Estimados miembros de la comunidad:
Es un honor para mí servir como su Auditor del Condado y un privilegio trabajar con un equipo dedicado a garantizar que el gobierno de su condado sea responsable, transparente y equitativo. Gracias por tomarse el tiempo para leer sobre cómo mi oficina los representó durante 2021.
Ojalá mi mensaje fuera una celebración de que hemos superado la pandemia de COVID-19. Pero, como todos saben, seguimos en ella.
Personas de todo nuestro condado y del mundo han perdido muchísimo: seres queridos, trabajos, hogares. Más que nada, mi objetivo con este breve mensaje es reconocer a cada uno de ustedes por perseverar durante este tiempo, por cuidar de sí mismos, de sus familias, amigos y de la comunidad en general.
A lo largo del año, agradecí la perseverancia de mi personal ante estos desafíos para mantenerlos informados sobre el gobierno de su condado. Trabajar con este gran equipo me recuerda que todos somos fuertes individualmente y verdaderamente poderosos juntos.
En 2022, usemos ese poder para seguir imaginando y creando sistemas que sean justos, compasivos y sostenibles.
Mis mejores deseos para el 2022,
Jennifer
Resúmenes de informes de 2021
Visita nuestra página de informes para acceder a los informes completos.
Respuesta del condado a la pandemia de COVID-19: entornos de congregación y sistemas internos del condado
En febrero de 2021, publicamos este informe sobre las medidas que el condado tomó para garantizar que los servicios vitales pudieran continuar de forma segura y equitativa durante la pandemia de COVID-19. Evaluamos si las medidas que el condado...
Las medidas adoptadas se ajustaron a las directrices de los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades y otras autoridades sanitarias, y examinamos qué mejoras se podrían realizar en el futuro.
Nuestro enfoque en la prestación equitativa de servicios nos llevó a centrar nuestro trabajo en entornos de convivencia, donde las personas viven juntas. Quienes trabajan y viven en estos entornos pueden enfrentar desafíos particulares.
con el distanciamiento social para prevenir la propagación de la COVID-19. También examinamos las operaciones que afectan la capacidad del condado para brindar servicios vitales: orientación y apoyo a nivel de condado para departamentos y empleados, cambios físicos en los edificios del condado y teletrabajo.
Para esta auditoría, nos centramos en el período comprendido entre el 1 de junio y el 18 de diciembre de 2020. Realizamos más de 70 entrevistas con la administración, el personal y los contratistas del condado. Investigamos las directrices estatales y federales, así como las mejores prácticas y las prácticas emergentes relacionadas con la pandemia. También revisamos la documentación del condado creada para fines internos y para el público. Realizamos algunas visitas a las instalaciones para observar las operaciones y los cambios en las instalaciones, y realizamos dos encuestas: una a proveedores de residencias de adultos mayores y otra a empleados del condado. A través de todo este trabajo, nuestra oficina apoyó la rendición de cuentas del gobierno sin obstaculizar la labor crucial del condado de brindar servicios comunitarios esenciales.
Emitimos 16 recomendaciones que abarcan albergues, cárceles de condado, centros de detención juvenil, el programa de residencias para adultos mayores, directrices del condado, edificios y teletrabajo. La tenacidad de la COVID-19 ha subrayado la importancia de
Implementando estas recomendaciones.
Fondos para pandemias: La administración cuenta con políticas y procedimientos establecidos para gestionar los fondos para pandemias.
Realizamos esta auditoría para promover la transparencia y la rendición de cuentas en las operaciones gubernamentales durante la pandemia. Descubrimos que la administración del condado buscó un equilibrio entre la necesidad de distribuir rápidamente recursos a la comunidad y el mantenimiento de políticas y procedimientos eficaces para gestionar el gasto.
