Charlene Willett, trợ lý của Carl Goodman tại Phòng Dịch vụ Người lớn thuộc Sở Tư pháp Cộng đồng (DCJ), có nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức các cuộc họp nhóm hiệu quả. Hiện tại, với vai trò là người liên lạc của DCJ với Nhóm Phát triển Bền vững Quận Multnomah, bà đang giúp lan tỏa thông tin trong toàn bộ DCJ và các đối tác về cách làm cho các cuộc họp thân thiện hơn với môi trường. Dưới đây là một số bước đơn giản cần xem xét:
Hãy quyết định xem bạn có cần một cuộc họp truyền thống hay không:
Theo truyền thống, người tham dự hội nghị thường phải di chuyển đến địa điểm tổ chức. Hãy cân nhắc xem liệu tất cả người tham dự có cần phải ở cùng một địa điểm hay không, hoặc liệu các công nghệ như hội nghị truyền hình, cho phép tương tác trực tiếp trực tuyến, có thể được sử dụng để giảm lượng khí thải hay không.
Nguồn thu được đến từ việc điểm danh. Điều này không chỉ thân thiện với môi trường mà còn tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
Hãy chuyển sang sử dụng thiết bị điện tử:
Sử dụng phương tiện truyền thông và công nghệ điện tử có thể giúp giảm lượng giấy sử dụng. Hãy thử sử dụng các công cụ nghe nhìn để trình chiếu và hiển thị thông tin trong cuộc họp thay vì in nhiều bản sao chương trình nghị sự và tài liệu phát tay. Viết chương trình nghị sự lên bảng trắng hoặc chiếu lên máy chiếu. Cung cấp tài liệu thuyết trình bổ sung trực tuyến. Khi cần thiết, hãy in tài liệu hai mặt bằng giấy tái chế 100%.
Tái chế:
Hãy thu gom những giấy tờ không sử dụng từ phòng họp để tái sử dụng trong văn phòng của bạn hoặc bỏ giấy thừa vào thùng tái chế được chỉ định. Hãy đảm bảo phòng họp của bạn có thùng tái chế dành cho nhựa, giấy và thủy tinh. Nếu có hệ thống ủ phân, hãy đặt một thùng trong phòng trong suốt cuộc họp.