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Resumen ejecutivo
El Condado utiliza fondos de servicios internos (ISF) para centralizar la prestación de servicios de apoyo a sus departamentos mediante el sistema de reembolso de costos. El Condado utiliza cinco ISF, pero nuestra auditoría se centró en los ISF de Gestión de Instalaciones (FM) y Tecnología de la Información (TI), ya que estos representan el 90 % de los recursos de ISF administrados por el Departamento de Activos del Condado (DCA). También analizamos las reservas para la reposición de activos de la flota.
Los principales objetivos de nuestra auditoría fueron:
- Identificar los principios clave que el condado puede utilizar para desarrollar políticas y procedimientos de fondos de servicios internos.
- Determinar si los ISF de FM, TI y Flota están recuperando el costo total de sus servicios.
En cuanto al primer objetivo, observamos que el Condado carecía de políticas y procedimientos escritos para ayudar a prevenir o resolver las inquietudes de los departamentos. Una vez establecidas políticas y procedimientos sólidos, la Unidad de Presupuesto del DCA estará mejor preparada para administrar un proceso de asignación de costos estable y bien definido, independientemente de los cambios de personal o cualquier presión de los departamentos. Asimismo, los departamentos tendrán expectativas mejor definidas y recursos constructivos para resolver cualquier inquietud.
Con base en nuestra investigación de la literatura y las prácticas sobre fondos de servicios internos en otras jurisdicciones, desarrollamos un marco basado en principios que el Condado puede utilizar para mejorar la política del ISF y establecer procedimientos administrativos. Este informe analiza algunos problemas actuales del ISF en el contexto de este marco.
Para abordar el segundo objetivo, los ISF deben recuperar sus costos y contar con reservas suficientes para operar de un ciclo de facturación al siguiente (reservas de capital circulante) y asegurar la disponibilidad de fondos para la compra de activos (reservas de reposición de activos) cuando sea necesario. Durante los últimos cuatro años, el ISF de FM no recuperó sus costos y sus reservas de capital circulante se situaron muy por debajo de niveles razonables. En cambio, el ISF de TI sí recuperó sus costos y contó con suficientes reservas de capital circulante y de reposición de activos.
No pudimos determinar si la Fuerza de Seguridad de Flota (Float ISF) recuperó sus costos debido a que la Unidad de Presupuesto del DCA estaba trabajando para determinar la cantidad de reservas de reemplazo de activos disponibles. Hasta que esto se resuelva, la Float ISF corre el riesgo de no tener suficientes reservas para reemplazar vehículos. También existe el riesgo de que la Float ISF haya gastado los fondos de reemplazo en operaciones.
Durante nuestra auditoría, la Unidad de Presupuesto del DCA estaba implementando cambios positivos en los fondos de servicios internos. Por ejemplo, la Unidad de Presupuesto analizó recientemente los procesos existentes de FM ISF e implementó los cambios necesarios. Los departamentos recibieron información sobre los factores de costo con mayor anticipación y la Unidad de Presupuesto mejoró su comunicación durante la elaboración del presupuesto del año pasado. La Unidad de Presupuesto del DCA también está trabajando para documentar los detalles de los modelos de asignación de ISF.
Con base en los resultados de nuestro trabajo, recomendamos que el Condado establezca un grupo de trabajo para desarrollar políticas y procedimientos administrativos para el ISF basados en principios, utilizando como guía el marco de este informe. Además, la Unidad de Presupuesto del DCA debe determinar la cantidad de reservas de reemplazo de activos del ISF de Flota que deben estar disponibles antes de realizar la transferencia planificada de las reservas a un nuevo ISF de Reemplazo de Activos de Flota independiente.