Aspectos destacados del informe
Lo que encontramos
Servicios Clínicos Integrados ha implementado tres recomendaciones de nuestro informe de auditoría de atención primaria de Servicios Clínicos Integrados , y cinco están en proceso.
Qué significan los estados
- Implementado: el auditado ha implementado completamente o ha resuelto el problema para cumplir con la intención de la recomendación.
- En proceso: el auditado ha comenzado la implementación.
- No implementado: el auditado no ha implementado o no tiene intención de implementar
¿Por qué hicimos esta evaluación?
La Auditoría da seguimiento a las recomendaciones de auditoría para apoyar la rendición de cuentas del gobierno del condado. Esta evaluación se centró en las recomendaciones con los siguientes plazos:
- 1 de abril de 2020
- 31 de diciembre de 2020
- 31 de diciembre de 2021
Estado de las recomendaciones
Implementado
Recomendación 1: Cambiar el saludo del centro de llamadas para que los anuncios sobre qué presionar en los diferentes idiomas se produzcan en los idiomas más utilizados por su población de pacientes.
Nota del auditor: Antes de nuestra auditoría, el saludo del centro de llamadas se ofrecía en inglés y español. A principios de 2020, Servicios Clínicos Integrados añadió opciones para cantonés, ruso, vietnamita y somalí para que el saludo se tradujera a los idiomas más comunes de los pacientes.
Recomendación 2: Desarrollar procedimientos para garantizar que todos los pacientes sean notificados oportunamente de cualquier resultado de laboratorio anormal.
Nota del auditor: La Dirección Médica informó que está reforzando los procedimientos para monitorear las bandejas de entrada, lo que facilitará el seguimiento oportuno de los resultados de laboratorio. Las bandejas de entrada son un sistema que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes relacionados con la atención al paciente y se pueden vincular a historiales clínicos, resultados de laboratorio y órdenes.
La Oficina del Director Médico actualizó recientemente la política de bandejas de entrada, que describe las expectativas para la gestión de las bandejas de entrada de los proveedores, así como las responsabilidades de supervisión. Los directores médicos supervisan las bandejas de entrada de los proveedores en sus centros y brindan seguimiento y orientación según sea necesario. La gestión de las bandejas de entrada también forma parte del proceso de evaluación del desempeño de los proveedores. Además, están promoviendo el uso de MyChart para que los clientes puedan consultar fácilmente los resultados de las pruebas.
Recomendación 3: Desarrollar un plan de retención de proveedores y comenzar su implementación.
Nota del auditor: A principios de 2020, el departamento de Recursos Humanos de Servicios Clínicos Integrados y la oficina del Director Médico implementaron un proyecto de retención y resiliencia de proveedores. Colaboraron con un consultor externo para encuestar a los proveedores y realizar grupos de discusión para explorar los problemas que contribuían a la insatisfacción y las posibles medidas para aumentar la retención. También convocaron un grupo de trabajo para analizar los desafíos clave y abordar las principales preocupaciones de la fuerza laboral con el fin de identificar recomendaciones para retener al personal. En los últimos dos años, han trabajado para fortalecer las iniciativas de reclutamiento, dado que el reclutamiento se ha vuelto más difícil durante la pandemia. Este trabajo continúa.
En proceso
Recomendación 4: Colaborar con el personal de Recursos Humanos para analizar el impacto de la rotación, incluidos los costos.
Nota del auditor: Los planes para analizar el impacto de la rotación de personal se retrasaron debido a la pandemia, cuando se centró la atención en la respuesta a la pandemia de COVID-19 y en el aumento de las iniciativas de contratación. El Director Financiero de Servicios Clínicos Integrados indicó que actualmente se encuentran analizando el impacto y los costos de la rotación.
Recomendación 5: Abordar las diferencias en la carga de trabajo de los proveedores (médicos, enfermeras profesionales y asistentes médicos) en todo el sistema mediante la implementación de estrategias, tales como: a) Asignar paneles de pacientes en función de la complejidad del paciente; b) Crear diferentes objetivos de productividad para los diferentes tipos de proveedores; c) Negociar con entidades de financiamiento las visitas interpretadas como un objetivo de desempeño con la intención de obtener financiamiento adicional para los tiempos más prolongados que requieren las visitas interpretadas; y/o d) Agregar un proveedor adicional a las clínicas de alto volumen.
Nota del auditor: En entrevistas recientes, los gerentes describieron los esfuerzos e iniciativas que están implementando para abordar la carga de trabajo de los proveedores, incluyendo las diferencias dentro del sistema. Una iniciativa en marcha es la programación de acceso avanzado, con el objetivo de lograr una programación más eficiente que beneficie tanto a pacientes como a proveedores. Con la programación de acceso avanzado, los proveedores tendrán espacios disponibles en sus agendas para que los pacientes puedan programar citas con su proveedor de atención primaria el día y la hora que elijan, en lugar de consultar con otro proveedor o tener que esperar varios días para obtener una cita con su proveedor.
