Kiểm toán chung của Văn phòng Dịch vụ dành cho người vô gia cư

Đây là báo cáo của Văn phòng Kiểm toán Quận Multnomah về cuộc kiểm toán của chúng tôi đối với Văn phòng Liên hợp về Dịch vụ dành cho Người vô gia cư.

Những điểm nổi bật của báo cáo

Những gì chúng tôi tìm thấy

Được thành lập vào năm 2016, Văn phòng Liên hợp về Dịch vụ cho Người vô gia cư (JOHS) đã hợp nhất việc quản lý, thực thi chính sách và cấp kinh phí của Quận Multnomah và Thành phố Portland để giải quyết vấn đề vô gia cư tại địa phương. Chúng tôi có hai mục tiêu trong cuộc kiểm toán chương trình mới này: 1) xác định xem nguồn kinh phí hợp nhất được nhắm mục tiêu vào đâu và liệu việc tăng cường phụ thuộc vào các nhà cung cấp dịch vụ có khiến Quận phải đối mặt với rủi ro bổ sung hay không, và 2) xác định xem thông tin về hiệu quả hoạt động của hệ thống được cung cấp cho lãnh đạo, các bên liên quan và người đóng thuế có hữu ích, minh bạch và dựa trên dữ liệu đầy đủ hay không.

Chúng tôi nhận thấy các nhân viên của Văn phòng Liên hợp đều tận tâm và chăm chỉ, có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch vụ xã hội và niềm đam mê đối với công tác hỗ trợ người vô gia cư. Chúng tôi cũng nhận thấy một số vấn đề cần được giải quyết:

1. Quận này phụ thuộc vào một số lượng hạn chế các nhà cung cấp dịch vụ trong một số lĩnh vực dành cho người vô gia cư.
2. Văn phòng chung hiện thiếu năng lực đánh giá và phân tích toàn diện, cũng như không có quyền truy cập đầy đủ vào dữ liệu nguồn, điều rất quan trọng để trở thành hệ thống dựa trên dữ liệu như họ đang hướng tới.
3. Văn phòng liên hợp chưa liên lạc với các bên liên quan và công chúng về hiệu suất hệ thống một cách thường xuyên và toàn diện như cần thiết.

Những gì chúng tôi khuyên dùng

Để hỗ trợ chương trình nghị sự của mình, chúng tôi khuyến nghị Văn phòng Liên hợp nên:

1. Hãy làm việc với người quản lý Hệ thống Thông tin Quản lý Người vô gia cư (HMIS) tại Thành phố Portland để có quyền truy cập đầy đủ vào các báo cáo HMIS, bao gồm cả dữ liệu nguồn để đánh giá.
2. Xây dựng năng lực phân tích và đánh giá, đồng thời tiến hành phân tích dữ liệu HMIS chính thức và đánh giá chương trình.
3. Thường xuyên báo cáo công khai về các mục tiêu và kết quả hoạt động của hệ thống.
4. Phối hợp với các nhà cung cấp dịch vụ để cải thiện nỗ lực thu thập dữ liệu, đặc biệt là ở cấp độ nơi tạm trú.
5. Hãy tuân thủ Nghị quyết 08-112 khi xem xét các mối quan hệ hợp đồng trong tương lai, hoặc, trong bối cảnh hợp tác với Thành phố Portland, hãy xem xét lại quy định này.

Lý lịch

Văn phòng chung được thành lập dựa trên hơn 10 năm hợp tác giữa Thành phố và Quận.

Năm 2005, Thành phố và Quận cùng nhau thông qua Kế hoạch Trở về Nhà: Kế hoạch 10 năm nhằm chấm dứt tình trạng vô gia cư ở Portland và Quận Multnomah . Năm 2007, kiểm toán viên của Thành phố Portland đã thực hiện một đánh giá cấp cao về kế hoạch này và sau đó, vào năm 2012, đã đưa phần theo dõi kết quả của kế hoạch vào cuộc kiểm toán rủi ro của Cục Nhà ở.

