Phục vụ Quận Multnomah
Sứ mệnh hỗ trợ cộng đồng
Văn phòng Thanh tra Quận Multnomah là một nguồn lực độc lập, khách quan dành cho cư dân quận cần hỗ trợ giải quyết các tranh chấp liên quan đến các chương trình, phòng ban và dịch vụ của quận. Chức vụ Thanh tra được thành lập sau cuộc bầu cử tháng 11 năm 2022, khi hơn 85% cử tri Quận Multnomah thông qua sửa đổi Hiến chương, thiết lập chức vụ này trong Văn phòng Kiểm toán Quận Multnomah.
Thanh tra viên sẽ tiếp nhận các báo cáo từ công chúng, giúp giải quyết các vấn đề và giới thiệu đến các nguồn lực khác khi cần thiết. Thanh tra viên cũng có thể hỗ trợ công chúng bằng cách tiến hành điều tra các hành vi hành chính của quận và đề xuất các thay đổi.
Là một bộ phận thuộc Văn phòng Kiểm toán, Thanh tra viên có nhiệm vụ thúc đẩy chính quyền quận có trách nhiệm và công bằng. Thanh tra viên có nhiệm vụ đảm bảo rằng cư dân được đối xử công bằng trong các tương tác của họ với Quận Multnomah.
Tổng quan về hoạt động tiếp cận cộng đồng
Trong năm 2024, Thanh tra viên, Chuyên viên tiếp nhận khiếu nại của Thanh tra viên và các thành viên khác của Văn phòng Kiểm toán đã tham dự 12 sự kiện giao lưu cộng đồng tập trung vào Văn phòng Thanh tra viên. Việc tiếp cận cộng đồng là rất cần thiết để giáo dục công chúng về những dịch vụ mà Văn phòng Thanh tra viên cung cấp cho cư dân Quận Multnomah.
Chúng tôi đã phân phát thông tin và tài nguyên tại Chợ Nông sản Quốc tế Lents, Trung tâm Cộng đồng và Nhà tạm trú Rose Haven, Cộng đồng vì Người cao tuổi Tích cực, một sự kiện của Mạng lưới Dịch vụ Cộng đồng, hội chợ tài nguyên của Tổ chức Cộng đồng Người nhập cư và Tị nạn (IRCO), và nhiều nơi khác.
Tại các sự kiện này, các thành viên cộng đồng có cơ hội gặp gỡ nhóm Thanh tra viên, tìm hiểu về các loại vụ việc thuộc thẩm quyền của chúng tôi và nộp báo cáo nếu muốn. Việc tiếp cận cộng đồng theo cách này tạo ra một kênh khác để người dân kết nối với văn phòng của chúng tôi, và để nhiều người hơn biết đến các hỗ trợ sẵn có dành cho họ. Năm 2025, Thanh tra viên sẽ tiếp tục thực hiện các hoạt động tiếp cận cộng đồng để nâng cao nhận thức chung về nguồn lực này.
Những con số: Năm hoạt động trọn vẹn đầu tiên của chúng tôi
Chúng tôi đã nhận được tổng cộng 203 báo cáo.
Từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12 năm 2024, Văn phòng Thanh tra đã nhận được 203 báo cáo từ các thành viên cộng đồng. Trong số 203 báo cáo, 106 báo cáo liên quan đến Quận Multnomah. Chúng tôi nhận thấy rằng 97 báo cáo không thuộc thẩm quyền, nghĩa là các vấn đề được nêu ra không liên quan đến chương trình, phòng ban hoặc dịch vụ nào của quận.
Mặc dù Văn phòng Thanh tra không điều tra các báo cáo không thuộc thẩm quyền, nhưng nhóm Thanh tra có thể thực hiện công việc quan trọng để hỗ trợ các thành viên cộng đồng tìm kiếm và tiếp cận các nguồn lực để giải quyết vấn đề của họ. Chúng tôi nhận thấy rằng các thành viên cộng đồng thường đã trải qua nhiều kênh khác nhau trước khi liên hệ được với Văn phòng Thanh tra. Chúng tôi cũng hiểu sự khó khăn khi phải điều hướng các cơ quan chính phủ phức tạp và do đó luôn cố gắng không để bất kỳ ai phải vật lộn để tìm kiếm sự trợ giúp cần thiết. Năm 2024, chúng tôi đã xử lý 42 báo cáo không thuộc thẩm quyền, thường giới thiệu các thành viên cộng đồng đến các văn phòng không thuộc thẩm quyền như Văn phòng Thanh tra Thành phố Portland, Văn phòng Thanh tra Chăm sóc Dài hạn Oregon và các văn phòng khác.
