Kính gửi các thành viên cộng đồng,
Tôi rất vinh dự được phục vụ với tư cách là Kiểm toán viên Quận của quý vị và may mắn được làm việc với đội ngũ nhân viên tận tâm, luôn nỗ lực đảm bảo chính quyền quận hoạt động có trách nhiệm, minh bạch và công bằng. Cảm ơn quý vị đã dành thời gian đọc về cách văn phòng của tôi phục vụ quý vị trong suốt năm 2021.
Tôi ước thông điệp của tôi gửi đến các bạn có thể là một lời chúc mừng vì chúng ta đã vượt qua đại dịch COVID-19. Nhưng như các bạn đã biết, chúng ta vẫn đang phải đối mặt với nó.
Người dân khắp quận và trên toàn thế giới đã mất mát rất nhiều - người thân yêu, công việc, nhà cửa. Hơn hết, mục đích của thông điệp ngắn gọn này là để ghi nhận sự kiên cường của mỗi người trong thời gian khó khăn này, vì đã chăm sóc tốt bản thân, gia đình, bạn bè và cộng đồng rộng lớn hơn.
Suốt cả năm qua, tôi đánh giá cao sự kiên trì của đội ngũ nhân viên trước những thách thức này để luôn cung cấp thông tin cho quý vị về chính quyền quận. Làm việc với đội ngũ tuyệt vời này nhắc nhở tôi rằng mỗi người chúng ta đều mạnh mẽ khi đứng riêng lẻ, và sức mạnh thực sự nằm ở việc cùng nhau hợp tác.
Năm 2022, chúng ta hãy sử dụng sức mạnh đó để tiếp tục hình dung và tạo ra những hệ thống công bằng, nhân ái và bền vững.
Chúc những điều tốt đẹp nhất trong năm 2022!
Jennifer
Tóm tắt báo cáo năm 2021
Hãy truy cập trang báo cáo của chúng tôi để xem toàn bộ báo cáo.
Phản ứng của quận đối với đại dịch COVID-19: Các địa điểm tập trung đông người và hệ thống nội bộ của quận
Vào tháng 2 năm 2021, chúng tôi đã ban hành báo cáo này về các bước mà quận đã thực hiện để đảm bảo các dịch vụ thiết yếu có thể tiếp tục hoạt động một cách an toàn và công bằng trong suốt đại dịch COVID-19. Chúng tôi đã đánh giá xem các bước mà quận đã thực hiện có hiệu quả hay không.
Các biện pháp đã thực hiện phù hợp với hướng dẫn từ Trung tâm Kiểm soát và Phòng ngừa Dịch bệnh và các cơ quan y tế khác, và chúng tôi đã xem xét những cải tiến nào có thể được thực hiện trong thời gian tới.
Việc chúng tôi tập trung vào cung cấp dịch vụ công bằng đã dẫn đến việc chúng tôi chú trọng vào các môi trường sống tập thể, nơi mọi người cùng sinh sống và làm việc. Những người làm việc và sinh sống trong những môi trường này có thể phải đối mặt với những thách thức đặc thù.
Với việc tuân thủ giãn cách xã hội để ngăn ngừa sự lây lan của COVID-19. Chúng tôi cũng đã xem xét các hoạt động ảnh hưởng đến khả năng cung cấp các dịch vụ thiết yếu của quận: hướng dẫn và hỗ trợ trên toàn quận cho các phòng ban và nhân viên, những thay đổi về cơ sở vật chất của các tòa nhà quận và làm việc từ xa.
Đối với cuộc kiểm toán này, chúng tôi tập trung vào khoảng thời gian từ ngày 1 tháng 6 đến ngày 18 tháng 12 năm 2020. Chúng tôi đã tiến hành hơn 70 cuộc phỏng vấn với ban quản lý, nhân viên và nhà thầu của quận. Chúng tôi đã nghiên cứu các hướng dẫn của tiểu bang và liên bang, cũng như các thực tiễn tốt nhất và các thực tiễn mới nổi liên quan đến đại dịch. Chúng tôi cũng đã xem xét các tài liệu của quận được tạo ra cho mục đích nội bộ và cho công chúng. Chúng tôi đã thực hiện một số chuyến thăm thực địa để quan sát hoạt động và những thay đổi tại cơ sở, và chúng tôi đã tiến hành hai cuộc khảo sát, một dành cho các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc người lớn và một dành cho nhân viên của quận. Thông qua tất cả công việc này, văn phòng chúng tôi đã hỗ trợ trách nhiệm giải trình của chính phủ mà không cản trở công việc quan trọng của quận trong việc cung cấp các dịch vụ cộng đồng thiết yếu.
