Aspectos destacados del informe
La biblioteca ha puesto en práctica una recomendación y está en proceso de implementar otra.
Lo que encontramos
La Oficina del Auditor da seguimiento a las recomendaciones de auditoría para garantizar la rendición de cuentas del gobierno del condado. Para este informe, solo evaluamos las dos recomendaciones que debían presentarse en enero de 2024. Evaluaremos y presentaremos el informe sobre las recomendaciones restantes en un informe aparte.
Hemos comprobado que la biblioteca ha puesto en práctica una de esas recomendaciones y está en proceso de implementar la otra.
Qué significan los estados
- Implementado: la entidad auditada ha implementado completamente o ha resuelto el problema para cumplir con la intención de la recomendación.
- En proceso: la entidad auditada ha comenzado la implementación.
- No implementado: el auditado no lo ha implementado o no tiene intención de implementarlo.
Implementado
Recomendación n.º 2: Coordinar con el Programa de Seguridad del Condado para completar una Evaluación de Amenazas de Violencia en el Lugar de Trabajo y un Plan de Prevención de la Violencia en el Lugar de Trabajo, y comunicar los resultados a todos los empleados.
Nota del auditor: El personal de la biblioteca ha completado las evaluaciones de amenazas para 20 sucursales y los planes de prevención de la violencia en el lugar de trabajo para 19 sucursales. A partir de abril de 2024, todas las sucursales actualmente abiertas cuentan con evaluaciones de amenazas y planes de prevención. También existen evaluaciones de amenazas y planes de prevención para algunas sucursales que se encuentran temporalmente cerradas por obras. A medida que se reabran más edificios tras las obras, los responsables de la biblioteca deberán asegurarse de que se hayan completado las evaluaciones de amenazas y los planes de prevención para dichos edificios.
Los responsables de la biblioteca publicaron enlaces a las evaluaciones de amenazas y los planes de prevención en una página de la intranet para empleados que registra las recomendaciones de auditoría. Informaron que compartieron los planes con los responsables de las distintas sedes y les indicaron que los compartieran con los empleados. Asimismo, notificaron a los empleados sobre las evaluaciones de amenazas y los planes de prevención mediante un boletín informativo enviado por correo electrónico a toda la lista de correo de la biblioteca.
En proceso
Recomendación n.° 1: Implementar acciones y procesos correctivos para garantizar que los comités de seguridad cumplan con las normas de OSHA y promoverlos como un espacio para abordar los problemas de seguridad.
Nota del auditor: Los responsables de la biblioteca han implementado nuevas estructuras y procesos para promover el cumplimiento de los requisitos de OSHA. Sin embargo, consideramos que se necesita más tiempo para observar estos procesos en acción y poder afirmar con seguridad que esta recomendación se ha implementado. Además, los responsables de la biblioteca aún no han implementado la parte de la recomendación relativa a la promoción de comités de seguridad como espacios para abordar los problemas de seguridad.
Los líderes reorganizaron los comités de seguridad de las bibliotecas vecinales por regiones, con la participación y el apoyo de los gerentes regionales. El modelo de estatutos del comité de seguridad describe las funciones y responsabilidades. Según los estatutos, los gerentes principales tienen la responsabilidad de supervisar el cumplimiento de las normas de OR-OSHA. También se reorganizaron los sitios web de los comités de seguridad en la intranet y la estructura para el almacenamiento de documentos.
Los responsables de la biblioteca también informaron que un especialista ejecutivo revisa la documentación periódicamente y que un nuevo equipo de coordinación del comité de seguridad la revisará trimestralmente. El equipo de aprendizaje organizacional ha comenzado a asignar las capacitaciones requeridas a los miembros del comité en Workday y planea generar informes para verificar si se completaron.
Al revisar la documentación, observamos que su exhaustividad y accesibilidad habían mejorado. Sin embargo, aún faltaba documentación sobre inspecciones y reuniones. Además, más de un tercio de los miembros del comité de seguridad no habían completado todas las capacitaciones requeridas. La composición del comité podría cambiar, especialmente debido al cierre de algunas instalaciones por obras.
Dados estos factores, estamos considerando esta recomendación en proceso. La evaluaremos nuevamente al analizar las demás recomendaciones para determinar el funcionamiento de los procesos y si los responsables de la biblioteca promueven la creación de comités de seguridad para abordar los problemas relacionados con la seguridad.
Objetivos, alcance y metodología
Los objetivos de esta evaluación fueron determinar el estado de las recomendaciones de Auditoría de la Biblioteca que tenían la siguiente fecha límite:
- 1 de enero de 2024
Los auditores evaluaron el estado de las recomendaciones basándose en entrevistas, documentación y demás evidencia disponible. Evaluarán las recomendaciones restantes una vez que venza el plazo para su revisión.
Actualizar el estado de una recomendación
Durante cada auditoría que realiza nuestra oficina, elaboramos recomendaciones destinadas a mejorar las operaciones gubernamentales, en particular en lo que respecta a la eficacia, la transparencia, la rendición de cuentas y la equidad. Nuestro objetivo al evaluar el estado de las recomendaciones es garantizar que la administración las implemente para lograr mejoras.
Reconocemos que, tras publicar una evaluación sobre el estado de las recomendaciones, la dirección puede implementar completamente una recomendación que habíamos indicado como en proceso o aún no implementada. En tal caso, la dirección puede presentar a la Oficina del Auditor pruebas que justifiquen el cambio de estado de la recomendación en sus futuros informes. La decisión final sobre si modificar el estado de alguna recomendación recae en la Oficina del Auditor.
Personal
Caroline Zavitvoski, Directora de Auditoría