Chào buổi sáng, Chủ tịch và các Ủy viên. Tôi là Jennifer McGuirk, Kiểm toán viên Quận Multnomah. Tôi rất vui được trao đổi với quý vị hôm nay về công việc của văn phòng tôi trong năm tài chính 2021 và ngân sách năm 2022.
Nhiệm vụ của văn phòng tôi là đảm bảo chính quyền Quận Multnomah hoạt động hiệu quả, minh bạch, công bằng và hoàn toàn có trách nhiệm với tất cả người dân sinh sống trong quận. Chúng tôi tiến hành kiểm toán hiệu quả hoạt động, là những đánh giá chuyên sâu với các tiêu chuẩn nghiêm ngặt. Chúng tôi cũng điều hành Đường dây nóng Chính phủ Tốt để giúp phát hiện và ngăn chặn gian lận, lãng phí và lạm dụng chức vụ – và để bảo vệ người tố giác.
Hiến chương Quận quy định nhiều nhiệm vụ được giao cho Kiểm toán viên, đồng thời thiết lập vai trò của Kiểm toán viên. Hiến chương chỉ đạo văn phòng của tôi tiến hành kiểm toán hiệu quả hoạt động của tất cả các hoạt động và vấn đề tài chính của Quận, cũng như các nghiên cứu nhằm đo lường hoặc cải thiện hiệu quả hoạt động của Quận. Hiến chương quy định rằng chúng tôi phải tiến hành kiểm toán hiệu quả hoạt động theo Chuẩn mực Kiểm toán Chính phủ được Chấp nhận Chung.
Điều lệ cũng yêu cầu Kiểm toán viên phải bổ nhiệm một Ủy ban Lương vào ngày 1 tháng 1 của mỗi năm chẵn.
Và văn bản này chỉ đạo văn phòng của tôi phân bổ các khu vực bầu cử Ủy viên dựa trên dữ liệu điều tra dân số Hoa Kỳ. Việc này hiện đang được tiến hành, mặc dù chúng tôi chưa thể hoàn tất việc chuẩn bị kế hoạch phân chia lại khu vực bầu cử cho đến khi có thể tiếp cận dữ liệu điều tra dân số mười năm một lần. Cục Điều tra Dân số cho biết dữ liệu sẽ được công bố vào cuối tháng 9.
Văn phòng của tôi cũng có một nhiệm vụ được giao theo quy định của Quận. Nhiệm vụ này là cung cấp hỗ trợ kỹ thuật và hành chính cho Ủy ban Kiểm toán của Hội đồng Ủy viên Quận, đóng vai trò là cầu nối giữa quý vị, kiểm toán viên bên ngoài và ban quản lý trong các cuộc kiểm toán tài chính bên ngoài theo yêu cầu của luật pháp Oregon.
Để thực hiện tất cả những công việc được giao, tôi chỉ có một trợ lý và bảy kiểm toán viên. Trong hai năm đầu tiên, tôi đều yêu cầu cấp kinh phí để bổ sung nhân sự nhưng không được chấp thuận. Do đại dịch và chỉ đạo của Chủ tịch rằng tất cả chúng ta cần lập ngân sách giảm 2% ngân sách chung, tôi đã không đệ trình yêu cầu bổ sung nhân sự cho năm tài chính sắp tới. Tuy nhiên, tôi lo ngại về nguồn lực dành cho Văn phòng Kiểm toán. Văn phòng này vẫn giữ nguyên quy mô từ cuối những năm 1990. Trong thời gian đó, chính quyền quận ngày càng trở nên phức tạp. Chỉ riêng từ năm 2014, quận đã tạo ra nhiều chức năng mới đáng kể, bao gồm Văn phòng Dịch vụ Người vô gia cư chung và chương trình mẫu giáo cho tất cả mọi người, và quận đã thực hiện nhiều dự án đầu tư, chẳng hạn như xây dựng tòa án trung tâm mới – cũng như các dự án đầu tư đang triển khai như Trung tâm Tài nguyên Sức khỏe Tâm thần và Cầu Burnside Chống động đất. Khi chính quyền quận phát triển, nguồn lực được phân bổ cho Văn phòng Kiểm toán không theo kịp, điều này ảnh hưởng đến việc tuân thủ các nhiệm vụ quan trọng của Hiến chương đối với Kiểm toán viên.
