Auditoría del proceso presupuestario del condado de Multnomah: El condado necesita una mejor presentación de informes sobre los gastos y más tiempo para la participación de la comunidad.

Aspectos destacados del informe

Lo que encontramos

El condado de Multnomah elabora su presupuesto mediante un proceso complejo y laborioso, en el que los departamentos crean propuestas de programas (presupuestos individuales para los programas que gestionan). Todo el proceso presupuestario dura aproximadamente ocho meses. En el año fiscal 2022, se presentaron más de 600 propuestas de programas con presupuestos que oscilaban entre los 20 000 y los más de 436 millones de dólares. El condado cumple con los requisitos de la ley presupuestaria de Oregón mediante el seguimiento y la presentación de informes sobre las cantidades presupuestadas en comparación con los gastos reales a nivel de fondo operativo por departamento.

Muchos componentes del proceso presupuestario del condado son coherentes con las mejores prácticas, pero el condado no cumple con las mejores prácticas en dos áreas importantes:

• Supervisión financiera: el sistema financiero no está configurado para informar sobre los gastos presupuestados en comparación con los gastos reales en función de cada programa. Esto significa que el condado no informa públicamente cuánto gasta a nivel de programa, que es el nivel en el que la Junta de Comisionados del Condado toma las decisiones presupuestarias.
• Participación comunitaria: el condado tiene un enfoque multifacético para la participación comunitaria, pero la complejidad del proceso presupuestario y el corto plazo disponible para la participación de la comunidad limitan el potencial de una participación pública efectiva en el proceso presupuestario.

Por qué realizamos esta auditoría

Realizamos esta auditoría para evaluar si el proceso presupuestario del condado es transparente y comprensible para los miembros de la comunidad. Al igual que otros gobiernos, el condado de Multnomah asigna recursos a programas y servicios que reflejan su visión, estrategias y prioridades a través del proceso presupuestario. Este proceso es, sin duda, una de las funciones más importantes que desempeñan los gobiernos.

Lo que recomendamos

• La oficina central de presupuesto y el director financiero deberían desarrollar un proceso continuo para que todos los departamentos del condado informen a la Junta de Comisionados del Condado al menos una vez al año fiscal para comparar el presupuesto aprobado con los gastos reales a nivel de oferta de programas.
• La Junta de Comisionados del Condado debería desarrollar una política que exija a los departamentos informarles cuando tengan la intención de realizar gastos de una manera que la Junta defina como sustancialmente diferente a como propusieron gastar los fondos en las ofertas de programas.
• El Presidente debería instruir a la oficina central de presupuesto y a los departamentos para que involucren a los comités asesores de presupuesto comunitarios en una etapa más temprana del proceso presupuestario, de modo que sus comentarios tengan más tiempo para ser abordados antes de la publicación del presupuesto propuesto por el Presidente.
• La Junta de Comisionados del Condado debería estudiar si el condado debería elaborar su presupuesto mediante un proceso anual o bienal e informar sobre los resultados de este estudio.

Fondo

En el año fiscal 2024, el presupuesto operativo total del condado de Multnomah ascendió a casi 2800 millones de dólares. Al igual que otros gobiernos, el condado asigna recursos a programas y servicios que reflejan su visión, estrategias y prioridades mediante el proceso presupuestario. Este proceso es una de las funciones más importantes de los gobiernos.

Según el mensaje del director de presupuesto del condado para el año fiscal 2023,

El presupuesto del condado guía nuestras inversiones en las comunidades donde vivimos, trabajamos y criamos a nuestras familias. Un buen presupuesto cuenta una historia sobre la organización que no se refleja en los estados financieros. Describe lo que es importante para la organización, cómo financia su misión y visión, y cómo aporta valor a la comunidad. Estas inversiones reflejan los valores compartidos del condado y representan los programas y servicios de los que dependen las comunidades.

Cómo funciona el proceso presupuestario del condado de Multnomah

El proceso presupuestario dura aproximadamente ocho meses e involucra a personal de todos los niveles del condado. El trabajo en el presupuesto comienza oficialmente cada noviembre con la previsión de ingresos del fondo general de la oficina central de presupuesto; todo el proceso debe concluir a finales de junio del año siguiente. Con más de 747 millones de dólares, el fondo general es la principal fuente de financiación no restringida del condado y se compone principalmente de los fondos recaudados mediante impuestos sobre la propiedad y el impuesto sobre la renta empresarial.

