Báo cáo hoạt động đường dây nóng về chính phủ tốt năm 2022
Đường dây nóng của Văn phòng Kiểm toán Quận Multnomah cung cấp một kênh để các nhân viên quận và công chúng báo cáo những lo ngại về gian lận, lãng phí và lạm dụng chức vụ.
Báo cáo hoạt động đường dây nóng năm 2022
Tổng quan về các báo cáo mà Kiểm toán viên đã điều tra
Tóm tắt
Sau hai năm giảm sút, số lượng báo cáo liên quan đến quận gửi đến đường dây nóng đã ổn định ở mức 62 vào năm 2022. Khi các báo cáo không liên quan đến quận, chúng tôi thường chuyển người báo cáo đến cơ quan hoặc nguồn lực thích hợp.
Chúng tôi ghi nhận mức giảm 27% số báo cáo về hành vi sai trái của nhân viên và mức tăng 14% số báo cáo về gian lận, lãng phí và lạm dụng chức vụ từ năm 2021 đến năm 2022. Đây là những xu hướng tích cực đối với đường dây nóng, vì mục tiêu của chúng tôi là tiếp nhận và điều tra các báo cáo chất lượng cao về gian lận, lãng phí và lạm dụng chức vụ.
Bắt đầu từ tháng 7 năm 2019, chúng tôi đã thay đổi một số quy trình để đường dây nóng minh bạch hơn với nhân viên và cộng đồng. Trọng tâm của sự thay đổi này là quyết tâm tự điều tra tất cả các báo cáo. Chúng tôi đã thực hiện nhiều hoạt động tiếp cận nhân viên để giáo dục họ về các loại báo cáo mà chúng tôi điều tra và những báo cáo mà chúng tôi không thể điều tra, điều này dường như đã có tác động tích cực. Trong một số trường hợp, chúng tôi vẫn sẽ chuyển tiếp báo cáo cho ban quản lý để điều tra.
Năm 2022, Văn phòng Kiểm toán đã điều tra nội bộ nhiều báo cáo hơn so với năm 2021, và chuyển ít báo cáo hơn cho ban quản lý. Trong số 62 báo cáo liên quan đến quận mà đường dây nóng nhận được, 11 báo cáo thuộc phạm vi thẩm quyền của Văn phòng Kiểm toán về gian lận, lãng phí hoặc lạm dụng chức vụ. Chúng tôi không thể điều tra một số báo cáo do người báo cáo cung cấp thiếu thông tin chi tiết.
Số lượng báo cáo từ người dân tăng 78% từ năm 2021 đến năm 2022, đây là một xu hướng tích cực đối với đường dây nóng. Người dân, bao gồm cả các nhà thầu và nhà cung cấp của quận, là nguồn thông tin quan trọng về các vụ gian lận, lãng phí và lạm dụng chức quyền. Một số thông tin từ người dân đã dẫn đến các cáo buộc được xác thực về gian lận, lãng phí hoặc lạm dụng chức quyền trong năm 2022.
Tỷ lệ báo cáo ẩn danh đã giảm xuống còn 65% vào năm 2021, đây là một xu hướng tích cực khác. Vì các báo cáo ẩn danh thường khó xác minh hơn, chúng tôi muốn tỷ lệ này gần với mức chuẩn của ngành. Khả năng báo cáo ẩn danh là cần thiết cho một đường dây nóng hiệu quả. Tuy nhiên, tỷ lệ báo cáo ẩn danh cao có thể là dấu hiệu của sự thiếu tin tưởng giữa người báo cáo và ban quản lý. Các báo cáo ẩn danh cũng thường khó xác minh hơn. Khi người báo cáo để lại thông tin liên hệ, chúng tôi có nhiều khả năng đặt câu hỏi bổ sung hơn, điều này có thể giúp xác minh các báo cáo.
Bạn có thể báo cáo ẩn danh. Luật pháp Oregon bảo vệ quyền riêng tư của người báo cáo.
Báo cáo hoạt động đường dây nóng năm 2022
Chúng tôi phân tích hoạt động của đường dây nóng để cải thiện hiệu quả của đường dây nóng.
