Những điểm nổi bật của báo cáo
Thư viện đã thực hiện một khuyến nghị và đang trong quá trình thực hiện một khuyến nghị khác.
Những gì chúng tôi tìm thấy
Văn phòng Kiểm toán theo dõi việc thực hiện các khuyến nghị kiểm toán để hỗ trợ trách nhiệm giải trình của chính quyền quận. Trong báo cáo này, chúng tôi chỉ đánh giá hai khuyến nghị đến hạn vào tháng 1 năm 2024. Chúng tôi sẽ đánh giá và báo cáo về các khuyến nghị còn lại trong một báo cáo riêng.
Chúng tôi nhận thấy Thư viện đã thực hiện một trong những khuyến nghị đó và đang trong quá trình thực hiện khuyến nghị còn lại.
Ý nghĩa của các trạng thái
- Đã thực hiện - Đối tượng được kiểm toán đã thực hiện đầy đủ hoặc đã giải quyết vấn đề để đáp ứng mục đích của khuyến nghị.
- Đang tiến hành - Đơn vị được kiểm toán đã bắt đầu thực hiện.
- Chưa thực hiện - Đối tượng được kiểm toán chưa thực hiện, hoặc không có ý định thực hiện.
Đã triển khai
Khuyến nghị số 2: Phối hợp với Chương trình An ninh Quận để hoàn thành Đánh giá Nguy cơ Bạo lực Nơi làm việc và Kế hoạch Phòng ngừa Bạo lực Nơi làm việc, đồng thời thông báo kết quả cho tất cả nhân viên.
Ghi chú của Kiểm toán viên: Nhân viên thư viện đã hoàn thành việc đánh giá mối đe dọa cho 20 địa điểm và lập kế hoạch phòng ngừa bạo lực nơi làm việc cho 19 địa điểm. Tính đến tháng 4 năm 2024, tất cả các địa điểm đang mở cửa đều đã có đánh giá mối đe dọa và kế hoạch phòng ngừa. Ngoài ra, một số địa điểm tạm thời đóng cửa để xây dựng cũng đã có đánh giá mối đe dọa và kế hoạch phòng ngừa. Khi các tòa nhà khác mở cửa trở lại sau khi xây dựng xong, lãnh đạo thư viện cần đảm bảo rằng các tòa nhà đó đã hoàn thành việc đánh giá mối đe dọa và lập kế hoạch phòng ngừa.
Lãnh đạo thư viện đã đăng tải các liên kết đến các đánh giá mối đe dọa và kế hoạch phòng ngừa trên một trang trong mạng nội bộ dành cho nhân viên, nơi theo dõi các khuyến nghị kiểm toán. Lãnh đạo thư viện cho biết họ đã chia sẻ các kế hoạch này với các trưởng bộ phận và chỉ đạo họ chia sẻ với nhân viên. Họ cũng đã thông báo cho nhân viên về các đánh giá mối đe dọa và kế hoạch phòng ngừa thông qua bản tin email gửi đến toàn bộ danh sách email của nhân viên thư viện.
Đang xử lý
Khuyến nghị số 1: Thực hiện các biện pháp và quy trình khắc phục để đảm bảo các ủy ban an toàn đáp ứng các tiêu chuẩn của OSHA và coi chúng là nơi giải quyết các vấn đề an ninh.
Ghi chú của Kiểm toán viên: Lãnh đạo thư viện đã thiết lập các cấu trúc và quy trình mới để thúc đẩy việc tuân thủ các yêu cầu của OSHA. Tuy nhiên, chúng tôi cho rằng cần thêm thời gian để thấy được hiệu quả của các quy trình này, trước khi có thể tự tin khẳng định rằng khuyến nghị này đã được thực hiện. Ngoài ra, lãnh đạo thư viện vẫn chưa thực hiện phần khuyến nghị về việc thúc đẩy các ủy ban an toàn như là nơi giải quyết các vấn đề an ninh.