Se espera que la programación anticipada ayude a reducir las inasistencias a citas, aumente la satisfacción del paciente, ofrezca la oportunidad de extender la cita y mejore el acceso de los pacientes a su médico de cabecera. Los cambios en la programación también pueden reducir la carga de trabajo de los profesionales sanitarios, al permitirles extender la cita en algunas visitas y atender a más pacientes propios en lugar de atender a pacientes de otros profesionales.
También están trabajando para identificar mejoras en su sistema de gestión de prácticas para permitir una mayor innovación y están negociando con pagadores y financiadores para buscar formas de cobrar por visitas más largas.
Recomendación 6: Que el Director del Departamento de Salud, el Director de Operaciones Comerciales y el Director de Servicios Clínicos Integrados (ICS) colaboren para contratar a un director financiero con experiencia en el sector salud para que forme parte del equipo directivo de ICS. Este puesto debería ser responsable de las decisiones financieras de ICS y tener la autoridad para dirigir al personal de Servicios Comerciales.
Nota del auditor: En diciembre de 2020, ICS contrató a un director financiero con experiencia en el sector salud para formar parte de su equipo directivo. El nuevo director financiero reporta directamente al director de ICS. Actualmente, el director financiero depende de los Servicios Empresariales del Departamento de Salud para elaborar informes financieros, informes mensuales y el paquete financiero mensual para la Junta del Centro de Salud Comunitario. El director planea contratar analistas financieros sénior dentro de ICS para que se encarguen de la elaboración de informes financieros para ICS, incluyendo Atención Primaria, Servicios Dentales y Farmacia.
Recomendación 7: Evaluar los objetivos de productividad del proveedor para garantizar que estén alineados con los objetivos financieros.
Nota del auditor: En Servicios Clínicos Integrados, el Director Financiero está trabajando con el Director de Operaciones y la Oficina del Director Médico para garantizar que los objetivos de productividad estén alineados con los objetivos financieros. Esta labor ha sido compleja durante la pandemia, ya que se han adaptado al cierre de clínicas, la reducción de horas y otros impactos derivados de la pandemia. Este trabajo está en proceso.
Recomendación 8: Trabajar con el Ministerio de Finanzas para crear un fondo de ingresos especial.
Nota del auditor: El 30 de septiembre de 2021, el Director Financiero del Condado de Multnomah presentó una solicitud a la Junta de Comisionados del Condado para aprobar la creación de un nuevo fondo para Centros de Salud con Calificación Federal (FQHC) del Departamento de Salud, con el fin de separar el presupuesto del programa de Centros de Salud Comunitarios y la actividad contable. Esta medida proporcionará mayor eficiencia y transparencia en la información financiera. Además, la Administración de Recursos y Servicios de Salud (HRSA), organismo de supervisión federal, exige la creación de este nuevo fondo para que el programa de Centros de Salud Comunitarios pueda controlar, rastrear e informar con mayor facilidad sobre sus ingresos y gastos. El Departamento de Finanzas Central del Condado de Multnomah está trabajando para completar la implementación del fondo empresarial, que separará todos los ingresos del centro de salud del fondo general del Condado. Se prevé que el fondo empresarial esté plenamente operativo para junio de 2022.
Objetivos, alcance y metodología
Los objetivos de esta evaluación fueron determinar el estado de las recomendaciones de la auditoría de 2019 de los Servicios Clínicos Integrados que tenían las siguientes fechas de vencimiento:
- 1 de abril de 2020
- 31 de diciembre de 2020
- 31 de diciembre de 2021
Los auditores evaluaron el estado de las recomendaciones basándose en entrevistas, documentación y otra evidencia disponible.
Actualización del estado de una recomendación
Durante cada auditoría que realiza nuestra oficina, formulamos recomendaciones para mejorar las operaciones gubernamentales, en particular en materia de eficacia, transparencia, rendición de cuentas y equidad. Nuestro objetivo al evaluar el estado de las recomendaciones es garantizar que la administración las implemente para mejorarlas.
Reconocemos que, tras publicar una evaluación sobre el estado de las recomendaciones, la administración podría implementar plenamente una recomendación que, según informamos, estaba en proceso o no se había implementado. La administración puede entonces proporcionar evidencia al Auditor que demuestre por qué debería modificarse el estado de la recomendación en sus futuros informes. La decisión final sobre si modificar el estado de una recomendación recae en el Auditor.
Personal
Fran Davison, Auditora de Gestión Principal