Văn phòng Tham gia Cộng đồng hôm nay đã ban hành hướng dẫn cho các ủy ban ngân sách tình nguyện nhằm tăng cường quy trình và kết quả của sự hợp tác này.
Các Ủy ban Tư vấn Ngân sách Cộng đồng (CBAC) bao gồm các thành viên cộng đồng có nhiệm vụ xem xét và đưa ra khuyến nghị về ngân sách của từng phòng ban thuộc Quận. Có mười ủy ban, mỗi ủy ban phụ trách một phòng ban của Quận Multnomah. Một thành viên từ mỗi ủy ban sẽ tham gia vào Ủy ban Ngân sách Cộng đồng Trung ương, có nhiệm vụ đưa ra các khuyến nghị trên toàn quận cho Chủ tịch.
Khác với các thành viên của ủy ban kiểm toán hoặc giám sát, các thành viên của CBAC là những cố vấn cộng đồng, những người đưa nhu cầu và ưu tiên của cộng đồng vào quá trình lập kế hoạch ngân sách của bộ.
Các tình nguyện viên của CBAC gặp gỡ các giám đốc phòng ban và các nhân viên khác để trực tiếp tìm hiểu về các chương trình và dịch vụ theo quy trình do phòng ban thiết lập và tuân theo tiến độ ngân sách của Quận. Cùng nhau, các thành viên ủy ban sẽ phản hồi về cách Quận Multnomah dự định sử dụng nguồn lực của mình để phục vụ cộng đồng.
Các hướng dẫn này tạo ra một ngôn ngữ chung để các tình nguyện viên và nhân viên có thể làm việc cùng nhau. Chúng làm rõ và xác nhận vai trò cũng như phạm vi công việc của các cố vấn.
Văn phòng Cộng đồng cũng đề xuất khởi động một quy trình để xem xét và đưa ra các khuyến nghị nhằm cải thiện sự tham gia của cộng đồng vào tháng 7 năm 2024.
JR Lilly, giám đốc Văn phòng Tham gia Cộng đồng, cho biết để đạt được mục tiêu công bằng và bình đẳng của Quận như là kết quả của chương trình, chúng ta cần phải nỗ lực vì công bằng và bình đẳng như một phần của quá trình.
“Chúng tôi tạo ra những giải pháp tốt hơn khi thu hút cộng đồng tham gia vào tất cả các quy trình của mình”, Lilly nói.
“Cộng đồng là những chuyên gia am hiểu về rất nhiều chương trình của chúng tôi và quan điểm của họ trong quá trình lập ngân sách rất quan trọng để hiểu được các khoản mục ngân sách tác động đến thực tế như thế nào. Cho dù đó là thông qua các cuộc họp của CBAC, các buổi thảo luận về ngân sách, ý kiến đóng góp của công chúng tại cuộc họp Hội đồng quản trị, hay email/cuộc gọi điện thoại, tiếng nói của cộng đồng đều quan trọng và chúng tôi cần lắng nghe ý kiến của tất cả mọi người.”
“Tôi mong chờ sự tham gia tích cực của cộng đồng vào trách nhiệm công dân chung của chúng ta đối với ngân sách này và các ngân sách trong tương lai.”
Các mốc thời gian quan trọng trong quy trình tham vấn ngân sách năm tài chính 2025 của Quận:
- Ngày 12 tháng 12 năm 2023: Khởi động chương trình ngân sách quận; và các phòng ban bắt đầu triệu tập cuộc họp CBAC của mình.
- Ngày 12 tháng 2 năm 2024: Hạn chót nộp hồ sơ chương trình của các khoa và OCI triệu tập cuộc họp CBAC trung ương.
- Ngày 25 tháng 4 năm 2024: Chủ tịch công bố dự thảo ngân sách và hạn chót nộp thư của CBAC cho Văn phòng Tham gia Cộng đồng.
- Ngày 30 tháng 4 năm 2024: Các phiên họp làm việc về ngân sách bắt đầu; CBAC trình bày tại các phiên họp làm việc của Bộ.
- Ngày 6 tháng 6 năm 2024: Hội đồng Ủy viên Quận thông qua Ngân sách; Quy trình CBAC kết thúc với việc thông qua Ngân sách.
Các hướng dẫn cho Quy trình Tham vấn Ngân sách năm tài chính 2025 như sau:
1) Mục đích chính của CBAC và CBAC Trung ương là cung cấp phản hồi từ cộng đồng về ngân sách (các chương trình đề xuất) do các bộ phận tương ứng đưa ra.
2) Nhân viên của Quận Multnomah sẽ chịu trách nhiệm cung cấp chi tiết ngân sách của họ cho CBAC và các Thành viên CBAC Trung ương để giúp họ đưa ra các khuyến nghị có cơ sở cho Hội đồng. Các thành viên có thể yêu cầu thêm thông tin, và nhân viên sẽ cố gắng đáp ứng các yêu cầu, tùy thuộc vào khả năng và mức độ liên quan.
3) Nhân viên quận chịu trách nhiệm về việc liên lạc chính thức, hậu cần cuộc họp, lên lịch và chương trình nghị sự. Nhân viên quận sẽ lên lịch, thông báo và đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của luật về các cuộc họp công cộng. Nhân viên quận sẽ phối hợp với các thành viên CBAC trong các trách nhiệm này.
4) CBAC và CBAC Trung ương hoạt động hàng năm song song với Quy trình Ngân sách của Quận. Các ủy ban ngân sách sẽ bắt đầu làm việc khi ngân sách điều hành được phê duyệt và kết thúc khi Hội đồng thông qua ngân sách. Các hướng dẫn này nhằm giúp các phòng ban quản lý CBAC của mình. Mỗi phòng ban vẫn có quyền quyết định thời điểm bắt đầu hoạt động của CBAC. Năm nay, trong số 10 CBAC, một số đã bắt đầu họp và một số sẽ bắt đầu họp trong tháng này. Điều này cho phép sự linh hoạt để mọi người quản lý quy trình của mình sao cho phù hợp nhất với năng lực nhân sự của họ.
5) CBAC và CBAC Trung ương sẽ nhận được phạm vi công việc và hướng dẫn từ Văn phòng Tham gia Cộng đồng. Các phòng ban tương ứng sẽ chịu trách nhiệm quản lý chúng (lập kế hoạch cuộc họp, cung cấp giáo dục, liên lạc, v.v.). Họ sẽ hỗ trợ các thành viên CBAC hoàn thành phạm vi công việc của mình (thư và bài thuyết trình). Văn phòng sẽ sẵn sàng hỗ trợ nhân viên các phòng ban khi cần thiết trong suốt quá trình này.
Bạn có thể tìm hiểu thêm thông tin về CBAC và cách tham gia tại đây .
##