Phụ lục hoặc các Phụ lục - Phần bổ sung hoặc xóa bỏ bằng văn bản hoặc điện tử, sự thay đổi quan trọng hoặc giải thích chung về Tài liệu Mời thầu.
Có lợi - Phù hợp với lợi ích tốt nhất của Quận, được đánh giá theo quan điểm của Quận.
Thông báo tuyển dụng - Đăng tải thông tin về việc mua sắm trên một tờ báo có lượng độc giả mục tiêu rộng rãi và/hoặc đăng trên trang web của bộ phận Mua sắm.
Người bị ảnh hưởng hoặc Nhà thầu bị ảnh hưởng - Là người mà khả năng tham gia vào quy trình đấu thầu bị ảnh hưởng tiêu cực bởi quyết định của Quận.
Hiệp hội Luật sư Hoa Kỳ (ABA) - Với hơn 400.000 thành viên, ABA cung cấp chứng nhận cho các trường luật, giáo dục pháp lý thường xuyên, thông tin pháp lý, các chương trình hỗ trợ luật sư và thẩm phán trong công việc của họ và các sáng kiến nhằm cải thiện hệ thống pháp luật vì lợi ích công chúng.
( https://www.americanbar.org )
Viện Kiến trúc sư Hoa Kỳ (AIA) - Một hiệp hội nghề nghiệp quốc gia được thành lập năm 1857, với các thành viên là kiến trúc sư có giấy phép hành nghề, kiến trúc sư tốt nghiệp hoặc kiến trúc sư đã nghỉ hưu. AIA thúc đẩy sự xuất sắc trong thiết kế và nuôi dưỡng tính chuyên nghiệp và trách nhiệm giải trình thông qua các chương trình phát triển nghề nghiệp và giải thưởng thành tựu. (www.aia.org)
Đề xuất tốt nhất và cuối cùng (BAFO): Trong một cuộc đàm phán cạnh tranh, đề xuất cuối cùng được đệ trình sau khi các cuộc đàm phán hoàn tất, trong đó chứa các điều khoản có lợi nhất cho bên đề xuất về giá cả, dịch vụ và sản phẩm được cung cấp. Đôi khi được gọi là BAFO và được sử dụng trong phương pháp Yêu cầu đề xuất (Request for Proposal) trong mua sắm công.
Thực tiễn tốt nhất - Một quy trình kinh doanh, hoạt động hoặc vận hành được một nhóm chuyên gia uy tín đánh giá là xuất sắc, đổi mới hoặc sáng tạo vượt trội. Nó có thể được coi là một hoạt động tiên tiến đã được áp dụng hoặc triển khai thành công và mang lại hiệu quả và năng suất cho tổ chức. Nó có thể dẫn đến cải thiện năng suất, chất lượng, giảm chi phí và tăng cường dịch vụ khách hàng. (Kinh doanh, 2002)
Giá trị tốt nhất - Đánh giá lợi nhuận có thể đạt được dựa trên tổng chi phí vòng đời của sản phẩm; có thể bao gồm phân tích chức năng của sản phẩm; có thể sử dụng phân tích chi phí/lợi ích để xác định sự kết hợp tốt nhất giữa chất lượng, dịch vụ, thời gian và chi phí trong suốt vòng đời hữu ích của sản phẩm đã mua.
Một phương pháp mua sắm đề cao giá trị hơn giá cả. Giá trị tốt nhất chưa chắc đã là chi phí thấp nhất. Thường đạt được thông qua phương pháp Yêu cầu đề xuất (RFP).
Hồ sơ dự thầu - Một đề nghị cạnh tranh, ràng buộc đối với nhà thầu và được gửi để đáp lại Thư mời chào thầu.
Nhà thầu - Người nộp hồ sơ dự thầu để đáp lại lời mời chào thầu.
Bảo lãnh dự thầu - Một thỏa thuận bảo hiểm, kèm theo cam kết tài chính, theo đó bên thứ ba (bên bảo lãnh) chấp nhận trách nhiệm và đảm bảo rằng nhà thầu sẽ không rút lại dự thầu. Nhà thầu sẽ cung cấp bảo lãnh với số tiền yêu cầu và nếu hợp đồng được trao cho nhà thầu có bảo lãnh, nhà thầu sẽ chấp nhận hợp đồng theo giá thầu, nếu không bên bảo lãnh sẽ thanh toán một khoản tiền cụ thể.
Hồ sơ dự thầu - Một tập tin chứa các hồ sơ dự thầu riêng lẻ từ tất cả các nhà cung cấp được mời chào thầu theo Thư mời chào thầu (IFB).
Mở thầu - Quy trình chính thức trong đó các hồ sơ dự thầu niêm phong được mở, thường có sự chứng kiến của một hoặc nhiều người làm chứng, tại thời gian và địa điểm được quy định trong thư mời thầu. Giá trị của mỗi hồ sơ dự thầu được ghi lại và các hồ sơ dự thầu được công khai để công chúng kiểm tra. Buổi mở thầu có thể được tổ chức công khai.
Hội đồng - Hội đồng Ủy viên Quận Multnomah.
Mẫu văn bản chuẩn - Thuật ngữ thông dụng dùng để chỉ các điều khoản tiêu chuẩn được sử dụng trong hồ sơ dự thầu hoặc hợp đồng, thường được chuẩn bị dưới dạng bản in sẵn. Các điều khoản và điều kiện chung cũng như hướng dẫn dành cho nhà thầu có thể là các phần của mẫu văn bản chuẩn trong hồ sơ dự thầu. Xem thêm Điều khoản và Điều kiện Chung và Quy định Chung. Một thuật ngữ thông tục, được sử dụng trong mua sắm công để chỉ các điều khoản và điều kiện tiêu chuẩn được đưa vào trong các yêu cầu chào giá, hợp đồng hoặc đơn đặt hàng và thỏa thuận mua bán, thường được in sẵn hoặc được đưa vào bằng cách tham chiếu. Xem thêm Điều khoản và Điều kiện và Quy định Chung. (Harney, 1998)
Mua sắm tập trung - Một cấu trúc tổ chức trong đó tất cả các quyền, quyền hạn, nhiệm vụ và thẩm quyền liên quan đến việc mua sắm đều thuộc về Giám đốc Mua sắm (CPO). Mặc dù CPO thường có thể ủy quyền một số quyền này cho người khác, nhưng thẩm quyền cuối cùng vẫn thuộc về CPO. Ví dụ: Các phòng ban hoạt động riêng lẻ được phép lấy vật tư từ các đơn đặt hàng tổng thể do Phòng Mua sắm ban hành hoặc họ có thể sử dụng Thẻ Mua sắm của cơ quan để thực hiện các giao dịch mua riêng lẻ cho phòng ban của mình. Xem thêm Mua sắm phi tập trung.
Chủ tịch - Chủ tịch Hội đồng Ủy viên Quận Multnomah.