Năm 2024, số lượng báo cáo liên quan đến quận/huyện nhiều hơn số báo cáo không liên quan đến quận/huyện.
Việc tăng cường các nỗ lực tiếp cận và giáo dục trong năm 2024 có thể đã góp phần khiến người dân trong cộng đồng gửi nhiều báo cáo liên quan đến quận hơn là các báo cáo không liên quan đến quận. Đây là một sự cải thiện so với năm 2023, khi số lượng báo cáo không liên quan đến quận nhiều hơn số báo cáo liên quan đến quận. Điều này rất quan trọng vì Thanh tra viên có nhiệm vụ giúp đỡ cư dân của Quận Multnomah.
Thanh tra viên đã xử lý 65 báo cáo liên quan đến quận để giúp người dân giải quyết các vấn đề.
Trong năm 2024, Thanh tra viên đã xử lý 65 báo cáo thuộc thẩm quyền (liên quan đến quận) để giúp các cá nhân giải quyết các vấn đề của họ với các chương trình, phòng ban và dịch vụ của quận. Chúng tôi đã nhận được báo cáo về tất cả các phòng ban chính của quận. Người dân liên hệ với Thanh tra viên thường xuyên nhất về Phòng Dịch vụ Cộng đồng, Phòng Dịch vụ Nhân sinh Quận và Sở Y tế.
Năm 2024, Thanh tra viên đã xử lý các vụ việc liên quan đến tất cả các bộ phận.
Năm 2024, người dân tìm đến các dịch vụ của Văn phòng Thanh tra nhiều hơn so với năm 2023. Từ ngày 1 tháng 6 đến ngày 31 tháng 12 năm 2023, Văn phòng Thanh tra đã giải quyết 29 báo cáo thuộc thẩm quyền. So với cùng kỳ bảy tháng năm 2024, số lượng báo cáo thuộc thẩm quyền đã tăng 31%. Hiện nay, văn phòng có khả năng xử lý tốt hơn sự gia tăng số lượng liên hệ này vì đội ngũ đã được mở rộng với một Chuyên viên tiếp nhận toàn thời gian.
Tuy nhiên, không phải tất cả các báo cáo thuộc thẩm quyền do người dân gửi đều được điều tra thêm. Đôi khi, các báo cáo liên quan đến quận thiếu thông tin cần thiết để Thanh tra viên điều tra. Trong những trường hợp đó, Thanh tra viên sẽ cố gắng liên lạc với người dân sau khi nhận được báo cáo ban đầu, nhưng có thể không thành công; bất chấp những nỗ lực hết sức của Thanh tra viên, việc liên lạc vẫn không được thiết lập và Thanh tra viên không thể tiếp tục điều tra. Trong mọi trường hợp, Thanh tra viên sẽ xem xét cẩn thận tất cả các báo cáo để xác định hướng hành động tốt nhất và giải quyết kịp thời các vấn đề của người báo cáo.
Báo cáo công khai hoàn thành vào năm 2024
Thông thường, Thanh tra viên có thể giải quyết các vấn đề thông qua các cuộc gọi điện thoại hoặc các phương tiện không chính thức khác. Mặc dù hầu hết các vấn đề mà người dân báo cáo cho Thanh tra viên không dẫn đến việc công bố thông tin ra công chúng, nhưng đôi khi chúng tôi vẫn công bố những thông tin đó, như trường hợp được tóm tắt dưới đây.
Thời gian phản hồi của xe cứu thương
Vào năm 2024, Văn phòng Thanh tra đã công bố một báo cáo về thời gian phản ứng của xe cứu thương tại Quận Multnomah, tập trung vào vai trò của quận trong vấn đề này. Trong trường hợp này, Kiểm toán viên Quận đã yêu cầu Văn phòng Thanh tra điều tra vấn đề sau khi có tin tức đưa tin về việc một người đàn ông qua đời sau khi chờ 32 phút để xe cứu thương đến. Báo cáo đã xem xét hợp đồng giữa Quận Multnomah và American Medical Response, cũng như chương về y tế trong Bộ luật Quận Multnomah, và dữ liệu về thời gian phản ứng của xe cứu thương do Nhân viên Dịch vụ Y tế Khẩn cấp tổng hợp.
Thanh tra viên đã đưa ra hai khuyến nghị, cả hai đều đã được thực hiện – đó là Hội đồng Ủy viên Quận cần thường xuyên nhận được dữ liệu về thời gian phản ứng của xe cứu thương do nhân viên Dịch vụ Y tế Khẩn cấp tổng hợp, và việc thành lập Hội đồng Tư vấn Dịch vụ Y tế Khẩn cấp, đồng thời người quản lý Dịch vụ Y tế Khẩn cấp cần đề xuất các thành viên hội đồng tư vấn cho Hội đồng Ủy viên Quận bổ nhiệm, tuân thủ theo Quy chế của Quận.
