Kiểm toán viên chấp nhận các trách nhiệm được quy định trong Bộ luật Quận.
Bộ luật Quận
Đường dây nóng Chính phủ tốt
(Nghị định số 1317, được bổ sung ngày 03/08/2023)
§ 25.910 ĐƯỜNG DÂY NÓNG ĐƯỢC THIẾT LẬP.
Đường dây nóng báo cáo lãng phí, thiếu hiệu quả và lạm dụng (“đường dây nóng”) được thiết lập theo ORS 297.760.
§ 25.920 MỤC ĐÍCH: PHƯƠNG PHÁP LẬP BÁO CÁO.
Mục đích của đường dây nóng là tạo ra một cơ chế để nhân viên và công chúng báo cáo những hành vi lãng phí, thiếu hiệu quả và lạm dụng bị nghi ngờ của Quận và các quan chức, nhân viên và nhà thầu của Quận. Ngoài việc báo cáo qua đường dây nóng, báo cáo cũng có thể được thực hiện bằng bất kỳ phương pháp nào khác, bao gồm cả email.
§ 25.930 VẬN HÀNH ĐƯỜNG DÂY NÓNG.
(A) Đường dây nóng sẽ do Kiểm toán viên vận hành, với sự đồng ý của họ. Là một phần của việc vận hành đường dây nóng, các chính sách và thủ tục sẽ được thiết lập.
(B) Đường dây nóng sẽ được vận hành theo các hướng dẫn được quy định trong ORS 297.760 và ORS 297.765.
§ 25.940 CHUYỂN GIAO CHO CHỦ TỊCH.
Các báo cáo liên quan đến các vấn đề lao động và việc làm, bao gồm cả các vi phạm tiềm tàng về nhân sự của Quận.
Các quy định, thỏa ước lao động tập thể hoặc luật lao động sẽ được trình lên Chủ tịch.
Ủy ban Kiểm toán
(Nghị định số 1101, bổ sung, ngày 18/10/2007)
§ 3.501 ĐỊNH NGHĨA.
Đối với mục đích của các điều khoản MCC §§ 3.500 đến 3.505, các định nghĩa sau đây được áp dụng trừ khi ngữ cảnh yêu cầu một ý nghĩa khác:
CƠ QUAN. Đơn vị được kiểm toán. Đó có thể là toàn bộ Quận, hoặc một phòng ban, văn phòng, bộ phận, chương trình hoặc quỹ cụ thể. Trong một số trường hợp, nó cũng có thể bao gồm các đơn vị báo cáo hoạt động hoàn toàn bên ngoài tổ chức của Quận.
KIỂM TOÁN VIÊN BÊN NGOÀI. Kế toán viên công chứng (CPA) hoặc công ty kế toán chịu trách nhiệm thực hiện kiểm toán.
KIỂM TOÁN. Việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động của một cơ quan do kiểm toán viên bên ngoài thực hiện nhằm xác định rằng các hoạt động tài chính được tiến hành đúng cách, các báo cáo tài chính được trình bày theo các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung và cơ quan đó tuân thủ các luật và quy định hiện hành. Ngoài ra, kiểm toán có thể bao gồm việc kiểm tra và đánh giá tính đầy đủ tổng thể của hệ thống kiểm soát tài chính nội bộ.
NGOẠI LỆ. Bất kỳ phát hiện kiểm toán nào yêu cầu hành động khắc phục được nhận trong báo cáo kiểm toán cuối cùng, cũng như bất kỳ khuyến nghị và đề xuất bằng văn bản nào nhận được từ kiểm toán viên do kết quả kiểm toán.
QUẢN LÝ. Trưởng phòng hoặc trưởng bộ phận.
(Nghị định số 1101, bổ sung, ngày 18/10/2007)
§ 3.502 THÀNH LẬP ỦY BAN.
Ủy ban Kiểm toán được thành lập để đóng vai trò liên lạc giữa Hội đồng quản trị, kiểm toán viên độc lập bên ngoài và ban quản lý, vì nhiệm vụ của họ liên quan đến kế toán tài chính, báo cáo, kiểm soát nội bộ và tuân thủ quy định.
