JOHS: Báo cáo về nhà ở hỗ trợ và tái định cư nhanh chóng thường phản ánh chính xác dữ liệu của nhà cung cấp, nhưng các nhà cung cấp muốn có một hệ thống dữ liệu thân thiện hơn với người dùng.

Những điểm nổi bật của báo cáo

Báo cáo nhìn chung phản ánh chính xác dữ liệu của nhà cung cấp, nhưng các nhà cung cấp mong muốn một hệ thống dữ liệu thân thiện hơn với người dùng.

• Những gì chúng tôi phát hiện: Văn phòng chung hiện đang sử dụng chính xác Ngày chuyển vào nhà ở để báo cáo về việc bố trí nhà ở.
• Lý do tại sao điều này quan trọng: Phương pháp trước đây chỉ tính thời điểm khách hàng tham gia chương trình hoặc bắt đầu nhận dịch vụ, điều này không phản ánh chính xác số lượng chỗ ở được bố trí.
• Những gì chúng tôi tìm thấy: Dữ liệu về việc bố trí nhà ở của Văn phòng Liên hợp phản ánh chính xác dữ liệu của các nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư trong hầu hết các trường hợp.
• Vì sao điều này quan trọng: Dữ liệu chính xác là một cách quan trọng để đánh giá xem một chương trình có thành công hay không.
• Những gì chúng tôi phát hiện: Những hạn chế của hệ thống quản lý dữ liệu của Văn phòng Liên hợp làm giảm chất lượng dữ liệu.
• Lý do tại sao điều này quan trọng: Việc nhập dữ liệu vẫn tốn thời gian, kém hiệu quả và tiềm ẩn nguy cơ sai sót vì các nhà cung cấp phải sử dụng một hệ thống thứ hai, đa chức năng hơn, cho hầu hết các dữ liệu.

Lý lịch

Chúng tôi bắt đầu cuộc kiểm toán này vì văn phòng chúng tôi phát hiện (như đã báo cáo trong 2021 letter ) rằng Văn phòng Liên hợp đang sử dụng Ngày Bắt đầu Dự án để tính số lượng người được bố trí vào nhà ở, thay vì Ngày Chuyển vào Nhà ở. Ngày Bắt đầu Dự án là ngày khách hàng tham gia chương trình hoặc bắt đầu nhận dịch vụ, còn Ngày Chuyển vào Nhà ở là ngày khách hàng chuyển đến nhà ở cố định. Bức thư gửi ban quản lý cũng cho biết rằng "khoảng 60% khách hàng thiếu dữ liệu địa chỉ hoặc có dữ liệu địa chỉ không phải là địa chỉ thực tế."

Điều này đã thúc đẩy một cuộc kiểm toán mới để tìm hiểu sâu hơn về sự sai lệch dữ liệu. Tuy nhiên, chúng tôi đã gặp phải các vấn đề về truy cập dữ liệu, vì vậy báo cáo đầu tiên của cuộc kiểm toán này tập trung vào quản lý hợp đồng, truyền thông và sự công bằng. Đây là báo cáo thứ hai từ cuộc kiểm toán, và nó giải quyết mối lo ngại ban đầu liên quan đến dữ liệu.

Mục tiêu của chúng tôi trong phần kiểm toán này là:

1. Xác định xem Văn phòng Liên hợp hiện có đang sử dụng Ngày chuyển vào nhà ở để báo cáo việc bố trí nhà ở hay không.
2. Xác định xem các nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư có sử dụng trường Ngày chuyển đến nhà ở để ghi nhận việc bố trí nhà ở hay không, thay vì ghi nhận việc đăng ký chương trình.
3. Hãy xác định lý do tại sao rất nhiều hồ sơ bố trí nhà ở lại thiếu thông tin địa chỉ.

