Mục lục
- Quận đã tuyên bố ý định hợp tác với một nhà cung cấp không đủ điều kiện vào thời điểm đó.
- Những thay đổi giữa chừng trong quy trình phân bổ đã làm dấy lên những câu hỏi về tính khách quan và minh bạch của quy trình này.
- Những sự việc này khiến chúng tôi lo ngại rằng quận đã không tuân thủ quy trình đấu thầu công khai, công bằng và cạnh tranh.
- Tài liệu liên quan
Ngày: 5 tháng 1 năm 2024
Kính gửi: Jessica Vega Pederson, Chủ tịch Hội đồng Quận Multnomah
Sharon Meieran, Ủy viên, Khu vực 1
Jesse Beason, Ủy viên, Khu vực 2
Julia Brim-Edwards, Ủy viên, Khu vực 3
Lori Stegmann, Ủy viên, Khu vực 4
Từ: Jennifer McGuirk, Kiểm toán viên Quận Multnomah
Về: Những lo ngại liên quan đến quy trình phân bổ hợp đồng
Mùa xuân năm ngoái, văn phòng của tôi nhận được một báo cáo gửi đến Đường dây nóng về Chính phủ Tốt liên quan đến quy trình phân bổ hợp đồng đang diễn ra tại Văn phòng Liên hợp về Dịch vụ cho Người vô gia cư. Cáo buộc cho rằng một quan chức được bầu đã lợi dụng chức vụ của mình để tạo lợi thế cho một nhà cung cấp cụ thể trong quá trình phân bổ hợp đồng.
Văn phòng của tôi không xác nhận cáo buộc này đáp ứng các định nghĩa về gian lận, lãng phí hoặc lạm dụng chức vụ. Gian lận thường liên quan đến việc chiếm đoạt tài sản, còn lạm dụng chức vụ xảy ra khi một nhân viên nhận được lợi ích cá nhân một cách không chính đáng. Lãng phí không nhất thiết liên quan đến việc sử dụng riêng hoặc lợi ích cá nhân, mà hầu như luôn biểu thị các quyết định, thực tiễn hoặc kiểm soát quản lý yếu kém.
Tuy nhiên, tôi gửi bản ghi nhớ này cho Hội đồng quản trị để cung cấp sự minh bạch về những gì chúng tôi đã phát hiện khi điều tra báo cáo này. Tôi lo ngại rằng quy trình phân bổ hợp đồng của quận không được bảo vệ đủ khỏi ảnh hưởng bên ngoài để đảm bảo cạnh tranh công bằng và minh bạch, và ảnh hưởng bên ngoài đã gây áp lực không đáng có lên các nhân viên Văn phòng Liên hợp.
Quận đã tuyên bố ý định hợp tác với một nhà cung cấp không đủ điều kiện vào thời điểm đó.
Tại cuộc họp của Hội đồng Ủy viên Quận vào ngày 16 tháng 3 năm 2023, Văn phòng Chủ tịch đã nêu tên Housing Connector trong yêu cầu đưa vào chương trình nghị sự cho Điều chỉnh Ngân sách R1 số #JOHS-005-23, và các đại diện của các đối tác địa phương trong quận đã thảo luận về việc mong muốn sử dụng dịch vụ của Housing Connector. Yêu cầu đưa vào chương trình nghị sự của Chủ tịch và bài trình bày trước Hội đồng cho thấy quận dự định ký hợp đồng với Housing Connector. Tại thời điểm này, Housing Connector chưa được chứng nhận thông qua quy trình đấu thầu của quận và không phải là nhà cung cấp đủ điều kiện thông qua quy trình Yêu cầu về Tiêu chuẩn Chương trình (RFPQ) của Dịch vụ Nhà ở Hỗ trợ Ba Quận (SHS).
Đây là bối cảnh phù hợp cho báo cáo mà chúng tôi nhận được, bởi vì cuộc thảo luận của Hội đồng quản trị dường như đã dự báo về một hợp đồng với Housing Connector.
Những thay đổi giữa chừng trong quy trình phân bổ đã làm dấy lên những câu hỏi về tính khách quan và minh bạch của quy trình này.
Housing Connector đã trở thành nhà cung cấp đủ điều kiện vào ngày 8 tháng 5 năm 2023, thông qua quy trình đấu thầu dịch vụ nhà ở hỗ trợ ba quận (Tri-County Supportive Housing Services RFPQ). Quy trình đấu thầu chính thức này, do Quận Washington quản lý, diễn ra từ tháng 1 đến tháng 3 năm 2023. Ba quận Multnomah, Washington và Clackamas đã cùng nhau nhất trí lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ đủ điều kiện để nhận tài trợ theo thuế SHS thông qua quy trình đấu thầu này.
