El Auditor consiente las responsabilidades en el Código del Condado.
Código del condado
Línea directa de buen gobierno
(Orden 1317, Añadida el 8/03/2023)
§ 25.910 LÍNEA DIRECTA ESTABLECIDA.
La línea directa de denuncia de desperdicios, ineficiencias y abusos (“línea directa”) se establece de conformidad con ORS 297.760.
§ 25.920 PROPÓSITO: MÉTODO DE ELABORACIÓN DE INFORMES.
El propósito de la línea directa es crear un mecanismo para que los empleados y el público denuncien presuntos despilfarro, ineficiencias y abusos por parte del Condado, sus funcionarios, empleados y contratistas. Además de las denuncias realizadas a través de la línea directa, se pueden realizar por cualquier otro medio, incluido el correo electrónico.
§ 25.930 FUNCIONAMIENTO DE LA LÍNEA DIRECTA.
(A) La línea directa será operada por el Auditor, con su consentimiento. Como parte de su funcionamiento, se establecerán políticas y procedimientos.
(B) La línea directa funcionará de acuerdo con las pautas establecidas en ORS 297.760 y ORS 297.765.
§ 25.940 REMISIÓN AL PRESIDENTE.
Informes relacionados con asuntos laborales y de empleo, incluidas posibles violaciones del personal del Condado
Las normas, los convenios colectivos o las leyes laborales se remitirán al Presidente.
Comité de Auditoría
(Orden 1101, Add., 18/10/2007)
§ 3.501 DEFINICIONES.
A los efectos de los §§ 3.500 a 3.505 del MCC, se aplican las siguientes definiciones a menos que el contexto requiera un significado diferente:
AGENCIA. La entidad auditada. Puede ser el Condado en su conjunto, un departamento, una oficina, una división, un programa o un fondo. En ciertos casos, también puede incluir entidades informantes que operan exclusivamente fuera de una organización del condado.
AUDITOR EXTERNO. El Contador Público Certificado (CPA) o firma contable encargada de realizar la auditoría.
AUDITORÍA. El examen y la evaluación de las actividades de una agencia por parte del auditor externo para determinar que las operaciones financieras se llevan a cabo correctamente, que los informes financieros se presentan de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados y que la agencia cumple con las leyes y regulaciones aplicables. Además, las auditorías pueden incluir el examen y la evaluación de la idoneidad general de los controles financieros internos.
EXCEPCIÓN. Cualquier hallazgo de auditoría que requiera una acción correctiva recibido como parte de un informe final de auditoría, así como cualquier recomendación o sugerencia escrita recibida de un auditor como resultado de una auditoría.
GERENCIA. Gerente de Departamento o División.
(Orden 1101, Add., 18/10/2007)
§ 3.502 COMITÉ ESTABLECIDO.
Se ha establecido un Comité de Auditoría que servirá de enlace entre el Directorio, el auditor externo independiente y la administración, ya que sus funciones se relacionan con la contabilidad financiera, la presentación de informes, los controles internos y el cumplimiento.
(Orden 1101, Add., 18/10/2007)
§ 3.503 DEBERES.
(A) El Comité asiste a la Junta en la revisión de las políticas contables y las prácticas de presentación de informes del condado en relación con el Informe Financiero Anual Integral. El Comité es el agente del condado para garantizar la independencia de los auditores externos, la integridad de la administración y la idoneidad de la información pública.
(B) El Comité se reunirá al menos dos veces al año y cuantas veces lo considere necesario para:
(1) Revisar, antes de la auditoría anual, el alcance y la extensión general del examen planificado por el auditor externo, incluida su carta de compromiso.
(2) Revisar con la administración y el auditor externo, una vez finalizada su auditoría, los resultados financieros del ejercicio anterior a su presentación al Consejo. Esta revisión deberá abarcar:
(a) El Informe Financiero Anual Integral del condado y las Divulgaciones Suplementarias requeridas por los Principios de Contabilidad Generales Aceptados (GAAP).
(b) Transacciones importantes que no son parte normal de las operaciones del condado.
(c) Selección y cambios, si los hubiera durante el año, en los principios contables del condado o su aplicación.
(d) Ajuste significativo propuesto por el auditor externo.
(e) Cualquier desacuerdo entre el auditor externo y la administración sobre asuntos que podrían ser significativos para el estado financiero del condado o el informe del auditor.
