Kiểm toán quy trình ngân sách của Quận Multnomah: Quận cần báo cáo chi tiêu tốt hơn và dành nhiều thời gian hơn cho sự tham gia của cộng đồng.

Những điểm nổi bật của báo cáo

Những gì chúng tôi tìm thấy

Quận Multnomah lập ngân sách của mình bằng một quy trình phức tạp và tốn nhiều thời gian, trong đó các phòng ban tạo ra các đề xuất chương trình - ngân sách riêng cho từng chương trình trong danh mục của họ. Toàn bộ quy trình lập ngân sách mất khoảng tám tháng. Trong năm tài chính 2022, có hơn 600 đề xuất chương trình với ngân sách dao động từ 20.000 đô la đến hơn 436 triệu đô la. Quận đáp ứng các yêu cầu của luật ngân sách Oregon bằng cách theo dõi và báo cáo về số tiền được ngân sách hóa so với chi tiêu thực tế ở cấp quỹ hoạt động theo từng phòng ban.

Nhiều thành phần trong quy trình lập ngân sách của quận phù hợp với các thông lệ tốt nhất, nhưng quận vẫn chưa đạt được các thông lệ tốt nhất ở hai lĩnh vực quan trọng:

• Giám sát tài chính - hệ thống tài chính không được thiết lập để báo cáo so sánh ngân sách với chi tiêu thực tế trên cơ sở từng chương trình. Điều này có nghĩa là quận không công khai báo cáo số tiền chi tiêu ở cấp độ chương trình - cấp độ mà Hội đồng Ủy viên Quận đưa ra quyết định ngân sách.
• Sự tham gia của cộng đồng - quận có cách tiếp cận đa chiều đối với sự tham gia của cộng đồng, nhưng sự phức tạp của quy trình ngân sách và thời gian ngắn dành cho sự tham gia của cộng đồng đã hạn chế tiềm năng tạo ra tác động tích cực từ phía công chúng trong quy trình ngân sách.

Lý do chúng tôi thực hiện cuộc kiểm toán này

Chúng tôi tiến hành cuộc kiểm toán này để đánh giá xem quy trình lập ngân sách của quận có minh bạch và dễ hiểu đối với người dân trong cộng đồng hay không. Giống như các chính quyền khác, Quận Multnomah phân bổ nguồn lực cho các chương trình và dịch vụ phản ánh tầm nhìn, chiến lược và ưu tiên của mình thông qua quy trình lập ngân sách. Có thể nói, đây là một trong những hoạt động quan trọng nhất mà chính quyền thực hiện.

Những gì chúng tôi khuyên dùng

• Văn phòng ngân sách trung ương và Giám đốc Tài chính cần xây dựng một quy trình thường xuyên để tất cả các phòng ban của quận báo cáo cho Hội đồng Ủy viên Quận ít nhất một lần mỗi năm tài chính nhằm so sánh ngân sách đã được thông qua với chi tiêu thực tế ở cấp độ chương trình.
• Hội đồng Ủy viên Quận nên xây dựng một chính sách yêu cầu các phòng ban báo cáo cho họ khi dự định chi tiêu theo cách mà Hội đồng xác định là khác biệt đáng kể so với cách họ đề xuất chi tiêu kinh phí trong các chương trình đã đề ra.
• Chủ tịch nên chỉ đạo văn phòng ngân sách trung ương và các bộ ngành phối hợp chặt chẽ hơn với các ủy ban tư vấn ngân sách cộng đồng trong quá trình lập ngân sách để các ý kiến ​​đóng góp của họ có thêm thời gian được xem xét trước khi dự thảo ngân sách do Chủ tịch đề xuất được công bố.
• Hội đồng Ủy viên Quận nên nghiên cứu xem quận nên lập ngân sách theo quy trình hàng năm hay hai năm một lần và báo cáo kết quả nghiên cứu này.

Lý lịch

Trong năm tài chính (FY) 2024, tổng ngân sách hoạt động của Quận Multnomah lên tới gần 2,8 tỷ đô la. Giống như các chính quyền khác, quận phân bổ nguồn lực cho các chương trình và dịch vụ phản ánh tầm nhìn, chiến lược và ưu tiên của mình thông qua quy trình ngân sách. Quy trình này là một trong những việc quan trọng nhất mà chính quyền thực hiện.

Theo thông điệp của giám đốc ngân sách năm tài chính 2023 của quận,

"Ngân sách của Quận định hướng cách chúng ta đầu tư vào các cộng đồng nơi chúng ta sinh sống, làm việc và nuôi dạy gia đình. Một ngân sách tốt kể một câu chuyện về tổ chức mà các báo cáo tài chính không thể hiện hết. Nó mô tả những gì quan trọng đối với tổ chức, cách thức tổ chức tài trợ cho sứ mệnh và tầm nhìn của mình, và cách thức tổ chức mang lại giá trị cho cộng đồng. Những khoản đầu tư này phản ánh các giá trị chung của Quận và đại diện cho các chương trình và dịch vụ mà cộng đồng phụ thuộc vào."

Quy trình lập ngân sách của Quận Multnomah hoạt động như thế nào?

Quá trình lập ngân sách mất khoảng tám tháng và liên quan đến nhân viên ở tất cả các cấp của quận. Công việc lập ngân sách chính thức bắt đầu vào tháng 11 hàng năm với dự báo doanh thu quỹ chung của văn phòng ngân sách trung ương; toàn bộ quá trình phải được hoàn tất trước cuối tháng 6 năm sau. Với hơn 747 triệu đô la, quỹ chung là nguồn tài trợ không hạn chế lớn nhất của quận và chủ yếu bao gồm tiền thu được từ thuế bất động sản và thuế thu nhập doanh nghiệp.

