự tại Văn phòng chung khiến bạn không biết ai đang đảm nhiệm vai trò gì và cần liên hệ với ai để giải quyết vấn đề gì. Việc có được sơ đồ nhân sự và vị trí sẽ rất hữu ích, một hình ảnh trực quan để biết ai đang giữ vị trí nào hiện tại."

"Tôi thực sự đánh giá cao những nỗ lực mà JOHS [Văn phòng Liên hợp về Dịch vụ cho Người vô gia cư] đã thực hiện để đáp ứng nhu cầu của các đối tác cộng đồng. Tôi rất mong muốn được thấy những cải tiến liên tục hướng tới một mối quan hệ hợp tác thực sự công bằng. Nhưng tôi muốn khẳng định rằng, nhìn chung, JOHS là đơn vị tài trợ của chính phủ đáng tin cậy nhất để hợp tác xét về khả năng đáp ứng các nhu cầu, mối quan ngại và đề xuất."

"Chúng tôi đánh giá cao những nỗ lực phối hợp mà [hệ thống thanh niên] đã thể hiện trong những năm qua."

Văn phòng chung đã tuyển thêm nhân viên để hỗ trợ các nhà cung cấp dịch vụ.

Từ năm 2019 đến năm 2023, Văn phòng Liên hợp đã tăng số lượng nhân viên quản lý 7 contract lên 17 người. Những nhân viên này được gọi là Chuyên viên Chương trình hoặc Chuyên viên Chương trình cấp cao, và họ hỗ trợ các nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư và giám sát các hợp đồng. Do tăng số lượng nhân viên, văn phòng đã đầu tư rất nhiều vào việc đào tạo nhân viên mới. Một phần của sự mở rộng này diễn ra sau khi chúng tôi tiến hành khảo sát các nhà cung cấp dịch vụ, vì vậy các ý kiến ​​trong khảo sát phản ánh thời điểm Văn phòng Liên hợp có ít nhân viên hơn.

Các nhân viên văn phòng chung có cái nhìn tích cực hơn so với các nhà cung cấp dịch vụ về hoạt động truyền thông bên ngoài của văn phòng họ.

Khảo sát của chúng tôi cho thấy nhìn chung nhân viên Văn phòng Liên hợp đánh giá việc truyền đạt chính sách và mục tiêu của họ tốt hơn so với các nhà cung cấp dịch vụ. Khi nói đến việc cung cấp các chính sách dễ hiểu, 38% nhà cung cấp dịch vụ đồng ý, so với 44% nhân viên Văn phòng Liên hợp. Vấn đề bất đồng lớn nhất là liệu Văn phòng Liên hợp có truyền đạt mục tiêu rõ ràng hay không. 41% nhà cung cấp dịch vụ đồng ý, trái ngược với 62% nhân viên Văn phòng Liên hợp. Khi nói đến việc có người liên hệ tốt, nhà cung cấp dịch vụ và nhân viên Văn phòng Liên hợp gần như đồng ý (48% nhà cung cấp dịch vụ đồng ý và 47% nhân viên đồng ý).

Một tỷ lệ lớn nhân viên Văn phòng Liên hợp cho biết họ đã làm tốt việc cung cấp các chính sách dễ hiểu.
Câu hỏi khảo sát dành cho nhân viên Văn phòng Liên hợp: Văn phòng Liên hợp làm tốt đến mức nào trong việc cung cấp các chính sách dễ hiểu?

Một tỷ lệ lớn nhân viên Văn phòng Liên hợp cho biết họ đang làm tốt công việc cung cấp các mục tiêu hệ thống rõ ràng.
Câu hỏi khảo sát dành cho nhân viên Văn phòng Liên hợp: Văn phòng Liên hợp làm tốt đến mức nào trong việc đưa ra các mục tiêu hệ thống rõ ràng?

Nhiều nhân viên Văn phòng Liên hợp cho biết văn phòng đã làm tốt công việc cung cấp người liên hệ cho các nhà cung cấp dịch vụ.
Câu hỏi khảo sát dành cho nhân viên Văn phòng Liên hợp: Văn phòng Liên hợp làm tốt đến mức nào trong việc cung cấp người liên hệ tại Văn phòng Liên hợp để giải đáp thắc mắc một cách nhanh chóng?

Quản lý hợp đồng kém hiệu quả đã gây ra sự không chắc chắn và căng thẳng cho các nhà cung cấp.

Một số nhà cung cấp gặp khó khăn trong việc hỗ trợ quản lý hợp đồng.

Nhiều nhà cung cấp dịch vụ trong cả các cuộc phỏng vấn và phản hồi khảo sát đều bày tỏ lòng biết ơn đối với sự nỗ lực của nhân viên Văn phòng Liên hợp và sự thấu hiểu những thách thức mà họ phải đối mặt. Mặc dù vậy, một số nhà cung cấp vẫn bày tỏ sự thất vọng. Một số trích dẫn từ khảo sát bao gồm:

"Nhìn từ bên ngoài, có những người tuyệt vời..."Những người làm việc ở đó rất dễ mến và thân thiện khi trò chuyện riêng, nhưng văn hóa công ty dường như rất rối loạn. Ngoài ra còn có rất nhiều "văn hóa nội bộ" và sự ưu ái."

"Quy trình lập ngân sách và ký kết hợp đồng năm nay rất khó hiểu. Cần sự rõ ràng và nhất quán. Cũng cần phải làm rõ rằng cần có thêm kinh phí và số tiền đó sẽ được sử dụng để duy trì các chương trình hiện có, tập trung vào tiền lương cho nhân viên. Nếu chúng ta mất đi năng lực hiện tại thì các chương trình mới sẽ không có nền tảng để xây dựng."