Lệnh thay đổi - Một bản sửa đổi đối với Hợp đồng về Cải thiện Công trình Công cộng hoặc Công trình Công cộng. Thuật ngữ này cũng được SAP sử dụng trong một ngữ cảnh khác.
Bộ luật - Bộ luật Hợp đồng Công cộng, chương 279A, 279B và 279C của ORS.
Hạn chót - Ngày và giờ được thông báo trong Tài liệu Mời thầu là hạn chót để nộp hồ sơ dự thầu.
Đấu thầu cạnh tranh - Một quy trình lựa chọn dựa trên giá cả bao gồm việc đăng thông báo công khai, phát hành Văn bản mời thầu bằng văn bản mời các cá nhân quan tâm nộp hồ sơ dự thầu bằng văn bản, có chữ ký và niêm phong, được Quận tiếp nhận và mở công khai tại thời gian và địa điểm được chỉ định, và Hợp đồng được trao (nếu có) cho nhà thầu đáp ứng yêu cầu và có trách nhiệm có giá thấp nhất.
Báo giá cạnh tranh - Phương pháp lựa chọn trung gian được sử dụng để yêu cầu báo giá cho việc mua hàng hóa và dịch vụ có giá trị từ 5.000 đến 150.000 đô la, trong đó việc trao hợp đồng sẽ dựa trên giá thấp nhất.
Phương thức chào giá cạnh tranh (CPQ) - Phương pháp lựa chọn trung gian được sử dụng để yêu cầu báo giá cho việc mua hàng hóa, dịch vụ và dịch vụ cá nhân có giá trị từ 5.000 USD đến 150.000 USD, trong đó việc trao hợp đồng sẽ dựa trên sự kết hợp giữa các tiêu chí đánh giá và chi phí.
Khoảng giá cạnh tranh - Các nhà thầu mà Bộ sẽ tiến hành thảo luận hoặc đàm phán nếu Bộ dự định tiến hành thảo luận hoặc đàm phán theo Quy tắc 47-0262 hoặc Quy tắc 49-0650. Khoảng giá cạnh tranh sẽ được nêu trong Tài liệu mời thầu, nhưng sẽ bị giảm nếu số lượng nhà thầu nộp đề xuất ít hơn số lượng quy định, hoặc có thể được Bộ tăng lên theo Quy tắc 47-0262 hoặc Quy tắc 49-0650.
Hình phạt truất quyền do hành vi không đúng quy định - Hình phạt truất quyền theo quy định của ORS 279C.440 và Quy tắc 49-0370.
Thỏa thuận hợp tác - Một khoản tài trợ liên bang để hỗ trợ chương trình chung giữa liên bang và tiểu bang, trong đó bên tài trợ (Chính phủ Liên bang) và bên nhận tài trợ (chính phủ tiểu bang) cùng chia sẻ các quyết định quản lý về hoạt động được tài trợ.
Sự cân nhắc - Trao đổi có đi có lại – Cái này để đổi lấy cái kia: một thứ có giá trị phải được trao đổi để đổi lấy một dịch vụ hoặc hàng hóa nào đó. Điều thú vị là, một hợp đồng pháp lý không đưa ra phán quyết về tính công bằng của sự trao đổi, mà chỉ xác nhận rằng sự trao đổi đã được thỏa thuận. Cần lưu ý rằng một hợp đồng không công bằng hoàn toàn có thể là một hợp đồng hợp pháp và có hiệu lực.
Xây dựng - Quá trình sử dụng lao động để xây dựng, sửa đổi, sửa chữa, nâng cấp hoặc phá dỡ bất kỳ công trình, tòa nhà hoặc công trình công cộng nào; nói chung không áp dụng cho việc bảo trì, sửa chữa hoặc vận hành thường xuyên (MRO) của bất động sản hiện có.
Hợp đồng - Một thỏa thuận bằng văn bản giữa Quận và Nhà thầu mô tả công việc cần thực hiện hoặc hàng hóa cần mua và nghĩa vụ của các bên. Định nghĩa này bao gồm các đơn đặt hàng và đơn đặt hàng có giới hạn. Việc bán hoặc chuyển nhượng khác, hoặc mua, cho thuê, thuê mướn hoặc mua lại tài sản cá nhân, dịch vụ không phải là Dịch vụ Cá nhân, công trình công cộng, Công trình Công cộng, sửa đổi nhỏ, hoặc sửa chữa hoặc bảo trì thông thường cần thiết để bảo tồn công trình công cộng. "Hợp đồng" không bao gồm các khoản tài trợ. Thuật ngữ này được sử dụng thay thế cho thuật ngữ "Hợp đồng Công cộng".
Nhà thầu - Là đơn vị mà Quận đã ký kết hợp đồng.
Sửa đổi hợp đồng - Một thỏa thuận bằng văn bản thay đổi mô tả công việc, giá cả hoặc khoản bồi thường phải trả, thời hạn hợp đồng hoặc bất kỳ điều khoản hoặc điều kiện nào khác của một hợp đồng hiện có.
Mẫu Phê duyệt Hợp đồng (CAF) - Một mẫu nội bộ tóm tắt các thông tin cơ bản cần thiết để ghi nhận dữ liệu, theo dõi quá trình phê duyệt và lưu trữ hợp đồng. Mẫu CAF được đính kèm với Hợp đồng trong suốt quá trình phê duyệt của Quận và được lưu trữ cùng với Hợp đồng.
Giá trị hợp đồng - Tùy theo ngữ cảnh, (i) số tiền thanh toán tối đa mà Quận sẽ thực hiện theo Hợp đồng, bao gồm tiền thưởng, tiền khuyến khích và các khoản dự phòng, nếu Nhà thầu thực hiện đầy đủ Hợp đồng, (ii) số tiền thanh toán tối đa không được vượt quá được quy định trong Hợp đồng, hoặc (iii) đơn giá Hàng hóa hoặc Dịch vụ được nêu trong Hợp đồng.
Gia hạn hợp đồng – Một thỏa thuận bằng văn bản gia hạn hợp đồng hiện có thêm một kỳ hạn theo điều khoản trong hợp đồng cho phép gia hạn hợp đồng thêm một hoặc nhiều kỳ hạn. Việc gia hạn hợp đồng cũng có thể bao gồm điều chỉnh mức thù lao được trả trong kỳ gia hạn nếu hợp đồng cho phép điều chỉnh giá khi gia hạn.
Người soạn thảo hợp đồng - Cá nhân thuộc quận chịu trách nhiệm soạn thảo hợp đồng.
Biểu mẫu chuyển tiếp hợp đồng - Một biểu mẫu nội bộ của Quận được sử dụng để chuyển gói hợp đồng từ người xem xét này sang người xem xét khác trong quy trình chuyển tiếp.