Văn phòng ngân sách trung ương cung cấp cho Hội đồng Ủy viên Quận và các phòng ban thông tin tài chính và dự báo doanh thu, cũng như phân tích chương trình và tài chính. Dựa trên hướng dẫn của Chủ tịch Quận, văn phòng ngân sách trung ương đặt ra các nguyên tắc để xây dựng, thực hiện và thông qua ngân sách. Văn phòng này chịu trách nhiệm thiết lập tiến độ hoàn thành ngân sách và hỗ trợ các phòng ban chuẩn bị và quản lý ngân sách của họ.

Các phòng ban sử dụng thông tin từ Chủ tịch và văn phòng ngân sách trung ương để lập yêu cầu ngân sách cho từng chương trình trong danh mục của mình. Các ngân sách chương trình riêng lẻ này được gọi là đề xuất chương trình. Tổng cộng, các phòng ban tạo ra hàng trăm đề xuất chương trình. Ngân sách được thông qua cho năm tài chính 2022 bao gồm hơn 600 đề xuất chương trình với ngân sách dao động từ 20.000 đô la đến hơn 436 triệu đô la - với mức trung bình khoảng 1,4 triệu đô la. Một số đề xuất chương trình hầu như không thay đổi từ năm này sang năm khác, trong khi những đề xuất khác là các yêu cầu mới hoặc được sửa đổi từ những năm trước.

Các đề xuất chương trình nhằm mục đích mô tả các chương trình và xác định số tiền mà một bộ phận dự định chi cho nhân sự, dịch vụ hợp đồng, vật tư và các chi phí hành chính khác theo cách mà cộng đồng có thể hiểu được. Các bộ phận phải nêu rõ nguồn tài trợ cho các chương trình đến từ đâu, chẳng hạn như quỹ chung hoặc một khoản tài trợ cụ thể của tiểu bang hoặc liên bang. Các bộ phận cũng phải xác định và theo dõi các chỉ số hiệu quả hoạt động cho từng ngân sách chương trình cũng như xem xét các vấn đề công bằng liên quan đến từng chương trình cụ thể.

Các phòng ban gửi đề xuất chương trình của mình đến Văn phòng Chủ nhiệm khoa, và Chủ nhiệm khoa sẽ quyết định mức độ ngân sách đề xuất sẽ được dùng để tài trợ cho các chương trình mà các phòng ban đã yêu cầu. Sau khi Chủ nhiệm khoa công bố ngân sách đề xuất, Hội đồng sẽ tổ chức một loạt các phiên họp làm việc, trong đó các phòng ban trình bày tổng quan về ngân sách và các hoạt động của mình ở cấp phòng ban và bộ phận, bao gồm cả việc thảo luận về các chương trình cụ thể. Hội đồng cũng tổ chức các buổi điều trần công khai, nơi các thành viên cộng đồng được mời chia sẻ quan điểm của họ về ngân sách đề xuất. Cuối cùng, Hội đồng sẽ bỏ phiếu thông qua ngân sách. Sau đó, bốn tháng sau, các phòng ban sẽ bắt đầu lại toàn bộ quy trình cho năm tài chính tiếp theo.

Lịch trình quy trình ngân sách của Quận Multnomah

Một quy trình lập ngân sách tốt trông như thế nào?

Luật ngân sách của Oregon quy định phần lớn cách thức hoạt động của quy trình ngân sách. Luật này quy định trình tự các bước phải tuân theo, các yêu cầu tối thiểu để ra quyết định, các tiêu chuẩn tối thiểu về sự tham gia của công chúng vào quy trình và thời hạn hoàn thành quy trình.

Ủy ban Giám sát và Bảo tồn Thuế Quận Multnomah (TSCC) là một ủy ban tư vấn được thành lập bởi cơ quan lập pháp Oregon để giám sát ngân sách, thuế, nợ và các hoạt động quản lý của các khu vực thu thuế thuộc Quận Multnomah. TSCC tổ chức các phiên điều trần ngân sách công khai, tiến hành đào tạo luật ngân sách địa phương hàng năm, cung cấp các dịch vụ tư vấn thường xuyên cho quận, kiểm tra sự cân bằng ngân sách và công bố báo cáo toàn diện về ngân sách chính quyền địa phương. TSCC cũng đóng vai trò giám sát việc tuân thủ luật ngân sách tiểu bang của quận. Ngoài ra, các kiểm toán viên tài chính bên ngoài được quận thuê cũng đánh giá việc tuân thủ luật ngân sách tiểu bang của tổ chức như một phần của đánh giá hàng năm.

Tuân thủ luật ngân sách là một phần quan trọng của quy trình, nhưng bản thân luật lại không áp dụng cho một số khía cạnh quan trọng nhất của quy trình này. Vì lập ngân sách công là một hoạt động quan trọng của chính phủ, chúng tôi muốn so sánh quy trình lập ngân sách của quận với các thông lệ tốt nhất được công nhận trong lập ngân sách công. Hiệp hội các quan chức tài chính chính phủ (GFOA) đã thiết lập các thông lệ tốt nhất cho toàn bộ các hoạt động liên quan đến việc xây dựng và thông qua ngân sách chính phủ.

Các thực tiễn tốt nhất trong lập ngân sách công bao gồm nhiều vấn đề trong từng yếu tố của quy trình lập ngân sách.

Phát triển

• Theo dõi và cập nhật dự báo doanh thu và chi phí.
• Ngân sách cân bằng về cấu trúc - Doanh thu định kỳ = Chi phí định kỳ
• Đặt ra các ưu tiên và mục tiêu
• Sự tham gia của công chúng - Bắt đầu đủ sớm để ý kiến ​​đóng góp của công chúng có thể ảnh hưởng một cách có ý nghĩa đến các quyết định.
• Lập kế hoạch ngân sách với các nhiệm vụ cụ thể và thời gian biểu.

Lý do/Sự chấp thuận

• Xác định những ai sẽ tham gia, cách thức lựa chọn họ và những thông tin nào sẽ được thu thập.
• Truyền đạt ngân sách một cách tổng quát, đơn giản và rõ ràng.
• Tăng cường và thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận nội bộ.
• Thu hút sự tham gia của nhân viên ở mọi cấp bậc và liên kết các quyết định với mục tiêu và kế hoạch chiến lược.
• Hãy nêu rõ các đề xuất điều chỉnh ngân sách.