Chúng tôi đánh giá hiệu quả của đường dây nóng bằng nhiều cách, bao gồm xem xét các chỉ số hiệu suất mà chúng tôi theo dõi theo thời gian. Chúng tôi cũng nhận ra rằng các chỉ số hiệu suất không phản ánh đầy đủ toàn bộ bức tranh, và chắc chắn không giúp ích gì cho những người báo cáo cá nhân, những người có thể cảm thấy vấn đề họ báo cáo chưa được giải quyết. Chúng tôi đánh giá cao mọi báo cáo thiện chí được gửi đến đường dây nóng.
Sau hai năm số lượng báo cáo gửi đến đường dây nóng giảm, số lượng báo cáo liên quan đến quận gửi đến đường dây nóng đã ổn định trở lại vào năm 2022.
Chúng tôi xem xét tất cả các báo cáo gửi đến đường dây nóng để xác định xem chúng có liên quan đến quận hay không và liệu chúng có thuộc phạm vi điều tra của Văn phòng Kiểm toán (chủ yếu là gian lận, lãng phí, thiếu hiệu quả và lạm dụng chức vụ). Năm 2022, Đường dây nóng về Quản trị Tốt đã nhận được tổng cộng 78 báo cáo, trong đó có 62 báo cáo riêng biệt liên quan đến quận. Mặc dù chúng tôi không điều tra các báo cáo không thuộc phạm vi quận, nhưng chúng tôi thường giới thiệu người báo cáo đến các nguồn lực khác. Năm 2022, chúng tôi đã giới thiệu người báo cáo đến Quản lý Tòa án xét xử Quận Multnomah, Dịch vụ Tòa án Gia đình, Thành phố Portland, Bộ Tư pháp Oregon và Bộ Dịch vụ Nhân sinh Oregon, cùng nhiều cơ quan khác.
Số lượng báo cáo liên quan đến quận mà Đường dây nóng nhận được đã tăng gần gấp ba lần từ năm 2015 đến năm 2019, mà chúng tôi tin rằng là nhờ vào việc mở rộng phạm vi tiếp cận với nhân viên. Số lượng báo cáo giảm vào năm 2020 và 2021, nhưng đã ổn định trong năm vừa qua. Mặc dù số lượng báo cáo là một chỉ số quan trọng đối với chúng tôi, nhưng chúng tôi quan tâm hơn đến việc thu thập các báo cáo chất lượng cao thuộc phạm vi điều tra của Đường dây nóng. Năm ngoái, chúng tôi đã nhận được các báo cáo chất lượng cao dẫn đến ba báo cáo được xác thực về gian lận, lãng phí, thiếu hiệu quả hoặc lạm dụng chức vụ.
Sau hai năm suy giảm, số lượng báo cáo liên quan đến quận đã ổn định ở mức 62 vào năm 2022.
Trong năm 2022, Văn phòng Kiểm toán đã điều tra nội bộ nhiều báo cáo hơn so với năm 2021, và chuyển ít báo cáo hơn cho ban quản lý.
Dựa trên phản hồi của nhân viên và để phù hợp với các thông lệ tốt nhất, trong nửa cuối năm 2019, chúng tôi đã điều chỉnh các quy trình của mình để giữ cho việc điều tra đường dây nóng nằm trong phạm vi Văn phòng Kiểm toán càng nhiều càng tốt. Trước khi thay đổi đó, chúng tôi chuyển hầu hết các báo cáo về nhân sự cho ban quản lý. Chúng tôi được một số nhân viên cho biết họ lo sợ bị trả thù nếu báo cáo được chuyển cho ban quản lý; những người khác nói với chúng tôi rằng họ cho rằng tất cả các báo cáo qua đường dây nóng đều được Kiểm toán viên điều tra, độc lập với ban quản lý. Để tôn trọng kỳ vọng của nhân viên và cộng đồng, chúng tôi quyết định rằng Văn phòng Kiểm toán sẽ điều tra độc lập bất cứ khi nào có thể và chúng tôi khuyến khích mọi người báo cáo các vấn đề liên quan đến nhân sự thông qua các chính sách và thủ tục Nhân sự và Quan hệ Lao động đã được thiết lập. Chúng tôi vẫn có thể chuyển các báo cáo liên quan đến nhân sự hoặc các vấn đề an toàn nghiêm trọng cho ban quản lý, nhưng sẽ luôn tìm cách liên hệ với người báo cáo trước khi làm như vậy. Sau khi chuyển 33 báo cáo cho ban quản lý vào năm 2019, chúng tôi đã chuyển 18 báo cáo vào năm 2020, 15 báo cáo vào năm 2021 và 12 báo cáo vào năm 2022.