(Nghị định số 1101, bổ sung, ngày 18/10/2007)
§ 3.503 NHIỆM VỤ.
(A) Ủy ban hỗ trợ Hội đồng trong việc xem xét các chính sách kế toán và thực tiễn báo cáo của quận liên quan đến Báo cáo Tài chính Toàn diện Hàng năm của quận. Ủy ban là đại diện của quận trong việc đảm bảo tính độc lập của các kiểm toán viên bên ngoài của quận, tính liêm chính của ban quản lý và tính đầy đủ của các thông tin công bố cho công chúng.
(B) Ủy ban họp ít nhất hai lần mỗi năm và nhiều lần hơn nếu xét thấy cần thiết để:
(1) Xem xét, trước khi kiểm toán hàng năm, phạm vi và mức độ tổng quát của cuộc kiểm tra dự kiến của kiểm toán viên bên ngoài, bao gồm cả thư cam kết của họ.
(2) Xem xét với ban quản lý và kiểm toán viên bên ngoài, sau khi họ hoàn thành kiểm toán, kết quả tài chính cho năm trước khi trình bày cho Hội đồng quản trị. Việc xem xét này nên bao gồm:
(a) Báo cáo tài chính thường niên toàn diện của quận và các thông tin bổ sung được yêu cầu theo Nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung (GAAP).
(b) Các giao dịch quan trọng không thuộc hoạt động thường nhật của quận.
(c) Việc lựa chọn và thay đổi, nếu có trong năm, các nguyên tắc kế toán của quận hoặc việc áp dụng chúng.
(d) Điều chỉnh quan trọng do kiểm toán viên bên ngoài đề xuất.
(e) Bất kỳ sự bất đồng nào giữa kiểm toán viên bên ngoài và ban quản lý về các vấn đề có thể ảnh hưởng đáng kể đến báo cáo tài chính của quận hoặc báo cáo kiểm toán.
(f) Những khó khăn gặp phải trong quá trình thực hiện kiểm toán.
(g) Vi phạm luật liên bang và tiểu bang, quy định của Quận và các thỏa thuận hợp đồng được báo cáo bởi kiểm toán viên bên ngoài.
(3) Yêu cầu ban quản lý đưa ra ý kiến về khả năng đáp ứng của kiểm toán viên bên ngoài đối với nhu cầu của quận. Hỏi kiểm toán viên xem có bất đồng nào với ban quản lý mà nếu không được giải quyết thỏa đáng thì sẽ khiến họ đưa ra báo cáo không chuẩn về báo cáo tài chính của quận hay không.
(4) Xem xét với kiểm toán viên bên ngoài về hiệu quả hoạt động của nhân viên tài chính và kế toán của quận và bất kỳ khuyến nghị nào mà kiểm toán viên bên ngoài có thể đưa ra. Các chủ đề cần xem xét trong cuộc thảo luận này bao gồm cải thiện kiểm soát tài chính nội bộ, kiểm soát việc tuân thủ, lựa chọn nguyên tắc kế toán và hệ thống báo cáo tài chính.
(5) Xem xét phản hồi bằng văn bản của ban quản lý đối với “thư nhận xét và khen ngợi” từ kiểm toán viên bên ngoài và thảo luận với ban quản lý về tình trạng thực hiện các khuyến nghị của kỳ trước và các kế hoạch hành động khắc phục.
(6) Đảm bảo báo cáo cuối cùng được trình lên Hội đồng quản trị trong vòng 90 ngày kể từ khi hoàn thành kiểm toán. Khi được trình lên Hội đồng quản trị, báo cáo kiểm toán sẽ được
Được coi là hoàn thành.
(7) Đề xuất với Hội đồng quản trị những sửa đổi cần thực hiện đối với các chính sách tài chính của quận hoặc
kiểm soát nội bộ.
