Bốn năm trước, trong nỗ lực đối mặt và giải quyết một cách có ý nghĩa những bất công, rào cản việc làm và các hoạt động tổ chức gây tổn hại đến người lao động thuộc các nhóm thiểu số và các nhóm bị thiệt thòi khác, Hội đồng Ủy viên Quận Multnomah đã thông qua một Kế hoạch Chiến lược Bình đẳng Lực lượng Lao động toàn diện.
Kế hoạch này đã đề ra nhiều lĩnh vực trọng tâm và khuyến nghị nhằm thay đổi hoạt động và văn hóa của Quận để tạo ra một nơi làm việc công bằng và bình đẳng hơn.
Tuần trước, khi chu kỳ bốn năm đầu tiên của kế hoạch hoàn tất, các lãnh đạo từ Văn phòng Đa dạng và Công bằng đã báo cáo với Hội đồng quản trị về các bước tiếp theo được đề xuất để đổi mới và phát triển kế hoạch công bằng trong bốn năm tới — cùng với một lộ trình chi tiết có thể hướng dẫn các lãnh đạo và nhân viên trên toàn Quận khi họ tiếp tục tiến tới tầm nhìn tổ chức của kế hoạch.
“Nếu chúng ta muốn trở thành một tổ chức khẳng định mình lãnh đạo một cách toàn diện về vấn đề chủng tộc, chúng ta phải thực sự hiểu rằng chúng ta cần thể hiện cam kết đó không chỉ thông qua các nỗ lực tuyển dụng mà còn thông qua một chiến lược giữ chân nhân viên hiệu quả không kém,” Giám đốc phụ trách Đa dạng và Công bằng Joy Fowler phát biểu trước Hội đồng quản trị trong buổi họp báo hôm thứ Ba, ngày 4 tháng 4.
Mặc dù chu kỳ đầu tiên đã chứng kiến sự thực hiện thành công nhiều khuyến nghị ban đầu — ngay cả khi công việc hoàn thành những khuyến nghị khác vẫn đang được tiến hành — bà Fowler thừa nhận rằng Quận phải tiếp tục nỗ lực để giữ chân lực lượng lao động đa dạng của mình. Bà mô tả kế hoạch lực lượng lao động là một trong vô số giải pháp mà Quận phải triển khai để đạt được mục tiêu đó, và cho biết dự án sẽ “tìm cách thu hút tất cả các cấp bậc trong tổ chức” vào quá trình đổi mới.
Nhìn lại quá khứ để cải thiện quy trình trong tương lai.
Giám đốc phụ trách Bình đẳng lực lượng lao động Alejandro Juárez bắt đầu phần trình bày của mình bằng cách nhìn lại quá khứ, mô tả kế hoạch này như một “nhiệm vụ đầy tham vọng” nhằm nâng cao nhận thức của Hội đồng quản trị và toàn bộ Quận về những mối quan tâm của nhân viên thuộc các nhóm thiểu số và các nhóm được pháp luật bảo vệ khác. Ông cho biết, việc giải quyết sự bất bình đẳng về chủng tộc và giai cấp đòi hỏi phải làm việc thông qua chức năng quản lý nhân sự phi tập trung của Quận, trải rộng khắp 10 phòng ban và 10 văn phòng không thuộc phòng ban nào khác.
Ông Juárez cho biết việc thực hiện các khuyến nghị của kế hoạch đòi hỏi phải đầu tư mới vào cơ sở hạ tầng bình đẳng trên toàn Quận — được đề xuất bởi sự hợp tác giữa Văn phòng Đa dạng và Bình đẳng, các Nhóm Nguồn lực Nhân viên của Quận, các quan chức điều hành Quận và các chuyên gia về lĩnh vực này — mà Hội đồng đã tiếp tục hỗ trợ. Các nguồn lực mới này bao gồm việc bổ sung các nhà quản lý bình đẳng trong mỗi phòng ban, thành lập Đơn vị Điều tra Khiếu nại, mở rộng Đơn vị Quyền Dân sự của Văn phòng Đa dạng và Bình đẳng, sửa đổi Trung tâm Nhân sự và cải thiện quy trình hỗ trợ theo Đạo luật Người khuyết tật Hoa Kỳ của tổ chức.
Theo ông Juárez, đề xuất cho Dự án Đổi mới Kế hoạch Chiến lược về Bình đẳng Lực lượng Lao động về cơ bản là "kế hoạch của chúng tôi cho kế hoạch" nhằm xây dựng một chiến lược nhiều năm, điều quan trọng là phải dựa trực tiếp vào cơ sở hạ tầng bình đẳng này và vận dụng những bài học mà tổ chức đã học được trong vài năm qua.
