Tóm tắt
Tháng 6 năm ngoái, Văn phòng Kiểm toán đã ban hành Báo cáo tố cáo về việc sử dụng các tài khoản quyên góp có hạn chế của Sở Dịch vụ Động vật Quận Multnomah. Trong báo cáo đó, chúng tôi nhận thấy rằng Sở Dịch vụ Động vật đã không quản lý hoặc giám sát đầy đủ các tài khoản quyên góp có hạn chế, dẫn đến việc sử dụng nguồn lực của quận không hiệu quả.
Gần đây, chúng tôi đã xem xét hoạt động năm tài chính 2024 (FY2024) của các tài khoản quyên góp có hạn chế sử dụng của Dịch vụ Động vật. Chúng tôi đã kiểm tra các khoản chi cho Quỹ Dolly, Quỹ Triệt sản/Thiến và Quỹ Hỗ trợ Nhận nuôi.
Chúng tôi nhận thấy rằng, mặc dù Dịch vụ Động vật đã tăng đáng kể chi tiêu từ các tài khoản quyên góp có hạn chế sử dụng trong năm tài chính 2024, nhưng sự gia tăng chi tiêu này chủ yếu là do chuyển các khoản chi phí hiện có - vốn trong những năm trước được thanh toán bằng tiền từ Quỹ Chung - sang các tài khoản quyên góp. Tiền quyên góp nhận được cho tài khoản có hạn chế chỉ được sử dụng cho các mục đích đã được hạn chế.
Mục đích của các tài khoản quyên góp là để mở rộng, nâng cao và bổ sung các dịch vụ cho động vật và cộng đồng thông qua các chương trình thí điểm đổi mới, chứ không phải để thay thế nguồn hỗ trợ từ Quỹ chung. Bộ phận Dịch vụ Động vật nên sử dụng các tài khoản quyên góp cho các mục đích đã định.
Lý lịch
Tài khoản sử dụng hạn chế
Các tài khoản quyên góp cho Dịch vụ Động vật là các tài khoản có mục đích sử dụng hạn chế. Theo tiêu chuẩn của Hội đồng Chuẩn mực Kế toán Chính phủ (GASB), các khoản tiền này chỉ được chi tiêu cho mục đích hạn chế mà tài khoản được thành lập.
Chính sách của quận về các tài khoản quyên góp có hạn chế sử dụng của Dịch vụ Động vật
Vào năm 2015, hội đồng quản trị đã thông qua Nghị quyết số 2015-024 . Nghị quyết này bao gồm tuyên bố sau (được nhấn mạnh ):
Ngày càng nhiều người dân, các tập đoàn công cộng và tư nhân, cùng các quỹ từ thiện đang đóng góp tài chính hào phóng cho Bộ phận Dịch vụ Động vật của Quận Multnomah. Các khoản tiền quyên góp được người quyên góp chỉ định để hỗ trợ Bộ phận trong sứ mệnh cung cấp dịch vụ chăm sóc và điều trị y tế mở rộng cho động vật tại trại cứu hộ, tăng cường các chương trình tiếp cận nhận nuôi, cải thiện cơ sở vật chất của trại cứu hộ, và bổ sung kinh phí cho các dịch vụ y tế và triệt sản/thiến cho những người nuôi thú cưng gặp khó khăn về tài chính.
Nghị quyết đã đưa ra hướng dẫn về cách sử dụng các tài khoản này, bao gồm quy định rằng "các khoản tiền nhận được trong Tài khoản Hạn chế sẽ được Bộ phận sử dụng theo cách thức đã được người tài trợ chỉ định rõ ràng". Nghị quyết cũng nêu rõ mục đích của từng quỹ sử dụng hạn chế:
- Quỹ Dolly dành cho các chi phí y tế thú y.
- Quỹ hỗ trợ nhận nuôi thú cưng nhằm tăng số lượng thú cưng được nhận nuôi.
- Quỹ Shelter Dreams sẽ quyên góp tiền để cải thiện cơ sở vật chất hiện có và/hoặc xây dựng một nơi trú ẩn mới.
