Tóm tắt
Thông qua Đường dây nóng về Quản trị Tốt, Văn phòng Kiểm toán Quận đã nhận được một báo cáo liên quan đến Dịch vụ Chăm sóc Động vật của Quận Multnomah. Dựa trên thông tin này, chúng tôi đã xem xét liệu Dịch vụ Chăm sóc Động vật có đang sử dụng các tài khoản bị hạn chế sử dụng để cung cấp dịch vụ cho động vật đang được chăm sóc và trong cộng đồng hay không.
Tài khoản sử dụng hạn chế là những tài khoản có mục đích cụ thể được nêu rõ trong nghị quyết của quận. Các tài khoản sử dụng hạn chế bao gồm tiền quyên góp từ các thành viên cộng đồng, và một trong số đó bao gồm 25.000 đô la được Hội đồng Ủy viên Quận dành riêng mỗi năm.
Cuộc điều tra của chúng tôi cho thấy Sở Dịch vụ Động vật đã không quản lý hoặc giám sát đầy đủ các tài khoản sử dụng hạn chế, dẫn đến việc sử dụng nguồn lực của quận không hiệu quả. Chúng tôi nhận thấy rằng các khoản quyên góp cùng với phân bổ của hội đồng đã vượt quá chi tiêu trong hầu hết các năm đối với mỗi tài khoản sử dụng hạn chế, khiến mỗi tài khoản sử dụng hạn chế đều có số dư chưa sử dụng ngày càng tăng trong gần năm năm qua. Ý nghĩa của điều này không nằm ở bản thân số dư lớn, mà là những gì số dư này cho thấy: những cơ hội bị bỏ lỡ để sử dụng các khoản tiền này nhằm cung cấp các dịch vụ quan trọng và cần thiết cho động vật và cộng đồng. Những người quyên góp cho các tài khoản sử dụng hạn chế này có quyền kỳ vọng rằng số tiền họ quyên góp sẽ được sử dụng vì lợi ích của động vật trong cộng đồng một cách kịp thời. Ngoài ra, nếu hội đồng dành riêng nguồn lực trong một năm nhất định cho một mục đích cụ thể, thì việc kỳ vọng các khoản tiền đó sẽ được sử dụng cho mục đích đó trong năm đó là điều hợp lý.
Chúng tôi khuyến nghị Sở Dịch vụ Động vật nên áp dụng các chính sách và quy trình để quản lý các tài khoản sử dụng hạn chế. Cụ thể, các chính sách và quy trình này cần mô tả cách thức sử dụng số tiền trong các tài khoản đó để mang lại lợi ích cho động vật trong cộng đồng một cách kịp thời. Để đảm bảo các khoản quyên góp được sử dụng đúng như mong đợi và kịp thời, chúng tôi khuyến nghị Sở Dịch vụ Động vật tạm dừng việc kêu gọi quyên góp từ công chúng cho đến khi xây dựng được kế hoạch sử dụng quỹ và có các quy trình, thủ tục để chi tiêu tiền từ các tài khoản sử dụng hạn chế.
Lý lịch
Năm 2009, Văn phòng Ngân sách và Tài chính Quận Multnomah đã chỉ đạo Bộ phận Dịch vụ Động vật ngừng sử dụng các quỹ tín thác mà bộ phận này vẫn dùng để nhận quyên góp, và thiết lập các tài khoản có hạn chế. Các tài khoản có hạn chế này sẽ được đưa vào ngân sách hàng năm của bộ phận, và thẩm quyền chi tiêu cho các tài khoản này đến từ việc hội đồng thông qua ngân sách hàng năm. Văn phòng Ngân sách và Tài chính đã tạo ra bốn tài khoản có hạn chế cho ngân sách năm tài chính 2009 của Bộ phận Dịch vụ Động vật. Đó là:
1. Quỹ Dolly dành cho các chi phí y tế thú y.
2. Quỹ hỗ trợ nhận nuôi thú cưng nhằm tăng số lượng thú cưng được nhận nuôi.
3. Quỹ Ước mơ Nơi trú ẩn nhằm gây quỹ để cải thiện cơ sở vật chất của nơi trú ẩn hiện có và/hoặc xây dựng nơi trú ẩn mới.