Trong số 62 báo cáo liên quan đến quận mà đường dây nóng nhận được, Kiểm toán viên đã điều tra 11 báo cáo. Đây là một con số hợp lý, vì đường dây nóng ở một số khía cạnh hoạt động như một trung tâm tiếp nhận khiếu nại liên quan đến quận. Các báo cáo khác liên quan đến khiếu nại về bất đồng tại nơi làm việc, bất đồng về quy trình tuyển dụng hoặc các vấn đề nhân sự khác. Chúng tôi không thể điều tra một số báo cáo do người báo cáo cung cấp thiếu thông tin chi tiết hoặc báo cáo không có căn cứ.
Trong trường hợp chúng tôi không nhận được đủ thông tin ban đầu để điều tra, chúng tôi sẽ cố gắng liên hệ với người báo cáo để thu thập thêm thông tin. Chúng tôi tiếp tục nỗ lực hoàn thiện thông điệp về đường dây nóng, nhằm thu thập các báo cáo chất lượng cao, có thể hành động được và nằm trong phạm vi điều tra của Kiểm toán viên. Các báo cáo chất lượng cao bao gồm các chi tiết như ngày giờ, địa điểm, và đôi khi cả bằng chứng bổ sung như hồ sơ, email hoặc các tài liệu đính kèm khác. Chúng tôi khuyến khích người báo cáo chia sẻ càng nhiều chi tiết càng tốt, và luôn tôn trọng tính bảo mật thông tin của người báo cáo, như đã được nêu trong chính sách của chúng tôi và luật pháp Oregon (ORS 297.765).
Trong năm 2022, Kiểm toán viên đã điều tra nội bộ 11 báo cáo, tăng nhẹ so với năm 2021.
Năm 2022, số vụ báo cáo về gian lận, lãng phí hoặc lạm dụng chức vụ tăng lên, trong khi số vụ báo cáo về hành vi sai trái của nhân viên giảm xuống.
Năm 2022, chúng tôi nhận được 16 báo cáo thuộc các hạng mục gian lận, lãng phí, thiếu hiệu quả hoặc lạm dụng chức vụ, tăng 14% so với năm trước. Số báo cáo về hành vi sai trái của nhân viên giảm 27% trong năm 2022. Chúng tôi coi đây là những chuyển biến tích cực, bởi vì chúng cho thấy sự đáp ứng đối với phạm vi trách nhiệm của Kiểm toán viên: gian lận, lãng phí và lạm dụng chức vụ.
Theo truyền thống, chúng tôi nhận được nhiều báo cáo liên quan đến các vấn đề nhân sự hơn là các báo cáo liên quan đến gian lận, lãng phí hoặc lạm dụng chức vụ. Nhiều nhân viên tìm đến đường dây nóng khi gặp các vấn đề liên quan đến nhân sự, và chúng tôi khuyến khích nhân viên và thành viên cộng đồng báo cáo các vấn đề một cách thiện chí đến đường dây nóng. Tuy nhiên, chúng tôi cũng muốn làm rõ rằng chúng tôi không tiến hành điều tra các vấn đề nhân sự, trừ khi liên quan đến gian lận, lãng phí, thiếu hiệu quả hoặc lạm dụng chức vụ.
Số báo cáo về gian lận, lãng phí, thiếu hiệu quả hoặc lạm dụng chức vụ đã tăng 14% trong năm 2022, trong khi số báo cáo về hành vi sai trái của nhân viên giảm 27%.
Tỷ lệ báo cáo ẩn danh vẫn ở mức cao.
Tỷ lệ báo cáo ẩn danh tổng thể gửi đến đường dây nóng giảm nhẹ trong năm 2022, từ 73% xuống còn 65%. Tỷ lệ báo cáo ẩn danh từ nhân viên tăng vọt lên 87%, mức cao nhất kể từ năm 2017 và là điều đáng lo ngại.
Chúng tôi cung cấp tùy chọn cho phóng viên báo cáo ẩn danh, vì điều này giúp giảm bớt nỗi sợ bị trả thù. Tuy nhiên, tỷ lệ báo cáo ẩn danh cao có thể là dấu hiệu của sự thiếu tin tưởng giữa phóng viên và ban quản lý. Báo cáo ẩn danh cũng thường khó xác minh hơn.