Thực thi/Trách nhiệm giải trình

• Theo dõi và đánh giá mức độ hài lòng của các bên liên quan đối với các chương trình và dịch vụ.
• Xem xét mối quan hệ giữa các chỉ số kinh tế và tác động tiềm tàng.
• Báo cáo - Kết quả giám sát cần được truyền đạt.
• Theo dõi chi phí và doanh thu - So sánh ngân sách và thực tế
• Các chỉ số đánh giá hiệu quả - Xác định sự chênh lệch giữa hiệu quả dự kiến ​​và hiệu quả thực tế.

^{Nguồn: Văn phòng Kiểm toán, dựa trên việc xem xét tài liệu về thực tiễn tốt nhất trong lập ngân sách công của GFOA.}

^{Lưu ý: Theo GFOA, ngân sách cân bằng về cấu trúc là ngân sách kết hợp doanh thu có thể dự đoán được sẽ tiếp tục từ năm này sang năm khác, chẳng hạn như doanh thu thuế bất động sản (doanh thu định kỳ), với các chi phí phát sinh trong ngân sách hàng năm, ví dụ như chi phí nhân sự chương trình và hợp đồng (chi phí định kỳ). Trong ngân sách cân bằng về cấu trúc, doanh thu bất ngờ chỉ nên được chi cho các dự án không yêu cầu chi tiêu liên tục, chẳng hạn như khoản tài trợ một lần, hoặc nên được bổ sung vào quỹ dự trữ.}

Việc lập ngân sách của Quận Multnomah vô cùng phức tạp và tốn nhiều thời gian, do các lĩnh vực hoạt động đa dạng của quận - từ các phòng khám sức khỏe đến các chi nhánh thư viện và cơ quan thực thi pháp luật - và số tiền lên đến hàng tỷ đô la. Trong quá trình kiểm toán, chúng tôi nhận thấy kiến ​​thức và chuyên môn đáng kể của đội ngũ nhân viên quận tại văn phòng ngân sách trung ương và các phòng ban.

Quận không báo cáo về ngân sách đã dự toán so với thực tế.

Chi phí thực tế ở cấp độ chương trình -

một thiếu sót đáng kể của quy trình ngân sách

Hiệp hội các quan chức tài chính chính phủ (GFOA) nhấn mạnh tầm quan trọng của việc giám sát và báo cáo về ngân sách đã được lập so với chi tiêu thực tế để đảm bảo trách nhiệm giải trình và thể hiện tính minh bạch. Ngân sách của quận được lập ở cấp độ chương trình, nhưng không báo cáo về chi tiêu thực tế dựa trên các chương trình đó. Điều này khiến việc đáp ứng các tiêu chuẩn thực hành tốt nhất về giám sát tài chính trở nên khó khăn, nếu không muốn nói là không thể.

Các nguyên tắc lập ngân sách tốt nhất nhấn mạnh tầm quan trọng của việc theo dõi và báo cáo so sánh ngân sách với chi tiêu thực tế.

Hiệp hội các chính phủ bang Oregon (GFOA) khuyến nghị tất cả các chính phủ nên so sánh kết quả dự toán với kết quả thực tế để theo dõi hiệu quả tài chính. Tương tự, luật pháp Oregon yêu cầu các chính phủ trong tiểu bang báo cáo so sánh dự toán với chi tiêu thực tế và chứng minh rằng chính phủ không chi tiêu vượt quá ngân sách.

Quận đáp ứng các yêu cầu của luật ngân sách Oregon bằng cách theo dõi và báo cáo về số tiền được ngân sách hóa so với chi tiêu thực tế ở cấp quỹ hoạt động theo từng phòng ban. Đây là mức độ tổng quan cao, chủ yếu dựa trên nguồn thu của quỹ và loại hạn chế sử dụng, chẳng hạn như quỹ chung (đối với nguồn thu không bị hạn chế) và quỹ tiểu bang và liên bang (đối với các khoản tài trợ của tiểu bang và liên bang bị hạn chế sử dụng cho các mục đích cụ thể). Tuy nhiên, các phòng ban của quận trình bày ngân sách của họ cho công chúng và Hội đồng ở các cấp độ thấp hơn, bao gồm cả cấp độ chương trình.

Theo GFOA, chính phủ cần chứng minh được liệu họ đã thực sự mua hàng hóa và cung cấp dịch vụ hay chưa. Việc giám sát chặt chẽ giữa ngân sách và chi tiêu thực tế cũng bao gồm phân tích theo từng hạng mục, ví dụ:

• Nhân sự. Tổ chức đã tuyển dụng đủ số nhân viên theo ngân sách dự kiến ​​chưa và chi phí này có phù hợp với kỳ vọng không?
• Dịch vụ theo hợp đồng. Các dịch vụ có được cung cấp như dự kiến ​​không? Có dịch vụ nào được cung cấp ngoài dự kiến ​​không? Những xu hướng nào đang được quan sát có thể ảnh hưởng đến việc chi tiêu có được duy trì đúng tiến độ hay không?

Mặc dù GFOA không quy định cụ thể cấp độ thực hiện phân tích này, chúng tôi tin rằng để đảm bảo tính minh bạch, việc này nên được thực hiện ở cấp độ đề xuất chương trình - chứ không chỉ ở cấp độ quỹ hoạt động. Đề xuất chương trình là đơn vị nền tảng của ngân sách quận và thể hiện cam kết với cư dân quận về việc dành nguồn lực cho các dịch vụ cụ thể. Đây là cấp độ mà Hội đồng đưa ra các quyết định về ngân sách.

Hệ thống tài chính của quận không được thiết kế để báo cáo so sánh ngân sách với thực tế trên cơ sở từng chương trình cụ thể.