Bản Tuyên Bố Lựa Chọn Nhà Thầu (CSS) - Một mẫu nội bộ của Quận được các Phòng ban sử dụng để tóm tắt quá trình lựa chọn nhà thầu cung cấp dịch vụ cá nhân bằng phương pháp chào giá trung gian bằng lời nói (xem Quy Trình Hành Chính PUR-1).
CPCA - Ban Quản lý Mua sắm và Hợp đồng Trung ương (nay là "Bộ phận Mua hàng").
Ngày - Ngày theo lịch, trừ khi có quy định khác trong các Quy tắc này.
DJC - Daily Journal of Commerce: Tờ báo kinh doanh chuyên nghiệp địa phương/công ty quảng cáo mà Quận Multnomah sử dụng để đáp ứng các yêu cầu của luật tiểu bang về thông báo công khai bằng cách cung cấp quảng cáo trên các phương tiện truyền thông địa phương và quốc gia về các gói thầu và dự án chính thức hiện tại.
Mua sắm phi tập trung - Một cấu trúc tổ chức trong đó các nhân viên/phòng ban vận hành được chỉ định trong tổ chức có quyền quyết định nguồn cung ứng và ký hợp đồng trực tiếp với nhà cung cấp mà không cần tham khảo ý kiến hoặc nhận được sự chấp thuận từ Giám đốc Mua sắm (CPO). Cần lưu ý rằng phạm vi và mức độ, nếu có, của mua sắm phi tập trung khác nhau giữa các cơ quan. Ví dụ: Tại một cơ quan, tất cả các quyết định và việc mua sắm phần mềm và phần cứng CNTT (Công nghệ Thông tin) đều do Giám đốc Công nghệ Thông tin thực hiện một cách đơn phương, còn tại các cơ quan khác, tất cả các giao dịch mua sắm CNTT đó đều do Phòng Mua sắm trực tiếp thực hiện. Xem thêm Mua sắm tập trung.
Tính rõ ràng - Phải có sự hiểu rõ ràng về những gì đang được mua hoặc bán – các điều khoản phải mô tả giá cả, số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng, thời hạn, v.v. Cần hiểu rằng tòa án từ lâu đã phán quyết rằng sự mơ hồ trong hợp đồng luôn chống lại người soạn thảo hợp đồng. Vì vậy, nếu chúng ta đang lập hợp đồng, chúng ta muốn đảm bảo rằng mình đã mô tả chính xác nhất có thể những gì chúng ta mong muốn nhận được, khi nào và dưới hình thức nào.
Phòng ban - Một phòng ban cấp quận hoặc bất kỳ đơn vị nào thuộc phòng ban đó, chịu trách nhiệm mua sắm hàng hóa hoặc dịch vụ cho quận.
Tài liệu mô tả - Các tài liệu do nhà thầu nộp để cung cấp thông tin về các sản phẩm hiện có nhằm đáp ứng yêu cầu của Tài liệu mời thầu.
Doanh nghiệp có hoàn cảnh khó khăn hoặc DBE - Một doanh nghiệp được mô tả trong ORS 200.005(1) và được chứng nhận như vậy với Tiểu bang Oregon theo ORS 200.055
Thảo luận - Trao đổi thông tin, so sánh quan điểm, tham khảo ý kiến và giao tiếp với người khác nhằm mục đích làm rõ và đạt được sự hiểu biết lẫn nhau về một Đề nghị.
Loại bỏ tư cách - Việc ngăn cản một cá nhân ký kết hợp đồng với Quận sau khi đã có thông báo và phiên điều trần theo Quy tắc 46-0210 hoặc ORS 279C.440 và Quy tắc 49-0370.
Các chỉ số hiệu quả - Hiệu quả (kết quả năng suất). Đo lường hiệu quả là một phương pháp để kiểm tra mức độ hiệu quả của một chương trình trong việc thực hiện các hoạt động của nó. Đây là một chỉ số đo lường chi phí nguồn lực (ví dụ: bằng đô la, FTE, giờ làm việc của nhân viên, thời gian, v.v.) trên mỗi đơn vị đầu ra (ví dụ: mỗi lần sửa chữa, mỗi trường hợp, v.v.).
Thông báo điện tử - Thông báo về yêu cầu chào giá, yêu cầu báo giá, yêu cầu thông tin hoặc các tài liệu khác mời tham gia vào hoạt động mua sắm của Quận, được đăng tải trên Internet thông qua World Wide Web hoặc một số giao thức Internet khác. Thông báo điện tử có thể bao gồm hoặc không bao gồm Tài liệu mời thầu.
Báo giá điện tử - Phản hồi cho yêu cầu báo giá được gửi qua email.
Tình huống khẩn cấp - Những trường hợp không thể lường trước một cách hợp lý, tạo ra rủi ro đáng kể về tổn thất, thiệt hại, gián đoạn dịch vụ hoặc đe dọa đến sức khỏe hoặc an toàn cộng đồng và đòi hỏi việc thực hiện Hợp đồng kịp thời để khắc phục tình trạng đó.
Mua sắm khẩn cấp - Việc trao hợp đồng không qua đấu thầu tuân thủ Quy tắc PCRB 47-0280 hoặc PUR-1 XB4.
Mua sắm khẩn cấp - Việc mua sắm được thực hiện do yêu cầu đột xuất và cấp bách, trong đó sức khỏe và sự an toàn hoặc việc bảo tồn tài nguyên công cộng bị đe dọa. Thông thường, các thủ tục đấu thầu cạnh tranh chính thức sẽ được bỏ qua.
Doanh nghiệp nhỏ mới nổi (ESB) - Một doanh nghiệp được mô tả trong ORS 200.005(3) và 200.005(4) và được chứng nhận như vậy với Tiểu bang Oregon theo ORS 200.055.
Sản phẩm thân thiện với môi trường (EPP) - Một sản phẩm hoặc dịch vụ có tác động ít hơn hoặc giảm thiểu đến sức khỏe con người và môi trường so với các sản phẩm hoặc dịch vụ cạnh tranh phục vụ cùng mục đích. Các sản phẩm hoặc dịch vụ này có thể bao gồm, nhưng không giới hạn ở, những sản phẩm có chứa vật liệu tái chế, giảm thiểu chất thải, tiết kiệm năng lượng hoặc nước, và giảm lượng chất độc hại được thải bỏ hoặc tiêu thụ. Xem thêm Mua sắm công bền vững. (Miller, 2006)
Mua sắm thân thiện với môi trường - Một nỗ lực nhằm giải quyết các thách thức môi trường bằng cách tận dụng sức mua khổng lồ của chính phủ để tạo ra thị trường mạnh mẽ cho các sản phẩm và dịch vụ thân thiện với môi trường. Mua hàng hóa và dịch vụ theo cách không gây hại cho môi trường. Còn được gọi là Mua sắm xanh. (Miller, 2006)
Đạo đức
- Một nguyên tắc về hành vi đúng đắn hoặc tốt đẹp, hoặc một tập hợp các nguyên tắc như vậy.
- Một hệ thống các nguyên tắc hoặc giá trị đạo đức.
