Chào các bạn và hàng xóm thân mến,
Tháng này, chúng tôi đã hoàn thành một phần của dự án kéo dài nhiều năm về lịch sử Văn phòng Kiểm toán Quận Multnomah với việc xuất bản một bài báo trên ấn phẩm định kỳ của hiệp hội nghề nghiệp của chúng tôi, Tạp chí hàng quý của Hiệp hội Kiểm toán viên Chính quyền Địa phương. Kiểm toán viên hiệu quả Dani Bernstein và Kiểm toán viên cấp cao Mandi Hood đã viết bài báo có tiêu đề " Học hỏi từ quá khứ: Một lịch sử ngắn gọn về Văn phòng Kiểm toán Quận Multnomah".
Tôi muốn chia sẻ toàn bộ bài báo với quý vị vì nó cung cấp một cái nhìn tổng quan tuyệt vời về lịch sử của văn phòng chúng tôi, cách thức kiểm toán hiệu quả hoạt động tiếp tục phát triển và cách chúng ta có thể dựa vào quá khứ để tiếp tục hướng tới trách nhiệm giải trình và công bằng . Trong thời điểm khó khăn này khi việc tiếp cận các lợi ích SNAP bị hạn chế, ICE hành động một cách trắng trợn và rất nhiều hành động tồi tệ khác của chính phủ liên bang dường như xảy ra mỗi ngày, tôi thấy bài báo này mang lại hy vọng về vai trò của các kiểm toán viên chính quyền địa phương trong việc hỗ trợ chính phủ phục vụ người dân. Khi dự báo ngân sách của quận vẫn còn ảm đạm, công việc kiểm toán trách nhiệm giải trình của văn phòng tôi sẽ tiếp tục đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp cho quý vị thông tin đáng tin cậy để giúp cải thiện quận của chúng ta.
Cảm ơn,
Jennifer
Học hỏi từ quá khứ: Tóm lược lịch sử Văn phòng Kiểm toán Quận Multnomah
Bài viết của Dani Bernstein và Mandi Hood
“Nếu bạn không biết mình đến từ đâu, bạn sẽ không biết mình sẽ đi về đâu.” - Maya Angelou
“Hãy biết mình đến từ đâu. Nếu bạn biết mình đến từ đâu, thì thực sự không có giới hạn nào cho nơi bạn có thể đến.” - James Baldwin
Giới thiệu
Trong tám năm qua, đội ngũ nhân viên Văn phòng Kiểm toán Quận Multnomah đã dành nhiều thời gian suy ngẫm về cách chúng tôi có thể phục vụ cộng đồng địa phương tốt hơn thông qua các cuộc kiểm toán. Chúng tôi đã thảo luận về thực tế là nhiều người trong cộng đồng không quen thuộc với những gì văn phòng chúng tôi làm. Đây là một vấn đề vì chúng tôi chịu trách nhiệm trực tiếp trước cử tri. Chúng tôi tin rằng việc kết nối với công chúng là một phần thiết yếu trong công việc của văn phòng chúng tôi. Chúng tôi nhận ra rằng nếu muốn xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn với các cộng đồng ở Quận Multnomah và tạo ra các cuộc kiểm toán có tác động, điều quan trọng là cả công chúng và đội ngũ kiểm toán đều phải hiểu lịch sử hoạt động của văn phòng chúng tôi. Nhìn lại quá khứ có vẻ là một chủ đề lạ đối với một bản tin hàng quý của ALGA về các vấn đề mới nổi, nhưng như những câu nói của Maya Angelou và James Baldwin đã chỉ ra, để chuẩn bị cho tương lai, chúng ta cần biết mình đã ở đâu.
Để tìm hiểu thêm về lịch sử của văn phòng chúng tôi, chúng tôi đã xem xét các tài liệu lưu trữ liên quan đến lịch sử của văn phòng và lịch sử của khu vực. Chúng tôi cũng đã tiến hành phỏng vấn các cựu kiểm toán viên và nhân viên kiểm toán được bầu của Quận Multnomah.
Những năm đầu thành lập Văn phòng
Chức năng ban đầu của Kiểm toán viên Quận Multnomah khác biệt đáng kể so với hiện nay. Cơ quan lập pháp bang Oregon đã thành lập Quận Multnomah vào năm 1854 và bổ nhiệm kiểm toán viên đầu tiên của quận. Chức năng ban đầu của Kiểm toán viên là làm viên chức kế toán của quận. Mặc dù có một số thay đổi, nhưng nhìn chung đây là chức năng của Kiểm toán viên trong những năm đầu thành lập và trong nửa đầu thế kỷ 20.
