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- Informe de actividad de la línea directa de buen gobierno 2022
- Resumen ejecutivo
- Informe de actividad de la línea directa 2022
- Resumen de los informes investigados por el auditor
- Descripción general de la línea directa de buen gobierno
- Personal de la línea directa
- Documentos relacionados
Informe de actividad de la línea directa de buen gobierno 2022
La línea directa del auditor del condado de Multnomah ofrece una forma para que los empleados del condado y el público informen sobre casos de fraude, despilfarro y abuso de poder.
Informe de actividad de la línea directa 2022
Resumen de los informes que investigó el auditor
Descripción general de la línea directa
Resumen ejecutivo
Tras dos años de descenso, el número de denuncias relacionadas con el condado recibidas a través de la línea directa se estabilizó en 62 en 2022. Cuando las denuncias no están relacionadas con el condado, normalmente remitimos al denunciante a la agencia o recurso correspondiente.
Observamos una disminución del 27 % en los informes sobre mala conducta de los empleados y un aumento del 14 % en los informes sobre fraude, despilfarro y abuso de poder entre 2021 y 2022. Estas son tendencias positivas para la línea directa, ya que nuestro objetivo es recibir e investigar informes de alta calidad sobre fraude, despilfarro y abuso de poder.
A partir de julio de 2019, modificamos algunos de nuestros procesos para que la línea directa rindiera más cuentas a los empleados y a la comunidad. Un aspecto fundamental de este cambio fue la decisión de investigar internamente todas las denuncias. Realizamos una amplia labor de comunicación con los empleados para informarles sobre los tipos de denuncias que investigamos y las que no, lo cual pareció tener un impacto positivo. En algunos casos, seguiremos remitiendo las denuncias a la gerencia para su investigación.
En 2022, la Oficina del Auditor investigó internamente más denuncias que en 2021 y remitió menos a la gerencia. De las 62 denuncias relacionadas con el condado que recibió la línea directa, 11 se encontraban dentro del ámbito de competencia del Auditor en materia de fraude, despilfarro o abuso de poder. No pudimos investigar algunas denuncias debido a la falta de detalles proporcionados por el denunciante.
Las denuncias de los miembros de la comunidad aumentaron un 78 % entre 2021 y 2022, lo que representa una tendencia positiva para la línea directa. Los miembros de la comunidad, incluidos los contratistas y proveedores del condado, son una fuente importante de denuncias de fraude, despilfarro y abuso. Varias denuncias de miembros de la comunidad dieron lugar a acusaciones comprobadas de fraude, despilfarro o abuso de poder en 2022.
La tasa de denuncias anónimas disminuyó al 65 % en 2021, lo que representa otra tendencia positiva. Dado que las denuncias anónimas suelen ser más difíciles de verificar, buscamos que esta tasa se acerque al promedio del sector. La posibilidad de denunciar de forma anónima es fundamental para una línea directa eficaz. Sin embargo, una alta tasa de denuncias anónimas puede indicar desconfianza entre los denunciantes y la gerencia. Además, las denuncias anónimas suelen ser más difíciles de corroborar. Cuando los denunciantes proporcionan su información de contacto, es más probable que podamos realizar preguntas de seguimiento, lo que puede ayudar a corroborar las denuncias.
Las denuncias pueden realizarse de forma anónima. La confidencialidad del denunciante está protegida por la ley de Oregón.
Informe de actividad de la línea directa 2022
Analizamos la actividad de la línea directa para mejorar su eficacia.
Medimos la eficacia de la línea directa de diversas maneras, incluyendo el análisis de indicadores de rendimiento que monitoreamos a lo largo del tiempo. Reconocemos que estos indicadores no reflejan la realidad completa y, sin duda, no ayudan a quienes reportan problemas que puedan sentir que no fueron atendidos. Agradecemos cada reporte de buena fe que recibimos a través de la línea directa.
Tras dos años en los que disminuyó el número de denuncias recibidas a través de la línea directa, el número de denuncias relacionadas con el condado se estabilizó en 2022.
Revisamos todos los informes recibidos a través de la línea directa para determinar si están relacionados con el condado y si entran dentro del ámbito de investigación de la Oficina del Auditor (principalmente fraude, despilfarro, ineficiencia y abuso de poder). En 2022, la Línea Directa de Buen Gobierno recibió un total de 78 informes, de los cuales 62 eran únicos y relacionados con el condado. Si bien no investigamos informes ajenos al condado, a menudo remitimos a quienes los presentan a otros recursos. En 2022, remitimos a los denunciantes al Administrador del Tribunal de Primera Instancia del Condado de Multnomah, a los Servicios del Tribunal de Familia, a la Ciudad de Portland, al Departamento de Justicia de Oregón y al Departamento de Servicios Humanos de Oregón, entre otros.
