Resumen ejecutivo
A través de la Línea Directa de Buen Gobierno, la Oficina del Auditor del Condado recibió un informe sobre el Servicio para Animales del Condado de Multnomah. Con base en la información, revisamos si el Servicio para Animales estaba utilizando sus cuentas de uso restringido para brindar servicios a los animales bajo su cuidado y en la comunidad.
Las cuentas de uso restringido son cuentas con fines específicos, según lo estipulado en una resolución del condado. Estas cuentas incluyen donaciones de miembros de la comunidad, y una de ellas incluye $25,000 que la Junta de Comisionados del Condado reserva anualmente.
Nuestra investigación reveló que Servicios para Animales no gestionó ni supervisó adecuadamente las cuentas de uso restringido, lo que resultó en un uso ineficiente de los recursos del condado. Descubrimos que, en la mayoría de los años, las donaciones, junto con las asignaciones de la junta, han superado el gasto en cada una de las cuentas de uso restringido, lo que ha dejado a cada cuenta con saldos no utilizados cada vez mayores durante los últimos casi cinco años. La importancia de esto no radica en los grandes saldos en sí, sino en lo que estos indican: la pérdida de oportunidades para utilizar estos fondos para brindar servicios importantes y necesarios a los animales y a la comunidad. Quienes donan a estas cuentas de uso restringido tienen la expectativa razonable de que el dinero que donan se utilizará en beneficio de los animales de la comunidad de manera oportuna. Además, si la junta reserva recursos en un año determinado para un propósito específico, es razonable esperar que esos fondos se utilicen para ese propósito durante ese año.
Recomendamos que Servicios para Animales adopte políticas y procedimientos para la gestión de las cuentas de uso restringido. En particular, estas políticas y procedimientos deben describir cómo se invertirán los fondos de las cuentas en beneficio de los animales de la comunidad de manera oportuna. Para garantizar que las donaciones se utilicen según lo previsto y de manera oportuna, recomendamos que Servicios para Animales suspenda la solicitud de donaciones del público hasta que desarrolle un plan para el uso de los fondos y cuente con procesos y procedimientos para el gasto de los fondos de las cuentas de uso restringido.
Fondo
En 2009, la Oficina de Presupuesto y Finanzas del Condado de Multnomah ordenó a la División de Servicios para Animales que suspendiera los fondos fiduciarios que utilizaba para recibir donaciones y que estableciera cuentas restringidas. Estas cuentas deben incluirse en el presupuesto anual de la división, y la autorización de gastos para ellas se deriva de la aprobación del presupuesto anual por parte de la junta. La Oficina de Presupuesto y Finanzas creó cuatro cuentas restringidas para el presupuesto de la División de Servicios para Animales del año fiscal 2009. Estas son:
1. Fondo de Dolly para gastos médicos veterinarios.
2. Fondo de Promoción para la Adopción para incrementar las adopciones de mascotas.
3. Fondo Shelter Dreams para recaudar fondos para mejoras de capital al refugio existente y/o fondos para un nuevo refugio.
4. Fondo de esterilización y castración para complementar las cirugías de esterilización y castración para dueños de mascotas con necesidades económicas.
En 2015, la junta aprobó la Resolución n.º 2015-024. Esta resolución incluía la siguiente declaración:
Un número creciente de ciudadanos, corporaciones públicas y privadas, y fundaciones realizan generosas contribuciones financieras privadas a la División de Servicios para Animales del Condado de Multnomah. Los fondos donados son destinados por los donantes a apoyar a la División en su misión de brindar mayor atención y tratamiento médico a los animales del refugio, mejorar los programas de adopción, mejorar las instalaciones del refugio y complementar la financiación de servicios médicos y de esterilización/castración para dueños de mascotas con necesidades económicas.
La resolución aclara cómo deben utilizarse estas cuentas, incluyendo que "los fondos recibidos en las Cuentas Restringidas serán utilizados por la División de la manera expresamente designada por el donante". Una descripción de cada fondo de uso restringido se encuentra en el sitio web de Servicios para Animales. Cuando un donante dona a un fondo específico, lo hace para el propósito descrito de ese fondo (a menos que el donante estipule lo contrario). Además, según la resolución del condado, cualquier donación a Servicios para Animales que no tenga una designación específica se dividirá equitativamente entre el Fondo de Dolly y el Fondo de Apoyo para la Adopción.