La oficina central de presupuesto proporciona a la Junta de Comisionados del Condado y a los departamentos información financiera y pronósticos de ingresos, así como análisis financieros y de programas. Con base en las directrices del Presidente del Condado, la oficina central de presupuesto establece las pautas para la elaboración, implementación y aprobación del presupuesto. Es responsable de establecer el cronograma para la finalización del presupuesto y de ayudar a los departamentos a preparar y administrar sus presupuestos.

Los departamentos utilizan la información de la Presidencia y la Oficina Central de Presupuesto para elaborar una solicitud presupuestaria para cada programa de su cartera. Estos presupuestos individuales se denominan propuestas de programa. En total, los departamentos generan cientos de propuestas de programa. El presupuesto aprobado para el año fiscal 2022 incluyó más de 600 propuestas de programa, con importes que oscilaban entre los 20 000 y los más de 436 millones de dólares, con una mediana de aproximadamente 1,4 millones de dólares. Algunas propuestas de programa permanecen prácticamente sin cambios de un año a otro, mientras que otras son solicitudes nuevas o revisiones de años anteriores.

Las ofertas de programas tienen como objetivo describir los programas e indicar cuánto planea gastar un departamento en personal, servicios contratados, materiales y suministros, y otros gastos administrativos, de una manera comprensible para la comunidad. Los departamentos especifican la procedencia de los fondos para los programas, como el fondo general o una subvención estatal o federal específica. Asimismo, deben identificar y monitorear los indicadores de desempeño para cada presupuesto de programa, así como analizar las cuestiones de equidad relacionadas con cada programa.

Los departamentos presentan sus solicitudes de programas a la Oficina del Presidente, quien decide en qué medida el presupuesto propuesto financiará dichos programas. Una vez que el Presidente publica el presupuesto propuesto, la Junta celebra una serie de sesiones de trabajo en las que los departamentos presentan un resumen de su presupuesto y actividades a nivel departamental y divisional, incluyendo un análisis de programas específicos. La Junta también celebra audiencias públicas donde se invita a los miembros de la comunidad a expresar sus opiniones sobre el presupuesto propuesto. Finalmente, la Junta vota para aprobar el presupuesto. Cuatro meses después, los departamentos comienzan el proceso nuevamente para el siguiente año fiscal.

Cronograma del proceso presupuestario del condado de Multnomah

¿Cómo es un buen proceso presupuestario?

La ley presupuestaria de Oregón rige gran parte del funcionamiento del proceso presupuestario. La ley especifica el orden que debe seguir el proceso, los requisitos mínimos para la toma de decisiones, los estándares mínimos de participación pública y el plazo para su finalización.

La Comisión de Supervisión y Conservación de Impuestos del Condado de Multnomah (TSCC) es una comisión asesora creada por la legislatura de Oregón para supervisar los presupuestos, los impuestos, la deuda y las prácticas de gestión de los distritos fiscales del Condado de Multnomah. La TSCC celebra audiencias públicas sobre el presupuesto, imparte capacitación anual sobre la legislación presupuestaria local, ofrece servicios de asesoramiento periódicos al condado, verifica que los presupuestos estén equilibrados y publica un informe exhaustivo sobre los presupuestos de los gobiernos locales. La TSCC también participa en el seguimiento del cumplimiento del condado con la legislación presupuestaria estatal. Asimismo, los auditores financieros externos contratados por el condado evalúan el cumplimiento de la organización con la legislación presupuestaria estatal como parte de su revisión anual.

El cumplimiento de la ley presupuestaria es fundamental, pero cabe argumentar que la ley en sí misma no se aplica a algunos de los aspectos más importantes del proceso. Dado que la elaboración del presupuesto público es una actividad gubernamental crucial, quisimos comparar el proceso presupuestario del condado con las mejores prácticas reconocidas en este ámbito. La Asociación de Funcionarios Financieros Gubernamentales (GFOA, por sus siglas en inglés) ha establecido las mejores prácticas para todas las actividades relacionadas con la elaboración y aprobación de un presupuesto gubernamental.

Las mejores prácticas en materia de presupuestos públicos abarcan una variedad de cuestiones dentro de cada elemento del proceso presupuestario.

Desarrollo

• Previsión de ingresos y gastos supervisada y actualizada
• Presupuesto estructuralmente equilibrado: Ingresos recurrentes = Gastos recurrentes
• Establecer prioridades y metas
• Participación pública: comience con suficiente antelación para que la opinión pública pueda influir significativamente en las decisiones.
• Desarrolle un calendario presupuestario con tareas específicas y un cronograma.

Justificación/Aprobación

• Decida a quién involucrar, cómo seleccionarlos y qué información se recopilará.
• Comunique el presupuesto de forma amplia, sencilla y clara.
• Fomentar y promover la colaboración entre los departamentos internos.
• Involucre al personal en todos los niveles y vincule las decisiones con los objetivos y los planes estratégicos.
• Sea claro con respecto a las recomendaciones de ajuste presupuestario.