Dựa trên dữ liệu do đơn vị quản lý đường dây nóng bên thứ ba cung cấp, tỷ lệ báo cáo ẩn danh trung bình của khách hàng đường dây nóng của họ đã giảm mạnh vào năm 2021 (báo cáo gần nhất hiện có), xuống còn 50%. Chúng ta cần nỗ lực hơn nữa để giúp người báo cáo cảm thấy thoải mái hơn khi chia sẻ thông tin qua đường dây nóng, từ đó tăng khả năng xác thực báo cáo, vì việc theo dõi và thu thập thêm thông tin chi tiết sẽ dễ dàng hơn.
Tỷ lệ báo cáo ẩn danh qua đường dây nóng đã giảm xuống còn 65% trong năm 2022, đây là một diễn biến tích cực, nhưng vẫn cao hơn tỷ lệ chuẩn là 50%.
Tất cả các báo cáo qua đường dây nóng - dù ẩn danh hay không - đều phải tuân theo các biện pháp bảo vệ quyền riêng tư của luật đường dây nóng địa phương Oregon. Theo ORS 297.765, danh tính người báo cáo không được tiết lộ nếu không có sự cho phép rõ ràng của người báo cáo. Quy định về nhân sự của quận và luật pháp Oregon cũng nêu rõ rằng người báo cáo qua đường dây nóng phải được bảo vệ khỏi sự trả thù.
Chúng tôi đã tiếp cận được nhiều thành viên cộng đồng hơn với thông tin về cách báo cáo cho đường dây nóng.
Sau hai năm liên tiếp giảm, số lượng báo cáo từ người dân đã tăng 78%, một sự phát triển rất tích cực. Người dân, bao gồm cả các nhà thầu và nhà cung cấp của quận, là nguồn thông tin quan trọng về các trường hợp gian lận, lãng phí và lạm dụng chức quyền. Để nâng cao nhận thức về đường dây nóng, chúng tôi đang tiến hành lắp đặt biển báo về đường dây nóng tại tất cả các tòa nhà của quận.
Số lượng báo cáo từ các thành viên cộng đồng đã tăng 78%, đây là một tín hiệu tích cực, bởi vì các thành viên cộng đồng, bao gồm cả các nhà thầu và nhà cung cấp của quận, là nguồn phát sinh mạnh mẽ các vụ gian lận, lãng phí và lạm dụng chức vụ.
Tổng quan về các báo cáo mà kiểm toán viên đã điều tra
Trong số 11 báo cáo mà Kiểm toán viên đã điều tra vào năm 2022, chúng tôi đã xác thực được ba báo cáo.
Các báo cáo qua đường dây nóng có thể khó xác minh. Tỷ lệ xác minh phụ thuộc phần nào vào chất lượng báo cáo, với thông tin chi tiết như ngày tháng, thời gian, tên và sự kiện, cùng các bằng chứng khác như email, báo cáo hoặc các hồ sơ khác.
Báo cáo được xác thực
Trong các ví dụ dưới đây, chúng tôi nhận thấy các hành vi được báo cáo đã dẫn đến gian lận, lãng phí, thiếu hiệu quả hoặc lạm dụng chức quyền. Chúng tôi đã lập báo cáo bằng văn bản chính thức trong từng trường hợp.
Thông qua Đường dây nóng về Quản trị Tốt, Văn phòng Kiểm toán Quận đã nhận được báo cáo về một nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng với Văn phòng Liên hợp về Dịch vụ Người vô gia cư (Văn phòng Liên hợp) để cung cấp nơi trú ẩn khẩn cấp cho người dân cộng đồng. Qua quá trình điều tra, chúng tôi đã xác định được sự lãng phí nguồn lực của chính phủ do sự giám sát không đầy đủ của Văn phòng Liên hợp. Ví dụ, Văn phòng Liên hợp đã phê duyệt hơn 525.000 đô la chi phí không được phép do quản lý hợp đồng không hiệu quả. Cuộc điều tra của chúng tôi đã phát hiện ra những chi phí không được phép này và chúng tôi đã thông báo cho ban quản lý, những người sau đó đã làm việc với nhà cung cấp để khắc phục.
Thông qua Đường dây nóng về Quản trị Tốt, Văn phòng Kiểm toán Quận đã nhận được báo cáo về một nhân viên của quận đang cố gắng nhận trợ cấp - dưới hình thức thanh toán bằng tiền mặt - từ một chương trình thuộc phạm vi quản lý của họ.