- Quy tắc ứng xử.
- Nghiêm cấm mọi hành vi vi phạm lòng tin công chúng bằng cách cố gắng thu lợi cá nhân thông qua hành vi không phù hợp với việc thực hiện đúng chức năng công vụ. Các nguyên tắc đạo đức vững chắc là cần thiết đối với nhân viên mua sắm công và cả Viện Mua sắm Chính phủ Quốc gia (NIGP), Inc. và Viện Quản lý Cung ứng (ISM) đều đã ban hành các quy tắc đạo đức cho các thành viên của mình. Hội đồng Chứng nhận Mua sắm Công Toàn cầu (UPPCC) cũng đã công bố Bộ Quy tắc Đạo đức. Xem thêm về Tính liêm chính và Chuẩn mực.
Cơ hội việc làm bình đẳng (EEO) - Các chính sách và thủ tục của khu vực pháp lý nhằm đảm bảo không phân biệt đối xử và cơ hội bình đẳng cho tất cả nhân viên, đặc biệt là phụ nữ, người thiểu số và người khuyết tật. (Kinh doanh, 2002)
Ủy ban/Nhóm đánh giá - Một thành phần của quy trình Yêu cầu đề xuất (RFP), trong đó một ủy ban được thành lập để tiến hành phỏng vấn và đàm phán trong quá trình đánh giá đề xuất cho một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. Thường bao gồm các đại diện từ lĩnh vực chức năng được xác định trong Bản mô tả công việc (SOW) và có thể do một đại diện mua hàng làm chủ tịch. Một nhóm các cá nhân được thành lập để tiến hành phỏng vấn và đàm phán trong quá trình đánh giá đề xuất cho một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. Các nhóm thường đại diện cho các lĩnh vực chức năng sẽ được đề cập trong các cuộc thảo luận với một đại diện mua hàng làm chủ tịch nhóm. Xem thêm Nhóm đàm phán.
Tiêu chí đánh giá - Thường được sử dụng trong phương pháp Yêu cầu đề xuất (RFP). Các yếu tố định tính mà ủy ban đánh giá sẽ sử dụng để đánh giá/chấm điểm đề xuất và lựa chọn nhà thầu/người chào giá đủ điều kiện nhất. Có thể bao gồm các yếu tố như thành tích trong quá khứ, thư giới thiệu, năng lực quản lý và kỹ thuật, giá cả, chất lượng và yêu cầu về hiệu suất. (Harney, 1992)
Các yếu tố đánh giá - Trong các cuộc đàm phán cạnh tranh, đây là những yếu tố được nêu rõ trong yêu cầu chào giá (RFP) sẽ được xem xét để xác định ai sẽ được trao hợp đồng.
Miễn trừ - Một quy trình theo Quy tắc 49-0600 đến 49-0690 cho phép sử dụng Phương thức Hợp đồng Thay thế thay cho Đấu thầu Cạnh tranh. Việc miễn trừ có thể áp dụng cho một Hợp đồng cụ thể, hoặc một nhóm Hợp đồng. Quy trình này được sử dụng để miễn trừ các hợp đồng Cải thiện Công cộng và Dịch vụ Cá nhân khỏi các yêu cầu của thủ tục Đấu thầu Chính thức, Yêu cầu Đề xuất (RFP) hoặc Báo giá Trung gian hoặc Không chính thức. Đối với tất cả các loại Hợp đồng khác, xem định nghĩa về Mua sắm Khẩn cấp, Mua sắm Chỉ định và Mua sắm Đặc biệt.
Cơ sở vật chất - Các tòa nhà, đất đai, thiết bị và bất kỳ tài sản cố định hữu hình nào, bất kể vị trí, thuộc sở hữu hay thuê.
Bản sao fax - Một tài liệu được truyền đi và nhận lại bằng máy fax.
Quy định mua sắm liên bang (FAR) - Tài liệu chính trong Hệ thống Quy định mua sắm liên bang, chứa các chính sách và thủ tục thống nhất điều chỉnh hoạt động mua sắm của tất cả các cơ quan liên bang. FAR được chuẩn bị, ban hành và duy trì chung bởi Bộ trưởng Quốc phòng, Quản lý Dịch vụ Tổng hợp và Quản lý NASA. (Nash, Schooner, OîBrien, 1998)
Nhà thầu nước ngoài - Nhà thầu không cư trú hoặc không đăng ký kinh doanh tại tiểu bang Oregon. Xem Quy tắc 49-0490.
Hàng hóa - Vật tư, thiết bị hoặc nguyên vật liệu, và bất kỳ tài sản cá nhân nào, bao gồm bất kỳ tài sản hữu hình, vô hình và tài sản trí tuệ cũng như các quyền và giấy phép liên quan đến chúng.
Lý do chính đáng - Khi được viết hoa theo các Quy định này, Lý do chính đáng có nghĩa là một lời giải thích hợp lý cho việc không yêu cầu Nhà thầu đáp ứng các tiêu chuẩn cao nhất, và có thể bao gồm lời giải thích về các trường hợp hỗ trợ cho kết luận rằng yêu cầu đó sẽ hạn chế cạnh tranh một cách không hợp lý hoặc không vì lợi ích tốt nhất của Quận.Bộ phận e phải ghi chép vào hồ sơ mua sắm cơ sở xác định Lý do chính đáng để đưa ra quy định khác. Một bộ phận sẽ có Lý do chính đáng để đưa ra quy định khác trong các trường hợp sau:
1. Việc sử dụng hoặc mục đích mà Hàng hóa hoặc Dịch vụ sẽ được sử dụng không biện minh cho yêu cầu Nhà thầu phải đáp ứng các tiêu chuẩn cao nhất hiện hành trong việc thực hiện Hợp đồng;
2. Việc quy định rõ ràng các thông số kỹ thuật, tiêu chuẩn, kích thước hoặc toán học sẽ đảm bảo tốt hơn rằng Hàng hóa hoặc Dịch vụ sẽ tương thích hoặc hoạt động hiệu quả với các thành phần, thiết bị, phụ tùng, Dịch vụ hoặc công nghệ thông tin bao gồm phần cứng, Dịch vụ hoặc phần mềm mà Hàng hóa hoặc Dịch vụ sẽ được sử dụng, tích hợp hoặc phối hợp cùng;
3. Hoàn cảnh của ngành hoặc doanh nghiệp cung cấp Hàng hóa hoặc Dịch vụ có tính biến động cao về đổi mới hoặc phát triển sản phẩm, kỹ thuật vận hành, tiến bộ khoa học, đến mức không tồn tại hoặc chưa được phát triển một tiêu chuẩn cao nhất đáng tin cậy;
4. Bất kỳ trường hợp nào khác mà lợi ích của Quận trong việc đạt được tính kinh tế, hiệu quả, tính tương thích hoặc tính sẵn có trong việc mua sắm Hàng hóa hoặc Dịch vụ vượt trội hơn một cách hợp lý so với nhu cầu thực tế của Quận về tiêu chuẩn cao nhất hiện hành trong ngành hoặc doanh nghiệp áp dụng hoặc gần nhất cung cấp Hàng hóa hoặc Dịch vụ được giao theo Hợp đồng.