Báo cáo của Kiểm toán viên Thành phố về Rủi ro của Cục Nhà ở đã chỉ ra sự thiếu hợp tác giữa các khu vực pháp lý, có khả năng gây ra sự trùng lặp và không đồng bộ trong các dịch vụ nhà ở và hỗ trợ người vô gia cư. Điều này đã khiến Kiểm toán viên Thành phố đề xuất tăng cường hợp tác, tập trung vào việc chia sẻ nguồn lực, điều chỉnh dịch vụ và loại bỏ sự trùng lặp để tạo ra kết quả có thể đo lường được. Vào thời điểm đó, các dịch vụ dành cho người lớn độc thân vô gia cư chủ yếu do Thành phố quản lý thông qua Cục Nhà ở Portland (PBH), trong khi các dịch vụ dành cho gia đình và thanh thiếu niên chủ yếu do Quận quản lý thông qua Sở Dịch vụ Nhân sinh Quận (DCHS). Khi chỉ còn hai năm nữa là kết thúc kế hoạch 10 năm ban đầu, kế hoạch đã được điều chỉnh lại; một cấu trúc quản trị chung đã được đề xuất để giám sát các nỗ lực phối hợp dịch vụ hỗ trợ người vô gia cư. Cấu trúc quản trị được đề xuất đã được thành lập vào năm 2014 – dẫn đến sự ra đời của A Home for Everyone (AHFE), cơ quan quản lý hiện tại. Cơ quan quản lý này bao gồm một ủy ban điều hành gồm các quan chức cấp cao từ Quận Multnomah, Thành phố Portland, Thành phố Gresham và ngành công nghiệp, cùng một hội đồng điều phối gồm chính quyền địa phương, nhà cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp và thành viên cộng đồng. Ban quản lý được thông báo thông qua năm diễn đàn và nhóm làm việc, mỗi nhóm tập trung vào một lĩnh vực cụ thể trong dịch vụ dành cho người vô gia cư.

Cơ quan quản lý chung mới này trước tiên đã tập trung giải quyết vấn đề chấm dứt tình trạng vô gia cư của cựu chiến binh. Các nỗ lực hợp tác được báo cáo là đã thành công trong việc chấm dứt tình trạng vô gia cư mãn tính đối với nhóm đối tượng này. Vào tháng 7 năm 2016, Thành phố và Quận đã thành lập Văn phòng Liên hợp về Dịch vụ Người vô gia cư (JOHS), chính thức hóa việc hợp nhất quản lý, thực thi chính sách và tài trợ để giải quyết vấn đề vô gia cư tại địa phương. Văn phòng Liên hợp và AHFE có mối liên hệ mật thiết với nhau, hiện đang cùng chia sẻ một giám đốc điều hành.

Hầu hết các chương trình hỗ trợ nhà ở và dịch vụ dành cho người vô gia cư của Thành phố và Quận đều thuộc Văn phòng Liên hợp.

Tài trợ chung cho văn phòng

Văn phòng này chủ yếu được tài trợ bằng nguồn kinh phí chung không hạn chế từ Quận và Thành phố, cùng với nguồn tài trợ có hạn chế hơn từ Tiểu bang Oregon và chính phủ liên bang. Trong năm năm qua, mỗi bên Quận và Thành phố đã cam kết đầu tư hàng năm từ 15 triệu đô la trở lên cho các dịch vụ nhà ở cho người vô gia cư. Cả hai đơn vị đều đã vượt quá cam kết tối thiểu được quy định trong thỏa thuận liên chính phủ thành lập Văn phòng chung.

Nguồn kinh phí do quận và thành phố cấp cho các dịch vụ dành cho người vô gia cư đã tăng lên đáng kể.

Mục tiêu kiểm toán

Chúng tôi đã tiến hành kiểm toán Văn phòng Liên hợp trong năm đầu tiên hoạt động để hỗ trợ tính hiệu quả và trách nhiệm giải trình, cũng như để đánh giá rủi ro.

Việc các kiểm toán viên kiểm toán một chương trình ngay khi mới triển khai là điều không phổ biến. Tuy nhiên, việc kiểm toán một chương trình trong giai đoạn đầu phát triển là cơ hội để xác định các lĩnh vực cần cải thiện, giúp chương trình củng cố nền tảng thành công. Chúng tôi dự đoán sẽ thấy một tổ chức đang trong quá trình chuyển đổi, và chúng tôi hiểu rằng tổ chức sẽ tiếp tục xây dựng dựa trên kinh nghiệm của năm đầu tiên. Mặc dù chúng tôi nhận thức được thách thức to lớn mà Văn phòng Liên hợp và các nhà cung cấp dịch vụ của nó phải đối mặt trong việc tạo ra tác động đáng kể và lâu dài đến cuộc sống của những người vô gia cư và những công dân dễ bị tổn thương trong Quận của chúng ta, chúng tôi cũng biết rằng hàng triệu đô la tiền thuế của người dân đang giúp cho công việc của Văn phòng Liên hợp trở nên khả thi. Trước những thách thức mà Văn phòng Liên hợp phải đối mặt và số tiền khổng lồ liên quan, việc kiểm toán trong năm đầu tiên dường như rất quan trọng để đảm bảo rằng Văn phòng Liên hợp đang thực hiện những bước đi tổ chức đầu tiên theo cách thức hỗ trợ hiệu quả và trách nhiệm giải trình.