Quận lập ngân sách bằng cách sử dụng hệ thống có tên Questica, và ngân sách được xây dựng dựa trên các chương trình riêng lẻ (hoặc nhóm các chương trình tương tự) được gọi là các gói chương trình. Hệ thống ghi nhận tài chính của quận là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp có tên Workday. Hệ thống này là nơi quận theo dõi doanh thu và chi tiêu và là nguồn cung cấp các báo cáo tài chính.

Workday được tổ chức khác với Questica ở hai điểm quan trọng. Thứ nhất, Workday sử dụng các đơn vị tổ chức được gọi là trung tâm chi phí do các phòng ban riêng lẻ tạo ra dựa trên cách thức hoạt động của họ. Các trung tâm chi phí không nhất thiết phải trùng khớp với các chương trình được Questica cung cấp. Ví dụ, có thể có nhiều trung tâm chi phí được chỉ định cho một chương trình duy nhất. Các phòng ban làm điều này, ít nhất là một phần, để họ có thể hạch toán tốt nhất cách thức tài trợ cho các phần khác nhau trong hoạt động của mình và các thỏa thuận khác nhau đi kèm với nguồn tài trợ đó.

Trong một số trường hợp, gói dịch vụ và trung tâm chi phí trùng khớp. Và trong những trường hợp này, có thể báo cáo chi phí dự kiến ​​so với chi phí thực tế từ Workday. Tuy nhiên, vẫn còn 135 cost không trùng khớp, khiến việc báo cáo thường xuyên trở nên rất khó khăn.

Ví dụ này từ Sở Tư pháp Cộng đồng minh họa vấn đề phổ biến về việc hơn 100 cost và chương trình không khớp nhau.

Hình ảnh minh họa ở trên chỉ phản ánh một trường hợp mà các chương trình được tạo trong Questica không khớp với các trung tâm chi phí của Workday. Ví dụ tiếp theo minh họa một tình huống tương tự, nhưng với các con số ngân sách thực tế.

Chương trình do Văn phòng Giám đốc Sở Dịch vụ Nhân sinh Quận đề xuất bao gồm kinh phí được phân bổ đầy đủ cho ba trung tâm chi phí: Văn phòng Giám đốc, Trung tâm Cải tiến Chất lượng và Nhóm Tham gia Chiến lược. Chương trình cũng bao gồm một phần của Phòng thí nghiệm Ý tưởng Multnomah.

Để báo cáo chi phí thực tế cho chương trình của Văn phòng Giám đốc, bạn cần cộng chi phí của cả bốn trung tâm chi phí và sau đó trừ đi phần chi phí của Multnomah Idea Lab thuộc chương trình Mother's Trust Project vì chương trình đó có gói dịch vụ riêng biệt. Mother's Trust Project không có trung tâm chi phí riêng và là một phần của trung tâm chi phí Multnomah Idea Lab.

Bảng so sánh chi tiết các chương trình đã được thông qua và chi tiêu ngân sách theo trung tâm chi phí của Văn phòng Giám đốc Sở Dịch vụ Nhân sinh Quận.

Việc có thể theo dõi và báo cáo chính xác chi tiêu theo ngân sách so với chi tiêu thực tế cũng rất quan trọng để quận biết liệu mình có đang chi tiêu theo đúng ngân sách đã được thông qua hay không và liệu khoản chi tiêu đó có giúp quận đạt được các mục tiêu của mình hay không. Ban quản lý nên báo cáo thông tin này cả nội bộ và bên ngoài cho cộng đồng, nhưng thực tế lại không làm vậy.

Ban quản lý có thể báo cáo nội bộ về chi phí thực tế theo từng trung tâm chi phí, cũng như ở cấp phòng ban và bộ phận. Ví dụ, Sở Tư pháp Cộng đồng sử dụng bảng điều khiển dữ liệu để so sánh ngân sách với chi phí thực tế ở cấp sở, bộ phận và trung tâm chi phí. Ngoài ra, họ còn hiển thị sự so sánh này cho các hạng mục chi tiêu chính, chẳng hạn như nhân sự, vật tư và dịch vụ, dịch vụ hợp đồng và vốn đầu tư. Sở sử dụng thông tin này để quản lý nội bộ và chia sẻ với ủy ban tư vấn ngân sách cộng đồng.

Chúng tôi đã kết hợp dữ liệu từ Questica và Workday nhằm mục đích đối khớp các trung tâm chi phí với các chương trình được cung cấp. Sau đó, chúng tôi so sánh chi phí dự kiến ​​với chi phí thực tế cho từng chương trình. Ở những nơi chúng tôi có thể đối khớp các trung tâm chi phí với các chương trình được cung cấp, chúng tôi nhận thấy một số biến động đáng kể. Ví dụ, tại Sở Y tế, gần 20% các chương trình lớn được cung cấp phù hợp với các trung tâm chi phí lại vượt quá hoặc thấp hơn ngân sách ít nhất 15%. Toàn bộ sở đã thấp hơn ngân sách gần 15%.

Một số chênh lệch giữa chi tiêu dự kiến ​​và chi tiêu thực tế là điều khó tránh khỏi. Ví dụ, một chương trình có thẩm quyền ngân sách để tuyển thêm nhân viên sẽ phải tuyển dụng tất cả nhân viên mới ngay lập tức vào đầu năm tài chính mới với mức lương đã được dự trù để sử dụng hết số tiền đã được dự trù cho nhân sự. Nhân viên mới rất hiếm khi được tuyển dụng nhanh như vậy, có nghĩa là chương trình sẽ chi tiêu ít hơn ngân sách nhân sự. Tình huống tương tự cũng xảy ra với chi tiêu cho các dịch vụ hợp đồng. Không phải là hiếm khi một chương trình chi tiêu ít hơn ngân sách dịch vụ hợp đồng nếu doanh thu (chẳng hạn như trợ cấp của tiểu bang hoặc liên bang) cho dịch vụ đã được dự trù không đến được chương trình cho đến giữa năm. Hoặc, một bộ phận có thể nhận được khoản trợ cấp với số tiền khác với dự kiến ​​trong giai đoạn lập ngân sách diễn ra vài tháng trước đó.