Văn phòng Liên hợp là một phần của Chương trình Liên tục Chăm sóc (Continuum of Care) thuộc Bộ Nhà ở và Phát triển Đô thị Hoa Kỳ (HUD). Các Liên tục Chăm sóc chịu trách nhiệm tạo ra một hệ thống địa phương phối hợp để hỗ trợ những người vô gia cư tìm được nhà ở. Các Liên tục Chăm sóc được yêu cầu phải đo lường hiệu quả hoạt động của mình như một hệ thống phối hợp. HUD yêu cầu các Liên tục Chăm sóc phải duy trì Hệ thống Thông tin Quản lý Người vô gia cư (HMIS) và thu thập các điểm dữ liệu cụ thể. HMIS là một ứng dụng thu thập dữ liệu tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập thông tin về những người và gia đình sử dụng dịch vụ nhà ở hoặc các dịch vụ hỗ trợ người vô gia cư khác, và lưu trữ dữ liệu đó ở định dạng điện tử. Nó được thiết kế để thu thập thông tin theo thời gian nhằm cung cấp mô tả chính xác nhất về tình trạng vô gia cư và các dịch vụ dành cho người vô gia cư trong một cộng đồng. Có nhiều nhà cung cấp cho các ứng dụng thu thập dữ liệu này.

Các nhà cung cấp dịch vụ được Văn phòng Liên hợp ký hợp đồng phải nhập các loại thông tin cụ thể vào hệ thống HMIS và cung cấp báo cáo hàng quý về dữ liệu họ đã nhập. Các hệ thống chăm sóc liên tục cũng có thể lựa chọn thêm các điểm dữ liệu, danh mục phản hồi hoặc duy trì dữ liệu lịch sử vượt quá những gì HUD quy định, miễn là điều đó không ảnh hưởng đến khả năng thu thập và báo cáo chính xác các yếu tố dữ liệu cần thiết.

Dữ liệu được nhập vào HMIS rất quan trọng vì kinh phí được phân bổ cho các Hệ thống Chăm sóc Liên tục dựa trên các chỉ số hiệu suất được nhập vào HMIS. HUD kỳ vọng các Hệ thống Chăm sóc Liên tục sẽ tính toán và sử dụng các chỉ số hiệu suất cấp hệ thống làm tiêu chí lựa chọn đã được thiết lập để trao các dự án thuộc Chương trình Chăm sóc Liên tục và để đánh giá hiệu suất hệ thống.

Ngoài việc xác định nguồn tài trợ, dữ liệu có thể làm nổi bật những gì đang hiệu quả và không hiệu quả trong hệ thống dịch vụ dành cho người vô gia cư. Các mô hình chăm sóc liên tục có thể sử dụng dữ liệu để:

• cải thiện chương trình
• Đảm bảo sự hiểu biết chung giữa các bên liên quan về tình hình hiện tại và mục tiêu mà họ đang hướng tới.
• Truyền đạt thông tin và vận động cho nhu cầu của cộng đồng.

Dữ liệu HMIS liên quan đến những người vô gia cư và việc tiếp cận các dịch vụ. Mỗi mẩu dữ liệu đều nói về cuộc sống của một người và những nỗ lực của họ để duy trì hoặc tìm kiếm chỗ ở. Dữ liệu HMIS có thể mang lại những cơ hội quan trọng để cải thiện việc cung cấp và khả năng tiếp cận các dịch vụ. Các mô hình chăm sóc liên tục có thể sử dụng dữ liệu để hiểu rõ những bất bình đẳng hiện có và giảm bớt các rào cản đối với những người cần dịch vụ. Khi Văn phòng Liên hợp không sử dụng tất cả dữ liệu có sẵn để đánh giá cách thức hoạt động của hệ thống, sẽ bỏ lỡ cơ hội giải quyết các vấn đề và cải thiện hệ thống. Điều này làm tăng nguy cơ gây hại bằng cách giải quyết các vấn đề mà không có cái nhìn toàn diện về nguyên nhân gây ra vấn đề.

Văn phòng liên hợp hiện đang sử dụng chính xác Ngày chuyển vào nhà ở để báo cáo việc bố trí nhà ở.