Ejecución/Rendición de cuentas

• Supervisar y evaluar la satisfacción de las partes interesadas con los programas y servicios.
• Analizar las relaciones entre los indicadores económicos y sus posibles impactos.
• Informes: Los resultados del seguimiento deben comunicarse.
• Control de gastos e ingresos: Presupuesto frente a gastos reales
• Medidas de desempeño: identificar la variación entre el desempeño presupuestado y el desempeño real.

^{Fuente: Oficina del Auditor, basada en una revisión de la literatura sobre mejores prácticas de presupuestación pública de la GFOA.}

^{Nota: Según la GFOA, un presupuesto estructuralmente equilibrado combina los ingresos que se prevé que se mantendrán año tras año, como los ingresos por impuestos sobre la propiedad (ingresos recurrentes), con los gastos que se presentan en el presupuesto anualmente, como los costos de personal del programa y los contratos (gastos recurrentes). En un presupuesto estructuralmente equilibrado, los ingresos imprevistos solo deben destinarse a proyectos que no requieran gastos continuos, como una subvención única, o bien deben agregarse a las reservas.}

La elaboración del presupuesto del condado de Multnomah es sumamente compleja y requiere mucho tiempo, dada la diversidad de sus áreas de actividad —desde clínicas de salud hasta bibliotecas y fuerzas del orden— y los miles de millones de dólares que implica. Durante la auditoría, constatamos el considerable conocimiento y la experiencia del personal del condado en la oficina central de presupuesto y en sus departamentos.

El condado no informa sobre el presupuesto frente a

gastos reales a nivel de oferta del programa -

una deficiencia significativa del proceso presupuestario

Las mejores prácticas de monitoreo financiero de la Asociación de Funcionarios Financieros Gubernamentales (GFOA) enfatizan la importancia de monitorear e informar sobre lo presupuestado en comparación con los gastos reales para garantizar la rendición de cuentas y demostrar transparencia. El condado elabora presupuestos a nivel de oferta de programas, pero no informa sobre el gasto real basado en dichas ofertas. Esto dificulta, si no imposibilita, el cumplimiento de las mejores prácticas de monitoreo financiero.

Las mejores prácticas en materia de presupuestos destacan la importancia de supervisar e informar sobre los gastos presupuestados en comparación con los gastos reales.

La GFOA recomienda que todos los gobiernos comparen los resultados presupuestados con los reales para monitorear su desempeño financiero. De igual manera, la ley de Oregón exige que los gobiernos estatales informen sobre los gastos presupuestados en comparación con los gastos reales y que demuestren que no han excedido su presupuesto.

El condado cumple con los requisitos de la ley presupuestaria de Oregón mediante el seguimiento y la presentación de informes sobre los montos presupuestados en comparación con los gastos reales a nivel de fondo operativo por departamento. Este es un nivel general que se basa principalmente en la fuente de ingresos del fondo y el tipo de restricciones en su uso, como el fondo general (para ingresos no restringidos) y el fondo estatal y federal (para subvenciones estatales y federales cuyo uso está restringido a fines específicos). Sin embargo, los departamentos del condado presentan sus presupuestos al público y a la Junta a niveles más detallados, incluyendo el nivel de oferta de programas.

Según la GFOA, un gobierno debe poder demostrar si realmente ha comprado bienes y prestado servicios. El seguimiento adecuado de los gastos presupuestados en comparación con los gastos reales también incluye un análisis por categoría, por ejemplo:

• Personal. ¿La organización contrató al personal que tenía presupuestado y estos costos se ajustaron a las expectativas?
• Servicios contratados. ¿Se están prestando los servicios según lo previsto? ¿Se están prestando servicios imprevistos? ¿Qué tendencias se observan que puedan afectar al cumplimiento del presupuesto?

Si bien la GFOA no especifica el nivel en el que debe realizarse este análisis, creemos que, para fomentar la transparencia, debe llevarse a cabo a nivel de la oferta del programa, y ​​no solo a nivel del fondo operativo. La oferta del programa es la unidad fundamental del presupuesto del condado y representa un compromiso con los residentes del condado para destinar recursos a servicios específicos. Es el nivel en el que la Junta toma las decisiones presupuestarias.

El sistema financiero del condado no está diseñado para informar sobre el presupuesto frente a los gastos reales en función de la oferta del programa.

