Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Thỏa thuận Đối tác Kinh doanh (HIPAA1-007): Tài liệu này mô tả ngôn ngữ hợp đồng được sử dụng để hướng dẫn các bên thứ ba không thuộc thực thể được bảo hiểm hỗn hợp của quận về trách nhiệm của họ trong việc duy trì Thông tin Sức khỏe Cá nhân (PHI) theo quy trình của quận. Có thể là các thỏa thuận độc lập hoặc ngôn ngữ được chèn vào các hợp đồng khác. Các thỏa thuận thường mô tả các bên, điều khoản của thỏa thuận, điều khoản chấm dứt, chữ ký và ngày tháng ủy quyền.
Lưu giữ: Lưu giữ 6 years after hết hạn (MOAR 166-150-0005 (7) và 45 CFR 164.530(j))
Hồ sơ khiếu nại (HIPAA1-006): Tài liệu này ghi lại các khiếu nại được gửi đến các thành phần thuộc phạm vi điều chỉnh của tổ chức hỗn hợp về các vi phạm HIPAA. Hồ sơ có thể bao gồm các khiếu nại (thư, email, tin nhắn điện thoại hoặc các tài liệu khác), tài liệu nền và phản hồi của thành phần thuộc phạm vi điều chỉnh (nếu có). Cũng có thể bao gồm nhật ký khiếu nại.
Lưu giữ: Lưu giữ 10 years after hành động cuối cùng (MOAR 166-150-0065 (007))
Hồ sơ đào tạo nhân viên về bảo mật HIPAA (HIPAA1-003): Hồ sơ ghi lại quá trình đào tạo bắt buộc theo Quy tắc bảo mật HIPAA của liên bang. Hồ sơ đào tạo bao gồm tên nhân viên, ngày hoàn thành đào tạo, chứng nhận hoàn thành đào tạo bổ sung và các thông tin liên quan khác. Hồ sơ đào tạo đã hoàn thành được lưu trữ trong hệ thống SAP.
Giữ lại: Giữ lại 6 years after nhân viên thôi việc. (45 CFR 164.530(j))
Hồ sơ Chương trình Đào tạo về Bảo mật HIPAA (HIPAA1-004): Hồ sơ ghi lại các tài liệu và hệ thống được sử dụng để đào tạo nhân viên về trách nhiệm của họ theo Quy tắc Bảo mật HIPAA. Hồ sơ bao gồm tài liệu phát tay đào tạo, tài liệu đào tạo của bộ phận, bài thuyết trình hướng dẫn và các tài liệu khác nhằm mục đích đào tạo nhân viên về bảo mật HIPAA.
Lưu giữ: Lưu giữ 6 years after bị thay thế hoặc lỗi thời (45 CFR 164.530(j))
Thông báo về Thực tiễn Bảo mật (HIPAA1-005): Tài liệu này mô tả thông báo của các đơn vị thuộc phạm vi điều chỉnh của Quận Multnomah gửi đến các cá nhân về việc sử dụng và tiết lộ thông tin sức khỏe được bảo mật, cũng như các quyền của cá nhân và nghĩa vụ pháp lý của Quận Multnomah đối với thông tin sức khỏe được bảo mật. Thông báo bao gồm mô tả về các đơn vị thuộc phạm vi điều chỉnh của thông báo, mô tả về thẩm quyền pháp lý của thông báo, mô tả về thời điểm và cách thức thông tin của cá nhân có thể được sử dụng, ngày có hiệu lực và thông tin liên hệ.
Lưu giữ: Lưu giữ 6 years after bị thay thế. (45 CFR 164.530(j))
Biên bản cuộc họp giám sát quyền riêng tư (HIPAA1-001): Tài liệu ghi lại các cuộc họp hàng tháng được tổ chức để thảo luận về việc tuân thủ Quy tắc bảo mật HIPAA tại Quận Multnomah. Biên bản bao gồm biên bản cuộc họp, chương trình nghị sự và bất kỳ tài liệu đính kèm nào được sử dụng trong các cuộc họp.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 6 năm. (45 CFR 164.530(j))
Chính sách và Quy trình Bảo mật (HIPAA1-002): Hồ sơ ghi lại việc thực hiện Nghị quyết 03-054, 2013-119 của Hội đồng Ủy viên Quận và các Quy trình Hành chính để tuân thủ Quy tắc Bảo mật HIPAA. Bao gồm hồ sơ nhóm làm việc (đối với các nhóm phát triển các phần của quy trình hành chính), chính sách cuối cùng, thư từ (chủ yếu là email) và các tài liệu liên quan.
Lưu giữ: Chính sách và thủ tục cuối cùng: lưu giữ 20 years after được thay thế; tất cả các hồ sơ khác: lưu giữ 6 năm. (MOAR 166-150-0005 (25) và 45 CFR 164.530(j))
Hồ sơ tiết lộ thông tin sức khỏe được bảo vệ có trách nhiệm (HIPAA1-009): Hồ sơ ghi lại các tiết lộ thông tin sức khỏe được bảo vệ có trách nhiệm, bao gồm cả các tiết lộ được ủy quyền và không được ủy quyền. Hồ sơ có thể khác nhau về định dạng, nhưng phải bao gồm ngày tiết lộ, người được tiết lộ thông tin và hoàn cảnh của việc tiết lộ.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 6 năm (45 CFR 164.530(j))
Yêu cầu nghiên cứu thông tin sức khỏe được bảo mật (HIPAA1-008): Tài liệu thuộc loạt này ghi lại các yêu cầu nghiên cứu thông tin sức khỏe được bảo mật theo quy định của thủ tục bảo mật HIPAA của quận. Hồ sơ bao gồm các yêu cầu nghiên cứu, xem xét của hội đồng bảo mật hoặc xem xét nhanh của cán bộ bảo mật, tài liệu nền và việc chấp nhận hoặc từ chối yêu cầu.
Lưu giữ: Lưu giữ 6 years after nghiên cứu hoàn tất (45 CFR 164.530(j))