- Quỹ Triệt sản/Thiến nhằm hỗ trợ chi phí phẫu thuật triệt sản/thiến cho những chủ nuôi thú cưng gặp khó khăn về tài chính.
Nghị quyết cũng đề ra một chiến lược cụ thể cho các tài khoản quyên góp "để tài trợ cho các chương trình thí điểm sáng tạo, cứu sống người".
Báo cáo thông tin từ đường dây nóng năm 2023
Vào tháng 6 năm 2023, Văn phòng Kiểm toán đã ban hành Báo cáo tố cáo về việc sử dụng các tài khoản quyên góp có hạn chế sử dụng của Cơ quan Dịch vụ Động vật Quận Multnomah. Trong báo cáo đó, chúng tôi đã xem xét liệu Cơ quan Dịch vụ Động vật có sử dụng các tài khoản này để cung cấp dịch vụ cho động vật đang được chăm sóc và trong cộng đồng hay không.
Chúng tôi nhận thấy rằng Dịch vụ Động vật không có các chính sách và quy trình rõ ràng để quản lý chi tiêu từ các tài khoản sử dụng hạn chế. Chúng tôi cũng nhận thấy rằng Dịch vụ Động vật không có kế hoạch rõ ràng về cách sử dụng các khoản quyên góp và phân bổ ngân sách cho hội đồng quản trị. Kết quả là, các khoản quyên góp từ hàng ngàn cá nhân và các khoản phân bổ ngân sách hàng năm dành cho lợi ích của động vật trong cộng đồng và dưới sự chăm sóc của Dịch vụ Động vật đã không được sử dụng hết năm này qua năm khác.
Theo dõi báo cáo tố giác
Gần đây, chúng tôi đã xem xét hoạt động năm tài chính 2024 của các tài khoản quyên góp có hạn chế sử dụng của Dịch vụ Động vật để xác định xem Dịch vụ Động vật có thay đổi các hoạt động của mình trong năm qua nhằm đảm bảo rằng các khoản quyên góp được sử dụng để tăng cường các dịch vụ cho động vật trong trại cứu hộ và động vật trong cộng đồng hay không. Trong quá trình xem xét, chúng tôi đã kiểm tra chi tiêu năm tài chính 2024 từ ngày 1 tháng 7 năm 2023 đến ngày 1 tháng 5 năm 2024 cho ba tài khoản quyên góp mà chúng tôi đã phân tích trước đó. Cũng như báo cáo trước đây của chúng tôi, chúng tôi không xem xét chi tiêu cho tài khoản có hạn chế sử dụng Shelter Dreams.
Quỹ triệt sản/thiến
Nghị quyết 2015 Board Ủy viên Quận nêu rõ mục đích của Quỹ Triệt sản/Thiến là "hỗ trợ chi phí phẫu thuật triệt sản/thiến cho những chủ nuôi thú cưng gặp khó khăn về tài chính". Trang web của Dịch vụ Động vật ghi rằng "quỹ này hỗ trợ các ca phẫu thuật cho các gia đình có thu nhập thấp".
Trong báo cáo năm ngoái, chúng tôi đã lưu ý rằng có rất ít khoản chi từ Quỹ Triệt sản/Thiến. Trong năm tài chính 2024, chi tiêu từ tài khoản này đã tăng mạnh, lên đến 311.115 đô la.
Dịch vụ Chăm sóc Động vật đã sử dụng khoảng 34.000 đô la từ Quỹ Triệt sản/Thiến để hỗ trợ chương trình Triệt sản và Cứu sống của Hiệp hội Nhân đạo Oregon, chương trình này cung cấp các ca phẫu thuật triệt sản/thiến dựa trên nhu cầu tài chính.
Dựa trên thông tin mà Cơ quan Dịch vụ Động vật cung cấp và phân tích của chúng tôi, phần lớn chi tiêu từ Quỹ Triệt sản/Thiến trong năm tài chính 2024 được dành cho việc triệt sản và thiến những động vật chưa được triệt sản được nhận nuôi từ Cơ quan Dịch vụ Động vật. Theo Cơ quan Dịch vụ Động vật, nhu cầu tài chính không phải là yếu tố được xem xét trong việc triệt sản hoặc thiến những động vật này.