4. Quỹ triệt sản/thiến để hỗ trợ chi phí phẫu thuật triệt sản/thiến cho chủ nuôi thú cưng có hoàn cảnh khó khăn về tài chính.
Năm 2015, hội đồng quản trị đã thông qua Nghị quyết số 2015-024. Nghị quyết này bao gồm tuyên bố sau:
Ngày càng nhiều người dân, các tập đoàn công cộng và tư nhân, cùng các quỹ từ thiện đang đóng góp tài chính hào phóng cho Bộ phận Dịch vụ Động vật của Quận Multnomah. Các khoản tiền quyên góp được người quyên góp chỉ định để hỗ trợ Bộ phận trong sứ mệnh cung cấp dịch vụ chăm sóc và điều trị y tế mở rộng cho động vật tại trại cứu hộ, tăng cường các chương trình tiếp cận nhận nuôi, cải thiện cơ sở vật chất của trại cứu hộ, và bổ sung kinh phí cho các dịch vụ y tế và triệt sản/thiến cho những người nuôi thú cưng gặp khó khăn về tài chính.
Nghị quyết này làm rõ cách thức sử dụng các tài khoản này, bao gồm quy định rằng "các khoản tiền nhận được trong Tài khoản Hạn chế sẽ được Bộ phận sử dụng theo cách thức đã được người quyên góp chỉ định". Mô tả về từng quỹ sử dụng hạn chế được cung cấp trên trang web của Dịch vụ Động vật. Khi người quyên góp đóng góp vào một quỹ cụ thể, họ đang đóng góp cho mục đích đã được mô tả của quỹ đó (trừ khi người quyên góp có quy định khác). Ngoài ra, dựa trên nghị quyết của quận, bất kỳ khoản quyên góp nào được thực hiện cho Dịch vụ Động vật mà không có chỉ định cụ thể sẽ được chia đều giữa Quỹ Dolly và Quỹ Hỗ trợ Nhận nuôi.
Ít nhất từ tháng 6 năm 1998, hội đồng đã trích lập nguồn thu từ việc cấp phép nuôi thú cưng để trang trải chi phí cho các chương trình giáo dục cộng đồng và triệt sản của quận với số tiền 25.000 đô la mỗi năm. Số tiền này được phân bổ vào tài khoản sử dụng có hạn chế của Quỹ Triệt sản/Thiến.
Cuộc điều tra
Cáo buộc
Thông qua Đường dây nóng về Quản trị Tốt, Văn phòng Kiểm toán Quận đã nhận được một báo cáo liên quan đến Dịch vụ Chăm sóc Động vật của Quận Multnomah. Báo cáo bao gồm các cáo buộc chung về sự suy giảm các dịch vụ dành cho công chúng và việc chăm sóc động vật trong vài năm qua. Dựa trên báo cáo này, chúng tôi đã xem xét liệu Dịch vụ Chăm sóc Động vật có đang sử dụng các tài khoản hạn chế sử dụng của mình để cung cấp dịch vụ cho động vật đang được chăm sóc và trong cộng đồng hay không.
Phạm vi
Chúng tôi đã xem xét các khoản quyên góp và chi tiêu liên quan đến Quỹ Hỗ trợ Nhận nuôi, Quỹ Dolly và Quỹ Triệt sản/Thiến, kể từ ngày 1 tháng 7 năm 2018. Ngoài ra còn có Quỹ Chăm sóc Mèo con (là một chương trình con của Quỹ Dolly), mà chúng tôi đã đánh giá chung như một phần của Quỹ Dolly. Chúng tôi đã xem xét sơ lược Quỹ Vốn Ước mơ Trại cứu hộ. Vì đây là tài khoản được thiết lập cho các dự án đầu tư vốn, nên chúng tôi không nhất thiết kỳ vọng sẽ thấy chi tiêu thường xuyên. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng các khoản tiền trong tài khoản này có thể được sử dụng không chỉ cho một trại cứu hộ trong tương lai mà còn để cải thiện trại cứu hộ hiện tại.