El número de denuncias relacionadas con el condado que recibió la Línea Directa casi se triplicó entre 2015 y 2019, lo que creemos que se debió a nuestra mayor labor de divulgación entre los empleados. El número de denuncias disminuyó en 2020 y 2021, pero se estabilizó el año pasado. Si bien el número de denuncias es un indicador importante para nosotros, nos preocupa más recopilar denuncias de alta calidad que sean competencia de la Línea Directa para su investigación. El año pasado, recibimos denuncias de alta calidad que dieron lugar a tres denuncias comprobadas de fraude, despilfarro, ineficiencia o abuso de poder.
Tras dos años de descenso, el número de informes relacionados con los condados se estabilizó en 62 en 2022.
En 2022, la Oficina del Auditor investigó internamente más informes que en 2021 y remitió menos a la gerencia.
Basándonos en los comentarios de los empleados y para alinearnos con las mejores prácticas, en la segunda mitad de 2019 modificamos nuestros procedimientos para mantener las investigaciones de la línea directa dentro de la Oficina del Auditor en la medida de lo posible. Antes de este cambio, remitíamos la mayoría de los informes de personal a la gerencia. Algunos empleados nos comentaron que temían represalias si los informes se remitían a la gerencia; otros nos dijeron que asumían que todos los informes de la línea directa eran investigados por el Auditor, independientemente de la gerencia. Para respetar las expectativas de los empleados y la comunidad, decidimos que la Oficina del Auditor investigaría de forma independiente siempre que fuera posible y alentamos a las personas a reportar sus inquietudes de personal a través de las políticas y procedimientos establecidos de Recursos Humanos y Relaciones Laborales. Aún podemos remitir informes relacionados con el personal o inquietudes importantes de seguridad a la gerencia, pero siempre intentaremos comunicarnos con el reportero antes de hacerlo. Después de remitir 33 informes a la gerencia en 2019, remitimos 18 informes en 2020, 15 en 2021 y 12 en 2022.
De los 62 informes relacionados con el condado que recibió la línea directa, el Auditor investigó 11. Esta es una cantidad razonable de informes, ya que la línea directa funciona, en cierto modo, como un centro de coordinación para las quejas relacionadas con el condado. Otros informes se referían a quejas sobre desacuerdos laborales, desacuerdos sobre prácticas de contratación u otros asuntos de personal. No pudimos investigar algunos informes debido a la falta de detalles proporcionados por el denunciante o porque carecían de fundamento.
En los casos en que no recibimos suficientes detalles iniciales para investigar, intentamos contactar a los denunciantes para obtener más información. Continuamos trabajando para perfeccionar nuestro mensaje sobre la línea directa, con el fin de captar informes de alta calidad y que permitan tomar medidas concretas, dentro del ámbito de competencia del Auditor. Los informes de alta calidad incluyen detalles como fechas y horas, ubicaciones y, en ocasiones, evidencia adicional como registros, correos electrónicos u otros archivos adjuntos. Animamos a los denunciantes a compartir la mayor cantidad de detalles posible y siempre respetamos su confidencialidad, tal como lo establecen nuestras políticas y la ley de Oregón (ORS 297.765).
En 2022, el Auditor investigó internamente 11 informes, un ligero aumento con respecto a 2021.
En 2022, aumentaron los informes de fraude, despilfarro o abuso de poder, mientras que disminuyeron los informes de mala conducta de los empleados.
En 2022, recibimos 16 informes en la categoría de fraude, despilfarro, ineficiencia o abuso de poder, lo que representa un aumento del 14 % con respecto al año anterior. Los informes sobre mala conducta de los empleados disminuyeron un 27 % en 2022. Consideramos que estos cambios son positivos, ya que indican una respuesta adecuada al ámbito de competencia del auditor: fraude, despilfarro y abuso de poder.
Tradicionalmente, hemos recibido muchos más informes sobre asuntos de personal que sobre fraude, despilfarro o abuso de poder. Muchos empleados recurren a la línea directa cuando se trata de inquietudes relacionadas con el personal, y animamos a los empleados y a los miembros de la comunidad a que presenten informes de buena fe a través de ella. Sin embargo, queremos dejar claro que no realizamos investigaciones sobre asuntos de personal, salvo que estén relacionados con fraude, despilfarro, ineficiencia o abuso de poder.