"Chúng tôi đánh giá cao những nỗ lực mà người phụ trách tài trợ của chúng tôi đã thực hiện để liên lạc với chúng tôi, nhưng thông tin thường thay đổi nhanh chóng theo thời gian và rõ ràng là nằm ngoài tầm kiểm soát của cô ấy. Tôi phải nói rằng cảm giác như thể bộ phận tài chính đang điều hành Văn phòng Liên hợp vì các quy tắc, kỳ vọng và thay đổi ngân sách mới đều không tuân thủ, không phù hợp với công việc chúng tôi đang làm và những thách thức mà các cơ quan cộng đồng gặp phải liên quan đến năng lực hành chính."

"JOHS [Văn phòng chung về dịch vụ cho người vô gia cư] hiện đang rất thiếu tổ chức với những thay đổi lớn cả về chương trình và hỗ trợ tài chính cho các tổ chức phi lợi nhuận. Phải mất quá nhiều thời gian để nhận được câu trả lời trực tiếp cho một câu hỏi trực tiếp."

Các nhân viên Văn phòng Liên hợp cũng bày tỏ sự thất vọng. Ví dụ, các phản hồi từ cuộc khảo sát nhân viên bao gồm:

"Chúng ta có đủ công cụ để xây dựng các chính sách/quy trình rõ ràng, nhưng năng lực lại cản trở việc chính thức hóa và thực thi chúng."

"Bộ phận này thật hỗn loạn. Không ai chú trọng đến khía cạnh hợp đồng hay tài chính. Những người phụ trách chương trình cứ tùy tiện đưa ra các kế hoạch và ý tưởng chưa được kiểm tra kỹ lưỡng. Quá tập trung vào các cơ quan đã đủ điều kiện mà không chú trọng đủ đến các nhà cung cấp mà chúng ta thực sự đã có hợp đồng. Những người phụ trách chương trình muốn có thêm nhiều hợp đồng hơn nữa nhưng họ thậm chí không thể quản lý được những hợp đồng hiện có."

Sự thay đổi nhân sự đáng kể và sự tăng trưởng về số lượng nhân viên của Văn phòng Liên hợp trong hai năm qua đã ảnh hưởng đến quy trình ký kết hợp đồng của họ. Nhân viên Sở Quản lý Quận đã phải soạn thảo các hợp đồng cho Văn phòng Liên hợp - công việc mà họ thường không làm - vì Văn phòng Liên hợp cần sự hỗ trợ.

Các nhà cung cấp cho biết họ cảm thấy thất vọng vì không nhận được thông tin hợp đồng kịp thời.

Trong các cuộc phỏng vấn mùa xuân 2022 and winter năm 2023, và qua khảo sát của chúng tôi, các nhà cung cấp dịch vụ cho biết họ thường được yêu cầu thực hiện dịch vụ mà không có hợp đồng đã ký hoặc bản sửa đổi hợp đồng, và đôi khi không được bồi thường cho dịch vụ trong khi chờ hợp đồng đã ký. Ví dụ, một nhà cung cấp chia sẻ rằng họ thường không nhận được hợp đồng cho đến 30 hoặc 60 days after công việc theo hợp đồng đã bắt đầu. Một nhà cung cấp khác cho biết trong gần hai thập kỷ cung cấp dịch vụ và làm việc với các đơn vị quản lý, Văn phòng Liên hợp là nơi tệ nhất về việc cung cấp thông tin hợp đồng cho các nhà cung cấp.

Một người tham gia khảo sát vào mùa thu năm 2022 của chúng tôi cho biết:

"Quy trình lập ngân sách thực sự là một cơn ác mộng. Tôi vẫn chưa có hợp đồng được ký kết, ngay cả khi đã có sự trì hoãn theo kế hoạch. Đây là một khó khăn mà một văn phòng cấp quận lớn không nên đặt lên vai các nhà cung cấp - với mô hình hoàn trả và việc không thể lập hóa đơn cho toàn bộ quý đầu tiên của năm - điều này có thể gây thiệt hại nghiêm trọng cho một cơ quan khi phải cung cấp một "khoản vay không lãi suất" để duy trì hoạt động."

Một vấn đề khác gây khó khăn cho nhà cung cấp dịch vụ xảy ra khi quận đưa ra yêu cầu đề xuất cho hệ thống hỗ trợ nạn nhân bạo lực gia đình và bạo lực tình dục. Quận đã sử dụng một quy trình không lý tưởng, trong đó quận đề nghị gia hạn hợp đồng sáu tháng cho các nhà cung cấp, và sau đó, do những khó khăn trong quá trình đấu thầu, lại đề nghị gia hạn thêm sáu tháng nữa. Nhà cung cấp này cho biết quy trình này đã gây ra sự không chắc chắn về tài chính và căng thẳng về việc liệu họ có thể tiếp tục cung cấp dịch vụ cho các nạn nhân hay không, vì họ lập ngân sách hàng năm, nhưng chỉ được đảm bảo tài trợ trong sáu tháng.

Một số nhà cung cấp cho biết họ bị thanh toán chậm nhiều tháng.

Một số nhà cung cấp báo cáo bị thanh toán chậm. Trong một số trường hợp, họ bị thanh toán chậm đến vài tháng và điều này ảnh hưởng đến khả năng cung cấp các dịch vụ thiết yếu của họ. Phần lớn các điều khoản thanh toán của Văn phòng Liên hợp là net 10, có nghĩa là họ phải thanh toán cho các nhà cung cấp trong vòng 10 ngày.

Việc phải chờ đợi hàng tháng trời để được thanh toán là vấn đề nan giải đối với hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ. Các cơ quan thường có khoản chi tiền mặt lớn hàng tháng cho các khoản phí như hỗ trợ tiền thuê nhà. Một cơ quan mà chúng tôi đã liên hệ thậm chí phải vay tín dụng và trả lãi trong khi chờ được Văn phòng Liên hợp hoàn trả. Việc chậm thanh toán gây khó khăn cho dòng tiền của các nhà cung cấp dịch vụ, cuối cùng đặt những người mà họ phục vụ vào tình thế rủi ro.