Chúng tôi đã xem xét dữ liệu Workday liên quan đến các khoản quyên góp vào các tài khoản sử dụng hạn chế và tổng chi tiêu từ các tài khoản đó. (Workday là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp của quận, theo dõi doanh thu và chi tiêu của quận.) Chúng tôi không kiểm tra tính hợp lệ của các khoản chi tiêu. Chúng tôi đã trao đổi với bộ phận Dịch vụ Động vật và bộ phận quản lý tài chính của Sở Dịch vụ Cộng đồng để làm rõ thông tin về các tài khoản này.
Phân tích
Chúng tôi nhận thấy rằng Dịch vụ Động vật không có các chính sách và quy trình rõ ràng để quản lý chi tiêu từ các tài khoản sử dụng hạn chế, cũng như không có kế hoạch rõ ràng về cách sử dụng các khoản quyên góp và phân bổ kinh phí chăm sóc. Kết quả là, các khoản quyên góp từ hàng ngàn cá nhân cũng như các khoản phân bổ kinh phí chăm sóc hàng năm dành cho lợi ích của động vật trong cộng đồng và dưới sự chăm sóc của Dịch vụ Động vật đã không được sử dụng hết năm này qua năm khác.
Dịch vụ chăm sóc động vật không có chính sách và quy trình rõ ràng về việc chi tiêu các quỹ hạn chế sử dụng.
Chính phủ có trách nhiệm quản lý hiệu quả tiền công. Đặc biệt trong trường hợp quản lý tiền quyên góp, có nghĩa vụ ủy thác phải quản lý quỹ một cách cẩn trọng. Các chính sách và thủ tục rõ ràng không chỉ mang lại lợi ích cho chính quyền quận mà còn cho lợi ích cộng đồng. Trong trường hợp này, quận có nghĩa vụ phải xem xét lợi ích của hàng ngàn người đã quyên góp vào một trong ba tài khoản quyên góp có hạn chế sử dụng.
Mặc dù việc phân bổ ngân sách cho hội đồng quản trị không kèm theo các nghĩa vụ ràng buộc như các khoản quyên góp vì hội đồng có thể dễ dàng thu hồi lại số tiền đã phân bổ, nhưng vẫn có giả định rằng các khoản tiền này sẽ được sử dụng theo đúng như đã nêu trong nghị quyết của hội đồng.
Ngoài Nghị quyết 2015-024 và một số hướng dẫn về kế toán và mã hóa cho việc nhận quyên góp, các chính sách và thủ tục của Dịch vụ Động vật không mô tả cách thức chi tiêu các tài khoản quyên góp có hạn chế sử dụng. Mặc dù việc Dịch vụ Động vật giữ lại một số tiền dự trữ là hợp lý, và các khoản quyên góp lớn ở một mức độ nào đó là không thể dự đoán được, nhưng các chính sách và thủ tục rõ ràng sẽ cung cấp cho Dịch vụ Động vật một lộ trình để chi tiêu các khoản quyên góp và các khoản tiền được hội đồng phân bổ.
Các khoản quyên góp và phân bổ ngân sách cho hội đồng quản trị đã không được sử dụng do Dịch vụ Động vật thiếu các chính sách và quy trình rõ ràng.