Las denuncias de fraude, despilfarro, ineficiencia o abuso de poder aumentaron un 14 % en 2022, mientras que las denuncias de mala conducta de los empleados disminuyeron un 27 %.
La tasa de denuncias anónimas sigue siendo alta.
La tasa general de denuncias anónimas a la línea directa disminuyó ligeramente en 2022, del 73 % al 65 %. La tasa de denuncias anónimas por parte de los empleados aumentó al 87 %, la más alta desde 2017 y motivo de preocupación.
Ofrecemos a los periodistas la opción de denunciar de forma anónima, ya que esto ayuda a mitigar el temor a represalias. Sin embargo, un alto índice de denuncias anónimas puede ser un indicador de desconfianza entre los periodistas y la dirección. Además, las denuncias anónimas suelen ser más difíciles de corroborar.
Según los datos proporcionados por nuestro administrador externo de la línea directa, la tasa promedio de denuncias anónimas de sus clientes disminuyó drásticamente en 2021 (según su informe más reciente disponible), hasta el 50 %. Debemos trabajar para que quienes denuncian a través de la línea directa se sientan más cómodos compartiendo su información, lo que facilita la verificación de las denuncias, ya que permite realizar un seguimiento más sencillo y recabar detalles adicionales.
La tasa de denuncias anónimas a la línea directa disminuyó al 65% en 2022, lo cual es un avance positivo, pero aún superior a la tasa de referencia del 50%.
Todas las denuncias realizadas a través de la línea directa, sean anónimas o no, están sujetas a las garantías de privacidad establecidas por la ley local de Oregón sobre líneas directas. Según el artículo 297.765 de los Estatutos Revisados de Oregón (ORS), la identidad del denunciante no puede revelarse sin su autorización explícita. Las normas de personal del condado y la ley de Oregón también estipulan que quienes realizan denuncias a través de la línea directa deben estar protegidos contra represalias.
Llegamos a más miembros de la comunidad con información sobre cómo denunciar a la línea directa.
Tras dos años consecutivos de descenso, las denuncias de los miembros de la comunidad aumentaron un 78%, un avance muy positivo. Los miembros de la comunidad, incluidos los contratistas y proveedores del condado, constituyen una valiosa fuente de información sobre posibles casos de fraude, despilfarro y abuso de poder. Para dar a conocer la línea directa, estamos instalando carteles informativos en todos los edificios del condado.
Los informes de los miembros de la comunidad aumentaron un 78%, lo cual es un avance positivo, ya que los miembros de la comunidad, incluidos los contratistas y proveedores del condado, son una fuente importante de fraude, despilfarro y abuso de los informes de puestos.
Resumen de los informes investigados por el auditor
De los 11 informes que el Auditor investigó en 2022, pudimos corroborar tres.
Las denuncias recibidas a través de la línea directa pueden ser difíciles de corroborar. La tasa de corroboración depende en cierta medida de la calidad de los informes, que incluyan información detallada como fechas, horas, nombres y eventos, así como otras pruebas como correos electrónicos, informes u otros registros.
Informes corroborados
En los ejemplos que se presentan a continuación, constatamos que las acciones denunciadas sí dieron lugar a fraude, despilfarro, ineficiencia o abuso de poder. En cada caso, emitimos informes escritos formales.
A través de la Línea Directa de Buen Gobierno, la Oficina del Auditor del Condado recibió un informe sobre un proveedor contratado por la Oficina Conjunta de Servicios para Personas sin Hogar (Oficina Conjunta) para brindar refugio de emergencia a miembros de la comunidad. Nuestra investigación identificó un despilfarro de recursos gubernamentales debido a una supervisión inadecuada por parte de la Oficina Conjunta. Por ejemplo, la Oficina Conjunta había aprobado más de $525,000 en costos no autorizados debido a una gestión contractual ineficaz. Nuestra investigación detectó estos costos no autorizados y notificamos a la gerencia, quien posteriormente colaboró con el proveedor para corregir la situación.
Informe sobre abuso de posición
A través de la línea directa de Buen Gobierno, la Oficina del Auditor del Condado recibió un informe sobre un empleado del condado que intentaba recibir beneficios, en forma de pagos en efectivo, de un programa bajo su jurisdicción.
Nuestra investigación reveló que un empleado del condado presionó a una agencia asociada para que proporcionara beneficios económicos a un familiar suyo. El empleado del condado sería el beneficiario de este beneficio: un pago 000 direct dólares para cubrir el alquiler de su familiar en su domicilio. Nuestra investigación reveló que el empleado del condado ya había recibido 10 000 dólares como ayuda para el alquiler a nombre de este mismo familiar. El empleado era responsable de supervisar el programa de ayuda para el alquiler y el contrato con la agencia asociada, y no reveló la relación familiar ni el conflicto de intereses ni al condado ni a la agencia.
