Ngày 11 tháng 5 năm 2022
Kính gửi các thành viên Tiểu ban Trách nhiệm Giải trình của Chính phủ,
Tôi đánh giá cao sự xem xét chu đáo của quý vị đối với các đề xuất sửa đổi của Văn phòng Kiểm toán đối với phần Kiểm toán trong Hiến chương Quận Multnomah. Cảm ơn quý vị đã cho tôi cơ hội được nói chuyện với quý vị vào ngày 12 tháng 5. Trong trường hợp không đủ thời gian vào ngày 12 tháng 5 để chúng ta đi sâu vào tất cả các đề xuất sửa đổi quan trọng của văn phòng tôi, tôi muốn cung cấp cho quý vị thông tin bằng văn bản này trước.
Một trong những điều khiến tôi ấn tượng nhất trong các bài thuyết trình ngày 28 tháng 4 của một số đồng nghiệp trong quận là mối quan tâm đến việc thay đổi Hiến chương. Và tôi hiểu điều đó. Thay đổi thực sự khó khăn—nhưng thường là cần thiết.
Những thay đổi mà văn phòng chúng tôi đề xuất đối với Hiến chương là vô cùng cần thiết. Những sửa đổi được đề xuất này sẽ củng cố các thông lệ tốt nhất vào Hiến chương của chúng ta để đảm bảo tính độc lập liên tục của Kiểm toán viên. Việc thiết lập các biện pháp trong Hiến chương vào thời điểm này đảm bảo rằng nhiều năm nữa, Văn phòng Kiểm toán vẫn có thể thực hiện chức năng trách nhiệm giải trình độc lập của mình, bất kể chính quyền nào. Lý do đưa ra những đề xuất này cho cử tri ngay bây giờ là để cho cộng đồng của chúng ta có tiếng nói trong những gì hiến pháp quận nói về Kiểm toán viên, và để cung cấp sự minh bạch hơn về vai trò của Kiểm toán viên.
Trong thư này, tôi sẽ xem xét các đề xuất của văn phòng tôi và đưa ra các luận điểm phản bác lại lời khai mà quý vị đã nghe vào ngày 28 tháng 4. Khi gặp quý vị, tôi sẽ đề cập đến các điểm chính trong tài liệu này. Tôi đã cung cấp các liên kết sau đây để giúp quý vị dễ dàng chuyển đến các phần cụ thể của tài liệu này.
Đường dây nóng và cơ quan thanh tra về gian lận, lãng phí và lạm dụng
Mức ngân sách tối thiểu được đề xuất
Kinh nghiệm của kiểm toán viên với quy trình lập ngân sách hiện hành
Cơ sở lý luận cho mức ngân sách tối thiểu được đề xuất và các lựa chọn
Thi hành - loại bỏ đề xuất sửa đổi khỏi danh sách xem xét
Tôi đã thảo luận về đề xuất này với Tiểu ban này và Tiểu ban An toàn & Tư pháp; lắng nghe kỹ cuộc trò chuyện của quý vị với Gary Blackmer, cựu Kiểm toán viên Quận, Kiểm toán viên Thành phố Portland và Kiểm toán viên Tiểu bang; đã có cuộc trò chuyện riêng với ông ấy và Ủy ban Tư vấn Cộng đồng của tôi; và đã nói chuyện với nhóm của tôi. Dựa trên những cuộc trò chuyện này, tôi muốn loại bỏ khỏi xem xét bản sửa đổi được đề xuất có nội dung như sau:
Đảm bảo việc thực hiện các khuyến nghị của văn phòng họ.
Đường dây nóng và cơ quan thanh tra về gian lận, lãng phí và lạm dụng
Ngôn ngữ đề xuất cho đường dây nóng dựa trên luật tiểu bang, còn ngôn ngữ cho chức vụ thanh tra viên dựa trên Hiến chương Thành phố Portland. Việc thiết lập đường dây nóng trong Hiến chương Quận hay việc thành lập chức vụ thanh tra viên không ảnh hưởng đến vai trò của Chủ tịch. Cả hai công cụ để đảm bảo trách nhiệm giải trình này đều không cho phép văn phòng của tôi kỷ luật nhân viên quận, và văn phòng của tôi cũng không tìm kiếm quyền lực đó. Vai trò của văn phòng tôi đối với đường dây nóng, và nếu được thiết lập, đối với chức vụ thanh tra viên, là tiếp nhận khiếu nại, điều tra chúng và đề xuất các cải tiến và/hoặc hành động khắc phục.