Chúng tôi đã đưa ra 16 khuyến nghị bao gồm các vấn đề như nơi tạm trú, nhà tù quận, trại giam vị thành niên, chương trình nhà chăm sóc người lớn, hướng dẫn của quận, các tòa nhà và làm việc từ xa. Sự dai dẳng của COVID-19 đã nhấn mạnh tầm quan trọng của...
Thực hiện các khuyến nghị này.
Quỹ ứng phó đại dịch: Ban quản lý có các chính sách và quy trình để quản lý quỹ ứng phó đại dịch.
Chúng tôi tiến hành cuộc kiểm toán này để hỗ trợ hoạt động minh bạch và có trách nhiệm của chính phủ trong thời kỳ đại dịch. Chúng tôi nhận thấy rằng ban quản lý quận đã tìm cách cân bằng giữa nhu cầu nhanh chóng cung cấp nguồn lực cho cộng đồng với việc duy trì các chính sách và thủ tục hiệu quả để giúp quản lý chi tiêu.
Chúng tôi đã đánh giá chi tiêu liên quan đến đại dịch của quận trong năm tài chính 2021 (ngày 1 tháng 7 năm 2020 – ngày 30 tháng 6 năm 2021), bao gồm cả việc sử dụng nguồn tài trợ từ Đạo luật Hỗ trợ, Cứu trợ và An ninh Kinh tế (CARES) của liên bang liên quan đến Coronavirus. Chúng tôi đã xem xét tất cả các khoản chi được mã hóa là liên quan đến đại dịch cũng như các ủy quyền mua sắm khẩn cấp và khảo sát các nhà cung cấp đã nhận được tài trợ liên quan đến đại dịch từ quận.
Các phát hiện của chúng tôi bao gồm:
- Quận này dường như đã chi tiêu phù hợp với cam kết đã nêu của mình về việc ưu tiên vấn đề chủng tộc.
- Trong một trường hợp, một đơn vị công tác đã lách luật bằng cách sử dụng thẻ mua sắm, dẫn đến việc quận phải trả tiền cho một nhà cung cấp đã bị kết án về tội trộm cắp và khai khống hóa đơn y tế. Ban đầu, quận đã thanh toán các khoản này từ nguồn tài trợ liên bang liên quan đến đại dịch, điều này không được phép vì nhà cung cấp nằm trong danh sách các nhà cung cấp bị loại trừ của chính phủ liên bang. Quận đã tạm ngừng cung cấp dịch vụ và điều chỉnh lại các khoản thanh toán bằng nguồn quỹ chung.
- Các tổ chức cung cấp dịch vụ cho biết nhìn chung họ có những trải nghiệm tích cực khi làm việc với quận, nhưng họ cũng báo cáo về những rào cản trong việc đủ điều kiện nhận hỗ trợ đối với một số thành viên cộng đồng và tình trạng thiếu kinh phí.
Chúng tôi đã đưa ra các khuyến nghị nhằm cải thiện việc phòng ngừa và phát hiện lỗi hoặc giao dịch trái phép, cũng như giúp phá bỏ các rào cản trong việc tiếp cận hỗ trợ tiền thuê nhà cho những người có nhu cầu.
Trải nghiệm của nhân viên trong thời kỳ đại dịch, kết quả khảo sát
Vào mùa thu năm 2020, chúng tôi đã tiến hành khảo sát các nhân viên của quận về trải nghiệm của họ trong thời gian đại dịch tại nơi làm việc. Chúng tôi đã sử dụng kết quả khảo sát để lập báo cáo kiểm toán được ban hành vào tháng 2 năm 2021, và chúng tôi cũng đã sử dụng kết quả khảo sát này để lập báo cáo kiểm toán được ban hành vào tháng 2 năm 2021.
