Resumen ejecutivo
En junio pasado, la Oficina del Auditor emitió un informe de la Línea Directa de Buen Gobierno sobre el uso que el Servicio de Control de Animales del Condado de Multnomah hacía de sus cuentas de donaciones de uso restringido. En dicho informe, constatamos que el Servicio de Control de Animales no gestionaba ni supervisaba adecuadamente estas cuentas, lo que resultaba en un uso ineficiente de los recursos del condado.
Recientemente revisamos la actividad del año fiscal 2024 (AF2024) de las cuentas de donaciones de uso restringido de los Servicios para Animales. Examinamos los gastos del Fondo Dolly, el Fondo de Esterilización/Castración y el Fondo de Promoción de Adopciones.
Descubrimos que, si bien el Departamento de Servicios para Animales aumentó significativamente el gasto proveniente de las cuentas de donaciones de uso restringido en el año fiscal 2024, este aumento se debió principalmente a la transferencia de gastos existentes —que en años anteriores se habían financiado con fondos generales— a dichas cuentas. Las donaciones recibidas para una cuenta restringida solo deben utilizarse para los fines restringidos.
El propósito de las cuentas de donaciones es ampliar, mejorar y complementar los servicios para animales y miembros de la comunidad mediante programas piloto innovadores, no reemplazar el apoyo del Fondo General. El Departamento de Servicios para Animales debe utilizar las cuentas de donaciones para los fines previstos.
Fondo
Cuentas de uso restringido
Las cuentas de donaciones para Servicios de Animales son cuentas de uso restringido. De acuerdo con las normas del Consejo de Normas de Contabilidad Gubernamental (GASB, por sus siglas en inglés), estos fondos deben gastarse únicamente para el propósito restringido para el cual se estableció la cuenta.
Política del condado sobre las cuentas de donación de uso restringido de los Servicios para Animales
En 2015, la junta adoptó la Resolución No. 2015-024 . La resolución incluía la siguiente declaración ( énfasis añadido):
Un número creciente de ciudadanos, empresas públicas y privadas, y fundaciones están realizando generosas contribuciones financieras privadas a la División de Servicios para Animales del Condado de Multnomah. Los donantes destinan los fondos recibidos a apoyar la misión de la División de brindar atención y tratamiento médico integral a los animales del refugio, mejorar los programas de adopción, optimizar las instalaciones del refugio y complementar la financiación de los servicios médicos y de esterilización/castración para dueños de mascotas con dificultades económicas.
La resolución proporcionó directrices sobre cómo debían utilizarse estas cuentas, incluyendo que "los fondos recibidos en las Cuentas Restringidas deberán ser gastados por la División de la manera expresamente designada por el donante". En la resolución se proporciona una descripción del propósito de cada fondo de uso restringido:
- Fondo de Dolly para gastos médicos veterinarios.
- Fondo para la promoción de la adopción de mascotas con el fin de aumentar las adopciones.
- El Fondo Shelter Dreams recaudará fondos para mejoras de capital en el refugio existente y/o fondos para un nuevo refugio.
- Fondo para la esterilización/castración destinado a complementar las cirugías de esterilización/castración para dueños de mascotas con dificultades económicas.
La resolución también estableció una estrategia específica para las cuentas de donaciones "para financiar programas piloto innovadores que salven vidas".
Informe de denuncias de la línea directa de 2023
En junio de 2023, la Oficina del Auditor emitió un informe de la Línea Directa de Buen Gobierno sobre el uso que el Servicio de Control de Animales del Condado de Multnomah hacía de sus cuentas de donaciones de uso restringido. En dicho informe, analizamos si el Servicio de Control de Animales estaba utilizando estas cuentas para prestar servicios a los animales bajo su cuidado y a los de la comunidad.
Descubrimos que el Departamento de Servicios para Animales no contaba con políticas ni procedimientos claros para la gestión de los gastos de las cuentas de uso restringido. Asimismo, observamos que carecía de planes claros sobre cómo utilizar las donaciones y las asignaciones presupuestarias. Como consecuencia, miles de donaciones y las asignaciones anuales destinadas al bienestar de los animales de la comunidad y a los que estaban bajo el cuidado del Departamento de Servicios para Animales permanecieron sin utilizar año tras año.