Bà Margie Sollinger, Thanh tra viên của thành phố Portland, đã cung cấp bản lời khai bằng văn bản hữu ích cho Tiểu ban này, lưu ý rằng đề xuất này không mâu thuẫn với các quy trình hiện hành để tiến hành điều tra nhân sự. Bà viết: “Nói một cách đơn giản nhất, các cuộc điều tra của thanh tra viên là về các vấn đề chứ không phải về con người. Chúng tôi đánh giá tính công bằng của một hành vi hành chính liên quan đến tác động của nó đối với các thành viên cộng đồng. Chúng tôi không tìm cách quy kết trách nhiệm cá nhân. Các cuộc điều tra của thanh tra viên đưa ra các khuyến nghị về cách khắc phục sai phạm hoặc cải thiện một thực tiễn - chúng tôi không có quyền áp đặt kỷ luật.”
Tôi hy vọng Tiểu ban này sẽ ủng hộ việc tạo cơ hội cho cử tri bỏ phiếu về việc thành lập một cơ quan thanh tra cấp quận tại Charter.
Tôi cũng đề nghị quý vị tạo cơ hội cho cử tri trong quận bỏ phiếu về việc thiết lập đường dây nóng tố cáo gian lận, lãng phí và lạm dụng tại Charter. Tôi đánh giá cao việc Giám đốc điều hành Cruz đã đề cập vào ngày 28 tháng 4 rằng ban quản lý sẽ ủng hộ việc đặt đường dây nóng tại Charter hoặc Code nếu phạm vi hoạt động được xác định rõ ràng. Văn phòng của tôi đã soạn thảo ngôn ngữ dựa rất sát luật tiểu bang về đường dây nóng địa phương, và tôi tin rằng điều này sẽ đáp ứng được các mối quan ngại.
Quyền tiếp cận thông tin của kiểm toán viên cần được bảo vệ và làm rõ.
Hiện tại, mức độ phản hồi đối với các yêu cầu thông tin từ văn phòng tôi rất khác nhau. Nhiều chương trình phản hồi rất nhanh chóng và cung cấp thông tin kịp thời trong khoảng thời gian chúng tôi yêu cầu. Chúng tôi cũng điều chỉnh khung thời gian khi cần thiết, phối hợp với các chương trình. Trước đây, tôi đã đề cập đến khó khăn mà chúng tôi gặp phải khi truy cập Workday. Nhưng đó chỉ là một ví dụ về những thách thức mà văn phòng tôi phải đối mặt trong việc thu thập thông tin. Các ví dụ khác bao gồm:
- Sau khi có sự thay đổi giám đốc tại Dịch vụ Động vật, quyền tiếp cận trực tiếp của chúng tôi đến trung tâm cứu hộ bị hạn chế, và phải mất hai tháng cùng nhiều cuộc họp mới có được quyền truy cập dữ liệu cần thiết. Nếu quyền truy cập thông tin của chúng tôi được quy định rõ ràng trong Điều lệ, thì những thay đổi về nhân sự quản lý sẽ ít có khả năng ảnh hưởng tiêu cực đến quyền truy cập thông tin của chúng tôi hơn.
- Trong cuộc kiểm toán hiện tại của chúng tôi đối với Văn phòng Liên hợp về Dịch vụ cho Người vô gia cư, chúng tôi đã không nhận được quyền truy cập cần thiết vào một hệ thống chứa dữ liệu đã được báo cáo cho Bộ Nhà ở và Phát triển Đô thị Hoa Kỳ theo đúng thời hạn yêu cầu. Chúng tôi được biết rằng nhân viên của Văn phòng Liên hợp đã hỏi Văn phòng Luật sư Quận xem liệu chúng tôi có thể truy cập dữ liệu này của Văn phòng Liên hợp hay không. Việc xem xét của Văn phòng Luật sư Quận đã làm trì hoãn việc chúng tôi tiếp cận dữ liệu và bắt đầu cuộc kiểm toán về một vấn đề quan trọng. Nếu quyền truy cập dữ liệu của chúng tôi được quy định rõ ràng trong Hiến chương, có lẽ chúng tôi đã không gặp phải sự chậm trễ đó.