Mặc dù yêu cầu chào giá (RFPQ) không quy định quy trình phân bổ cạnh tranh, nhưng nó yêu cầu quận phải thực hiện một quy trình phân bổ hợp đồng chính thức riêng biệt, với các quyết định bằng văn bản. Housing Connector đã nộp đơn vào gói thầu Tuyển dụng và Tương tác với Chủ nhà mà Văn phòng Liên hợp đã khởi động vào ngày 15 tháng 5 năm 2023.
Quy trình của Văn phòng Liên hợp dường như được thiết kế tốt, minh bạch và cạnh tranh. Có một quy trình đánh giá, bao gồm các tiêu chí và thang điểm để đánh giá các đề xuất, và tất cả các liên lạc với nhà cung cấp đều được chuyển đến nhân viên quản lý việc mua sắm. Sau khi hội đồng đánh giá ban đầu chấm điểm các đơn đăng ký tham gia chương trình, Housing Connector đứng thứ 6 trong số 8 nhà cung cấp, và với số điểm thấp hơn mức tối thiểu để được xem xét, dựa trên quy trình được Văn phòng Liên hợp nêu ra khi công bố quy trình phân bổ. Sau khi thảo luận với văn phòng của một quan chức được bầu, người kỳ vọng quận sẽ ký hợp đồng với Housing Connector, Văn phòng Liên hợp đã thay đổi quy trình phân bổ của mình, bổ sung thêm một vòng câu hỏi nữa. Tất cả các nhà cung cấp đã trả lời trước đó - bao gồm cả những nhà cung cấp không đạt điểm tối thiểu - đều được trao cơ hội trả lời các câu hỏi mới. Các câu hỏi bổ sung này không được tính điểm.
Theo quan điểm của chúng tôi, vòng câu hỏi thứ hai này đã thay đổi phạm vi công việc theo thông báo ban đầu về quy trình phân bổ Tuyển dụng và Hợp tác với Chủ nhà. Vì phạm vi công việc đã thay đổi, chúng tôi tin rằng vì lợi ích của sự cạnh tranh công bằng và minh bạch, quy trình phân bổ lẽ ra nên bị hủy bỏ. Hoặc quận có thể khởi động lại quy trình để mời các nhà cung cấp có thể đã từ chối cơ hội này trước đó dựa trên mô tả về phạm vi công việc ban đầu.
Sau vòng chất vấn thứ hai, ủy ban phân bổ ngân sách của Văn phòng Liên hợp đã đề xuất 000 contract award 167.000 đô la cho Housing Connector. Cuối cùng, quận đã trao hợp đồng cho Housing Connector trị giá lên đến 779.000 đô la vào tháng 9 năm 2023. Sự thay đổi trong quy trình và việc tăng đáng kể số tiền được trao đã làm dấy lên những câu hỏi về tính khách quan và minh bạch của quy trình.
Những sự việc này khiến chúng tôi lo ngại rằng quận đã không tuân thủ quy trình đấu thầu công khai, công bằng và cạnh tranh.
Quy trình phân bổ hợp đồng do Văn phòng Liên hợp xây dựng dường như được thiết kế tốt để đảm bảo cạnh tranh công bằng và minh bạch. Tuy nhiên, chúng tôi đã nghe thấy những bức xúc về quy trình phân bổ này. Có cáo buộc cho rằng nhân viên Văn phòng Liên hợp cảm thấy bị áp lực phải thay đổi quy trình để Housing Connector nhận được hợp đồng. Chúng tôi cũng nghe nói rằng quy trình phân bổ của Văn phòng Liên hợp không phù hợp với kỳ vọng của Hội đồng.
Thay vì thay đổi quy trình phân bổ sau khi nó đã bắt đầu, quy trình đó có thể đã bị hủy bỏ và bắt đầu lại. Điều này sẽ minh bạch hơn những gì đã xảy ra, và sẽ giúp duy trì tính khách quan và cởi mở của quy trình phân bổ.
Hoặc, trước khi Văn phòng Liên hợp tiến hành quy trình phân bổ, quận có thể đã xác định rằng Housing Connector có vị thế độc đáo để cung cấp các dịch vụ cho quận mà nhà cung cấp khác không thể, và quận có thể đã theo đuổi hình thức đấu thầu độc quyền. Điều này sẽ minh bạch, bởi vì lý do cần thiết phải ngoại lệ khỏi quy trình cạnh tranh sẽ được ghi lại và sự ngoại lệ đó sẽ được Hội đồng Ủy viên Quận phê duyệt tại một cuộc họp công khai.
Có vẻ như quy trình phân bổ hợp đồng này diễn ra phức tạp và khó hiểu hơn mức cần thiết, và có thể gây ra những nghi vấn về quy trình trao thầu hợp đồng của quận. Thêm vào đó, tôi lo ngại về khả năng xảy ra những sự việc tương tự liên quan đến các quy trình mua sắm và phân bổ khác của quận.
CC: Serena Cruz, Giám đốc Điều hành Quận Multnomah