Ban đầu, chúng tôi tập trung vào việc xác định cách thức phân bổ và ưu tiên nguồn tài trợ. Sau khi gặp gỡ nhân viên Văn phòng Liên hợp và các nhà cung cấp dịch vụ cộng đồng, chúng tôi tiếp tục tập trung vào dữ liệu và báo cáo hiệu quả hoạt động.

Trong giai đoạn khảo sát của cuộc kiểm toán, chúng tôi đã nói chuyện với nhân viên Văn phòng Liên hợp và với nhân viên từ 21 nhà cung cấp dịch vụ cộng đồng khác nhau. Chúng tôi muốn tìm hiểu quan điểm của họ về một số vấn đề, bao gồm quá trình chuyển đổi từ cấp Quận hoặc Thành phố sang Văn phòng Liên hợp diễn ra như thế nào; cách họ sử dụng dữ liệu; và bất kỳ thách thức nào. Chúng tôi đã học được rất nhiều điều từ những cuộc phỏng vấn này và sử dụng những gì đã học được để định hướng công việc tiếp theo.

Mục tiêu ban đầu của cuộc kiểm toán là xác định nguồn tài trợ và xem xét năng lực của các nhà cung cấp. Dữ liệu và việc đo lường hiệu quả hoạt động thường xuyên được đề cập trong các cuộc thảo luận với các nhà cung cấp. Các hệ thống hỗ trợ người vô gia cư hoạt động hiệu quả cao đều dựa trên dữ liệu. Điều này có nghĩa là các tổ chức này dựa vào dữ liệu và việc đo lường hiệu quả hoạt động khi đưa ra quyết định về cách phân bổ nguồn lực khan hiếm một cách tốt nhất. Trong cuộc kiểm toán năm 2015 về các chương trình hỗ trợ người vô gia cư của Quận, " Hỗ trợ Nhà ở cho các Gia đình Dễ bị tổn thương" , chúng tôi đã ghi nhận sự thiếu hụt năng lực đánh giá và phân tích liên quan đến các chương trình hỗ trợ người vô gia cư.

Sau khi dành thời gian tìm hiểu về Văn phòng Liên hợp và trò chuyện với các nhà cung cấp dịch vụ và nhân viên, chúng tôi tập trung vào hai mục tiêu kiểm toán:

1. Xác định xem nguồn kinh phí chung của Văn phòng đã được phân bổ vào những khoản nào và liệu việc tăng cường phụ thuộc vào các nhà cung cấp dịch vụ có khiến Quận phải đối mặt với rủi ro bổ sung hay không.
2. Xác định xem thông tin về hiệu suất hệ thống được cung cấp cho lãnh đạo, các bên liên quan và người đóng thuế có hữu ích, minh bạch và dựa trên dữ liệu đầy đủ hay không.

Với tư cách là kiểm toán viên, chúng tôi nỗ lực hết sức để có được quyền truy cập đầy đủ vào dữ liệu của các chương trình hoặc dự án mà chúng tôi đang kiểm toán. Điều này cho phép chúng tôi xác thực dữ liệu và làm việc với dữ liệu thô trong các phân tích của riêng mình. Chúng tôi sử dụng các phân tích này để giúp xây dựng các phát hiện và báo cáo đầy đủ về tình trạng của các chương trình mà chúng tôi kiểm toán. Trong trường hợp này, dữ liệu về khách hàng của Văn phòng Liên hợp được các nhà cung cấp nhập vào một cơ sở dữ liệu tập trung có tên là Hệ thống Thông tin Quản lý Người vô gia cư (HMIS). Trong cuộc kiểm toán này, những lo ngại về quyền riêng tư của thông tin khách hàng và những khó khăn mà chúng tôi dự đoán sẽ gặp phải khi truy cập vào cơ sở dữ liệu HMIS đã dẫn đến việc chúng tôi tiến hành kiểm toán mà không có quyền truy cập trực tiếp vào dữ liệu, hạn chế khả năng phân tích của chúng tôi. Quản trị viên HMIS đã đáp ứng một số yêu cầu dữ liệu riêng lẻ, và một số báo cáo mà chúng tôi nhận được rất hữu ích trong việc phân tích và đánh giá dữ liệu.

Trong quá trình đánh giá các mục tiêu của mình, chúng tôi nhận thấy những người làm việc tại Văn phòng Liên hợp đều tận tâm và chăm chỉ. Mỗi người mà chúng tôi phỏng vấn đều có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch vụ xã hội và đều rất tâm huyết với công việc hỗ trợ người vô gia cư trong cộng đồng. Và, mặc dù chưa phải là một thông lệ trên toàn hệ thống, chúng tôi đã tìm thấy bằng chứng về những nỗ lực đánh giá đầy hứa hẹn đang được thực hiện trong hệ thống hỗ trợ thanh thiếu niên vô gia cư.