Chúng tôi nhận thấy rằng các khoản quyên góp cùng với phân bổ ngân sách cho hội đồng quản trị đã vượt quá chi tiêu trong hầu hết các năm đối với mỗi tài khoản sử dụng hạn chế, dẫn đến mỗi tài khoản sử dụng hạn chế đều có số dư chưa sử dụng ngày càng tăng trong gần năm năm qua. Ý nghĩa của điều này không nằm ở bản thân số dư lớn, mà là những gì số dư này cho thấy: những cơ hội bị bỏ lỡ để sử dụng các quỹ này nhằm cung cấp các dịch vụ quan trọng và cần thiết cho động vật và cộng đồng. Ví dụ, mục đích đã nêu của quỹ Triệt sản/Thiến là hỗ trợ các ca phẫu thuật triệt sản/thiến cho các gia đình có thu nhập thấp; thế nhưng, Dịch vụ Động vật chỉ chi hơn 42.000 đô la từ quỹ này trong gần năm năm qua, và quỹ này có số dư hơn 315.000 đô la tính đến giữa tháng 5 năm 2023.
Từ ngày 1 tháng 7 năm 2018 đến giữa tháng 5 năm 2023, Sở Dịch vụ Động vật đã nhận được hơn 2.077.000 đô la vào ba tài khoản sử dụng hạn chế mà chúng tôi đã xem xét. Trong gần năm năm đó, Sở Dịch vụ Động vật chỉ ghi nhận hơn 627.500 đô la (30%) chi tiêu từ các tài khoản này. Tính đến giữa tháng 5 năm 2023, tổng số dư chưa sử dụng hiện tại trên cả ba tài khoản mà chúng tôi đã xem xét là khoảng 2.066.000 đô la.
Kể từ ngày 1 tháng 7 năm 2018, Sở Dịch vụ Động vật đã chi khoảng 30% số tiền quyên góp và quỹ do hội đồng quản trị phân bổ.
Từ ngày 1 tháng 7 năm 2018 đến giữa tháng 5 năm 2023, Dịch vụ Động vật đã nhận được một số khoản quyên góp có giá trị đáng kể. Những khoản quyên góp này bao gồm:
- Trong năm tài chính 2019, MCAS đã nhận được khoản quyên góp 490.000 đô la, được chia cho chương trình Hỗ trợ Nhận con nuôi và Quỹ Dolly, từ một thỏa thuận phân chia tài sản thừa kế.
- Trong năm tài chính 2021, MCAS đã nhận được khoản quyên góp 396.000 đô la, được chia cho chương trình Hỗ trợ Nhận con nuôi và Quỹ Dolly, từ một thỏa thuận phân chia tài sản thừa kế.
- Trong năm tài chính 2022, MCAS đã nhận được khoản quyên góp 142.000 đô la, được chia cho quỹ Hỗ trợ Nhận con nuôi và quỹ Dolly, từ một thỏa thuận phân chia tài sản thừa kế.
- Trong năm tài chính 2023, MCAS đã nhận được khoản quyên góp 43.000 đô la và 50.000 đô la, được chia đều cho chương trình Hỗ trợ Nhận con nuôi và Quỹ Dolly, từ việc giải quyết thừa kế.
Năm tài chính (FY) của quận kéo dài từ ngày 1 tháng 7 đến ngày 30 tháng 6. Năm tài chính 2023 hiện đang được tiến hành.
Quỹ Hỗ trợ Nhận con nuôi
Trong năm năm qua, số tiền quyên góp cho Quỹ Hỗ trợ Nhận con nuôi đã vượt xa chi tiêu, và hiện tại quỹ này vẫn còn số dư chưa sử dụng gần 995.000 đô la.
Chi phí từ Quỹ Hỗ trợ Nhận con nuôi dường như rất nhỏ so với số tiền quyên góp. Từ ngày 1 tháng 7 năm 2018 đến giữa tháng 5 năm 2023, tổng chi phí chỉ chiếm 10% tổng số tiền quyên góp.
Nhìn chung, số tiền quyên góp đã vượt xa chi tiêu trong gần 5 năm mà chúng tôi đã xem xét. Số dư của quỹ này vào cuối năm tài chính 2022 là khoảng 885.000 đô la, và đạt gần 995.000 đô la vào giữa tháng 5 năm 2023.