“Nhờ sự hỗ trợ và đầu tư của các bạn vào bình đẳng lực lượng lao động, chúng tôi có thể tận dụng cơ sở hạ tầng này để tiếp tục công việc thực hiện các nỗ lực bình đẳng lực lượng lao động và tiến xa hơn bằng cách tham gia vào quá trình gia hạn WESP cho bốn năm tiếp theo,” ông Juárez nói.
Nỗ lực đổi mới sẽ dựa trên mối quan hệ hợp tác được thiết lập trong chu kỳ đầu tiên của kế hoạch giữa Văn phòng Đa dạng và Công bằng, Phòng Nhân sự Trung ương, các phòng ban của Quận, các Nhóm Nguồn lực Nhân viên, Đơn vị Điều tra Khiếu nại, các công đoàn, Hội đồng và các đối tác cộng đồng khác nhau. Nhóm này sẽ họp thường xuyên trong chín tháng tới để thiết kế chiến lược và đưa ra các khuyến nghị, ông Juárez cho biết.
Trong quá trình xây dựng kế hoạch, nhân viên và các thành viên của Nhóm Nguồn lực Nhân viên đã đưa ra ba chủ đề phản hồi chính: hoạt động, sự gắn kết và truyền thông.
Ông Juárez cho biết sự tham gia – đặc biệt là khả năng của nhân viên trong việc đưa ra phản hồi và đóng góp tích cực vào việc thiết kế và thực hiện kế hoạch – là lĩnh vực đáng lo ngại nhất. Thêm vào đó, nhân viên và những người khác cho rằng cấu trúc ủy ban quá lớn và cồng kềnh, gây khó khăn trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh.
Ông Juárez cho biết, đề xuất đổi mới này tính đến và giải quyết những thách thức đó để cải thiện quy trình, lấy cảm hứng từ các quy trình tham gia lấy sự công bằng làm trung tâm hiện có, chẳng hạn như các Ủy ban Tư vấn Ngân sách Cộng đồng của Quận.
Một Ủy ban Điều hành Đổi mới nhỏ gọn và linh hoạt hơn sẽ đóng vai trò là cơ quan ra quyết định tạm thời để định hướng quá trình này trong chín tháng tới. Ủy ban này — bao gồm các nhân viên từ các sáng kiến về bình đẳng lực lượng lao động toàn quận và các Nhóm Nguồn lực Nhân viên — sẽ xem xét công việc của các nhóm làm việc theo lĩnh vực trọng tâm, báo cáo lại cho các lãnh đạo quận và thường xuyên liên lạc với các phòng ban, Hội đồng, và các văn phòng Kiểm toán, Cảnh sát trưởng và Biện lý Quận.
Quy trình đổi mới gồm ba giai đoạn: Nghiên cứu, Thiết kế, Soạn thảo.
Chuyên viên phân tích chính sách cấp cao về bình đẳng lực lượng lao động, April Rohman, đã trình bày chi tiết lộ trình ba giai đoạn cho quá trình đổi mới, kết thúc bằng bài thuyết trình vào tháng 11 về một loạt các khuyến nghị cập nhật để Hội đồng phê duyệt và thông qua.
Ông Rohman cho biết, tiến độ này sẽ cho phép Quận “thu hút thêm nhiều bên liên quan tham gia vào việc xây dựng và thực hiện Kế hoạch Chiến lược Bình đẳng Lực lượng Lao động tiếp theo”. Và nhờ nền tảng được đặt ra bởi kế hoạch ban đầu và các nỗ lực tham gia của lực lượng lao động trước đây, “chúng ta không bắt đầu một quá trình ‘vượt quá tầm nhìn’”, họ nói. “Đây là một quá trình ưu tiên hóa và xác định chiến lược”.
Ông Rohman cho biết nhóm dự án của Văn phòng Đa dạng và Công bằng đang ở giai đoạn “Nghiên cứu và Triển khai” đầu tiên, kéo dài đến hết tháng Năm. Giai đoạn này tập trung vào việc phân tích các báo cáo đã được ủy thác trước đó, các thực tiễn tốt nhất và đầy triển vọng, kết quả khảo sát nhân viên và các dữ liệu việc làm khác để xác định các vấn đề, chủ đề và chỉ số đánh giá liên quan đến sự công bằng trong lực lượng lao động. Nhóm sẽ phân tích các chủ đề bao gồm tuyển dụng; giữ chân và thôi việc; cấu trúc giám sát của Kế hoạch Chiến lược về Công bằng trong Lực lượng Lao động; và các mối quan tâm dựa trên bản sắc như sự hòa nhập và phúc lợi của nhân viên chuyển giới, cũng như thăng tiến và giữ chân nhân viên da đen và người Mỹ gốc Phi.