Các phòng ban báo cáo số tiền chi tiêu thiếu hoặc vượt mức cho nhân sự và các hạng mục ngân sách khác cho văn phòng ngân sách trung ương và thường là cho các ủy ban tư vấn ngân sách cộng đồng, nhưng không bắt buộc phải báo cáo chi tiết về những sai lệch này. Tuy nhiên, khi một phòng ban cần thực hiện một thay đổi đáng kể đối với ngân sách của mình, sẽ có một quy trình chính thức để sửa đổi ngân sách. Các trường hợp yêu cầu sửa đổi ngân sách chính thức bao gồm:

• Sự tăng hoặc giảm doanh thu hoặc ngân sách.
• Tăng hoặc giảm số lượng nhân viên toàn thời gian tương đương.
• Chuyển khoản giữa các quỹ chính,
• Chuyển khoản từ quỹ dự phòng,
• Phân loại lại vị trí và
• Những thay đổi quan trọng về chính sách hoặc chương trình, ngay cả khi tổng tác động không đáng kể.

Các trưởng phòng ban cho biết họ thường tham khảo ý kiến ​​của văn phòng ngân sách trung ương về những sai lệch đáng kể so với chi tiêu theo ngân sách, nhưng văn phòng ngân sách trung ương không có cách nào để giám sát hoạt động này bằng các hệ thống hiện có.

Quận nên giám sát và báo cáo về việc so sánh ngân sách với chi tiêu thực tế ở cấp độ chương trình.3>

Ban quản lý quận nhất trí rằng việc giám sát và báo cáo về chi tiêu theo ngân sách so với chi tiêu thực tế ở cấp độ chương trình là một phần quan trọng của quy trình ngân sách hiệu quả. Họ cho biết nhân viên quận đã và đang nỗ lực giải quyết vấn đề này cho đến khi đại dịch làm gián đoạn công việc của họ. Ngân sách năm tài chính 2024 bao gồm một ghi chú cụ thể về các nỗ lực báo cáo tài chính mới, chỉ đạo Giám đốc Điều hành làm việc với các phòng ban và Giám đốc Tài chính để "khám phá các lựa chọn nhằm phối hợp và phát triển các báo cáo so sánh ngân sách và chi tiêu thực tế trên toàn quận". Tuy nhiên, ghi chú này không nêu rõ rằng các báo cáo so sánh ngân sách và chi tiêu thực tế này phải được hoàn thành ở cấp độ chương trình, điều mà chúng tôi khuyến nghị.

Việc chuyển sang chu kỳ ngân sách hai năm cũng sẽ giúp cải thiện tính minh bạch trong chi tiêu ngân sách. Theo quy trình hiện tại, một năm tài chính chỉ mới hoàn thành khoảng một nửa khi các phòng ban chuẩn bị đề xuất chương trình cho năm tài chính tiếp theo. Kéo dài quy trình lên hai năm sẽ cho phép quận báo cáo về chi tiêu theo ngân sách so với chi tiêu thực tế từ nửa đầu của chu kỳ ngân sách hai năm trong đề xuất chương trình cho năm tiếp theo.

Tính phức tạp và thời gian ngắn hạn chế khả năng tham gia của công chúng vào quá trình lập ngân sách.

Cách tiếp cận của quận đối với việc tham gia của cộng đồng đáp ứng nhiều tiêu chí thực hành tốt nhất của Hiệp hội các quan chức tài chính chính phủ (GFOA). Quận sử dụng phương pháp đa chiều để thu thập phản hồi của cộng đồng về các ưu tiên: bao gồm các ủy ban tư vấn ngân sách cộng đồng (CBAC); các phiên điều trần công khai về ngân sách đề xuất; tiếp cận trực tiếp với các nhóm cộng đồng bởi Văn phòng Chủ tịch; và tiếp cận của các phòng ban thông qua các nhóm tư vấn và thảo luận với các đối tác cộng đồng. Sự kết hợp của nhiều yếu tố, bao gồm sự phức tạp của chính quy trình, lịch trình xây dựng và phê duyệt ngân sách bị rút ngắn, và sự thiếu hiểu biết chung về các chức năng của quận trong các nhóm cộng đồng, đã cản trở sự tham gia hiệu quả của cộng đồng trong quá trình này.

Cách tiếp cận đa chiều của quận đáp ứng nhiều tiêu chí thực tiễn tốt nhất.

Theo GFOA, các hoạt động tham gia của công chúng hiệu quả có thể thúc đẩy khả năng đáp ứng và trách nhiệm giải trình của chính phủ đối với cộng đồng. Để đảm bảo hoạt động tham gia của công chúng hiệu quả và được thực hiện tốt, GFOA khuyến nghị nhiều phương pháp tiếp cận khác nhau, bao gồm:

Quận có một cách tiếp cận đa chiều, đa dạng để giáo dục các thành viên cộng đồng và thu thập ý kiến ​​đóng góp của họ về các ưu tiên của quận. Nhìn chung, cách tiếp cận này đáp ứng nhiều tiêu chí thực hành tốt nhất của GFOA.

Cách làm tốt nhất: Thành lập các nhóm tư vấn, ủy ban và các nhóm công tác không chính thức.

Thực tiễn của quận: Quận điều hành các ủy ban tư vấn ngân sách cộng đồng (CBAC) - một cho mỗi phòng ban, một cho Thư viện, một cho Văn phòng Cảnh sát trưởng và Văn phòng Biện lý Quận, một cho các quan chức được bầu và các văn phòng nhỏ còn lại, và một CBAC trung ương toàn quận. Theo Quy chế của Quận, các CBAC được thành lập để thúc đẩy sự tham gia của cộng đồng vào quá trình lập ngân sách và là một cải tiến so với các ngân sách trước đây trong việc thông báo cho cộng đồng về các vấn đề, quy trình và đề xuất ngân sách của quận.

