Những điểm nổi bật của báo cáo
Những gì chúng tôi tìm thấy
Dịch vụ lâm sàng tích hợp đã thực hiện ba khuyến nghị từ báo cáo kiểm toán chăm sóc sức khỏe ban đầu của Dịch vụ lâm sàng tích hợp , và năm khuyến nghị khác đang trong quá trình thực hiện.
Ý nghĩa của các trạng thái
- Đã thực hiện – Đối tượng được kiểm toán đã thực hiện đầy đủ hoặc đã giải quyết vấn đề để đáp ứng mục đích của khuyến nghị.
- Đang tiến hành – Đơn vị được kiểm toán đã bắt đầu thực hiện.
- Chưa thực hiện – Đối tượng được kiểm toán chưa thực hiện, hoặc không có ý định thực hiện.
Lý do chúng tôi thực hiện đánh giá này
Văn phòng Kiểm toán theo dõi việc thực hiện các khuyến nghị kiểm toán để hỗ trợ trách nhiệm giải trình của chính quyền quận. Đánh giá này tập trung vào các khuyến nghị có thời hạn như sau:
- Ngày 1 tháng 4 năm 2020
- Ngày 31 tháng 12 năm 2020
- Ngày 31 tháng 12 năm 2021
Tình trạng thực hiện các khuyến nghị
Đã triển khai
Khuyến nghị 1: Thay đổi lời chào của tổng đài sao cho các thông báo về nút bấm cần nhấn đối với các ngôn ngữ khác nhau được phát bằng ngôn ngữ phổ biến nhất trong nhóm bệnh nhân của họ.
Ghi chú của kiểm toán viên: Trước khi chúng tôi kiểm toán, lời chào của Trung tâm cuộc gọi được phát bằng tiếng Anh và tiếng Tây Ban Nha. Đầu năm 2020, Dịch vụ lâm sàng tích hợp đã bổ sung thêm các tùy chọn tiếng Quảng Đông, tiếng Nga, tiếng Việt và tiếng Somali để lời chào được dịch sang các ngôn ngữ phổ biến nhất trong cộng đồng bệnh nhân.
Khuyến nghị 2: Xây dựng quy trình để đảm bảo tất cả bệnh nhân được thông báo kịp thời về bất kỳ kết quả xét nghiệm bất thường nào.
Ghi chú của kiểm toán viên: Văn phòng Giám đốc Y tế cho biết họ đang tăng cường các quy trình để giám sát hộp thư đến, nhằm giải quyết vấn đề theo dõi kết quả xét nghiệm kịp thời. Hộp thư đến là một hệ thống cho phép người dùng gửi và nhận tin nhắn liên quan đến chăm sóc bệnh nhân và có thể được liên kết với hồ sơ bệnh án, kết quả xét nghiệm và các đơn đặt hàng.
Văn phòng Giám đốc Y tế gần đây đã cập nhật chính sách hộp thư đến, trong đó nêu rõ các kỳ vọng về việc quản lý hộp thư đến của các nhà cung cấp dịch vụ cũng như trách nhiệm giám sát. Các Giám đốc Y tế theo dõi hộp thư đến của các nhà cung cấp dịch vụ tại địa điểm của họ và cung cấp sự hỗ trợ và hướng dẫn khi cần thiết. Quản lý hộp thư đến cũng là một phần của quy trình đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp dịch vụ. Họ cũng đang khuyến khích sử dụng MyChart như một cách để khách hàng dễ dàng xem kết quả xét nghiệm.
Khuyến nghị 3: Xây dựng kế hoạch giữ chân nhà cung cấp và bắt đầu thực hiện.
Ghi chú của kiểm toán viên: Đầu năm 2020, bộ phận Nhân sự của Dịch vụ Lâm sàng Tích hợp và văn phòng Giám đốc Y tế đã triển khai dự án giữ chân và tăng cường khả năng phục hồi của các nhà cung cấp dịch vụ y tế. Họ đã hợp tác với một nhà tư vấn bên ngoài để khảo sát các nhà cung cấp dịch vụ và tiến hành các nhóm thảo luận nhằm tìm hiểu các vấn đề góp phần gây ra sự không hài lòng và những biện pháp có thể thực hiện để tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên. Họ cũng đã thành lập một nhóm công tác để xem xét các thách thức chính và giải quyết các mối quan ngại hàng đầu về lực lượng lao động nhằm đưa ra các khuyến nghị để giữ chân nhân viên. Trong vài năm qua, họ đã nỗ lực tăng cường các hoạt động tuyển dụng vì việc tuyển dụng trở nên khó khăn hơn trong thời kỳ đại dịch. Công việc này vẫn đang tiếp diễn.