Báo cáo được ban hành chỉ dựa trên kết quả khảo sát. Khoảng 59% lực lượng lao động của quận—3.374 người—đã tham gia khảo sát.
Các phát hiện chính bao gồm:
- Những người làm việc từ xa cho biết họ tin tưởng vào ban lãnh đạo quận hơn và có trải nghiệm tốt hơn so với những người làm việc tại văn phòng.
- Các biện pháp an toàn liên quan đến đại dịch dường như đã được thực hiện, nhưng vẫn còn chỗ để cải thiện.
- Các nhân viên thư viện bày tỏ sự tức giận và lo ngại về nguy cơ bị sa thải cũng như thiếu tin tưởng vào ban lãnh đạo thư viện.
- Các nhân viên làm việc trong nhà tù có cái nhìn tiêu cực hơn về trải nghiệm của họ và kêu gọi sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo.
Đánh giá tình trạng khuyến nghị: Phản ứng của quận đối với đại dịch COVID-19
Chúng tôi đã đánh giá tình trạng thực hiện các khuyến nghị từ cuộc kiểm toán tháng 2 năm 2021 về phản ứng của quận đối với đại dịch. Chúng tôi tập trung vào các khuyến nghị cần được thực hiện đến hạn:
- Ngay sau khi báo cáo ban đầu được công bố.
- Trước ngày 1 tháng 7 năm 2021 hoặc sớm hơn
- Trước khi tăng cường khả năng tham gia trực tiếp tại các địa điểm.
Trong số 15 khuyến nghị mà chúng tôi đã đánh giá, chúng tôi nhận thấy rằng vẫn còn hai khuyến nghị cần được thực hiện:
- Văn phòng cảnh sát trưởng đã không thực hiện khuyến nghị của chúng tôi về việc mở rộng sử dụng các cuộc gọi miễn phí hoặc điều chỉnh hoạt động thăm viếng qua video tại sảnh để đảm bảo an toàn.
- Đối với các địa điểm thư viện, quận đã không thực hiện khuyến nghị của chúng tôi về việc bổ sung các yêu cầu làm sạch và khử trùng đặc thù cho COVID-19 vào hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ vệ sinh trước khi tăng đáng kể số lượng người tham dự trực tiếp.
Kế hoạch phân chia lại khu vực bầu cử của Ủy ban Quận Multnomah
Hiến chương của quận yêu cầu Văn phòng Kiểm toán phải đánh giá dân số ở mỗi khu vực ủy ban quận 10 years after cuộc điều tra dân số Hoa Kỳ, và điều chỉnh ranh giới nếu bất kỳ khu vực nào có dân số vượt quá 103%.
lớn hơn bất kỳ cái nào khác.
Dữ liệu điều tra dân số năm 2020 cho thấy Khu vực 1 và Khu vực 2 đều có dân số hơn 103% so với Khu vực 3, dẫn đến việc phải phân chia lại khu vực bầu cử. Hợp tác với chuyên gia GIS của quận, chúng tôi đã xây dựng các khu vực bầu cử đáp ứng các yêu cầu trong Hiến chương, chỉ thị từ Bộ trưởng Ngoại giao Oregon và Đạo luật Quyền Bầu cử Hoa Kỳ.
Các thành viên cộng đồng có thể đóng góp ý kiến về việc phân chia lại khu vực bầu cử trực tuyến hoặc thông qua các biểu mẫu giấy bằng tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Nga, tiếng Somali, tiếng Việt và tiếng Trung giản thể. Mọi người cũng có thể gửi ý kiến bằng âm thanh hoặc video. Chúng tôi đã tiếp thu các ý tưởng khi chúng không mâu thuẫn với các yêu cầu.
Vào tháng 12 năm 2021, chúng tôi đã trình bày kế hoạch phân chia lại khu vực bầu cử của mình cho Hội đồng Ủy viên Quận. Họ đã thông qua một nghị định phê chuẩn các ranh giới mới vào tháng 1 năm 2022.
Thông tin cần thiết: Dữ liệu của Văn phòng Liên hợp về Dịch vụ dành cho Người vô gia cư.