Seguimiento del informe de propinas
Recientemente, revisamos la actividad del año fiscal 2024 de las cuentas de donaciones de uso restringido de Servicios para Animales para determinar si Servicios para Animales había modificado sus prácticas durante el último año para garantizar que las donaciones se utilizaran para reforzar los servicios para los animales del refugio y los animales de la comunidad. En nuestra revisión, examinamos los gastos del año fiscal 2024 desde el 1 de julio de 2023 hasta el 1 de mayo de 2024 para las tres cuentas de donaciones que analizamos previamente. Al igual que en nuestro informe anterior, no revisamos los gastos de la cuenta de uso restringido Shelter Dreams.
Fondo para la esterilización/castración
La resolución de 2015 Board establece que el propósito del Fondo de Esterilización/Castración es "complementar las cirugías de esterilización/castración para dueños de mascotas con dificultades económicas". El sitio web de Servicios para Animales indica que el "fondo apoya las cirugías para familias de bajos ingresos".
En el informe del año pasado, señalamos que hubo muy pocos gastos provenientes del Fondo de Esterilización/Castración. En el año fiscal 2024, el gasto de esta cuenta aumentó drásticamente, hasta alcanzar los 311.115 dólares.
El Servicio de Control de Animales utilizó aproximadamente 34.000 dólares del Fondo de Esterilización/Castración para apoyar el programa "Esterilizar y Salvar" de la Sociedad Protectora de Animales de Oregón, que proporciona cirugías de esterilización/castración en función de la necesidad económica.
Según la información proporcionada por el Servicio de Control de Animales y nuestro análisis, la mayor parte del gasto del Fondo de Esterilización/Castración en el año fiscal 2024 se destinó a la esterilización de animales no castrados adoptados del Servicio de Control de Animales. Según el Servicio de Control de Animales, la necesidad económica no fue un factor determinante en la esterilización de estos animales.
El año pasado escribimos que "adoptar políticas y procedimientos claros sobre el uso de las cuentas de donaciones podría ayudar a dirigir el gasto de este fondo y permitir que más familias de bajos ingresos en la comunidad se beneficien de las cirugías de esterilización para sus animales". El Servicio de Control de Animales adoptó nuevas políticas y procedimientos sobre el uso de las donaciones. Sin embargo, estos procedimientos establecen que el Fondo de Esterilización puede usarse para pagar los vales de esterilización para mascotas adoptadas del refugio sin esterilizar. Este aspecto de las políticas y procedimientos contradice la resolución. La resolución de la Junta establece que las donaciones al Fondo de Esterilización deben usarse para complementar las cirugías de esterilización para dueños de mascotas con dificultades económicas ( énfasis añadido). Además, el sitio web del Servicio de Control de Animales indica que el Fondo de Esterilización se usa para apoyar las cirugías de familias de bajos ingresos.
La Resolución 2015-024 surgió del deseo de gestionar las donaciones destinadas a los Servicios para Animales de manera que permitieran "ampliar la atención y el tratamiento médico de los animales del refugio, mejorar los programas de adopción, optimizar las instalaciones del refugio y complementar la financiación para cirugías médicas y de esterilización/castración para dueños de mascotas con dificultades económicas". Las donaciones tienen como objetivo reforzar los servicios para animales disponibles, no sustituir el apoyo continuo del Fondo General.
Los Servicios para Animales deben reservar los fondos de donaciones de uso restringido para el propósito para el que fueron diseñados.
Fondo de divulgación para la adopción
El propósito del Fondo de Promoción de Adopciones, según lo establecido en la resolución de 2015, es "incrementar las adopciones de mascotas". El sitio web de Servicios para Animales indica que el fondo "nos ayuda a promover e incrementar las adopciones de animales del refugio. Las donaciones apoyan eventos especiales de divulgación, publicidad de adopciones y gastos de aseo. Además, las donaciones a este fondo mejoran las instalaciones para los animales que cuidamos en el refugio".