Các Ủy ban Tư vấn Cộng đồng (CBAC) là một trong những cách quan trọng để quận tiếp nhận ý kiến ​​đóng góp của cộng đồng về các ưu tiên ngân sách. Các tình nguyện viên CBAC được nghe trực tiếp từ lãnh đạo và các nhân viên khác về các chương trình và dịch vụ của quận. Cùng nhau, họ đưa ra các khuyến nghị cho Hội đồng Ủy viên Quận về cách Quận Multnomah có thể sử dụng nguồn lực của mình một cách tốt nhất để phục vụ cộng đồng. Ngoài các CBAC, còn có hơn 20 ủy ban tư vấn gồm các thành viên cộng đồng, tư vấn cho các phòng ban và các quan chức được bầu về nhiều chủ đề cụ thể, từ dịch vụ ăn uống đến các vấn đề sức khỏe tâm thần.

Thực tiễn tốt nhất: Tuyển chọn một nhóm người tham gia đa dạng.

Thực tiễn cấp quận: Văn phòng Chủ tịch phối hợp với Văn phòng Tham gia Cộng đồng của quận để tuyển chọn thành viên đa dạng cho các Ủy ban Cố vấn Ngân sách Cộng đồng (CBAC). Ngoài ra, các cố vấn chính sách của Văn phòng Chủ tịch chịu trách nhiệm xác định các tổ chức cộng đồng cần liên hệ để thảo luận về các ưu tiên và ngân sách. Văn phòng Chủ tịch điều phối các hoạt động này, bao gồm việc giáo dục về quy trình ngân sách cũng như về hiệu quả hoạt động của quận. Nhân viên Văn phòng Chủ tịch cho biết các nỗ lực tiếp cận cộng đồng của họ thường tập trung vào các cộng đồng ít được đại diện trong việc tiếp cận với lãnh đạo cấp quận.

Thực tiễn tốt nhất: Cung cấp thông tin cho công chúng dưới dạng mà họ có thể hiểu được.

Thực tiễn cấp quận: Theo văn phòng ngân sách trung ương, mục tiêu chính của các chương trình hỗ trợ là giúp cộng đồng trong quận hiểu rõ hơn về ngân sách. Quận cung cấp các tài liệu ngân sách trực tuyến, tổ chức các hội thảo và buổi điều trần để cung cấp thông tin, và gặp gỡ các nhóm cộng đồng. Khi các cố vấn chính sách của Văn phòng Chủ tịch gặp gỡ các nhóm cộng đồng, họ thường mời cả nhân viên của các phòng ban liên quan. Bằng cách này, các nhóm cộng đồng có thể được giải đáp thắc mắc, đưa ra yêu cầu và phản hồi về hiệu quả hoạt động của các chương trình.

Cách làm tốt nhất: Giáo dục công chúng về các lựa chọn ngân sách khác nhau.

Thông lệ cấp quận: Luật ngân sách Oregon yêu cầu các chính quyền địa phương phải tổ chức ít nhất một phiên điều trần công khai về ngân sách và tạo cơ hội cho công chúng đóng góp ý kiến ​​về ngân sách. Quận Multnomah tổ chức một số phiên điều trần công khai về ngân sách. Quận cũng tổ chức các buổi làm việc công khai với các bài thuyết trình từ các phòng ban riêng lẻ trước khi bỏ phiếu thông qua ngân sách. Công chúng được mời tham dự và có thể phát biểu tại các phiên điều trần công khai.

Các giám đốc phòng ban cho biết công việc của các phòng ban với các thành viên cộng đồng tập trung vào các CBAC (Ủy ban Cố vấn Cộng đồng), các ủy ban tư vấn chuyên trách từng vấn đề cụ thể và các đối tác cộng đồng được ký hợp đồng. Tuy nhiên, phần lớn sự tương tác với các ủy ban tư vấn và các đối tác cộng đồng được ký hợp đồng không phải về các ưu tiên ngân sách chung của quận, mà là về các vấn đề cụ thể của từng phòng ban.

Thực tiễn tốt nhất: Bắt đầu quy trình lập ngân sách đủ sớm để ý kiến ​​đóng góp của công chúng có tác động thực chất đến các quyết định.

Thực tiễn cấp quận: Chưa rõ mức độ tác động của các nỗ lực tham gia cộng đồng đến các ưu tiên ngân sách. Các Ủy ban Tư vấn Ngân sách Cộng đồng (CBAC) có nhiệm vụ cụ thể là cung cấp ý kiến ​​đóng góp về ngân sách của các phòng ban, và một số ủy ban họp quanh năm để thu thập và phản hồi thông tin do phòng ban cung cấp. Các phiên điều trần công khai tạo cơ hội cho công chúng bình luận về dự thảo ngân sách trước khi được thông qua. Những phiên này thường diễn ra vào tháng Năm, tháng trước khi Hội đồng thông qua ngân sách. Phần lớn các hoạt động tham gia cộng đồng liên quan đến ngân sách diễn ra ngay trước hoặc sau khi dự thảo ngân sách của Chủ tịch được công bố. Khối lượng công việc cần thiết cho dự thảo ngân sách của Chủ tịch, kết hợp với thời gian ngắn cần thiết để thông qua, tạo ra sự thiếu động lực khiến các hoạt động tham gia cộng đồng khó có tác động đáng kể đến các ưu tiên ngân sách.

Một trong những nhiệm vụ chính của CBAC là gửi thư cho Chủ tịch, trong đó nêu rõ các vấn đề mà ủy ban gặp phải liên quan đến ngân sách của bộ phận mà họ chịu trách nhiệm xem xét. Tuy nhiên, CBAC hiếm khi gửi được những bức thư này kịp thời để có thể tác động đến ngân sách. Trong ba trong bốn năm gần đây, các CBAC đã gửi thư về ngân sách chưa đầy 10 ngày trước khi Chủ tịch công bố dự toán ngân sách. Vì vậy, không có gì đáng ngạc nhiên khi các thành viên CBAC được Văn phòng Tham gia Cộng đồng khảo sát cho biết họ không tin rằng ý kiến ​​đóng góp của mình có tác động đến ngân sách.