Khoản tài trợ - Việc chuyển giao kinh phí của Chính phủ Liên bang cho chính quyền tiểu bang hoặc địa phương để hỗ trợ hoặc thúc đẩy các chương trình được ủy quyền theo luật liên bang hoặc tiểu bang, nhằm đạt được các mục tiêu được xác định và quản lý tại địa phương theo một chương trình liên bang hoặc tiểu bang rộng lớn. Việc cung cấp hỗ trợ bởi một khu vực pháp lý, dù là về tài chính hay bằng hình thức khác, cho bất kỳ cá nhân nào để hỗ trợ một chương trình được pháp luật cho phép; không bao gồm khoản tài trợ mà mục đích chính là để mua sắm vật tư, dịch vụ hoặc xây dựng. Khoản tài trợ có nghĩa như được nêu trong 279A.010(k)(A)
Không chính thức - Thuật ngữ này áp dụng cho các quy trình mua sắm và hợp đồng đối với Hợp đồng Dịch vụ Kiến trúc, Kỹ thuật và Liên quan nằm trong ngưỡng giá trị đô la được xác định trong Quy tắc PCRB 48-0210 và Hợp đồng Cải thiện Công cộng nằm trong ngưỡng giá trị đô la được xác định trong Quy tắc PCRB 49-0160(1).
Báo giá không chính thức - Báo giá được đưa ra để đáp lại yêu cầu chào giá theo Quy tắc 49-0160.
Thỏa thuận liên phòng ban - Một văn bản nội bộ của Quận quy định thỏa thuận giữa hai hoặc nhiều phòng ban của Quận về việc điều hành công việc của Quận.
Thỏa thuận liên chính phủ (IGA) - Một hợp đồng giữa quận và một thực thể chính phủ khác.
Trung cấp - Thuật ngữ này áp dụng cho các quy trình mua sắm và hợp đồng đối với các Hợp đồng nằm trong ngưỡng đô la được xác định trong Quy tắc PCRB 47-0270(1) và các hợp đồng dịch vụ cá nhân Loại I được xác định trong Quy trình hành chính PUR-1.
Mua sắm trung gian - Một phương pháp tìm nguồn cung ứng được ủy quyền theo Quy tắc 47-0270.
Thư mời chào giá (ITB) - Việc mời chào giá cạnh tranh bằng văn bản, có chữ ký và đóng dấu, trong đó các tiêu chí chính để đánh giá là: thông số kỹ thuật, giá cả và thời gian giao hàng (hoặc hoàn thành dự án).
Các bên pháp lý - chúng ta có luật về việc ai có thể tham gia vào hợp đồng, được thiết kế để bảo vệ mọi người khỏi sự thiếu năng lực của chính họ hoặc để bảo vệ khỏi bị lợi dụng. Ví dụ, chúng ta sẽ không cho phép một đứa trẻ tham gia vào hợp đồng mua ô tô. Chúng phải được đại diện bởi một bên mà người ta có thể kỳ vọng một cách hợp lý rằng sẽ bảo vệ lợi ích tốt nhất của đứa trẻ. Ở Hoa Kỳ, chúng ta thường coi một người 18 tuổi là đủ năng lực để tự quản lý công việc của mình và tham gia vào các hợp đồng pháp lý ràng buộc.
Mục đích pháp lý - Để có hiệu lực và khả thi, hợp đồng phải phù hợp với luật liên bang, tiểu bang hoặc địa phương và không được vi phạm các điều khoản pháp luật hoặc chính sách công. (ISM, 2000)
Chi phí vòng đời sản phẩm - Phương pháp xác định chi phí của một sản phẩm trong suốt vòng đời sử dụng ước tính của nó, bao gồm cả chi phí thải bỏ.
Mức lương đủ sống - Mức lương tối thiểu bắt buộc phải trả cho nhân viên vệ sinh, bảo vệ và dịch vụ ăn uống theo Nghị quyết 98-165.
Bảo trì - Việc duy trì tài sản mà không làm tăng giá trị lâu dài hoặc kéo dài tuổi thọ dự định một cách đáng kể, mà thay vào đó là giữ cho tài sản ở trạng thái hoạt động hiệu quả.
Doanh nghiệp thiểu số (MBE) - Một doanh nghiệp thiểu số được mô tả trong ORS 200.005(6) và được chứng nhận như vậy với Tiểu bang Oregon theo ORS 200.055.
Cá nhân thiểu số - Một người được mô tả trong ORS 200.005(4).
Nguyên tắc tương hỗ nghĩa vụ - Cả hai bên phải nhận được một cái gì đó từ hợp đồng, một loại lợi ích nào đó. Hợp đồng một chiều không có tính ràng buộc. Tuy nhiên, luật không cố gắng đo lường lợi ích của mỗi bên, mà chỉ xác định rằng mỗi bên tin rằng họ đã nhận được lợi ích.
Đàm phán - So sánh quan điểm, tham khảo ý kiến và giao tiếp với người khác để đạt được thỏa thuận tự nguyện, cùng có lợi về một vấn đề.
Hợp đồng phi tài chính - Hợp đồng cung cấp dịch vụ trong đó Quận không có nghĩa vụ phải trả tiền cũng như không có quyền nhận tiền.
Người đấu thầu không cư trú - Người đấu thầu được mô tả trong ORS 279A.120(1)(a).
Chào giá - Một bản chào giá, đề xuất hoặc báo giá bằng văn bản nhằm cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ để đáp ứng yêu cầu chào giá.
Đề nghị và Chấp nhận - Một hợp đồng phải đưa ra lời hứa thực hiện một điều gì đó nếu bên kia đồng ý thực hiện một điều gì đó tương ứng. Trên thực tế, nhiều loại hợp đồng được lập ra và khi nhà cung cấp thực hiện công việc, họ được coi là đã chấp nhận hợp đồng cho dù họ có ký tên hay không. Hành động thực hiện là một hình thức chấp nhận.
Bên chào giá - Người nộp hồ sơ dự thầu, đề xuất hoặc báo giá (tùy thuộc trường hợp); người chào giá hoặc người đề xuất.
Mở thầu - Ngày, giờ và địa điểm được công bố trong Tài liệu Mời chào thầu để mở thầu công khai các hồ sơ dự thầu bằng văn bản niêm phong.
Thỏa thuận khung (Outline Agreement - OA) - Một tài liệu nội bộ được tạo trong SAP (phần mềm tài chính và kinh doanh tích hợp của Quận) để tạo ra số hợp đồng, chỉ định ngày hiệu lực, giá trị hợp đồng và xác định hàng hóa hoặc dịch vụ cần mua.