El condado elabora sus presupuestos mediante un sistema llamado Questica, y estos se basan en programas individuales (o grupos de programas similares) denominados ofertas de programas. El sistema de registro financiero del condado es un sistema de planificación de recursos empresariales llamado Workday. En este sistema, el condado realiza el seguimiento de los ingresos y gastos y genera los informes financieros.

Workday se organiza de forma diferente a Questica en dos aspectos importantes. En primer lugar, Workday utiliza unidades organizativas llamadas centros de costos, que cada departamento crea según su forma de operar. Los centros de costos no necesariamente coinciden con las ofertas de programas de Questica. Por ejemplo, puede haber varios centros de costos asignados a una misma oferta de programa. Los departamentos hacen esto, al menos en parte, para poder contabilizar mejor la financiación de las distintas áreas de sus operaciones y los diferentes acuerdos asociados a dicha financiación.

En algunos casos, la oferta del programa y el centro de costos coinciden. En estos casos, es posible informar sobre los gastos presupuestados en comparación con los gastos reales desde Workday. Sin embargo, aún existen 135 cost que no coinciden, lo que dificulta enormemente la elaboración de informes rutinarios.

Este ejemplo del Departamento de Justicia Comunitaria ilustra el problema común de cómo más de 100 cost y ofertas de programas no coinciden.

La visualización anterior refleja un caso en el que las ofertas del programa creadas en Questica no coincidían con los centros de costos de Workday. El siguiente ejemplo ilustra una situación similar, pero con cifras presupuestarias reales.

La oferta del programa de la Oficina del Director del Departamento de Servicios Humanos del Condado incluye la financiación presupuestada de tres centros de costos completos: la Oficina del Director, el Centro de Mejora de la Calidad y el Equipo de Participación Estratégica. También incluye parte del Laboratorio de Ideas de Multnomah.

Para informar los gastos reales del programa de la Oficina del Director, debe sumar los gastos de los cuatro centros de costos y luego restar la parte de los gastos del Laboratorio de Ideas de Multnomah que corresponde al programa Proyecto Mother's Trust, ya que este último tiene su propio programa independiente. El Proyecto Mother's Trust no tiene su propio centro de costos, sino que forma parte del centro de costos del Laboratorio de Ideas de Multnomah.

Una comparación detallada de las ofertas de programas adoptados y los gastos presupuestados por centro de costos para la Oficina del Director del Departamento de Servicios Humanos del Condado.

Es fundamental que el condado pueda monitorear e informar con precisión sobre los gastos presupuestados en comparación con los gastos reales, para así saber si está gastando de acuerdo con el presupuesto aprobado y si dicho gasto contribuye al logro de sus objetivos. La administración debería informar esta información tanto internamente como a la comunidad, pero no lo hace.

La dirección puede informar internamente sobre los gastos reales a nivel de centro de costos, así como a nivel de división y departamento. Por ejemplo, el Departamento de Justicia Comunitaria utiliza paneles de datos que comparan el presupuesto con los gastos reales a nivel de departamento, división y centro de costos. Además, muestran esta comparación para las principales categorías de gasto, como personal, materiales y servicios, servicios contratados y capital. El departamento utiliza esta información para la gestión interna y la comparte con su comité asesor de presupuesto comunitario.

Combinamos datos de Questica y Workday para intentar relacionar los centros de costos con las ofertas de programas. Luego, comparamos los gastos presupuestados con los gastos reales por oferta de programa. Cuando pudimos relacionar los centros de costos con las ofertas de programas, encontramos variaciones significativas. Por ejemplo, en el Departamento de Salud, casi el 20 % de las ofertas de programas importantes que coincidían con los centros de costos presentaban un sobrecosto o un déficit de al menos el 15 %. El departamento en su conjunto tenía un déficit de casi el 15 %.

Es normal que existan algunas variaciones entre los gastos presupuestados y los reales. Por ejemplo, un programa con autorización presupuestaria para contratar personal adicional tendría que contratar a todo ese personal nuevo inmediatamente al inicio del nuevo año fiscal con el salario presupuestado para utilizar la totalidad del presupuesto destinado a personal. Es muy raro que se contrate personal nuevo con tanta rapidez, lo que significa que el programa gastaría menos de lo previsto en su presupuesto de personal. Situaciones similares se dan con el gasto en servicios contratados. No es infrecuente que un programa gaste menos de lo previsto en su presupuesto de servicios contratados si los ingresos (como subvenciones estatales o federales) para el servicio presupuestado no llegan al programa hasta mediados de año. O bien, un departamento puede recibir una subvención por un importe diferente al previsto en la fase de presupuestación que tuvo lugar meses antes.