Desde al menos junio de 1998, la junta ha reservado $25,000 anuales de los ingresos generados por las licencias de mascotas para cubrir el costo de los programas públicos de educación, esterilización y castración del condado. Estos fondos se han asignado a la cuenta de uso restringido del Fondo de Esterilización y Castración.
Investigación
Alegación
A través de la Línea Directa de Buen Gobierno, la Oficina del Auditor del Condado recibió un informe sobre el Servicio para Animales del Condado de Multnomah. El informe incluía denuncias generales sobre la disminución de los servicios disponibles al público y el cuidado de los animales en los últimos años. Con base en el informe, revisamos si el Servicio para Animales estaba utilizando sus cuentas de uso restringido para brindar servicios a los animales bajo su cuidado y en la comunidad.
Alcance
Revisamos las donaciones y los gastos del Fondo de Apoyo para la Adopción, el Fondo de Dolly y el Fondo de Esterilización/Castración desde el 1 de julio de 2018. También existe un Fondo de Triaje de Gatitos (un subprograma del Fondo de Dolly), que evaluamos colectivamente como parte de este. Analizamos brevemente el Fondo de Capital para Sueños de Refugio. Al ser una cuenta creada para proyectos de capital, no prevemos necesariamente un gasto continuo. Sin embargo, cabe destacar que los fondos de esta cuenta pueden utilizarse no solo para un futuro refugio, sino también para mejoras en el refugio actual.
Revisamos los datos de Workday sobre las donaciones a las cuentas de uso restringido y el gasto total de las cuentas. (Workday es el sistema de planificación de recursos empresariales del condado y registra los ingresos y gastos del condado). No verificamos la admisibilidad de los gastos. Nos comunicamos con la gerencia financiera de Servicios para Animales y del Departamento de Servicios Comunitarios para aclarar la información sobre las cuentas.
Análisis
Descubrimos que Servicios para Animales no contaba con políticas ni procedimientos claros para gestionar los gastos de las cuentas de uso restringido, ni con planes claros sobre cómo utilizar las donaciones y las asignaciones para alojamiento. Como resultado, las donaciones de miles de personas, así como las asignaciones anuales para alojamiento, destinadas al beneficio de los animales de la comunidad y bajo el cuidado de Servicios para Animales, se dejaban sin utilizar año tras año.
Los Servicios para Animales no contaban con políticas y procedimientos claros para gastar fondos de uso restringido
Los gobiernos tienen la responsabilidad de gestionar eficazmente el dinero público. En particular, en el caso de la gestión de donaciones, existe el deber fiduciario de administrar los fondos con cuidado. Unas políticas y procedimientos claros benefician no solo a la administración del condado, sino también a los intereses de la comunidad. En este caso, el condado tiene el deber de considerar los intereses de las miles de personas que donaron a una de las tres cuentas de donaciones de uso restringido.
Si bien las asignaciones de la junta no conllevan las mismas obligaciones que las donaciones, ya que la junta puede desasignar fondos con la misma facilidad, se supone que estos fondos se utilizarán como se describe en las resoluciones de la junta.
Aparte de la Resolución 2015-024 y algunas directrices sobre contabilidad y codificación para la recepción de donaciones, las políticas y procedimientos de Servicios para Animales no describen cómo deben gastarse las cuentas de donaciones de uso restringido. Si bien sería razonable que Servicios para Animales mantuviera algunos fondos en reserva, y las donaciones cuantiosas son, hasta cierto punto, impredecibles, contar con políticas y procedimientos claros habría proporcionado a Servicios para Animales una vía para gastar las donaciones y los fondos asignados por la junta.
Las donaciones y asignaciones de la junta no se han utilizado como resultado de la falta de políticas y procedimientos claros por parte de Servicios para Animales.