Cuộc điều tra của chúng tôi cho thấy một nhân viên của quận đã gây áp lực lên một cơ quan đối tác để cung cấp các khoản trợ cấp tài chính thay mặt cho một thành viên gia đình của nhân viên đó. Nhân viên quận này sẽ là người hưởng lợi từ khoản trợ cấp tài chính này - khoản thanh toán 000 direct đô la để trang trải tiền thuê nhà cho thành viên gia đình đó tại nhà của nhân viên. Cuộc điều tra của chúng tôi cho thấy nhân viên quận này trước đó đã nhận được 10.000 đô la tiền hỗ trợ thuê nhà thay mặt cho chính thành viên gia đình này. Nhân viên này có trách nhiệm giám sát chương trình hỗ trợ thuê nhà và hợp đồng với cơ quan đối tác, nhưng đã không tiết lộ mối quan hệ gia đình hoặc xung đột lợi ích cho cả quận lẫn cơ quan đối tác.
Văn phòng chúng tôi nhận thấy một số khía cạnh trong các yêu cầu thanh toán có khả năng phạm tội và vi phạm các quy tắc đạo đức của Chính phủ Oregon, và đã thông báo cho Văn phòng Biện lý Quận Multnomah, Văn phòng Cảnh sát trưởng Quận Multnomah, Văn phòng Luật sư Quận và Ủy ban Đạo đức Chính phủ Oregon.
Thông qua Đường dây nóng về Quản trị Tốt, Văn phòng Kiểm toán Quận đã nhận được một báo cáo liên quan đến Dịch vụ Chăm sóc Động vật của Quận Multnomah. Dựa trên thông tin này, chúng tôi đã xem xét liệu Dịch vụ Chăm sóc Động vật có đang sử dụng các tài khoản bị hạn chế sử dụng để cung cấp dịch vụ cho động vật đang được chăm sóc và trong cộng đồng hay không.
Cuộc điều tra của chúng tôi cho thấy Sở Dịch vụ Động vật đã không quản lý hoặc giám sát đầy đủ các tài khoản sử dụng hạn chế, dẫn đến việc sử dụng nguồn lực của quận không hiệu quả. Chúng tôi nhận thấy rằng các khoản quyên góp cùng với phân bổ của Hội đồng Ủy viên Quận đã vượt quá chi tiêu trong hầu hết các năm đối với mỗi tài khoản sử dụng hạn chế, khiến mỗi tài khoản sử dụng hạn chế đều có số dư chưa sử dụng ngày càng tăng trong gần năm năm qua. Ý nghĩa của điều này không nằm ở bản thân số dư lớn, mà là những gì số dư này cho thấy: những cơ hội bị bỏ lỡ để sử dụng các quỹ này nhằm cung cấp các dịch vụ quan trọng và cần thiết cho động vật và cộng đồng. Những người quyên góp cho các tài khoản sử dụng hạn chế này có quyền kỳ vọng rằng số tiền họ quyên góp sẽ được sử dụng vì lợi ích của động vật trong cộng đồng một cách kịp thời. Ngoài ra, nếu Hội đồng dành riêng nguồn lực trong một năm nhất định cho một mục đích cụ thể, thì việc kỳ vọng rằng các quỹ đó sẽ được sử dụng cho mục đích đó trong năm đó là điều hợp lý.
Cập nhật báo cáo năm 2021
Năm 2022, chúng tôi đã hoàn tất việc điều tra năm báo cáo nhận được vào năm 2021. Cả năm báo cáo đều không có căn cứ.
Tổng quan về Đường dây nóng Chính phủ Tốt
Tại sao chúng ta lại cần đường dây nóng?
Năm 2007, Kiểm toán viên Quận đã thành lập Đường dây nóng Quản trị Tốt để cung cấp cho nhân viên quận và thành viên cộng đồng một phương thức an toàn, bảo mật để báo cáo các trường hợp nghi ngờ gian lận, lãng phí hoặc lạm dụng chức quyền. Đường dây nóng này ra đời một phần từ một tình huống xảy ra vào năm 2007, khi một nhân viên quận biển thủ khoảng 30.000 đô la.