Los departamentos informan a la oficina central de presupuesto y, por lo general, a sus comités asesores de presupuesto comunitarios sobre cuánto gastan de menos o de más en personal y otras categorías presupuestarias, pero no están obligados a informar los detalles de estas desviaciones. Sin embargo, cuando un departamento necesita realizar un cambio significativo en su presupuesto, existe un proceso formal para modificarlo. Las circunstancias que requieren una modificación formal del presupuesto incluyen:

• Aumentos o disminuciones en los ingresos o asignaciones,
• Aumentos o disminuciones en la plantilla equivalente a tiempo completo,
• Transferencias entre fondos principales,
• Transferencias de fondos de contingencia,
• Reclasificaciones de puestos y
• Cambios significativos en las políticas o los programas, incluso si el impacto neto es de 0 dólares.

Los responsables de departamento nos comentaron que consultan con la oficina central de presupuesto sobre las desviaciones significativas de los gastos presupuestados, pero la oficina central de presupuesto no tiene forma de controlar esta actividad utilizando los sistemas existentes.

El condado debe monitorear e informar sobre los gastos presupuestados en comparación con los gastos reales a nivel de oferta del programa.

La administración del condado está de acuerdo.Se señaló que poder monitorear e informar sobre los gastos presupuestados en comparación con los gastos reales a nivel de oferta de programa es una pieza importante de un proceso presupuestario de alto funcionamiento. Dijeron que el personal del condado había estado trabajando para abordar este problema hasta que la pandemia interrumpió sus esfuerzos. El presupuesto del año fiscal 2024 incluye una nota que aborda específicamente los nuevos esfuerzos de informes financieros, instruyendo al Director de Operaciones a trabajar con los departamentos y el Director Financiero para "explorar opciones para coordinar y desarrollar informes de presupuesto a gastos reales a nivel de condado". Sin embargo, la nota no especifica que estos informes de presupuesto a gastos reales se completen a nivel de oferta de programa, lo cual recomendamos.

Adoptar un ciclo presupuestario de dos años también contribuiría a mejorar la transparencia en el gasto presupuestario. Actualmente, el año fiscal apenas se ha completado a la mitad cuando los departamentos preparan las propuestas de programas para el siguiente año. Extender el proceso a dos años permitiría al condado informar sobre los gastos presupuestados en comparación con los gastos reales de la primera mitad del bienio presupuestario en la propuesta de programas para el año siguiente.

La complejidad y los plazos ajustados limitan el potencial de participación pública en el proceso presupuestario.

El enfoque del condado para la participación ciudadana incorpora muchas de las mejores prácticas de la Asociación de Funcionarios Financieros Gubernamentales (GFOA). El condado utiliza un enfoque integral para obtener la opinión de la comunidad sobre las prioridades, que incluye comités asesores presupuestarios comunitarios (CBAC), audiencias públicas sobre el presupuesto propuesto, contacto directo con grupos comunitarios por parte de la Oficina del Presidente y comunicación departamental a través de grupos asesores y conversaciones con socios comunitarios. Una combinación de factores, como la complejidad del proceso, el ajustado calendario de elaboración y aprobación del presupuesto y el desconocimiento general de las funciones del condado por parte de los grupos comunitarios, dificultan la participación ciudadana efectiva.

El enfoque multifacético del condado cumple con muchos criterios de mejores prácticas.

Según la GFOA, las prácticas efectivas de participación ciudadana pueden fomentar la capacidad de respuesta y la rendición de cuentas de un gobierno ante sus comunidades. Para garantizar una participación ciudadana eficaz y bien implementada, la GFOA recomienda diversos enfoques, entre ellos:

El condado cuenta con un enfoque integral y diversificado para educar a los miembros de la comunidad y recabar su opinión sobre las prioridades del condado. En conjunto, este enfoque cumple con muchas de las mejores prácticas de la GFOA.

Buenas prácticas: Crear grupos asesores, comités y grupos de trabajo informales.

Práctica del condado: El condado cuenta con comités asesores presupuestarios comunitarios (CBAC, por sus siglas en inglés): uno para cada departamento, uno para la Biblioteca, uno para la Oficina del Sheriff y otro para la Fiscalía, uno para los demás funcionarios electos y oficinas menores, y un CBAC central para todo el condado. Según el Código del Condado, los CBAC se crearon para fomentar la participación de la comunidad en el proceso presupuestario y como una mejora con respecto a los presupuestos anteriores, al informar a las comunidades sobre los problemas, procesos y propuestas presupuestarias del condado.