Descubrimos que, en la mayoría de los años, las donaciones, junto con las asignaciones de la junta, han superado los gastos en cada una de las cuentas de uso restringido, lo que ha dejado a cada una de ellas con saldos no utilizados cada vez mayores durante los últimos casi cinco años. La importancia de esto no reside en los grandes saldos en sí, sino en lo que estos indican: la pérdida de oportunidades para utilizar estos fondos para brindar servicios importantes y necesarios a los animales y a la comunidad. El propósito declarado del fondo de esterilización y castración, por ejemplo, es apoyar las cirugías de esterilización y castración para familias de bajos ingresos; sin embargo, Servicios para Animales gastó poco más de $42,000 de este fondo en los últimos casi cinco años, y el fondo tenía un saldo de más de $315,000 a mediados de mayo de 2023.
Desde el 1 de julio de 2018 hasta mediados de mayo de 2023, Servicios para Animales recibió más de $2,077,000 en las tres cuentas de uso restringido que revisamos. Durante esos casi cinco años, Servicios para Animales registró gastos de poco más de $627,500 (30%) en estas cuentas. A mediados de mayo de 2023, el total de saldos no utilizados en las tres cuentas que revisamos ascendía a aproximadamente $2,066,000.
Servicios para Animales ha gastado aproximadamente el 30% de las donaciones y los fondos asignados por la junta que ha recibido desde el 1 de julio de 2018
Desde el 1 de julio de 2018 hasta mediados de mayo de 2023, Servicios para Animales recibió importantes donaciones económicas. Estas donaciones incluyeron:
- En el año fiscal 2019, MCAS recibió una donación de $490,000, dividida entre Adoption Outreach y Dolly's Fund, proveniente de un acuerdo sucesorio.
- En el año fiscal 2021, MCAS recibió una donación de $396,000, dividida entre Adoption Outreach y Dolly's Fund, proveniente de un acuerdo sucesorio.
- En el año fiscal 2022, MCAS recibió una donación de $142,000, dividida entre el fondo Adoption Outreach y el Fondo Dolly, proveniente de un acuerdo sucesorio.
- En el año fiscal 2023, MCAS recibió una donación de $43,000 y $50,000, ambas divididas entre Adoption Outreach y Dolly's Fund, provenientes de acuerdos sucesorios.
El año fiscal (AF) del condado se extiende del 1 de julio al 30 de junio. El año fiscal 2023 está actualmente en proceso.
Fondo de extensión para la adopción
Las donaciones al Fondo de Extensión para la Adopción han superado con creces los gastos en los últimos cinco años, y la cuenta actualmente tiene un saldo no gastado de casi $995,000.
Los gastos del Fondo de Apoyo a la Adopción parecen mínimos en comparación con las donaciones. Desde el 1 de julio de 2018 hasta mediados de mayo de 2023, los gastos totales representaron tan solo el 10 % del total de donaciones.
En general, las donaciones superaron significativamente los gastos durante los casi cinco años que analizamos. El saldo de este fondo al final del año fiscal 2022 era de aproximadamente $885,000 y a mediados de mayo de 2023 era de casi $995,000.
Fondo de Dolly
El Fondo de Dolly recibió miles de donaciones, por un total de más de $1 millón en los últimos cinco años.
Parece que el Fondo de Dolly se utilizó más activamente que las demás cuentas de donaciones. Pero, al igual que con el Fondo de Apoyo a la Adopción, las donaciones al Fondo de Dolly han superado con creces los gastos en los últimos cinco años.
En el presupuesto del año fiscal 2022, Servicios para Animales elaboró una solicitud presupuestaria única para utilizar parte del dinero del Fondo Dolly. Esto resultó en el mayor gasto anual de todas las cuentas (aproximadamente $256,000, principalmente para gastos de personal) y parece ser un ejemplo de cómo una atención deliberada a las cuentas puede contribuir a un gasto eficiente y eficaz.
Sin embargo, el saldo del fondo al final del año fiscal 2022 era de aproximadamente $600,000 y alrededor de $755,000 a mediados de mayo de 2023.
Fondo de esterilización y castración
Las asignaciones anuales de la junta no se gastan en la mayoría de los años para el fondo de esterilización y castración, lo que crea un saldo no gastado de más de $315,000 a mediados de mayo de 2023.