Sự thay đổi đáng chú ý đầu tiên về chức năng xảy ra trong nhiệm kỳ của kiểm toán viên John O'Donnell. Cử tri đã thông qua Hiến chương Tự trị năm 1966, tạo ra một Sở Tài chính, khiến một số công việc của văn phòng trở nên trùng lặp. Một phiên bản ban đầu của hiến chương đã loại bỏ Văn phòng Kiểm toán, nhưng O'Donnell đe dọa sẽ phản đối toàn bộ hiến chương. O'Donnell có nhiệm kỳ dài nhất với tư cách là Kiểm toán viên quận, phục vụ từ năm 1951 đến năm 1974. O'Donnell không được coi là Kiểm toán viên giỏi nhất. Một tờ báo địa phương gọi ông là "một sự tình cờ về chính trị, người không có đủ năng lực thực sự cho công việc và chỉ làm cho xong chuyện." Một ủy viên hội đồng quận từng nói rằng O'Donnell "không biết kiểm toán là gì." Sau gần 25 năm giữ chức vụ này, O'Donnell đã được thuyết phục không tái tranh cử vào năm 1974.
Nguồn gốc của kiểm toán hiệu quả hoạt động tại Quận Multnomah
Việc bà O'Donnell rời nhiệm sở diễn ra trong thời kỳ chuyển đổi chính trị và văn hóa của Hoa Kỳ. Cựu Kiểm toán viên Quận Multnomah và Thành phố Portland, Jewel Lansing, đã lưu ý trong một bài báo về nguồn gốc của kiểm toán hiệu quả hoạt động ở Oregon rằng phong trào vì lợi ích công cộng quốc gia những năm 1960 đã lan đến ngành kế toán vào đầu những năm 1970. Vì lý do này, Lansing đã giúp thành lập Hiệp hội Kế toán viên vì Lợi ích Công cộng Oregon vào năm 1972. Bà là một kế toán viên có tinh thần trách nhiệm với cộng đồng, người đã được truyền cảm hứng để theo đuổi kiểm toán hiệu quả hoạt động sau một cuộc trò chuyện khi bà lái xe đưa Lennis Knighton đến một hội nghị ở miền Trung Oregon vào năm 1974. Lansing có kinh nghiệm kiểm toán các tổ chức phi lợi nhuận nhận trợ cấp của chính phủ. Bà viết rằng bà nhận ra ngay từ đầu nhiệm kỳ của mình với tư cách là Kiểm toán viên Quận Multnomah rằng bà có thể đóng góp lớn với tư cách là một quan chức được bầu bằng cách thực hiện các cuộc kiểm toán hiệu quả hoạt động.
Bà Lansing trở thành Kiểm toán viên Quận Multnomah vào năm 1975. Bà đã thay thế các kiểm toán viên nội bộ bằng các nhà phân tích và bắt đầu kết hợp các khía cạnh của kiểm toán hiệu quả vào công việc của văn phòng. Một bài phát biểu mà bà Lansing trình bày tại Câu lạc bộ Thành phố Portland năm 1975 minh họa cách kiểm toán hiệu quả mở rộng phạm vi tiềm năng của một cuộc kiểm toán để bao gồm cả tác động đến người sử dụng dịch vụ. Bà lưu ý rằng định nghĩa về “trách nhiệm giải trình” của Văn phòng Kế toán Tổng hợp (tiền thân của Văn phòng Trách nhiệm Giải trình Chính phủ) đã phân định ba yếu tố của trách nhiệm giải trình của chính phủ: Kiểm toán tài chính và tuân thủ, kiểm toán kinh tế và hiệu quả (còn được gọi là kiểm toán hoạt động hoặc quản lý), và kiểm toán hiệu quả. Trong kiểm toán kinh tế và hiệu quả, bà Lansing lưu ý rằng các kiểm toán viên đặt ra các câu hỏi như,
“Liệu tiền thuế của người dân có đang được sử dụng hiệu quả?”
Liệu tổ chức này có thể sử dụng nguồn lực, nhân sự, không gian và thiết bị của mình hiệu quả hơn không?
Liệu có sự trùng lặp công sức nào có thể loại bỏ được không?
Các thủ tục hành chính có đầy đủ và cơ cấu tổ chức có vững chắc không?”