Los Comités Asesores Comunitarios de la Comunidad (CBAC, por sus siglas en inglés) son una de las principales vías por las que el condado recibe la opinión de la comunidad sobre sus prioridades presupuestarias. Los voluntarios de los CBAC escuchan directamente a los líderes y demás personal sobre los programas y servicios del condado. Juntos, formulan recomendaciones a la Junta de Comisionados del Condado sobre la mejor manera en que el Condado de Multnomah puede utilizar sus recursos para servir a la comunidad. Además de los CBAC, existen más de 20 comités asesores integrados por miembros de la comunidad que asesoran a los departamentos y funcionarios electos sobre diversos temas específicos, desde servicios de alimentación hasta salud mental.

Buenas prácticas: Reclutar una mezcla diversa de participantes.

Práctica del condado: La Oficina del Presidente colabora con la Oficina de Participación Comunitaria del condado para reclutar miembros diversos para los Comités Asesores Comunitarios de Asuntos Comunitarios (CBAC). Además, los asesores de políticas de la Oficina del Presidente se han encargado de identificar organizaciones comunitarias con las que contactar en relación con las prioridades y el presupuesto. La Oficina del Presidente coordina estas actividades, que incluyen información sobre el proceso presupuestario y el desempeño de las iniciativas del condado. El personal de la Oficina del Presidente nos comentó que sus esfuerzos de divulgación tienden a concentrarse en las comunidades con menor representación en el liderazgo del condado.

Buenas prácticas: Proporcionar información al público en un formato que puedan comprender.

Práctica del condado: Según la oficina central de presupuesto, el objetivo principal de cualquier programa es facilitar la comprensión del presupuesto a las comunidades del condado. El condado publica los documentos presupuestarios en línea, organiza talleres y audiencias informativas y se reúne con grupos comunitarios. Cuando los asesores de políticas de la Oficina del Presidente se reúnen con grupos comunitarios, suelen incluir al personal del departamento correspondiente. De esta manera, los grupos comunitarios pueden aclarar sus dudas, formular solicitudes y brindar retroalimentación sobre el desempeño de los programas.

Buenas prácticas: Informar al público sobre las diferentes opciones presupuestarias.

Práctica del condado: La ley presupuestaria de Oregón exige que los gobiernos locales celebren al menos una audiencia pública sobre el presupuesto y brinden al público la oportunidad de opinar al respecto. El condado de Multnomah celebra varias audiencias públicas sobre el presupuesto. Asimismo, el condado organiza sesiones de trabajo públicas con presentaciones de los distintos departamentos antes de la votación para la aprobación del presupuesto. Se invita al público a asistir y a presentar su testimonio en las audiencias públicas.

Los directores de departamento nos informaron que el trabajo del departamento con los miembros de la comunidad se centra en sus Comités Asesores Comunitarios de Asuntos Comunitarios (CBAC, por sus siglas en inglés), comités asesores específicos para cada tema y socios comunitarios contratados. Sin embargo, la mayor parte de la interacción con los comités asesores y los socios comunitarios contratados no gira en torno a las prioridades generales del presupuesto del condado, sino más bien a asuntos específicos del departamento.

Buenas prácticas: Iniciar el proceso presupuestario con suficiente antelación para que la opinión pública influya significativamente en las decisiones.

Práctica del condado: No está claro cuánto impacto tienen las iniciativas de participación comunitaria en las prioridades presupuestarias. Los Comités Asesores de Presupuesto Comunitario (CBAC, por sus siglas en inglés) tienen el mandato específico de aportar información sobre los presupuestos departamentales, y algunos se reúnen durante todo el año para recopilar y responder a la información que proporciona el departamento. Las audiencias públicas brindan al público en general la oportunidad de comentar sobre el presupuesto propuesto antes de su aprobación. Estas suelen celebrarse en mayo, el mes anterior a la aprobación del presupuesto por parte de la Junta. Gran parte de la participación comunitaria específica para el presupuesto se produce justo antes o después de la publicación del presupuesto propuesto por el Presidente. La cantidad de trabajo que implica el presupuesto propuesto por el Presidente, junto con el poco tiempo para su aprobación obligatoria, crea un desincentivo para que la participación comunitaria tenga un impacto sustancial en las prioridades presupuestarias.

Una de las funciones principales de un Comité Asesor de Presupuesto y Finanzas (CBAC, por sus siglas en inglés) es presentar una carta al Presidente del Departamento donde se expongan las inquietudes del comité con respecto al presupuesto que deben revisar. Sin embargo, los CBAC rara vez logran que estas cartas lleguen al Presidente a tiempo para influir en el presupuesto. En tres de los últimos cuatro años, los CBAC presentaron sus cartas presupuestarias con menos de 10 días de antelación a la publicación del presupuesto propuesto por el Presidente. Por ello, no sorprende que los miembros de los CBAC encuestados por la Oficina de Participación Comunitaria afirmaran no creer que sus aportaciones influyeran en el presupuesto.