Mặc dù nhìn chung chúng ta thường nhận được thông tin cần thiết, nhưng không hiếm trường hợp yêu cầu của chúng ta bị đặt câu hỏi và trì hoãn hàng tuần hoặc hàng tháng, điều này làm mất thời gian dành cho công việc kiểm toán thực tế và làm tăng khối lượng công việc của nhân viên quận, những người có thể không rõ ràng về những thông tin họ có thể và không thể chia sẻ. Việc có quyền truy cập vào thông tin được nêu rõ ràng trong Điều lệ sẽ giảm bớt sự nhầm lẫn cho nhân viên và giảm thiểu sự chậm trễ.
Tôi cũng muốn ghi nhận mối quan ngại của Cảnh sát trưởng Reese về việc truy cập dữ liệu nhạy cảm, chẳng hạn như dữ liệu thuộc Đạo luật về Khả năng Chuyển đổi và Trách nhiệm Giải trình Thông tin Y tế hoặc Dịch vụ Thông tin Tư pháp Hình sự. Bản sửa đổi được đề xuất không loại bỏ các biện pháp bảo vệ dữ liệu nhạy cảm. Nhân viên Văn phòng Kiểm toán sẽ tiếp tục tuân thủ tất cả các quy trình truy cập thông tin nhạy cảm, bao gồm cả việc kiểm tra lý lịch bổ sung khi cần thiết. Tôi và các nhân viên của mình thường xuyên tham gia các khóa đào tạo để đảm bảo tuân thủ luật pháp và các thực tiễn tốt nhất về việc sử dụng thông tin nhận dạng cá nhân, thông tin sức khỏe và các dữ liệu nhạy cảm khác. Nhân viên Văn phòng Kiểm toán là các chuyên gia về phân tích dữ liệu và rất cẩn thận trong việc bảo vệ tất cả dữ liệu và thông tin mà chúng tôi thu thập được trong công việc.
Bản sửa đổi cũng bao gồm điều khoản quy định rằng văn phòng của tôi sẽ không tiết lộ thông tin mật và sẽ giữ bí mật thông tin của người cung cấp thông tin, trừ trường hợp luật tiểu bang yêu cầu hoặc được Hội đồng Ủy viên Quận cho phép.
Việc đưa điều khoản này vào Hiến chương sẽ đảm bảo Kiểm toán viên có thể tiếp cận thông tin để chúng ta có thể thực hiện công việc một cách hiệu quả vì lợi ích công chúng. Tôi đề nghị quý vị cho phép cử tri có cơ hội bỏ phiếu về việc bổ sung điều khoản này vào Hiến chương.
Đề xuất mức ngân sách tối thiểu nhằm giải quyết vấn đề năng lực của Văn phòng Kiểm toán và mối đe dọa đến tính độc lập của Kiểm toán viên.
Năng lực kiểm toán của văn phòng tôi đối với quận không theo kịp sự phát triển về quy mô và độ phức tạp của quận. Từ năm 2014, ngân sách chi tiêu quỹ chung của quận đã tăng từ 414 triệu đô la lên 638 triệu đô la. Trong cùng thời gian đó, số lượng nhân viên của quận đã tăng 15%.
Các chức năng của chính quyền quận đã phát triển đáng kể, bao gồm việc thành lập Văn phòng Liên hợp Dịch vụ dành cho Người vô gia cư và chương trình Mẫu giáo cho Tất cả mọi người mới. Và quận thường xuyên đảm nhận các dự án quan trọng và phức tạp, như việc gia cố cầu Burnside để chống động đất và xây dựng Trung tâm Tài nguyên Sức khỏe Tâm thần.