Đang xử lý
Khuyến nghị 4: Phối hợp với bộ phận Nhân sự để phân tích tác động của việc thôi việc, bao gồm cả chi phí.
Ghi chú của kiểm toán viên: Kế hoạch phân tích tác động của việc luân chuyển nhân sự đã bị trì hoãn do đại dịch, khi sự chú ý chuyển sang ứng phó với đại dịch COVID-19 và các nỗ lực tuyển dụng tăng cường. Giám đốc Tài chính của Dịch vụ Lâm sàng Tích hợp cho biết họ hiện đang trong quá trình phân tích tác động và chi phí của việc luân chuyển nhân sự.
Khuyến nghị 5: Giải quyết sự khác biệt về khối lượng công việc của các nhà cung cấp dịch vụ y tế (bác sĩ, y tá chuyên khoa và trợ lý bác sĩ) trên toàn hệ thống bằng cách thực hiện các chiến lược như: a) Phân bổ nhóm bệnh nhân dựa trên mức độ phức tạp của bệnh nhân; b) Đặt ra các mục tiêu năng suất khác nhau cho các loại nhà cung cấp dịch vụ khác nhau; c) Đàm phán với các đơn vị tài trợ về các cuộc thăm khám có phiên dịch như một mục tiêu hiệu suất với mục đích nhận được thêm kinh phí cho thời gian dài hơn cần thiết cho các cuộc thăm khám có phiên dịch; và/hoặc d) Bổ sung thêm một nhà cung cấp dịch vụ cho các phòng khám có lượng bệnh nhân cao.
Ghi chú của kiểm toán viên: Trong các cuộc phỏng vấn gần đây, các nhà quản lý đã mô tả những nỗ lực và sáng kiến mà họ đang thực hiện để giải quyết khối lượng công việc của các nhà cung cấp dịch vụ, bao gồm cả sự khác biệt giữa các đơn vị trong hệ thống. Một sáng kiến đang được triển khai là lập lịch hẹn khám bệnh nâng cao, với mục tiêu lập lịch hiệu quả hơn, mang lại lợi ích cho cả bệnh nhân và nhà cung cấp dịch vụ. Với lập lịch hẹn khám bệnh nâng cao, các nhà cung cấp dịch vụ sẽ có một số khung giờ trống trong lịch trình của họ để cho phép bệnh nhân đặt lịch hẹn với bác sĩ chăm sóc chính của họ vào ngày và giờ họ lựa chọn, thay vì phải gặp một bác sĩ khác hoặc phải chờ đợi vài ngày để có được lịch hẹn với bác sĩ của mình.
Việc lập lịch hẹn nâng cao dự kiến sẽ giúp giảm thiểu tình trạng bệnh nhân không đến khám, tăng sự hài lòng của bệnh nhân, tạo cơ hội cho một số cuộc hẹn có thời gian dài hơn và giúp cải thiện khả năng tiếp cận của bệnh nhân với bác sĩ chăm sóc sức khỏe ban đầu của họ. Những thay đổi về lịch hẹn cũng có thể giúp giảm bớt gánh nặng cho các nhà cung cấp dịch vụ bằng cách cho phép thời gian khám dài hơn cho một số lần khám và tập trung khám cho bệnh nhân của chính họ thay vì bệnh nhân của các nhà cung cấp khác.
Họ cũng đang nỗ lực tìm cách cải thiện hệ thống quản lý hoạt động để tạo điều kiện cho nhiều đổi mới hơn và đang đàm phán với các bên chi trả và tài trợ để tìm cách tính phí cho các lần khám dài hơn.
Khuyến nghị 6: Giám đốc Sở Y tế, Giám đốc Điều hành Kinh doanh và Giám đốc Dịch vụ Lâm sàng Tích hợp (ICS) cần phối hợp tuyển dụng một giám đốc tài chính có kinh nghiệm trong ngành chăm sóc sức khỏe để tham gia vào đội ngũ lãnh đạo ICS. Vị trí này sẽ chịu trách nhiệm về các quyết định tài chính của ICS và được trao quyền chỉ đạo nhân viên Dịch vụ Kinh doanh.