Nuestra oficina consideró que algunos aspectos de las solicitudes de pago eran potencialmente delictivos y violaban las normas de ética del gobierno de Oregón, por lo que notificó a la Fiscalía del Condado de Multnomah, a la Oficina del Sheriff del Condado de Multnomah, al Fiscal del Condado y a la Comisión de Ética del Gobierno de Oregón.
A través de la Línea Directa de Buen Gobierno, la Oficina del Auditor del Condado recibió un informe sobre los Servicios para Animales del Condado de Multnomah. Con base en la información recibida, investigamos si los Servicios para Animales estaban utilizando sus cuentas de uso restringido para brindar servicios a los animales bajo su cuidado y en la comunidad.
Nuestra investigación reveló que el Departamento de Servicios para Animales no administró ni supervisó adecuadamente las cuentas de uso restringido, lo que resultó en un uso ineficiente de los recursos del condado. Descubrimos que las donaciones, junto con las asignaciones de la Junta de Comisionados del Condado, superaron el gasto en la mayoría de los años para cada una de las cuentas de uso restringido, lo que provocó que cada una de ellas acumulara saldos no utilizados durante los últimos casi cinco años. La importancia de esto no radica en los grandes saldos en sí, sino en lo que estos indican: oportunidades perdidas para utilizar estos fondos en la prestación de servicios importantes y necesarios para los animales y la comunidad. Quienes donan a estas cuentas de uso restringido tienen la expectativa razonable de que el dinero que donan se utilizará en beneficio de los animales de la comunidad de manera oportuna. Además, si la Junta reserva recursos en un año determinado para un propósito específico, es razonable esperar que esos fondos se utilicen para ese propósito durante ese año.
Actualización de los informes de 2021
En 2022, finalizamos la investigación de cinco denuncias que recibimos en 2021. Ninguna de las cinco estaba fundamentada.
Descripción general de la línea directa de buen gobierno
¿Por qué tenemos una línea directa?
En 2007, el Auditor del Condado creó la Línea Directa para la Buena Gobernanza con el fin de brindar a los empleados del condado y a los miembros de la comunidad un método seguro y confidencial para denunciar presuntos fraudes, despilfarro o abuso de poder. Esta línea directa surgió, en parte, a raíz de un incidente ocurrido en 2007, cuando un empleado del condado malversó aproximadamente 30 000 dólares.
Desde 2014, las denuncias investigadas por el personal de la línea directa han permitido identificar más de un millón de dólares en fondos del condado que se han utilizado de forma fraudulenta o ineficiente:
- Naturaleza del informe: Fraude
- Año investigado: 2014
- Descripción del informe: Un empleado del Departamento de Justicia Comunitaria y Justicia Juvenil se apropió indebidamente de al menos $13,000 del condado de Multnomah mediante el uso fraudulento de una tarjeta de compra emitida por el condado. El individuo se declaró culpable de tres cargos de robo y un cargo de mala conducta oficial.
- Importe en dólares: >$10.000
- Naturaleza del informe: Fraude
- Año investigado: 2018
- Descripción del informe: Durante un período de tres años, un gerente de Servicios para Animales se apropió indebidamente de aproximadamente $52,987 del condado de Multnomah mediante el uso fraudulento de una tarjeta de compra emitida por el condado. El individuo se declaró culpable de hurto agravado en primer grado, robo de identidad y mala conducta oficial en primer grado.
- Importe en dólares: >$50.000
- Naturaleza del informe: Residuos
- Año investigado: 2022
- Descripción del informe: Nuestra investigación identificó el despilfarro de recursos gubernamentales debido a la supervisión inadecuada por parte de la Oficina Conjunta. La Oficina Conjunta había aprobado más de 525.000 en costes no admisibles debido a una gestión contractual ineficaz.
- Importe en dólares: >$500.000
- Naturaleza del informe: Abuso de posición
- Año investigado: 2022
- Descripción del informe: Nuestra investigación reveló que un empleado del condado utilizó su cargo para obtener un beneficio económico de 10 000 dólares. Gracias a una denuncia recibida a través de la línea directa, se identificó este abuso de poder y se impidió el segundo intento del empleado de obtener dicho beneficio.