Evaluamos el gasto del condado relacionado con la pandemia durante el año fiscal 2021 (del 1 de julio de 2020 al 30 de junio de 2021), incluyendo el uso de los fondos federales de la Ley de Ayuda, Alivio y Seguridad Económica por Coronavirus (CARES). Revisamos todos los gastos relacionados con la pandemia, así como las autorizaciones de compras de emergencia, y encuestamos a los proveedores que recibieron fondos del condado relacionados con la pandemia.
Nuestros hallazgos incluyeron que:
- El condado pareció gastar de acuerdo con su compromiso declarado de liderar con la raza.
- En un caso, una unidad de trabajo eludió los procedimientos de la tarjeta de compras, lo que resultó en que el condado pagara a un proveedor condenado por robo y reclamaciones falsas por facturación médica. Inicialmente, el condado realizó estos pagos con fondos federales relacionados con la pandemia, lo cual no estaba permitido porque el proveedor figuraba en la lista de proveedores excluidos del gobierno federal. El condado suspendió los servicios y corrigió los pagos con fondos generales.
- Las organizaciones proveedoras dijeron que en general tuvieron experiencias positivas trabajando con el condado, pero también informaron barreras de elegibilidad para algunos miembros de la comunidad y fondos insuficientes para todos.
Hicimos recomendaciones destinadas a mejorar la prevención e identificación de errores o transacciones no autorizadas, así como a ayudar a romper las barreras de asistencia de alquiler para las personas necesitadas.
Experiencias de los empleados durante la pandemia: resultados de la encuesta
En otoño de 2020, encuestamos a los empleados del condado sobre cómo experimentaron la pandemia en el trabajo. Utilizamos los resultados de la encuesta para elaborar el informe de auditoría que publicamos en febrero de 2021, y también...
Emitió un informe basado únicamente en los resultados de la encuesta. Aproximadamente el 59 % de la fuerza laboral del condado (3374 personas) participó en la encuesta.
Los hallazgos clave incluyeron:
- Los teletrabajadores manifestaron tener más confianza en el liderazgo del condado y mejores experiencias que las personas que trabajaron en el lugar.
- Las medidas de seguridad relacionadas con la pandemia parecían estar en vigor, pero había margen de mejora.
- Los empleados de la biblioteca expresaron enojo y preocupación por posibles despidos y una falta de confianza en el liderazgo de la biblioteca.
- Los empleados que trabajan en las cárceles fueron más negativos sobre sus experiencias y pidieron apoyo a los líderes.
Evaluación del estado de la recomendación: Respuesta del condado a la pandemia de COVID-19
Evaluamos el estado de las recomendaciones de nuestra auditoría de febrero de 2021 sobre la respuesta del condado a la pandemia. Nos centramos en las recomendaciones pendientes:
- Inmediatamente después de la emisión del informe original
- Para el 1 de julio de 2021 o antes
- Antes de agregar capacidad en persona en las ubicaciones
De las 15 recomendaciones que evaluamos, encontramos que todavía quedaban dos por implementar:
- La Oficina del Sheriff no implementó nuestra recomendación de ampliar el uso de llamadas gratuitas o modificar las operaciones de visitas por video en el vestíbulo para permitir un uso seguro.
- Para las ubicaciones de las bibliotecas, el condado no implementó nuestra recomendación de agregar requisitos de limpieza y desinfección específicos de COVID-19 en sus contratos con proveedores de servicios de limpieza antes de agregar una capacidad sustancial en persona.
Plan de redistribución de distritos de la Comisión del Condado de Multnomah
La Carta del Condado requiere que la Oficina del Auditor evalúe las poblaciones en cada distrito de la comisión del condado cada 10 years after del censo de los EE. UU. y modifique los límites si algún distrito representa más del 103 %
más grande que cualquier otro.
Los datos del censo de 2020 mostraron que los Distritos 1 y 2 representaban cada uno más del 103 % del Distrito 3, lo que desencadenó la redistribución de distritos. En colaboración con un especialista en SIG del condado, desarrollamos distritos que cumplían con los requisitos de la Carta, una directiva del Secretario de Estado de Oregón y la Ley de Derecho al Voto de EE. UU.