Năm ngoái, chúng tôi đã viết rằng "việc áp dụng các chính sách và thủ tục rõ ràng về việc chi tiêu các tài khoản quyên góp có thể giúp định hướng việc chi tiêu quỹ này và cho phép nhiều gia đình thu nhập thấp trong cộng đồng được hưởng lợi từ các ca phẫu thuật triệt sản cho vật nuôi của họ." Sở Dịch vụ Động vật đã áp dụng các chính sách và thủ tục mới về việc chi tiêu các khoản quyên góp. Nhưng các thủ tục này nêu rõ rằng Quỹ Triệt sản có thể được sử dụng để thanh toán cho các phiếu triệt sản cho vật nuôi được nhận nuôi từ trại cứu hộ mà chưa được triệt sản. Khía cạnh này của các chính sách và thủ tục mâu thuẫn với nghị quyết. Nghị quyết của Hội đồng nêu rõ rằng các khoản quyên góp cho Quỹ Triệt sản được sử dụng để bổ sung chi phí phẫu thuật triệt sản cho những chủ vật nuôi gặp khó khăn về tài chính ( nhấn mạnh ). Ngoài ra, trang web của Sở Dịch vụ Động vật cũng nêu rõ rằng Quỹ Triệt sản được sử dụng để hỗ trợ các ca phẫu thuật cho các gia đình thu nhập thấp.
Nguồn gốc của Nghị quyết 2015-024 là mong muốn quản lý dòng tiền quyên góp cho Dịch vụ Động vật theo cách có thể "cung cấp dịch vụ chăm sóc và điều trị y tế mở rộng cho động vật trong trại cứu hộ, tăng cường các chương trình tiếp cận nhận nuôi, cải thiện cơ sở vật chất của trại cứu hộ và bổ sung kinh phí cho các ca phẫu thuật y tế và triệt sản/thiến cho những người nuôi thú cưng gặp khó khăn về tài chính". Các khoản quyên góp này nhằm mục đích củng cố các dịch vụ động vật hiện có, chứ không phải thay thế nguồn hỗ trợ thường xuyên từ Quỹ Chung.
Dịch vụ chăm sóc động vật nên bảo quản quỹ quyên góp có hạn chế sử dụng cho mục đích đã định.
Quỹ Hỗ trợ Nhận con nuôi
Mục đích của Quỹ Hỗ trợ Nhận nuôi thú cưng, như đã nêu trong nghị quyết năm 2015, là "tăng số lượng thú cưng được nhận nuôi". Trang web của Dịch vụ Động vật cho biết quỹ này "giúp chúng tôi quảng bá và tăng số lượng động vật được nhận nuôi tại trại cứu hộ. Các khoản quyên góp hỗ trợ các sự kiện tiếp cận cộng đồng đặc biệt, quảng cáo nhận nuôi và chi phí chăm sóc thú cưng. Các khoản quyên góp cho quỹ này cũng giúp cải thiện cơ sở vật chất cho các động vật mà chúng tôi chăm sóc tại trại cứu hộ."
Sau khi chi chưa đến 11.000 đô la từ Quỹ Hỗ trợ Nhận nuôi trong năm tài chính 2023, Sở Dịch vụ Động vật đã chi hơn 195.000 đô la trong năm tài chính 2024. Chi phí nhân sự cho Điều phối viên Truyền thông Chương trình (hơn 137.000 đô la) là khoản chi lớn nhất. Sở Dịch vụ Động vật đã chi khoảng 43.000 đô la từ khoản này cho quảng cáo và khoảng 14.000 đô la 000 toward các chi phí khác.
Sở Dịch vụ Động vật cho biết họ đã chuyển lương của Điều phối viên Truyền thông Chương trình vào Quỹ Hỗ trợ Nhận nuôi bắt đầu từ năm tài chính 2024. Trước đây, vị trí này được trả lương từ ngân sách chung. Mặc dù chúng tôi thừa nhận rằng công việc của Điều phối viên Truyền thông Chương trình có thể góp phần làm nổi bật những động vật có thể được nhận nuôi, nhưng cách chi tiêu này chỉ đơn thuần là thay đổi về mặt kế toán; nó không thể hiện nỗ lực tích cực nhằm tăng cường các hoạt động hỗ trợ nhận nuôi.