Chúng tôi đánh giá cao việc nhóm tài chính của Văn phòng Liên hợp đã cải thiện quy trình xem xét hóa đơn. Ví dụ, họ đã thêm danh sách kiểm tra quy trình xem xét hóa đơn cho cả nhân viên tài chính và nhân viên chương trình của Văn phòng Liên hợp. Tuy nhiên, chúng tôi đã phát hiện một số trường hợp thanh toán lớn bị trì hoãn để lấy tài liệu cho những vấn đề nhỏ. Ví dụ, một nhà cung cấp đã cho chúng tôi biết về việc toàn bộ khoản thanh toán lớn bị giữ lại để lấy tài liệu cho một mặt hàng chỉ chiếm một phần nhỏ trong tổng hóa đơn (25 đô la trong tổng hóa đơn 300.000 đô la). Để cải thiện việc thanh toán kịp thời cho các nhà cung cấp, nhân viên tài chính của Văn phòng Liên hợp nên điều chỉnh quy trình của họ sao cho các khoản thanh toán đang bị nghi ngờ được xem xét, nhưng không làm cản trở việc xử lý phần còn lại của hóa đơn.

Các chuyên viên chương trình có thể điều chỉnh các chỉ số hiệu suất trong hợp đồng khi nhà cung cấp không đạt được mục tiêu.

Theo một báo cáo từ Liên minh Quốc gia Chấm dứt Tình trạng Vô gia cư và Viện Nghiên cứu về Vô gia cư, các thước đo hiệu quả rất quan trọng vì chúng:

1. Giúp bạn hiểu liệu các hoạt động có đang góp phần đạt được mục tiêu của mình hay không.
2. Chia sẻ các kỹ thuật hiệu quả với các tổ chức khác.
3. Hãy tạo dựng sự hiểu biết chung về mục tiêu mà bạn đang cố gắng đạt được.

Trong các cuộc phỏng vấn với nhân viên Văn phòng Liên hợp vào mùa đông năm 2023, một số người trong số họ cho biết họ có thể điều chỉnh các chỉ số đánh giá hiệu quả khi các nhà cung cấp không đáp ứng được chúng. Điều này có thể do những trường hợp nằm ngoài tầm kiểm soát của nhà cung cấp. Chúng tôi nhận thấy rằng hoàn cảnh có thể thay đổi, chẳng hạn như trong thời kỳ đại dịch. Tuy nhiên, quá trình điều chỉnh lại các chỉ số đánh giá hiệu quả này cần tuân theo các tiêu chí chuẩn và có sự công bằng để đảm bảo tính công bằng giữa các nhà cung cấp. Hơn nữa, các Chuyên viên Chương trình/Chuyên viên Chương trình cấp cao đang gặp phải xung đột lợi ích; họ vừa là người ủng hộ chính cho các nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư, vừa là người chịu trách nhiệm giám sát việc đáp ứng các chỉ số đánh giá hiệu quả. Ban quản lý Văn phòng Liên hợp nên điều chỉnh vai trò của Chuyên viên Chương trình để loại bỏ xung đột lợi ích này.

Văn phòng liên hợp chưa truyền đạt tầm nhìn chiến lược cho tất cả các nhà cung cấp dịch vụ.

Các nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư có nhiều phản hồi khác nhau về tầm nhìn chiến lược của Văn phòng Liên hợp.

Trong cuộc khảo sát các nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư vào mùa thu năm 2022, các nhà cung cấp đã có ý kiến ​​trái chiều về tầm nhìn chiến lược của Văn phòng Liên hợp.

Khoảng một nửa số nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư cho biết Văn phòng Liên hợp có chiến lược để giải quyết vấn đề vô gia cư.
Câu hỏi khảo sát dành cho các nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư: Văn phòng liên hợp hoạt động hiệu quả đến mức nào trong việc cung cấp chiến lược toàn quận để giải quyết vấn đề vô gia cư?

Bản khảo sát của chúng tôi cũng bao gồm cơ hội để người tham gia viết ý kiến ​​đóng góp cho câu hỏi: "Bạn nghĩ Văn phòng Liên hợp nên cung cấp thêm những dịch vụ hoặc cấu trúc nào khác?". Các câu trả lời liên quan đến chiến lược được trình bày bên dưới.

"Cần có tư duy lãnh đạo về cách chúng ta sẽ chấm dứt cuộc khủng hoảng này - thay vì chỉ tập trung vào việc chi tiêu số tiền hiện có để chấm dứt cuộc khủng hoảng. Vai trò của các chiến lược khác nhau là gì - Nơi trú ẩn, Hỗ trợ thuê nhà, Khu tạm trú có cấu trúc, Nhà ở xã hội được xây dựng sẵn?"

"Tôi muốn thấy nhiều cơ hội hơn để tham gia trực tiếp vào định hướng chiến lược của JOHS [Văn phòng Liên hợp về Dịch vụ cho Người vô gia cư] và công việc của cộng đồng chúng ta. Cộng đồng chúng ta không có mục tiêu rõ ràng. Chúng ta không cấp đủ kinh phí cho các chương trình hướng tới sứ mệnh cao cả hơn là chấm dứt tình trạng vô gia cư, và chúng ta không thiết lập các biện pháp trách nhiệm giải trình có ý nghĩa. Nơi trú ẩn là một thuật ngữ rộng và chúng ta không có sự thống nhất chung về những kỳ vọng cơ bản đối với các nhà cung cấp dịch vụ hoặc những dịch vụ nào cần thiết để cung cấp nơi trú ẩn. Để nơi trú ẩn trở nên năng động, chúng ta phải tạo ra những con đường thoát khỏi nơi trú ẩn. Điều này có nghĩa là liên kết các nguồn lực với giường trong nơi trú ẩn, điều này sẽ cung cấp các phương tiện cần thiết để tạo điều kiện cho những người rời khỏi nơi trú ẩn chuyển đến nhà ở và tạo ra một chỗ trống cho người tiếp theo cần đến."