Tài trợ cho nhà cung cấp dịch vụ

Văn phòng Liên hợp ký hợp đồng với các đối tác cộng đồng để cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư. Chúng tôi đã sử dụng dữ liệu thanh toán để minh họa cách Văn phòng Liên hợp phân bổ và ưu tiên nguồn kinh phí trong năm tài chính 2017.

Quận Multnomah chuyển một phần đáng kể kinh phí dịch vụ xã hội cho các tổ chức phi lợi nhuận địa phương thông qua các hợp đồng dịch vụ xã hội, và điều này đặc biệt đúng với các dịch vụ dành cho người vô gia cư; hầu hết các dịch vụ dành cho người vô gia cư đều do các nhà cung cấp cộng đồng thực hiện theo hợp đồng với Văn phòng Liên hợp. Mặc dù có lợi thế là những người có chuyên môn trực tiếp cung cấp dịch vụ, nhưng vẫn tiềm ẩn rủi ro cho Quận nếu nhà cung cấp không thể thực hiện công việc.

Một trong những mục tiêu của cuộc kiểm toán này là xác định cách Văn phòng Liên hợp ưu tiên phân bổ kinh phí và phân phối kinh phí giữa các nhà cung cấp dịch vụ. Phân tích này sẽ hữu ích như một tiêu chuẩn tham khảo cho tương lai, về cách Văn phòng Liên hợp ưu tiên và cấp kinh phí cho các dịch vụ dành cho người vô gia cư, và chỉ ra những trường hợp Văn phòng Liên hợp phụ thuộc vào một hoặc một vài nhà cung cấp. Chúng tôi đã sử dụng dữ liệu thanh toán năm tài chính 2017 từ SAP (hệ thống kế toán doanh nghiệp của Quận) để xác định nguồn kinh phí dựa trên đối tượng phục vụ, loại dịch vụ được cung cấp, khu vực chi tiêu và nhà cung cấp. Mặc dù dữ liệu hiệu suất được thu thập riêng biệt và không dễ dàng tích hợp, chúng tôi hy vọng rằng trong tương lai, hiệu suất của nhà cung cấp có thể được kết hợp vào các phân tích tương tự.

Trực quan hóa nguồn tài trợ của nhà cung cấp

Quận này phụ thuộc vào một số lượng hạn chế các nhà cung cấp dịch vụ trong một số lĩnh vực dành cho người vô gia cư.

Chúng tôi nhận thấy rằng trong một số lĩnh vực hợp đồng, Văn phòng Liên hợp dễ bị tổn thương trước rủi ro tập trung trong hoạt động đấu thầu. Nghị quyết 08-112 của Hội đồng Ủy viên Quận (BOCC) ra đời nhằm đáp ứng sự thất bại về tài chính của một nhà cung cấp dịch vụ nhân sinh lớn của Quận vào năm 2008. Quận đã quyết định chủ động phòng ngừa sự tái diễn trong tương lai. Nghị quyết chỉ đạo Sở Quản lý Quận, trong số những điều khác, phải xem xét sự ổn định tài chính của nhà thầu, sự phụ thuộc của nhà thầu vào doanh thu của Quận và sự phụ thuộc của Quận vào các dịch vụ của nhà thầu khi xác định các hoạt động giảm thiểu rủi ro. Nghị quyết quy định các hành động cần thiết nếu bộ phận hợp đồng quyết định tập trung hơn 1 triệu đô la và hơn 40% một lĩnh vực kinh doanh cho một nhà thầu duy nhất, hay còn gọi là rủi ro tập trung.

Chúng tôi đã xem xét dữ liệu thanh toán SAP, báo cáo tài chính và hợp đồng của các nhà cung cấp làm việc với Văn phòng Liên hợp. Chúng tôi làm điều này để thiết lập một chuẩn mực tài trợ nhằm minh họa các cam kết tài chính đối với các nhà cung cấp, và để đánh giá rủi ro tập trung đối với Quận trong việc thuê ngoài các dịch vụ thiết yếu. Trong năm tài chính 2017, quá trình quản lý rủi ro tập trung trở nên phức tạp hơn do việc chuyển giao nhanh chóng các hợp đồng của Thành phố cho Văn phòng Liên hợp mới thành lập.