Ví dụ tóm tắt các trường hợp
Các báo cáo mà nhóm Thanh tra nhận được bao gồm nhiều vấn đề khác nhau và đòi hỏi nhiều kỹ năng giải quyết vấn đề đa dạng. Thanh tra viên xem xét kỹ lưỡng tất cả các báo cáo mà người dân gửi đến, qua điện thoại, email, mẫu đơn trực tuyến hoặc trực tiếp tại các sự kiện tiếp xúc cộng đồng và xác định hướng hành động thích hợp cho từng trường hợp. Các báo cáo được xử lý theo một trong ba cách: giải quyết thông qua hòa giải hoặc hỗ trợ của Thanh tra viên, giới thiệu đến các nguồn lực bổ sung phù hợp hơn để giải quyết vấn đề hiện tại, hoặc thông qua một cuộc điều tra chính thức của Thanh tra viên. Các ví dụ sau đây minh họa một số cách khác nhau mà Thanh tra viên giúp người dân giải quyết vấn đề với chính quyền quận.
Trường hợp #1: Khắc phục những thiếu sót trong hỗ trợ
Phóng viên này là một bà mẹ trẻ, đang gặp khó khăn trong việc tiếp cận các nguồn lực tại Chương trình Sức khỏe Tâm thần Trẻ em của Quận Multnomah. Mỗi lần gọi điện, điện thoại chỉ đổ chuông rồi tự động ngắt kết nối, không có tùy chọn để lại lời nhắn thoại. Cô không biết phải làm gì, vì vậy đã gửi báo cáo đến Văn phòng Thanh tra.
Thanh tra viên đã liên hệ với người giám sát Chương trình Sức khỏe Tâm thần Trẻ em, người này đã gọi điện trực tiếp cho phóng viên và kết nối cô ấy với các nguồn lực mà cô ấy đang tìm kiếm, cũng như đề nghị sẽ là người liên lạc chính của cô ấy trong tương lai. Vấn đề điện thoại không được trả lời, cũng như không có tùy chọn hộp thư thoại, được xác định là do số điện thoại công khai được cấp cho một nhân viên cũ và điện thoại vẫn được sử dụng sau khi nhân viên đó không còn làm việc cho quận nữa. Thanh tra viên xác nhận rằng nhóm đã ngừng sử dụng đường dây điện thoại không có người trực, để vấn đề này không xảy ra nữa.
Trường hợp #2: Hỗ trợ giải quyết các vấn đề phức tạp
Một cư dân cộng đồng đã báo cáo vấn đề với Thanh tra viên về Chương trình Chống chịu thời tiết của Quận Multnomah. Sau khi đủ điều kiện nhận hỗ trợ chống chịu thời tiết vào tháng 11 năm 2023, người báo cáo đã gặp trở ngại trong việc thực hiện các cải tiến chống chịu thời tiết tại nhà của họ. Điều này dẫn đến việc người báo cáo cáo buộc rằng công việc không đạt tiêu chuẩn, có sự chậm trễ từ phía thanh tra viên được chỉ định cho dự án, và thiếu sự phản hồi từ phía quận nói chung.
Thanh tra viên đã triệu tập giám đốc tạm thời của Sở Dịch vụ Gia đình và Thanh thiếu niên Quận Multnomah, người giám sát chương trình cải thiện hiệu quả năng lượng nhà ở, và các nhà thầu điện và điều hòa không khí để giải quyết các vấn đề mà người khiếu nại nêu ra. Họ cùng nhau đến nhà của người khiếu nại và đến cuối ngày, hệ thống sưởi đã được khôi phục. Thanh tra viên có thể triệu tập các bên lại với nhau để tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm ra giải pháp vì lợi ích của người dân cộng đồng khi thích hợp.
Trường hợp #3: Giúp phát hiện gian lận tiềm ẩn
Một phóng viên đã liên hệ với Thanh tra viên vì cô ấy nhận thấy các khoản phí trên sao kê thẻ tín dụng của mình ghi là “Multnomah County”. Phóng viên nói với Thanh tra viên rằng cô ấy chỉ đang cố gắng lấy một bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu đất đai của mình và nghĩ rằng cô ấy đang giao dịch với Multnomah County khi đặt hàng.