"Văn phòng liên hợp cần cung cấp một quy trình để cộng đồng có thể đóng góp ý kiến ​​về chiến lược tổng thể giải quyết vấn nạn vô gia cư trong cộng đồng của chúng ta. Họ nói rằng họ đã trao đổi với các cộng đồng và tổ chức đang thực hiện công việc, nhưng thực tế thì không phải vậy. Họ chỉ đến các cuộc họp không có nhiều người tham dự để cho có lệ, để chứng tỏ rằng họ đã nhận được phản hồi từ cộng đồng. Nhưng thường thì những người cần đóng góp ý kiến ​​lại không có mặt trong phòng họp, và không có chiến lược tiếp cận và thu hút sự tham gia nào để đảm bảo mọi người tham gia vào các quy trình này."

Khi chúng tôi trao đổi với các nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư, một tổ chức cho biết không có chiến lược rõ ràng và thắc mắc liệu đó có phải là do thành phố và quận thiếu sự đồng thuận về định hướng hay không. Một tổ chức khác nói với chúng tôi rằng thay vì có tầm nhìn chiến lược, Văn phòng Liên hợp được tổ chức dựa trên các nguồn tài trợ khác nhau, thiếu sự nhất quán giữa chúng. Một tổ chức khác lại cho biết rằng trong bối cảnh chính trị hiện nay, ai cũng có ý tưởng về cách giải quyết vấn đề vô gia cư, và họ muốn Văn phòng Liên hợp xây dựng một chiến lược mà mọi người có thể cùng hướng tới.

Các nhân viên Văn phòng Liên doanh có cái nhìn tích cực hơn về tầm nhìn chiến lược so với các nhà cung cấp dịch vụ, nhưng một số người vẫn còn nghi ngờ.

Trong cuộc khảo sát nhân viên của chúng tôi, kết quả cho thấy 59% nhân viên cảm thấy Văn phòng Liên hợp đang làm tốt hoặc rất tốt công việc cung cấp chiến lược toàn quận, cao hơn 11 điểm phần trăm so với các nhà cung cấp dịch vụ. Có vẻ như Văn phòng Liên hợp đã truyền đạt chiến lược của họ tốt hơn trong nội bộ so với bên ngoài.

Nhiều nhân viên cho biết Văn phòng Liên hợp đã có chiến lược để giải quyết vấn đề vô gia cư.
Câu hỏi khảo sát dành cho nhân viên Văn phòng Liên hợp: Văn phòng Liên hợp hoạt động hiệu quả đến mức nào trong việc cung cấp chiến lược toàn quận để giải quyết vấn đề vô gia cư?

Nhiều nhân viên cho biết họ có kế hoạch chiến lược và chỉ ra các tài liệu như Kế hoạch Thực hiện Địa phương cho Chương trình Dịch vụ Nhà ở Hỗ trợ Khu vực Metro, được lập năm 2020, và kế hoạch chiến lược "Một Ngôi nhà cho Mọi người", được lập năm 2013. Nhưng không phải tất cả nhân viên đều chia sẻ quan điểm này. Ví dụ, một nhân viên nói với chúng tôi vào tháng 12 năm 2022 rằng do những thay đổi trong vị trí giám đốc, họ không rõ về tầm nhìn chiến lược hiện tại của Văn phòng Liên hợp. Một nhân viên khác nói với chúng tôi rằng họ không cảm thấy ban lãnh đạo đã truyền đạt tầm nhìn chiến lược cho nhân viên và họ quá bận rộn với việc phản ứng nên không có thời gian để lập kế hoạch. Tương tự, một nhân viên khác nói rằng họ không chắc liệu có kế hoạch chiến lược nào hay không và họ chỉ đang cố gắng duy trì hoạt động của nhóm mình.

Văn phòng liên hợp đã nỗ lực cải thiện sự công bằng, nhưng không phải tất cả các nhà cung cấp dịch vụ đều nhận thấy tác động tích cực.

Các nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư có những đánh giá trái chiều về công tác bình đẳng của Văn phòng Liên hợp.

Trong cuộc khảo sát các nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư, chúng tôi nhận thấy nhiều ý kiến ​​khác nhau về câu hỏi: "Bạn có phản hồi gì về cách thức thực hiện bình đẳng chủng tộc của Văn phòng Liên hợp không?"

Chúng tôi đã nhận được 29 phản hồi liên quan đến sự công bằng. Khoảng 20% ​​trong số đó là những bình luận tích cực, bao gồm:

"Tôi nghĩ JOHS [Văn phòng chung về dịch vụ cho người vô gia cư] có những mục tiêu rõ ràng về bình đẳng chủng tộc. Tôi nghĩ các hoạt động tuyển dụng và tiếp cận với các nhà cung cấp dịch vụ đặc thù về văn hóa của họ đã rất hữu ích."

"Văn phòng liên hợp đang làm rất tốt công việc cập nhật thông tin cho cơ quan về những diễn biến và cách chúng ta có thể cải thiện dịch vụ."

Khoảng 20% ​​phản hồi có nhiều ý kiến ​​trái chiều, bao gồm:

"Tôi nhận thấy những nỗ lực mà JOHS đã thực hiện về bình đẳng chủng tộc, xem xét cách thức tiếp cận và cung cấp dịch vụ để đảm bảo cộng đồng người da màu (BIPOC) được ưu tiên. Việc tăng trợ cấp sinh hoạt phí và tiền lương trong năm nay là rất quan trọng, điều này thực sự giúp chúng tôi cho nhân viên (đặc biệt là những người có mức lương thấp nhất) thấy rằng họ quan trọng và được trân trọng trong công việc họ làm. Công việc này rất vất vả và không phải là ngành có mức lương cao hay cảm thấy được đánh giá cao vì chúng ta trả lương thấp cho nhân viên. Hết lần này đến lần khác, các phòng ban khác và các vị trí cao hơn yêu cầu bằng cấp, trình độ học vấn cao hơn, v.v., mà thường dễ dàng tiếp cận hơn đối với cộng đồng người da trắng. Các vị trí cung cấp dịch vụ trực tiếp thường do người da màu và những người có thu nhập thấp đảm nhiệm. Nếu muốn công việc này được hoàn thành, các bạn cũng cần tiếp tục tăng ngân sách để cho phép chúng tôi trả lương cao hơn cho nhân viên và cũng cần xem xét các nhà cung cấp dịch vụ đa dạng hơn ngoài phạm vi của JOHS, những người vẫn đang nỗ lực giúp cộng đồng của chúng ta phát triển mạnh mẽ."