Chúng tôi đã tìm thấy hai lĩnh vực kinh doanh của Văn phòng Liên hợp (chúng tôi coi dịch vụ dành cho người vô gia cư thuộc mỗi nhóm dân số là một lĩnh vực kinh doanh) trong đó mỗi lĩnh vực tập trung hơn 40% vào một nhà thầu duy nhất: gia đình và cựu chiến binh; hệ thống dành cho người lớn có một nhà cung cấp gần đạt ngưỡng 40%. Hai trong số các nhà thầu có hợp đồng trị giá hơn 1 triệu đô la, khi kết hợp với sự tập trung hơn 40%, đã vượt qua ngưỡng kép được quy định trong nghị quyết.

Trực quan hóa rủi ro tập trung

Chúng tôi cũng đã phân tích rủi ro liên quan đến sự phụ thuộc của mỗi nhà thầu vào doanh thu hợp đồng của Quận. Chúng tôi đã tham khảo công cụ đánh giá rủi ro của Sở Quản lý Quận, công cụ này áp dụng phương pháp phân cấp để xác định rủi ro phụ thuộc của nhà thầu, trong đó trường hợp hơn 40% doanh thu của nhà thầu đến từ Quận được coi là rủi ro cao.

Trong năm tài chính 2016, hai nhà thầu của Văn phòng Liên hợp phụ thuộc vào Quận để có hơn 40% doanh thu toàn cơ quan. Một bên báo cáo thâm hụt 13% (chi phí vượt quá doanh thu) trong báo cáo tài chính hàng năm và bên còn lại về cơ bản là hòa vốn.

Văn phòng chung thiếu năng lực đánh giá và phân tích, cũng như không có quyền truy cập đầy đủ vào các nguồn dữ liệu hoàn chỉnh.

Trong báo cáo kiểm toán " Hỗ trợ nhà ở cho các gia đình dễ bị tổn thương" được công bố vào tháng 1 năm 2015, chúng tôi đã chỉ ra sự thiếu sót trong việc đánh giá và phân tích các chương trình phòng chống tình trạng vô gia cư. Nguồn lực dành cho các dịch vụ dành cho người vô gia cư tiếp tục tăng lên, nhưng chúng tôi vẫn thấy rất ít bằng chứng về việc đánh giá hoặc phân tích chương trình để chỉ ra chương trình và dự án nào đang hoạt động hiệu quả nhất.

Đầu năm tài chính 2017, Văn phòng Liên hợp đã ký hợp đồng phát triển một khung đánh giá, trong đó nêu rõ các nỗ lực đánh giá hiệu quả hoạt động của chương trình và hệ thống trong tương lai. Tại thời điểm kiểm toán, việc triển khai khung đánh giá vẫn chưa bắt đầu, nhưng đây là một nỗ lực đầy hứa hẹn với tiềm năng lớn cho việc đánh giá trong tương lai. Chúng tôi cũng tìm thấy bằng chứng về công tác đánh giá đầy hứa hẹn đang được thực hiện trong hệ thống thanh thiếu niên vô gia cư, và những nỗ lực phân tích dữ liệu hạn chế trong hệ thống gia đình. Tuy nhiên, Quận và Thành phố đã không xây dựng năng lực đánh giá và phân tích chính thức cho Văn phòng Liên hợp khi thành lập, điều mà chúng tôi xem là một rào cản đáng kể đối với việc triển khai khung đánh giá và các phân tích liên quan đến hiệu quả hoạt động khác. Văn phòng Liên hợp có thể tiếp cận năng lực đánh giá từ Sở Dịch vụ Nhân sinh Quận (DCHS), nhưng mặc dù họ sẵn sàng hợp tác với Văn phòng Liên hợp, các chuyên gia đánh giá của DCHS lại thực hiện rất ít công việc đối với các chương trình của Văn phòng Liên hợp, và trên thực tế, họ có quyền truy cập hạn chế vào dữ liệu của Hệ thống Thông tin Quản lý Người vô gia cư (HMIS).

Văn phòng Liên hợp cũng có quyền truy cập hạn chế vào dữ liệu HMIS đầy đủ cho mục đích báo cáo, thay vào đó dựa vào các báo cáo tổng hợp từ quản trị viên HMIS tại Thành phố Portland. HMIS là cơ sở dữ liệu chứa dữ liệu về tất cả khách hàng tham gia các dự án dành cho người vô gia cư. Các nhà cung cấp dịch vụ riêng lẻ nhập dữ liệu khách hàng cho các chương trình hỗ trợ người vô gia cư vào HMIS và dữ liệu này giúp cung cấp thông tin về hiệu suất hệ thống và mô hình sử dụng dịch vụ của những người đang trải qua tình trạng vô gia cư. Phân tích dữ liệu HMIS có ý nghĩa phụ thuộc vào việc nhập dữ liệu đầy đủ, chính xác và kịp thời. Bộ Nhà ở và Phát triển Đô thị (HUD) yêu cầu thu thập các yếu tố dữ liệu phổ quát (UDE) cụ thể. Các tiêu chuẩn thu thập dữ liệu cho các chương trình và dự án thuộc Văn phòng Liên hợp được thiết lập bởi A Home for Everyone (AHFE) và phù hợp chặt chẽ với kỳ vọng dữ liệu của HUD. Mặc dù chúng tôi nhận thấy tính đầy đủ của dữ liệu HMIS nhìn chung nằm trong các tiêu chuẩn do AHFE thiết lập, nhưng việc thu thập dữ liệu cho các chương trình nhà ở khẩn cấp lại không đáp ứng được các tiêu chuẩn kỳ vọng dữ liệu của AHFE đối với một số yếu tố dữ liệu phổ quát.