(f) Dificultades encontradas en la ejecución de la auditoría.
(g) Violación de la ley federal y estatal, ordenanza del condado y acuerdos contractuales informados por el auditor externo.
(3) Solicitar comentarios de la gerencia sobre la capacidad de respuesta del auditor externo a las necesidades del condado. Preguntar al auditor si ha habido desacuerdos con la gerencia que, de no haberse resuelto satisfactoriamente, habrían llevado a la emisión de un informe no estándar sobre los estados financieros del condado.
(4) Revisar con el auditor externo el desempeño del personal financiero y contable del condado y cualquier recomendación que este pueda tener. Los temas a considerar durante esta discusión incluyen la mejora de los controles financieros internos, los controles de cumplimiento, la selección de principios contables y los sistemas de información financiera.
(5) Revisar las respuestas escritas de la gerencia a la “carta de comentarios y elogios” del auditor externo y discutir con la gerencia el estado de implementación de las recomendaciones de períodos anteriores y los planes de acción correctiva.
(6) Asegurarse de que el informe final se presente a la Junta Directiva dentro de los 90 días siguientes a la finalización de la auditoría. Tras su presentación a la Junta Directiva, la auditoría será
considerado completo.
(7) Recomendar a la Junta las revisiones que se deben realizar a las políticas financieras del condado o
controles internos.
(8) Recomendar al Directorio las prórrogas o modificaciones pertinentes a las funciones del Comité.
(9) Colaborar en la selección del auditor externo:
(a) La selección del auditor externo se realizará de acuerdo con los Estatutos Revisados de Oregón (ORS) y los procedimientos, reglas y regulaciones de compras del Condado de Multnomah relacionados con los procedimientos de selección adecuados.
(b) El Auditor del Condado deberá, después de consultar con el Comité, obtener una solicitud de propuestas para el auditor externo al menos cada cinco años para el Informe Financiero Anual Integral del condado.
(c) El Comité revisará las respuestas a la solicitud de propuestas y hará una recomendación a la Junta sobre la selección del auditor externo.
(10) Adoptar reglas o reglamentos consistentes con este código y todas las leyes estatales y federales para su funcionamiento.
(Ordenanza 1269, enmendada, 7/3/2019; Ordenanza 1101, agregada, 18/10/2007)
§ 3.504 MEMBRESÍA.
(A) El Comité está integrado por:
(1) Presidente del condado o su designado.
(2) Un Comisionado del Condado designado por el Presidente.
(3) Auditor del Condado (sin capacidad de voto).
(4) Un miembro independiente de la comunidad designado por el Presidente.
(5) Cuatro miembros independientes de la comunidad recomendados por el Auditor del Condado al Presidente del Condado para su nombramiento.
(6) Director financiero del condado (sin capacidad de voto).
(B) Los nombramientos de miembros con derecho a voto serán realizados por el Presidente del Condado con la aprobación de la Junta de Comisionados del Condado.
(C) Cada miembro de la comunidad desempeñará un mandato de tres años. Los mandatos comienzan con el nombramiento y se extienden simultáneamente con el proceso de auditoría anual del condado. Los nombramientos serán escalonados. Ningún miembro de la comunidad podrá ejercer más de dos mandatos consecutivos.
(D) La selección del Comité de Auditoría se diseñará para garantizar el máximo grado de independencia en el proceso de gestión de auditoría. Al menos uno de los cinco miembros independientes de la comunidad deberá tener experiencia financiera. Los miembros con derecho a voto deben residir en el condado de Multnomah.
(E) Los miembros del Comité no deben tener ningún interés monetario o de inversión en ningún asunto relacionado con la selección del auditor externo.
(F) Los empleados del condado de Multnomah y los empleados de cualquier organización que proporcione o presente ofertas para servicios de contratos de auditoría para el condado de Multnomah no están
elegible para ser miembro del Comité.
(G) El Comité elige o designa a un presidente para presidir todas las reuniones. El Comité designa a una persona como presidente electo para presidir como vicepresidente.
(Ordenanza 1269, Enmendada, 07/03/2019; Ordenanza 1101, Adicionada, 18/10/2007)
§ 3.505 PERSONAL.
La Oficina del Auditor del Condado brinda apoyo técnico y administrativo al Comité.
(Orden 1101, Add., 18/10/2007)