- Cantidad en dólares: $10,000
- Naturaleza del informe: Ineficiencia
- Año investigado: 2022
- Descripción del informe: Nuestra investigación reveló que el Departamento de Servicios para Animales había estado acumulando importantes donaciones y asignaciones presupuestarias en sus cuentas de uso restringido, pero gastando solo un pequeño porcentaje durante los últimos cinco años, lo que resultó en ineficiencia.
- Importe en dólares: >$1.000.000 en ingresos no gastados
Las líneas directas de denuncia han demostrado ser mecanismos muy eficaces y son fundamentales para prevenir el fraude. Las organizaciones que cuentan con líneas directas de denuncia experimentan pérdidas por fraude significativamente menores que las que no las tienen. Además, las denuncias son, con diferencia, el método más eficaz para detectar el fraude.
Mejoras recientes en la gestión de la línea directa
En julio de 2019, modificamos la gestión de la Línea Directa de Buen Gobierno para alinearla con las mejores prácticas para líneas directas de denuncia de fraude, despilfarro y abuso. El Auditor asignó a un miembro del personal a tiempo completo a la línea directa a partir del 1 de julio de 2019. Anteriormente, dos auditores gestionaban las quejas de la línea directa, además de trabajar en auditorías. Esto implicaba que la gestión de los informes de la línea directa podía interferir con el trabajo de auditoría y afectar la forma en que investigábamos dichos informes.
También hemos intensificado la comunicación con los empleados y el público sobre el propósito fundamental de la línea directa: denunciar presuntos fraudes, despilfarro y abuso de poder en el gobierno del condado o por parte de sus contratistas. Quienes denuncian a través de la línea directa confían en que el Auditor está investigando. Respetaremos esa confianza.
Cómo procesamos e investigamos los informes
Al recibir un informe a través de la línea directa, el investigador de la Línea Directa de Buen Gobierno realiza una revisión inicial para determinar su relevancia para las operaciones del condado, la calidad de la información proporcionada y la naturaleza del informe, entre otras consideraciones. Algunos informes carecen de los detalles necesarios para una investigación, y otros son simplemente problemas de atención al cliente que pueden resolverse con relativa facilidad sin necesidad de una investigación.
Para cada denuncia relacionada con el condado, el investigador realiza una revisión preliminar. Según el tipo de denuncia, esta revisión puede incluir el análisis de documentos o datos, o bien, entrevistas con empleados. En esta fase, nuestra investigación se utiliza para determinar si la denuncia se investigará más a fondo y quién lo hará. El investigador de la línea directa investiga todas las denuncias relacionadas con fraude, despilfarro y abuso de poder. Nos dedicamos a la investigación, pero no tenemos autoridad disciplinaria sobre los empleados del condado.
Si bien los reporteros pueden informar de forma anónima si así lo desean, cabe destacar que, incluso si no lo hacen, protegemos su confidencialidad al máximo dentro del marco legal. De acuerdo con ORS 297.765, la identidad del reportero no puede revelarse fuera del proceso de investigación sin su autorización explícita. Al remitir los reportes anónimos a la gerencia, resumimos los detalles del reporte y procuramos eliminar cualquier información que pudiera identificar al reportero.
¿Cómo gestionamos las quejas del personal?
Tradicionalmente, hemos recibido muchos más informes sobre problemas de personal que sobre ineficiencia, fraude, despilfarro o abuso de poder. Si bien la línea directa está destinada a denunciar fraude, despilfarro y abuso de poder, algunos empleados acuden a ella tras haber agotado todos los recursos disponibles para que su problema se resuelva por vías más tradicionales, como recursos humanos o la gerencia. Aceptamos este tipo de informes, pero nuestra capacidad de actuación es limitada cuando se trata exclusivamente de problemas de personal.
Cuando recibimos informes relacionados con el personal, informamos al denunciante sobre las vías tradicionales para contactar con recursos humanos y la dirección, y le animamos a que los utilice. Podemos remitir los informes relacionados con el personal a la dirección, pero siempre intentaremos contactar con el denunciante antes de hacerlo. Generalmente, remitimos los informes de discriminación, acoso o represalias a la Unidad de Investigación de Quejas de Grupos Protegidos. Cuando la línea directa remite informes de personal, exigimos a la agencia que recibe la queja que nos informe sobre cómo investigó el caso, las resoluciones adoptadas y las medidas correctivas, como las disciplinarias. Remitimos los informes relacionados con infracciones legales o problemas de salud y seguridad a la agencia u organización correspondiente.
Personal de la línea directa
Marc Rose, CFE, Director de la línea directa
Annamarie McNiel, contadora pública certificada, directora de operaciones y auditoría.