Từ năm 2014, các báo cáo được nhân viên đường dây nóng điều tra đã giúp xác định hơn một triệu đô la tiền quỹ của quận đã bị sử dụng gian lận hoặc thiếu hiệu quả:
- Bản chất của báo cáo: Gian lận
- Năm tiến hành điều tra: 2014
- Mô tả báo cáo: Một nhân viên thuộc Sở Tư pháp Cộng đồng - Bộ phận Tư pháp Vị thành niên đã biển thủ ít nhất 13.000 đô la từ Quận Multnomah thông qua việc sử dụng gian lận thẻ mua hàng do quận cấp. Cá nhân này đã nhận tội ba tội danh trộm cắp và một tội danh lạm dụng chức quyền.
- Số tiền: >10.000 đô la
- Bản chất của báo cáo: Gian lận
- Năm tiến hành điều tra: 2018
- Mô tả báo cáo: Trong suốt ba năm, một quản lý của Sở Dịch vụ Động vật đã biển thủ ước tính 52.987 đô la từ Quận Multnomah thông qua việc sử dụng gian lận thẻ mua hàng do quận cấp. Cá nhân này đã nhận tội trộm cắp nghiêm trọng cấp độ một, đánh cắp danh tính và lạm dụng chức quyền cấp độ một.
- Số tiền: >$50,000
- Bản chất của báo cáo: Chất thải
- Năm điều tra: 2022
- Mô tả báo cáo: Cuộc điều tra của chúng tôi đã xác định được sự lãng phí nguồn lực của chính phủ do sự giám sát không đầy đủ của Văn phòng Liên hợp. Văn phòng Liên hợp đã phê duyệt hơn 5 triệu đô la.25.000 chi phí không được phép do quản lý hợp đồng không hiệu quả.
- Số tiền: >500.000 đô la
- Nội dung báo cáo: Lạm dụng chức vụ
- Năm điều tra: 2022
- Mô tả báo cáo: Cuộc điều tra của chúng tôi đã xác định một nhân viên của quận đã lợi dụng chức vụ để chiếm đoạt 10.000 đô la tiền bất chính. Nhờ một thông tin báo cáo qua đường dây nóng, hành vi lạm dụng chức vụ này đã được phát hiện và nỗ lực thứ hai của nhân viên này nhằm chiếm đoạt khoản tiền bất chính đã bị ngăn chặn.
- Số tiền: 10.000 đô la
- Bản chất của báo cáo: Sự thiếu hiệu quả
- Năm điều tra: 2022
- Mô tả báo cáo: Cuộc điều tra của chúng tôi đã xác định rằng Dịch vụ Động vật đã tích lũy được một lượng lớn tiền quyên góp và phân bổ kinh phí trong các tài khoản sử dụng hạn chế, nhưng chỉ chi tiêu một tỷ lệ nhỏ trong số đó trong năm năm qua, dẫn đến sự thiếu hiệu quả.
- Số tiền: >1.000.000 đô la Mỹ doanh thu chưa sử dụng
Đường dây nóng đã chứng minh là cơ chế báo cáo rất hiệu quả và là yếu tố không thể thiếu để ngăn ngừa gian lận. Các tổ chức có đường dây nóng chịu tổn thất do gian lận thấp hơn đáng kể so với các tổ chức không có đường dây nóng. Và, thông tin tố giác là phương pháp hiệu quả nhất để phát hiện gian lận.
Những cải tiến gần đây về cách chúng tôi quản lý đường dây nóng
Vào tháng 7 năm 2019, chúng tôi đã thay đổi cách quản lý Đường dây nóng về Quản trị Tốt để phù hợp với các thông lệ tốt nhất dành cho đường dây nóng về gian lận, lãng phí và lạm dụng. Kiểm toán viên đã chỉ định một nhân viên làm việc toàn thời gian cho đường dây nóng bắt đầu từ ngày 1 tháng 7 năm 2019. Trước đó, hai kiểm toán viên đã quản lý các khiếu nại qua đường dây nóng ngoài việc thực hiện kiểm toán. Điều này có nghĩa là việc xử lý các báo cáo qua đường dây nóng có thể gây gián đoạn công việc kiểm toán và có khả năng ảnh hưởng đến khả năng chúng tôi xem xét các báo cáo.
Chúng tôi cũng đã tăng cường liên lạc với nhân viên và công chúng về mục đích cốt lõi mà đường dây nóng luôn hướng tới - đó là nơi để báo cáo các trường hợp nghi ngờ gian lận, lãng phí và lạm dụng chức vụ trong chính quyền quận hoặc bởi các nhà thầu của chính quyền quận. Những người báo cáo qua đường dây nóng tin rằng Kiểm toán viên đang điều tra. Chúng tôi sẽ tôn trọng kỳ vọng đó.