Bà lưu ý rằng kiểm toán hiệu quả hoạt động là loại kiểm toán mới nhất và gây tranh cãi nhất. Điều này có thể là do kiểm toán hiệu quả hoạt động phát triển từ kiểm toán tài chính, vốn được cho là ít quan tâm đến việc hiểu các khái niệm rộng lớn hơn, chẳng hạn như công bằng xã hội và chủng tộc cũng như các nguyên nhân gốc rễ mang tính hệ thống. Và ý tưởng về kiểm toán hiệu quả hoạt động vẫn còn khá mới mẻ vào năm 1975.
Trong các cuộc kiểm toán hiệu quả hoạt động, Lansing cho biết các kiểm toán viên có thể hỏi:
Liệu các mục tiêu của chương trình này có đang được đáp ứng?
Liệu những người mà chương trình hướng đến có đang được phục vụ hay không?
Hai câu hỏi cuối cùng này cho phép các kiểm toán viên tập trung công việc của họ vào người dân và tác động của các chương trình đối với họ. Đây là một sự thay đổi đáng chú ý và quan trọng trong chức năng của các kiểm toán viên chính phủ. Công việc kiểm toán giờ đây có tiềm năng vượt ra ngoài việc tìm cách giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả. Các kiểm toán viên của Quận Multnomah giờ đây có thể đánh giá mức độ hiệu quả của các chương trình trong việc phục vụ cộng đồng và liệu chúng có cải thiện kết quả cuộc sống của người dân hay không.
Kiểm toán hiệu quả cho phép các kiểm toán viên tiếp cận công việc của họ từ góc độ hướng đến cộng đồng hơn: giờ đây, phạm vi trách nhiệm của họ là đánh giá cả hiệu quả sử dụng tiền thuế của người dân và cách các chương trình phục vụ cộng đồng để cải thiện kết quả. Việc xem xét nhiệm kỳ của Lansing cho thấy các kiểm toán viên hiệu quả có cơ hội xem xét bối cảnh mà các hệ thống của chúng ta hoạt động và trong đó chúng ta sinh sống để đánh giá kết quả của chương trình.
Một tầm nhìn mới cho Văn phòng Kiểm toán
Cuối những năm 1970 và đầu những năm 1980 là thời kỳ hỗn loạn ở Hoa Kỳ. Người Mỹ trải qua biến động kinh tế khi đất nước bước vào cuộc suy thoái bắt đầu từ cuối những năm 1970, điều này làm tăng nhu cầu về các dịch vụ của quận. Năm 1978, cử tri đã thông qua một sửa đổi để đưa chức năng kiểm toán vào Hiến chương Quận Multnomah. Anne Kelly Feeney, người giữ chức Kiểm toán viên quận từ năm 1983-1988, cho biết bà đã cố gắng cân bằng các cuộc kiểm toán trên khắp các hoạt động của quận. Cũng như trong nhiệm kỳ của Lansing, văn phòng đã thực hiện cả kiểm toán hoạt động và kiểm toán hiệu quả. Feeney cho biết niềm vui và sự thích thú của bà là các cuộc kiểm toán hoạt động, và bà tự hào nhất về cuộc kiểm toán tòa án vị thành niên được thực hiện trong nhiệm kỳ của mình. Bà mô tả giá trị của việc kiểm toán là khi có người mới đến và đặt ra những câu hỏi mang tính tổng quát. Feeney đã từ chức giữa nhiệm kỳ thứ hai sau khi cử tri thông qua một sửa đổi Hiến chương Quận để giới hạn mức lương của các quan chức được bầu.
Dan Ivancie được bầu làm Kiểm toán viên vào năm 1988. Ông không có kinh nghiệm kiểm toán trước đó nhưng xuất thân từ một gia đình có thế lực chính trị và họ tên rất nổi tiếng. Chính trong nhiệm kỳ của Ivancie, một điều khoản đã được quy định trong Hiến chương Quận bắt đầu từ năm 1992, yêu cầu Kiểm toán viên phải là người có chứng chỉ CIA hoặc CPA. Ivancie thì không có cả hai chứng chỉ này. Trong vai trò Kiểm toán viên, ông đề xuất chuyển đổi một khu đất từng là viện dưỡng lão và "trại tế bần" thành sân golf.