Các đơn vị Kiểm soát Chất lượng Dữ liệu tại PHB và DCHS giám sát chất lượng dữ liệu và phối hợp với các nhà cung cấp để cập nhật dữ liệu còn thiếu. Các đơn vị này vẫn giữ nguyên trách nhiệm về chất lượng dữ liệu như trước khi thành lập Văn phòng Liên hợp: PHB giám sát chất lượng dữ liệu cho các chương trình dành cho người độc thân, và DCHS cấp quận giám sát chất lượng dữ liệu cho các chương trình dành cho gia đình và thanh thiếu niên.

Việc báo cáo thường xuyên các chỉ số hiệu suất là cần thiết để truyền đạt hiệu quả hoạt động của hệ thống.

Chúng tôi nhận thấy việc đánh giá hiệu suất hệ thống dựa trên các chỉ số đã xem xét gặp nhiều khó khăn. Trong báo cáo hiệu suất gửi Hội đồng quản trị, Văn phòng Liên hợp chủ yếu tập trung vào ba con số:

1. Số lượng người vô gia cư được bố trí nhà ở lâu dài;
2. số người nhận được hỗ trợ ngăn ngừa bị đuổi khỏi nhà; và
3. Số lượng giường trú ẩn khẩn cấp hiện có trong cộng đồng.

Mặc dù việc thấy sự gia tăng hàng năm trong các lĩnh vực này là điều đáng khích lệ, nhưng những con số này thiếu bối cảnh, khiến chúng kém hiệu quả trong việc truyền đạt hiệu quả hoạt động của hệ thống. Để thể hiện tác động, số liệu về việc bố trí chỗ ở lâu dài cần có bối cảnh về nhu cầu; ví dụ, trong khi 251 gia đình được bố trí chỗ ở lâu dài thông qua nhà ở di động trong năm dương lịch vừa qua, thì vẫn còn 1.500 gia đình trong danh sách chờ đợi tại thời điểm chúng tôi điều tra. Bối cảnh về đối tượng được bố trí chỗ ở cũng rất quan trọng. Dựa trên dữ liệu mẫu, chúng tôi nhận thấy rằng khoảng một phần ba số chỗ ở lâu dài dành cho những người đang ở cùng gia đình hoặc bạn bè, đã có nhà thuê hoặc trong tình huống tương tự, chứ không phải là những người thực sự vô gia cư. Số liệu về hỗ trợ phòng ngừa cũng cần thêm bối cảnh, đặc biệt là về hiệu quả. Con số phòng ngừa được báo cáo cho biết số người được phục vụ, nhưng không trả lời câu hỏi có bao nhiêu nỗ lực phòng ngừa đó có hiệu quả. Và trong khi số giường trú ẩn khẩn cấp có sẵn đã tăng lên đáng kể, thì số giường chuyển tiếp – một loại nơi trú ẩn tạm thời khác – đã giảm đáng kể trong vài năm qua (chủ yếu do những thay đổi trong hướng dẫn và nguồn tài trợ của liên bang).

Hướng dẫn từ Liên minh Quốc gia Chấm dứt Tình trạng Vô gia cư cho thấy hiệu quả của các chiến lược hệ thống có thể được làm sáng tỏ bằng cách tập trung vào các chỉ số hiệu suất của HUD. Có ba chỉ số cụ thể cần tập trung vào: thời gian vô gia cư, tái vô gia cư và số người lần đầu tiên trở thành vô gia cư. Thời gian vô gia cư càng dài thì càng tốn nhiều thời gian và nguồn lực cho mỗi hộ gia đình, và càng ít thời gian và nguồn lực để hỗ trợ những người mới trở thành vô gia cư. Tái vô gia cư cho thấy các biện pháp can thiệp ban đầu không thành công. Sự gia tăng số người lần đầu tiên trở thành vô gia cư có thể cho thấy các nỗ lực phòng ngừa không hiệu quả.