Los miembros de la comunidad pudieron aportar sus opiniones sobre la redistribución de distritos en línea o mediante formularios impresos en inglés, español, ruso, somalí, vietnamita y chino simplificado. También pudieron enviar comentarios por audio o video. Incorporamos ideas cuando no entraban en conflicto con los requisitos.
En diciembre de 2021, presentamos nuestro plan de redistribución de distritos a la Junta de Comisionados del Condado. En enero de 2022, aprobaron una ordenanza que adoptaba los nuevos límites.
Comunicación requerida: Datos de la Oficina Conjunta de Servicios para Personas sin Hogar
En 2021, iniciamos una auditoría de las condiciones de vida de los clientes de los servicios de vivienda financiados por el condado. Nuestro trabajo incluyó la obtención de datos de domicilios del Sistema de Información para la Gestión de Personas sin Hogar (HMIS) de la Oficina Conjunta correspondientes a los años fiscales 2020 y 2021.
Al evaluar la fiabilidad de los datos, detectamos un problema. Durante al menos esos dos años, la Oficina Conjunta había informado sobre las personas recién incorporadas a una vivienda utilizando un campo que, en realidad, significaba la fecha de inicio del proyecto para las personas recién inscritas en programas o servicios de vivienda. Esto era problemático porque algunas personas que ingresan a un programa de vivienda no terminan inscribiéndose en una.
Las normas de auditoría gubernamental generalmente aceptadas nos exigieron informar este problema a la gerencia y a los comisionados del condado y de Portland. Suspendimos la auditoría de las condiciones de vida para auditar los sistemas de información de la Oficina Conjunta. Una vez que tengamos certeza sobre los datos de los sistemas de información, podríamos revisar la auditoría de las condiciones de vida.
Otros logros de 2021
Establecimos el Comité Asesor Comunitario del Auditor
Uno de nuestros compromisos constantes en la Oficina del Auditor es mejorar continuamente nuestros procesos de auditoría, incluyendo la creación de más oportunidades para la participación pública en nuestro trabajo. Para contribuir a integrar la experiencia comunitaria en nuestros procesos de auditoría, establecimos un Comité Asesor Comunitario del Auditor (ACAC) a principios de 2021.
El ACAC, compuesto por cinco miembros, aporta información sobre el calendario de auditorías, los aspectos de participación comunitaria en las auditorías de desempeño y la integración de prácticas de diversidad, equidad e inclusión en el trabajo de auditoría. Hasta la fecha, el ACAC ha contribuido a definir los métodos de auditoría, así como la forma en que comunicamos las auditorías al público. Por ejemplo, ahora contamos con páginas web dedicadas a cada auditoría durante su proceso, para que los miembros de la comunidad puedan mantenerse informados sobre el trabajo que realizamos en su nombre.
Los miembros de la ACAC son:
- Derek Collier
- Alysia Cox
- Brandon Goldner
- Diane Odeh
- Raquel Sowray
Pasamos nuestra revisión por pares
¿Alguna vez te has preguntado quién audita a los auditores? ¡A otros auditores, claro!
Las normas de auditoría gubernamental generalmente aceptadas exigen que los auditores reciban evaluaciones de pares de otros profesionales de la auditoría. Con la orientación de la Asociación de Auditores de Gobiernos Locales, nuestra oficina realiza una evaluación cada tres años.
Nuestra revisión por pares debía realizarse en abril de 2020, pero se retrasó debido a la pandemia de COVID-19. A principios de enero de 2021, la revisión se realizó de forma remota. La Oficina del Auditor aprobó la revisión por pares realizada por un equipo de dos personas seleccionadas por la Asociación de Auditores de Gobiernos Locales. Nuestra próxima revisión por pares debería tener lugar en 2023.