Gary Blackmer, khi đó là kiểm toán viên quản lý cấp cao tại Thành phố Portland, đã đánh bại Ivancie và được bầu vào năm 1990, giữ chức vụ này trong phần lớn thập niên 90. Chính trong nhiệm kỳ của Gary, chức năng kiểm toán hiệu quả hoạt động đã được thiết lập trong Hiến chương Quận. Blackmer không mấy ấn tượng với các báo cáo được đưa ra trong nhiệm kỳ của Ivancie và đã sa thải hầu hết nhân viên kiểm toán. Khi chúng tôi nói chuyện với ông, Blackmer cho biết vì chức năng kiểm toán đã bị suy yếu dưới thời Ivancie, việc tuyển dụng nhân viên mới và thực hiện các cuộc kiểm toán hiệu quả hoạt động giống như việc cày xới một mảnh đất mới. Về sứ mệnh của văn phòng trong những năm 90, Blackmer cho biết ông muốn tạo ra sự khác biệt trong cuộc sống của mọi người – không chỉ nhân viên và các quan chức được bầu mà còn cả những người nhận dịch vụ. Ông coi trọng việc đi ra ngoài và nói chuyện với nhân viên, hỏi họ điều gì cản trở công việc của họ, để hiểu được hoàn cảnh của họ và tìm ra giải pháp.
Tăng cường tập trung vào đạo đức
Sau khi thiết lập vững chắc hoạt động kiểm toán hiệu quả, văn phòng đã mở rộng phạm vi công việc về đạo đức, cùng với các nỗ lực giáo dục cộng đồng về công việc của văn phòng. Đầu những năm 2000, Văn phòng Kiểm toán tập trung vào kiểm toán các chương trình dịch vụ xã hội của quận, đồng thời cân bằng các vấn đề kiểm toán với các lĩnh vực khác trong công việc của quận. Kiểm toán viên Suzanne Flynn, người giữ chức vụ từ năm 1999-2006, đã mang kinh nghiệm về dịch vụ xã hội vào công việc kiểm toán của mình và muốn nâng cao nhận thức của cộng đồng về công việc của văn phòng. Bà Flynn đã tham gia với các nhóm dân sự và khu phố, và tạo ra các báo cáo về Nỗ lực & Thành tựu Dịch vụ của văn phòng, một công cụ để tăng cường trách nhiệm giải trình trong chính quyền quận bằng cách báo cáo hàng năm về kết quả của các dịch vụ quận. Các báo cáo này đã kết thúc sau năm 2007. Bà Flynn cho biết kiểm toán là một dịch vụ công quan trọng, nhưng đôi khi bà thấy khó khăn trong việc tạo ra tác động hữu hình và giúp cộng đồng nhận thức được các cuộc kiểm toán hiệu quả.
Kiểm toán viên LaVonne Griffin-Valade kế nhiệm Flynn và giữ chức Kiểm toán viên Quận Multnomah từ năm 2007-2009, cho đến khi bà tranh cử và được bầu làm Kiểm toán viên Thành phố Portland. Trong thời gian làm việc tại Quận Multnomah, Griffin-Valade đã thành lập Đường dây nóng Quản trị Tốt của văn phòng để nhân viên và thành viên cộng đồng báo cáo các trường hợp nghi ngờ gian lận, lãng phí và lạm dụng chức vụ. Đường dây nóng này được thành lập một phần vì một nhân viên của quận đã biển thủ ước tính 300.000 đô la. Kiểm toán viên Steve March kế nhiệm Griffin-Valade và giữ chức kiểm toán viên quận từ năm 2009-2018, mở rộng công việc của văn phòng nhằm thúc đẩy văn hóa đạo đức. Ông cho biết trong nhiệm kỳ của mình, văn phòng tập trung vào những điều cơ bản: đảm bảo các chương trình của quận hoạt động hiệu quả và tiết kiệm. March duy trì sự nhấn mạnh của văn phòng vào kiểm toán hiệu quả hoạt động, đồng thời coi trọng chuyên môn của 1-2 kế toán viên được chứng nhận (CPA) trong đội ngũ nhân viên để tiến hành điều tra các trường hợp nghi ngờ gian lận. Dưới thời March, văn phòng cũng bắt đầu tiến hành khảo sát văn hóa đạo đức của quận; March cho biết điều này là do một vụ bê bối đạo đức trong ban lãnh đạo quận và sự thay đổi nhân sự thường xuyên ở cấp cao nhất của tổ chức.