Mục tiêu đầu tiên của phần kiểm toán này là xác định xem Văn phòng Liên hợp hiện có đang sử dụng Ngày chuyển đến nhà ở để báo cáo về việc bố trí nhà ở hay không. Chúng tôi đã yêu cầu nhân viên dữ liệu của Văn phòng Liên hợp cung cấp cho chúng tôi danh sách tất cả những người nhận nhà ở hỗ trợ lâu dài hoặc nhà ở tái định cư nhanh chóng trong năm tài chính 2023. Họ đã cung cấp cho chúng tôi những con số sau:

• Loại hình tài trợ: Tái định cư nhanh chóng
• Định nghĩa: Hỗ trợ thuê nhà và các dịch vụ hỗ trợ dành cho người thuê nhà trong thời gian ngắn hạn (tối đa ba tháng) và trung hạn (4-24 tháng).
• Số người: 845
• Loại hình tài trợ: Tái định cư nhanh chóng
• Định nghĩa: Nhà ở lâu dài, nơi cung cấp hỗ trợ nhà ở (ví dụ: cho thuê dài hạn hoặc hỗ trợ tiền thuê nhà) và các dịch vụ hỗ trợ để giúp đỡ các hộ gia đình.
• Số người: 525
• Tổng số người: 1.370

Nguồn: Văn phòng Liên hợp về Dịch vụ cho Người vô gia cư. Số liệu này sẽ không khớp với các báo cáo công khai vì một số người được tài trợ một phần và Văn phòng Liên hợp đã phân bổ lại số liệu cho họ trong báo cáo. Để phục vụ mục đích kiểm toán này, chúng tôi đã đếm số lượng người để kiểm tra tính chính xác của dữ liệu và không phân bổ lại số liệu cho họ. Ngoài ra, số liệu này không bao gồm những người có dữ liệu được bảo mật do liên quan đến bạo lực gia đình.

Chúng tôi cũng yêu cầu họ cung cấp phương pháp tính toán để xác định những con số này. Họ cho biết phương pháp tính toán của họ dựa trên Ngày nhận nhà, và chúng tôi cũng nhận thấy rằng những người trong danh sách người được bố trí nhà ở đều có ngày tháng được ghi trong mục Ngày nhận nhà.

Các nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư đã sử dụng trường Ngày chuyển đến nhà ở để ghi lại thông tin về việc bố trí nhà ở.

Chúng tôi đã phỏng vấn 11 nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư để xác nhận xem Ngày Chuyển Đến Nhà ở có phản ánh việc người đó đã được bố trí nhà ở hay không. Tất cả các nhà cung cấp đều cho biết họ nhập ngày vào mục Ngày Chuyển Đến Nhà ở khi người đó đã được bố trí nhà ở. 11 nhà cung cấp này đã cung cấp 60% số lượng nhà ở được bố trí cho Văn phòng Liên hợp trong năm tài chính 2023, điều này giúp chúng tôi đủ tin tưởng vào phần lớn dữ liệu về việc bố trí nhà ở được cung cấp cho Văn phòng Liên hợp.

Dữ liệu về việc bố trí nhà ở của Văn phòng Liên hợp phản ánh chính xác dữ liệu của các nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư trong hầu hết các trường hợp.

Đối với 11 nhà cung cấp dịch vụ mà chúng tôi đã liên hệ, chúng tôi đã chọn ngẫu nhiên những người đã được bố trí chỗ ở theo hồ sơ của Văn phòng Liên hợp và hỏi các nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư xem thông tin này có khớp với hồ sơ của họ hay không. Nhiều nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư sử dụng các hệ thống dữ liệu khác ngoài HMIS, vì vậy chúng tôi đã yêu cầu họ kiểm tra các hệ thống khác để biết tình trạng của khách hàng. Kết quả này chỉ áp dụng cho các nhà cung cấp mà chúng tôi đã liên hệ.

Trong 96% trường hợp, dữ liệu của họ cho thấy báo cáo của Văn phòng Liên hợp về việc bố trí nhà ở phản ánh chính xác dữ liệu của các nhà cung cấp. Đối với 4% trường hợp dữ liệu không chính xác, các sự việc sau đây đã xảy ra.