Ông Juárez cho biết, ban chỉ đạo sẽ triệu tập các nhóm làm việc theo từng lĩnh vực trọng tâm, “nơi mà công việc sẽ được thực hiện”. Nhóm dự án và ban chỉ đạo sẽ tiến hành quy trình đề cử để tuyển dụng nhân viên từ khắp Quận nhằm xây dựng các nhóm làm việc, và sẽ chú trọng đảm bảo sự đại diện từ các loại nhân viên, nhóm nhân khẩu học và các lĩnh vực trọng tâm khác nhau. Đại diện từ ban chỉ đạo và Văn phòng Đa dạng và Công bằng sẽ đóng vai trò là người liên lạc để hướng dẫn công việc của họ và giúp họ giải quyết bất kỳ vấn đề nào trong quá trình ra quyết định.
Giai đoạn 2, “Thiết kế”, dự kiến diễn ra từ tháng 5 đến tháng 8, và sẽ bắt đầu khi ủy ban và các nhóm làm việc được thành lập. Trong giai đoạn thứ hai này, các ủy ban sẽ tham gia vào các quy trình thiết kế để xem xét các vấn đề tổ chức như nguồn tài chính, năng lực, văn hóa và chính sách, đồng thời sẽ ưu tiên các đề xuất dự thảo cho kế hoạch được đổi mới.
Giai đoạn thứ ba và cũng là giai đoạn cuối cùng “Đề xuất và Phê duyệt” sẽ kéo dài từ tháng 9 đến tháng 11, khi ban chỉ đạo và ban điều hành ưu tiên, xem xét và phê duyệt các khuyến nghị cuối cùng để trình lên Hội đồng quản trị.
Sau khi hoàn thành, Dự án Đổi mới sẽ tạo ra một số sản phẩm đầu ra riêng biệt, bao gồm:
- Một cấu trúc tham gia toàn quận tập trung vào sự công bằng
- Kế hoạch chiến lược về bình đẳng lực lượng lao động trên toàn quận
- Hướng dẫn dành cho các phòng ban khi triển khai thực hiện các khuyến nghị của kế hoạch.
- Đảm bảo sự thống nhất về các giá trị, định nghĩa, khuôn khổ, mục tiêu và phương pháp đánh giá công bằng lực lượng lao động.
- Một cấu trúc liên tục để thu hút sự tham gia của các bên liên quan, giáo dục, xây dựng mối quan hệ và đảm bảo trách nhiệm giải trình xung quanh các ưu tiên về bình đẳng lực lượng lao động.
Kết quả và các bước tiếp theo
Quá trình mà các diễn giả đã trình bày cuối cùng nhằm mục đích mang lại những kết quả rõ ràng và hữu hình; cả Juárez và Rohman đều đề cập đến phản hồi từ các nhân viên, những người cho biết họ không cảm nhận được tác động của kế hoạch ban đầu trong công việc hàng ngày. Rohman cho biết, một quy trình đổi mới được tinh chỉnh, với sự tham gia và trách nhiệm cao hơn, sẽ dẫn đến tác động hữu hình hơn đối với nhân viên.
Các kết quả mong đợi khác từ công tác đổi mới bao gồm cải thiện trải nghiệm làm việc và sự hài lòng cho tất cả nhân viên, cũng như cung cấp dịch vụ hiệu quả hơn cho các cộng đồng mà Quận Multnomah phục vụ.
Ông Rohman cũng cho biết một kế hoạch tập trung sẽ giúp “đảm bảo tất cả các bên liên quan được thông báo và tham gia” — xuất phát từ cam kết của dự án về tính minh bạch trong quy trình và sự tham gia của các bên liên quan. Bộ hoạt động báo cáo và truyền thông mạnh mẽ này sẽ bao gồm:
- Báo cáo tiến độ cho nhà tài trợ dự án và ban lãnh đạo cấp cao.
- Trao đổi với các giám đốc sở và chánh văn phòng của các ủy viên.
- Các “Diễn đàn Bình đẳng” hàng quý dành cho nhân viên phụ trách bình đẳng trên toàn quận.
- Bản tin hàng quý của Văn phòng Đa dạng và Công bằng
- Trang web mới dành cho việc gia hạn Kế hoạch Chiến lược Bình đẳng Lực lượng Lao động.
- Các bài viết trên Wednesday Wire
Nhóm dự án sẽ sớm bắt đầu chia sẻ kế hoạch đổi mới với các bên liên quan trên toàn Quận. Tiếp theo đó sẽ là Diễn đàn Bình đẳng hàng quý đầu tiên trong chuỗi nhiều diễn đàn, đồng thời cũng là sự kiện chính thức khởi động dự án đổi mới. Thông báo về diễn đàn sẽ được đăng tải trên Wednesday Wire và bản tin tiếp theo của Văn phòng Đa dạng và Bình đẳng.