Kiểm toán hiệu quả hoạt động dẫn đến những cải tiến thực sự cho nhân viên quận và người dân mà chúng ta phục vụ. Ví dụ, một trong những khuyến nghị từ cuộc kiểm toán năm 2019 của chúng tôi đối với các phòng khám chăm sóc sức khỏe ban đầu của quận là ban quản lý cần xây dựng các quy trình để đảm bảo tất cả bệnh nhân được thông báo kịp thời về bất kỳ kết quả xét nghiệm bất thường nào, chẳng hạn như chẩn đoán viêm gan C. Dựa trên khuyến nghị của chúng tôi, Văn phòng Giám đốc Y tế đã tăng cường các quy trình để đảm bảo bệnh nhân được biết về kết quả xét nghiệm bất thường một cách nhanh chóng. Đó là một cải tiến quan trọng đối với chăm sóc sức khỏe cá nhân và sức khỏe cộng đồng.
Kiểm toán hiệu quả hoạt động cũng mang lại sự minh bạch cho công chúng về cách chính phủ chi tiêu tiền thuế của người dân. Ví dụ, cuộc kiểm toán của chúng tôi về cách quận chi tiêu hàng triệu đô la từ quỹ liên quan đến đại dịch đã cho phép mọi người xem xét chi tiết các hạng mục chi tiêu khác nhau để biết tổ chức cộng đồng nào nhận được tiền từ quận và số tiền đó được sử dụng vào những mục đích gì. Chúng tôi cũng khẳng định rằng quận dường như đã chi tiêu số tiền đó phù hợp với cam kết đã nêu của mình về việc ưu tiên vấn đề chủng tộc.
Các kết quả kiểm toán khác đã giúp các Ủy viên hiểu rõ hơn về cách quận chi tiêu các khoản trợ cấp của tiểu bang cho điều trị sức khỏe tâm thần, hỗ trợ việc tăng khoản bồi hoàn từ Cơ quan Quản lý Khẩn cấp Liên bang, tiết kiệm hàng triệu đô la liên quan đến thiết bị di động của quận, giúp thu hồi các khoản thiệt hại do gian lận và dẫn đến việc kiểm soát nội bộ tốt hơn đối với các khoản thanh toán cho nhà cung cấp.
Văn phòng Trách nhiệm Giải trình Chính phủ Hoa Kỳ (GAO) đặt ra các tiêu chuẩn kiểm toán chính phủ được chấp nhận rộng rãi mà Charter yêu cầu văn phòng của tôi phải tuân theo. Và trong các tiêu chuẩn đó, có một phần thảo luận chuyên sâu về tính độc lập của kiểm toán viên.
Cơ cấu kiểm toán của Quận Multnomah rất vững chắc vì Kiểm toán viên được bầu chọn độc lập. Tuy nhiên, có một mối đe dọa khác đối với tính độc lập mà việc có một kiểm toán viên được bầu chọn không thể làm giảm thiểu. Đó là mối đe dọa từ sự ảnh hưởng không chính đáng. Điều này bao gồm việc hạn chế nguồn kinh phí hoặc các nguồn lực khác được cung cấp cho tổ chức kiểm toán, gây ảnh hưởng xấu đến khả năng thực hiện trách nhiệm của kiểm toán viên. Đó là mối đe dọa mà chúng tôi đang tìm cách giảm thiểu bằng cách xác định rõ nguồn kinh phí sẽ được cấp cho Văn phòng Kiểm toán, loại bỏ quyền quyết định của Chủ tịch Hội đồng Kiểm toán.
Ủy viên Jayapal bày tỏ sự dè dặt về việc đưa các con số vào Hiến chương. Tuy nhiên, Hiến chương hiện đã bao gồm các con số. Ví dụ, Hiến chương quy định mức lương của Kiểm toán viên sẽ bằng 80% mức lương của thẩm phán tòa án cấp quận, điều này khiến Kiểm toán viên trở thành bên trung lập khi quyết định mức lương của các quan chức dân cử khác trong quận.
Đề xuất của văn phòng chúng tôi không phải là mới, không phải là bất thường, và đã được chứng minh là khả thi. Phân bổ theo tỷ lệ phần trăm là cách mà một số cơ quan quản lý đã lựa chọn để lập ngân sách cho các chức năng giám sát và giải trình trách nhiệm, chủ yếu là các Văn phòng Tổng thanh tra và Văn phòng Kiểm toán. Ví dụ:
- Trong dự thảo luật mẫu của mình, Hiệp hội Kiểm toán viên Chính quyền Địa phương lưu ý rằng một số khu vực pháp lý yêu cầu chức năng kiểm toán phải nhận được một tỷ lệ phần trăm tối thiểu cụ thể trong ngân sách hàng năm.