Quỹ Dolly
Quỹ Dolly đã nhận được hàng nghìn khoản quyên góp, với tổng số tiền hơn 1 triệu đô la trong năm năm qua.
Có vẻ như Quỹ Dolly được sử dụng tích cực hơn các tài khoản quyên góp khác. Nhưng cũng giống như Quỹ Hỗ trợ Nhận con nuôi, số tiền quyên góp cho Quỹ Dolly đã vượt xa chi tiêu trong năm năm qua.
Trong ngân sách năm tài chính 2022, Sở Dịch vụ Động vật đã lập một yêu cầu ngân sách chỉ sử dụng một lần để tận dụng một phần tiền từ Quỹ Dolly. Điều này dẫn đến khoản chi tiêu hàng năm lớn nhất từ bất kỳ tài khoản nào - khoảng 256.000 đô la, chủ yếu dành cho chi phí nhân sự - và dường như là một ví dụ về việc chú trọng có chủ đích đến các tài khoản có thể giúp chi tiêu hiệu quả và tiết kiệm.
Tuy nhiên, số dư của quỹ vào cuối năm tài chính 2022 là khoảng 600.000 đô la, và vào giữa tháng 5 năm 2023 là khoảng 755.000 đô la.
Quỹ triệt sản/thiến
Khoản phân bổ hàng năm của hội đồng quản trị cho quỹ triệt sản/thiến thường không được sử dụng trong hầu hết các năm, dẫn đến số dư chưa sử dụng lên tới hơn 315.000 đô la tính đến giữa tháng 5 năm 2023.
Mặc dù quỹ Triệt sản/Thiến nhận được 25.000 đô la hàng năm từ ngân sách nhà nước, nhưng số tiền quyên góp lại ít hơn nhiều so với quỹ Hỗ trợ Nhận nuôi và quỹ Dolly. Trong năm năm qua tính đến giữa tháng 5 năm 2023, quỹ Triệt sản/Thiến nhận được 125.000 đô la 000 from board cộng thêm khoảng 18.000 đô la tiền quyên góp. Tổng chi phí trong cùng kỳ đó là khoảng 42.000 đô la. Số dư chưa sử dụng của tài khoản tính đến giữa tháng 5 năm 2023 là hơn 315.000 đô la. Việc ban hành các chính sách và thủ tục rõ ràng về việc chi tiêu các khoản tiền quyên góp có thể giúp định hướng việc chi tiêu của quỹ này, và cho phép nhiều gia đình thu nhập thấp trong cộng đồng được hưởng lợi từ việc triệt sản và thiến cho vật nuôi của họ.
Phần kết luận
Bộ phận Dịch vụ Động vật đã không quản lý hoặc giám sát một cách hiệu quả các khoản quyên góp và phân bổ ngân sách cho các tài khoản sử dụng hạn chế, dẫn đến sự thiếu hiệu quả. Trong gần năm năm mà chúng tôi đã xem xét, Bộ phận Dịch vụ Động vật đã nhận được hàng nghìn khoản quyên góp cá nhân, bao gồm cả một số khoản quyên góp rất lớn.
Ngoài ra, trong cùng kỳ này, hội đồng quản trị đã phân bổ 125.000 đô la cho một trong những quỹ sử dụng hạn chế để trang trải chi phí cho các chương trình giáo dục cộng đồng, triệt sản và thiến động vật của quận. Chúng tôi nhận thấy rằng Dịch vụ Động vật đã không sử dụng hiệu quả các khoản quyên góp và phân bổ ngân sách của hội đồng quản trị để cung cấp dịch vụ cho cộng đồng liên quan đến động vật được Dịch vụ Động vật chăm sóc, chỉ chi tiêu khoảng 30% số tiền nhận được từ ngày 1 tháng 7 năm 2018 đến giữa tháng 5 năm tài chính 2023.
