Hãy đọc phần tóm tắt trên trang này và tải xuống bản PDF để xem toàn bộ báo cáo.
Tóm tắt
Quận sử dụng quỹ dịch vụ nội bộ (ISF) để hạch toán tập trung việc cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các phòng ban trên cơ sở hoàn trả chi phí. Quận sử dụng năm quỹ ISF, nhưng cuộc kiểm toán của chúng tôi tập trung vào các quỹ ISF Quản lý Cơ sở vật chất (FM) và Công nghệ Thông tin (IT) vì hai quỹ này chiếm 90% nguồn lực ISF do Phòng Tài sản Quận (DCA) quản lý. Chúng tôi cũng xem xét các khoản dự trữ thay thế tài sản đội xe.
Mục tiêu chính của cuộc kiểm toán của chúng tôi là:
- Xác định các nguyên tắc chính mà Quận có thể sử dụng để xây dựng chính sách và quy trình quỹ dịch vụ nội bộ.
- Xác định xem các bộ phận Quản lý cơ sở vật chất (FM), Công nghệ thông tin (IT) và Quản lý đội xe (Fleet ISF) có thu hồi được toàn bộ chi phí dịch vụ của họ hay không.
Về mục tiêu thứ nhất, chúng tôi nhận thấy Quận thiếu các chính sách và quy trình bằng văn bản để giúp ngăn ngừa hoặc giải quyết các mối lo ngại của các phòng ban. Khi các chính sách và quy trình mạnh mẽ được thiết lập, Đơn vị Ngân sách DCA sẽ được trang bị tốt hơn để quản lý một quy trình phân bổ chi phí ổn định, được xác định rõ ràng bất kể những thay đổi về nhân sự hay bất kỳ áp lực nào từ các phòng ban. Tương tự, các phòng ban sẽ có những kỳ vọng được xác định rõ ràng hơn và phương án giải quyết mang tính xây dựng để giải quyết mọi mối lo ngại.
Dựa trên nghiên cứu của chúng tôi về tài liệu và thực tiễn quỹ dịch vụ nội bộ tại các khu vực pháp lý khác, chúng tôi đã phát triển một khuôn khổ dựa trên nguyên tắc mà Quận có thể sử dụng để cải thiện chính sách quỹ dịch vụ nội bộ và thiết lập các thủ tục hành chính. Báo cáo này thảo luận về một số vấn đề hiện tại liên quan đến quỹ dịch vụ nội bộ trong bối cảnh khuôn khổ này.
Để giải quyết mục tiêu thứ hai, các ISF (Integrated Financial Services) cần thu hồi chi phí và có đủ dự trữ để hoạt động từ chu kỳ thanh toán này sang chu kỳ thanh toán tiếp theo (dự trữ vốn lưu động) và đảm bảo có đủ vốn để mua tài sản (dự trữ thay thế tài sản) khi cần thiết. Trong bốn năm qua, ISF của bộ phận Quản lý Cơ sở vật chất (FM) đã không thu hồi được chi phí và dự trữ vốn lưu động của họ thấp hơn mức hợp lý. Ngược lại, ISF của bộ phận Công nghệ Thông tin (IT) đã thu hồi được chi phí và có đủ vốn lưu động cũng như dự trữ thay thế tài sản.
Chúng tôi không thể xác định liệu Đội xe ISF có thu hồi được chi phí hay không vì Đơn vị Ngân sách DCA đang tiến hành xác định số tiền dự trữ để thay thế tài sản hiện có. Cho đến khi vấn đề này được giải quyết, Đội xe ISF có nguy cơ thiếu hụt nguồn dự trữ để thay thế phương tiện. Ngoài ra, còn có nguy cơ Đội xe ISF đã sử dụng quỹ thay thế cho các hoạt động khác.
Trong thời gian kiểm toán, Đơn vị Ngân sách DCA đã thực hiện những thay đổi tích cực đối với quỹ dịch vụ nội bộ. Ví dụ, Đơn vị Ngân sách gần đây đã phân tích các quy trình ISF hiện có của FM và thực hiện những thay đổi cần thiết. Các phòng ban đã nhận được thông tin về yếu tố chi phí sớm hơn và Đơn vị Ngân sách đã truyền đạt thông tin tốt hơn trong quá trình xây dựng ngân sách năm ngoái. Đơn vị Ngân sách DCA cũng đang nỗ lực để ghi chép chi tiết hơn về các mô hình phân bổ ISF.
Dựa trên kết quả công việc của chúng tôi, chúng tôi khuyến nghị Quận thành lập một nhóm làm việc để xây dựng chính sách ISF dựa trên nguyên tắc và các thủ tục hành chính sử dụng khuôn khổ trong báo cáo này làm hướng dẫn. Ngoài ra, Đơn vị Ngân sách DCA cần xác định số lượng dự trữ thay thế tài sản ISF đội xe cần có trước khi thực hiện chuyển giao dự trữ theo kế hoạch sang một quỹ ISF thay thế tài sản đội xe riêng biệt mới.