"Tôi tin rằng JOHS [Văn phòng Liên hợp về Dịch vụ cho Người vô gia cư] coi trọng sự công bằng về chủng tộc và tìm cách thúc đẩy các chương trình hướng tới việc cung cấp dịch vụ một cách công bằng. Chúng tôi được thông báo rằng có một chuyên viên phân tích về sự công bằng được chỉ định cho các nơi tạm trú, nhưng chúng tôi chưa bao giờ nghe thấy thông tin từ người này hoặc nhận được bất kỳ chỉ thị hay sự tham gia nào về cách họ có thể hỗ trợ các chương trình... Chúng ta nên nâng cao vai trò của các nhà cung cấp dịch vụ đặc thù về văn hóa, đồng thời tăng cường kiến ​​thức, thực tiễn tốt nhất và trách nhiệm giải trình cho các cơ quan không đặc thù về văn hóa."

Những bình luận tiêu cực chiếm hơn một nửa số phản hồi và chúng bao gồm:

"Các quyết định được đưa ra liên tục mà không hề xem xét đến khía cạnh công bằng. Tôi chắc chắn đã trải nghiệm sự bất công trong việc nhận được hỗ trợ từ Văn phòng Liên hợp. Điều đó phụ thuộc vào mối quan hệ của bạn. Nếu bạn quen biết những người có quyền lực và cảm thấy thoải mái khi liên hệ trực tiếp với họ để xin nguồn lực, thì điều đó rất tốt. Nhưng nếu bạn không nhận ra mình có thể làm điều đó hoặc bạn xuất thân từ một hoàn cảnh không dễ dàng tiếp cận người có quyền lực và yêu cầu nguồn lực, thì bạn sẽ bị phớt lờ và bỏ qua."

"Không, thậm chí nó còn không đủ kinh phí cho các vị trí... Làm sao chúng ta có thể thu hút và giữ chân nhân viên BIPOC khi mọi thứ đều chắp vá? Và chúng ta vẫn không thể trả mức lương đủ sống trong thành phố. JOHS nên trả mức lương tối thiểu là 23,73 đô la (năm 2021, nên có thể hiện nay cao hơn) để những người ký hợp đồng với họ ít nhất cũng có thể đủ khả năng thuê một căn hộ một phòng ngủ. Nếu không, chúng ta đang đặt nhân viên vào thế "cạnh tranh" trực tiếp với chính những người mà chúng ta muốn phục vụ."

Văn phòng chung đã tuyển dụng thêm nhân viên phụ trách bình đẳng.

Gần đây, Văn phòng Liên hợp đã tuyển thêm nhân viên để điều phối công tác bình đẳng. Cuộc khảo sát của chúng tôi được thực hiện khi họ chỉ có ba nhân viên phụ trách bình đẳng và hiện nay họ đã có sáu người. Khi chúng tôi trao đổi với các nhân viên phụ trách bình đẳng, họ đã nói về công việc của mình với các nhà cung cấp dịch vụ đặc thù về văn hóa trong việc xây dựng năng lực và tạo ra một góc nhìn bình đẳng.

Các nhân viên Văn phòng Liên hợp có cái nhìn tích cực hơn về công việc bình đẳng của họ.

Chúng tôi cũng đã khảo sát các nhân viên tại Văn phòng Liên hợp về công tác bình đẳng của bộ phận, và phản hồi của họ có xu hướng tích cực hơn so với các nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư.

Khoảng 60% phản hồi nhận được những ý kiến ​​tích cực, bao gồm:

"Các cuộc họp của JOHS [Văn phòng Liên hợp về Dịch vụ cho Người vô gia cư] luôn có chương trình nghị sự để thảo luận về việc sử dụng công cụ đánh giá bình đẳng chủng tộc và đưa ra các tình huống thực tế để phân tích bằng công cụ này. Đúng vậy, chiến lược của Văn phòng Liên hợp tập trung rất nhiều vào bình đẳng chủng tộc và hầu hết các quyết định đều được đưa ra dựa trên tiêu chí này."

"Trường JOHS vừa triển khai một công cụ mới để giải quyết vấn đề bình đẳng chủng tộc và đang trong quá trình xây dựng cấu trúc nội bộ vững mạnh."

"Sở Y tế Johns Hopkins (JOHS) đi trước các đơn vị khác trong quận về lĩnh vực này. JOHS là một trong những đơn vị đầu tiên tạo ra và triển khai công cụ bình đẳng chủng tộc, và đã yêu cầu các nhà cung cấp dịch vụ phải chứng minh những nỗ lực của họ trong việc thúc đẩy bình đẳng chủng tộc hàng năm. Nhân viên của JOHS chủ yếu là những người rất quan tâm đến vấn đề này và hầu hết các cuộc họp của chúng tôi đều có ít nhất một mục liên quan đến bình đẳng."

Các ý kiến ​​trái chiều chiếm 14% số phản hồi và bao gồm:

"Bình đẳng chủng tộc là một giá trị rõ ràng của Văn phòng Liên hợp, cả về nội bộ lẫn trong việc cung cấp dịch vụ. Nhận thấy rằng nhiều tổ chức mới và nhỏ hơn mà JOHS [Văn phòng Liên hợp về Dịch vụ cho Người vô gia cư] đang ký hợp đồng là những tổ chức có đặc thù văn hóa, các điều khoản hỗ trợ kỹ thuật cần được nhấn mạnh. Sẽ hữu ích hơn nếu JOHS/Quận cung cấp thêm các khóa đào tạo và hỗ trợ cho các tổ chức do người da trắng chiếm đa số và lãnh đạo để họ có thể nỗ lực hơn nữa trong việc thúc đẩy bình đẳng chủng tộc."