Trong nỗ lực đáp ứng những yêu cầu này, tôi và các nhân viên của mình cam kết thực hiện theo những cách thức hỗ trợ cam kết đã được nêu rõ của quận về bình đẳng chủng tộc. Văn phòng của tôi đã tập trung vào ba lĩnh vực trong Kế hoạch Chiến lược Bình đẳng Lực lượng Lao động, và tôi rất vui được cập nhật về công việc của chúng tôi.
Chương trình WESP bao gồm tiêu chuẩn tối thiểu yêu cầu tất cả các nhà quản lý phải tham gia tối thiểu bốn giờ đào tạo mỗi năm liên quan đến giao tiếp liên văn hóa và thực hành công bằng chủng tộc. Chúng tôi đã vượt quá tiêu chuẩn tối thiểu này trong hai năm liên tiếp. Ví dụ, được truyền cảm hứng từ các cuộc biểu tình năm 2020 kêu gọi công bằng chủng tộc, một số nhân viên trong văn phòng của tôi đã khởi xướng một nhóm đọc sách để nâng cao kiến thức về phân biệt chủng tộc có hệ thống. Thông qua các cuộc thảo luận, chúng tôi khuyến khích nhau cam kết phát triển cá nhân và nghề nghiệp, và suy nghĩ một cách nghiêm túc về cách các hệ thống chính phủ mà chúng tôi kiểm toán đã góp phần vào phân biệt chủng tộc có hệ thống - và công việc của chúng tôi có thể giúp chúng chuyển đổi như thế nào. Các khóa đào tạo khác mà chúng tôi đã tham gia bao gồm các khóa học về hỗ trợ các nhóm dân cư thiếu nguồn lực thông qua kiểm toán hiệu quả hoạt động và đặt công bằng chủng tộc làm trọng tâm trong kiểm toán.
Một lĩnh vực khác mà chúng tôi cam kết là tạo cơ hội tiếp xúc với công tác kiểm toán và làm việc trong chính phủ bằng cách khởi xướng một chương trình thực tập chính thức. Kế hoạch Chiến lược Bình đẳng Lực lượng Lao động đã nêu rõ tiêu chuẩn tối thiểu là tham gia Chương trình Từ Cao đẳng đến Quận. Mặc dù Văn phòng Kiểm toán chưa nhận được kinh phí để tham gia chương trình này, chúng tôi đã khởi động chương trình thực tập riêng của mình và có thể mở rộng chương trình này để bao gồm cả những người tham gia. Trong năm tài chính 2021, chúng tôi đã tiếp nhận hai thực tập sinh thuộc cộng đồng người nhập cư (BIPOC) tham gia vào các cuộc kiểm toán quan trọng. Mỗi thực tập sinh được nhận sáu tín chỉ đại học và một khoản trợ cấp nhỏ.
Chúng tôi cũng đã cải tiến quy trình tuyển dụng của mình cho phù hợp với chương trình tiêu chuẩn tối thiểu của quận và nhấn mạnh việc tuyển dụng những cá nhân có chuyên môn về đa dạng, công bằng và hòa nhập.
Lĩnh vực thứ ba mà chúng tôi tập trung vào liên quan đến Kế hoạch Chiến lược về Bình đẳng Lực lượng Lao động là việc cải thiện các hoạt động của chúng tôi. Cải thiện hoạt động là lĩnh vực trọng tâm số 5 của WESP. Trong năm tài chính 2020, Văn phòng Đa dạng và Bình đẳng đã cùng với văn phòng của tôi tạo ra một công cụ đánh giá bình đẳng, và trong năm tài chính 2021, chúng tôi đã triển khai công cụ này như một phần của phương pháp tiêu chuẩn cho mọi cuộc kiểm toán.