Quy tắc PCRB - Quy tắc của Hội đồng Xét duyệt Hợp đồng Công cộng được Hội đồng thông qua để thực hiện một phần các yêu cầu về hợp đồng và mua sắm của ORS 279A, B và C.
Người - Một cá nhân, tập đoàn, quỹ tín thác kinh doanh, di sản, quỹ tín thác, công ty hợp danh, công ty trách nhiệm hữu hạn, hiệp hội, liên doanh, cơ quan chính phủ, tập đoàn công cộng hoặc bất kỳ thực thể pháp lý hoặc thương mại nào khác. Dịch vụ như được định nghĩa trong Quy tắc 47-0000(2).
Dịch vụ cá nhân - (trước đây là Dịch vụ chuyên nghiệp) - Các dịch vụ yêu cầu kỹ năng, kiến thức và nguồn lực chuyên môn trong việc áp dụng chuyên môn kỹ thuật hoặc khoa học, hoặc việc thực hiện quyền tự quyết hoặc phán đoán chuyên nghiệp, nghệ thuật hoặc quản lý, bao gồm nhưng không giới hạn ở hợp đồng dịch vụ của kế toán, bác sĩ hoặc nha sĩ, nhà giáo dục, chuyên gia tư vấn công nghệ thông tin hoặc các chuyên gia tư vấn khác, phát thanh viên hoặc nghệ sĩ (bao gồm nhiếp ảnh gia, nhà làm phim, họa sĩ, thợ dệt hoặc nhà điêu khắc) và các hợp đồng dịch vụ con người. Xem Quy tắc PCRB 47-0000 để biết thêm định nghĩa. “Dịch vụ kiến trúc sư, kỹ sư và các dịch vụ liên quan” là một loại dịch vụ cá nhân đặc biệt, được định nghĩa trong Quy tắc PCRB 48-0110.
Mức lương hiện hành - Khi được sử dụng trong các Quy tắc này có nghĩa là “mức lương hiện hành” được định nghĩa trong ORS 279C.800(3).
Thỏa thuận giá - Hợp đồng công khai về việc mua sắm vật tư và dịch vụ với giá cố định trong đó: (a) Không đảm bảo số lượng mua tối thiểu hoặc tối đa; hoặc (b) Đơn đặt hàng ban đầu hoặc số lượng mua tối thiểu kết hợp với nghĩa vụ tiếp tục cung cấp vật tư và dịch vụ của Nhà thầu, trong đó Quận không đảm bảo số lượng mua bổ sung tối thiểu hoặc tối đa.
Mua sắm - Hành vi mua, thuê, mướn hoặc bằng cách khác thu nhận hàng hóa hoặc dịch vụ. Như được sử dụng trong Phần 49, nó cũng có nghĩa là hành vi ký kết hợp đồng cho một công trình công cộng. “Mua sắm” bao gồm mọi chức năng và thủ tục được thực hiện hoặc yêu cầu phải thực hiện để ký kết Hợp đồng công cộng, quản lý Hợp đồng công cộng và đạt được hiệu quả thực hiện Hợp đồng công cộng theo Bộ luật Hợp đồng công cộng.
Hồ sơ mua sắm - Hồ sơ cần được lưu giữ theo Quy định 46-0490.
Mẫu sản phẩm - Một mẫu đại diện cho mặt hàng được Nhà thầu chào giá để đáp ứng Tài liệu mời thầu. Trừ khi có quy định khác trong Tài liệu mời thầu, Mẫu sản phẩm phải là sản phẩm chính xác hoặc một phần đại diện của sản phẩm đó được Nhà thầu chào giá.
Đề xuất - Một lời chào giá cạnh tranh, có tính ràng buộc đối với bên đề xuất và được gửi để đáp lại Yêu cầu chào giá hoặc Báo giá đề xuất cạnh tranh.
Người đề xuất - Là người nộp đề xuất để đáp lại Yêu cầu đề xuất. Trong Phần 48, thuật ngữ “Người đề xuất” có nghĩa là một nhà tư vấn nộp đề xuất để đáp lại Yêu cầu đề xuất.
Cải thiện công cộng - Một dự án xây dựng, tái thiết hoặc cải tạo lớn trên bất động sản do hoặc cho Quận. “Cải thiện công cộng” không bao gồm Công việc khẩn cấp, sửa đổi nhỏ, sửa chữa hoặc bảo trì thông thường cần thiết để bảo tồn một công trình cải thiện công cộng. Xem ORS 279A.010(1)(aa)
Công trình công cộng - Bao gồm nhưng không giới hạn ở đường sá, đường cao tốc, tòa nhà, công trình và các cải tiến các loại, được tạo ra hoặc duy trì bởi hoặc cho Quận, chủ yếu nhằm phục vụ lợi ích công cộng. Định nghĩa này không bao gồm việc tái thiết hoặc cải tạo tài sản thuộc sở hữu tư nhân được Quận cho thuê. Xem ORS 279C.800(5).
PUR-1 - Quy trình hành chính của Quận để sử dụng trong việc Mời thầu Hợp đồng Dịch vụ Cá nhân.
Đơn đặt hàng - Một loại hợp đồng có thể được sử dụng để mua hàng hóa và dịch vụ phi cá nhân khi không cần thiết phải có hợp đồng toàn diện của Quận.
Các chỉ số chất lượng - Chất lượng (kết quả hài lòng). Chỉ số này phản ánh hiệu quả trong việc đáp ứng kỳ vọng của khách hàng và các bên liên quan. Các thước đo chất lượng bao gồm độ tin cậy, độ chính xác, sự lịch sự, năng lực, khả năng đáp ứng và tính đầy đủ liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ. Sự hài lòng của khách hàng phản ánh mức độ đáp ứng hoặc vượt quá kỳ vọng của khách hàng về dịch vụ. Việc thiếu chất lượng cũng có thể được đo lường. Ví dụ như làm lại, sửa lỗi hoặc giải quyết khiếu nại.
Báo giá - Phản hồi đối với yêu cầu mua sắm trong trường hợp yêu cầu đó không được đưa ra thông qua Thư mời chào giá hoặc Yêu cầu đề xuất.
Bảng báo giá - Một biểu mẫu được sử dụng để tổng hợp kết quả của Thư mời chào giá hoặc yêu cầu báo giá.
QRF - Cơ sở phục hồi chức năng đủ điều kiện. Một tập đoàn phi lợi nhuận, được định nghĩa trong ORS 279.835(4), để phục vụ những người khuyết tật.
Từ chối xét xử - (luật) việc loại bỏ thẩm phán hoặc bồi thẩm đoàn vì lý do thành kiến hoặc xung đột lợi ích; thẩm phán có thể bị từ chối xét xử do sự phản đối của một trong hai bên hoặc thẩm phán có thể tự loại mình.
