Memorándum a la Junta de Comisionados del Condado: Preocupaciones sobre el proceso de adjudicación de contratos

Fecha: 5 de enero de 2024

Para: Jessica Vega Pederson, presidenta del condado de Multnomah

Sharon Meieran, Comisionada del Distrito 1

Jesse Beason, Comisionado del Distrito 2

Julia Brim-Edwards, Comisionada del Distrito 3

Lori Stegmann, Comisionada del Distrito 4

De: Jennifer McGuirk, auditora del condado de Multnomah

RE: Preocupaciones sobre el proceso de adjudicación de contratos

La primavera pasada, mi oficina recibió un informe a la Línea Directa de Buen Gobierno sobre un proceso de adjudicación de contratos en la Oficina Conjunta de Servicios para Personas sin Hogar. La acusación era que un funcionario electo utilizó su cargo para obtener una ventaja para un proveedor en particular en dicho proceso.

Mi oficina no corroboró que la acusación se ajustara a las definiciones de fraude, despilfarro o abuso de poder. El fraude suele implicar la apropiación indebida de activos, y el abuso de poder ocurre cuando un empleado recibe un beneficio personal indebido. El despilfarro no implica necesariamente uso privado ni beneficio personal, sino que casi siempre implica malas decisiones, prácticas o control administrativo.

Sin embargo, envío este memorando a la Junta para brindar transparencia sobre lo que encontramos al investigar este informe. Me preocupa que el proceso de adjudicación de contratos del condado no estuviera suficientemente protegido de influencias externas para garantizar una competencia imparcial y abierta, y que estas influencias externas ejercieran una presión indebida sobre los empleados de la Oficina Conjunta.

El condado anunció su intención de asociarse con un proveedor que no era elegible en ese momento.

En una reunión de la Junta de Comisionados del Condado celebrada el 16 de marzo de 2023, la Oficina del Presidente incluyó a Housing Connector en la solicitud de asignación a la agenda para la Modificación Presupuestaria R1 n.° JOHS-005-23, y los representantes de los socios locales del condado expresaron su interés en recibir los servicios de Housing Connector. La solicitud de asignación a la agenda del Presidente y la presentación a la Junta indicaron que el condado tenía la intención de contratar a Housing Connector. En ese momento, Housing Connector no había sido calificado mediante un proceso de contratación del condado y no era un proveedor elegible a través del proceso de Solicitud de Calificaciones Programáticas (RFPQ) de los Servicios de Vivienda de Apoyo Tri-County (SHS).

Este es un contexto relevante para el informe que recibimos, porque la discusión de la Junta pareció pronosticar un contrato con Housing Connector.

Los cambios introducidos a mitad del proceso de asignación plantearon dudas sobre la naturaleza imparcial y abierta del proceso.

Housing Connector se convirtió en proveedor calificado el 8 de mayo de 2023, a través de la Solicitud de Propuestas (RFPQ) para Servicios de Vivienda de Apoyo de los Tres Condados. Esta licitación formal, administrada por el Condado de Washington, se llevó a cabo entre enero y marzo de 2023. En colaboración, los Condados de Multnomah, Washington y Clackamas acordaron calificar a los proveedores de servicios que recibirían fondos del impuesto SHS mediante este proceso de licitación.

Si bien la Solicitud de Presupuesto (RFPQ) no prescribió un proceso de asignación competitiva, sí exigió que el condado llevara a cabo un proceso formal de asignación de contratos por separado, con resoluciones por escrito. Housing Connector se aplicó a la asignación del Programa de Contratación y Participación de Propietarios que la Oficina Conjunta lanzó el 15 de mayo de 2023.

El proceso de la Oficina Conjunta parecía estar bien diseñado para ser abierto y competitivo. Existía un proceso de evaluación, que incluía criterios y una rúbrica de puntuación para evaluar las propuestas, y toda la comunicación con los proveedores se dirigía al responsable de la contratación. Tras la evaluación inicial, el panel de evaluación evaluó las solicitudes para el programa, Housing Connector quedó en sexto lugar entre ocho proveedores, con una puntuación inferior al mínimo para su consideración, según el proceso establecido por la Oficina Conjunta al anunciar el proceso de asignación. Tras conversaciones con la oficina de un funcionario electo, que esperaba que el condado contratara a Housing Connector, la Oficina Conjunta modificó su proceso de asignación, añadiendo una nueva ronda de preguntas. Todos los proveedores que habían respondido previamente, incluidos aquellos que no alcanzaron la puntuación mínima, tuvieron la oportunidad de responder a las nuevas preguntas. Las preguntas adicionales no se calificaron.

En nuestra opinión, esta segunda ronda de preguntas modificó el alcance del trabajo según el anuncio inicial del proceso de asignación de Contratación y Participación de Propietarios. Dado que el alcance del trabajo cambió, creemos que, en aras de una competencia imparcial y abierta, el proceso de asignación debería haberse cancelado. O bien, el condado podría haber reiniciado el proceso para invitar a los proveedores que previamente hubieran rechazado la oportunidad, basándose en la descripción del alcance original del trabajo.

Tras la segunda ronda de preguntas, un comité de asignación de la Oficina Conjunta recomendó 000 contract award para Housing Connector. Finalmente, el condado adjudicó a Housing Connector un contrato por un valor de hasta $779,000 en septiembre de 2023. El cambio en el proceso y el aumento sustancial de la adjudicación plantearon dudas sobre la imparcialidad y transparencia del proceso.

Estos eventos nos preocupan porque el condado no se adhirió a un proceso de contratación pública competitivo, imparcial y abierto.

El proceso de adjudicación de contratos que desarrolló la Oficina Conjunta parecía bien diseñado para garantizar una competencia imparcial y abierta. Sin embargo, percibimos frustración con el proceso. Se alegó que el personal de la Oficina Conjunta se sintió presionado para modificar el proceso para que Housing Connector recibiera un contrato. También se observó que el proceso de adjudicación de la Oficina Conjunta no se ajustaba a las expectativas de la Junta.

Pero en lugar de modificar el proceso de asignación una vez iniciado, este podría haberse cancelado y reiniciado. Esto habría sido más transparente que lo ocurrido y habría ayudado a mantener la imparcialidad y la transparencia del proceso de asignación.

O bien, antes del proceso de asignación de la Oficina Conjunta, el condado podría haber determinado que Housing Connector se encontraba en una posición privilegiada para prestarle servicios que otro proveedor no podía, y podría haber optado por una contratación con un solo proveedor. Esto sería transparente, ya que se documentarían los motivos de la necesaria excepción a un proceso competitivo, y la excepción sería aprobada por la Junta de Comisionados del Condado en una reunión pública.

Al parecer, el desarrollo de este proceso de adjudicación de contratos fue más complejo y confuso de lo necesario, lo que podría generar dudas sobre los procesos de adjudicación de contratos del condado. Además, me preocupa la posibilidad de que se produzcan eventos similares en otros procesos de contratación y asignación del condado.

CC: Serena Cruz, directora de operaciones del condado de Multnomah

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