Việc thường xuyên báo cáo hiệu quả thực hiện các biện pháp của HUD cùng với dữ liệu đầu ra có thể giúp các nhà hoạch định chính sách và công chúng thấy được tiến độ của hệ thống. Ví dụ, Đạo luật HEARTH đặt ra mục tiêu quốc gia là không ai sẽ vô gia cư quá 30 ngày. Đối với cộng đồng của chúng ta vào năm 2016, thời gian vô gia cư trung bình là 92 ngày. Việc đặt ra các mục tiêu hướng tới mục tiêu đó sẽ là một hoạt động dựa trên dữ liệu.

Các cộng đồng dựa trên dữ liệu phụ thuộc rất nhiều vào việc đo lường và báo cáo hiệu quả hoạt động. Liên minh Quốc gia Chấm dứt Tình trạng Vô gia cư dẫn chứng Hội đồng Nhà tạm trú Cộng đồng (CSB) iTại Columbus, Ohio, CSB được xem là mô hình cho các hệ thống phòng chống vô gia cư dựa trên dữ liệu. CSB công khai và minh bạch báo cáo hàng quý và hàng năm về mục tiêu và các chỉ số đo lường của chương trình và dự án, bao gồm cả mục tiêu hiệu suất cho từng nhà cung cấp, giúp đảm bảo trách nhiệm giải trình của cả nhà cung cấp và toàn hệ thống.

Các khuyến nghị

Chúng tôi nhận thấy Quận đang phụ thuộc rất nhiều vào một số lượng hạn chế các nhà cung cấp dịch vụ trong một số lĩnh vực dành cho người vô gia cư. Điều này có thể khiến Quận gặp rủi ro nếu một nhà cung cấp quan trọng không thể phục vụ một nhóm người vô gia cư đặc thù. Vì trước đây đã từng phải gánh chịu hậu quả của việc quá phụ thuộc vào một nhà cung cấp dịch vụ, Quận nên tuân thủ Nghị quyết được thông qua năm 2008 để giảm thiểu rủi ro tập trung hợp đồng. Báo cáo này nêu bật các lĩnh vực có rủi ro tập trung trong dịch vụ dành cho người vô gia cư – cả từ sự phụ thuộc của Quận vào dịch vụ của các nhà cung cấp và từ sự phụ thuộc của các nhà cung cấp vào nguồn tài trợ của Quận.

Trong năm tài chính 2017, quá trình đánh giá rủi ro tập trung trở nên phức tạp hơn do việc chuyển giao các hợp đồng của Thành phố cho Văn phòng Liên hợp mới thành lập tại Quận. Trước khi gia hạn các hợp đồng của Văn phòng Liên hợp trong tương lai, chúng tôi khuyến nghị Quận nên đánh giá rủi ro liên quan đến việc tập trung các dịch vụ dành cho người vô gia cư vào một số lượng nhà cung cấp hạn chế và thực hiện các hoạt động giảm thiểu rủi ro khi cần thiết.

Chúng tôi nhận thấy Văn phòng Liên hợp thiếu hai yếu tố cơ bản trong việc đo lường hiệu suất hệ thống: khả năng tiếp cận dữ liệu đầy đủ và năng lực đánh giá và phân tích. Trong thời gian kiểm toán, dữ liệu đầy đủ không có sẵn để đánh giá trong phạm vi Quận. Các nhà phân tích đánh giá dữ liệu không thực hiện đánh giá dữ liệu toàn hệ thống và do những hạn chế về khả năng tiếp cận, chúng tôi cũng phải bỏ qua một số phân tích. Khi Văn phòng Liên hợp bước sang năm hoạt động thứ hai, chúng tôi tin rằng việc xây dựng năng lực phân tích dữ liệu và đánh giá chương trình sẽ mang lại lợi ích cho Văn phòng, giúp làm sáng tỏ hiệu suất hệ thống, cũng như hiệu suất ở cấp độ chương trình và dự án.

Hiện nay, hiệu quả hoạt động của hệ thống đang được truyền đạt đến các bên liên quan thông qua ba chỉ số đo lường – số lượng người được bố trí chỗ ở lâu dài, số lượng người được bố trí chỗ ở để ngăn ngừa bị đuổi khỏi nhà, và số lượng giường trong các nơi tạm trú – với bối cảnh hạn chế để thực sự hiểu được hiệu quả hoạt động của hệ thống. Việc báo cáo công khai thường xuyên bằng cách sử dụng các chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động của hệ thống HUD sẽ giúp các nhà hoạch định chính sách hiểu rõ hơn tác động của các quyết định đầu tư của họ và giúp người đóng thuế hiểu rõ hơn cách thức các khoản đầu tư địa phương đang được sử dụng để giảm tình trạng vô gia cư.