Tôi cũng đã thành lập một Ủy ban Tư vấn Cộng đồng để đóng góp ý kiến về công tác bình đẳng và hòa nhập, cũng như các hoạt động gắn kết cộng đồng. Các thành viên bao gồm những người tự nhận mình là người thuộc cộng đồng LGBTQ và BIPOC (Người da màu). Những người tham gia Ủy ban Tư vấn Cộng đồng giúp tôi đảm bảo rằng các hoạt động nội bộ của tôi đang giải quyết các rào cản mang tính hệ thống, và các hoạt động kiểm toán của chúng tôi cũng vậy.
Trong khi chúng tôi đang nỗ lực chuyển đổi các phương thức hoạt động, thế giới đã bị chấn động bởi COVID-19. Chúng tôi đã cố gắng hỗ trợ trách nhiệm giải trình của chính phủ mà không cản trở công việc quan trọng của quận trong việc cung cấp các dịch vụ cộng đồng thiết yếu.
Trong suốt đại dịch, chúng tôi đã xem xét kỹ lưỡng quyền lực vị thế của mình, và điều này cũng liên quan đến công việc tìm hiểu về những tác động có hại trong quá khứ và hiện tại của chủ nghĩa thượng đẳng da trắng trong quận của chúng ta. Việc tham gia vào công việc này, cùng với đại dịch, đồng nghĩa với việc chúng tôi phải điều chỉnh cách thức thực hiện chức năng trách nhiệm giải trình của mình đối với quận. Chúng tôi không muốn ảnh hưởng đến khả năng của các chương trình của quận trong việc tập trung phục vụ cộng đồng trong thời kỳ đại dịch. Do đó, tôi đã sửa đổi lịch trình kiểm toán và điều chỉnh các hoạt động của mình, chẳng hạn như hạn chế việc quan sát tại chỗ. Tôi tin rằng trong những hoàn cảnh chưa từng có tiền lệ, chúng tôi đã hỗ trợ trách nhiệm giải trình của chính phủ mà không cản trở công việc quan trọng của quận trong việc cung cấp các dịch vụ cộng đồng thiết yếu.
Bất chấp đại dịch, chúng tôi đã đạt được một số thành tựu trong năm tài chính này.
Ví dụ, chúng tôi đã hỗ trợ Ủy ban Kiểm toán của Hội đồng Ủy viên và hợp tác với các đối tác nội bộ để tiến hành thành công quy trình đấu thầu cạnh tranh cho đơn vị kiểm toán tài chính bên ngoài của quận. Tôi rất biết ơn tất cả những người đã tham gia vào quy trình đó, bao gồm các nhân viên tại Phòng Mua sắm Trung ương và Phòng Tài sản Quận, Annamarie McNiel trong văn phòng của tôi, Giám đốc Tài chính Eric Arellano, Ủy viên Jayapal, người phục vụ trong Ủy ban Kiểm toán, và năm thành viên cộng đồng của ủy ban.
Chúng tôi cũng đã ban hành báo cáo kiểm toán đầu tiên về phản ứng của quận đối với đại dịch. Chúng tôi đã kiểm tra các cơ sở tập trung đông người, cụ thể là các nơi tạm trú của Văn phòng Dịch vụ Người vô gia cư, nhà tù quận, trung tâm giam giữ vị thành niên và các nhà chăm sóc người lớn. Và chúng tôi đã kiểm tra hướng dẫn toàn quận dành cho nhân viên, những thay đổi về cơ sở vật chất của các tòa nhà quận và các phương thức làm việc từ xa. Về cơ bản, chúng tôi đã gộp bảy cuộc kiểm toán vào một báo cáo lớn. Từ ngày 9 tháng 2, khi chúng tôi ban hành báo cáo, đến ngày 30 tháng 4, trang web của báo cáo kiểm toán này đã có hơn 2.800 lượt truy cập.