Cách chúng tôi xử lý và điều tra các báo cáo
Sau khi nhận được báo cáo qua đường dây nóng, điều tra viên của Đường dây nóng về Quản trị Tốt sẽ tiến hành xem xét sơ bộ báo cáo về mức độ liên quan đến hoạt động của Quận, chất lượng thông tin được cung cấp và bản chất của báo cáo, cùng với các yếu tố khác. Một số báo cáo thiếu chi tiết để điều tra, và một số thực chất chỉ là các vấn đề về dịch vụ khách hàng có thể được giải quyết tương đối dễ dàng mà không cần điều tra.
Đối với mỗi báo cáo liên quan đến Quận, điều tra viên sẽ tiến hành xem xét sơ bộ. Tùy thuộc vào loại báo cáo, việc xem xét sơ bộ có thể bao gồm xem xét tài liệu và/hoặc dữ liệu, hoặc nói chuyện với nhân viên. Trong giai đoạn xem xét sơ bộ đó, chúng tôi sử dụng thông tin thu thập được để xác định xem báo cáo có cần được điều tra thêm hay không, và ai sẽ tiến hành điều tra. Điều tra viên đường dây nóng điều tra tất cả các báo cáo liên quan đến gian lận, lãng phí và lạm dụng chức vụ. Chúng tôi chỉ thu thập thông tin và không có thẩm quyền kỷ luật đối với nhân viên của Quận.
Mặc dù phóng viên có thể báo cáo ẩn danh nếu muốn, nhưng cần lưu ý rằng ngay cả khi họ không làm vậy, chúng tôi vẫn bảo vệ quyền riêng tư của phóng viên ở mức tối đa theo pháp luật. Theo ORS 297.765, danh tính của phóng viên không thể được tiết lộ, ngoài quá trình điều tra, nếu không có sự cho phép rõ ràng của phóng viên. Khi chuyển các báo cáo ẩn danh cho ban quản lý, chúng tôi tóm tắt chi tiết báo cáo và cố gắng loại bỏ bất kỳ thông tin nào có thể xác định danh tính của phóng viên.
Chúng ta xử lý các khiếu nại về nhân sự như thế nào?
Theo truyền thống, chúng tôi nhận được nhiều báo cáo liên quan đến các vấn đề nhân sự hơn là các báo cáo về sự thiếu hiệu quả, gian lận, lãng phí hoặc lạm dụng chức vụ. Mặc dù đường dây nóng được thiết kế để tiếp nhận các báo cáo về gian lận, lãng phí và lạm dụng chức vụ, nhưng một số nhân viên tìm đến đường dây nóng sau khi đã cố gắng hết sức để giải quyết vấn đề của họ theo những cách truyền thống hơn, chẳng hạn như thông qua phòng nhân sự hoặc ban quản lý. Chúng tôi chấp nhận những loại báo cáo đó, nhưng khả năng can thiệp của chúng tôi bị hạn chế khi liên quan đến các vấn đề thuần túy về nhân sự.
Khi nhận được các báo cáo liên quan đến vấn đề nhân sự, chúng tôi sẽ thông báo cho người báo cáo về các kênh chuyển tiếp truyền thống đến bộ phận nhân sự và quản lý, đồng thời khuyến khích họ báo cáo theo những cách đó. Chúng tôi có thể chuyển các báo cáo liên quan đến nhân sự cho ban quản lý, nhưng luôn tìm cách liên hệ với người báo cáo trước khi làm như vậy. Chúng tôi thường chuyển các báo cáo về phân biệt đối xử, quấy rối hoặc trả thù đến Đơn vị Điều tra Khiếu nại thuộc Nhóm Được Bảo vệ. Khi đường dây nóng chuyển tiếp các báo cáo về nhân sự, chúng tôi yêu cầu cơ quan nhận khiếu nại báo cáo lại cho chúng tôi về cách họ đã điều tra báo cáo, bất kỳ kết luận nào và bất kỳ hành động khắc phục nào, chẳng hạn như kỷ luật. Chúng tôi chuyển các báo cáo liên quan đến vi phạm pháp luật hoặc các vấn đề về sức khỏe và an toàn cho cơ quan hoặc tổ chức thích hợp.
Nhân viên đường dây nóng
Marc Rose, CFE, Giám đốc Đường dây nóng
Annamarie McNiel, CPA, Giám đốc Điều hành và Kiểm toán