Ban quản lý tài chính của Sở Dịch vụ Động vật và Sở Dịch vụ Cộng đồng cho biết có một số yếu tố ảnh hưởng đến khả năng sử dụng quỹ dành riêng cho mục đích cụ thể của Sở Dịch vụ Động vật. Ban quản lý đã nêu ra các nguyên nhân bao gồm ảnh hưởng của việc đóng cửa do dịch COVID-19, năng lực nhân sự hạn chế, khó khăn trong việc thiếu hụt nhân viên, những khoảng trống và thay đổi trong ban lãnh đạo các trung tâm cứu trợ động vật, và thiếu các chính sách và quy trình rõ ràng.
Chúng tôi thừa nhận rằng việc đóng cửa do COVID-19 đã ảnh hưởng đến Dịch vụ Động vật. Cụ thể, trung tâm cứu hộ hầu như đóng cửa với công chúng trong gần ba năm. Tuy nhiên, nhiều dịch vụ có thể được cung cấp bằng quỹ quyên góp không yêu cầu công chúng tiếp cận trung tâm: các sự kiện và quảng cáo nhận nuôi thú cưng, phẫu thuật khẩn cấp và chăm sóc thú y, và phẫu thuật triệt sản/thiến cho các thành viên cộng đồng có thu nhập thấp. Theo chúng tôi, việc không sử dụng quỹ quyên góp dường như chủ yếu là do thiếu các chính sách, thủ tục và kế hoạch rõ ràng.
Cần lưu ý rằng Giám đốc Dịch vụ Động vật hiện tại và Quản lý Tài chính của Sở Dịch vụ Cộng đồng đều mới nhậm chức, và trong phần lớn thời gian chúng tôi xem xét, họ không chịu trách nhiệm giám sát các tài khoản sử dụng hạn chế. Ban quản lý hiện tại bày tỏ sự quan tâm và sẵn sàng áp dụng các chính sách và thủ tục để sử dụng các tài khoản sử dụng hạn chế một cách hiệu quả và tiết kiệm hơn.
Các khuyến nghị
1. Trong vòng ba tháng, Sở Dịch vụ Động vật cần ban hành các chính sách và quy trình để đảm bảo các tài khoản sử dụng hạn chế được quản lý và giám sát thường xuyên, nhằm đảm bảo các khoản quyên góp và phân bổ ngân sách của hội đồng quận cho Sở Dịch vụ Động vật được sử dụng kịp thời vì lợi ích của động vật và cộng đồng.
2. Sở Dịch vụ Động vật nên tạm dừng việc kêu gọi quyên góp từ công chúng cho đến khi xây dựng được kế hoạch sử dụng nguồn quỹ, cũng như có quy trình và thủ tục chi tiêu quỹ từ các tài khoản sử dụng hạn chế. Điều này sẽ giúp đảm bảo các khoản quyên góp được sử dụng đúng mục đích và kịp thời.
Giới thiệu về Đường dây nóng Điều tra
Điều tra đường dây nóng không phải là kiểm toán. Chúng tôi tuân thủ các quy trình chi tiết của mình trong việc điều tra các thông tin báo cáo qua đường dây nóng, bao gồm xem xét sơ bộ thông tin và tiến hành điều tra khi việc xem xét sơ bộ cho thấy cần thiết.
Chúng tôi tuân thủ tất cả các yêu cầu của Điều khoản 297.765 của Bộ luật sửa đổi Oregon, Chính sách và Thủ tục dành cho Đường dây nóng về chất thải của Chính quyền địa phương . Việc tuân thủ ORS 297.765 yêu cầu chúng tôi phải xác định bằng văn bản xem có hoạt động nào đang diễn ra cấu thành sự lãng phí, thiếu hiệu quả hoặc lạm dụng hay không. Điều khoản này cho phép chúng tôi đưa thêm các thông tin liên quan khác vào quyết định của mình. Khi chúng tôi xác định rằng đã xảy ra sự lãng phí, thiếu hiệu quả hoặc lạm dụng, chúng tôi phải gửi kết quả điều tra của mình cho Hội đồng Ủy viên Quận.