Tras gastar menos de 11 000 dólares del Fondo de Promoción de Adopciones en el año fiscal 2023, el Departamento de Servicios para Animales gastó más de 195 000 dólares en el año fiscal 2024. Los costos de personal del Coordinador de Comunicación del Programa (más de 137 000 dólares) fueron el principal gasto. El Departamento de Servicios para Animales destinó aproximadamente 43 000 dólares de esta cuenta a publicidad y unos 14 000 toward otros gastos diversos.
El Departamento de Servicios para Animales nos informó que, a partir del año fiscal 2024, asignaron el salario del Coordinador de Comunicación del Programa al Fondo de Promoción de Adopciones. Anteriormente, este puesto se financiaba con fondos generales. Si bien reconocemos que el trabajo del Coordinador de Comunicación del Programa puede contribuir a dar a conocer los animales disponibles para adopción, esta forma de gastar el dinero es simplemente un cambio contable; no indica un esfuerzo activo para mejorar las iniciativas de promoción de adopciones.
Los Servicios para Animales deben reservar los fondos de donaciones de uso restringido para el propósito para el que fueron diseñados.
Fondo de Dolly
El Fondo Dolly, tal como se describe en la Resolución 2015-24, se utilizará para "gastos médicos veterinarios". El Servicio de Control de Animales, en su sitio web, describe con más detalle cómo se utilizarán los fondos donados: "Las donaciones realizadas a este fondo nos ayudan a proporcionar atención médica a los animales que necesitan cirugías de emergencia y atención veterinaria antes de que puedan ser adoptados".
La atención veterinaria de emergencia proporcionada por el Hospital Veterinario de Emergencia DoveLewis fue la fuente de la gran mayoría del gasto ($145,816) del Fondo Dolly. Sin embargo, el Servicio de Control de Animales también utilizó el Fondo Dolly para pagar los vales de adopción para esterilización/castración.
Como se indicó anteriormente, las cuentas de donaciones están destinadas a ampliar, mejorar, optimizar y complementar los servicios. El Departamento de Servicios para Animales debe preservar los fondos de donaciones de uso restringido para el propósito previsto.
Conclusión
Descubrimos que, si bien el Departamento de Servicios para Animales aumentó significativamente el gasto proveniente de las cuentas de donaciones de uso restringido en el año fiscal 2024, este aumento se debió principalmente a la transferencia de gastos ya existentes del Fondo General a dichas cuentas. El propósito de las cuentas de donaciones es ampliar, mejorar y complementar los servicios para animales y miembros de la comunidad mediante programas piloto innovadores, no reemplazar el apoyo del Fondo General.
La dirección del Servicio de Control de Animales nos informó que reajustaron estos gastos debido a restricciones presupuestarias, falta de capacidad y el aumento acelerado de los gastos veterinarios. También nos comentaron que recientemente contrataron a un segundo veterinario, lo que debería facilitar que el refugio pueda realizar más esterilizaciones internas.
Recomendaciones
- Los Servicios para Animales deben preservar los fondos donados para el propósito previsto, en particular mediante el desarrollo de programas piloto innovadores, tal como se describe en la Resolución 2015-024.
Acerca de las investigaciones de la línea directa
Una investigación a través de la línea directa no es una auditoría. Seguimos nuestros procedimientos detallados para la investigación de las denuncias recibidas a través de la línea directa, que incluyen una revisión preliminar de la denuncia y una investigación cuando dicha revisión preliminar indica que es necesario.
Cumplimos con todos los requisitos del Estatuto Revisado de Oregón 297.765, Políticas y Procedimientos para Líneas Directas de Denuncia de Despilfarro en Gobiernos Locales. Nuestro cumplimiento con el ORS 297.765 nos exige determinar por escrito si se están produciendo actividades que constituyan despilfarro, ineficiencia o abuso. El estatuto nos permite incluir otra información pertinente en nuestra determinación. Cuando determinamos que se ha producido despilfarro, ineficiencia o abuso, presentamos nuestras conclusiones a la Junta de Comisionados del Condado.