Yêu cầu chào giá (RFP) - Một phương thức chào giá chính thức có thể được sử dụng cho các hoạt động mua sắm có giá trị vượt quá 150.000 đô la, yêu cầu chào giá theo quy định tại Quy trình hành chính PUR-1 và Quy tắc PCRB.
Người đấu thầu cư trú - Người đấu thầu được mô tả trong ORS 279A.120(1)(b).
Người chào giá có trách nhiệm (cũng là Người chào giá có trách nhiệm hoặc Người đề xuất có trách nhiệm, tùy trường hợp) - Một người đã nộp chào giá và đáp ứng các tiêu chuẩn được quy định trong Quy tắc 47-0640(1)(c)(F) và không bị Quản lý CPCA loại bỏ theo Quy tắc 47-0575 hoặc Quy tắc 49-0370, tương ứng. Khi được sử dụng riêng, “Có trách nhiệm” có nghĩa là đáp ứng các tiêu chuẩn đã nêu ở trên.
Chào giá đáp ứng yêu cầu (cũng có thể gọi là giá thầu đáp ứng yêu cầu hoặc đề xuất đáp ứng yêu cầu, tùy trường hợp) - Một chào giá tuân thủ về cơ bản các thủ tục và yêu cầu của Hồ sơ mời thầu cũng như Tài liệu mời thầu.
Khoản giữ lại - Theo quy định trong các Quy tắc này, “Khoản giữ lại” có nghĩa như được nêu trong ORS 279C.550 và là sự chênh lệch giữa số tiền mà Nhà thầu kiếm được từ Hợp đồng công và số tiền đã thanh toán cho Hợp đồng đó.
Hợp đồng có hiệu lực hồi tố - Hợp đồng, bản sửa đổi hợp đồng hoặc gia hạn hợp đồng được phê duyệt và ký kết sau ngày hợp đồng có hiệu lực hoặc sau khi hàng hóa hoặc dịch vụ đã được nhận.
Hợp đồng thu nhập - Một hợp đồng trong đó Quận và Nhà thầu cùng chia sẻ doanh thu thu được theo hợp đồng hoặc chỉ Quận nhận được doanh thu, ví dụ như trong một Thỏa thuận liên chính phủ (IGA).
Quy tắc - Các quy tắc về đấu thầu công này được áp dụng trừ khi có quy định khác.
Hợp đồng dịch vụ - Một thỏa thuận yêu cầu nhà thầu cung cấp thời gian và công sức. Việc cung cấp lao động, thời gian hoặc công sức của nhà thầu hoặc nhà cung cấp, có thể bao gồm cả việc giao hàng hoặc cung cấp sản phẩm ở mức độ thấp hơn. Bộ luật thương mại thống nhất (UCC)/luật thương mại tiểu bang chỉ áp dụng cho việc mua sắm sản phẩm, trong khi luật chung của tiểu bang sẽ áp dụng nếu đó được coi là việc mua sắm dịch vụ.
Chữ ký - Bất kỳ dấu hiệu, từ ngữ hoặc biểu tượng nào được gắn liền hoặc liên kết một cách hợp lý với một tài liệu và được thực hiện hoặc chấp nhận bởi một người với ý định ràng buộc.
Mua sắm quy mô nhỏ - Quy trình mua sắm theo Quy tắc 47-0265
Công bằng xã hội -
Mua sắm độc quyền - Việc trao hợp đồng mà không cần cạnh tranh, tuân thủ Quy tắc PCRB 47-0275 hoặc PUR-1, XB1 và XB2.
Thư mời chào thầu - Yêu cầu của Quận để nhận Báo giá, Hồ sơ dự thầu hoặc Đề xuất. Yêu cầu nhằm mục đích mời chào giá. Yêu cầu này có thể dưới hình thức Thư mời chào thầu, Yêu cầu đề xuất, Yêu cầu về năng lực hoặc tài liệu tương tự; quy trình thông báo cho các nhà thầu tiềm năng rằng Quận đang yêu cầu các đề xuất đó; chính Tài liệu mời chào thầu.
Tài liệu mời thầu - Thư mời chào giá, Yêu cầu đề xuất, Yêu cầu báo giá hoặc các tài liệu tương tự khác được ban hành để mời các nhà thầu tiềm năng đưa ra đề xuất. Thuật ngữ này không áp dụng cho các quy trình mua sắm trung gian, báo giá không chính thức hoặc các quy trình mua sắm theo mã số 47-0265, 47-0270, 48-0210 hoặc 49-0160. Các tài liệu sau đây không phải là Tài liệu mời thầu nếu chúng không mời các nhà thầu tiềm năng đưa ra đề xuất: Yêu cầu về năng lực, sơ tuyển nhà thầu, yêu cầu thông tin hoặc yêu cầu sơ tuyển sản phẩm.
Mua sắm đặc biệt - Một phương pháp đấu thầu được thiết kế riêng nhằm đáp ứng nhu cầu mua sắm khác với các phương pháp tìm nguồn cung ứng tiêu chuẩn được mô tả trong Quy tắc PCRB. Xem Quy tắc PCRB 47-0285 và 47-0288.
Thông số kỹ thuật - Bất kỳ mô tả nào về các đặc tính vật lý hoặc chức năng, hoặc về bản chất của hàng hóa, dịch vụ hoặc hạng mục xây dựng, bao gồm bất kỳ yêu cầu nào về việc kiểm tra, thử nghiệm hoặc chuẩn bị hàng hóa, dịch vụ hoặc hạng mục xây dựng để giao hàng và số lượng hoặc chất lượng vật liệu được cung cấp theo Hợp đồng. Thông số kỹ thuật thường sẽ nêu rõ kết quả cần đạt được và đôi khi có thể mô tả phương pháp và cách thức thực hiện Công việc cần thực hiện.
SRM - Supplier Relationship Manager, hay SRM, được sử dụng tại Quận để mô tả một tập hợp các ứng dụng mua sắm và hợp đồng hoạt động cùng nhau. Nhóm ứng dụng này bao gồm quy trình làm việc, Quản lý Quan hệ Nhà cung cấp, Trình tạo Tài liệu, Quản lý Hồ sơ và Mua sắm cho Khu vực Công cộng cũng như các giao diện kết nối trở lại hệ thống cũ của chúng tôi.
Tài sản dư thừa - Thuật ngữ dùng để chỉ tài sản của chính phủ không còn cần thiết cho cơ quan và được chỉ định để thanh lý bên ngoài tổ chức chính phủ.
Phát triển bền vững - Phát triển bền vững đáp ứng nhu cầu hiện tại mà không làm tổn hại đến khả năng đáp ứng nhu cầu của các thế hệ tương lai.
Mua sắm bền vững - Quy trình mua sắm và đầu tư có tính đến các tác động kinh tế, môi trường và xã hội của chi tiêu chính phủ. Xem thêm Mua sắm ưu tiên môi trường (EPP).