Trong khi trao đổi với phóng viên, Thanh tra viên đã tiến hành tìm kiếm thông tin trực tuyến và phát hiện ra rằng khoản phí thực chất đến từ một công ty phần mềm tư nhân đã đăng ký cho bà ấy dịch vụ giám sát theo hình thức thuê bao. Thanh tra viên đã liên hệ với Phòng Ghi nhận, Đánh giá và Thuế để xác minh rằng quận không tính phí người này cho bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu đất. Sau khi nhận được xác nhận rằng Quận Multnomah không phải là bên khởi xướng các khoản phí này, Thanh tra viên đã cung cấp cho phóng viên một bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu đất miễn phí và giới thiệu cho bà ấy các nguồn thông tin về việc báo cáo gian lận người tiêu dùng.
Trường hợp số 4: Vượt qua các rào cản để tiếp cận thông tin cần thiết
Vào tháng 10 năm 2022, sau khi tham dự buổi tư vấn xóa án tích tại Cao đẳng Cộng đồng Portland, một cư dân của quận đã nộp đơn xin xóa án tích khỏi hồ sơ của mình, một quy trình gọi là xóa án tích. Do tình trạng tồn đọng hồ sơ tại cả Văn phòng Biện lý Quận và Tòa án Quận Multnomah, đã hơn một năm trôi qua mà người này vẫn chưa nhận được thông báo rằng án tích đã được xóa khỏi hồ sơ của mình. Người này không chắc chắn thẩm phán nào sẽ ký lệnh xóa án tích, và đã gọi điện đến văn phòng của một số thẩm phán và để lại tin nhắn thoại nhưng không có kết quả.
Người hòa giải đã liên hệ với cả Văn phòng Biện lý Quận và bộ phận xóa án tích tại tòa án. Nhân viên xóa án tích thừa nhận có sự tồn đọng hồ sơ và cho biết trường hợp của phóng viên đang nằm trên bàn thẩm phán để ký và dự kiến sẽ được ký trong vài ngày tới. Người hòa giải đề nghị kiểm tra hồ sơ tòa án sau một tuần và gọi điện cho phóng viên để thông báo liệu tội danh đã được xóa khỏi hồ sơ của anh ta hay chưa. Sau khi kiểm tra hồ sơ tòa án trực tuyến, người hòa giải phát hiện ra rằng tội danh đó không còn hiển thị, điều này cho thấy tòa án đã niêm phong hồ sơ. Thông tin này đã được cung cấp cho phóng viên và người hòa giải cho anh ta biết rằng anh ta sẽ nhận được bản sao có chứng thực về việc xóa án tích.
Nhìn về phía trước
Áp dụng góc nhìn công bằng
Một mục tiêu được đặt ra trong báo cáo thường niên năm 2023 là triển khai thêm các phương pháp thu thập dữ liệu để tìm hiểu xem ai đang liên hệ với Thanh tra viên và ai không. Kể từ đó, Thanh tra viên đã hợp tác với Ủy ban Đa dạng, Công bằng và Hòa nhập (DEI) của Văn phòng Kiểm toán để xem xét thêm các kênh khác nhau để các thành viên cộng đồng có thể gửi báo cáo cho Thanh tra viên xem xét. Văn phòng đang chuẩn bị thí điểm một mẫu đơn tiếp nhận mới bao gồm các câu hỏi tùy chọn liên quan đến thông tin nhân khẩu học. Việc thu thập dữ liệu bổ sung này có thể cho phép Thanh tra viên hiểu rõ hơn về những thành viên cộng đồng nào đang gửi báo cáo cho Thanh tra viên.
Ngoài ra, với sự hỗ trợ của Ủy ban DEI, Văn phòng Thanh tra đã phát triển một công cụ đánh giá công bằng mà chúng tôi hiện đang sử dụng để giúp nhóm Thanh tra nhanh chóng xem xét các báo cáo về những vấn đề ảnh hưởng không cân xứng đến các thành viên cộng đồng thuộc các nhóm bị thiệt thòi và bị thiệt thòi trong lịch sử.
Trong suốt năm 2025 và những năm tiếp theo, mục tiêu kết nối và phục vụ người dân Quận Multnomah của Văn phòng Thanh tra sẽ tiếp tục được duy trì. Nhóm Thanh tra dự định tham dự các sự kiện tiếp cận cộng đồng ở càng nhiều khu vực trong quận càng tốt, và tiếp tục tìm kiếm những cách thức mới và sáng tạo để kết nối và phục vụ công chúng.
Nhân viên
Cheryl Taylor, JD, Thanh tra viên Quận
Kate Milne, Chuyên viên tiếp nhận hồ sơ của Văn phòng Thanh tra Quận