- Hội đồng giám sát cảnh sát do cử tri thành phố Portland phê chuẩn yêu cầu rằng không dưới 5% ngân sách hoạt động hàng năm của Sở Cảnh sát phải được dành cho hoạt động của hội đồng này.
- Đạo luật về các thành phố và thị trấn của Canada hỗ trợ tính độc lập của kiểm toán viên chính quyền địa phương thông qua khoản phân bổ kinh phí được ghi rõ trong luật.
- Hiến chương của thành phố New Orleans quy định rằng Văn phòng Tổng thanh tra sẽ nhận được khoản ngân sách hàng năm từ Hội đồng với số tiền không dưới 0,75% (ba phần tư của một phần trăm) ngân sách hoạt động của Quỹ chung.
Với nguồn kinh phí hiện tại, văn phòng của tôi không thể cung cấp dịch vụ kiểm toán cho quận như đã được quy định trong Điều lệ. Điều lệ nêu rõ rằng Kiểm toán viên phải tiến hành kiểm toán hiệu quả hoạt động của tất cả các hoạt động và vấn đề tài chính của quận. Tôi có một đội ngũ cực kỳ giỏi và tận tâm. Nhưng với bảy kiểm toán viên, vẫn không thể đáp ứng được nhiệm vụ này, hoặc nói thẳng ra là thậm chí không thể tiến gần đến việc đó.
Bài thuyết trình ngày 28 tháng 4 ngụ ý rằng việc tăng ngân sách cho Văn phòng Kiểm toán sẽ dẫn đến việc cắt giảm ở các lĩnh vực quan trọng như loại bỏ Bộ phận Bầu cử, giảm số lượng giường giam giữ và cắt giảm 400 emergency shelter . Đây là những ví dụ mang tính khiêu khích và đáng báo động, và tôi không tin rằng chúng phản ánh những gì sẽ thực sự xảy ra. Một chức năng quan trọng trong vai trò giám sát của Kiểm toán là giúp đảm bảo các dịch vụ thiết yếu được cung cấp cho các cộng đồng vốn thiếu nguồn lực và người dân trên toàn quận có thể tiếp cận các dịch vụ công cộng. Ví dụ, nếu Chủ tịch thực sự đề xuất cắt giảm Bộ phận Bầu cử, nhóm của tôi và tôi sẽ phải lên tiếng cảnh báo.
Tôi thừa nhận rằng luôn có sự đánh đổi trong việc lập ngân sách; điều này xảy ra mỗi khi một chương trình được tạo ra hoặc mở rộng. Nhưng thực tế là, có những lĩnh vực linh hoạt khác diễn ra hàng năm: các vị trí còn trống không được lấp đầy, các phòng ban điều chuyển ngân sách, quận quyết định ngừng hoặc giảm bớt các chương trình, và có những khoản chi tiêu quỹ chung chưa được sử dụng vào cuối năm. Ví dụ, đối với năm tài chính kết thúc vào tháng 6 năm 2020, chi tiêu quỹ chung thấp hơn ngân sách 50 triệu đô la, và khoảng 8 triệu đô la trong số đó thuộc lĩnh vực phi phòng ban, bao gồm Văn phòng Kiểm toán. Đối với năm tài chính kết thúc vào tháng 6 năm 2021, chi tiêu quỹ chung thấp hơn ngân sách 62 triệu đô la, và hơn 5 triệu đô la trong số đó thuộc lĩnh vực phi phòng ban.
Chúng tôi đánh giá cao tất cả những công việc mà quận đang thực hiện. Chúng tôi không nói rằng mình quan trọng hơn hay kém quan trọng hơn bất kỳ chức năng nào khác của quận. Điều chúng tôi muốn nói là chúng tôi không có đủ nguồn lực để theo kịp sự phức tạp và phạm vi ngày càng mở rộng của quận. Hiện tại, chúng tôi cũng đang có một hệ thống tiềm ẩn nguy cơ gây ảnh hưởng không đáng có đến tính độc lập của Kiểm toán viên; sự tham gia của Chủ tịch trong việc thiết lập ngân sách của Kiểm toán viên tạo ra mối đe dọa ảnh hưởng không đáng có đối với văn phòng Kiểm toán.