Los CBAC presentan las cartas de recomendación presupuestaria tarde en el proceso.

Número medio de días entre la presentación de las cartas del CBAC y la publicación del presupuesto propuesto por el Presidente.

El presupuesto propuesto por el Presidente representa el monto total disponible para gastar en programas y servicios del condado. Las audiencias sobre este presupuesto son, sin duda, el componente más visible del proceso presupuestario. Las reuniones públicas sobre el presupuesto son extensas e involucran a todos los departamentos. La administración del condado nos informó que las enmiendas de los Comisionados al presupuesto propuesto pueden reflejar testimonios de la comunidad en las audiencias públicas o consultas con los Comisionados individualmente. En general, las audiencias presupuestarias de mayo no parecen tener mucho impacto en el presupuesto propuesto por el Presidente. Hay poca financiación adicional disponible, y cualquier cambio significativo en el presupuesto sería muy difícil en esta etapa del proceso, ya que podría implicar la modificación de múltiples ofertas de programas antes de la aprobación del presupuesto en junio.

Los grupos comunitarios con los que contactamos tuvieron experiencias diversas al comunicar sus prioridades a los responsables políticos del condado. Si bien nuestra muestra fue limitada, parecía que las organizaciones comunitarias con alianzas financieras con el condado comprendían mejor el proceso. La comunicación entre los departamentos y las organizaciones comunitarias es más específica —centrada en programas concretos— y generalmente solo involucra a las organizaciones que tienen contratos con los departamentos.

Los esfuerzos de participación comunitaria se beneficiarían del tiempo adicional que conlleva un ciclo presupuestario de dos años.

El enfoque del condado para elaborar su presupuesto mediante propuestas de programas tiene ventajas y desventajas. Por un lado, estas propuestas brindan información sobre las intenciones del condado. Por otro lado, la elaboración del presupuesto utilizando dichas propuestas consume una gran cantidad de recursos del condado y requiere mucho tiempo. Lograr una participación efectiva de la comunidad también exige mucho tiempo.

Adoptar un ciclo presupuestario bienal ayudaría a mitigar algunos de los desafíos que enfrenta la participación comunitaria en el proceso presupuestario, específicamente la educación del público sobre las diferentes opciones presupuestarias y el inicio temprano para que la opinión pública pueda influir significativamente en las decisiones. Si no se adopta un ciclo presupuestario bienal, el condado debería considerar consolidar las ofertas de programas para reducir la carga de trabajo en la elaboración del presupuesto. Consolidar las ofertas de programas probablemente acortaría el tiempo necesario para crearlas, ya que habría menos ofertas que elaborar, lo que podría significar más tiempo para la participación comunitaria. Además, el condado debería alentar a los departamentos a involucrar a los Comités Asesores Comunitarios de Presupuesto (CBAC) en una etapa más temprana del proceso y proporcionarles información con anticipación, para que sus comentarios tengan más tiempo para ser considerados con la publicación del presupuesto del Presidente.

Recomendaciones

1. Para mejorar la transparencia, la oficina central de presupuesto y el director financiero deben desarrollar un procedimiento administrativo que exija a todos los departamentos del condado informar a la Junta de Comisionados del Condado al menos una vez al año fiscal sobre el presupuesto revisado en comparación con los gastos reales en la unidad básica del presupuesto del condado, que actualmente es el nivel de oferta de programas. Fecha límite: 30 de septiembre de 2024.
2. Para mejorar la transparencia, la Junta de Comisionados del Condado debería desarrollar una política que exija a los departamentos informarles cuando tengan previsto realizar gastos de una manera que la Junta considere sustancialmente diferente a la forma en que propusieron gastar los fondos en las ofertas de programas. Fecha límite: 30 de septiembre de 2024.
3. El Presidente deberá instruir a la oficina central de presupuesto y a los departamentos para que involucren a los comités asesores de presupuesto comunitarios en una etapa más temprana del proceso presupuestario y les proporcionen información con anticipación, de modo que sus comentarios tengan más tiempo para ser considerados al momento de la publicación del presupuesto propuesto por el Presidente. Fecha límite: 30 de septiembre de 2024.
4. La Junta de Comisionados del Condado deberá estudiar si el condado debe elaborar su presupuesto anualmente o cada dos años e informar sobre los resultados de este estudio. Entre los aspectos a estudiar se incluyen los posibles impactos en la participación de la comunidad en el proceso presupuestario, los insumos y resultados del presupuesto, y el seguimiento del presupuesto aprobado en comparación con los gastos reales. Fecha límite: 30 de septiembre de 2024.