• Tính trùng lặp: Trong ba trường hợp (1,4% mẫu), Văn phòng Liên hợp đã tính những người nhận cả dịch vụ tái định cư nhanh và nhà ở hỗ trợ lâu dài vào cùng một ngày. Nhà cung cấp dịch vụ xác nhận rằng chỉ nên tính dịch vụ tái định cư nhanh.
• Sự không chắc chắn: Trong hai trường hợp (0,9% của mẫu), nhà cung cấp không chắc chắn liệu người đó đã nhận được nhà ở hay chưa vì sổ sách kế toán của họ không thể hiện việc thanh toán tiền đặt cọc cho nhà ở.
• Phân loại sai: Trong hai trường hợp (0,9% mẫu), người dân được cấp nhà ở nhưng lại được phân loại là nhà ở hỗ trợ lâu dài, trong khi thực tế đó là chương trình tái định cư nhanh.
• Người trùng lặp: Một người (0,5% mẫu) được ghi nhận có chỗ ở nhưng lại được tính hai lần. Cơ quan này cho biết họ không có quyền xóa những người trùng lặp trong hệ thống HMIS.

Ngoài các nhà cung cấp mà chúng tôi đã liên hệ, chúng tôi cũng đã xem xét toàn bộ số lượng người được bố trí nhà ở nhanh chóng và nhà ở hỗ trợ (1.370) mà Văn phòng Liên hợp đã gửi cho chúng tôi. Chúng tôi đã quan sát thấy những lỗi tiềm ẩn sau đây.

• Tính trùng lặp: Trong 18 trường hợp (1,3% tổng số trường hợp được bố trí chỗ ở), dường như những người này đã được tính vào dữ liệu nhà ở trước đó. Mười bảy người nhận được cả hỗ trợ tái định cư nhanh và nhà ở hỗ trợ lâu dài trong cùng một ngày. Một người được tính là nhận hỗ trợ tái định cư nhanh từ hai tổ chức khác nhau trong cùng một ngày. Ba trong số các trường hợp này nằm trong mẫu nghiên cứu đã đề cập ở trên.
• Ngày nằm ngoài khung thời gian báo cáo: Trong tám trường hợp (0,6% tổng số trường hợp được bố trí), ngày chuyển đến nhà ở của người dân nằm ngoài năm tài chính 2023. Không có trường hợp nào trong số này nằm trong mẫu nghiên cứu đã đề cập ở trên.

Những hạn chế của hệ thống thông tin quản lý y tế (HMIS) làm giảm chất lượng dữ liệu.

Chúng tôi muốn tìm hiểu lý do tại sao lại có quá ít địa chỉ được nhập vào HMIS. Trong các cuộc trò chuyện với các nhà cung cấp dịch vụ, chúng tôi được biết rằng các vấn đề về quyền riêng tư, chẳng hạn như các trường hợp bạo lực gia đình, là một lý do tiềm tàng, nhưng còn có hai lý do khác khiến các nhà cung cấp thường không nhập địa chỉ vào HMIS:

1. HUD không yêu cầu phải nhập địa chỉ vào HMIS.
2. Hệ thống HMIS hiện tại không thân thiện với người dùng đối với các nhà cung cấp dịch vụ y tế. Nhiều nhà cung cấp sử dụng một hệ thống thứ hai, thân thiện hơn với người dùng, nơi họ lưu trữ phần lớn thông tin, bao gồm cả địa chỉ.

Đối với các nhà cung cấp sử dụng hệ thống phụ trợ, HMIS đã trở thành một hệ thống mà nhiều nhà cung cấp chỉ nhập thông tin tối thiểu cần thiết để đáp ứng các yêu cầu báo cáo. Việc nhập dữ liệu vào nhiều hệ thống khác nhau tốn thời gian, không hiệu quả và làm tăng nguy cơ sai sót trong nhập liệu. Và vì HMIS không phải là hệ thống được hầu hết các nhà cung cấp mà chúng tôi đã trao đổi ưu tiên lựa chọn, điều đó có nghĩa là nhiều thông tin quan trọng đang không được đưa vào HMIS.

Nhiều nhà cung cấp có các hệ thống dữ liệu khác ngoài HMIS.