Năm 2021, chúng tôi bắt đầu một cuộc kiểm toán về điều kiện sống của những người được hưởng dịch vụ nhà ở do quận tài trợ. Công việc của chúng tôi bao gồm thu thập dữ liệu địa chỉ từ Hệ thống Thông tin Quản lý Người vô gia cư (HMIS) từ Văn phòng Liên hợp cho các năm tài chính 2020 và 2021.
Khi đánh giá độ tin cậy của dữ liệu, chúng tôi đã phát hiện ra một vấn đề. Trong ít nhất hai năm đó, Văn phòng Liên hợp đã báo cáo về Số người mới được bố trí nhà ở bằng cách sử dụng một trường dữ liệu thực chất có nghĩa là Ngày bắt đầu dự án đối với những người mới tham gia các chương trình hoặc dịch vụ nhà ở. Điều này gây ra vấn đề vì một số người tham gia chương trình nhà ở nhưng cuối cùng lại không được bố trí nhà ở.
Các tiêu chuẩn kiểm toán của chính phủ được chấp nhận rộng rãi yêu cầu chúng tôi phải báo cáo vấn đề này cho ban quản lý và các Ủy viên Hội đồng Quận và Thành phố Portland. Chúng tôi đã tạm dừng cuộc kiểm toán điều kiện sống để kiểm toán hệ thống thông tin của Văn phòng Liên hợp. Khi nào chúng tôi tin tưởng vào dữ liệu trong hệ thống thông tin, chúng tôi có thể xem xét lại cuộc kiểm toán điều kiện sống.
Những thành tựu khác trong năm 2021
Chúng tôi đã thành lập Ủy ban Tư vấn Cộng đồng của Kiểm toán viên.
Một trong những cam kết lâu dài của Văn phòng Kiểm toán là liên tục cải thiện quy trình kiểm toán, bao gồm việc tạo ra nhiều cơ hội hơn cho sự tham gia của công chúng vào công việc của chúng tôi. Để giúp đưa trí tuệ cộng đồng vào quy trình kiểm toán, chúng tôi đã thành lập Ủy ban Tư vấn Cộng đồng của Văn phòng Kiểm toán (ACAC) vào đầu năm 2021.
Ủy ban ACAC gồm năm thành viên đóng góp ý kiến về lịch trình kiểm toán, các khía cạnh tham gia cộng đồng trong kiểm toán hiệu quả hoạt động, và việc tích hợp các thực tiễn đa dạng, công bằng và hòa nhập vào công tác kiểm toán. Cho đến nay, ACAC đã giúp định hình các phương pháp kiểm toán cũng như cách chúng tôi truyền đạt thông tin về kiểm toán đến công chúng. Ví dụ, hiện nay chúng tôi có các trang web riêng cho mỗi cuộc kiểm toán trong suốt quá trình thực hiện để các thành viên cộng đồng có thể được cập nhật thông tin về công việc chúng tôi đang làm thay mặt họ.
Các thành viên của ACAC bao gồm:
- Derek Collier
- Alysia Cox
- Brandon Goldner
- Diane Odeh
- Rachel Sowray
Chúng tôi đã vượt qua vòng đánh giá ngang hàng.
Bạn đã bao giờ tự hỏi ai là người kiểm toán các kiểm toán viên chưa? Tất nhiên là các kiểm toán viên khác rồi!
Các chuẩn mực kiểm toán chính phủ được chấp nhận rộng rãi yêu cầu các kiểm toán viên phải được các chuyên gia kiểm toán khác đánh giá đồng nghiệp. Theo hướng dẫn của Hiệp hội Kiểm toán viên Chính quyền Địa phương, văn phòng chúng tôi tiến hành đánh giá ba năm một lần.
Đánh giá đồng cấp của chúng tôi dự kiến diễn ra vào tháng 4 năm 2020, nhưng đã bị hoãn lại do đại dịch COVID-19. Đầu tháng 1 năm 2021, việc đánh giá đã được thực hiện từ xa. Văn phòng Kiểm toán đã vượt qua cuộc đánh giá đồng cấp do một nhóm hai người được Hiệp hội Kiểm toán viên Chính quyền Địa phương lựa chọn thực hiện. Cuộc đánh giá đồng cấp tiếp theo của chúng tôi dự kiến sẽ diễn ra vào năm 2023.