Các CBAC gửi thư đề xuất ngân sách vào giai đoạn cuối của quy trình.

Số ngày trung bình từ khi gửi thư cho CBAC đến khi Chủ tịch đề xuất ngân sách được công bố.

Ngân sách do Chủ tịch đề xuất thể hiện tổng số tiền có sẵn để chi cho các chương trình và dịch vụ của quận. Các phiên điều trần ngân sách của quận về ngân sách đề xuất này có thể được coi là phần dễ thấy nhất trong quy trình ngân sách. Các cuộc họp ngân sách công khai rất rộng rãi, có sự tham gia của tất cả các phòng ban. Ban quản lý quận cho biết các sửa đổi của các Ủy viên đối với ngân sách đề xuất có thể phản ánh ý kiến ​​đóng góp của cộng đồng tại các phiên điều trần công khai hoặc các hoạt động tiếp cận cộng đồng với từng Ủy viên. Nhìn chung, các phiên điều trần ngân sách tháng Năm dường như không có nhiều tác động đến ngân sách đề xuất của Chủ tịch. Có rất ít nguồn kinh phí bổ sung, và bất kỳ thay đổi đáng kể nào đối với ngân sách sẽ rất khó khăn ở giai đoạn này của quy trình vì nó có thể đồng nghĩa với việc phải sửa đổi nhiều chương trình trước khi ngân sách được thông qua vào tháng Sáu.

Các nhóm cộng đồng mà chúng tôi liên hệ có những trải nghiệm khác nhau về việc truyền đạt các ưu tiên cho các nhà hoạch định chính sách của quận. Mặc dù mẫu của chúng tôi còn hạn chế, nhưng dường như các tổ chức cộng đồng có quan hệ đối tác tài chính với quận hiểu rõ hơn về quy trình này. Việc liên lạc giữa các phòng ban và các tổ chức cộng đồng tập trung hơn - xoay quanh các chương trình cụ thể - và thường chỉ liên quan đến các tổ chức có hợp đồng với các phòng ban đó.

Các nỗ lực gắn kết cộng đồng sẽ được hưởng lợi từ thời gian bổ sung có được nhờ chu kỳ ngân sách hai năm.

Phương pháp lập ngân sách dựa trên các đề xuất chương trình của quận có cả ưu điểm và nhược điểm. Về mặt tích cực, các đề xuất chương trình cung cấp thông tin về những gì quận dự định thực hiện. Về mặt tiêu cực, việc lập ngân sách dựa trên các đề xuất chương trình tiêu tốn một lượng lớn nguồn lực của quận và mất rất nhiều thời gian. Việc thu hút sự tham gia hiệu quả của cộng đồng cũng tốn nhiều thời gian.

Việc chuyển sang chu kỳ ngân sách hai năm sẽ giúp giảm bớt một số thách thức đối với các nỗ lực tham gia cộng đồng trong quá trình lập ngân sách mà chúng tôi đã xác định, cụ thể là việc giáo dục công chúng về các lựa chọn ngân sách khác nhau và bắt đầu đủ sớm để ý kiến ​​đóng góp của công chúng có thể ảnh hưởng một cách có ý nghĩa đến các quyết định. Nếu không thể chuyển sang chu kỳ ngân sách hai năm, quận nên xem xét việc hợp nhất các chương trình để giảm bớt khối lượng công việc trong việc xây dựng ngân sách. Việc hợp nhất các chương trình có thể rút ngắn thời gian cần thiết để tạo ra các chương trình vì sẽ có ít chương trình cần tạo hơn, điều này có nghĩa là sẽ có nhiều thời gian hơn cho việc tham gia cộng đồng. Và, quận nên khuyến khích các phòng ban tham gia với các Ủy ban Tư vấn Cộng đồng (CBAC) sớm hơn trong quá trình này và cung cấp cho họ thông tin sớm hơn, để ý kiến ​​của họ có nhiều thời gian hơn để được giải quyết khi Chủ tịch công bố ngân sách.

Các khuyến nghị

1. Để tăng cường tính minh bạch, văn phòng ngân sách trung ương và Giám đốc Tài chính nên xây dựng một quy trình hành chính yêu cầu tất cả các phòng ban của quận báo cáo cho Hội đồng Ủy viên Quận ít nhất một lần mỗi năm tài chính về ngân sách đã điều chỉnh so với chi tiêu thực tế ở đơn vị cơ sở của ngân sách quận, hiện đang là cấp độ chương trình cung cấp. Hạn chót: 30 tháng 9 năm 2024
2. Để tăng cường tính minh bạch, Hội đồng Ủy viên Quận nên xây dựng chính sách yêu cầu các phòng ban báo cáo cho Hội đồng khi họ dự định chi tiêu theo cách mà Hội đồng định nghĩa là khác biệt đáng kể so với cách họ đề xuất chi tiêu kinh phí trong các chương trình đã đề ra. Hạn chót: 30 tháng 9 năm 2024
3. Chủ tịch nên chỉ đạo văn phòng ngân sách trung ương và các bộ ngành phối hợp chặt chẽ hơn với các ủy ban tư vấn ngân sách cộng đồng trong quá trình lập ngân sách và cung cấp thông tin sớm hơn, để các ý kiến ​​đóng góp của họ có thêm thời gian được xem xét trước khi dự thảo ngân sách do Chủ tịch đề xuất được công bố. Hạn chót: 30 tháng 9 năm 2024
4. Hội đồng Ủy viên Quận nên nghiên cứu xem quận nên lập ngân sách theo quy trình hàng năm hay hai năm một lần và báo cáo kết quả nghiên cứu này. Các lĩnh vực cần nghiên cứu có thể bao gồm tác động tiềm tàng đến sự tham gia của cộng đồng vào quy trình lập ngân sách, các yếu tố đầu vào và kết quả ngân sách, và việc giám sát ngân sách đã được thông qua so với chi tiêu thực tế. Hạn chót: 30 tháng 9 năm 2024

Mục tiêu, phạm vi và phương pháp luận

Các mục tiêu mà chúng tôi tập trung vào trong cuộc kiểm toán này là:

• Liệu quy trình lập ngân sách của Quận Multnomah có đáp ứng các thông lệ tốt nhất về sự tham gia của cộng đồng hay không?
• Liệu quận có cung cấp thông tin phù hợp cho công chúng về việc giám sát tài chính giữa ngân sách và chi tiêu thực tế hay không?