Các nhà cung cấp cho biết họ nhập hầu hết thông tin vào hệ thống dữ liệu nội bộ. Một số lý do bao gồm:

• Hệ thống HMIS hiện tại đã lỗi thời/cồng kềnh/không thân thiện với người dùng.
• Việc học hỏi cần thời gian và có thể khó khăn cho nhân viên mới khi làm quen.
• Nó không cho phép các nhà cung cấp theo dõi thông tin hữu ích trong công việc hàng ngày của họ, chẳng hạn như kế hoạch dịch vụ, ghi chú trường hợp và báo cáo sự cố.
• Nó không cung cấp thông tin và báo cáo hữu ích cho các nhà cung cấp.
• Nó không thể tải thông tin từ các hệ thống phụ của nhà cung cấp.

Một số nhà cung cấp cho biết hệ thống HMIS hiện tại không cung cấp thông tin và báo cáo hữu ích như các hệ thống phụ trợ của họ. Ví dụ, một nhà cung cấp cho biết HMIS thiếu các trường thông tin mà họ quan tâm theo dõi, chẳng hạn như thông tin về vật nuôi và phương tiện của người tham gia chương trình tạm trú, kết nối với nhà tuyển dụng và giới thiệu việc làm, và báo cáo sự cố.

Trước những thách thức của hệ thống HMIS hiện tại, hệ thống dịch vụ dành cho người vô gia cư địa phương sẽ được hưởng lợi từ một hệ thống HMIS hoạt động hiệu quả hơn, thân thiện với người dùng hơn, nơi các nhà cung cấp có thể nhập mọi thông tin vào một nơi hoặc liên kết hệ thống của họ với HMIS và tải dữ liệu lên.

Các hệ thống dữ liệu trùng lặp làm tăng rủi ro và kém hiệu quả.

Việc sử dụng hai hệ thống làm tăng nguy cơ dữ liệu không chính xác.

Khi các nhà cung cấp phải nhập và duy trì dữ liệu thủ công trong hai hệ thống khác nhau, điều này làm tăng nguy cơ dữ liệu không chính xác ở cả hai hệ thống. Các nhà cung cấp mà chúng tôi đã trao đổi, những người sử dụng hệ thống phụ, thường giảm thiểu lượng thông tin họ nhập vào HMIS, chỉ nhập những thông tin được HUD yêu cầu. Điều này khiến hệ thống HMIS hiện tại khó có đủ thông tin để sử dụng và chia sẻ với các bên liên quan. Tuy nhiên, nếu thông tin mà mỗi nhà cung cấp đang lưu giữ trong hệ thống nội bộ của họ được tổng hợp lại, nó có thể tạo ra thông tin hữu ích và đầy đủ hơn cho việc lập kế hoạch và chia sẻ với cộng đồng.

Việc duy trì hai hệ thống tốn thời gian và không hiệu quả.

Việc học, sử dụng và bảo trì hai hệ thống rất tốn thời gian và không hiệu quả. Trong lĩnh vực mà nhiệm vụ chính là cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người vô gia cư, việc giảm thiểu thời gian mà các nhà cung cấp thực hiện các công việc hành chính không cần thiết và tốn thời gian, chẳng hạn như nhập dữ liệu hai lần, là rất hữu ích. Điều này càng trở nên trầm trọng hơn bởi thực tế là nhiều nhà cung cấp không có nhân viên chuyên trách về dữ liệu.

Các vấn đề với hệ thống thông tin quản lý y tế (HMIS) phát sinh trong bối cảnh tái tổ chức khu vực.

Cuộc kiểm toán này diễn ra trong thời gian Văn phòng Liên hợp đang tham gia vào việc thực hiện tái tổ chức khu vực các Mạng lưới Chăm sóc Liên tục (Continuums of Care) do kết quả của biện pháp hỗ trợ nhà ở mà cử tri đã thông qua vào năm 2020. Biện pháp này đã tạo ra nguồn kinh phí cho các dịch vụ hỗ trợ nhà ở dành cho những người đang hoặc có nguy cơ bị vô gia cư.