Chúng tôi đã phát hành báo cáo thường niên năm 2020 và báo cáo thường niên về hoạt động trong năm dương lịch của Đường dây nóng về Chính phủ Tốt, mà chúng tôi đã thảo luận với các bạn vào tháng trước. Và chúng tôi cũng đã vượt qua cuộc đánh giá độc lập từ bên ngoài, được thực hiện vài năm một lần. Về cơ bản, cuộc đánh giá này là khi chúng tôi được kiểm toán, và các kiểm toán viên chính phủ khác sẽ xem xét các chính sách, thủ tục và hoạt động của văn phòng chúng tôi.
Trong năm tài chính sắp tới, chúng tôi sẽ hoàn thành việc kiểm toán điều kiện nhà tù. Cuộc kiểm toán đó hiện đang được tiến hành thực địa.
Cuộc kiểm toán thu hồi chi phí cũng sắp hoàn tất giai đoạn thực địa, trong khi cuộc kiểm toán truy vết tiếp xúc đang ở giai đoạn đầu. Tôi dự kiến sẽ ban hành cả hai báo cáo kiểm toán này trong năm tài chính 2022. Tôi đang hoàn thiện lịch trình kiểm toán còn lại cho năm dương lịch này và sẽ ban hành trước cuối tháng Sáu.
Và chúng tôi cũng sẽ tiếp tục vận hành Đường dây nóng về Quản trị tốt và sẽ tiến hành các hoạt động tiếp cận với nhân viên và nhà thầu của quận để nâng cao nhận thức về đường dây nóng này.
Chúng tôi sẽ hoàn tất việc phân bổ các khu vực bầu cử của Ủy viên dựa trên kết quả điều tra dân số.
Chúng tôi sẽ tiếp tục hỗ trợ Ủy ban Kiểm toán của Hội đồng Ủy viên Quận.
Chúng tôi sẽ tuyển chọn và bổ nhiệm các thành viên cộng đồng có chuyên môn về nhân sự và lương thưởng vào Ủy ban Lương, theo đúng Điều lệ.
Trong quá trình thực hiện tất cả những công việc này, chúng tôi sẽ tiếp tục hỗ trợ các mục tiêu của Kế hoạch Chiến lược về Bình đẳng Lực lượng Lao động thông qua đào tạo và tập trung vào bình đẳng và hòa nhập trong mọi hoạt động nhằm hỗ trợ chính quyền quận có trách nhiệm, minh bạch và công bằng.
Văn phòng của tôi sẽ thực hiện tất cả công việc này thông qua ngân sách đề xuất cho năm tài chính sắp tới khoảng 1,8 triệu đô la, tương đương 0,07% tổng ngân sách đề xuất của quận. Mức tài trợ này thấp hơn một nửa so với mức trung bình của các văn phòng kiểm toán chính phủ, theo nghiên cứu so sánh năm 2018 của Hiệp hội Kiểm toán viên Chính quyền Địa phương. Phần lớn chi phí của văn phòng tôi là chi phí nhân sự, khoảng 1,5 triệu đô la, và khoản mục lớn tiếp theo là khoảng 176.000 đô la cho phần lớn các khoản phí liên quan đến cuộc kiểm toán tài chính bên ngoài hàng năm theo yêu cầu của tiểu bang. Văn phòng tôi không phải là khách hàng của hợp đồng này, nhưng chúng tôi nắm giữ nó để đảm bảo tính toàn vẹn của cuộc kiểm toán. Chúng tôi cũng nhận được kinh phí để đảm bảo nhân viên của tôi và bản thân tôi được đào tạo liên tục theo yêu cầu để tuân thủ Hiến chương Quận. Tôi rất vui mừng vì ngân sách của văn phòng tôi được đưa vào ngân sách đề xuất của Chủ tịch Kafoury cho quận.