Si bien el fondo de esterilización y castración recibe $25,000 anuales de las asignaciones de la junta directiva, recibe mucho menos dinero en donaciones en comparación con los fondos de Adopción y de Dolly. Durante los últimos cinco años, hasta mediados de mayo de 2023, el fondo de esterilización y castración recibió $ 000 from board además de aproximadamente $18,000 en donaciones. Los gastos totales durante ese mismo período fueron de aproximadamente $42,000. El saldo no utilizado de la cuenta superaba los $315,000 a mediados de mayo de 2023. Adoptar políticas y procedimientos claros para el gasto de las cuentas de donaciones podría ayudar a dirigir el gasto de este fondo y permitir que más familias de bajos ingresos de la comunidad se beneficien de las cirugías de esterilización y castración para sus animales.
Conclusión
Servicios para Animales no gestionó ni supervisó adecuadamente las donaciones y las asignaciones de la junta a las cuentas de uso restringido, lo que generó ineficiencia. Servicios para Animales recibió miles de donaciones individuales durante el período de casi cinco años que revisamos, incluyendo algunas donaciones muy cuantiosas.
Además, la junta asignó $125,000 durante este mismo período a uno de los fondos de uso restringido para cubrir el costo de los programas públicos de educación, esterilización y castración del condado. Descubrimos que Servicios para Animales no utilizó eficazmente las donaciones ni las asignaciones de la junta para brindar servicios a la comunidad relacionados con los animales bajo su cuidado, gastando solo alrededor del 30% de los fondos recibidos desde el 1 de julio de 2018 hasta mediados de mayo del año fiscal 2023.
La gerencia de Finanzas de Servicios para Animales y del Departamento de Servicios Comunitarios nos informó que varios factores influyeron en la capacidad de Servicios para Animales para gastar los fondos de uso restringido. La gerencia mencionó el impacto del cierre por la COVID-19, la capacidad limitada de personal, la escasez de personal, las deficiencias y los cambios en la dirección del refugio, y la falta de políticas y procedimientos claros.
Aceptamos que el impacto del cierre por la COVID-19 afectó a Servicios para Animales. En particular, el refugio estuvo prácticamente cerrado al público durante casi tres años. Sin embargo, muchos de los servicios que podrían haberse prestado con fondos de donaciones no requerían acceso público al refugio: eventos de difusión y publicidad para la adopción, cirugías de emergencia y atención veterinaria, y cirugías de esterilización y castración para miembros de la comunidad de bajos ingresos. En nuestra opinión, la falta de uso de los fondos de la cuenta de donaciones parece deberse en gran medida a la falta de políticas, procedimientos y planificación claros.
Cabe destacar que el actual Director de Servicios para Animales y el Gerente de Finanzas del Departamento de Servicios Comunitarios son nuevos en sus puestos y, durante la mayor parte del período de nuestra revisión, no fueron responsables de la supervisión de las cuentas de uso restringido. La gerencia actual expresó su interés y disposición para adoptar políticas y procedimientos para gastar las cuentas de uso restringido de manera más eficiente y eficaz.
Recomendaciones
1. Servicios para Animales, dentro de tres meses, debe implementar políticas y procedimientos para garantizar que las cuentas de uso restringido reciban administración y supervisión regulares, para asegurar que las donaciones y asignaciones de la junta del condado a Servicios para Animales se utilicen de manera oportuna para el beneficio de los animales y los miembros de la comunidad.
2. Servicios para Animales debe suspender la solicitud de donaciones del público hasta que desarrolle un plan para el uso de los fondos y cuente con procesos y procedimientos para el gasto de los fondos de las cuentas de uso restringido. Esto ayudará a garantizar que las donaciones se utilicen según lo previsto y de manera oportuna.
Acerca de las investigaciones de la línea directa
Una investigación de la línea directa no es una auditoría. Seguimos nuestros procedimientos detallados para la investigación de denuncias de la línea directa, que incluyen una revisión preliminar de la denuncia y una investigación cuando dicha revisión preliminar lo indica necesario.
Cumplimos con todos los requisitos del Estatuto Revisado de Oregón 297.765, Políticas y Procedimientos para las Líneas Directas de Residuos de los Gobiernos Locales . Nuestro cumplimiento con el ORS 297.765 nos exige determinar por escrito si se están llevando a cabo actividades que constituyan desperdicio, ineficiencia o abuso. El estatuto nos permite incluir otra información pertinente en nuestra determinación. Cuando determinamos que se ha producido desperdicio, ineficiencia o abuso, debemos presentar nuestras conclusiones a la Junta de Comisionados del Condado.