Lồng ghép sự công bằng vào thực tiễn
Một sự chuyển đổi đáng kể hướng tới việc lồng ghép sự tham gia của cộng đồng và công bằng vào các hoạt động kiểm toán đã bắt đầu từ năm 2019 dưới thời kiểm toán viên hiện tại Jennifer McGuirk. Văn phòng đã cập nhật tuyên ngôn sứ mệnh và giá trị của mình để nhấn mạnh trách nhiệm giải trình, công bằng và hòa nhập. Văn phòng cũng đã áp dụng các phương pháp tiếp cận dựa trên sự thấu hiểu về chấn thương tâm lý và phát triển các quy trình để tích hợp sự công bằng và tiếng nói của cộng đồng vào mọi bước của quy trình kiểm toán. Việc lựa chọn chủ đề kiểm toán hiện nay bao gồm các tiêu chí đặc biệt chú trọng đến tác động đối với các nhóm dân cư dễ bị tổn thương và các vấn đề về an toàn/tính mạng, và các kiểm toán viên được giao nhiệm vụ đảm bảo ít nhất một khuyến nghị trong mỗi cuộc kiểm toán hỗ trợ sự công bằng. Văn phòng cũng đã thay đổi phong cách báo cáo của mình để dễ tiếp cận và thuyết phục hơn đối với công chúng, thay vì chỉ viết với mục đích phục vụ ban quản lý. Các kiểm toán viên cố gắng viết bằng ngôn ngữ đơn giản và hướng tới việc nâng cao sự hiểu biết và nhận thức của công chúng về chính quyền quận.
Phần kết luận
Với tư cách là một ngành nghề, chúng ta đang trải qua một giai đoạn đầy thách thức đối với chính quyền địa phương, với lòng tin của công chúng đang suy giảm và các cuộc tấn công vào các sáng kiến về đa dạng, công bằng và hòa nhập từ chính phủ liên bang. Điều này đặt ra thách thức cho chúng ta trong việc tiếp tục thực hiện dịch vụ công cộng thiết yếu của mình trong thời điểm mà sự minh bạch, trách nhiệm giải trình và kết quả công bằng cho tất cả mọi người là vô cùng cần thiết. Chúng ta có cơ hội để hiểu rõ hơn tiềm năng của kiểm toán hiệu quả trong việc chỉ ra nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề mà cộng đồng chúng ta đang phải đối mặt. Bằng cách suy ngẫm về nguồn gốc của kiểm toán hiệu quả tại Quận Multnomah, chúng ta có thể thấy cách thức chuyển đổi sang kiểm toán hiệu quả đã mở ra cánh cửa cho chúng ta tại Quận Multnomah để tập trung vào những người bị ảnh hưởng nhiều nhất trong các cuộc kiểm toán của mình. Chúng ta cũng nhận ra rằng việc tiếp tục phát triển công việc của mình là rất quan trọng, đặc biệt là khi nói đến việc tập trung vào những người quan trọng nhất - cộng đồng của chúng ta. Chúng tôi hy vọng bài viết này đã làm nổi bật cách thức ngành nghề của chúng ta tiếp tục chuyển đổi để phục vụ công chúng tốt hơn và nhắc nhở mỗi chúng ta về khả năng tạo ra những thay đổi có ý nghĩa trong thế giới này.
Sự tham gia của cộng đồng
Ngày 5 tháng 12, Giám đốc Kiểm toán Nicole Dewees, Thanh tra viên Quận Cheryl Taylor, Kiểm toán viên Hiệu quả Jeremy Johnson và Chuyên viên Quan hệ Cử tri và Gắn kết Đa dạng, Công bằng và Hòa nhập Raymond De Silva đã đại diện cho văn phòng của tôi tham dự sự kiện Dân chủ trong Hành động thường niên lần thứ 15. Sự kiện thường niên này do Trường Trung học Central Catholic tổ chức, tạo cơ hội cho học sinh cuối cấp tham gia các hoạt động công dân với các cơ quan chính quyền địa phương và các tổ chức chính trị liên quan khác. Chúng tôi đã trả lời những câu hỏi sâu sắc về cách chúng tôi phục vụ cộng đồng thông qua bốn trụ cột: báo cáo kiểm toán, công tác thanh tra, đường dây nóng về chính phủ tốt và sự tham gia của cộng đồng.
Mời Kiểm toán viên McGuirk tham dự một sự kiện hoặc cuộc họp.
Nếu quý vị muốn tôi và/hoặc nhân viên tham dự hoặc phát biểu tại cuộc họp với nhóm cộng đồng của quý vị, chỉ cần điền vào mẫu đơn này .
Ảnh do Marcus Morton '27, trường Trung học Central Catholic cung cấp.