Kinh nghiệm của kiểm toán viên với quy trình lập ngân sách hiện hành
Hàng năm, tôi trực tiếp gửi dự thảo ngân sách của Văn phòng Kiểm toán cho Chủ tịch Hội đồng Quận, người đứng đầu tổ chức mà văn phòng tôi kiểm toán. Sau đó, Chủ tịch sẽ quyết định những khoản mục nào sẽ được đưa vào dự thảo ngân sách của quận. Các Ủy viên không tham gia vào quá trình này. Toàn bộ quá trình này diễn ra trước khi các cuộc thảo luận về ngân sách chính thức bắt đầu. Việc bổ sung các khoản mục vào ngân sách sau khi Chủ tịch công bố dự thảo ngân sách là vô cùng khó khăn, nếu không muốn nói là không thể.
Vì đây là vấn đề được thảo luận tại cuộc họp ngày 28 tháng 4, tôi muốn làm rõ rằng văn phòng của tôi không có Ủy ban Tư vấn Ngân sách Cộng đồng riêng. Có một Ủy ban Tư vấn Ngân sách Cộng đồng phi phòng ban tại quận, nhưng ủy ban này không chỉ phục vụ văn phòng của tôi; nó phục vụ tất cả các văn phòng phi phòng ban. Văn phòng của tôi không có sự đảm bảo nào rằng Ủy ban Tư vấn Ngân sách Cộng đồng phi phòng ban sẽ đưa chúng tôi vào các cuộc thảo luận của họ. Ủy ban này đã không gặp gỡ văn phòng của tôi trong quá trình lập ngân sách cho năm tài chính 2022. Ngoài ra, Ủy ban Kiểm toán của quận không làm việc cho hoặc tư vấn cho văn phòng của tôi. Ủy ban Kiểm toán phục vụ Hội đồng và chỉ tập trung vào cuộc kiểm toán tài chính hàng năm do một kiểm toán viên bên ngoài thực hiện và được luật pháp tiểu bang yêu cầu. Ban quản lý quận là đối tượng được kiểm toán, và văn phòng của tôi nắm giữ hợp đồng để đảm bảo sự phân tách nhiệm vụ.
Trong buổi thuyết trình ngày 28 tháng 4, Chủ tịch Kafoury hỏi liệu văn phòng của tôi đã từng đưa ra các đề xuất ngân sách, gọi là đề án chương trình, mà chưa được cấp kinh phí hay chưa. Cho đến năm nay, Chủ tịch chưa từng đưa bất kỳ đề án chương trình mới nào từ Văn phòng Kiểm toán vào đề xuất ngân sách của mình.
Đối với năm tài chính 2020, tôi đã đề xuất một chương trình cho phép văn phòng của tôi thuê một kiểm toán viên có chuyên môn về đa dạng, công bằng và hòa nhập, đồng thời tham gia chương trình thực tập College to County. Đề xuất này có giá trị 175.000 đô la. Chủ tịch Kafoury đã từ chối đưa đề xuất chương trình này vào ngân sách đề xuất của bà.
Khi các cuộc thảo luận về ngân sách chính thức bắt đầu, tôi đã gặp các Ủy viên để xem liệu có ai ủng hộ đề xuất chương trình hay không. Tất cả đều từ chối. Hai người nói với tôi rằng họ cần phải hỗ trợ những nhu cầu cấp thiết hơn, và văn phòng của tôi không thể cạnh tranh với những vấn đề khác đang được họ xem xét. Khi các cuộc thảo luận về ngân sách bắt đầu, việc bổ sung chi tiêu vào ngân sách là vô cùng khó khăn, ngay cả khi chúng cần thiết để duy trì hoạt động hiệu quả của văn phòng kiểm toán của quận.