Để đạt được các mục tiêu này, chúng tôi đã xem xét các tài liệu về thực tiễn tốt nhất trong lập ngân sách công, luật ngân sách công của Oregon, chính sách ngân sách của quận, các tài liệu chuẩn bị ngân sách của quận và chính các ngân sách trong bốn năm tài chính gần đây. Chúng tôi tập trung vào các thực tiễn tốt nhất được phát triển và công bố bởi Hiệp hội các viên chức tài chính chính phủ (GFOA). Chúng tôi giới hạn việc xem xét của mình ở hai khía cạnh của thực tiễn tốt nhất của GFOA trong lập ngân sách công: 1) Giám sát chi tiêu theo ngân sách so với chi tiêu thực tế và 2) mức độ mà quận sử dụng sự tham gia của công chúng để giúp thiết lập các ưu tiên cho ngân sách của mình.

Về giám sát tài chính, chúng tôi đã xem xét ngân sách và chi tiêu thực tế cho năm tài chính 2022, sử dụng cả hệ thống dữ liệu Questica và Workday. Chúng tôi cũng xem xét các hoạt động của ủy ban tư vấn ngân sách cộng đồng (CBAC) cho các năm tài chính 2018 đến 2024, cũng như ngân sách quỹ chung do Chủ tịch đề xuất so với ngân sách đã được thông qua cho cùng các năm tài chính đó. Ngoài ra:

• Chúng tôi đã trao đổi với từng bộ phận về các nỗ lực giám sát và báo cáo cũng như những thiếu sót tiềm tàng.
• Chúng tôi đã so sánh chi tiêu theo ngân sách với chi tiêu thực tế, bắt đầu từ cấp phòng ban đối với quỹ chung cũng như các khoản tài trợ của tiểu bang và liên bang, và xuống đến cấp trung tâm chi phí để minh họa những khác biệt giữa hai bên bắt đầu xuất hiện ở đâu.
• Chúng tôi đã phỏng vấn các nhân viên văn phòng ngân sách trung ương về các hoạt động giám sát tài chính.
• Chúng tôi đã xem xét dữ liệu ngân sách tổng hợp từ năm tài chính 2023 và 2024.
• Chúng tôi đã phỏng vấn các giám đốc phòng ban để thu thập thông tin về cách họ sử dụng sự tham gia của cộng đồng để xác định các ưu tiên của phòng ban.
• Kết hợp các kết quả khảo sát CBAC do Văn phòng Tham gia Cộng đồng thực hiện, bảng câu hỏi qua email và phỏng vấn để xác định mức độ hiểu biết của các nhóm cộng đồng và CBAC về quy trình cũng như nhận thức của họ về tác động mà họ có.
• Đã phỏng vấn Chánh Văn phòng của Chủ tịch tiền nhiệm, giám đốc mỗi phòng ban (và một số giám đốc bộ phận), giám đốc ngân sách, chuyên gia kinh tế trưởng, nhân viên TSCC và một thành viên TSCC, cùng một số đối tác cộng đồng.

Chúng tôi đã tiến hành cuộc kiểm toán hiệu quả này theo các chuẩn mực kiểm toán chính phủ được chấp nhận rộng rãi. Các chuẩn mực đó yêu cầu chúng tôi lập kế hoạch và thực hiện cuộc kiểm toán để thu thập đủ bằng chứng thích hợp nhằm cung cấp cơ sở hợp lý cho các phát hiện và kết luận của chúng tôi dựa trên mục tiêu kiểm toán. Chúng tôi tin rằng bằng chứng thu được cung cấp cơ sở hợp lý cho các phát hiện và kết luận của chúng tôi dựa trên mục tiêu kiểm toán.

Để thực hiện cuộc kiểm toán này, chúng tôi đã phân tích dữ liệu ngân sách và tài chính trong khoảng thời gian từ ngày 1 tháng 7 năm 2021 đến ngày 30 tháng 6 năm 2022 (năm tài chính 2022) từ Workday, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp của Quận. Chúng tôi đã đánh giá độ tin cậy của dữ liệu Workday bằng cách (1) thực hiện kiểm tra điện tử đối với các lỗi rõ ràng về độ chính xác và tính đầy đủ, (2) xem xét thông tin hiện có về dữ liệu và hệ thống tạo ra chúng, (3) xem xét các tài liệu liên quan, bao gồm báo cáo kiểm toán của nhà thầu, và (4) phối hợp chặt chẽ với các quan chức quận để xác định bất kỳ vấn đề nào về dữ liệu. Chúng tôi xác định rằng dữ liệu đủ tin cậy cho mục đích của báo cáo này.

Chúng tôi đã đánh giá độ tin cậy của dữ liệu từ Questica, phần mềm ngân sách của Quận, bằng cách (1) thực hiện kiểm tra điện tử để phát hiện các lỗi rõ ràng về độ chính xác và tính đầy đủ, (2) xem xét các tài liệu liên quan và (3) phỏng vấn các nhân viên quận có kiến ​​thức về dữ liệu. Chúng tôi xác định rằng dữ liệu đủ tin cậy cho mục đích của báo cáo này.

Nhân viên kiểm toán

Mark Ulanowicz, CIA, Kiểm toán viên chính

Sura Sumareh, Kiểm toán viên quản lý