(8) Đề xuất với Hội đồng quản trị các gia hạn hoặc thay đổi thích hợp về nhiệm vụ của Ủy ban.
(9) Hỗ trợ lựa chọn kiểm toán viên bên ngoài:
(a) Việc lựa chọn kiểm toán viên bên ngoài phải được thực hiện theo Quy chế sửa đổi của Oregon (ORS) và các thủ tục, quy tắc và quy định mua sắm của Quận Multnomah liên quan đến các thủ tục lựa chọn phù hợp.
(b) Sau khi tham khảo ý kiến của Ủy ban, Kiểm toán viên Quận sẽ yêu cầu đề xuất từ kiểm toán viên bên ngoài ít nhất 5 năm một lần cho Báo cáo Tài chính Toàn diện Hàng năm của quận.
(c) Ủy ban sẽ xem xét các phản hồi đối với yêu cầu chào giá và đưa ra khuyến nghị cho Hội đồng quản trị về việc lựa chọn kiểm toán viên bên ngoài.
(10) Áp dụng các quy tắc hoặc điều lệ phù hợp với bộ luật này và tất cả các luật tiểu bang và liên bang để vận hành.
(Nghị định 1269, sửa đổi ngày 7/3/2019; Nghị định 1101, bổ sung ngày 18/10/2007)
§ 3.504 THÀNH VIÊN.
(A) Ủy ban bao gồm:
(1) Chủ tịch quận hoặc người được ủy quyền.
(2) Một Ủy viên Quận do Chủ tịch bổ nhiệm.
(3) Kiểm toán viên quận (Không có quyền biểu quyết).
(4) Một thành viên cộng đồng độc lập do Chủ tịch bổ nhiệm.
(5) Bốn thành viên cộng đồng độc lập do Kiểm toán viên Quận đề xuất cho Chủ tịch Quận để bổ nhiệm.
(6) Giám đốc Tài chính Quận (Không có quyền biểu quyết).
(B) Việc bổ nhiệm các thành viên có quyền bỏ phiếu sẽ do Chủ tịch Quận thực hiện với sự chấp thuận của Hội đồng Ủy viên Quận.
(C) Mỗi thành viên cộng đồng sẽ phục vụ nhiệm kỳ ba năm. Nhiệm kỳ bắt đầu từ khi được bổ nhiệm và diễn ra đồng thời với quy trình kiểm toán hàng năm của quận. Việc bổ nhiệm sẽ được sắp xếp so le. Không thành viên cộng đồng nào được phục vụ quá hai nhiệm kỳ liên tiếp.
(D) Việc lựa chọn Ủy ban Kiểm toán sẽ được thiết kế để đảm bảo mức độ độc lập tối đa cho quá trình quản lý kiểm toán. Ít nhất một trong năm thành viên cộng đồng độc lập phải có chuyên môn về tài chính. Các thành viên có quyền bỏ phiếu phải cư trú tại Quận Multnomah.
(E) Các thành viên của Ủy ban không được có bất kỳ lợi ích tài chính hoặc đầu tư nào trong bất kỳ vấn đề nào liên quan đến việc lựa chọn kiểm toán viên bên ngoài.
(F) Nhân viên của Quận Multnomah và nhân viên của bất kỳ tổ chức nào cung cấp hoặc đấu thầu dịch vụ hợp đồng kiểm toán cho Quận Multnomah không phải là
đủ điều kiện trở thành thành viên của Ủy ban.
(G) Ủy ban bầu hoặc bổ nhiệm một chủ tịch để chủ trì tất cả các cuộc họp. Ủy ban chỉ định một người làm chủ tịch đắc cử để chủ trì với tư cách là phó chủ tịch.
(Nghị định số 1269, sửa đổi ngày 07/03/2019; Nghị định số 1101, bổ sung ngày 18/10/2007)
§ 3.505 NHÂN VIÊN.
Văn phòng Kiểm toán Quận cung cấp hỗ trợ kỹ thuật và hành chính cho Ủy ban.
(Nghị định số 1101, bổ sung, ngày 18/10/2007)