Các bình luận tiêu cực chiếm 27% tổng số phản hồi và bao gồm:

"Phần lớn chiến lược về bình đẳng chủng tộc của văn phòng phụ thuộc vào đội ngũ nhân viên chương trình mà không nhận được nhiều sự hỗ trợ hoặc hướng dẫn. Các bộ phận khác cũng cần tuân thủ các tiêu chuẩn tương tự như các nhà cung cấp dịch vụ của chúng ta. Cần nỗ lực hơn nữa để đưa Thành phố phù hợp với các mục tiêu bình đẳng chủng tộc của chúng ta."

Chúng tôi cũng đã nói chuyện với nhân viên và nghe thấy nhiều chủ đề tương tự như trong cuộc khảo sát. Một người nói với chúng tôi rằng, không giống như các tổ chức trước đây họ từng làm việc, Văn phòng Liên hợp rất chân thành trong công tác bình đẳng. Ví dụ, tại một cuộc họp, họ đã sử dụng lăng kính bình đẳng để xác định cách phân phối vật tư. Nhân viên này hài lòng vì lăng kính bình đẳng được sử dụng cho mục đích thực tiễn, chứ không phải chỉ mang tính lý thuyết. Một vài người khác cũng đồng tình và cho biết họ sử dụng lăng kính bình đẳng trong việc ra quyết định. Một người khác mà chúng tôi đã nói chuyện cho rằng những nỗ lực về bình đẳng của Văn phòng Liên hợp chỉ mang tính hình thức. Họ cũng nói rằng Văn phòng Liên hợp bị ảnh hưởng sâu sắc bởi văn hóa thống trị của người da trắng, điều này đòi hỏi nhân viên phải ghi chép mọi thứ và việc đó tốn rất nhiều thời gian mà lẽ ra có thể được sử dụng tốt hơn để hỗ trợ các nhà cung cấp.

Nhân viên Văn phòng Liên hợp không xem xét các kế hoạch bình đẳng do các nhà cung cấp đệ trình.

Văn phòng Liên hợp yêu cầu các nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư phải nộp kế hoạch bình đẳng. Tuy nhiên, trong các cuộc phỏng vấn vào tháng 12 năm 2022, nhân viên cho biết họ không xem xét các kế hoạch này do lịch trình bận rộn hoặc vì họ chưa được hướng dẫn về cách xem xét các kế hoạch bình đẳng.

Các khuyến nghị

1. Để giảm thiểu những rào cản trong lập kế hoạch và giao tiếp do sự phân mảnh gây ra, ban quản lý Văn phòng Liên hợp nên lên lịch giao tiếp thường xuyên giữa các hệ thống dịch vụ dành cho người vô gia cư, bao gồm cả nhân viên Văn phòng Liên hợp và các nhà cung cấp dịch vụ dành cho người vô gia cư . Hạn chót: ngày 1 tháng 1 năm 2024

2. Chúng tôi đánh giá cao việc nhóm tài chính đã cải thiện quy trình xem xét hóa đơn. Tuy nhiên, chúng tôi phát hiện một số trường hợp thanh toán số tiền lớn bị trì hoãn để lấy chứng từ cho những vấn đề nhỏ. Để cải thiện việc thanh toán kịp thời cho nhà cung cấp, nhân viên tài chính Văn phòng Liên doanh nên điều chỉnh quy trình của họ sao cho các khoản thanh toán đang được xem xét được thực hiện, nhưng không làm ảnh hưởng đến việc xử lý phần còn lại của hóa đơn . Ngày đến hạn: 1 tháng 6 năm 2024

3. Để đảm bảo các nhà cung cấp nhận được hợp đồng và các sửa đổi hợp đồng đầy đủ và kịp thời, ban quản lý Văn phòng Liên doanh cần phải... Thuê các chuyên gia quản lý hợp đồng để giám sát quy trình, đảm bảo Văn phòng Liên hợp không phải phụ thuộc vào bộ phận bên ngoài để được hỗ trợ. Hạn chót: ngày 1 tháng 6 năm 2024
Ghi chú của kiểm toán viên : Văn phòng Kiểm toán đã gặp gỡ lãnh đạo quận và Văn phòng Liên hợp để thảo luận về báo cáo kiểm toán này vào ngày 2 tháng 8 năm 2023. Tại thời điểm đó, lãnh đạo đã đồng ý với khuyến nghị này. Trong thư trả lời, được đính kèm sau báo cáo này, Chủ tịch Vega Pederson, Giám đốc Điều hành Cruz và Giám đốc Văn phòng Liên hợp Field đã tuyên bố rằng khuyến nghị này đã được thực hiện vào tháng 6 năm 2023. Văn phòng Kiểm toán không nhận được thông tin về việc này tại hoặc trước cuộc họp ngày 2 tháng 8, hoặc trước khi nhận được thư trả lời, và chưa nhận được hoặc đánh giá bất kỳ bằng chứng nào liên quan đến khẳng định của ban quản lý.