Do việc thông qua dự luật, Metro, cùng với các quận Multnomah, Washington và Clackamas và các cơ quan quản lý nhà ở tương ứng, đang hợp tác để phối hợp triển khai Chương trình Dịch vụ Nhà ở Hỗ trợ. Trong quá trình này, Văn phòng Liên hợp sẽ đảm nhận trách nhiệm dẫn đầu hệ thống HMIS của ba quận, trước đây thuộc về Thành phố Portland. Ngoài ra, Cục Nhà ở Thành phố Portland đang trong quá trình chuyển giao trách nhiệm lãnh đạo HMIS cho Văn phòng Liên hợp, bao gồm việc dẫn đầu triển khai HMIS cho khu vực ba quận. Điều này bao gồm việc cùng nhau chuẩn hóa việc thu thập dữ liệu và kiểm soát chất lượng.
Tài liệu hướng dẫn của Quận Multnomah, Kế hoạch Thực hiện Khu vực năm 2020, đã chỉ ra rằng cần phải tăng cường và tích hợp các hệ thống dữ liệu hiện có, đặc biệt là hệ thống thông tin quản lý y tế (HMIS) và hệ thống dữ liệu chăm sóc sức khỏe bằng cách đầu tư vào các sáng kiến ​​tập trung vào việc kết nối các dữ liệu khác nhau.

Là một phần trong việc triển khai Chương trình Dịch vụ Nhà ở Hỗ trợ tại ba quận, nhóm dữ liệu của Văn phòng Liên hợp đã thường xuyên họp với các quản lý dữ liệu từ ba quận để phối hợp, lên chiến lược và học hỏi lẫn nhau. Có ba cuộc họp hàng tháng để phối hợp. Một cuộc họp là cuộc thảo luận chi tiết hơn về việc thống nhất báo cáo và các chỉ số về Dịch vụ Nhà ở Hỗ trợ mà Văn phòng Liên hợp báo cáo cho Metro. Một cuộc họp hàng tháng khác dành cho các quản lý dữ liệu từ ba quận để phối hợp, lên chiến lược và học hỏi lẫn nhau. Cuộc họp thứ ba là để phối hợp xung quanh kế hoạch triển khai Hệ thống Thông tin Quản lý Nhà ở (HMIS) khu vực.

Văn phòng Liên hợp đã thuê một nhà tư vấn bên thứ ba để đánh giá cách cải thiện hệ thống HMIS và cách sử dụng hệ thống này nội bộ trong các cơ quan. Mục tiêu của cuộc đánh giá đó là xác định hiện trạng của HMIS và kỳ vọng trong tương lai, xác định những khoảng cách giữa việc sử dụng HMIS hiện tại và mục tiêu trong tương lai, cung cấp thông tin chi tiết về các giải pháp phần mềm tiềm năng và đưa ra các khuyến nghị để hướng dẫn việc triển khai HMIS tại ba quận. Báo cáo đã được trình bày với Hội đồng Ủy viên Quận vào tháng 4 năm 2024.

Mặc dù Văn phòng Liên hợp đã đảm nhận trách nhiệm dẫn đầu hệ thống HMIS từ năm 2023, Thành phố Portland vẫn nắm giữ một số quyền quản trị cho đến gần đây. Một phần nguyên nhân gây chậm trễ là do việc chuyển giao quyền quản trị hệ thống HMIS từ thành phố sang quận. Việc này đã diễn ra vào ngày 25 tháng 3 năm 2024.

Các khuyến nghị

Chúng tôi khuyến nghị Văn phòng Liên hợp, chậm nhất là ngày 1 tháng 1 năm 2027:

1. Để nâng cao hiệu quả, tính hữu ích của dữ liệu và giảm thiểu nguy cơ sai sót trong hệ thống thông tin quản lý nhà ở (HMIS), cần triển khai cơ sở dữ liệu tương thích với giao diện lập trình ứng dụng (API). API là một phần mềm trung gian cho phép hai ứng dụng giao tiếp với nhau. Việc sử dụng cơ sở dữ liệu tương thích với API sẽ cho phép các nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư tải dữ liệu từ các hệ thống nội bộ của họ lên.