Objetivos, alcance y metodología

Los objetivos en los que centramos esta auditoría fueron:

• ¿El proceso presupuestario del condado de Multnomah cumple con las mejores prácticas en lo que respecta a la participación de la comunidad?
• ¿Está el condado proporcionando la información adecuada al público en lo que respecta al seguimiento financiero de los gastos presupuestados frente a los gastos reales?

Para lograr estos objetivos, revisamos la literatura sobre mejores prácticas en presupuestos públicos, la ley de presupuestos públicos de Oregón, las políticas presupuestarias de los condados, los documentos de preparación de presupuestos de los condados y los presupuestos de los últimos cuatro años fiscales. Nos centramos en las mejores prácticas desarrolladas y publicadas por la Asociación de Funcionarios Financieros Gubernamentales (GFOA). Limitamos nuestra revisión a dos aspectos de las mejores prácticas de la GFOA en presupuestos públicos: 1) el seguimiento de los gastos presupuestados frente a los gastos reales y 2) el grado en que el condado utiliza la participación ciudadana para ayudar a establecer sus prioridades presupuestarias.

Mediante el seguimiento financiero, revisamos los gastos presupuestados y reales del año fiscal 2022, utilizando los sistemas de datos Questica y Workday. Además, analizamos las actividades del comité asesor de presupuesto comunitario (CBAC) para los años fiscales 2018 a 2024, así como el presupuesto del fondo general propuesto por el presidente en comparación con el presupuesto aprobado para esos mismos años fiscales. Adicionalmente:

• Hablamos con cada departamento sobre las iniciativas de seguimiento e informes y las posibles deficiencias.
• Comparamos el gasto presupuestado con el gasto real, comenzando a nivel departamental para el fondo general, así como para los fondos de subvenciones estatales y federales, y descendiendo hasta el nivel de centro de costos para ilustrar dónde comienzan a manifestarse las diferencias entre ambos.
• Entrevistamos al personal de la oficina central de presupuesto sobre las prácticas de control financiero.
• Revisamos los datos presupuestarios resumidos de los años fiscales 2023 y 2024.
• Entrevistamos a los directores de departamento para obtener información sobre cómo utilizan la participación de la comunidad para establecer las prioridades departamentales.
• Se combinaron los resultados de las encuestas CBAC administradas por la Oficina de Participación Comunitaria, los cuestionarios por correo electrónico y las entrevistas para determinar qué tan bien los grupos comunitarios y los CBAC comprenden el proceso y perciben que tienen un impacto.
• Entrevisté al jefe de gabinete del anterior presidente, a cada director de departamento (y a algunos directores de división), al director de presupuesto, al economista jefe, al personal del TSCC y a un miembro del TSCC, así como a varios socios de la comunidad.

Realizamos esta auditoría de desempeño de acuerdo con las normas de auditoría gubernamental generalmente aceptadas. Dichas normas exigen que planifiquemos y llevemos a cabo la auditoría para obtener evidencia suficiente y apropiada que proporcione una base razonable para nuestros hallazgos y conclusiones, de acuerdo con nuestro objetivo de auditoría. Consideramos que la evidencia obtenida proporciona una base razonable para nuestros hallazgos y conclusiones, de acuerdo con nuestros objetivos de auditoría.

Para esta auditoría, analizamos los datos presupuestarios y financieros del período comprendido entre el 1 de julio de 2021 y el 30 de junio de 2022 (año fiscal 2022) de Workday, el sistema de planificación de recursos empresariales del condado. Evaluamos la fiabilidad de los datos de Workday mediante: (1) pruebas electrónicas para detectar errores evidentes de exactitud e integridad; (2) la revisión de la información existente sobre los datos y el sistema que los generó; (3) la revisión de la documentación relacionada, incluidos los informes de auditoría de los contratistas; y (4) la colaboración estrecha con funcionarios del condado para identificar cualquier problema con los datos. Determinamos que los datos eran suficientemente fiables para los fines de este informe.

Evaluamos la fiabilidad de los datos de Questica, el software de presupuesto del condado, mediante (1) pruebas electrónicas para detectar errores evidentes de precisión e integridad, (2) la revisión de la documentación relacionada y (3) entrevistas con personal del condado con conocimiento de los datos. Determinamos que los datos eran suficientemente fiables para los fines de este informe.

Personal de auditoría

Mark Ulanowicz, CIA, Auditor Principal

Sura Sumareh, Auditora de Gestión