4. Chuyên viên chương trình/Chuyên viên chương trình cấp cao có xung đột lợi ích khi vừa là người ủng hộ chính cho các nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư, vừa là người chịu trách nhiệm giám sát việc đáp ứng các chỉ tiêu hiệu quả hoạt động của họ. Ban quản lý Văn phòng chung cần điều chỉnh vai trò của Chuyên viên chương trình để loại bỏ xung đột lợi ích này. Hạn chót: 1 tháng 1 năm 2024

5. Các chỉ số đánh giá hiệu quả là một cách quan trọng để đảm bảo rằng tiền chi cho các dịch vụ dành cho người vô gia cư được sử dụng hiệu quả và công bằng. Hiện nay, nhân viên có nhiều quyền tự do thay đổi các chỉ số đánh giá hiệu quả khi các nhà cung cấp không đáp ứng được chúng. Ban quản lý Văn phòng Liên hợp nên thiết lập các tiêu chí cần đáp ứng để thay đổi các chỉ số đánh giá hiệu quả nhằm đảm bảo sự công bằng giữa các nhà cung cấp. Hạn chót: 1 tháng 6 năm 2024

6. Không phải tất cả các nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư và nhân viên Văn phòng Liên hợp đều nắm rõ tầm nhìn chiến lược của Văn phòng Liên hợp. Ban lãnh đạo điều hành Văn phòng Liên hợp cần truyền đạt tầm nhìn chiến lược này đến các nhà cung cấp và nhân viên. Hạn chót: ngày 1 tháng 1 năm 2024

7. Chưa đến một nửa số nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư được khảo sát cảm thấy Văn phòng Liên hợp đang làm tốt công việc truyền đạt các chính sách và mục tiêu hệ thống. Ban quản lý Văn phòng Liên hợp nên đảm bảo họ gửi thông báo thường xuyên cho các nhà cung cấp dịch vụ để giải quyết các chính sách và mục tiêu. Hạn chót: 1 tháng 1 năm 2024

8. Hiện tại, các nhà cung cấp dịch vụ nộp kế hoạch bình đẳng, nhưng nhân viên Văn phòng Liên hợp không xem xét chúng, đây là một cơ hội bị bỏ lỡ để cải thiện sự bình đẳng giữa các nhà cung cấp dịch vụ. Ban quản lý Văn phòng Liên hợp nên đào tạo nhân viên về cách xem xét các kế hoạch bình đẳng và yêu cầu họ xem xét các kế hoạch bình đẳng do các nhà cung cấp nộp. Hạn chót: 1 tháng 6 năm 2024

Mục tiêu, phạm vi và phương pháp luận

Mục tiêu của cuộc kiểm toán này là:

• Xác định xem Văn phòng Liên hợp có đang cung cấp hướng dẫn hữu ích và rõ ràng cho các nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng hay không.
• Xác định cách Văn phòng Liên hợp thu thập và sử dụng dữ liệu để đo lường hiệu suất hệ thống.

Để đạt được những mục tiêu này, chúng tôi:

• Đã xem xét hướng dẫn từ Bộ Nhà ở và Phát triển Đô thị Hoa Kỳ và các cơ quan liên bang khác.
• Nghiên cứu lịch sử các dịch vụ dành cho người vô gia cư tại Quận Multnomah và Thành phố Portland.
• Đã xem xét các tài liệu ngân sách và chỉ số hiệu quả hoạt động của Văn phòng chung.
• Đã phỏng vấn 14 nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư; hầu hết vào mùa xuân năm 2022 và bốn người trong số đó vào mùa đông năm 2023 (mỗi người đến từ một hệ thống hỗ trợ người vô gia cư khác nhau).
• Dựa trên các chủ đề nổi bật từ các cuộc phỏng vấn mùa xuân năm 2022, chúng tôi đã gửi khảo sát qua email cho 45 nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư vào mùa thu năm 2022.
  • Chúng tôi khuyến khích ban quản lý nhà cung cấp chuyển tiếp bản khảo sát này đến toàn thể nhân viên trong tổ chức của họ; chúng tôi đã nhận được 69 phản hồi.
• Chúng tôi đã gửi một cuộc khảo sát cho nhân viên Văn phòng Liên hợp vào mùa thu năm 2022 với cùng những câu hỏi mà chúng tôi đã gửi cho các nhà cung cấp dịch vụ; có 37 nhân viên trả lời.
• Đã phỏng vấn 34 nhân viên Văn phòng Liên hợp trong suốt quá trình kiểm toán.

Chúng tôi đã tiến hành cuộc kiểm toán hiệu quả này theo các chuẩn mực kiểm toán chính phủ được chấp nhận rộng rãi. Các chuẩn mực đó yêu cầu chúng tôi lập kế hoạch và thực hiện cuộc kiểm toán để thu thập đủ bằng chứng thích hợp nhằm cung cấp cơ sở hợp lý cho các phát hiện và kết luận của chúng tôi dựa trên mục tiêu kiểm toán. Chúng tôi tin rằng bằng chứng thu được cung cấp cơ sở hợp lý cho các phát hiện và kết luận của chúng tôi dựa trên mục tiêu kiểm toán.

Phụ lục A

Văn phòng Kiểm toán Quận Multnomah đã tiến hành một số cuộc kiểm toán về các dịch vụ dành cho người vô gia cư trong những năm gần đây.

2015: Phòng Dịch vụ Cộng đồng - Hỗ trợ Nhà ở cho các Gia đình Dễ bị tổn thương
Năm 2015, chúng tôi đã công bố một báo cáo kiểm toán về hỗ trợ nhà ở cho các gia đình dễ bị tổn thương, vào thời điểm đó do Phòng Dịch vụ Cộng đồng thuộc Sở Dịch vụ Nhân sinh Quận (DCHS) quản lý.

Kết quả kiểm toán:

• Nhiều chương trình đã áp dụng các biện pháp tốt nhất để ngăn ngừa tình trạng vô gia cư.
• Hệ thống các chương trình rất phức tạp, gây khó khăn trong việc theo dõi chi phí chương trình và hiệu suất hệ thống, bao gồm cả việc các hệ thống chăm sóc khác nhau hoạt động phối hợp tốt như thế nào để hỗ trợ khách hàng.
• Dữ liệu có thể được sử dụng hiệu quả hơn cho việc ra quyết định.
• Nhu cầu về dịch vụ vượt quá nguồn cung.