Dịch vụ chăm sóc động vật nên bảo quản quỹ quyên góp có hạn chế sử dụng cho mục đích đã định.
Quỹ Dolly
Quỹ Dolly, như được mô tả trong Nghị quyết 2015-24, sẽ được sử dụng cho "chi phí y tế thú y". Trên trang web của mình, Dịch vụ Động vật mô tả thêm cách thức sử dụng các khoản tiền quyên góp: "Các khoản quyên góp cho quỹ này giúp chúng tôi cung cấp dịch vụ chăm sóc y tế cho những động vật cần phẫu thuật khẩn cấp và chăm sóc thú y trước khi chúng được nhận nuôi."
Dịch vụ chăm sóc thú y khẩn cấp do Bệnh viện Thú y Khẩn cấp DoveLewis cung cấp chiếm phần lớn chi phí (145.816 đô la) từ Quỹ Dolly. Tuy nhiên, Dịch vụ Động vật cũng sử dụng Quỹ Dolly để chi trả cho các phiếu hỗ trợ triệt sản/thiến khi nhận nuôi thú cưng.
Như đã nêu trước đó, các tài khoản quyên góp được dùng để mở rộng, cải thiện, nâng cao và bổ sung các dịch vụ. Bộ phận Dịch vụ Động vật nên bảo quản các khoản tiền quyên góp có hạn chế sử dụng cho mục đích đã định.
Phần kết luận
Chúng tôi nhận thấy rằng, mặc dù Dịch vụ Động vật đã tăng đáng kể chi tiêu từ các tài khoản quyên góp có hạn chế sử dụng trong năm tài chính 2024, nhưng sự tăng chi tiêu này chủ yếu là do chuyển các khoản chi phí hiện có từ Quỹ Chung sang các tài khoản quyên góp. Mục đích của các tài khoản quyên góp là để mở rộng, nâng cao và bổ sung các dịch vụ cho động vật và thành viên cộng đồng thông qua các chương trình thí điểm đổi mới, chứ không phải để thay thế sự hỗ trợ từ Quỹ Chung.
Ban quản lý Dịch vụ Chăm sóc Động vật cho biết họ đã chuyển các khoản chi phí này dựa trên những hạn chế về ngân sách, thiếu năng lực và chi phí thú y ngày càng tăng. Ban quản lý cũng cho biết gần đây họ đã tuyển dụng thêm một bác sĩ thú y thứ hai, điều này sẽ giúp trung tâm có thể thực hiện nhiều ca phẫu thuật triệt sản hơn ngay tại chỗ.
Các khuyến nghị
- Các cơ quan dịch vụ động vật nên bảo quản quỹ quyên góp cho mục đích đã định, đặc biệt là bằng cách phát triển các chương trình thí điểm sáng tạo như đã nêu trong Nghị quyết 2015-024.
Giới thiệu về Đường dây nóng Điều tra
Điều tra đường dây nóng không phải là kiểm toán. Chúng tôi tuân thủ các quy trình chi tiết của mình trong việc điều tra các thông tin báo cáo qua đường dây nóng, bao gồm xem xét sơ bộ thông tin và tiến hành điều tra khi việc xem xét sơ bộ cho thấy cần thiết.
Chúng tôi tuân thủ tất cả các yêu cầu của Điều khoản 297.765 của Bộ luật sửa đổi Oregon, Chính sách và Thủ tục dành cho Đường dây nóng về chất thải của Chính quyền địa phương. Việc tuân thủ ORS 297.765 yêu cầu chúng tôi phải xác định bằng văn bản xem có hoạt động nào đang diễn ra cấu thành sự lãng phí, thiếu hiệu quả hoặc lạm dụng hay không. Điều khoản này cho phép chúng tôi đưa thêm các thông tin liên quan khác vào quyết định của mình. Khi chúng tôi xác định rằng đã xảy ra sự lãng phí, thiếu hiệu quả hoặc lạm dụng, chúng tôi sẽ chuyển kết quả điều tra cho Hội đồng Ủy viên Quận.