Khi chuẩn bị ngân sách cho năm tài chính 2021, tôi đã thử một cách tiếp cận khác để bắt đầu cải thiện năng lực của văn phòng mình. Tôi lại đề xuất một chương trình cho phép văn phòng tôi tham gia chương trình College to County và cũng ký hợp đồng với một công ty để nâng cao chất lượng khảo sát văn hóa quận thường xuyên được gửi đến tất cả nhân viên quận. Phần yêu cầu sau này dựa trên công việc của Đơn vị Đánh giá và Nghiên cứu thuộc Ban Quản lý Quận khi họ ký hợp đồng với một chuyên gia về các phương pháp đáp ứng văn hóa. Đối với chương trình này, tôi đã yêu cầu 33.000 đô la. Tôi cũng đề xuất một chương trình thí điểm vị trí tham gia cộng đồng có thời hạn 24 tháng. Đối với chương trình đó, tôi đã yêu cầu 115.000 đô la. Tôi phải làm việc với Văn phòng Chủ tịch để phát triển các chương trình này, điều này không phù hợp do vai trò của văn phòng chúng tôi, nhưng đó cũng là lựa chọn duy nhất của tôi. Chủ tịch đã từ chối đưa các đề xuất này vào ngân sách đề xuất của bà.
Bảng này tóm tắt các yêu cầu mà văn phòng của tôi đã đưa ra trong những năm gần đây và liệu chúng có được tài trợ hay không.
Tôi muốn xác nhận rằng, trong năm tài chính 2023, Chủ tịch Kafoury đã đưa vào đề xuất ngân sách của bà những khoản tăng ngân sách cho văn phòng của tôi. Nếu được đưa vào ngân sách cuối cùng được thông qua, tôi sẽ có thể thuê bốn kiểm toán viên và văn phòng của tôi sẽ nhận được khoảng 0,39% ngân sách chi tiêu quỹ chung, so với 0,29% mà chúng tôi nhận được trong năm nay. Văn phòng của tôi vẫn chưa đủ khả năng để thực hiện công tác giám sát mà quận xứng đáng được hưởng, nhưng chúng tôi sẽ tiến gần hơn đến mục tiêu đó.
Chủ tịch Kafoury đã chỉ đạo tôi xây dựng đề xuất chương trình tuyển dụng thêm kiểm toán viên theo kế hoạch hai năm. Trong năm thứ hai, tôi sẽ yêu cầu thêm năm kiểm toán viên. Nhưng sẽ có một Chủ tịch Quận mới khi tôi xây dựng đề xuất đó. Và không có gì đảm bảo rằng kế hoạch hai năm do Chủ tịch Kafoury đề xuất sẽ thực sự trở thành sự gia tăng năng lực trong hai năm cho văn phòng của tôi. Không có gì đảm bảo rằng văn phòng của tôi sẽ nhận được sự hỗ trợ này trong những năm tới.
Mặc dù tôi rất biết ơn vì văn phòng của tôi sẽ tiến gần hơn đến mức biên chế phù hợp hơn cho một khu vực có quy mô và độ phức tạp như hiện nay, nhưng quy trình mà tôi phải trải qua để đạt được điểm này lại mâu thuẫn trực tiếp với các tiêu chuẩn kiểm toán chính phủ được chấp nhận rộng rãi và dự thảo luật dành cho kiểm toán viên chính quyền địa phương. Mặc dù Chủ tịch Kafoury tuyên bố rằng quy trình hiện tại phù hợp hơn với dự thảo luật so với đề xuất của văn phòng tôi, điều đó là không chính xác. Sự tham gia của Chủ tịch trong việc thiết lập ngân sách cho văn phòng tôi tạo ra mối đe dọa về ảnh hưởng không đáng có đối với văn phòng tôi, như tôi đã mô tả trước đó. Đề xuất của văn phòng tôi phù hợp hơn nhiều với dự thảo luật.
1% để cung cấp dịch vụ trách nhiệm giải trình tốt nhất có thể
Trong buổi thuyết trình ngày 28 tháng 4, người ta cho rằng con số 1% được đề xuất là một con số tùy ý. Điều này là sai. Văn phòng của tôi đã thực hiện rất nhiều phân tích...và nghiên cứu để đưa ra đề xuất ngân sách chi tiêu 1% từ quỹ chung, dựa trên mức trung bình luân chuyển 5 năm, nhằm cung cấp dịch vụ minh bạch và trách nhiệm giải trình tốt nhất cho công chúng. Điều này sẽ mang lại cho công chúng:
- 21 kiểm toán viên có khả năng tập trung vào các lĩnh vực dịch vụ cụ thể (y tế, dịch vụ xã hội, an ninh công cộng, hoạt động nội bộ, tài chính, chính phủ nói chung và các dự án đầu tư).