Ngưỡng - Giới hạn chi tiêu liên quan đến số tiền trúng thầu hợp đồng. Điểm bắt đầu; điểm khởi đầu. Giới hạn , biên độ , điểm xuất phát , mức tối thiểu . Hợp đồng trên 5.000 đô la và nhỏ hơn hoặc bằng 50.000 đô la.
Mã số theo dõi - Là mã số do CPCA cấp cho mỗi lần mua hàng hóa hoặc dịch vụ, dùng để chỉ cơ quan mua sắm, xác định loại hình mua sắm, được nhập vào hệ thống SAP và được sử dụng để lập báo cáo của CPCA.
Dịch vụ thương mại - Tất cả các dịch vụ còn lại không đáp ứng định nghĩa về Dịch vụ cá nhân.
Bộ luật Thương mại Thống nhất (UCC) - Được ban hành lần đầu vào năm 1952, bộ luật này do Hội nghị Quốc gia các Ủy viên về Luật Thống nhất Tiểu bang (NCCUSL) và Viện Luật Hoa Kỳ soạn thảo. Nó bao gồm một phạm vi rộng các hoạt động thương mại. UCC KHÔNG áp dụng cho việc mua dịch vụ và không áp dụng cho các hợp đồng của Chính phủ Liên bang. UCC xác định các quyền và nghĩa vụ trên cơ sở công bằng và hợp lý theo thông lệ kinh doanh được chấp nhận. UCC đã được tất cả các tiểu bang thông qua. Năm 2003 đánh dấu sự kết thúc của quá trình viết lại UCC kéo dài mười lăm năm. Trong giai đoạn đó, mỗi điều khoản đều được sửa đổi hoàn toàn hoặc bổ sung đáng kể.
Phần quan trọng nhất của Bộ luật Thương mại Thống nhất (UCC) đối với các viên chức mua sắm công là Điều 2, có tiêu đề “Bán hàng hóa”. Trong trường hợp không có luật tiểu bang hoặc liên bang cụ thể hoặc quy định hành chính nào khác, Điều 2 sẽ điều chỉnh hợp đồng bán hàng hóa của viên chức mua sắm công.
Ngày hiệu lực - Ngày bắt đầu và kết thúc hợp đồng được nêu trong Thỏa thuận khung SAP.
Doanh nghiệp do phụ nữ làm chủ (WBE) - Một doanh nghiệp mà một tỷ lệ nhất định được sở hữu hoặc kiểm soát bởi phụ nữ. Cũng có thể được hưởng phân loại thiểu số bởi một số cơ quan công quyền. Xem thêm Doanh nghiệp do người thiểu số sở hữu, Doanh nghiệp bị sử dụng kém trong lịch sử (HUB), Cá nhân có hoàn cảnh kinh tế khó khăn, Doanh nghiệp nhỏ có hoàn cảnh khó khăn và MBE. Một doanh nghiệp do phụ nữ làm chủ được mô tả trong ORS 200.005(6) và được chứng nhận như vậy với Tiểu bang Oregon theo ORS 200.055.
Công việc - Cung cấp tất cả vật liệu, thiết bị, nhân công và các chi phí phát sinh cần thiết để hoàn thành thành công bất kỳ hạng mục riêng lẻ nào hoặc toàn bộ Hợp đồng và hoàn thành thành công tất cả các nhiệm vụ và nghĩa vụ được quy định trong Hợp đồng.
Viết - Tài liệu giấy truyền thống, có thể là bản thảo hoặc bản in, trái ngược với lời nói. Nó cũng bao gồm việc truyền tải điện tử hoặc tài liệu fax khi luật pháp hiện hành yêu cầu hoặc trong phạm vi được cho phép bởi Tài liệu mời thầu hoặc Hợp đồng.
Điều khoản
Công cụ đánh giá nhà thầu - Công cụ đánh giá này nhằm mục đích hướng dẫn thiết lập các ưu tiên giám sát hợp đồng của các cơ quan. Đây là một tài liệu nội bộ dành cho nhân viên Quận hoàn thành hàng năm. Mỗi câu trả lời được gán một số; tổng điểm càng cao thì mức độ ưu tiên giám sát cơ quan đó càng cao.
Giám sát hợp đồng - Giám sát hợp đồng là một quy trình để đảm bảo tất cả các nhà thầu tuân thủ và cung cấp các dịch vụ đã được mua. Các chương trình được tài trợ từ nhiều nguồn khác nhau được kỳ vọng sẽ đáp ứng các tiêu chuẩn chuyên nghiệp trong việc cung cấp dịch vụ cho cộng đồng; giám sát hợp đồng là một phương pháp để xác định điều này. Nhân viên chương trình sẽ giám sát các thuộc tính của chương trình và các tiêu chuẩn hiệu suất liên quan một cách thường xuyên đối với tất cả các hợp đồng dịch vụ nhân đạo.
Người đại diện hợp đồng - (Chuẩn bị hợp đồng): Chị chịu trách nhiệm soạn thảo và biên soạn hợp đồng.
Biện pháp xử phạt hợp đồng – Một quy trình giám sát hợp đồng và hành động khắc phục tuân thủ nhằm giải quyết các vấn đề khi nhà thầu không thực hiện đúng theo kỳ vọng của hợp đồng với Quận. Nếu hiệu suất này không thể chấp nhận được nữa, Quản lý chương trình hoặc người được ủy quyền cần phải hành động.
Thỏa thuận tài trợ - Hợp đồng với một cơ quan chính phủ hoặc phi chính phủ bên ngoài, trong đó Quận nhận được tiền và/hoặc các nguồn lực khác nhằm mục đích hỗ trợ hoặc thúc đẩy một chương trình hoặc hoạt động của Quận.
Các biện pháp đánh giá hiệu quả - Đánh giá hiệu quả là quá trình phát triển và sử dụng các chỉ số khách quan, có ý nghĩa, cần được đưa vào hợp đồng. Sau khi biện pháp đánh giá hiệu quả được phát triển, cần phải theo dõi một cách có hệ thống để đánh giá tiến độ đạt được mục tiêu.
Quản lý chương trình - Quản lý chương trình/Người ra quyết định (PM/DM): Chị chịu trách nhiệm đưa ra quyết định về hợp đồng và phân công trách nhiệm, quyền hạn cho các thành viên khác trong nhóm chương trình.
Giám sát chương trình - Giám sát chương trình là một quy trình nhằm đảm bảo các dịch vụ theo hợp đồng được cung cấp một cách chuyên nghiệp và đáp ứng mọi điều kiện quy định trong hợp đồng, các điều kiện đặc biệt và/hoặc Hướng dẫn chương trình.
Đại diện chương trình – (Pro R): Chịu trách nhiệm thực hiện hoặc điều phối công việc để đảm bảo tất cả các nhiệm vụ của chương trình được hoàn thành, và đưa ra quyết định theo sự phân công.
Nhân viên đại diện mua sắm – (Proc R): Chịu trách nhiệm xác định loại hình mua sắm cần thiết và tiến hành quy trình mua sắm.