Ghi chú của kiểm toán viên: Vào tháng 12 năm 2020, ICS đã tuyển dụng một giám đốc tài chính có kinh nghiệm trong ngành chăm sóc sức khỏe để tham gia vào đội ngũ lãnh đạo của ICS. Giám đốc tài chính mới báo cáo trực tiếp cho Giám đốc của ICS. Hiện tại, giám đốc tài chính dựa vào Dịch vụ Kinh doanh của Sở Y tế để lập các báo cáo tài chính, báo cáo tóm tắt hàng tháng và gói báo cáo tài chính hàng tháng cho Hội đồng Trung tâm Y tế Cộng đồng. Giám đốc có kế hoạch tuyển dụng các chuyên viên phân tích tài chính cấp cao trong nội bộ ICS để đảm nhiệm trách nhiệm báo cáo tài chính cho ICS, bao gồm Chăm sóc Y tế Ban đầu, Dịch vụ Nha khoa và Dược phẩm.
Khuyến nghị 7: Đánh giá các mục tiêu năng suất của nhà cung cấp để đảm bảo chúng phù hợp với các mục tiêu tài chính.
Ghi chú của kiểm toán viên: Trong bộ phận Dịch vụ Lâm sàng Tích hợp, Giám đốc Tài chính đang phối hợp với Giám đốc Điều hành và Văn phòng Giám đốc Y tế để đảm bảo các mục tiêu năng suất phù hợp với các mục tiêu tài chính. Công việc này gặp nhiều khó khăn trong thời gian đại dịch khi họ phải điều chỉnh do việc đóng cửa phòng khám, giảm giờ làm và các tác động khác từ đại dịch. Công việc này đang được tiến hành.
Khuyến nghị 8: Phối hợp với Bộ Tài chính Trung ương để thành lập quỹ thu ngân sách đặc biệt.
Ghi chú của kiểm toán viên: Vào ngày 30 tháng 9 năm 2021, Giám đốc Tài chính của Quận Multnomah đã trình lên Hội đồng Ủy viên Quận đề nghị phê duyệt việc thành lập một quỹ Trung tâm Y tế đủ điều kiện liên bang (FQHC) mới thuộc Sở Y tế để tách biệt ngân sách và hoạt động kế toán của chương trình Trung tâm Y tế Cộng đồng. Hành động này sẽ mang lại hiệu quả và tính minh bạch cao hơn trong báo cáo tài chính. Ngoài ra, cơ quan giám sát liên bang, Cục Quản lý Tài nguyên và Dịch vụ Y tế (HRSA), yêu cầu thành lập quỹ mới này để cho phép chương trình Trung tâm Y tế Cộng đồng dễ dàng kiểm soát, theo dõi và báo cáo doanh thu và chi tiêu hơn. Bộ phận Tài chính Trung ương của Quận Multnomah đang nỗ lực hoàn tất việc triển khai đầy đủ quỹ doanh nghiệp, quỹ này sẽ tách biệt tất cả doanh thu của các trung tâm y tế khỏi quỹ chung của Quận. Dự kiến việc hoàn thành đầy đủ chức năng của quỹ doanh nghiệp sẽ vào tháng 6 năm 2022.
Mục tiêu, phạm vi và phương pháp luận
Mục tiêu của đợt đánh giá này là xác định tình trạng thực hiện các khuyến nghị từ cuộc kiểm toán Dịch vụ Lâm sàng Tích hợp năm 2019 có thời hạn như sau:
- Ngày 1 tháng 4 năm 2020
- Ngày 31 tháng 12 năm 2020
- Ngày 31 tháng 12 năm 2021
Các kiểm toán viên đã đánh giá tình trạng thực hiện các khuyến nghị dựa trên các cuộc phỏng vấn, tài liệu và các bằng chứng khác hiện có.
Cập nhật trạng thái của khuyến nghị
Trong mỗi cuộc kiểm toán mà văn phòng chúng tôi thực hiện, chúng tôi đều đưa ra các khuyến nghị nhằm cải thiện hoạt động của chính phủ, đặc biệt là về hiệu quả, tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và công bằng. Mục tiêu của chúng tôi trong việc đánh giá tình trạng thực hiện các khuyến nghị là để giúp đảm bảo ban quản lý thực hiện các khuyến nghị cải tiến này.
Chúng tôi nhận thấy rằng sau khi công bố đánh giá về tình trạng thực hiện các khuyến nghị, ban quản lý có thể thực hiện đầy đủ một khuyến nghị mà chúng tôi đã báo cáo là đang trong quá trình thực hiện hoặc chưa được thực hiện. Khi đó, ban quản lý có thể cung cấp bằng chứng cho Kiểm toán viên chứng minh lý do tại sao tình trạng của khuyến nghị cần được thay đổi trong báo cáo kiểm toán trong tương lai. Quyết định cuối cùng về việc thay đổi tình trạng của bất kỳ khuyến nghị nào thuộc về Kiểm toán viên.
Nhân viên
Fran Davison, Kiểm toán viên quản lý chính