Câu hỏi từ Ban điều hành
Ủy viên Diane Rosenbaum hỏi các thành viên hội đồng xem họ có ý định thu thập ý kiến đóng góp ẩn danh hay không, vì một số vấn đề liên quan đến kế hoạch này có thể khá nhạy cảm.
Ông Juárez cho biết nhóm dự án đang thiết kế một giai đoạn “lấy ý kiến công khai” nội bộ dành cho nhân viên, được thiết lập theo cách đảm bảo tính ẩn danh của các phản hồi. Điều quan trọng là nhóm sẽ đảm bảo tất cả phản hồi đều đến được các nhóm làm việc chuyên trách, ủy ban điều hành và toàn bộ cấu trúc dự án đổi mới.
Nhận thức được những tác hại do sự bất bình đẳng tại nơi làm việc gây ra, Ủy viên Lori Stegmann đã hỏi nhóm dự định sẽ giải quyết như thế nào về sự mất lòng tin mà nhiều nhân viên cảm thấy.
Juárez mô tả dự án đổi mới này như một nỗ lực nhằm “đưa mọi người lại gần nhau và cùng đàm phán về những vấn đề này”. Trong khi kế hoạch trước đó gặp khó khăn trong việc quản lý 100 người thuộc ủy ban chung, thì chu kỳ mới này sẽ dựa vào nhân viên Văn phòng Đa dạng và Công bằng cùng các quản lý về công bằng của các bộ phận để tạo điều kiện thuận lợi cho các quy trình dựa trên hiểu biết về chấn thương tâm lý và một cấu trúc để giải quyết xung đột.
“Mục đích của việc này là để đảm bảo mọi người có những cuộc đối thoại đó và chúng ta chủ động trong cách thức dẫn dắt chúng, đồng thời đảm bảo có thể giải quyết các mối lo ngại — không chỉ là những mối lo ngại về khuyến nghị, mà còn cả những vấn đề mà mọi người gặp phải liên quan đến giá trị hoặc kinh nghiệm trong quá trình này,” ông Juárez cho biết.
“Nhờ cơ sở hạ tầng mà chúng ta đã xây dựng, hiện nay có nhiều người trong Quận là những người thực hành về bình đẳng, sở hữu những kỹ năng mà chúng ta không có khi mới bắt đầu chương trình WESP. Chúng ta muốn đảm bảo tận dụng tối đa điều đó.”
Ủy viên Sharon Meieran đã hỏi làm thế nào mỗi ủy viên có thể thúc đẩy quá trình đổi mới và tăng cường sự tham gia của họ vào dự án.
Giám đốc phụ trách Đa dạng và Công bằng, bà Fowler cho biết bà dự định sẽ gặp gỡ từng ủy viên để cập nhật thông tin và cũng sẽ tham dự các cuộc họp hàng tuần của nhân viên các ủy viên thường xuyên hơn. Bà Fowler cũng cho biết nhân viên của các ủy viên sẽ có nhiều cơ hội hơn để tham gia vào quy trình được nêu trong buổi họp giao ban. Bà Fowler cho biết phản hồi từ các ủy viên sẽ được mong đợi và hoan nghênh trong những lần tương tác này.
Chủ tịch Jessica Vega Pederson cảm ơn các diễn giả về những đóng góp của họ và bày tỏ niềm tự hào khi là nhà tài trợ điều hành cho dự án đổi mới này.
“Tôi biết quá trình này quan trọng như thế nào và việc thực hiện đúng quy trình này là rất cần thiết cho tổ chức của chúng ta cũng như cho rất nhiều nhân viên, những người thực sự muốn đảm bảo rằng tiếng nói của họ được lắng nghe, quan điểm của họ được xem xét và họ thấy được hành động và phản hồi từ ban lãnh đạo trong việc thúc đẩy vấn đề này,” Vega Pederson cho biết.
Mặc dù Quận đã có những cải tiến đáng kể kể từ khi Kế hoạch Chiến lược Bình đẳng Lực lượng Lao động được triển khai — bao gồm việc bổ sung các nhà quản lý bình đẳng trong các phòng ban, các nguồn lực mới có thể giúp nhân viên giải quyết khiếu nại và mở rộng chức năng học tập trong tổ chức — Vega Pederson thừa nhận khối lượng công việc phía trước vẫn còn rất lớn.
“Những gì chúng ta sẽ có được vào tháng 11 chính là sự khởi đầu tiếp theo,” bà nói. “Tôi rất hào hứng với ý tưởng về vị trí hiện tại của chúng ta, về vị trí chúng ta sẽ đạt được vào tháng 11 và về vị trí chúng ta sẽ đạt được trong những năm tiếp theo.”