Các nhà lãnh đạo đã tổ chức lại các ủy ban an toàn cho các thư viện khu phố thành các khu vực, với các quản lý khu vực tham gia và hỗ trợ các ủy ban đó. Mẫu điều lệ ủy ban an toàn mô tả vai trò và trách nhiệm. Theo điều lệ, các quản lý chính có trách nhiệm giám sát để đảm bảo các quy tắc của OR-OSHA được tuân thủ. Các trang web của ủy ban an toàn trên mạng nội bộ và cấu trúc lưu trữ tài liệu cũng được tổ chức lại.
Lãnh đạo thư viện cũng cho biết một chuyên gia điều hành kiểm tra tài liệu định kỳ và một nhóm điều phối ủy ban an toàn mới sẽ kiểm tra tài liệu hàng quý. Nhóm học tập của tổ chức đã bắt đầu phân công các khóa đào tạo bắt buộc cho các thành viên ủy ban trong Workday và có kế hoạch chạy báo cáo để kiểm tra xem các khóa đào tạo đã được hoàn thành hay chưa.
Khi xem xét lại tài liệu, chúng tôi nhận thấy tính đầy đủ và khả năng tiếp cận tài liệu đã được cải thiện. Tuy nhiên, một số tài liệu về các cuộc kiểm tra và họp vẫn còn thiếu. Ngoài ra, hơn một phần ba thành viên ủy ban an toàn vẫn chưa hoàn thành tất cả các khóa đào tạo bắt buộc. Thành viên ủy ban vẫn có thể thay đổi, đặc biệt là khi một số địa điểm đóng cửa để xây dựng.
Dựa trên những yếu tố này, chúng tôi đang xem xét khuyến nghị này trong quá trình thực hiện. Chúng tôi sẽ đánh giá lại khuyến nghị này khi đánh giá các khuyến nghị còn lại để xem các quy trình đang hoạt động như thế nào và liệu các lãnh đạo thư viện có ủng hộ các ủy ban an toàn như một nơi để giải quyết các vấn đề an ninh hay không.
Mục tiêu, phạm vi và phương pháp luận
Mục tiêu của đợt đánh giá này là xác định tình trạng thực hiện các khuyến nghị từ Kiểm toán Thư viện có thời hạn như sau:
- Ngày 1 tháng 1 năm 2024
Các kiểm toán viên đã đánh giá tình trạng thực hiện các khuyến nghị dựa trên các cuộc phỏng vấn, tài liệu và các bằng chứng khác hiện có. Các kiểm toán viên sẽ đánh giá các khuyến nghị còn lại sau khi đến hạn thực hiện.
Cập nhật trạng thái của một khuyến nghị
Trong mỗi cuộc kiểm toán mà văn phòng chúng tôi thực hiện, chúng tôi đều đưa ra các khuyến nghị nhằm cải thiện hoạt động của chính phủ, đặc biệt là về hiệu quả, tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và công bằng. Mục tiêu của chúng tôi trong việc đánh giá tình trạng thực hiện các khuyến nghị là để giúp đảm bảo ban quản lý thực hiện các khuyến nghị cải tiến này.
Chúng tôi nhận thấy rằng sau khi công bố đánh giá về tình trạng thực hiện các khuyến nghị, ban quản lý có thể thực hiện đầy đủ một khuyến nghị mà chúng tôi đã báo cáo là đang trong quá trình thực hiện hoặc chưa được thực hiện. Khi đó, ban quản lý có thể cung cấp bằng chứng cho Văn phòng Kiểm toán để chứng minh lý do tại sao tình trạng của khuyến nghị cần được thay đổi trong các báo cáo tương lai của Văn phòng Kiểm toán. Quyết định cuối cùng về việc thay đổi tình trạng của bất kỳ khuyến nghị nào thuộc về Văn phòng Kiểm toán.
Nhân viên
Caroline Zavitvoski, Giám đốc Kiểm toán