Tóm tắt các khuyến nghị:

• Hãy minh bạch bằng cách mô tả chi tiết từng chương trình Dịch vụ Cộng đồng và cách chúng phối hợp với nhau để cung cấp dịch vụ cho các gia đình dễ bị tổn thương. Cân nhắc phát triển một bảng điều khiển trực tuyến để mô tả các chương trình và cung cấp báo cáo thường xuyên về hiệu quả hoạt động của chương trình.
• Phân tích dữ liệu để làm rõ đặc điểm của các nhóm khách hàng và hiểu rõ hơn lý do tại sao một số khách hàng ổn định được chỗ ở thành công trong khi những người khác thì không.

2018: Văn phòng chung về dịch vụ cho người vô gia cư: Hiệu quả và trách nhiệm giải trình trong năm đầu tiên hoạt động

Chúng tôi đã kiểm toán Văn phòng Liên hợp trong năm đầu tiên hoạt động để:

• Xác định xem nguồn kinh phí chung của Văn phòng Liên hợp đã được phân bổ vào những mục đích nào và liệu việc tăng cường phụ thuộc vào các nhà cung cấp dịch vụ có khiến quận phải đối mặt với rủi ro bổ sung hay không.
• Xác định xem thông tin về hiệu suất hệ thống được cung cấp cho lãnh đạo, các bên liên quan và người đóng thuế có hữu ích, minh bạch và dựa trên dữ liệu đầy đủ hay không.

Kết quả kiểm toán:

• Các nhân viên Văn phòng Liên doanh đều tận tâm và chăm chỉ, có nhiều năm kinh nghiệm và niềm đam mê với công việc của mình.
• Quận này phụ thuộc vào một số lượng hạn chế các nhà cung cấp dịch vụ trong một số lĩnh vực nhất định.
• Văn phòng liên hợp thiếu năng lực đánh giá và phân tích toàn diện, đồng thời không có quyền truy cập đầy đủ vào dữ liệu nguồn.
• Văn phòng liên hợp đã không liên lạc với các bên liên quan và công chúng về hiệu quả hoạt động của hệ thống hỗ trợ người vô gia cư một cách thường xuyên và toàn diện như cần thiết.

Tóm tắt các khuyến nghị:

• Làm việc với người quản trị Hệ thống Thông tin Quản lý Người vô gia cư (HMIS) tại Thành phố Portland để có quyền truy cập đầy đủ vào dữ liệu.
• Xây dựng năng lực phân tích và đánh giá.
• Thường xuyên báo cáo công khai về hiệu suất hệ thống, mục tiêu và kết quả.
• Phối hợp với các nhà cung cấp dịch vụ để cải thiện nỗ lực thu thập dữ liệu, đặc biệt là ở cấp độ nơi tạm trú.
• Cần xem xét sự ổn định tài chính của nhà thầu, sự phụ thuộc của nhà thầu vào nguồn thu của Quận và sự phụ thuộc của Quận vào các dịch vụ của nhà thầu khi xác định các hoạt động giảm thiểu rủi ro khi thiết lập các mối quan hệ hợp đồng mới.

2020: Báo cáo thông tin về việc tiếp cận nhà ở và các dịch vụ dành cho người vô gia cư
Năm 2019, chúng tôi bắt đầu một cuộc kiểm toán về việc tiếp cận các dịch vụ nhà ở và hỗ trợ người vô gia cư. Kiểm toán viên Quận Jennifer McGuirk đã tạm dừng cuộc kiểm toán vào năm 2020 để tránh làm xao nhãng công tác ứng phó của Quận với đại dịch COVID-19. Thay vào đó, chúng tôi đã sử dụng thông tin thu thập được để lập một báo cáo tổng quan về Văn phòng Liên hợp và chia sẻ các chủ đề từ khoảng 40 cuộc phỏng vấn.

Chủ đề:

• Nhu cầu về các dịch vụ rất cao, khiến việc tiếp cận trợ giúp trở nên khó khăn.
• Nhân viên tại các tổ chức phi lợi nhuận được trả lương thấp, dẫn đến tình trạng nghỉ việc thường xuyên (và tình trạng thiếu chỗ ở đối với một số nhân viên).
• Quy trình tiếp cận phối hợp, sử dụng công cụ đánh giá mức độ dễ bị tổn thương để xác định đối tượng ưu tiên nhận hỗ trợ nhà ở, nhằm mục đích ưu tiên những người dễ bị tổn thương nhất - nhưng:
  • Quá trình này có thể phức tạp.
  • Có thể phải mất một thời gian dài người dân mới thực sự nhận được sự hỗ trợ, và
  • Quá trình đánh giá có thể gây bất lợi cho một số người thuộc nhóm thiểu số, người không nói tiếng Anh và các hộ gia đình đến từ cộng đồng người nhập cư và người tị nạn.

2021: Kiểm tra điều kiện sống của người được hưởng dịch vụ nhà ở do quận tài trợ

Chúng tôi đã bắt đầu một cuộc kiểm toán tập trung vào sức khỏe và sự an toàn của các chương trình nhà ở lâu dài được tài trợ bởi Văn phòng Liên hợp. Chúng tôi xác định rằng dữ liệu của Văn phòng Liên hợp từ Hệ thống Thông tin Quản lý Người vô gia cư (HMIS) không hỗ trợ số lượng chương trình nhà ở lâu dài mà họ đã báo cáo cho năm tài chính 2020 và năm tài chính 2021.

Chúng tôi cũng phát hiện ra rằng Văn phòng Liên hợp đã báo cáo ngày các cá nhân tham gia chương trình nhà ở lâu dài là ngày họ chuyển đến nhà ở lâu dài, điều này không nhất thiết là giống nhau.

Vì dữ liệu không đáng tin cậy cho mục đích kiểm toán, Kiểm toán viên McGuirk đã kết thúc cuộc kiểm toán, thông báo các vấn đề cho ban quản lý và khởi xướng một cuộc kiểm toán tập trung vào hệ thống thông tin của Văn phòng Liên doanh - cuộc kiểm toán này.

Nhân viên kiểm toán

Nicole Dewees, MBA, CIA, Giám đốc Kiểm toán
Mandi Hood, Thạc sĩ, Kiểm toán viên quản lý

Tài liệu liên quan