- 2 điều tra viên đường dây nóng
- 2 thanh tra viên
- Cần có 2 nhân viên phụ trách truyền thông/tham gia cộng đồng để giúp đảm bảo công chúng nắm được công việc đang được thực hiện tại Văn phòng Kiểm toán và đảm bảo có những cơ hội phù hợp về mặt văn hóa để các thành viên cộng đồng có thể tham gia một cách có ý nghĩa vào các cuộc kiểm toán.
- Với một Kiểm toán viên được bầu và 1 trợ lý hành chính, Văn phòng Kiểm toán sẽ có số lượng nhân viên dưới 30 người. Để so sánh, văn phòng này sẽ tương đương với Văn phòng Luật sư Quận, nơi có 26 nhân viên, bao gồm 19 luật sư.
1% không phải là lựa chọn duy nhất
Tuy nhiên, nếu Tiểu ban có những lo ngại về việc phân bổ ngân sách ở mức đó, chúng tôi đã chuẩn bị các công thức khác để quý vị xem xét:
Lưu ý: Các trường hợp trên phản ánh mức lương, thuế, phúc lợi và các chi phí nhân sự khác áp dụng. Thông thường, chi phí liên quan đến nhân sự chiếm khoảng 80% ngân sách của Văn phòng Kiểm toán. Phần còn lại của ngân sách dành cho vật tư và đồ dùng, phí dịch vụ nội bộ bắt buộc và phần lớn các khoản phí liên quan đến cuộc kiểm toán tài chính bên ngoài hàng năm theo yêu cầu của tiểu bang. Văn phòng Kiểm toán nắm giữ hợp đồng này để đảm bảo tính toàn vẹn của cuộc kiểm toán; ban quản lý quận là đối tượng được kiểm toán.
Văn phòng của tôi đề xuất mức 1% ngân sách chi tiêu quỹ chung, tính theo mức trung bình luân chuyển 5 năm, như một phương pháp để đảm bảo dịch vụ tốt nhất liên tục của Kiểm toán viên đối với công chúng. Nhưng nguồn tài trợ ổn định ở bất kỳ mức nào nêu trên đều đáp ứng được các mục tiêu trọng tâm trong đề xuất ngân sách của văn phòng tôi:
- nhằm loại bỏ mối đe dọa ảnh hưởng không chính đáng hiện đang tồn tại trong quy trình ngân sách của quận và làm suy yếu tính độc lập của Kiểm toán viên, và
- để đảm bảo Văn phòng Kiểm toán phát triển tương xứng với quy mô của quận, nhằm cung cấp sự giám sát phù hợp cho công chúng.
Người dân trong quận của chúng ta đã nhiều lần thể hiện sự ủng hộ đối với việc kiểm toán chính phủ. Ví dụ, vào tháng 5 năm 2017, hơn 80% cử tri Portland đã bỏ phiếu sửa đổi Hiến chương để ủng hộ việc tăng cường tính độc lập của Kiểm toán viên Portland. Các ưu tiên thay đổi, các tình huống khẩn cấp đến rồi đi, nhưng công chúng luôn yêu cầu sự minh bạch và trách nhiệm giải trình. Đây là sự nhất quán trong những gì người dân mong muốn từ chính phủ. Ngân sách phản ánh các giá trị và người dân Quận Multnomah nên có cơ hội đóng góp ý kiến về việc cấp kinh phí cho trách nhiệm giải trình và giám sát.
Tôi tin chắc rằng cử tri nên có cơ hội được bày tỏ ý kiến về những đề xuất này. Tôi hy vọng quý vị sẽ cho họ cơ hội đó.
Cảm ơn sự quan tâm của quý vị, và tôi mong được trò chuyện với quý vị vào ngày 12 tháng 5.
Trân trọng,
Jennifer McGuirk, Thạc sĩ Quản lý công, CIA
Kiểm toán viên Quận Multnomah