1. Văn phòng liên hợp nên phối hợp với người quản lý hệ thống HMIS tại Thành phố Portland để có quyền truy cập đầy đủ vào các báo cáo HMIS, bao gồm cả dữ liệu nguồn để đánh giá.
2. Văn phòng chung cần xây dựng năng lực phân tích và đánh giá. Văn phòng chung cần tiến hành phân tích dữ liệu HMIS chính thức và đánh giá chương trình.
3. Văn phòng liên hợp cần thường xuyên báo cáo cho công chúng về các mục tiêu và kết quả hoạt động của hệ thống.
4. Văn phòng chung cần phối hợp với các nhà cung cấp dịch vụ để cải thiện nỗ lực thu thập dữ liệu, đặc biệt là ở cấp độ các cơ sở tạm trú.
5. Tuân thủ Nghị quyết 08-112 khi xem xét các mối quan hệ hợp đồng trong tương lai, hoặc, trong bối cảnh hợp tác với Thành phố Portland, xem xét lại quy định này.

Phạm vi và phương pháp luận

Mục tiêu của cuộc kiểm toán này là:

1. Xác định xem nguồn kinh phí tăng thêm được phân bổ vào những lĩnh vực nào và liệu việc tăng cường phụ thuộc vào các nhà cung cấp này có khiến Quận phải đối mặt với rủi ro bổ sung hay không.
2. Xác định xem thông tin về hiệu suất hệ thống được cung cấp cho lãnh đạo, các bên liên quan và người đóng thuế có hữu ích, minh bạch và dựa trên dữ liệu đầy đủ hay không.

Để đạt được những mục tiêu này, chúng tôi:

• Đã tiến hành hơn 40 cuộc phỏng vấn, bao gồm cả với các nhà cung cấp dịch vụ và nhân viên của Quận.
• Đã rà soát các phương pháp thực hành tốt nhất trong việc hỗ trợ người vô gia cư.
• Đã xem xét các nghị quyết, hợp đồng, báo cáo quản lý, bài thuyết trình và các tài liệu khác.
• Phân tích dữ liệu hợp đồng HMIS, dữ liệu SAP.
• Tham dự các cuộc họp hội đồng quản trị của AHFE.
• Đã sử dụng công cụ đánh giá rủi ro của Sở Quản lý Quận để phân tích rủi ro phụ thuộc vào nhà thầu.
• Đã làm việc với Sở Nghiên cứu và Đánh giá Quản lý Quận để xác định nguồn tài trợ chung cho các nhà cung cấp dịch vụ.

Trong cuộc kiểm toán này, chúng tôi đã phân tích dữ liệu tài chính năm tài chính 2016 và 2017 từ SAP, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp của Quận. Dựa trên đánh giá hàng năm về bộ dữ liệu SAP của kiểm toán viên bên ngoài của Quận, văn phòng chúng tôi đã xác định rằng dữ liệu đủ tin cậy cho mục đích của báo cáo này. Chúng tôi đã phân tích dữ liệu HMIS hạn chế từ các năm tài chính 2015 – 2017 và dữ liệu HMIS mẫu cho năm tài chính 2016, bao gồm dữ liệu khách hàng lịch sử từ đầu những năm 2000. Dữ liệu HMIS được lưu trữ trong phần mềm Service Point của Bowman Systems Inc. Các bước mà quản trị viên HMIS thực hiện để xác minh dữ liệu HMIS đã cho chúng tôi sự đảm bảo rằng chúng tôi có thể dựa vào dữ liệu hạn chế được cung cấp. Chúng tôi đã xác thực dữ liệu tóm tắt trong các báo cáo về bố trí vĩnh viễn và phòng ngừa bằng cách sử dụng dữ liệu nguồn được cung cấp, nhưng dựa vào các bước đảm bảo do quản trị viên HMIS thực hiện khi đánh giá các báo cáo tổng hợp HMIS, chủ yếu là báo cáo “APR”.

Chúng tôi đã tiến hành cuộc kiểm toán hiệu quả này theo các chuẩn mực kiểm toán chính phủ được chấp nhận rộng rãi. Các chuẩn mực đó yêu cầu chúng tôi lập kế hoạch và thực hiện cuộc kiểm toán để thu thập đủ bằng chứng thích hợp nhằm cung cấp cơ sở hợp lý cho các phát hiện và kết luận của chúng tôi dựa trên mục tiêu kiểm toán. Chúng tôi tin rằng bằng chứng thu được cung cấp cơ sở hợp lý cho các phát hiện và kết luận của chúng tôi.

Tài liệu liên quan