Mục tiêu, phạm vi và phương pháp luận

Chúng tôi bắt đầu cuộc kiểm toán này vì văn phòng chúng tôi phát hiện (như đã báo cáo trong 2021 letter ) rằng Văn phòng Liên hợp đang sử dụng Ngày Bắt đầu Dự án để tính số lượng người được bố trí vào nhà ở, thay vì Ngày Chuyển vào Nhà ở. "Ngày Bắt đầu Dự án" là ngày khách hàng tham gia chương trình hoặc bắt đầu nhận dịch vụ, còn Ngày Chuyển vào Nhà ở là ngày khách hàng chuyển đến nhà ở cố định. Bức thư gửi ban quản lý cũng cho biết rằng "khoảng 60% khách hàng thiếu dữ liệu địa chỉ hoặc có dữ liệu địa chỉ không phải là địa chỉ thực tế."

Điều này đã thúc đẩy một cuộc kiểm toán mới để tìm hiểu sâu hơn về sự sai lệch dữ liệu. Tuy nhiên, chúng tôi đã gặp phải các vấn đề về truy cập dữ liệu, vì vậy báo cáo đầu tiên của cuộc kiểm toán mới tập trung vào quản lý hợp đồng, truyền thông và sự công bằng. Báo cáo thứ hai này giải quyết mối lo ngại ban đầu liên quan đến dữ liệu.

Mục tiêu của phần kiểm toán này là:

• Xác định xem Văn phòng Liên hợp hiện có đang sử dụng Ngày chuyển vào nhà ở để báo cáo việc bố trí nhà ở hay không.
• Xác định xem các nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư có sử dụng trường Ngày chuyển đến nhà ở để ghi nhận việc bố trí nhà ở hay không, thay vì ghi nhận việc đăng ký chương trình.
• Hãy xác định lý do tại sao rất nhiều hồ sơ bố trí nhà ở lại thiếu thông tin địa chỉ.

Để đạt được những mục tiêu này:

• Chúng tôi đã chọn ngẫu nhiên một mẫu những người mà Văn phòng Liên hợp báo cáo là đã được bố trí nhà ở và đã liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư để xác minh dữ liệu. Mẫu ngẫu nhiên bao gồm 223 trường hợp được bố trí nhà ở bởi 11 nhà cung cấp khác nhau. 11 nhà cung cấp này chiếm 60% số trường hợp tái định cư nhanh và nhà ở hỗ trợ mà JOHS báo cáo trong năm tài chính 2023. Đối với 11 nhà cung cấp này, chúng tôi có thể tin tưởng 95% rằng dữ liệu của JOHS phản ánh chính xác dữ liệu của nhà cung cấp trong 96% trường hợp với sai số là 5,62%. Chúng tôi không thể đảm bảo cho các nhà cung cấp mà chúng tôi không liên hệ.

Báo cáo này chỉ mô tả độ chính xác của dữ liệu đối với những dữ liệu mà chúng tôi đã đánh giá.

Để thực hiện cuộc kiểm toán này, chúng tôi đã phân tích dữ liệu HMIS từ Văn phòng Liên hợp Dịch vụ Người vô gia cư đối với những người được bố trí chỗ ở nhanh chóng hoặc nhà ở hỗ trợ lâu dài từ năm tài chính 2023. Bằng cách xác minh dữ liệu với các nhà cung cấp dịch vụ cho người vô gia cư, kiểm tra dữ liệu để tránh trùng lặp và xác minh phạm vi ngày tháng, văn phòng chúng tôi đã xác định rằng dữ liệu đủ tin cậy cho mục đích của báo cáo này.

Chúng tôi đã tiến hành cuộc kiểm toán hiệu quả này theo các chuẩn mực kiểm toán chính phủ được chấp nhận rộng rãi. Các chuẩn mực đó yêu cầu chúng tôi lập kế hoạch và thực hiện cuộc kiểm toán để thu thập đủ bằng chứng thích hợp nhằm cung cấp cơ sở hợp lý cho các phát hiện và kết luận của chúng tôi dựa trên mục tiêu kiểm toán. Chúng tôi tin rằng bằng chứng thu được cung cấp cơ sở hợp lý cho các phát hiện và kết luận của chúng tôi dựa trên mục tiêu kiểm toán.

Nhân viên kiểm toán

Nicole Dewees, Giám đốc Kiểm toán
Mandi Hood, Kiểm toán viên quản lý

Tài liệu liên quan